文書檔案整理課件

文書檔案整理蕪湖市檔案局文書檔案整理1文書檔案整理工作

一、定義

文書檔案整理，將機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和社會組織在公務(wù)活動中形成，已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，按照一定的原則和要求，進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、確定保管期限、組卷（裝盒）、編目等，使之系統(tǒng)化、條理化的過程。是一項重要的基礎(chǔ)工作。文書檔案整理方法：傳統(tǒng)整理方法——以“卷”為管理單位

新的整理方法——以“件”為管理單位

文書檔案整理工作一、定義2二、制定標(biāo)準(zhǔn)

1、制定本單位文件材料保管期限表

按照國家檔案局1987年頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，結(jié)合本單位文件材料形成的特點、重要程度以及在未來工作中所起的作用不同，制定本單位的文件材料保管期限表，將需歸檔保存的文件材料劃分為“永久”、“長期”、“短期”三類保管期限。

實際操作中,檔案保管期限的制定一般也分成三類情況：一是對本單位制發(fā)和外單位針對本單位工作制發(fā)的文件材料就高劃定；二是直屬上級部門制發(fā)的文件；三是外單位制發(fā)的本單位要長期貫徹執(zhí)行的文件。

2、制定本單位文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍

按照國家檔案局1987年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》標(biāo)準(zhǔn)，將本單位所形成的文件材料劃分歸檔范圍和不歸檔范圍。

3、做好本單位分類大綱編制工作

根據(jù)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置及文件形成的特征，按照復(fù)式分類要求，選擇制定本單位的文書檔案的分類方案。

以上標(biāo)準(zhǔn)一旦確定后，就不宜隨便更改，它是保證本單位檔案案卷質(zhì)量的前提，不可馬虎。二、制定標(biāo)準(zhǔn)

1、制定本單位文件材料保管期限表3傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

文書檔案按“卷”整理流程：

1、收集2、分類3、組卷4、檢查調(diào)整卷內(nèi)文件5、排列卷內(nèi)文件6、卷內(nèi)文件編號7、編制卷內(nèi)文件目錄8、擬寫案卷標(biāo)題9、填寫案卷封面10、裝訂案卷11、填寫卷內(nèi)備考表12、案卷排列13、編制檔號14、編制案卷目錄15、裝盒傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位文書檔案按“卷”整理流4一、收

集

（一）文件的收集工作

按照國家有關(guān)規(guī)定，對國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人從事公務(wù)活動所形成的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料進(jìn)行收集的過程。

（二）收集的原則

齊全完整。它是保證本單位文書檔案齊全完整的一項十分重要工作，不僅要將全年中有發(fā)文編號文件收集齊全，還要加大對帳外文件材料的收集工作。如各類報表、部門總結(jié)、工作匯報、會議記錄等。收集重點一是本單位;二是直屬上級主管部門和直屬下級部門;三是外單位針對本單位工作制發(fā);四是外單位制發(fā)的本單位要長期貫徹執(zhí)行的文件。一、收集（一）文件的收集工作5二、分

類（一）年度分類法

將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分類。1、計劃、總結(jié)、報表、預(yù)算，一般放在針對的年度組卷。2、多年度的規(guī)劃、預(yù)算，放在針對的第一年組卷。3、跨年度或多年度的總結(jié)，放在針對的最后一年組卷。4、計劃與總結(jié)寫在一起的，根據(jù)文件內(nèi)容的主次來確定。如主要是總結(jié)就歸入總結(jié)的針對年組卷。主要是計劃就歸入計劃的針對年組卷。5、跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年組卷。6、跨年度的會議文件，放在會議開幕的年度組卷。7、法規(guī)性文件，放在公布或批準(zhǔn)的年度組卷。8、跨年度的非訴訟案件材料，放在結(jié)案的年度組卷。9、轉(zhuǎn)發(fā)文件或批轉(zhuǎn)文件，放在轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的年度組卷。

二、分類（一）年度分類法將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分6

（二）按機(jī)構(gòu)或問題分類

將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)（內(nèi)容所說明的問題）分類。

1、各類的次序可按本單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。

2、幾個機(jī)構(gòu)共同處理的文件一般以主辦機(jī)構(gòu)歸類。

3、臨時機(jī)構(gòu)文件歸類。

（三）按保管期限分類

按照本單位制定的文書檔案保管期限表，將文件劃分成“永久”、“長期”、“短期”。

在實際工作中，由于各單位文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來使用。目前普遍采用的分類方法有兩種：

