一切為了高效-時(shí)間管理及工作計(jì)劃課件

一切為了高效！——時(shí)間管理與工作計(jì)劃一切為了高效！——時(shí)間管理與工作計(jì)劃Page

2這可怕的抱怨正使我們變成——癡男怨女！！時(shí)間不夠用啊，不夠用！我到底在忙什么？為什么我總被打斷？！計(jì)劃趕不上變化！做來干嘛！執(zhí)行力在哪里啊？！說了這么多遍，怎么還會錯(cuò)！！Page2這可怕的抱怨正使我們變成——時(shí)間不夠用啊，不Page

31.你通常工作很長時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。把脈Page31.你通常工作很長時(shí)間嗎？你只需回答“YesPage

49.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？Page49.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會？Page

5結(jié)果回答“Yes”的數(shù)量診斷結(jié)果12~16個(gè)救命！你真的需要改進(jìn)了~8~11個(gè)當(dāng)心！要重新審視了！4~7個(gè)可以！方向正確，但需要提高沖進(jìn)??！0~3個(gè)恭喜！要堅(jiān)持哦~Page5結(jié)果回答“Yes”的數(shù)量診斷結(jié)果12~16個(gè)Page

6重要性緊急性緊急重要十字交叉大法——以價(jià)值和重要性為導(dǎo)向管理時(shí)間不緊急但重要緊急不重要不緊急不重要對于緊急重要的突發(fā)事件，要本人親自、立刻處理；對于不緊急但重要的，則要本人進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃，花最多的時(shí)間去處理對于緊急不重要的工作，要減少所花時(shí)間，酌情委托下屬去處理對于不緊急不重要的工作可以不去處理，或花最少的時(shí)間處理20%時(shí)間60%時(shí)間15%時(shí)間5%時(shí)間Page6重要性緊急性緊急重要十字交叉大法——以價(jià)值和Page

7誰偷走了我們的——時(shí)間？！Page7誰偷走了我們的——Page

8電話打擾或者社交閑談害怕冒犯別人希望保持消息靈通自我膨脹享受社交的樂趣

阻絕干擾，過濾訪客與電話設(shè)置一些暗示社交時(shí)間結(jié)束的技巧

集合你的時(shí)間，去處理電話、文件等……Page8電話打擾或者社交閑談害怕冒犯別人阻Page

9不速之客

延后處理把訪客轉(zhuǎn)交給別人

另外安排時(shí)間學(xué)會過濾

不要讓別人找到你Page9不速之客延后處理Page

10溝通不良不明白事情的重要性沒有時(shí)間沒有傾聽溝通的目的不明確時(shí)機(jī)不當(dāng)溝通的機(jī)會不夠

學(xué)會傾聽使用恰當(dāng)?shù)淖盅圻\(yùn)用非語言式的溝通Page10溝通不良不明白事情的重要性學(xué)會傾Page

11會議耽誤提前準(zhǔn)備，首先安排議程無效的會議有效的會議無準(zhǔn)備、無目的、無議程會議過多或會議時(shí)間過長會議的時(shí)間和次數(shù)要恰當(dāng)討論脫離議程的內(nèi)容不能準(zhǔn)時(shí)開會/散會會而不議，議而不決、決而不行

務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會和散會不講廢話會而有議、議而要決、決而必行Page11會議耽誤提前準(zhǔn)備，首先安排議程無效的會議Page

12事必躬親1作為管理人員：學(xué)會讓下屬/同事獨(dú)當(dāng)一面；不斷地教他要接納錯(cuò)誤，從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)；

學(xué)會授權(quán)，學(xué)會信任同事及下屬，利用進(jìn)度報(bào)告加以控制。Page12事必躬親1作為管理人員：Page

13事必躬親2應(yīng)注意：學(xué)會表達(dá)完整，不讓人覺得模糊，要求部屬遵從指令，確定任務(wù)內(nèi)容；如果人手不足，部屬工作過量，當(dāng)一個(gè)主管的你應(yīng)該學(xué)習(xí)先完成一部分，再完成另一部分，先把這個(gè)階段的事情完成，再把下一個(gè)階段完成，而不要一次性的賦予他們更多的任務(wù)或事情。Page13事必躬親2應(yīng)注意：Page

