接待工作管理制度

接待工作管理制度接待工作管理制度接待工作管理制度xxx公司接待工作管理制度文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度接待工作管理制度第一章總則第一條為樹(shù)立公司的良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，使接待工作規(guī)范、有序，特制定本制度。第二條接待工作的原則是：熱情周到、講究禮儀、勤儉節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。第三條本制度適用于公司較大活動(dòng)、會(huì)議和業(yè)務(wù)往來(lái)等接待工作。第二章管理職責(zé)第四條行政部為公司接待工作的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來(lái)賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障。第五條行政部負(fù)責(zé)人審核接待計(jì)劃、協(xié)調(diào)有關(guān)接待事項(xiàng)及接待費(fèi)用，報(bào)總經(jīng)理審批。第六條公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的接待工作；每月統(tǒng)計(jì)接待情況報(bào)行政部登記備案；同時(shí)應(yīng)完成公司安排的各項(xiàng)接待任務(wù)。第三章類(lèi)型與標(biāo)準(zhǔn)第七條本辦法所指接待對(duì)象，按來(lái)訪事由不同，主要分成以下幾種類(lèi)型：（一）公務(wù)來(lái)訪1、政府職能部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)工作人員來(lái)公司檢查工作；2、合作單位來(lái)公司洽談工作事宜；有合作意向的投資單位、金融機(jī)構(gòu)來(lái)公司考察；重要客戶(hù)參觀考察。（二）參觀來(lái)訪l、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司視察工作；2、各地機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來(lái)公司參觀考察；3、主要客戶(hù)參觀考察。（三）會(huì)議活動(dòng)來(lái)訪應(yīng)邀前來(lái)參加公司會(huì)議、活動(dòng)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家、新聞?dòng)浾叩?。（四）其他?lái)訪客人。第八條按接待對(duì)象級(jí)別不同和對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響不同，分為重要來(lái)賓和一般來(lái)賓。第九條招待原則和標(biāo)準(zhǔn)：（一）參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐。公務(wù)來(lái)訪招待餐標(biāo)按每人100-130元，會(huì)議和參觀來(lái)訪招待餐標(biāo)按每人80-100元，其他來(lái)訪客人來(lái)訪招待餐標(biāo)按每人60-80元。接待用酒分別為二、三、三檔位的酒水。（二）住宿標(biāo)準(zhǔn)：1、一般來(lái)訪客人安排公司簽訂協(xié)議的酒店普通標(biāo)準(zhǔn)間；2、公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待的外地重要來(lái)賓住宿，由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意安排。第十條用車(chē)標(biāo)準(zhǔn)：（一）一般公務(wù)來(lái)訪，根據(jù)情況需安排用車(chē)的，由行政部統(tǒng)一調(diào)度；（二）列入計(jì)劃的重要來(lái)賓來(lái)訪用車(chē)，公司應(yīng)優(yōu)先予以保證，車(chē)型、駕駛員、用車(chē)天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待計(jì)劃中明確。第十一條接待規(guī)格：重要來(lái)賓由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理出面接待會(huì)晤；其他來(lái)賓根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。第四章計(jì)劃與準(zhǔn)備第十二條行政部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或單位重要來(lái)訪預(yù)約時(shí)，應(yīng)做書(shū)面登記。對(duì)重要來(lái)賓接待，須在詳細(xì)了解接待要求的基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，報(bào)總經(jīng)理審定后及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)一般來(lái)賓酌情安排業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)接待。第十三條公司各部門(mén)在接到重要來(lái)訪預(yù)約后，須填寫(xiě)《接待申請(qǐng)單》報(bào)行政部，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政部協(xié)調(diào)的重要接待一般應(yīng)提前2天告知行政部；對(duì)時(shí)間緊迫的臨時(shí)重要接待任務(wù)，可先在電話中請(qǐng)示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補(bǔ)辦手續(xù)。第十四條重要來(lái)訪接待計(jì)劃應(yīng)載明以下內(nèi)容：（一）接待類(lèi)別：公務(wù)來(lái)訪、參觀、參加會(huì)議或其他。