1、年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法

2、保管期限-年度-問題分類法

在這個步驟的操作中，可結(jié)合開展對文件的鑒定工作，即對無保存價值的文件進(jìn)行剔除。（二）按機(jī)構(gòu)或問題分類

將文件按其形成或承辦7三、組

卷

（一）運用公文主要特征組卷

1、按問題特征組卷將反映同一事件、同一問題、同一項工作、同一人物的公文組合在一起。這是實際工作中使用最廣泛的方法。例：蕪湖市檔案局關(guān)于做好檔案安全工作的通知、報告。

2、按時間特征組卷按文件內(nèi)容針對同一時間或同屬于某一時期的公文組合在一起。例：蕪湖市檔案局1998年局辦公會會議記錄。

3、按責(zé)任者特征組卷將同一責(zé)任者所形成的若干份公文組合在一起。例：安徽省人事廳關(guān)于干部培訓(xùn)、職稱評定等工作的規(guī)定、通知。

4、按公文名稱特征組卷

將具有相同公文名稱的若干份文件組合在一起。例：蕪湖市經(jīng)貿(mào)委關(guān)于所屬企業(yè)改制情況的報告。三、組卷（一）運用公文主要特征組卷8

5、按通訊者組卷將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組成案卷。

6、按地區(qū)組卷將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷。

但在實際運用中，為使卷內(nèi)公文的聯(lián)系更加緊密，便于查閱和利用，往往采用幾種特征結(jié)合使用。例如：“中共蕪湖市委組織部關(guān)于1998年干部任免的通知”，就是將責(zé)任者、時間、問題和公文名稱四個特征結(jié)合使用。

5、按通訊者組卷9

（二）運用公文主要類型組卷

1、會議文件一般是一會一卷，會議文件較多的大型會議可一會數(shù)卷，問題相近的幾個小型會議可數(shù)會一卷。

2、案件材料主要指非訴訟案件材料。立卷時一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案數(shù)卷。

3、信訪材料可根據(jù)來信所反映的問題、信件作者信件處理形式等，結(jié)合文件的多少進(jìn)行組卷。

4、簡報、刊物可按簡報（情況反映、動態(tài)等）和刊物（報紙、書籍等）名稱分開，一期一卷或數(shù)期一卷。（二）運用公文主要類型組卷10（三）組卷的基本要求

1、不同機(jī)構(gòu)或問題的文件材料不能組合在一起。2、不同保管期限的文件材料不能組合在一起。3、密不可分的文件材料要組合在一起。如一個問題、一項工作、一次會議、一個案件形成的文件材料應(yīng)集中在一起，不能分散。

（三）組卷的基本要求11四、檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件1、檢查卷內(nèi)公文是否符合歸檔范圍要求。

2、檢查卷內(nèi)公文是否齊全、完整。

3、檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機(jī)聯(lián)系。

4、檢查卷內(nèi)公文的保存價值是否盡量做到了統(tǒng)一。

5、檢查卷內(nèi)公文紙張是否大小不一或有破損現(xiàn)象。6、檢查卷內(nèi)公文是否有字跡褪色和“三筆”現(xiàn)象。7、檢查中發(fā)現(xiàn)分類或保管期限不準(zhǔn)、組卷不合理等問題應(yīng)及時調(diào)整，發(fā)現(xiàn)重份文件要剔除。四、檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件1、檢查卷內(nèi)公文是否符合歸12五、卷內(nèi)文件的排列

(一)

對于單份文件，其排列順序分兩種情況：

1、本單位收文的排列順序一般為：

（1）文件處理單/擬辦單/簽批條

（2）正本。

2、本單位發(fā)文的排列順序一般為：

（1）正文/轉(zhuǎn)發(fā)文

（2）附件/被轉(zhuǎn)發(fā)文

（3）發(fā)文稿紙

（4）定稿/重要文件歷次修改稿。五、卷內(nèi)文件的排列13

(二)對于多份文件，其排列順序如下

1、卷內(nèi)文件作者、問題單一的，按時間順序排列。2、卷內(nèi)文件兩個以上作者、問題單一的，按作者—時間順序排列。3、作者單一、兩個以上問題的，按問題—時間順序排列。

