ISO文件編寫(xiě)指引-XXXX課件

管理體系文件編寫(xiě)指引1管理體系文件1目錄1.ISO9000質(zhì)量體系文件1.1概念1.2質(zhì)量體系文件的價(jià)值1.3質(zhì)量體系文件的作用1.4質(zhì)量體系文件的結(jié)構(gòu)1.5質(zhì)量體系文件的要求2.文件格式的基本要求3.編寫(xiě)技巧3.1內(nèi)容框架的確定3.2流程圖3.3事項(xiàng)描述六要素4.舉例4.1質(zhì)量手冊(cè)4.2質(zhì)量體系程序4.3作業(yè)指導(dǎo)書(shū)或工作規(guī)范5.練習(xí)2目錄1.ISO9000質(zhì)量體系文件3.1內(nèi)容框331.4體系文件的結(jié)構(gòu)管理手冊(cè)程序文件工作文件或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)質(zhì)量記錄描述質(zhì)量體系總體結(jié)構(gòu)和要求的綱領(lǐng)性文件規(guī)定活動(dòng)或過(guò)程的目的、要求、方法的文件規(guī)定某項(xiàng)具體工作的方法、要求和標(biāo)準(zhǔn)的文件證明質(zhì)量體系有效運(yùn)行和作為質(zhì)量體系改進(jìn)分析依據(jù)的特殊文件（一階）（二階）（三階）（四階）41.4體系文件的結(jié)構(gòu)管理手冊(cè)程序文件工作文件或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)質(zhì)量文件類(lèi)別區(qū)分管理手冊(cè)(一階文件):敘述公司管理政策之文件如質(zhì)量手冊(cè)，環(huán)境手冊(cè);作業(yè)程序文件（二階文件）：與管理手冊(cè)體系相關(guān)之所需程序文件；支持文件(三階文件):作業(yè)指導(dǎo)書(shū),檢驗(yàn)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)書(shū);工程文件:BOM,ECN,PCB圖,電路圖,線材圖,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖,模具圖等;記錄(四階文件):所使用之各類(lèi)記錄,質(zhì)量記錄,圖表等;5文件類(lèi)別區(qū)分管理手冊(cè)(一階文件):敘述公司管理政策之文件如文件的制訂、簽核文件類(lèi)別分類(lèi)代碼制訂審核批準(zhǔn)（質(zhì)量/環(huán)境）手冊(cè)（Q/E/R）M管理者代表管理者代表總經(jīng)理程序文件（Q/E/R）P各部門(mén)主管管理者代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等（Q/E/R）WI相關(guān)人員部門(mén)主管管理者代表記錄表單QF/EF/RF相關(guān)人員部門(mén)主管管理者代表行政管理文件PM部門(mén)主管管理者代表總經(jīng)理工程技術(shù)文件WI/SOP相關(guān)人員項(xiàng)目工程師技術(shù)主管6文件的制訂、簽核文件類(lèi)別分類(lèi)代碼制訂審核批準(zhǔn)（質(zhì)量/環(huán)境）手文件編號(hào)原則:一階文件編號(hào)系統(tǒng)QM--01流水號(hào)

文件屬性(Q：表示質(zhì)量管理R:表示危害物質(zhì)過(guò)程管理；E:表示環(huán)境管理；M:表示手冊(cè)/綱領(lǐng)性文件。)QM01流水號(hào)7文件編號(hào)原則:一階文件編號(hào)系統(tǒng)QM01流水號(hào)7文件編號(hào)原則:8文件編號(hào)原則:8文件編號(hào)原則:9文件編號(hào)原則:9制工部SOP編號(hào)系統(tǒng)（文件屬性+工序+產(chǎn)品類(lèi)型+版本+頁(yè)碼+流水號(hào)）10制工部SOP編號(hào)系統(tǒng)（文件屬性+工序+產(chǎn)品類(lèi)型+版本+頁(yè)碼+記錄表單編號(hào)原則:11記錄表單編號(hào)原則:11部門(mén)代號(hào)12部門(mén)代號(hào)121.2質(zhì)量體系文件的價(jià)值在體系中，編制和使用文件是具有動(dòng)態(tài)的高增值的活動(dòng)131.2質(zhì)量體系文件的價(jià)值在體系中，編制和使用文件是具有動(dòng)態(tài)1.5體系文件的發(fā)行要求文件編制者必須向文件控制中心索取文件編號(hào)和版本號(hào)。編制者依照現(xiàn)有文件的格式編制文件，如現(xiàn)有格式不適用，可用其他格式，但文件應(yīng)有文件名稱(chēng)、編號(hào)、版本、頁(yè)碼及生效日期等

