ERP系統(tǒng)建設(shè)項目采購管理概念培訓課件

中國農(nóng)機院ERP系統(tǒng)建設(shè)項目采購管理概念培訓編寫人：韓序編碼：<CAAMS-PO-1.0>編寫日期：<20110301>版本：<1.0>中國農(nóng)機院編寫人：韓序目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶2目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購概述可以這樣說，采購模塊的核心就是采購訂單，整個采購模塊的功能，都是圍繞著采購訂單的創(chuàng)建、審批、查詢、修改和接收這條主線來進行的。采購訂單既是供應(yīng)商向我們送貨的依據(jù)，同樣也是我們與供應(yīng)商進行結(jié)算的依據(jù)。市場預測銷售訂單管理應(yīng)收款管理物料清單管理質(zhì)量管理計劃管理采購管理應(yīng)付款管理車間生產(chǎn)管理庫存管理資產(chǎn)管理成本管理現(xiàn)金管理總賬管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)3概述可以這樣說，采購模塊的核心就是采購訂單，整個采購模塊的功概述根據(jù)采購模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購模塊具有如下功能點：供應(yīng)商管理創(chuàng)建采購訂單審批采購訂單查看、修改采購訂單接收4概述根據(jù)采購模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購模塊具有如下功能點：目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶5目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購供應(yīng)商管理1、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地點：系統(tǒng)的標準功能，允許根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，來定義供應(yīng)商名稱和供應(yīng)商地點，如圖所示：美元供應(yīng)商A人民幣供應(yīng)商的有效性：對于某些供應(yīng)商來講，我們可能僅僅在某一段時間內(nèi)，會發(fā)生采購業(yè)務(wù)，但超過一定期限后，就不再合作，標準功能提供了供應(yīng)商有效期的控制，可以設(shè)定供應(yīng)商的失效時間。6供應(yīng)商管理1、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地點：系統(tǒng)的標準功能，允許根供應(yīng)商管理2、合格供應(yīng)商列表：合格供應(yīng)商列表規(guī)定了，當前系統(tǒng)中的所有供應(yīng)商中，哪些供應(yīng)商是可以進行采購業(yè)務(wù)的，我們可以設(shè)定：某一物料類別的合格供應(yīng)商列表某一物料的合格供應(yīng)商列表不使用合格供應(yīng)商列表對于一些比較貴重的原材料，需要嚴格控制采購的來源；對于相對沒有那么嚴格，但還是需要進行一定控制的原材料，可能需要對采購來源做一個大體上的控制；對于一些常見且價值比較低的原材料，可能不需要進行采購來源的控制。7供應(yīng)商管理2、合格供應(yīng)商列表：合格供應(yīng)商列表規(guī)定了，當前系統(tǒng)目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶8目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？我們以怎樣的方式購買？關(guān)于創(chuàng)建采購訂單，希望大家結(jié)合系統(tǒng)標準功能，掌握以下三點：9創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？關(guān)于創(chuàng)建采購訂單，希望大家結(jié)合創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？不依賴于需求的戰(zhàn)略性采購，一般用于比較關(guān)鍵的原材料，或受行情影響較大的原材料。由某部門提出申請，而由采購部負責進行購買的物料，如辦公用品。為滿足正常的生產(chǎn)需求而進行的采購我們以怎樣的方式購買？統(tǒng)談統(tǒng)簽分談分簽統(tǒng)談分簽協(xié)定總額生產(chǎn)用原材料的采購，如發(fā)動機的采購，擺動篩的采購辦公用品的采購，如辦公用的A4紙，企業(yè)內(nèi)部可能不關(guān)心每一張紙究竟使用在了什么地方，而只關(guān)心購買的總金額是多少10創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？不創(chuàng)建采購訂單采購訂單的五要素：供應(yīng)商、物料、數(shù)量、時間、價格供應(yīng)商物料數(shù)量價格時間采購訂單要素11創(chuàng)建采購訂單采購訂單的五要素：供應(yīng)商、物料、數(shù)量、時間、價格創(chuàng)建采購訂單1、行上具有采購訂單上的行類型：貨物，費用，外協(xié)3、協(xié)議與訂單---標準采購訂單，一攬子采購協(xié)議，合同采購協(xié)議標準采購訂單一攬子采購協(xié)議合同采購協(xié)議已知貨物是是否已知價格是不確定否已知數(shù)量是否否已知時間是否否2、創(chuàng)建采購訂單的方式：手工創(chuàng)建（關(guān)鍵部品且采購周期長，采購部門需要根據(jù)對市場的預測，提前進行購買）通過采購申請創(chuàng)建采購訂單（一些非生產(chǎn)性的采購需求，如辦公用品、設(shè)備等等，需要由各部門提交申請，再統(tǒng)一由采購部門進行采購；由于操作相對繁瑣，所以生產(chǎn)過程中，很少用到該流程）通過計劃創(chuàng)建采購訂單（大量而一般的物料的采購，多數(shù)是生產(chǎn)過程中價值較低的材料，可以通過計劃下達采購訂單）12創(chuàng)建采購訂單1、行上具有采購訂單上的行類型：3、協(xié)議與訂單-目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶13目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購四、審批采購訂單職務(wù)（Job）:組織中員工所擔任的工作，如采購，質(zhì)檢等。職位（Position）:組織中員工所任職的崗位，如采購員，采購總監(jiān)。職位層次結(jié)構(gòu):組織中根據(jù)崗位級別的不同組成的有層次的結(jié)構(gòu)。審批權(quán)限:審批的范圍。如采購金額,帳戶范圍,物品范圍，物品分類范圍等審批組:審批人所擁有的審批權(quán)限的集合。審批權(quán)限分配:給職位層次結(jié)構(gòu)上的各層分配審批組和審批單據(jù)。14四、審批采購訂單職務(wù)（Job）:組織中員工所擔任的工作，如四、審批采購訂單審批的兩種方式:員工\主管結(jié)構(gòu):根據(jù)雇員和上級主管之間關(guān)系,由人員建立起的審批結(jié)構(gòu)。采購員A采購員B采購員C