4、多問題、多作者的，按問題—作者—時間或作者—問題—時間順序排列。

14六、卷內(nèi)文件編號

為固定卷內(nèi)文件排列的位置，便于統(tǒng)計和保護(hù)文件，對每一卷檔案按已排定的順序依次用鉛筆對有文字圖表的頁面采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始編流水號，頁號的位置在文件的正面右上角，背面左上角。（卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號）。六、卷內(nèi)文件編號15七、編制卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄項目包括：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。編制要求如下：

1、順序號填寫卷內(nèi)每份公文排列順序的序號。一份公文一個順序號。

2、文號即公文發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。填寫時應(yīng)照抄實錄。

3、責(zé)任者即公文的制發(fā)機(jī)關(guān)或署名者。填寫時應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。

4、題名即公文標(biāo)題。一般照抄實錄。規(guī)范性標(biāo)題應(yīng)體現(xiàn)文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種三要素，若公文標(biāo)題過于復(fù)雜，可縮寫，沒有標(biāo)題或標(biāo)題過于簡單不能反映公文內(nèi)容時，可重擬題名，并加“[]”，文件中涉及本單位人名輸入電子目錄時需全部錄入。

5、日期公文的形成時間。填寫時以八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：20100506。沒有日期的文件應(yīng)考證清楚后填寫。

6、頁號即卷內(nèi)公文所在頁號。填寫時除卷內(nèi)最后一份公文需填寫起止頁號外，其余公文只填寫首頁頁號。

7、備注留待對卷內(nèi)公文變化時作說明之用。七、編制卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄項目16卷內(nèi)文件目錄樣表

卷內(nèi)文件目錄樣表17八、擬寫案卷標(biāo)題

案卷標(biāo)題，即案卷題名，用以概括和揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，為查找利用提供線索，也是案卷封面和案卷目錄中最主要的項目。擬寫時符合案卷題名結(jié)構(gòu)“三要素”要求，即：責(zé)任者——問題——名稱（文種)。

1、責(zé)任者應(yīng)寫全稱,以印章為準(zhǔn)或通用簡稱，通用簡稱應(yīng)具備唯一性。聯(lián)合發(fā)文時如責(zé)任者過多,則選2-3個主要責(zé)任者，后加“等”字。立檔單位是責(zé)任者必須抄錄。

2、

問題應(yīng)簡明扼要、用詞規(guī)范，不能目錄式堆砌或全面羅列，不能漏掉主要內(nèi)容，總字?jǐn)?shù)控制在50個漢字以內(nèi)。

3、文種也應(yīng)概括在三個以內(nèi)，如：“計劃、意見、要點”等，只標(biāo)明“計劃”即可。八、擬寫案卷標(biāo)題18九、填寫案卷封面

案卷封面的項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號、檔號。一律用碳素或藍(lán)黑墨水筆書寫，也可用計算機(jī)打印，要求字跡工整、清晰、醒目。九、填寫案卷封面案卷封面的項目包括：全宗名19案卷封面填寫示例

案卷封面填寫示例20十、裝訂案卷

采用三孔一線的方式進(jìn)行左側(cè)裝訂,三孔必須在一條直線上，裝訂要牢固結(jié)實、整齊美觀。裝訂前先要去除文件中易銹蝕的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針等），對破損文件要進(jìn)行修補(bǔ)（不能使用膠條等塑料、化學(xué)品），對沒有裝訂線的文件要另用紙加寬，對超大紙張的文件應(yīng)進(jìn)行切齊或折疊，切齊文件時要注意不要把文件邊上的批示切掉。十、裝訂案卷21十一、填寫備考表備考表放在案卷最后，用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。其填寫要求如下：

1、卷內(nèi)情況說明：主要填寫卷內(nèi)公文缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

2、立卷人：完成立卷后，由立卷者簽名。

3、檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。4、日期：案卷整理完成年月日。十一、填寫備考表22十二、案卷排列

