采購專項審計通用方案說明

采購專項審計通用方案適用對象：內(nèi)部審計、應付會計目錄一、審計方案二、審計程序三、審計分工和日程安排四、審計所需資料清單、通用采購專項審計方案1）、審計目的：根據(jù)公司的采購管理制度，對采購部門現(xiàn)階段的采購管理工作及內(nèi)部控制狀況進行審計檢查和內(nèi)控評估，揭示其中存在的控制風險，并提出可行的建議和改善措施。2）、審計內(nèi)容：1、采購管理制度是否有效和完善。2、采購計劃、采購預算、實際采購是否得到良好的遵循。3、公司對采購主要業(yè)務環(huán)節(jié)（供應商資質(zhì)的審核確認、標書制作、招標、評標、詢價、比價、議價、合同管理、驗收、退貨、款項支付等）的管理、控制是否完善。4、對本年度審計問題進行后續(xù)追蹤審計3）、審計范圍：20XX年X月一20XX年X月期間的采購管理工作。4）、審計人員：5）、審計時間：、審計程序?qū)徲嫵绦虻赘鍒?zhí)行人復核人時間

索引預算一、對公司采購制度完善性檢查、評價審計準備---1制度與流程：(1)收集公司采購管理制度，評價相關的采購管理控制措施是否完備，采購活動各階段是否都有相關的管理規(guī)范。(2)對供應商資質(zhì)的審核確認、標書制作、招標、評標、詢價、比價、議價、合同管理、驗收、退貨、款項支付等主要業(yè)務的管理制度進行分析，判斷其與公司政策是否存在差異以及差異的合理性，判別其對實際工作能否起到管理控制作用。(3)用Visio等制圖軟件繪制采購流程圖，判斷其制度方面是否存在控制缺失或薄弱環(huán)節(jié)，何時確認采購流程的效果與效率?，F(xiàn)場審計---對準備階段的問題、初步判斷進行核實，并與采購部門的員工充分溝通，對現(xiàn)有的采購制度作出客觀評價?！疽蟆客ㄟ^以上檢查，對采購管理制度體系的完整性、預算管理體系的健全和有效性、業(yè)務流程的清晰與否以及主要內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否存在、是否有實際控制力度等問題做出客觀評價， 提出合理建議。二、采購管理主要業(yè)務工作的內(nèi)控情況檢查」、供應商管理階段審計準備---(1)收集供應商管理制度。(2)了解供應商管理系統(tǒng)。(3)了解重要物資、固定資產(chǎn)價格收集系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)價格信息的來源。(4)獲取人事組織架構圖現(xiàn)場審計 (1)從供應商管理系統(tǒng)獲取本年度主要供應商清單，新進、淘汰供應商清單，以100%的比率查核新進、淘汰的供應商的引進、確認、淘汰是否按制度執(zhí)行，提供的資料是否支持其操作。以此來確認供應商評價制度是否有效執(zhí)行。(2)是否存在采購參與供應商評價，供應商管理系統(tǒng)口令密碼簡單易被猜測，員工被離職、調(diào)崗權限未及時注銷的情況。(2)從價格收集系統(tǒng)調(diào)取重要物資及固定資產(chǎn)價格進行整年度或者幾個年度的價格分析性復核，或者借助第三方單位核實價格是否合理。對于價格不合理的，則通過印制假名片或者虛構單位，對材料價格進行單獨詢價，以確保采購價格真頭合理。(3)抽查10-20家公司主要供應商資質(zhì)文件：包含營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織代碼證、法人代表身份證，從工商局的官方網(wǎng)站調(diào)查了解該法人的真實合理性。通過將法人代表資料與人事入職登記資料核對或者電話聯(lián)系供應商，確認法人代表或者公司負

（4）價格管理部門是否充分利用了各種價格來源渠道，建立起容量豐富的價格信息資料庫； 對于獲取的各種信息源，是否按照本公司的物資種類進行了適當分類【要求】通過核對、分析性復核、電話訪談等方式，確保供應商管理人員已經(jīng)保證虛假供應商及劣質(zhì)供應商及時得到淘汰， 入圍供應商清單基本符合公司要求。2、米購申請審批階段審計準備---（1）了解米購部門程招標方式、評標和中標標準。（2）收集非招投標采購制度（3）收集緊急采購管理制度現(xiàn)場審計 （1）從財務明細賬抽查6-9筆（可分原材料、固定資產(chǎn)和辦公用品）需招投標的大金額采購，檢查招標過程資料的完整性、主要控制環(huán)節(jié)的完備性和合理性。對于重大物資或者固定資產(chǎn)采購，對于參與報價的供應商是否設置了供應商準入機制，如設置年營業(yè)額、公司規(guī)模等。