“會計電算化”課件之系統(tǒng)初始化-會計電算化

第二章會計軟件的初始化設(shè)置

通過本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)生理解會計軟件初始化的涵義與任務(wù)，熟練掌握初始化設(shè)置中各項工作的操作。會計電算化第二章會計軟件的初始化設(shè)置通過本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)生理解會1基本內(nèi)容框架1賬套管理新建賬套、修改賬套、刪除賬套、年度賬管理2賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)賬套數(shù)據(jù)備份、賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)3操作員管理用戶與角色、財務(wù)分工4基礎(chǔ)設(shè)置部門檔案設(shè)置、職員檔案設(shè)置、往來單位設(shè)置、會計科目設(shè)置、項目檔案設(shè)置、憑證類別設(shè)置、收付結(jié)算設(shè)置會計電算化基本內(nèi)容框架1賬套管理2賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)3操作員管理4基2由于商品化會計軟件具有通用性的特點，使得各單位在開始使用軟件時，首先要針對本單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)及會計核算與財務(wù)管理的具體要求對它進(jìn)行具體設(shè)置，這種工作稱為系統(tǒng)初始化。初始化包括兩個部分：系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)設(shè)置。

會計電算化會計電算化3初始化的業(yè)務(wù)流程：新建賬套

以系統(tǒng)管理員Admin身份登錄

增加用戶、角色

啟用各相關(guān)系統(tǒng)啟動系統(tǒng)管理設(shè)置角色、用戶權(quán)限

新用戶操作流程

會計電算化初始化的業(yè)務(wù)流程：新建賬套以系統(tǒng)管理員Admin身份登錄4初始化的業(yè)務(wù)流程：建立下一年度賬

以賬套主管注冊登錄

結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)

進(jìn)行新年度操作啟動系統(tǒng)管理啟用各相關(guān)系統(tǒng)