141、訂購一張明天到北京的軟臥火車票；2、打掃辦公室的清潔；3、9:30出發(fā)到火車站接一位從總部來的檢查專員；4、通知相關(guān)店長下午14:00和總部檢查專員座談；5、安排中午店長及總部來的檢查專員吃飯事宜；6、前臺告之有客人正在前臺投訴，要求見店長；7、客房主管匯報(bào)說客房有兩個(gè)同事因矛盾正在打架；8、此時(shí)，前臺告知出現(xiàn)客戶投訴（房間內(nèi)有人摔傷）；9、前臺告知下午14:00將會停水停電。店長上午8:00把你叫到辦公室，讓你今日務(wù)必處理好下列事情：Page141、訂購一張明天到北京的軟臥火車票；店長上Page

15處方1、做好事前控制2、做好過程監(jiān)控3、做好結(jié)果反饋一切為了高效計(jì)劃Page15處方1、做好事前控制一切為了計(jì)劃Page

16WhyWhatWhoWhenWhereHowto1、做好事前控制——5W3H（“一站式”工作思維）

5W3H任務(wù)如何做？可以借助類似的成功先例嗎？哪種方式最有可能達(dá)成目標(biāo)？可能會遇到的問題是什么？解決方法呢？制定任務(wù)目標(biāo)的原因？明確目標(biāo)的原因及目的論證可行性（一定是可以做到的）變“要我做”為“我要做”任務(wù)的目標(biāo)是什么？明確目標(biāo)內(nèi)容及要求完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)清晰任務(wù)的參與人員？我知道誰負(fù)責(zé)，對方也清楚我知道誰協(xié)助，對方也清楚任務(wù)執(zhí)行的地點(diǎn)地點(diǎn)明確引申：范疇？著力點(diǎn)？

任務(wù)的時(shí)間要求？時(shí)間要求明確時(shí)間和誰有關(guān)？Howmuch任務(wù)需要多少投入？如果忽視成本投入，不注意成本預(yù)測，那么，這種計(jì)劃就不是一種成功的計(jì)劃Howlong任務(wù)需要多久完成？任務(wù)完成時(shí)間段的把控Page16WhyWhatWhoWhenWhereHoPage

171仔細(xì)聆聽2記錄重點(diǎn)3靜思5W3H4復(fù)述任務(wù)8接收完畢7保證完成6答疑解惑5確認(rèn)5W3H1.1一個(gè)完整的接受任務(wù)的過程Page171仔細(xì)聆聽2記錄重點(diǎn)3靜思4復(fù)述任務(wù)8接收Page

182、做好過程監(jiān)控P(plan，計(jì)劃):從問題定義到行動計(jì)劃D(do，實(shí)施):實(shí)施行動計(jì)劃C(check，檢查):評估結(jié)果A(action，處理):標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣PDCA美國質(zhì)量管理專家戴明博士首先提出，所以又稱為“戴明環(huán)”。PDCA精神是發(fā)現(xiàn)、改善各種管理困難，并不停頓地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)。PDCAAPCDPage182、做好過程監(jiān)控P(plan，計(jì)劃)Page

192.1PDCA的特點(diǎn)APCDPDACPADCPACD1、大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，互相促進(jìn)，推動大循環(huán)原有水平新的水平PADCPACD2、PDCA循環(huán)是爬樓梯上升式的循環(huán)，每轉(zhuǎn)動一周，質(zhì)量就提高一步Page192.1PDCA的特點(diǎn)APCDPDACPPage

203、做好結(jié)果反饋1.分析現(xiàn)狀，找出存在的問題2.分析產(chǎn)生問題的各種原因或影響因素3.找出主要因素4.制定措施，提出行動計(jì)劃（5w3h）4.1尋找可能的解決方法4.2測試并選擇4.3提出行動計(jì)劃和相應(yīng)的資源5.實(shí)施行動計(jì)劃6.評估結(jié)果（分析數(shù)據(jù)）7.標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣8.把未解決或新出現(xiàn)的問題轉(zhuǎn)入下個(gè)PDCA循環(huán)plan2.2PDCA步步通docheckaction8個(gè)步驟Page203、做好結(jié)果反饋1.分析現(xiàn)狀，找出存在的Page