文控中心收到經(jīng)批準(zhǔn)的文件需進(jìn)行另存歸檔。所有以上文件必需經(jīng)文控中心登記且建立健全《文件一覽表》。擬發(fā)行的文件由文控中心在每頁(yè)文件的適當(dāng)位置蓋“受控文件”章，按擬好《文件管制總覽表》中要求的發(fā)行部門(mén)進(jìn)行點(diǎn)擊發(fā)行。使用其他格式必需得到管理者代表批準(zhǔn)141.5體系文件的發(fā)行要求文件編制者必須向文件控制中心索取文件1.5體系文件的發(fā)行要求體系管理文件由文控中心將各部門(mén)經(jīng)審批合格的文件打印一份,按照文件的審批流程要求各部門(mén)進(jìn)行手工簽核(工程技術(shù)文件不在此范圍)。文控中心在對(duì)其進(jìn)行歸檔管理時(shí)，應(yīng)在每頁(yè)正本文件背面的適當(dāng)位置蓋“正本文件”章。此正本文件由文控中心保存.文件副本用電子檔發(fā)行，文控中心保存一份紙質(zhì)正本文件。151.5體系文件的發(fā)行要求文件副本用電子檔發(fā)行，文控中心保存一1.5體系文件的修訂體系管理文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí),各單位提出修訂及廢止之意見(jiàn)且提交《文件修訂/廢止申請(qǐng)單》,經(jīng)部門(mén)主管簽核后,交原制定部門(mén)主管審核.經(jīng)同意后再交管理者代表核準(zhǔn)，由文控中心將可編制的電子文件發(fā)給文件修訂申請(qǐng)人進(jìn)行修訂；體系管理文件廢止經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后,由文控中心且將原文件由服務(wù)器上作撤回另存入文件作廢文件夾中.且建立健全《作廢文件一覽表》161.5體系文件的修訂體系管理文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí)1.5體系文件的修訂要求記錄(四階文件)的變更由現(xiàn)行單位填寫(xiě)《文件修訂/廢止申請(qǐng)單》，經(jīng)單位主管審核，管理代表核準(zhǔn)后交由資訊部做統(tǒng)一更新動(dòng)作，另外，記錄變更后，表格樣式需經(jīng)文控中心確認(rèn)方可執(zhí)行

為確保各單位使用之文件為最新版本,文控中心應(yīng)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中建立一份《文件一覽表》，當(dāng)有制、修、廢時(shí)，均須更新《文件一覽表》之相關(guān)內(nèi)容。文件首次發(fā)行版本為1.0,首次變更為1.1,第二次為1.2……一直編至1.9,后為2.0,再至2.1,以此類(lèi)推.

171.5體系文件的修訂要求記錄(四階文件)的變更由現(xiàn)行單位填寫(xiě)1.5體系文件的修訂體系管理文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí),各單位提出修訂及廢止之意見(jiàn)時(shí)，如出現(xiàn)跨多部門(mén)的職責(zé)與流程變更時(shí)，需由管理者代表主導(dǎo)完成相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。最后由總經(jīng)理核準(zhǔn)。記錄(四階文件)的變更時(shí)，如出現(xiàn)多個(gè)部門(mén)在使用同一份表格時(shí)，則需由管理者代表主導(dǎo)完成相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。且征求相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，如沒(méi)有異議由管理代表核準(zhǔn)《文件修訂/廢止申請(qǐng)單》，交由資訊部做統(tǒng)一更新動(dòng)作。181.5體系文件的修訂體系管理文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí)1.5體系文件的要求A.簡(jiǎn)潔、易懂B.實(shí)際工作中能完全做到C.既符合標(biāo)準(zhǔn)，也不違背組織現(xiàn)實(shí)D.及時(shí)更改文件的不符合注意：“任何時(shí)間、任何部門(mén)都適用”是不可求的191.5體系文件的要求注意：“任何時(shí)間、任何部門(mén)都適用”是不可2.文件格式的基本要求文件編號(hào)A.統(tǒng)一原則B.簡(jiǎn)潔C.易懂、易記D.數(shù)字與英文字母有機(jī)結(jié)合E.易于標(biāo)準(zhǔn)化202.文件格式的基本要求文件編號(hào)202.文件格式的基本要求版次A.單頁(yè)文件及多頁(yè)文件的區(qū)別B.總版本及修訂本C.數(shù)字與英文字母有機(jī)結(jié)合

212.文件格式的基本要求版次212.文件格式的基本要求頁(yè)碼總頁(yè)碼與分頁(yè)碼生效日期及截止日期