老用戶操作流程

會計電算化初始化的業(yè)務(wù)流程：建立下一年度賬以賬套主管注冊登錄結(jié)轉(zhuǎn)上5第一節(jié)賬套管理

一、新建賬套建立賬套，即采用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。會計電算化第一節(jié)賬套管理一、新建賬套會計電算化6(一)設(shè)置賬套信息 設(shè)置賬套信息包括錄入賬套號、賬套名稱、賬套路徑及啟用會計期。會計電算化(一)設(shè)置賬套信息 會計電算化7以系統(tǒng)管理員注冊，單擊“賬套”菜單中“建立”即可新建賬套。會計電算化以系統(tǒng)管理員注冊，單擊“賬套”菜單中“建立”即可新建賬套。會8（二）輸入單位信息輸入單位信息包括輸入單位名稱、單位簡稱、單位地址及法人代表等相關(guān)信息。會計電算化（二）輸入單位信息會計電算化9（三）確定核算類型確定核算類型包括本幣代碼、本幣名稱、本幣類型、行業(yè)性質(zhì)及賬套主管。會計電算化（三）確定核算類型會計電算化10（四）確定分類信息如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，可以對它們進(jìn)行分類核算。會計電算化（四）確定分類信息會計電算化11（五）確定編碼方案確定編碼方案是指設(shè)置編碼的級次和各級的長度。會計電算化（五）確定編碼方案會計電算化12（六）確定數(shù)據(jù)精度數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由于各單位對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應(yīng)不同的需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。會計電算化（六）確定數(shù)據(jù)精度會計電算化13二、修改賬套經(jīng)過一段時間運行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補充，可以通過修改賬套功能來完成。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的信息。（一）注冊若當(dāng)前操作員不是要修改賬套的主管，則應(yīng)在“系統(tǒng)管理”中更換操作員。會計電算化二、修改賬套會計電算化14（二）修改賬套以要修改賬套的賬套主管的身份注冊后，單擊“賬套”菜單中的“修改”選項，進(jìn)入“修改賬套”對話框。修改完成后，如果確認(rèn)已修改的內(nèi)容，應(yīng)單擊“完成”按鈕，否則單擊“放棄”按鈕，放棄已經(jīng)進(jìn)行的修改操作。會計電算化（二）修改賬套會計電算化15以賬套主管注冊“系統(tǒng)管理”，在“賬套”菜單中單擊“修改”即可修改或查看賬套信息。會計電算化以賬套主管注冊“系統(tǒng)管理”，在“賬套”菜單中單擊“修改”即可16三、刪除賬套在賬套輸出時，選擇刪除賬套，在“刪除當(dāng)前輸出賬套”前的方框單擊打勾。只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)進(jìn)行賬套輸出。會計電算化三、刪除賬套會計電算化17四、年度賬管理每個賬套中一般存放不同年度的會計數(shù)據(jù)，為方便管理，不同年度的數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)表中，稱為年度賬。年度賬套的管理是由賬套主管來完成的。對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)需要設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)路徑。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。會計電算化四、年度賬管理會計電算化18【提示】賬套和年度賬的區(qū)別賬套是年度賬的上一級，賬套是由年度賬組成。首先有賬套然后才有年度賬，一個賬套可以擁有多個年度的年度賬。對于擁有多個核算單位的客戶，可以擁有多個賬套(最多可以擁有999個賬套)。會計電算化【提示】賬套和年度賬的區(qū)別會計電算化19第二節(jié)賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)一、賬套數(shù)據(jù)備份會計數(shù)據(jù)備份即賬套輸出，是將財務(wù)軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞。還可以實現(xiàn)刪除當(dāng)前輸出賬套的功能。會計電算化第二節(jié)賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)一、賬套數(shù)據(jù)備份會計電算化20二、賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)會計數(shù)據(jù)恢復(fù)即賬套引入，是指把軟盤上或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上指定目錄下。系統(tǒng)還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而有利于集團(tuán)公司的操作。會計電算化二、賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)會計電算化21第三節(jié)操作員管理一、用戶與角色（一）角色管理角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。如：實際工作中最常見的會計和出納兩個角色。角色管理包括賬套中角色的增加、刪除、修改等維護(hù)工作。會計電算化第三節(jié)操作員管理一、用戶與角色會計電算化22（二）用戶管理 主要完成本賬套用戶的增加、刪除、修改等維護(hù)工作。思考：用戶和角色有何區(qū)別？（1）用戶和角色設(shè)置不分先后順序，用戶可以根據(jù)自己的需要先后設(shè)置。但對于自動傳遞權(quán)限來說，應(yīng)該首先設(shè)定角色，然后分配權(quán)限，最后進(jìn)行用戶的設(shè)置。這樣在設(shè)置用戶的時候，如果選擇其歸屬那一個角色，則其自動具有該角色的權(quán)限。會計電算化（二）用戶管理 會計電算化23（2）一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以分屬于多個不同的角色。（3）若角色已經(jīng)在用戶設(shè)置中被選擇過，系統(tǒng)則會將這些用戶名稱自動顯示在角色設(shè)置中的所屬用戶名稱的列表中。（4）只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限進(jìn)行本功能的設(shè)置。會計電算化（2）一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以分屬于多個不同24會計電算化會計電算化25二、財務(wù)分工財務(wù)分工在財務(wù)軟件中主要體現(xiàn)在兩個功能上：系統(tǒng)管理中的操作員權(quán)限設(shè)置和總賬模塊中的明細(xì)權(quán)限設(shè)置。操作員權(quán)限設(shè)置功能是用于對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。明細(xì)權(quán)限設(shè)置功能是用于對總賬模塊中各操作員的憑證審核、科目制單及明細(xì)賬查詢打印權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。會計電算化二、財務(wù)分工會計電算化26（一）增加操作員權(quán)限由于操作員權(quán)限是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作權(quán)限，因此，在設(shè)置操作員和建立該核算賬套之后，可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中對非賬套主管的操作員進(jìn)行操作員權(quán)限的設(shè)置。會計電算化（一）增加操作員權(quán)限會計電算化27（二）修改操作員權(quán)限修改操作員權(quán)限包括設(shè)置或取消賬套主管及刪除操作員權(quán)限。1、設(shè)定或取消賬套主管賬套主管的設(shè)立首先在建立賬套時指定，修改時由系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬套主管的設(shè)定與放棄的操作，首先在“操作員權(quán)限”左邊窗口中選擇欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面右上角選擇賬套，最后選中旁邊的“賬套主管”復(fù)選框。會計電算化（二）修改操作員權(quán)限會計電算化282、刪除操作員權(quán)限系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進(jìn)行刪除。會計電算化2、刪除操作員權(quán)限會計電算化29