主管A主管B主管C職位層次結(jié)構(gòu):根據(jù)崗位級別的不同,由崗位組成的有層次的審批結(jié)構(gòu)。發(fā)生人員變動后,只須變動某個崗位上的人員信息,審批層次不變.

15四、審批采購訂單審批的兩種方式:15四、審批采購訂單標準采購

審批職位層次審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)?？偨?jīng)理100萬副經(jīng)理50萬采購科長10萬采購員15千采購員25千16四、審批采購訂單標準采購

審批職位層次審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶17目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購五、查詢與修改采購訂單1、采購訂單的查詢：按照各種條件進行采購訂單的查詢，包括頭上的單據(jù)號、供應(yīng)商、審批狀態(tài)，相關(guān)單據(jù)號（采購申請），和行上的物料、類別、交貨日期等等2、安全性級別控制：公有:任何用戶都可以訪問所有單據(jù)私有:只有單據(jù)所有者可以訪問這些單據(jù)采購:只有單據(jù)所有者以及定義為采購員的用戶可以訪問這些單據(jù)層次結(jié)構(gòu):只有單據(jù)所有者以及采購審批層次結(jié)構(gòu)在該單據(jù)擁有者之上的用戶可以訪問這些單據(jù)3、訪問控制：

僅查詢：僅具有查看的權(quán)限，無法修改采購訂單可修改：可以修改采購訂單，但對采購訂單的修改仍限定在一定范圍內(nèi)全部：可以對采購訂單執(zhí)行符合邏輯的任何修改4、審批后的采購訂單，會在系統(tǒng)中留下事務(wù)處理記錄，作為歷史更改的一個保留信息。