222.文件格式的基本要求頁(yè)碼222.文件格式的基本要求章節(jié)區(qū)分及編號(hào)(以程序文件為例)1.目的2.范圍3.職責(zé)4.定義4.1(小標(biāo)題)4.1.1(次小標(biāo)題)4.2……4.3……5.工作內(nèi)容5.1流程圖5.25.2.15.2.25.2.2.1……5.3……6.相關(guān)文件6.1……7.附件7.1……232.文件格式的基本要求章節(jié)區(qū)分及編號(hào)(以程序文件為例)13.編寫(xiě)技巧3.1內(nèi)容框架的確立A.本文件的編寫(xiě)目的或功能B.本文件控制的活動(dòng)(包括人、事、物)C.列出具體的內(nèi)容條目D.有先后工作順序的，需流程圖E.文字描述工作內(nèi)容243.編寫(xiě)技巧3.1內(nèi)容框架的確立243.2流程圖3.2.1流程圖符號(hào)表示事項(xiàng)或活動(dòng)的起始及結(jié)束OK/NGYES/NO表示事項(xiàng)或活動(dòng)之中間步驟表示決定性過(guò)程(如:審批、判斷、檢驗(yàn)等等)表示事項(xiàng)進(jìn)行方向合格/不合格；通過(guò)/不通過(guò)是/不是例：簡(jiǎn)單組合OKNG253.2流程圖3.2.1流程圖符號(hào)表示事項(xiàng)或活動(dòng)的起始及結(jié)束3.2.2流程圖的配合要求職責(zé):確定各步驟擔(dān)當(dāng)?shù)牟块T(mén)或個(gè)人文件/表格:進(jìn)行某項(xiàng)工作步驟時(shí)依據(jù)的文件制度和需填寫(xiě)的記錄263.2.2流程圖的配合要求職責(zé):確定各步驟擔(dān)當(dāng)?shù)牟块T(mén)例:《客戶(hù)投訴管理程序》客戶(hù)投訴接收登記備案處理分類(lèi)處理實(shí)施結(jié)果確認(rèn)結(jié)果反饋記錄歸檔流程職責(zé)文件/表格主管人員主管人員授權(quán)人員授權(quán)人員責(zé)任部門(mén)/人主管人員主管人員解釋OKOKNGNGOKNG信函、電話、傳真、面談等《客戶(hù)投訴記錄表》相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及文件《糾正預(yù)防措施報(bào)告》《糾正預(yù)防措施報(bào)告》《客戶(hù)投訴記錄表》客戶(hù)檔案27例:《客戶(hù)投訴管理程序》客戶(hù)投訴接收登記備案處理分類(lèi)處理實(shí)施4.2.1章節(jié)要求(見(jiàn)2.6)序號(hào)項(xiàng)目說(shuō)明1目的本文件的制訂目的或功能2范圍本文件適用范圍，如人、事、物3定義說(shuō)明本文中的特別用詞、代碼等4職責(zé)本文中各項(xiàng)具體工作的職權(quán)劃分5工作內(nèi)容具體的流程及文字說(shuō)明5.1流程圖圖解方式說(shuō)明流程6參考文件本文件中引用的文件制訂本文件參考的文件包括內(nèi)部的和外部的7附件標(biāo)識(shí)式樣關(guān)系圖表格格式其他圖表284.2.1章節(jié)要求(見(jiàn)2.6)序號(hào)項(xiàng)目說(shuō)明14.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第一步：確定目的通過(guò)對(duì)本組織所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的人員實(shí)施必要的培訓(xùn)，使其掌握相應(yīng)崗位的工作技能和質(zhì)量意識(shí)，確保員工素質(zhì)滿足質(zhì)量體系的要求。294.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第一步：確定目的通過(guò)對(duì)本組4.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第二步：確定范圍本組織所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的員工的培訓(xùn)304.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第二步：確定范圍本組織所有4.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第三步：列出具體的內(nèi)容條目人員：所有人員培訓(xùn)事項(xiàng)：A.入職培訓(xùn)B.在職培訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)調(diào)崗培訓(xùn)提升培訓(xùn)其他注:以上培訓(xùn)事項(xiàng)分類(lèi)編寫(xiě)314.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第三步：列出具體的內(nèi)容條目第四步：流程圖A.入職培訓(xùn)流程新員工入職培訓(xùn)考核轉(zhuǎn)正辭退OKNG流程職責(zé)文件/表格人事《員工招聘程序》“入職登記表”人事+各部門(mén)《員工培訓(xùn)大綱》“培訓(xùn)簽到表”人事+各部門(mén)《新員工考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》總經(jīng)理“員工考核表”32第四步：流程圖A.