第四節(jié)基礎(chǔ)設(shè)置

一、部門檔案設(shè)置部門檔案是設(shè)置會計科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個人核算的往來個人所屬的部門。部門檔案需按照已定義好的部門編碼級次原則輸入，包括部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。會計電算化

第四節(jié)基礎(chǔ)設(shè)置

一、部門檔案設(shè)置會計電算化30二、職員檔案設(shè)置職員檔案主要用于設(shè)置要進(jìn)行個人核算的往來個人的名稱以及其它模塊所涉及的職員名稱，即記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性。會計電算化二、職員檔案設(shè)置會計電算化31三、往來單位設(shè)置（一）客戶檔案企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須進(jìn)行將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整?？蛻魴n案卡片包括“基本”、“聯(lián)系”、“信用”、“其他”四張選項卡。會計電算化三、往來單位設(shè)置會計電算化32注意：（1）客戶檔案必須在最末級客戶分類下增加。（2）客戶分類編碼必須唯一。（3）客戶分類編碼必須與所設(shè)定的編碼級次結(jié)構(gòu)相符。（4）客戶編碼、名稱和簡稱必須輸入，其余可以忽略。“聯(lián)系”選項卡內(nèi)容可以為空。（5）銷售管理系統(tǒng)或應(yīng)收賬款核算系統(tǒng)啟用后，“信用”選項卡中的應(yīng)收余額由系統(tǒng)自動維護(hù)。（6）輸入各項內(nèi)容后，必須單擊“保存”按鈕，否則表示放棄。會計電算化注意：會計電算化33會計電算化會計電算化34（二）供應(yīng)商檔案企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中需要處理的供應(yīng)商戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整。