21結(jié)果反饋總結(jié)改進(jìn)結(jié)果反饋總結(jié)改進(jìn)推行標(biāo)準(zhǔn)推行標(biāo)準(zhǔn)解決方法實(shí)事求是獎懲分明3、做好結(jié)果反饋是否在規(guī)定的時(shí)段，對失誤、疏忽、敷衍、損害誠實(shí)地總結(jié)？是否已經(jīng)養(yǎng)成“匯報(bào)問題的同時(shí)，一并尋求最佳的解決方法“的習(xí)慣？是否做到了獎懲分明？把任務(wù)交給了對的人？成功的經(jīng)驗(yàn)是否得到了推廣？Page21結(jié)果反饋總結(jié)改進(jìn)結(jié)果反饋總結(jié)改進(jìn)推行標(biāo)準(zhǔn)推Page

22重要級別序號工作計(jì)劃工作總結(jié)工作內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)間權(quán)重完成標(biāo)準(zhǔn)須提供的協(xié)助支持完成情況自我評分上級評分重要工作60%12日常工作30%34臨時(shí)工作10%56工作計(jì)劃的改進(jìn)意見：直屬上級：時(shí)間：工作總結(jié)的改進(jìn)意見：直屬上級：時(shí)間：3.1

分店

部門

2010年

月工作計(jì)劃、總結(jié)表（模板）Page22重要級別序號工作計(jì)劃工作總結(jié)工作內(nèi)容責(zé)任人Page

23一些方法和訣竅Workmoreefficiently

更加高效工作Page23一些方法和訣竅WorkmoreeffiPage

241、團(tuán)結(jié)——就是力量每次討論結(jié)束之后組織、歸類和評估TogetherWecreatemore所有的小組成員都應(yīng)該參與明確討論的目的發(fā)表想法、觀點(diǎn)，但不駁斥別人的想法和觀點(diǎn)發(fā)表觀點(diǎn)時(shí)應(yīng)簡單明確Page241、團(tuán)結(jié)——就是力量每次討論結(jié)束之后TogPage

252、角色進(jìn)入——想入非非如果我們能在腦海里清晰生動地浮現(xiàn)出自己達(dá)到目標(biāo)的情景，我們就能更快、更好地實(shí)現(xiàn)計(jì)劃。而問題的關(guān)鍵在于我們想象和專注的程度如何。比如……要組織分店員工會議了??！作為主持者，我應(yīng)該……議程要詳細(xì)（不然，開會干嗎？）時(shí)間、地點(diǎn)、人物（一個(gè)都不能少）設(shè)施設(shè)備要提前準(zhǔn)備（投影、文檔、電腦……）還有會議總結(jié)Page252、角色進(jìn)入——想入非非如果我們能在腦海里Page

263、承諾——一諾千金Asgoodasgold寫下你的承諾，告訴同事！強(qiáng)化斷言，他人監(jiān)督~~Page263、承諾——一諾千金AsgoodasPage

27不要過于沉湎于制定計(jì)劃的過程，這會妨礙我們判斷應(yīng)該開始著手實(shí)施的時(shí)機(jī)一旦就緒，立即實(shí)施4、立即行動——go,go,go！Page27不要過于沉湎于制定計(jì)劃的過程，這會妨礙我們Page

285、實(shí)踐是檢驗(yàn)整理的唯一標(biāo)準(zhǔn)制定計(jì)劃初始會議改良計(jì)劃試運(yùn)行確認(rèn)結(jié)果評估改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)劃的靈活性計(jì)劃的修正計(jì)劃的總目標(biāo)不變，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的進(jìn)程可以因情況的變化發(fā)生改變Page285、實(shí)踐是檢驗(yàn)整理的唯一標(biāo)準(zhǔn)制定計(jì)劃初始會THANKYOUTHANKYOU一切為了高效！——時(shí)間管理與工作計(jì)劃一切為了高效！——時(shí)間管理與工作計(jì)劃Page

31這可怕的抱怨正使我們變成——癡男怨女??！時(shí)間不夠用啊，不夠用！我到底在忙什么？為什么我總被打斷？！計(jì)劃趕不上變化！做來干嘛！執(zhí)行力在哪里??？！說了這么多遍，怎么還會錯(cuò)?。age2這可怕的抱怨正使我們變成——時(shí)間不夠用啊，不Page

321.你通常工作很長時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。把脈Page31.你通常工作很長時(shí)間嗎？你只需回答“YesPage

339.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？Page49.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會？Page

