公司記錄控制程序

記錄控制程序1目的對(duì)與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合要求和為管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，并為采取糾正和預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)管理體系提供信息。2適用范圍適用于鋁業(yè)公司管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。3職責(zé)3.1安環(huán)科負(fù)責(zé)記錄的歸口管理工作，負(fù)責(zé)鋁廠記錄的標(biāo)識(shí)、檢索、保護(hù)與記錄指導(dǎo)的控制。3.2安環(huán)科是環(huán)境保護(hù)、安全文明生產(chǎn)等記錄的管理部門，負(fù)責(zé)鋁業(yè)公司環(huán)境管理、職業(yè)健康安全、文明生產(chǎn)等有關(guān)活動(dòng)的記錄管理。3.3生技科是生產(chǎn)、設(shè)備記錄的管理部門，負(fù)責(zé)鋁業(yè)公司生產(chǎn)、設(shè)備、工藝的記錄管理。3.4各單位負(fù)責(zé)填寫本部門與管理體系有關(guān)的所有活動(dòng)的記錄，負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、檢索、保護(hù)和保存。4工作程序4.1記錄的分類和形式4.1.1分類：a)內(nèi)部記錄：日常工作中形成的所有記錄；b)外部記錄：相關(guān)方形成的記錄。4.1.2形式：記錄可以是文字的，也可以是電子媒體形式或照片等。4.2記錄表格的編制、更改、審批4.2.1記錄表格的編制、更改由各過(guò)程、要素的主管部門負(fù)責(zé)，由部門負(fù)責(zé)人審批。4.2.2記錄表格內(nèi)容一般包括：名稱、編號(hào)、內(nèi)容、編制人、日期等。4.2.3記錄表格需更改時(shí)，各單位上報(bào)安全安環(huán)科，安全安環(huán)科重新編制和審批后，下發(fā)《文件更改通知單》，自更改通知下達(dá)之日起，應(yīng)停止使用原表格。使用部門應(yīng)將作廢的表格予以標(biāo)識(shí)，隔離存放，以防止非預(yù)期使用。4.2.4安全安環(huán)科負(fù)責(zé)建立公司《記錄清單》，記錄的保存期限在《記錄清單》中規(guī)定。4.3記錄的標(biāo)識(shí)4.3記錄的標(biāo)識(shí)4.3記錄的標(biāo)識(shí)Q/-xjjr06JL****-2014發(fā)布年號(hào)JL：記錄代碼；**：車間（處）代碼**：記錄序號(hào)安環(huán)科代碼企業(yè)代碼企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼注：企業(yè)各二級(jí)單位代碼車間代碼安環(huán)科生技科電解車間組裝車間檢修車間鑄造車間整流所工藝車隊(duì)凈化車間代碼010２0３0４0５0６０７０８094.4記錄填寫要求各部門應(yīng)按照記錄表格規(guī)定的項(xiàng)目填寫，所有記錄填寫應(yīng)及時(shí)、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡整潔，不得隨意涂改。4.5記錄的收集和歸檔4.5.1各種記錄的收集部門是：供方提供的記錄由驗(yàn)收部門收集；各部門產(chǎn)生的記錄由本部門收集。4.5.2各部門根據(jù)實(shí)際情況確定收集記錄的時(shí)間間隔，但至少每年年初應(yīng)將上年度的記錄收集齊全，分類整理、裝訂、編目。4.6記錄的保存4.6.1記錄的保存應(yīng)做到防潮、防火、防蟲蛀、鼠害等，有專人保管，以防丟失。4.6.2各種記錄的保存期限最短應(yīng)不少于二年。與生產(chǎn)有關(guān)的記錄的保存，按公司的《檔案管理制度》執(zhí)行；與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄按照《記錄清單》中“保存期限”欄的要求執(zhí)行。4.7記錄的查閱4.7.1本公司內(nèi)部人員查閱記錄應(yīng)有查閱手續(xù)，填寫《文件資料借/查閱記錄》，方可查閱。4.7.2在合同要求下，在商定的期限內(nèi)，相關(guān)的記錄可提供給顧客查閱外，其它情況原則上不得提供外人查閱。如果因工作關(guān)系需要查閱，須經(jīng)管理者代表審批后方可查閱。4.8記錄的銷毀各部門保存的記錄已超出保存期限的，應(yīng)填寫《記錄銷毀申請(qǐng)單》，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。4.9電子媒體記錄的控制以電子媒體形式貯存的記錄