會計電算化（二）供應(yīng)商檔案會計電算化35注意：（1）供應(yīng)商檔案必須在最末級供應(yīng)商分類下增加。（2）若無供應(yīng)商分類，則將供應(yīng)商歸入無供應(yīng)商分類。（3）關(guān)于設(shè)置供應(yīng)商檔案的詳細(xì)內(nèi)容請參照設(shè)置客戶檔案的操作步驟。會計電算化注意：會計電算化36四、會計科目設(shè)置設(shè)置會計科目就是將會計科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。您可根據(jù)系統(tǒng)特點，充分利用計算機處理的優(yōu)勢，對原有手工科目進(jìn)行優(yōu)化組合。軟件事先給您預(yù)設(shè)了一級會計科目，只需要進(jìn)一步設(shè)定其他低級科目即可。會計電算化四、會計科目設(shè)置會計電算化37財務(wù)軟件中所采用的一級會計科目，必須符合國家會計制度的規(guī)定；而明細(xì)科目，各使用單位則可根據(jù)實際情況，在滿足核算和管理要求以及報表數(shù)據(jù)來源的基礎(chǔ)上，自行設(shè)定。具體設(shè)置原則如下：第一：會計科目的設(shè)置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需要從總系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。第二：會計科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級科目，而沒有上級科目；既要設(shè)置總賬科目又要設(shè)置明細(xì)科目，用來提供總括和詳細(xì)的會計核算資料。會計電算化財務(wù)軟件中所采用的一級會計科目，必須符合國家會計制度的規(guī)定；38第三：會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除；如使用不能增設(shè)下一級明細(xì)科目。會計科目名稱的設(shè)置，一級會計科目名稱按國家會計制度的規(guī)定，明細(xì)科目的名稱要通俗易懂，具有普遍的適用性。第四：設(shè)置會計科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個子系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級科目。會計電算化第三：會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除；如使用不能增39（一）增加會計科目（二）修改會計科目（三）刪除會計科目如果某些科目目前暫時不用或不適合企業(yè)科目體系的特點，可以將其刪除?！咎崾尽咳绻颇恳阎茊位蛞唁浫肫诔跤囝~，則不能刪除。被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能刪除；如果想刪除必須先取消指定。會計電算化（一）增加會計科目會計電算化40會計電算化會計電算化41（四）指定會計科目指定會計科目是指定出納的專管科目。將庫存現(xiàn)金科目設(shè)為現(xiàn)金總賬科目，將銀行存款設(shè)為銀行總賬科目，只有設(shè)置成指定科目，才能執(zhí)行出納簽字功能，才能查看庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬?！咎崾尽恳话闱闆r下，庫存現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。會計電算化（四）指定會計科目會計電算化42會計電算化會計電算化43（五）設(shè)置輔助核算標(biāo)記：一個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會登記在總賬和輔助明細(xì)賬上?？梢赃M(jìn)行輔助核算的內(nèi)容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來及項目核算等。會計電算化（五）設(shè)置輔助核算標(biāo)記：會計電算化44注意：（1）管理費用應(yīng)設(shè)成部門核算。（2）生產(chǎn)成本設(shè)成項目核算。（3）應(yīng)收賬款設(shè)成客戶往來核算。（4）應(yīng)付賬款設(shè)成供應(yīng)商往來核算。（5）其他應(yīng)收款設(shè)成個人往來核算。（6）輔助賬類必須設(shè)在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設(shè)置輔助賬類。會計電算化注意：會計電算化45五、項目檔案設(shè)置為了滿足企業(yè)的實際需要，在計算機賬務(wù)系統(tǒng)中，借助于計算機處理數(shù)據(jù)的特點，設(shè)計了項目核算與管理功能模塊，為企業(yè)定義了多個種類的項目核算，將具有相同特性的一類項目定義成一個項目大類。一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項目進(jìn)行分級管理。通過該功能模塊，不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入的按項目核算，而且為這些成本費用及收人情況的管理提供了快速方便地輔助手段。因此，系統(tǒng)要求在建立會計科目時，先設(shè)置相關(guān)的項目核算科目，然后再定義項目目錄。會計電算化五、項目檔案設(shè)置會計電算化46（一）定義項目大類項目大類即項目核算的分類類別。如：主營業(yè)務(wù)收入按產(chǎn)品項目核算，其項目大類可定義為產(chǎn)品核算。（二）指定核算科目指定核算科目就是具體指定需按此類項目。（三）定義項目目錄定義項目目錄是將各個項目大類中的具體項目輸入系統(tǒng)。具體輸入的內(nèi)容又取決于項目欄目中所定義的欄目名稱或數(shù)據(jù)。會計電算化（一）定義項目大類會計電算化47注意：（1）必須將需進(jìn)行項目核算的科目設(shè)置為項目賬類后，才能定義項目和目錄。（2）如果使用存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇“使用存貨目錄定義項目”，即使用存貨系統(tǒng)中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。（3）項目大類的名稱是該類項目的總稱，而不是會計科目名稱。如：在建工程按具體工程項目核算，其項目大類名稱應(yīng)為工程項目而不是在建工程。會計電算化注意：會計電算化48（4）一個項目大類可以指定多個會計科目，一個會計科目只能指定一個項目大類。（5）不能隔級錄入分類編碼。（6）若某項目分類下已定義項目，則不能刪除，也不能定義下級分類，必須先刪除項目，再刪除該項目分類或定義下級分類。（7）不能刪除非末級項目分類。（8）標(biāo)識結(jié)算后的項目將不能再使用。