（一）采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限分類法

先將案卷按年度先后排列,然后在每個年度下再按機(jī)構(gòu)（問題）排列,最后在每個機(jī)構(gòu)（問題）內(nèi)按保管期限排列。

（二）采用保管期限-年度-問題分類法（推薦）

先將案卷按保管期限永久、長期、短期區(qū)分開，然后在同一種保管期限內(nèi)按年度先后排列，最后在同一年度內(nèi)按問題排列。按問題排列是結(jié)合重要程度或相互聯(lián)系排列。在按機(jī)構(gòu)排列時，一般是將黨政工團(tuán)等綜合性機(jī)構(gòu)的案卷排在前邊、業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)的案卷在后、行政后勤機(jī)構(gòu)的案卷排在最后；在排列同一機(jī)構(gòu)（問題）內(nèi)的案卷時，可采用兩種方法：一是按照案卷所反映問題的重要程度或相互聯(lián)系排列；二是按照案卷所反映的時間順序排列，案卷排列應(yīng)基本保持前后一致。十二、案卷排列23十三、編制檔號

檔號主要由全宗號、目錄號、案卷號、件（頁）號等要素組成。

1、全宗號是給每個立檔單位編制的代碼，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

2、目錄號

是指檔案類別和保管期限的代碼。由漢字、漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的一組代碼標(biāo)識。文書類檔案以“W01”、“W02”、“W03”分別表示永久、長期、短期三種。

3、案卷號案卷排列的順序號。同一保管期限內(nèi)的案卷按四位阿拉伯?dāng)?shù)字排大流水編號。

4、件號

案卷內(nèi)文件的順序號。按排列順序流水編號。

5、頁號

案卷內(nèi)文件每頁的順序號。按排列順序流水編號。十三、編制檔號24十四、編制案卷目錄

包括檔號、案卷標(biāo)題、起止日期、份數(shù)、頁數(shù)、期限、備注等項目。

1、分年度編制將全宗內(nèi)的文書檔案逐年按保管期限，即永久、長期和短期的順序編成一本案卷目錄，即每一年要形成一本目錄。這種方法條理清楚，便于當(dāng)年案卷的隨時補(bǔ)充和調(diào)整，但形成的目錄過多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。

2、混年度編制根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄，這種方法可減少目錄的數(shù)量，方便管理，一般適用于檔案年形成量不大的單位。但不便于插卷和案卷的隨時調(diào)整。案卷目錄編制好以后要加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊，并填寫案卷目錄封面的各個欄目。案卷目錄應(yīng)一式三份。檔案移交時，一份存單位檔案室，兩份隨檔案移交檔案館。十四、編制案卷目錄25

案卷目錄示例案卷目錄示例26

裝盒包括將案卷按順序裝入檔案盒，填寫備考表、放置卷內(nèi)文件目錄、編制盒脊項目等內(nèi)容。裝盒的要求：1、不同保管期限的案卷不應(yīng)放入同一檔案盒。2、同一保管期限內(nèi)的案卷按大流水號順序裝盒。3、每盒檔案不宜裝得過滿，要留有一定空間。

十五、裝

盒

裝盒包括將案卷按順序裝入檔案盒，填寫備考表、十五、裝27

0218

W01

2001

0001

0010永久蕪湖市檔案局檔案盒脊背示例：0218W0120010001永久蕪檔案盒脊28新的整理方法——以“件”為管理單位概述（一）《歸檔文件整理規(guī)則》制定的背景

隨著機(jī)關(guān)辦公自動化進(jìn)程的加快，計算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，傳統(tǒng)的文書立卷方法明顯暴露出繁瑣、復(fù)雜、效率低等弱點，影響檔案工作的發(fā)展，客觀上成為制約檔案事業(yè)發(fā)展“瓶頸”。因此，國家檔案局于2000年12月在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法和借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性基礎(chǔ)上，從“簡化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對歸檔文件材料整理的許多程序、環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整簡化。發(fā)布了我國檔案工作新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。此最根本的特點，就是對歸檔文件的整理，采用以“件”為單位，進(jìn)行文件級整理。它的適用范圍：只針對紙質(zhì)文書檔案的整理歸檔，暫不涉及科技、會計、聲像、照片等其它類型檔案的整理。