入職培訓(xùn)流程新員工入職培訓(xùn)考核轉(zhuǎn)正辭B.在職培訓(xùn)流程流程職責(zé)文件/表格培訓(xùn)需求申請(qǐng)審批資料保存退件OKNG各部門(mén)《員工培訓(xùn)大綱》實(shí)施考核各部門(mén)“培訓(xùn)申請(qǐng)表”內(nèi)訓(xùn)：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)“培訓(xùn)申請(qǐng)表”外訓(xùn)：人事、總經(jīng)理預(yù)定部門(mén)/人員“培訓(xùn)簽到表”/授課資料NG外訓(xùn)內(nèi)訓(xùn)OK授課部門(mén)/人員“培訓(xùn)簽到表”/培訓(xùn)證明人事“員工培訓(xùn)履歷”/檔案33B.在職培訓(xùn)流程流程職責(zé)文件/表格培訓(xùn)需求申請(qǐng)審批第五步：文字描述工作內(nèi)容5.工作內(nèi)容：5.1流程圖（見(jiàn)前兩頁(yè)）5.2各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)所屬各崗5.3員工入職培訓(xùn)5.3.1人事部依據(jù)《員工招聘程序》實(shí)施新員工的招聘，入聘新員工填寫(xiě)“入職登記表”（附件一），轉(zhuǎn)入一個(gè)月試用期。5.3.2人事部在其入職第二周內(nèi)安排入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括：5.3.2.1組織概況介紹---由人事部負(fù)責(zé)A）本組織質(zhì)量方針、目標(biāo)及企業(yè)文化B）本組織發(fā)展歷程及目前狀況C）本組織機(jī)構(gòu)入主要領(lǐng)導(dǎo)成員D）規(guī)章制度5.3.2.2工作規(guī)范及質(zhì)量意識(shí)教育---由用人部門(mén)負(fù)責(zé)按《員工培訓(xùn)大綱》的要求，對(duì)新員工培訓(xùn)。5.3.3以上培訓(xùn)需填寫(xiě)“培訓(xùn)簽到表”（附件二），結(jié)束后由授課人對(duì)學(xué)員進(jìn)行卷面考試，合格后進(jìn)行綜合考核。5.3.4試用期滿，人事部開(kāi)出“員工考核表”（附件三），并會(huì)同用人部門(mén)依《新員工考核標(biāo)準(zhǔn)》實(shí)施新員工轉(zhuǎn)正考核。5.3.5考核不合格的新員工由人事部通知離職。考核合格的，由人事部負(fù)責(zé)登記員工花名冊(cè)及其他個(gè)人檔案的建立和修訂。5.4在職培訓(xùn)（略）34第五步：文字描述工作內(nèi)容5.工作內(nèi)容：5.3.2.2工作規(guī)第六步：完善程序文件1.目的：（見(jiàn)第一步）2.范圍:（見(jiàn)第二步）3.定義:(無(wú))4.職責(zé):(只含入職培訓(xùn)部分)4.1人事部：會(huì)審《員工培訓(xùn)大綱》新員工招聘新員工的培訓(xùn)（組織概況部分）及參與轉(zhuǎn)正考核4.2用人部門(mén)：起草《員工培訓(xùn)大綱》新員工培訓(xùn)（工作規(guī)范及質(zhì)量意識(shí)部分）及參與轉(zhuǎn)正考核5.工作內(nèi)容：（見(jiàn)第三步）6.相關(guān)文件（只含入職培訓(xùn)部分）6.1員工培訓(xùn)大綱6.2員工招聘程序6.3新員工考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)7.附件7.1附件一入職登記表(****-01)7.2附件二培訓(xùn)簽到表(****-02)7.3附件三員工考核表(****-03)35第六步：完善程序文件1.目的：（見(jiàn)第一步）5.工作內(nèi)容：（見(jiàn)企業(yè)流程與ISO9000企業(yè)流程能否與企業(yè)的策略及目標(biāo)配合ISO9000的內(nèi)容不太可能滿足企業(yè)各方面管理的需求流程的開(kāi)發(fā)、分析、簡(jiǎn)化及整合沒(méi)有必要以ISO9000的內(nèi)容為基礎(chǔ)最好以TQM的方式開(kāi)展流程（到后階段再考慮和ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求的配合）36企業(yè)流程與ISO9000企業(yè)流程能否與企業(yè)的策略及目標(biāo)配合3ISO對(duì)文件體系的要求ISO從未對(duì)文件的結(jié)構(gòu)或形式有任何固定的要求（文件體系應(yīng)描述管理體系的核心要素及其相互關(guān)系，并為文件提供查詢(xún)指引-ISO14001）文件的使用者是企業(yè)自身，是為企業(yè)員工而編寫(xiě)審核員必須以企業(yè)的角度來(lái)評(píng)審文件體是否健全、有效37ISO對(duì)文件體系的要求ISO從未對(duì)文件的結(jié)構(gòu)或形式有任何固定全盤(pán)考量企業(yè)需求的重點(diǎn)使用部門(mén)是否滿意？