會計電算化（4）一個項目大類可以指定多個會計科目，一個會計科目只能指定49六、憑證類別設(shè)置在電算化方式下同手工方式下一樣，可根據(jù)企業(yè)管理和核算要求，將會計憑證進(jìn)行分類編制，系統(tǒng)提供了設(shè)置憑證類型的功能，便于管理、記賬和匯總。但是，無論如何分類，都不會影響記賬結(jié)果。第一次使用總賬系統(tǒng)首先應(yīng)正確選擇憑證類別的分類方式。(一）選擇憑證類別在開始用計算機錄入憑證之前，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置憑證類別，如憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。憑證類別可根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置。系統(tǒng)提供了常用的分類方式，可供選中。會計電算化六、憑證類別設(shè)置會計電算化50（二）確定限制條件選擇“分類方式”后，如果所使用的憑證類別有限制，可以相應(yīng)地設(shè)置該種憑證的限制條件，以便提高憑證處理的準(zhǔn)確性?！菊f明】憑證類別的限制條件是指限制該憑證類別的使用范圍。會計電算化（二）確定限制條件會計電算化51七、收付結(jié)算設(shè)置該功能用來建立和管理在經(jīng)營活動中所涉及到的貨幣結(jié)算方式。它與財務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。注意：（1）必須按照結(jié)算方式編碼級次的先后順序錄入。（2）結(jié)算方式的錄入內(nèi)容必須唯一。（3）票據(jù)管理的標(biāo)志可以根據(jù)實際情況選擇是否需要。（4）結(jié)算方式的編碼規(guī)則已經(jīng)在建立賬套時設(shè)定，如果要修改，可以在系統(tǒng)控制臺中的基礎(chǔ)設(shè)置中進(jìn)行。會計電算化七、收付結(jié)算設(shè)置會計電算化52小結(jié)1、初始化設(shè)置包括哪些內(nèi)容？2、系統(tǒng)管理員和賬套主管的區(qū)別。3、會計科目設(shè)置的內(nèi)容包括哪些。

4、如何進(jìn)行憑證類別設(shè)置。會計電算化小結(jié)會計電算化53Clicktoeditcompanyslogan.謝謝！會計電算化Clicktoeditcompanyslogan.54第二章會計軟件的初始化設(shè)置

通過本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)生理解會計軟件初始化的涵義與任務(wù)，熟練掌握初始化設(shè)置中各項工作的操作。會計電算化第二章會計軟件的初始化設(shè)置通過本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)生理解會55基本內(nèi)容框架1賬套管理新建賬套、修改賬套、刪除賬套、年度賬管理2賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)賬套數(shù)據(jù)備份、賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)3操作員管理用戶與角色、財務(wù)分工4基礎(chǔ)設(shè)置部門檔案設(shè)置、職員檔案設(shè)置、往來單位設(shè)置、會計科目設(shè)置、項目檔案設(shè)置、憑證類別設(shè)置、收付結(jié)算設(shè)置會計電算化基本內(nèi)容框架1賬套管理2賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)3操作員管理4基56由于商品化會計軟件具有通用性的特點，使得各單位在開始使用軟件時，首先要針對本單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)及會計核算與財務(wù)管理的具體要求對它進(jìn)行具體設(shè)置，這種工作稱為系統(tǒng)初始化。初始化包括兩個部分：系統(tǒng)管理和基礎(chǔ)設(shè)置。

會計電算化會計電算化57初始化的業(yè)務(wù)流程：新建賬套

以系統(tǒng)管理員Admin身份登錄

增加用戶、角色

啟用各相關(guān)系統(tǒng)啟動系統(tǒng)管理設(shè)置角色、用戶權(quán)限

新用戶操作流程

會計電算化初始化的業(yè)務(wù)流程：新建賬套以系統(tǒng)管理員Admin身份登錄58初始化的業(yè)務(wù)流程：建立下一年度賬

以賬套主管注冊登錄

結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)

進(jìn)行新年度操作啟動系統(tǒng)管理啟用各相關(guān)系統(tǒng)