新的整理方法——以“件”為管理單位概述29

（二）歸檔文件的概念立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

（三）調(diào)整本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表

根據(jù)2006年12月，國家檔案局公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局第8號令），結(jié)合本單位文件形成的特點、重要程度以及在未來工作中所起的作用不同，調(diào)整本單位的文件材料的歸檔范圍和保管期限表，將原有的保管期限“永久”、“長期”、“短期”調(diào)整為“永久”、“定期（包括30年、10年）”。相對于老的規(guī)定，更明確，更具有操作性。

（四）歸檔文件整理流程

1、收集2、“件”的確定3、文件的修整4、裝訂5、分類6、排列7、編號、蓋章8、編目9、裝盒10、排架11、檔案的移交。（二）歸檔文件的概念30一、收集

歸檔文件的收集工作指按照國家有關(guān)規(guī)定，對國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人從事公務(wù)活動所形成的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料進(jìn)行收集的過程。

收集原則

齊全完整。它是保證本單位文書檔案齊全完整的一項十分重要工作，不僅要將全年中有發(fā)文編號文件收集齊全，還要加大對帳外文件材料的收集工作。如各類報表、部門總結(jié)、工作匯報、會議記錄等。收集重點一是本單位，二是直屬上級主管部門和直屬下級部門，三是外單位針對本單位工作制發(fā)，四是外單位制發(fā)的本單位要長期貫徹執(zhí)行的文件。一、收集歸檔文件的收集工作指按照國家有關(guān)規(guī)定，對國31

二、“件”的確定

一般以每份文件為一件。但是，在實際工作中各單位形成的文件情況各不相同，具體操作時可以按以下標(biāo)準(zhǔn)來確定“件”：1、文件正本與定稿為一件重要文件須保留歷次修改稿的，正本與歷次稿可各為一件。2、正文與附件為一件3、正文與文件處理單為一件4、原件與復(fù)制件為一件，如：傳真件、圓珠筆書寫的文件以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔。5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件6、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件

7、來文與復(fù)文可為一件，如：請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函。8、不便拆開的整本會議記錄、介紹信存根可作為一件。9、成套的會議材料各為一件

10、未裝訂的式樣同一的表格作為一件二、“件”的確定

一般32三、文件修整

整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，對不符合要求的文件應(yīng)進(jìn)行修整。具體內(nèi)容如下：

（一）修裱

對破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。

（二）復(fù)制

對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制或字跡加固處理。

（三）去除易銹金屬物

除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時間長了生銹。

（四）大紙張折疊

歸檔文件盒只能容納A4規(guī)格的文件，所以大紙張要進(jìn)行折疊后才能裝入，折疊時盡量減少折數(shù)，文件頁數(shù)多的宜單張折疊，數(shù)量少的可一起折疊。

（五）傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔

盡管復(fù)制件本身在耐久性方面也存在問題，但強(qiáng)于傳真件字跡的耐久性。復(fù)印件應(yīng)單面復(fù)印，復(fù)印時墨粉濃度不要太深，以防粘連。三、文件修整整理歸檔文件所使用的書寫材料、33四、文件裝訂（一）歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂?！凹眱?nèi)排序：

1、正本在前，定稿在后；

2、正文在前，附件在后；

3、原件在前，復(fù)制件在后；

4、轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

5、復(fù)文在前，來文在后；

6、重要文件歷次修改稿都需存留的，定稿在前，歷次修改稿按時間順序依次在后；

7、不同文字的文本，中文本（漢文本）在前，外文本（少數(shù)民族）在后。

8、報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應(yīng)按照其原來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物。

9、訂本式的會議記錄，要拆除原來不符合規(guī)范的裝訂物，重新裝訂。四、文件裝訂（一）歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。“件”內(nèi)排序：34（二）裝訂要求

1、裝訂的文件要力求整齊、結(jié)實、美觀。2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左側(cè)、上側(cè)對齊。3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件左側(cè)、下側(cè)對齊。（二）裝訂要求35（三）裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機(jī)軋線或三孔一線。

2、粘接式：采用漿糊及膠水粘貼，成本較低。

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾

4、無酸紙封套：裝套。裝訂應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，降低成本、簡便易行（推薦第一種）（三）裝訂方式和用品：常用的有三種36五、歸檔文件的分類（一）分類方法包括年度分類法、機(jī)構(gòu)（問題）分類法、保管期限分類法。（二）復(fù)式分類法機(jī)關(guān)檔案室在實際工作中，歸檔文件數(shù)量較多，使用單一的分類方法較少，一般將幾種方法結(jié)合使用。如：