采購業(yè)務招標書是否詳細具體，涉及到所采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、技術要求。對于參與招標的單位，邀標應該高于5家，如果實際應標數(shù)低于3家，是否廢標，未廢標的是否提報公司圖層審批。對于常規(guī)物資的采購的招投標檢查是否為隨機從供應商系統(tǒng)內(nèi)篩選，如為新進供應商是否按照供應商管理制度進行了考核。參與報價的單位是單獨報價，還是集體參與報價，對于集體參與報價的，考慮是否存在綁標的可能，應建議單獨與競標單位分別邀標報價。是否提供了樣品，樣品的質(zhì)量是否符合公司要求， 是否由使用部門或者技術部門出具了相關的報告、 是否要求對方出具質(zhì)量檢驗報告等。采購人員不得參與評標。評標過程記錄是否完整，技術標、商務標評定方法是否合理，是否有技術部提供技術指標。定標程序是否符合集團及公司制度要求，定標理由（質(zhì)量最優(yōu)、價格最低、送貨時間最短）是否充足。（2）非招投標采購對于重復購置的物資，如價格明顯高出前次購買所確定標準的計劃價，應將其作為重點審計對象，審計是否存在問題。是否存在非采購人員采購，或者非采購人員采購后未由采購部門、使用部門主管追認審批的情況。比價基礎是否一致，如物資的規(guī)格、型號、性能、采購是否有預算，非預算內(nèi)的物資采購是否采購量大于公司需求，采購的物資是否符合公司要求。詢價、議價、比價有書面記錄，如為電話詢價，而對方未對報價做確認則此類詢價認為不合宜。（3）定點或者指定采購是否定期做材料、物資、服務的質(zhì)量評估。對于質(zhì)量出現(xiàn)嚴重問題的是否要求對方賠償或者限期整改。(4)緊急采購是否定點米購或者協(xié)議公司，如指定的超市、五金公司、文具用口口，低于無金額的采購，正否有發(fā)票。是否以適當形式事先通知價格信息部門， 并于規(guī)定時日內(nèi)補齊辦妥有關手續(xù)。(5)互惠易貨采購對于互惠易貨采購是否真頭合理，對方物資的公允價值如何確認。要求：結合后面的合何履行、現(xiàn)場審計，實質(zhì)性判斷以上采購提交、審批的真實合理性。3、合同管理制定審計準備---(1)了解公司合同管理(包括審批、存檔、臺帳管理等)的制度、流程要求，實際操作管理模式，判斷其與集團制度規(guī)范是否一致，差異合理性，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否健全。現(xiàn)場審計 (1)抽取固定資產(chǎn)、原材料、辦公用品、服務合同各 3份，檢查其起草、法務審核、管理層審批、檔案管理等工作流程是否符合公司要求。(2)檢查所抽取合同內(nèi)容的合理性:確認合回關鍵條款(數(shù)量、質(zhì)量、顏色等)是否與招標書內(nèi)容一致。如存在差異，差異是否合理。檢查格式合回的版本、內(nèi)容與集團示范合何要求是否相符。 通過~檢查法務審核章或者法務審核記錄， 檢查非格式合同是否經(jīng)法務人員審核，。檢查合同主要條款是否存在約定不足、不詳、條款缺陷、不妥或不具操作性，能否在維護公司利益的基礎上力求公平、公正。合同內(nèi)是否對供應商逾期交貨造成的財務損失和處理有規(guī)定。(3)檢查合同的實際執(zhí)行情況：根據(jù)業(yè)務實際進展情況，檢查合何中關于采購、付款、驗收付款是否得到執(zhí)行。檢查合同中約定的獎罰條款是否得到執(zhí)行。檢查合同付款臺帳是否清晰、及時，并做到與起草部門、檔案保管部門及時核對，有無超出合同約定的款項支付， 是否由未經(jīng)法務人員審核的合同。合同是否編號，檔案保管室是否防火防水，適于安全保管?！疽蟆客ㄟ^對以上檢查，對公司合何簽署、審批、履行等主要業(yè)務環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制情況做出客觀評價，總結經(jīng)驗，揭示風險，提出建議。4、驗收入庫審計準備—了解公司倉庫管理(驗收入庫、出庫)的制度 一收集出入庫單和臺帳