老用戶操作流程

會計電算化初始化的業(yè)務(wù)流程：建立下一年度賬以賬套主管注冊登錄結(jié)轉(zhuǎn)上59第一節(jié)賬套管理

一、新建賬套建立賬套，即采用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。會計電算化第一節(jié)賬套管理一、新建賬套會計電算化60(一)設(shè)置賬套信息 設(shè)置賬套信息包括錄入賬套號、賬套名稱、賬套路徑及啟用會計期。會計電算化(一)設(shè)置賬套信息 會計電算化61以系統(tǒng)管理員注冊，單擊“賬套”菜單中“建立”即可新建賬套。會計電算化以系統(tǒng)管理員注冊，單擊“賬套”菜單中“建立”即可新建賬套。會62（二）輸入單位信息輸入單位信息包括輸入單位名稱、單位簡稱、單位地址及法人代表等相關(guān)信息。會計電算化（二）輸入單位信息會計電算化63（三）確定核算類型確定核算類型包括本幣代碼、本幣名稱、本幣類型、行業(yè)性質(zhì)及賬套主管。會計電算化（三）確定核算類型會計電算化64（四）確定分類信息如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，可以對它們進(jìn)行分類核算。會計電算化（四）確定分類信息會計電算化65（五）確定編碼方案確定編碼方案是指設(shè)置編碼的級次和各級的長度。會計電算化（五）確定編碼方案會計電算化66（六）確定數(shù)據(jù)精度數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由于各單位對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應(yīng)不同的需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。會計電算化（六）確定數(shù)據(jù)精度會計電算化67二、修改賬套經(jīng)過一段時間運行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補充，可以通過修改賬套功能來完成。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的信息。（一）注冊若當(dāng)前操作員不是要修改賬套的主管，則應(yīng)在“系統(tǒng)管理”中更換操作員。會計電算化二、修改賬套會計電算化68（二）修改賬套以要修改賬套的賬套主管的身份注冊后，單擊“賬套”菜單中的“修改”選項，進(jìn)入“修改賬套”對話框。修改完成后，如果確認(rèn)已修改的內(nèi)容，應(yīng)單擊“完成”按鈕，否則單擊“放棄”按鈕，放棄已經(jīng)進(jìn)行的修改操作。會計電算化（二）修改賬套會計電算化69以賬套主管注冊“系統(tǒng)管理”，在“賬套”菜單中單擊“修改”即可修改或查看賬套信息。會計電算化以賬套主管注冊“系統(tǒng)管理”，在“賬套”菜單中單擊“修改”即可70三、刪除賬套在賬套輸出時，選擇刪除賬套，在“刪除當(dāng)前輸出賬套”前的方框單擊打勾。只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)進(jìn)行賬套輸出。會計電算化三、刪除賬套會計電算化71四、年度賬管理每個賬套中一般存放不同年度的會計數(shù)據(jù)，為方便管理，不同年度的數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)表中，稱為年度賬。年度賬套的管理是由賬套主管來完成的。對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)需要設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)路徑。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。會計電算化四、年度賬管理會計電算化72【提示】賬套和年度賬的區(qū)別賬套是年度賬的上一級，賬套是由年度賬組成。首先有賬套然后才有年度賬，一個賬套可以擁有多個年度的年度賬。對于擁有多個核算單位的客戶，可以擁有多個賬套(最多可以擁有999個賬套)。會計電算化【提示】賬套和年度賬的區(qū)別會計電算化73第二節(jié)賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)一、賬套數(shù)據(jù)備份會計數(shù)據(jù)備份即賬套輸出，是將財務(wù)軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞。還可以實現(xiàn)刪除當(dāng)前輸出賬套的功能。會計電算化第二節(jié)賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)一、賬套數(shù)據(jù)備份會計電算化74二、賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)會計數(shù)據(jù)恢復(fù)即賬套引入，是指把軟盤上或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上指定目錄下。系統(tǒng)還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而有利于集團(tuán)公司的操作。會計電算化二、賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)會計電算化75第三節(jié)操作員管理一、用戶與角色（一）角色管理角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。如：實際工作中最常見的會計和出納兩個角色。角色管理包括賬套中角色的增加、刪除、修改等維護(hù)工作。會計電算化第三節(jié)操作員管理一、用戶與角色會計電算化76（二）用戶管理 主要完成本賬套用戶的增加、刪除、修改等維護(hù)工作。思考：用戶和角色有何區(qū)別？（1）用戶和角色設(shè)置不分先后順序，用戶可以根據(jù)自己的需要先后設(shè)置。但對于自動傳遞權(quán)限來說，應(yīng)該首先設(shè)定角色，然后分配權(quán)限，最后進(jìn)行用戶的設(shè)置。這樣在設(shè)置用戶的時候，如果選擇其歸屬那一個角色，則其自動具有該角色的權(quán)限。會計電算化（二）用戶管理 會計電算化77（2）一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以分屬于多個不同的角色。（3）若角色已經(jīng)在用戶設(shè)置中被選擇過，系統(tǒng)則會將這些用戶名稱自動顯示在角色設(shè)置中的所屬用戶名稱的列表中。（4）只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限進(jìn)行本功能的設(shè)置。會計電算化（2）一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以分屬于多個不同78會計電算化會計電算化79二、財務(wù)分工財務(wù)分工在財務(wù)軟件中主要體現(xiàn)在兩個功能上：系統(tǒng)管理中的操作員權(quán)限設(shè)置和總賬模塊中的明細(xì)權(quán)限設(shè)置。操作員權(quán)限設(shè)置功能是用于對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。明細(xì)權(quán)限設(shè)置功能是用于對總賬模塊中各操作員的憑證審核、科目制單及明細(xì)賬查詢打印權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。會計電算化二、財務(wù)分工會計電算化80（一）增加操作員權(quán)限由于操作員權(quán)限是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作權(quán)限，因此，在設(shè)置操作員和建立該核算賬套之后，可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中對非賬套主管的操作員進(jìn)行操作員權(quán)限的設(shè)置。會計電算化（一）增加操作員權(quán)限會計電算化81（二）修改操作員權(quán)限修改操作員權(quán)限包括設(shè)置或取消賬套主管及刪除操作員權(quán)限。1、設(shè)定或取消賬套主管賬套主管的設(shè)立首先在建立賬套時指定，修改時由系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬套主管的設(shè)定與放棄的操作，首先在“操作員權(quán)限”左邊窗口中選擇欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面右上角選擇賬套，最后選中旁邊的“賬套主管”復(fù)選框。會計電算化（二）修改操作員權(quán)限會計電算化822、刪除操作員權(quán)限系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進(jìn)行刪除。會計電算化2、刪除操作員權(quán)限會計電算化83