可以通過對歷史信息的保留，有效的監(jiān)督采購訂單整體的審批、修改、再審批的過程，提高采購訂單的監(jiān)管力度。5、當采購訂單的金額小于之前的金額時，系統(tǒng)還是自動置為已審批狀態(tài)，目前業(yè)務(wù)上是怎樣處理的？18五、查詢與修改采購訂單1、采購訂單的查詢：18目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶19目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購六、供應(yīng)商門戶1、準許供應(yīng)商用戶登陸供應(yīng)商門戶提供為供應(yīng)商用戶注冊的功能2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢功能提供對采購單據(jù)、庫存現(xiàn)有量、接收、退貨等一系列采購相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢3、采購方與供應(yīng)商信息交互對于采購單據(jù)的確認，可以由采購方審批通過后，傳遞至供應(yīng)商，而供應(yīng)商也可以對采購方的采購單據(jù)進行確認，并將確認的結(jié)果以及導致該結(jié)果的原因，注釋在確認的數(shù)據(jù)中，反饋給采購方；而采購方，也可以對供應(yīng)商所反饋的信息做二次的確認。20六、供應(yīng)商門戶1、準許供應(yīng)商用戶登陸2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢功能3六、供應(yīng)商門戶庫存模塊質(zhì)量模塊采購模塊應(yīng)付模塊計劃模塊供應(yīng)商門戶訂單信息供應(yīng)商信息接收信息現(xiàn)有量信息質(zhì)量信息發(fā)票信息付款信息計劃需求預測21六、供應(yīng)商門戶庫存模塊質(zhì)量模塊采購模塊應(yīng)付模塊計劃模塊供應(yīng)商目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶22目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購六、接收三種接收方式：直接接收、標準接收、檢驗接收交貨接收標準接收直接接收要求檢查交貨接受拒絕返回到供應(yīng)商檢驗交貨接收23六、接收三種接收方式：交貨接收標準接收直接接收要求檢查交貨六、接收數(shù)量時間控制條件拒絕處理方式無警告接收的控制24六、接收數(shù)量時間控制條件拒絕處理方式無警告接收的控制24目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶25目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購七、總結(jié)根據(jù)采購模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購模塊具有如下功能點：供應(yīng)商管理（4）創(chuàng)建采購訂單（3）審批采購訂單（2）查看、修改采購訂單接收26七、總結(jié)根據(jù)采購模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購模塊具有如下功能點七、總結(jié)庫存模塊供應(yīng)商門戶應(yīng)付模塊總賬模塊計劃模塊制造模塊采購模塊采購模塊與其他模塊的聯(lián)系27七、總結(jié)庫存模塊供應(yīng)商門戶應(yīng)付模塊總賬模塊計劃模塊制造模塊采Questions&AnswerS問答&AQ28Questions&AnswerS問答&AQ28中國農(nóng)機院ERP系統(tǒng)建設(shè)項目采購管理概念培訓編寫人：韓序編碼：<CAAMS-PO-1.0>編寫日期：<20110301>版本：<1.0>中國農(nóng)機院編寫人：韓序目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶30目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購概述可以這樣說，采購模塊的核心就是采購訂單，整個采購模塊的功能，都是圍繞著采購訂單的創(chuàng)建、審批、查詢、修改和接收這條主線來進行的。采購訂單既是供應(yīng)商向我們送貨的依據(jù)，同樣也是我們與供應(yīng)商進行結(jié)算的依據(jù)。市場預測銷售訂單管理應(yīng)收款管理物料清單管理質(zhì)量管理計劃管理采購管理應(yīng)付款管理車間生產(chǎn)管理庫存管理資產(chǎn)管理成本管理現(xiàn)金管理總賬管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)31概述可以這樣說，采購模塊的核心就是采購訂單，整個采購模塊的功概述根據(jù)采購模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購模塊具有如下功能點：供應(yīng)商管理創(chuàng)建采購訂單審批采購訂單查看、修改采購訂單接收32概述根據(jù)采購模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購模塊具有如下功能點：目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶33目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購供應(yīng)商管理1、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地點：系統(tǒng)的標準功能，允許根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，來定義供應(yīng)商名稱和供應(yīng)商地點，如圖所示：美元供應(yīng)商A人民幣供應(yīng)商的有效性：對于某些供應(yīng)商來講，我們可能僅僅在某一段時間內(nèi)，會發(fā)生采購業(yè)務(wù)，但超過一定期限后，就不再合作，標準功能提供了供應(yīng)商有效期的控制，可以設(shè)定供應(yīng)商的失效時間。34供應(yīng)商管理1、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地點：系統(tǒng)的標準功能，允許根供應(yīng)商管理2、合格供應(yīng)商列表：合格供應(yīng)商列表規(guī)定了，當前系統(tǒng)中的所有供應(yīng)商中，哪些供應(yīng)商是可以進行采購業(yè)務(wù)的，我們可以設(shè)定：某一物料類別的合格供應(yīng)商列表某一物料的合格供應(yīng)商列表不使用合格供應(yīng)商列表對于一些比較貴重的原材料，需要嚴格控制采購的來源；對于相對沒有那么嚴格，但還是需要進行一定控制的原材料，可能需要對采購來源做一個大體上的控制；對于一些常見且價值比較低的原材料，可能不需要進行采購來源的控制。35供應(yīng)商管理2、合格供應(yīng)商列表：合格供應(yīng)商列表規(guī)定了，當前系統(tǒng)目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶36目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？我們以怎樣的方式購買？關(guān)于創(chuàng)建采購訂單，希望大家結(jié)合系統(tǒng)標準功能，掌握以下三點：37創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？關(guān)于創(chuàng)建采購訂單，希望大家結(jié)合創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？不依賴于需求的戰(zhàn)略性采購，一般用于比較關(guān)鍵的原材料，或受行情影響較大的原材料。由某部門提出申請，而由采購部負責進行購買的物料，如辦公用品。為滿足正常的生產(chǎn)需求而進行的采購我們以怎樣的方式購買？統(tǒng)談統(tǒng)簽分談分簽統(tǒng)談分簽協(xié)定總額生產(chǎn)用原材料的采購，如發(fā)動機的采購，擺動篩的采購辦公用品的采購，如辦公用的A4紙，企業(yè)內(nèi)部可能不關(guān)心每一張紙究竟使用在了什么地方，而只關(guān)心購買的總金額是多少38創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？不創(chuàng)建采購訂單采購訂單的五要素：供應(yīng)商、物料、數(shù)量、時間、價格供應(yīng)商物料數(shù)量價格時間采購訂單要素39創(chuàng)建采購訂單采購訂單的五要素：供應(yīng)商、物料、數(shù)量、時間、價格創(chuàng)建采購訂單1、行上具有采購訂單上的行類型：貨物，費用，外協(xié)3、協(xié)議與訂單---標準采購訂單，一攬子采購協(xié)議，合同采購協(xié)議標準采購訂單一攬子采購協(xié)議合同采購協(xié)議已知貨物是是否已知價格是不確定否已知數(shù)量是否否已知時間是否否2、創(chuàng)建采購訂單的方式：手工創(chuàng)建（關(guān)鍵部品且采購周期長，采購部門需要根據(jù)對市場的預測，提前進行購買）通過采購申請創(chuàng)建采購訂單（一些非生產(chǎn)性的采購需求，如辦公用品、設(shè)備等等，需要由各部門提交申請，再統(tǒng)一由采購部門進行采購；由于操作相對繁瑣，所以生產(chǎn)過程中，很少用到該流程）通過計劃創(chuàng)建采購訂單（大量而一般的物料的采購，多數(shù)是生產(chǎn)過程中價值較低的材料，可以通過計劃下達采購訂單）40創(chuàng)建采購訂單1、行上具有采購訂單上的行類型：3、協(xié)議與訂單-目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶41目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購四、審批采購訂單職務(wù)（Job）:組織中員工所擔任的工作，如采購，質(zhì)檢等。職位（Position）:組織中員工所任職的崗位，如采購員，采購總監(jiān)。職位層次結(jié)構(gòu):組織中根據(jù)崗位級別的不同組成的有層次的結(jié)構(gòu)。審批權(quán)限:審批的范圍。如采購金額,帳戶范圍,物品范圍，物品分類范圍等審批組:審批人所擁有的審批權(quán)限的集合。審批權(quán)限分配:給職位層次結(jié)構(gòu)上的各層分配審批組和審批單據(jù)。42四、審批采購訂單職務(wù)（Job）:組織中員工所擔任的工作，如四、審批采購訂單審批的兩種方式:員工\主管結(jié)構(gòu):根據(jù)雇員和上級主管之間關(guān)系,由人員建立起的審批結(jié)構(gòu)。采購員A采購員B采購員C