現(xiàn)場審計---(1)是否采購人員參與驗收(2)主要物資采購是否有技術部相關人員參與驗收?；蛘哂蓪Ψ匠鼍?3)驗收時，是否按照合回核對具體的數(shù)量，重量，品相等，對于出現(xiàn)瑕疵的物品是否要求對方退貨， 或者減免相應的應付款項，或者對供應商進行處罰。(4)出入庫單是否為訂本式，是否聯(lián)號；對倉庫所有物資設置了臺帳。(5)對于長期未使用的資產(chǎn)是否編制了閑置資產(chǎn)清單(6)通過對使用部門的員工使用評價，了解采購的質(zhì)量是否真實合理。(7)計量器具是否經(jīng)過國家法定檢驗機構的檢驗并出具了書面證明；內(nèi)部計量部門是否定期檢查和校對計量器具；計量器具的操作是否正確合規(guī)；抽查計量記錄并核對實物數(shù)量，驗證計量的準確性(8)審查采購物資途中損耗。包括：是否制訂了合理的路耗標準；實際損耗是否控制在標準范圍之內(nèi)；損耗的處理是否合理。(9)物資是否按分區(qū)及編號有序排放；物資包裝、標示是否符合規(guī)范；易燃、易爆、劇毒等危險物資是否隔離存放；庫房防火、防盜、防潮等措施是否到位。(10)通過員工訪談等方式，鎖定需要抽驗質(zhì)量的物資，審計部和質(zhì)檢部門對物品進行再次審計抽查，以確保采購物資的質(zhì)量(11)對供應商提供生產(chǎn)該產(chǎn)品的材料成本、人工成本、制造成本、管理成本、運費、毛利率等數(shù)據(jù)進行復核(這個一般企業(yè)很少，制造企業(yè)也很少，備查。)【要求】通過對以上檢查，對公司物資驗收入庫做出客觀評價，揭示風險，提出建議?！?五)財務支付款階段審計準備 了解公司財務支付款制度應付、預付款的明細賬現(xiàn)場審計---(1)是否按合回要求支付款，是否存在提前付款的情況(2)是否存在對方無法提供銀行開戶賬戶，而是由他人代付，這種情況要考慮是否存在舞弊。(3)是否存在預付款長期掛賬的情況，而相應的服務和商品并未獲得。(4)檢查現(xiàn)有的支付款方式是否充分享受了“融資”的好處，是否要對支付款方式進行調(diào)整?！疽蟆客ㄟ^對以上檢查，對公司支付款做出客觀評價，揭示風險，提出建議。一T二、后續(xù)追蹤審計1i審計準備 ——1-1-A-將本年審計報告涉及采購部門的問題， 按照對公司造成的損失的嚴重性進行分類歸總。所需資料---審計報告、審計回復、定點供貨目錄、價格申報審批單、采購計劃和物資質(zhì)量標準現(xiàn)場審計---對嚴重和非常嚴重的審計進行復核（1）現(xiàn)場逐項落實每類、每個問題的改進情況。（2）對問題改進情況進行客觀評價，尤其區(qū)分舞弊問題和業(yè)務操作不規(guī)范問題，對屬于舞弊類型的問題需徹底查核并另行抽查3-5筆以驗證其整改效果。（3）提出管理建議書。（4）根據(jù)管理建議書，通過審計宣導等方式，對各分子企業(yè)提出風險控制要求。、審計工作分工與計劃【審計分工】XXX:負責采購管理制度的評價、需招投標的物資的標書制作、招標、評標、合同管理、驗收、財務支付等審計XXX:負責供應商資質(zhì)、不需招投標物資及緊急采購物資的議價、比價、合同管理、驗收、財務支付款工作的審計。XXXX:負責本期問題的匯總并編制審計報告以及問題追蹤審計【審計計劃】1）審計準備工作：1、收集、分析、評價采購管理制度。2、財務系統(tǒng)內(nèi)導出截至查核日的采購費用明細賬。3、了解公司本年采購預算、實際采購情況以及兩者的差異。4、了解公司的招投標管理現(xiàn)狀，包括：招投標方式、評標方式。5、了解非招投標物資采購的現(xiàn)狀：詢價、議價、比價。6、查閱前期審計報告得出前期已經(jīng)存在的審計問題，匯總本期審計發(fā)現(xiàn)，分析、判斷審計對象目前比較突出和急需解決的問題。成果要求——1、工作過程需編制底稿記錄。2、完成審計準備分析報告，確定審計抽樣的具體對象和現(xiàn)場審計重點。2）現(xiàn)場審計工作：根據(jù)審計分工和審計程序要求完成現(xiàn)場審計工作。1、審計抽樣內(nèi)容：2、基本時間預算：（1）首次進場會議(2)制度評估——(3)采購、合同管理、驗收、付款審計測試(4)現(xiàn)場溝通會議 (5)審計問題的改善后續(xù)追蹤審計 一一(6)出具本年度審計管理建議書 ----成果要求——1、工作過程需編制底稿記錄，關鍵證據(jù)需復印。2、完成審計報告。四、采購審計所需資料清單1)前期資料1、物資采購目標和計劃；2、前期物資采購審計工作底稿；3、公司資料，例如公司結構圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大的公司系統(tǒng)變化等；4、財務會計資料；5、相關制度規(guī)定，例如采購政策、采購程序制度、授權審批制度、供貨商管理制度、財產(chǎn)接觸制度、合同或協(xié)議簽定制度、憑證管理制度和定價策略等；6、外部信息資料，例如同行業(yè)相關資料、物價水平和變化幅度、技術變化程度和供貨商資料等；7、法律性文件。2)采購申請和審批階段：1、采購政策2、采購計劃3、儲備定額補庫計劃4、銷售計劃5、產(chǎn)品產(chǎn)量計劃6、技術措施計劃7、生產(chǎn)作業(yè)計劃8、在制品期初存量