1、年度—機(jī)構(gòu)—保管期限

2、保管期限—年度—問題

3、年度—保管期限五、歸檔文件的分類（一）分類方法37

1、年度分類法根據(jù)形成和處理文件的年度對歸文件進(jìn)行的分類。采用年度分類法正確確定文件日期并歸入相應(yīng)年度，是決定分類質(zhì)量的關(guān)鍵。具體有以下幾種：（1）一份文件有多個時間特征，如：成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等均以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（2）計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等文件的歸檔時間皆以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（3）跨年度形成有密切關(guān)系的文件在辦結(jié)年度歸檔。（4）件內(nèi)稿本與文本日期不一致，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的時期為準(zhǔn)。（5）文件沒有標(biāo)注日期，應(yīng)考證清楚，按考證日期歸檔。（6）有專門年度按專門年度與自然年度合并歸檔，如：2015-2016學(xué)年度文件與2015年文件歸入同一類。1、年度分類法38

2、機(jī)構(gòu)分類法將歸檔文件按其形成或處理的部門劃分類別。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職責(zé)范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機(jī)關(guān)單位。

3、問題分類法按歸檔文件內(nèi)容劃分類別。適用內(nèi)部機(jī)構(gòu)較大，職責(zé)范圍不甚清楚，形成文件材料在內(nèi)容上常有交叉的機(jī)關(guān)單位。

此種分類的優(yōu)點：一是不會隨單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整而有較大變動，二是檔案進(jìn)館后便于查找，三是針對以件為單位歸檔時可減少出現(xiàn)很多小流水號，給統(tǒng)計工作帶來不便。分類一般以3至5個類目為宜，即大單位或是內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多的單位可分5個類目，小單位可以分3個類目。

4、保管期限分類法

將歸檔文件按照不同的保管期限分類的方法。2、機(jī)構(gòu)分類法39

5、復(fù)式分類法

（1）保管期限—年度—問題分類法（推薦）

將立檔單位同一全宗內(nèi)歸檔文件按劃定的保管期限分類，

同一保管期限內(nèi)的文件再按年度分類，同一年度內(nèi)再按問題分類。（例1）（2）年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法將立檔單位同一全宗內(nèi)歸檔文件按其形成的年度分類，同一年度內(nèi)的文件再按形成或承辦機(jī)構(gòu)分類，同一機(jī)構(gòu)內(nèi)的文件按劃定的保管期限分類（例2）（3）年度—保管期限分類法將立檔單位同一全宗內(nèi)歸檔文件按其形成的年度分類，同一年度內(nèi)的文件再按保管期限分類。（例3）

5、復(fù)式分類法40例1：

永久

：

2011年

黨群類行政類人事類業(yè)務(wù)類

30年：

2011年

黨群類行政類人事類業(yè)務(wù)類

10年：

2011年

黨群類行政類人事類業(yè)務(wù)類

例1：41例2：

2011年：辦公室…永久、30年、10年人事科…永久、30年、10年管理科…永久、30年、10年

……

2012年：辦公室…永久、30年、10年人事科…永久、30年、10年管理科…永久、30年、10年

……

2013年：……

例2：42例3：

2011年：永久、30年、10年

2012年：永久、30年、10年

2013年：永久、30年、10年

……

一個立檔單位內(nèi)的歸檔文件一般只采用一種分類方法。不管采取哪一種分類方法，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性，做到類別設(shè)置合理，各類之間界限清楚，歸類準(zhǔn)確，為今后向檔案館移交方便，建議采用：保管期限—年度—問題分類法。例3：43六、歸檔文件的排列

（一）件與件的排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間或重要程度排列。

1、事由原則

同一事由即有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起。“事由”可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程，如一次活動、一次會議、一項工程、一項業(yè)務(wù)。

2、排列方法

在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

（1）同一事由內(nèi)歸檔文件的排列

按文件形成時間的先后順序或文件的重要程度排列。

（2）不同事由間歸檔文件的排列

①按不同事由形成時間（即辦結(jié)時間）的先后順序排列。

②按事由的重要程度排列。

③按事由文件材料的責(zé)任者或承辦部門分別集中排列。

④按事由文件材料所反映的不同問題分別集中排列。

▲會議文件、統(tǒng)計報表、內(nèi)部刊物等成套性文件可集中排列。

六、歸檔文件的排列（一）件與件的排列歸檔文件應(yīng)在分類方44

（3）零散文件材料的排列可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在備考表中加以說明，而在實際整理工作應(yīng)盡量避免。