有什么改進(jìn)意見(jiàn)？營(yíng)運(yùn)現(xiàn)狀和預(yù)期狀態(tài)有何差異？企業(yè)是否有明確的發(fā)展方向、策略及目標(biāo)？企業(yè)的人力、物力、財(cái)力及技術(shù)資源是否能配合？不同體系是否要整合（S，E，Q等）？目前的管理體系是否配合公司的發(fā)展？各種流程是否要增改？組織是否要改變？38全盤(pán)考量企業(yè)需求的重點(diǎn)使用部門(mén)是否滿意？有什么改進(jìn)意見(jiàn)？38制作文件的目的增加管理控制功能使操作者得到足夠的信息培訓(xùn)增加各種政策、程序解釋的一致性方便程序的審核及修改提供管理效能的證明39制作文件的目的增加管理控制功能39體系文件簡(jiǎn)化整合的優(yōu)點(diǎn)減輕使用者的負(fù)擔(dān)、員工易于接受減短流程周期、提高工作績(jī)效（符合TQM精神）節(jié)省編寫(xiě)及維持的資源使用方便（培訓(xùn)、參閱、溝通）避免重復(fù)及矛盾的情況便于整合、增改、評(píng)審40體系文件簡(jiǎn)化整合的優(yōu)點(diǎn)減輕使用者的負(fù)擔(dān)、員工易于接受40如何簡(jiǎn)化、整合文件體系避免多層次的結(jié)構(gòu)（可以在一階文件中說(shuō)明的流程，便不要編寫(xiě)二階文件），簡(jiǎn)化編碼系統(tǒng)各部門(mén)相同性質(zhì)的作業(yè)用統(tǒng)一的程序，統(tǒng)一的表格（減少流程及表單的份數(shù)）去掉只產(chǎn)生記錄而對(duì)運(yùn)作沒(méi)有潛在或?qū)嶋H效果的程序（從未分析、反饋到運(yùn)作體系中去的記錄）多用流程圖及表單，少用文字?jǐn)⑹隹紤]指令、說(shuō)明及記錄表單合一文件復(fù)雜的程度依員工素質(zhì)、培訓(xùn)效果、員工的流動(dòng)性、使用文件的人數(shù)等原因而定由同一職位執(zhí)行不同性質(zhì)的工作可整合在一起溝通！溝通！41如何簡(jiǎn)化、整合文件體系避免多層次的結(jié)構(gòu)（可以在一階文件中說(shuō)明

反饋，是溝通中，信息接收者向信息發(fā)出者作出回應(yīng)予以確認(rèn)的行為。42反饋，是溝通中，信息接收者向信息發(fā)出者管理體系文件編寫(xiě)指引43管理體系文件1目錄1.ISO9000質(zhì)量體系文件1.1概念1.2質(zhì)量體系文件的價(jià)值1.3質(zhì)量體系文件的作用1.4質(zhì)量體系文件的結(jié)構(gòu)1.5質(zhì)量體系文件的要求2.文件格式的基本要求3.編寫(xiě)技巧3.1內(nèi)容框架的確定3.2流程圖3.3事項(xiàng)描述六要素4.舉例4.1質(zhì)量手冊(cè)4.2質(zhì)量體系程序4.3作業(yè)指導(dǎo)書(shū)或工作規(guī)范5.練習(xí)44目錄1.ISO9000質(zhì)量體系文件3.1內(nèi)容框4531.4體系文件的結(jié)構(gòu)管理手冊(cè)程序文件工作文件或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)質(zhì)量記錄描述質(zhì)量體系總體結(jié)構(gòu)和要求的綱領(lǐng)性文件規(guī)定活動(dòng)或過(guò)程的目的、要求、方法的文件規(guī)定某項(xiàng)具體工作的方法、要求和標(biāo)準(zhǔn)的文件證明質(zhì)量體系有效運(yùn)行和作為質(zhì)量體系改進(jìn)分析依據(jù)的特殊文件（一階）（二階）（三階）（四階）461.4體系文件的結(jié)構(gòu)管理手冊(cè)程序文件工作文件或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)質(zhì)量文件類(lèi)別區(qū)分管理手冊(cè)(一階文件):敘述公司管理政策之文件如質(zhì)量手冊(cè)，環(huán)境手冊(cè);作業(yè)程序文件（二階文件）：與管理手冊(cè)體系相關(guān)之所需程序文件；支持文件(三階文件):作業(yè)指導(dǎo)書(shū),檢驗(yàn)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)書(shū);工程文件:BOM,ECN,PCB圖,電路圖,線材圖,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖,模具圖等;記錄(四階文件):所使用之各類(lèi)記錄,質(zhì)量記錄,圖表等;47文件類(lèi)別區(qū)分管理手冊(cè)(一階文件):敘述公司管理政策之文件如文件的制訂、簽核文件類(lèi)別分類(lèi)代碼制訂審核批準(zhǔn)（質(zhì)量/環(huán)