第四節(jié)基礎(chǔ)設(shè)置

一、部門檔案設(shè)置部門檔案是設(shè)置會計科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個人核算的往來個人所屬的部門。部門檔案需按照已定義好的部門編碼級次原則輸入，包括部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。會計電算化

第四節(jié)基礎(chǔ)設(shè)置

一、部門檔案設(shè)置會計電算化84二、職員檔案設(shè)置職員檔案主要用于設(shè)置要進(jìn)行個人核算的往來個人的名稱以及其它模塊所涉及的職員名稱，即記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性。會計電算化二、職員檔案設(shè)置會計電算化85三、往來單位設(shè)置（一）客戶檔案企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須進(jìn)行將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整。客戶檔案卡片包括“基本”、“聯(lián)系”、“信用”、“其他”四張選項卡。會計電算化三、往來單位設(shè)置會計電算化86注意：（1）客戶檔案必須在最末級客戶分類下增加。（2）客戶分類編碼必須唯一。（3）客戶分類編碼必須與所設(shè)定的編碼級次結(jié)構(gòu)相符。（4）客戶編碼、名稱和簡稱必須輸入，其余可以忽略?！奥?lián)系”選項卡內(nèi)容可以為空。（5）銷售管理系統(tǒng)或應(yīng)收賬款核算系統(tǒng)啟用后，“信用”選項卡中的應(yīng)收余額由系統(tǒng)自動維護(hù)。（6）輸入各項內(nèi)容后，必須單擊“保存”按鈕，否則表示放棄。會計電算化注意：會計電算化87會計電算化會計電算化88（二）供應(yīng)商檔案企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中需要處理的供應(yīng)商戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整。