34結(jié)果回答“Yes”的數(shù)量診斷結(jié)果12~16個(gè)救命！你真的需要改進(jìn)了~8~11個(gè)當(dāng)心！要重新審視了！4~7個(gè)可以！方向正確，但需要提高沖進(jìn)??！0~3個(gè)恭喜！要堅(jiān)持哦~Page5結(jié)果回答“Yes”的數(shù)量診斷結(jié)果12~16個(gè)Page

35重要性緊急性緊急重要十字交叉大法——以價(jià)值和重要性為導(dǎo)向管理時(shí)間不緊急但重要緊急不重要不緊急不重要對于緊急重要的突發(fā)事件，要本人親自、立刻處理；對于不緊急但重要的，則要本人進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃，花最多的時(shí)間去處理對于緊急不重要的工作，要減少所花時(shí)間，酌情委托下屬去處理對于不緊急不重要的工作可以不去處理，或花最少的時(shí)間處理20%時(shí)間60%時(shí)間15%時(shí)間5%時(shí)間Page6重要性緊急性緊急重要十字交叉大法——以價(jià)值和Page

36誰偷走了我們的——時(shí)間？！Page7誰偷走了我們的——Page

37電話打擾或者社交閑談害怕冒犯別人希望保持消息靈通自我膨脹享受社交的樂趣

阻絕干擾，過濾訪客與電話設(shè)置一些暗示社交時(shí)間結(jié)束的技巧

集合你的時(shí)間，去處理電話、文件等……Page8電話打擾或者社交閑談害怕冒犯別人阻Page

38不速之客

延后處理把訪客轉(zhuǎn)交給別人

另外安排時(shí)間學(xué)會過濾

不要讓別人找到你Page9不速之客延后處理Page

39溝通不良不明白事情的重要性沒有時(shí)間沒有傾聽溝通的目的不明確時(shí)機(jī)不當(dāng)溝通的機(jī)會不夠

學(xué)會傾聽使用恰當(dāng)?shù)淖盅圻\(yùn)用非語言式的溝通Page10溝通不良不明白事情的重要性學(xué)會傾Page

40會議耽誤提前準(zhǔn)備，首先安排議程無效的會議有效的會議無準(zhǔn)備、無目的、無議程會議過多或會議時(shí)間過長會議的時(shí)間和次數(shù)要恰當(dāng)討論脫離議程的內(nèi)容不能準(zhǔn)時(shí)開會/散會會而不議，議而不決、決而不行

務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會和散會不講廢話會而有議、議而要決、決而必行Page11會議耽誤提前準(zhǔn)備，首先安排議程無效的會議Page

41事必躬親1作為管理人員：學(xué)會讓下屬/同事獨(dú)當(dāng)一面；不斷地教他要接納錯(cuò)誤，從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)；

學(xué)會授權(quán)，學(xué)會信任同事及下屬，利用進(jìn)度報(bào)告加以控制。Page12事必躬親1作為管理人員：Page

42事必躬親2應(yīng)注意：學(xué)會表達(dá)完整，不讓人覺得模糊，要求部屬遵從指令，確定任務(wù)內(nèi)容；如果人手不足，部屬工作過量，當(dāng)一個(gè)主管的你應(yīng)該學(xué)習(xí)先完成一部分，再完成另一部分，先把這個(gè)階段的事情完成，再把下一個(gè)階段完成，而不要一次性的賦予他們更多的任務(wù)或事情。Page13事必躬親2應(yīng)注意：Page

431、訂購一張明天到北京的軟臥火車票；2、打掃辦公室的清潔；3、9:30出發(fā)到火車站接一位從總部來的檢查專員；4、通知相關(guān)店長下午14:00和總部檢查專員座談；5、安排中午店長及總部來的檢查專員吃飯事宜；6、前臺告之有客人正在前臺投訴，要求見店長；7、客房主管匯報(bào)說客房有兩個(gè)同事因矛盾正在打架；8、此時(shí)，前臺告知出現(xiàn)客戶投訴（房間內(nèi)有人摔傷）；9、前臺告知下午14:00將會停水停電。店長上午8:00把你叫到辦公室，讓你今日務(wù)必處理好下列事情：Page141、訂購一張明天到北京的軟臥火車票；店長上Page

44處方1、做好事前控制2、做好過程監(jiān)控3、做好結(jié)果反饋一切為了高效計(jì)劃Page15處方1、做好事前控制一切為了計(jì)劃Page