境）手冊(cè)（Q/E/R）M管理者代表管理者代表總經(jīng)理程序文件（Q/E/R）P各部門(mén)主管管理者代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等（Q/E/R）WI相關(guān)人員部門(mén)主管管理者代表記錄表單QF/EF/RF相關(guān)人員部門(mén)主管管理者代表行政管理文件PM部門(mén)主管管理者代表總經(jīng)理工程技術(shù)文件WI/SOP相關(guān)人員項(xiàng)目工程師技術(shù)主管48文件的制訂、簽核文件類(lèi)別分類(lèi)代碼制訂審核批準(zhǔn)（質(zhì)量/環(huán)境）手文件編號(hào)原則:一階文件編號(hào)系統(tǒng)QM--01流水號(hào)

文件屬性(Q：表示質(zhì)量管理R:表示危害物質(zhì)過(guò)程管理；E:表示環(huán)境管理；M:表示手冊(cè)/綱領(lǐng)性文件。)QM01流水號(hào)49文件編號(hào)原則:一階文件編號(hào)系統(tǒng)QM01流水號(hào)7文件編號(hào)原則:50文件編號(hào)原則:8文件編號(hào)原則:51文件編號(hào)原則:9制工部SOP編號(hào)系統(tǒng)（文件屬性+工序+產(chǎn)品類(lèi)型+版本+頁(yè)碼+流水號(hào)）52制工部SOP編號(hào)系統(tǒng)（文件屬性+工序+產(chǎn)品類(lèi)型+版本+頁(yè)碼+記錄表單編號(hào)原則:53記錄表單編號(hào)原則:11部門(mén)代號(hào)54部門(mén)代號(hào)121.2質(zhì)量體系文件的價(jià)值在體系中，編制和使用文件是具有動(dòng)態(tài)的高增值的活動(dòng)551.2質(zhì)量體系文件的價(jià)值在體系中，編制和使用文件是具有動(dòng)態(tài)1.5體系文件的發(fā)行要求文件編制者必須向文件控制中心索取文件編號(hào)和版本號(hào)。編制者依照現(xiàn)有文件的格式編制文件，如現(xiàn)有格式不適用，可用其他格式，但文件應(yīng)有文件名稱(chēng)、編號(hào)、版本、頁(yè)碼及生效日期等

文控中心收到經(jīng)批準(zhǔn)的文件需進(jìn)行另存歸檔。所有以上文件必需經(jīng)文控中心登記且建立健全《文件一覽表》。擬發(fā)行的文件由文控中心在每頁(yè)文件的適當(dāng)位置蓋“受控文件”章，按擬好《文件管制總覽表》中要求的發(fā)行部門(mén)進(jìn)行點(diǎn)擊發(fā)行。使用其他格式必需得到管理者代表批準(zhǔn)561.5體系文件的發(fā)行要求文件編制者必須向文件控制中心索取文件1.5體系文件的發(fā)行要求體系管理文件由文控中心將各部門(mén)經(jīng)審批合格的文件打印一份,按照文件的審批流程要求各部門(mén)進(jìn)行手工簽核(工程技術(shù)文件不在此范圍)。文控中心在對(duì)其進(jìn)行歸檔管理時(shí)，應(yīng)在每頁(yè)正本文件背面的適當(dāng)位置蓋“正本文件”章。此正本文件由文控中心保存.文件副本用電子檔發(fā)行，文控中心保存一份紙質(zhì)正本文件。571.5體系文件的發(fā)行要求文件副本用電子檔發(fā)行，文控中心保存一1.5體系文件的修訂體系管理文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí),各單位提出修訂及廢止之意見(jiàn)且提交《文件修訂/廢止申請(qǐng)單》,經(jīng)部門(mén)主管簽核后,交原制定部門(mén)主管審核.經(jīng)同意后再交管理者代表核準(zhǔn)，由文控中心將可編制的電子文件發(fā)給文件修訂申請(qǐng)人進(jìn)行修訂；體系管理文件廢止經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后,由文控中心且將原文件由服務(wù)器上作撤回另存入文件作廢文件夾中.且建立健全《作廢文件一覽表》581.5體系文件的修訂體系管理文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí)1.5體系文件的修訂要求記錄(四階文件)的變更由現(xiàn)行單位填寫(xiě)《文件修訂/廢止申請(qǐng)單》，經(jīng)單位主管審核，管理代表核準(zhǔn)后交由資訊部做統(tǒng)一更新動(dòng)作，另外，記錄變更后，表格樣式需經(jīng)文控中心確認(rèn)方可執(zhí)行

為確保各單位使用之文件為最新版本,文控中心應(yīng)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中建立一份《文件一覽表》，當(dāng)有制、修、廢時(shí)，均須更新《文件一覽表》之相關(guān)內(nèi)容。文件首次發(fā)行版本為1.0,首次變更為1.1,第二次為1.2……一直編至1.9,后為2.0,再至2.1,以此類(lèi)推.