（二）來(lái)賓基本情況l、來(lái)訪單位名稱(chēng)、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等；2、來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù)，當(dāng)?shù)嘏阃瑏?lái)訪的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù)；3、來(lái)訪的目的和要求；4、在本地停留的天數(shù)。（三）具體接待安排l、明確主要接待的部門(mén)，相關(guān)配合的部門(mén)，接待人員分工及職責(zé)，出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員；2、參觀線路或洽談、舉行活動(dòng)的場(chǎng)所；3、費(fèi)用預(yù)算。第十五條重要接待計(jì)劃還應(yīng)考慮以下內(nèi)容：（一）是否安排車(chē)輛接送；（二）是否需要會(huì)場(chǎng)布置，包括花卉、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等；（三）是否制作歡迎牌、指示牌；（四）是否安排禮儀；（五）是否需要邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿；（六）是否安排攝影攝像；（七）是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料；（八）是否宴請(qǐng)，包括宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、標(biāo)準(zhǔn)；（九）是否安排住宿，是否在房?jī)?nèi)放置鮮花水果；（十）是否安排游覽、購(gòu)物、娛樂(lè)；（十一）是否需要贈(zèng)送禮品；（十二）其它需要說(shuō)明的事項(xiàng)。第十六條對(duì)重要參觀來(lái)訪，主要接待部門(mén)應(yīng)按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。確定來(lái)賓訪問(wèn)路線并檢查相關(guān)設(shè)施，確保環(huán)境清潔，歡迎牌的設(shè)置和內(nèi)容正確，攝像機(jī)、照相機(jī)電源充足。第十七條對(duì)重要公務(wù)來(lái)訪或會(huì)議來(lái)訪，主要接待部門(mén)應(yīng)根據(jù)計(jì)劃和來(lái)賓要求，提前預(yù)訂好來(lái)賓下榻的賓館：根據(jù)計(jì)劃預(yù)訂宴請(qǐng)的酒店：依據(jù)所定用餐標(biāo)準(zhǔn)，安排迎合來(lái)賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料；根據(jù)計(jì)劃確定游覽路線、購(gòu)物商場(chǎng)、娛樂(lè)項(xiàng)目：定制的禮品要保證質(zhì)量。第十八條對(duì)大型會(huì)議或活動(dòng)的來(lái)訪接待，主辦部門(mén)應(yīng)事先準(zhǔn)備公司簡(jiǎn)介等相關(guān)資料；檢查會(huì)場(chǎng)水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施；安排禮儀人員，準(zhǔn)備簽到冊(cè)、名片盒等。第十九條行政部按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車(chē)輛，并留有余地；須保證車(chē)輛清潔，安全性能良好；公司車(chē)輛應(yīng)服從行政部的統(tǒng)一調(diào)度。第五章行為規(guī)范第二十條接待禮儀：（一）儀表：面容清潔，衣著得體；（二）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；（三）言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和，禮貌文雅；（四）態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。第二十一條接待程序中要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門(mén)口或車(chē)站機(jī)場(chǎng)；接待人員引見(jiàn)介紹主賓時(shí)，要注意順序；接受名片時(shí)，要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中；過(guò)走廊時(shí)，通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說(shuō)“這邊請(qǐng)”；進(jìn)電梯時(shí)要讓客人先進(jìn)，先出；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事；送客時(shí)根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至大門(mén)口、汽車(chē)旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開(kāi)。第二十二條接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司機(jī)密；對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。第二十三條接待中應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，不擺闊氣，不講排場(chǎng)，不奢侈浪費(fèi)。第六章接待費(fèi)用與信息反饋第二十四條公司各部門(mén)的接待費(fèi)用在公司業(yè)務(wù)費(fèi)中列支。接待人員于完成接待任務(wù)后3天內(nèi)，按財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程報(bào)總經(jīng)理審批。第二十五條接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)重要來(lái)訪信息稿交行政部：將與來(lái)訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信息