45WhyWhatWhoWhenWhereHowto1、做好事前控制——5W3H（“一站式”工作思維）

5W3H任務(wù)如何做？可以借助類似的成功先例嗎？哪種方式最有可能達(dá)成目標(biāo)？可能會遇到的問題是什么？解決方法呢？制定任務(wù)目標(biāo)的原因？明確目標(biāo)的原因及目的論證可行性（一定是可以做到的）變“要我做”為“我要做”任務(wù)的目標(biāo)是什么？明確目標(biāo)內(nèi)容及要求完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)清晰任務(wù)的參與人員？我知道誰負(fù)責(zé)，對方也清楚我知道誰協(xié)助，對方也清楚任務(wù)執(zhí)行的地點(diǎn)地點(diǎn)明確引申：范疇？著力點(diǎn)？

任務(wù)的時(shí)間要求？時(shí)間要求明確時(shí)間和誰有關(guān)？Howmuch任務(wù)需要多少投入？如果忽視成本投入，不注意成本預(yù)測，那么，這種計(jì)劃就不是一種成功的計(jì)劃Howlong任務(wù)需要多久完成？任務(wù)完成時(shí)間段的把控Page16WhyWhatWhoWhenWhereHoPage

461仔細(xì)聆聽2記錄重點(diǎn)3靜思5W3H4復(fù)述任務(wù)8接收完畢7保證完成6答疑解惑5確認(rèn)5W3H1.1一個(gè)完整的接受任務(wù)的過程Page171仔細(xì)聆聽2記錄重點(diǎn)3靜思4復(fù)述任務(wù)8接收Page

472、做好過程監(jiān)控P(plan，計(jì)劃):從問題定義到行動計(jì)劃D(do，實(shí)施):實(shí)施行動計(jì)劃C(check，檢查):評估結(jié)果A(action，處理):標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣PDCA美國質(zhì)量管理專家戴明博士首先提出，所以又稱為“戴明環(huán)”。PDCA精神是發(fā)現(xiàn)、改善各種管理困難，并不停頓地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)。PDCAAPCDPage182、做好過程監(jiān)控P(plan，計(jì)劃)Page

482.1PDCA的特點(diǎn)APCDPDACPADCPACD1、大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，互相促進(jìn)，推動大循環(huán)原有水平新的水平PADCPACD2、PDCA循環(huán)是爬樓梯上升式的循環(huán)，每轉(zhuǎn)動一周，質(zhì)量就提高一步Page192.1PDCA的特點(diǎn)APCDPDACPPage

493、做好結(jié)果反饋1.分析現(xiàn)狀，找出存在的問題2.分析產(chǎn)生問題的各種原因或影響因素3.找出主要因素4.制定措施，提出行動計(jì)劃（5w3h）4.1尋找可能的解決方法4.2測試并選擇4.3提出行動計(jì)劃和相應(yīng)的資源5.實(shí)施行動計(jì)劃6.評估結(jié)果（分析數(shù)據(jù)）7.標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣8.把未解決或新出現(xiàn)的問題轉(zhuǎn)入下個(gè)PDCA循環(huán)plan2.2PDCA步步通docheckaction8個(gè)步驟Page203、做好結(jié)果反饋1.分析現(xiàn)狀，找出存在的Page

50結(jié)果反饋總結(jié)改進(jìn)結(jié)果反饋總結(jié)改進(jìn)推行標(biāo)準(zhǔn)推行標(biāo)準(zhǔn)解決方法實(shí)事求是獎懲分明3、做好結(jié)果反饋是否在規(guī)定的時(shí)段，對失誤、疏忽、敷衍、損害誠實(shí)地總結(jié)？是否已經(jīng)養(yǎng)成“匯報(bào)問題的同時(shí)，一并尋求最佳的解決方法“的習(xí)慣？是否做到了獎懲分明？把任務(wù)交給了對的人？成功的經(jīng)驗(yàn)是否得到了推廣？Page21結(jié)果反饋總結(jié)改進(jìn)結(jié)果反饋總結(jié)改進(jìn)推行標(biāo)準(zhǔn)推Page

51重要級別序號工作計(jì)劃工作總結(jié)工作內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)間權(quán)重完成標(biāo)準(zhǔn)須提供的協(xié)助支持完成情況自我評分上級評分重要工作60%12日常工作30%34臨時(shí)工作10%56工作計(jì)劃的改進(jìn)意見：直屬上級：時(shí)間：工作總結(jié)的改進(jìn)意見：