591.5體系文件的修訂要求記錄(四階文件)的變更由現(xiàn)行單位填寫(xiě)1.5體系文件的修訂體系管理文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí),各單位提出修訂及廢止之意見(jiàn)時(shí)，如出現(xiàn)跨多部門(mén)的職責(zé)與流程變更時(shí)，需由管理者代表主導(dǎo)完成相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。最后由總經(jīng)理核準(zhǔn)。記錄(四階文件)的變更時(shí)，如出現(xiàn)多個(gè)部門(mén)在使用同一份表格時(shí)，則需由管理者代表主導(dǎo)完成相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。且征求相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，如沒(méi)有異議由管理代表核準(zhǔn)《文件修訂/廢止申請(qǐng)單》，交由資訊部做統(tǒng)一更新動(dòng)作。601.5體系文件的修訂體系管理文件(一至三階)需要修訂或廢止時(shí)1.5體系文件的要求A.簡(jiǎn)潔、易懂B.實(shí)際工作中能完全做到C.既符合標(biāo)準(zhǔn)，也不違背組織現(xiàn)實(shí)D.及時(shí)更改文件的不符合注意：“任何時(shí)間、任何部門(mén)都適用”是不可求的611.5體系文件的要求注意：“任何時(shí)間、任何部門(mén)都適用”是不可2.文件格式的基本要求文件編號(hào)A.統(tǒng)一原則B.簡(jiǎn)潔C.易懂、易記D.數(shù)字與英文字母有機(jī)結(jié)合E.易于標(biāo)準(zhǔn)化622.文件格式的基本要求文件編號(hào)202.文件格式的基本要求版次A.單頁(yè)文件及多頁(yè)文件的區(qū)別B.總版本及修訂本C.數(shù)字與英文字母有機(jī)結(jié)合

632.文件格式的基本要求版次212.文件格式的基本要求頁(yè)碼總頁(yè)碼與分頁(yè)碼生效日期及截止日期

642.文件格式的基本要求頁(yè)碼222.文件格式的基本要求章節(jié)區(qū)分及編號(hào)(以程序文件為例)1.目的2.范圍3.職責(zé)4.定義4.1(小標(biāo)題)4.1.1(次小標(biāo)題)4.2……4.3……5.工作內(nèi)容5.1流程圖5.25.2.15.2.25.2.2.1……5.3……6.相關(guān)文件6.1……7.附件7.1……652.文件格式的基本要求章節(jié)區(qū)分及編號(hào)(以程序文件為例)13.編寫(xiě)技巧3.1內(nèi)容框架的確立A.本文件的編寫(xiě)目的或功能B.本文件控制的活動(dòng)(包括人、事、物)C.列出具體的內(nèi)容條目D.有先后工作順序的，需流程圖E.文字描述工作內(nèi)容663.編寫(xiě)技巧3.1內(nèi)容框架的確立243.2流程圖3.2.1流程圖符號(hào)表示事項(xiàng)或活動(dòng)的起始及結(jié)束OK/NGYES/NO表示事項(xiàng)或活動(dòng)之中間步驟表示決定性過(guò)程(如:審批、判斷、檢驗(yàn)等等)表示事項(xiàng)進(jìn)行方向合格/不合格；通過(guò)/不通過(guò)是/不是例：簡(jiǎn)單組合OKNG673.2流程圖3.2.1流程圖符號(hào)表示事項(xiàng)或活動(dòng)的起始及結(jié)束3.2.2流程圖的配合要求職責(zé):確定各步驟擔(dān)當(dāng)?shù)牟块T(mén)或個(gè)人文件/表格:進(jìn)行某項(xiàng)工作步驟時(shí)依據(jù)的文件制度和需填寫(xiě)的記錄683.2.2流程圖的配合要求職責(zé):確定各步驟擔(dān)當(dāng)?shù)牟块T(mén)例:《客戶(hù)投訴管理程序》客戶(hù)投訴接收登記備案處理分類(lèi)處理實(shí)施結(jié)果確認(rèn)結(jié)果反饋記錄歸檔流程職責(zé)文件/表格主管人員主管人員授權(quán)人員授權(quán)人員責(zé)任部門(mén)/人主管人員主管人員解釋OKOKNGNGOKNG信函、電話、傳真、面談等《客戶(hù)投訴記錄表》相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及文件《糾正預(yù)防措施報(bào)告》《糾正預(yù)防措施報(bào)告》《客戶(hù)投訴記錄表》客戶(hù)檔案69例:《客戶(hù)投訴管理程序》客戶(hù)投訴接收登記備案處理分類(lèi)處理實(shí)施4.2.1章節(jié)要求(見(jiàn)2.6)序號(hào)項(xiàng)目說(shuō)明1目的本文件的制訂目的或功能2范圍本文件適用范圍，如人、事、物3定義說(shuō)明本文中的特別用詞、代碼等4職責(zé)本文中各項(xiàng)具體工作的職權(quán)劃分5工作內(nèi)容具體的流程及文字說(shuō)明5.1流程圖圖解方式說(shuō)明流程6參考文件本文件中引用的文件制訂本文件參考的文件包括內(nèi)部的和外部的7附件標(biāo)識(shí)式樣關(guān)系圖表格格式其他圖表704.2.1章節(jié)要求(見(jiàn)2.6)序號(hào)項(xiàng)目說(shuō)明14.