會計電算化（二）供應(yīng)商檔案會計電算化89注意：（1）供應(yīng)商檔案必須在最末級供應(yīng)商分類下增加。（2）若無供應(yīng)商分類，則將供應(yīng)商歸入無供應(yīng)商分類。（3）關(guān)于設(shè)置供應(yīng)商檔案的詳細(xì)內(nèi)容請參照設(shè)置客戶檔案的操作步驟。會計電算化注意：會計電算化90四、會計科目設(shè)置設(shè)置會計科目就是將會計科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。您可根據(jù)系統(tǒng)特點，充分利用計算機處理的優(yōu)勢，對原有手工科目進(jìn)行優(yōu)化組合。軟件事先給您預(yù)設(shè)了一級會計科目，只需要進(jìn)一步設(shè)定其他低級科目即可。會計電算化四、會計科目設(shè)置會計電算化91財務(wù)軟件中所采用的一級會計科目，必須符合國家會計制度的規(guī)定；而明細(xì)科目，各使用單位則可根據(jù)實際情況，在滿足核算和管理要求以及報表數(shù)據(jù)來源的基礎(chǔ)上，自行設(shè)定。具體設(shè)置原則如下：第一：會計科目的設(shè)置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需要從總系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。第二：會計科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級科目，而沒有上級科目；既要設(shè)置總賬科目又要設(shè)置明細(xì)科目，用來提供總括和詳細(xì)的會計核算資料。會計電算化財務(wù)軟件中所采用的一級會計科目，必須符合國家會計制度的規(guī)定；92第三：會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除；如使用不能增設(shè)下一級明細(xì)科目。會計科目名稱的設(shè)置，一級會計科目名稱按國家會計制度的規(guī)定，明細(xì)科目的名稱要通俗易懂，具有普遍的適用性。第四：設(shè)置會計科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個子系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級科目。會計電算化第三：會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除；如使用不能增93（一）增加會計科目（二）修改會計科目（三）刪除會計科目如果某些科目目前暫時不用或不適合企業(yè)科目體系的特點，可以將其刪除。【提示】如果科目已制單或已錄入期初余額，則不能刪除。被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能刪除；如果想刪除必須先取消指定。會計電算化（一）增加會計科目會計電算化94會計電算化會計電算化95（四）指定會計科目指定會計科目是指定出納的專管科目。將庫存現(xiàn)金科目設(shè)為現(xiàn)金總賬科目，將銀行存款設(shè)為銀行總賬科目，只有設(shè)置成指定科目，才能執(zhí)行出納簽字功能，才能查看庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬?！咎崾尽恳话闱闆r下，庫存現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。會計電算化（四）指定會計科目會計電算化96會計電算化會計電算化97（五）設(shè)置輔助核算標(biāo)記：一個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會登記在總賬和輔助明細(xì)賬上?？梢赃M(jìn)行輔助核算的內(nèi)容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來及項目核算等。會計電算化（五）設(shè)置輔助核算標(biāo)記：會計電算化98注意：（1）管理費用應(yīng)設(shè)成部門核算。（2）生產(chǎn)成本設(shè)成項目核算。（3）應(yīng)收賬款設(shè)成客戶往來核算。（4）應(yīng)付賬款設(shè)成供應(yīng)商往來核算。（5）其他應(yīng)收款設(shè)成個人往來核算。（6）輔助賬類必須設(shè)在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設(shè)置輔助賬類。會計電算化注意：會計電算化99五、項目檔案設(shè)置為了滿足企業(yè)的實際需要，在計算機賬務(wù)系統(tǒng)中，借助于計算機處理數(shù)據(jù)的特點，設(shè)計了項目核算與管理功能模塊，為企業(yè)定義了多個種類的項目核算，將具有相同特性的一類項目定義成一個項目大類。一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項目進(jìn)行分級管理。通過該功能模塊，