3、應(yīng)注意的問題

（1）不能直接按文件形成的時間或收、發(fā)文字號的順序排列

（2）“隨辦隨歸”的前提是“同一事由文件齊全完整”

（3）“事由”與“問題”的區(qū)別（二）每份文件內(nèi)不同稿本的排列按照文件審批單、正本、附件（被轉(zhuǎn)發(fā)文）、定稿、復(fù)制件的順序排列。

45七、歸檔文件的編號、蓋章

歸檔文件編號是將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章的位置一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置，盡量不要壓住文件字跡，也不要與指示文字或收文章等交叉。

歸檔章的內(nèi)容包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)（問題）、室編件號、館編件號6項，其中機(jī)構(gòu)（問題）為選擇項,其它為必填項。

七、歸檔文件的編號、蓋章46（一）歸檔章各個項目的具體填寫要求

1、全宗號綜合檔案館賦予立檔單位的代碼，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如：蕪湖市檔案局為“0218”。

2、年度指歸檔文件的形成年度。填寫時以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：2015年標(biāo)識為“2015”，不能簡寫為“15”。

3、保管期限

歸檔文件保管期限的全稱或標(biāo)識年限。填寫時分別為“永久、30年、10年”，不能寫成“永久、30、10”,更不能寫“1、2、3”。

4、室編件號歸檔文件的排列順序號，以機(jī)構(gòu)（問題）為單位，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。

5、館編件號在移交時根據(jù)檔案館規(guī)定編寫。

6、機(jī)構(gòu)或問題

按照分類方案中的類目名稱準(zhǔn)確填寫，如“辦公室”或“行政類”。（一）歸檔章各個項目的具體填寫要求47

（二）填寫歸檔章項目字跡要求使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料(碳素或藍(lán)黑）

（三）歸檔章格式其規(guī)格為長45mm，寬16mm，分為均勻的6格（如圖）。

（四）歸檔文件頁號的編制編制每件歸檔文件的頁碼。用鉛筆對有圖文的頁面采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始編流水號，位置在文件的正面右上角，背面左上角。

48八、歸檔文件的編目

《歸檔文件目錄》是由歸檔文件目錄、歸檔文件目錄封面兩部分構(gòu)成。

歸檔文件目錄,其內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)（問題）、件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、備注等。編目要以“件”為單位進(jìn)行，按照分類、排列的結(jié)果逐類、逐件編制目錄，在目錄中一件文件體現(xiàn)為一條條目，條目必須要與實體一一對應(yīng)，避免一些檔案成為死檔。

八、歸檔文件的編目《歸檔文件目錄》是由歸檔文件目錄、歸49

（一）歸檔文件目錄的填寫要求

1、件號填寫室編件號，向國家各級綜合檔案館移交的檔案須填寫?zhàn)^編件號。要與檔號章上的件號對應(yīng)。

2、責(zé)任者制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫時用全稱或規(guī)范化簡稱，不能用“本部”、“本局”、“本公司”。聯(lián)合發(fā)文出現(xiàn)多個責(zé)任者時，只寫2-3個單位后面加“等”字表示，立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。

3、文號文件的發(fā)文字號。一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成，填寫時應(yīng)據(jù)實抄錄。