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第一步：確定目的通過(guò)對(duì)本組織所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的人員實(shí)施必要的培訓(xùn)，使其掌握相應(yīng)崗位的工作技能和質(zhì)量意識(shí)，確保員工素質(zhì)滿足質(zhì)量體系的要求。714.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第一步：確定目的通過(guò)對(duì)本組4.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第二步：確定范圍本組織所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的員工的培訓(xùn)724.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第二步：確定范圍本組織所有4.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第三步：列出具體的內(nèi)容條目人員：所有人員培訓(xùn)事項(xiàng)：A.入職培訓(xùn)B.在職培訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)調(diào)崗培訓(xùn)提升培訓(xùn)其他注:以上培訓(xùn)事項(xiàng)分類(lèi)編寫(xiě)734.2.2《培訓(xùn)管理程序》演練第三步：列出具體的內(nèi)容條目第四步：流程圖A.入職培訓(xùn)流程新員工入職培訓(xùn)考核轉(zhuǎn)正辭退OKNG流程職責(zé)文件/表格人事《員工招聘程序》“入職登記表”人事+各部門(mén)《員工培訓(xùn)大綱》“培訓(xùn)簽到表”人事+各部門(mén)《新員工考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》總經(jīng)理“員工考核表”74第四步：流程圖A.入職培訓(xùn)流程新員工入職培訓(xùn)考核轉(zhuǎn)正辭B.在職培訓(xùn)流程流程職責(zé)文件/表格培訓(xùn)需求申請(qǐng)審批資料保存退件OKNG各部門(mén)《員工培訓(xùn)大綱》實(shí)施考核各部門(mén)“培訓(xùn)申請(qǐng)表”內(nèi)訓(xùn)：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)“培訓(xùn)申請(qǐng)表”外訓(xùn)：人事、總經(jīng)理預(yù)定部門(mén)/人員“培訓(xùn)簽到表”/授課資料NG外訓(xùn)內(nèi)訓(xùn)OK授課部門(mén)/人員“培訓(xùn)簽到表”/培訓(xùn)證明人事“員工培訓(xùn)履歷”/檔案75B.在職培訓(xùn)流程流程職責(zé)文件/表格培訓(xùn)需求申請(qǐng)審批第五步：文字描述工作內(nèi)容5.工作內(nèi)容：5.1流程圖（見(jiàn)前兩頁(yè)）5.2各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)所屬各崗5.3員工入職培訓(xùn)5.3.1人事部依據(jù)《員工招聘程序》實(shí)施新員工的招聘，入聘新員工填寫(xiě)“入職登記表”（附件一），轉(zhuǎn)入一個(gè)月試用期。5.3.2人事部在其入職第二周內(nèi)安排入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括：5.3.2.1組織概況介紹---由人事部負(fù)責(zé)A）本組織質(zhì)量方針、目標(biāo)及企業(yè)文化B）本組織發(fā)展歷程及目前狀況C）本組織機(jī)構(gòu)入主要領(lǐng)導(dǎo)成員D）規(guī)章制度5.3.2.2工作規(guī)范及質(zhì)量意識(shí)教育---由用人部門(mén)負(fù)責(zé)按《員工培訓(xùn)大綱》的要求，對(duì)新員工培訓(xùn)。5.3.3以上培訓(xùn)需填寫(xiě)“培訓(xùn)簽到表”（附件二），結(jié)束后由授課人對(duì)學(xué)員進(jìn)行卷面考試，合格后進(jìn)行綜合考核。5.3.4試用期滿，人事部開(kāi)出“員工考核表”（附件三），并會(huì)同用人部門(mén)依《新員工考核標(biāo)準(zhǔn)》實(shí)施新員工轉(zhuǎn)正考核。5.3.5考核不合格的新員工由人事部通知離職?？己撕细竦模扇耸虏控?fù)責(zé)登記員工花名冊(cè)及其他個(gè)人檔案的建立和修訂。5.4在職培訓(xùn)（略）76第五步：文字描述工作內(nèi)容5.工作內(nèi)容：5.3.2.2工作規(guī)第六步