主管A主管B主管C職位層次結(jié)構(gòu):根據(jù)崗位級別的不同,由崗位組成的有層次的審批結(jié)構(gòu)。發(fā)生人員變動后,只須變動某個崗位上的人員信息,審批層次不變.

43四、審批采購訂單審批的兩種方式:15四、審批采購訂單標準采購

審批職位層次審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)?？偨?jīng)理100萬副經(jīng)理50萬采購科長10萬采購員15千采購員25千44四、審批采購訂單標準采購

審批職位層次審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶45目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購五、查詢與修改采購訂單1、采購訂單的查詢：按照各種條件進行采購訂單的查詢，包括頭上的單據(jù)號、供應(yīng)商、審批狀態(tài)，相關(guān)單據(jù)號（采購申請），和行上的物料、類別、交貨日期等等2、安全性級別控制：公有:任何用戶都可以訪問所有單據(jù)私有:只有單據(jù)所有者可以訪問這些單據(jù)采購:只有單據(jù)所有者以及定義為采購員的用戶可以訪問這些單據(jù)層次結(jié)構(gòu):只有單據(jù)所有者以及采購審批層次結(jié)構(gòu)在該單據(jù)擁有者之上的用戶可以訪問這些單據(jù)3、訪問控制：

僅查詢：僅具有查看的權(quán)限，無法修改采購訂單可修改：可以修改采購訂單，但對采購訂單的修改仍限定在一定范圍內(nèi)全部：可以對采購訂單執(zhí)行符合邏輯的任何修改4、審批后的采購訂單，會在系統(tǒng)中留下事務(wù)處理記錄，作為歷史更改的一個保留信息。

可以通過對歷史信息的保留，有效的監(jiān)督采購訂單整體的審批、修改、再審批的過程，提高采購訂單的監(jiān)管力度。5、當采購訂單的金額小于之前的金額時，系統(tǒng)還是自動置為已審批狀態(tài)，目前業(yè)務(wù)上是怎樣處理的？46五、查詢與修改采購訂單1、采購訂單的查詢：18目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶47目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購六、供應(yīng)商門戶1、準許供應(yīng)商用戶登陸供應(yīng)商門戶提供為供應(yīng)商用戶注冊的功能2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢功能提供對采購單據(jù)、庫存現(xiàn)有量、接收、退貨等一系列采購相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢3、采購方與供應(yīng)商信息交互對于