5、日期文件的成文日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)“20130316”。文件中沒有日期的，應(yīng)進(jìn)行考證。6、頁數(shù)每份歸檔文件的總頁數(shù)。7、盒號歸檔文件整理裝盒后，在同一保管期限下按大流水號編制。8、備注注釋文件需說明的情況。（一）歸檔文件目錄的填寫要求504、題名文件標(biāo)題，填寫時據(jù)實抄錄。（1）規(guī)范性標(biāo)題應(yīng)體現(xiàn)文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種三要素，重要來往文件還應(yīng)體現(xiàn)受文者。（2）沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，應(yīng)自擬標(biāo)題并加[]號。如：蕪湖市檔案局通報，應(yīng)重擬標(biāo)題并抄錄為：蕪湖市檔案局[關(guān)于精神文明建設(shè)情況的]通報。（3）如果文件題名過長，應(yīng)簡明扼要地擬寫題名，將總字?jǐn)?shù)控制在50個漢字以內(nèi)。但要體現(xiàn)文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種三要素。（4）成套文件在編目時要在每一份文件標(biāo)題中將文件成套性特征標(biāo)注清楚。（5）總結(jié)、報表、統(tǒng)計表等文件，標(biāo)題中應(yīng)標(biāo)識年度。（6）文件中涉及人名，在輸入電子目錄時需全部錄入。4、題名文件標(biāo)題，填寫時據(jù)實抄錄。51

歸檔（盒內(nèi)）文件目錄樣表

機(jī)構(gòu)（問題）：辦公室

保管期限：30年

歸檔（盒內(nèi)）文件目錄52

（二）歸檔文件目錄用紙

采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，豎排打印后裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題）裝訂成若干本，這要根據(jù)單位年度歸檔的數(shù)量來定。合訂成一本的目錄中可用口取紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）。

（三）歸檔文件目錄封面設(shè)置包括全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項目。⑴全宗名稱：立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱；

⑵年度：文件形成年度；

⑶保管期限：填寫永久、30年、10年；

⑷機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)分類方案，填寫對應(yīng)歸檔文件的類目。如：辦公室（黨群類）（二）歸檔文件目錄用紙53歸檔文件目錄封面（樣本）歸檔文件目錄封面（樣本）54九、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，放置盒內(nèi)文件目錄、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內(nèi)容。（一）裝盒的要求

1、歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按件號的先后順序裝入檔案盒，每一盒的厚度應(yīng)松緊適度，不能過滿；2、不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；

2、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；

3、分機(jī)構(gòu)（問題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。九、歸檔文件的裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔55（二）檔案盒樣式及規(guī)格

檔案盒應(yīng)采用無酸紙。規(guī)格為310mm×220mm（長×寬）盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。如:（二）檔案盒樣式及規(guī)格檔案盒應(yīng)采用無酸紙。規(guī)格為356

（三）檔案盒盒脊填寫要求

檔案盒脊背應(yīng)標(biāo)注全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等項目。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號。盒號即檔案盒的排列順序號，按同一保管期限內(nèi)大流水號編制。

檔案盒盒脊項目應(yīng)逐項填寫清楚，檔案室可根據(jù)是否移交進(jìn)館的需要采用打印粘貼、蓋章等方式編制。

（三）檔案盒盒脊填寫要求

檔案盒脊背應(yīng)57檔案盒盒脊

0218

2008

永久

黨群1

28

1蕪湖市檔案局蓋印檔案盒封面盒脊式樣檔案盒盒脊02182008永久58（四）備考表

（四）備考表59九、排

架檔案按分類方案排架。如：年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架,也可將歷年檔案統(tǒng)一按保管期限分別排架。九、排架檔案按分類方案排架。60十、檔案的移交

（一）機(jī)關(guān)各科室向本單位檔案部門移交

機(jī)關(guān)各科室一般應(yīng)在次年6月底前向本單位檔案部門移交已整理歸檔的案卷或歸檔文件，機(jī)關(guān)檔案部門工作人員核對無誤后雙方辦理移交手續(xù)。一些專門文件或個別業(yè)務(wù)單位、駐地分散的單位可另行規(guī)定切合實際的歸檔時間。

（二）機(jī)關(guān)單位定期向市級檔案館移交

1、各移交單位與市檔案館工作人員對所移交的檔案進(jìn)行嚴(yán)格清點檢查。當(dāng)面清點核對移交檔案數(shù)量是否與移交目錄一致，檢查其質(zhì)量是否符合向市檔案館移交的標(biāo)準(zhǔn)要求。對不符合要求者，要求其重新整理。

2、清點核對準(zhǔn)確無誤者，便可辦理移交登記手續(xù)。

十、檔案的移交（一）機(jī)關(guān)各科室向本單位檔案61（三）移交手續(xù)的辦理

1、檢索工具的移交。

卷內(nèi)文件目錄（歸檔文件目錄）一份，交檔案館保存。案卷目錄移交表（歸檔文件目錄移交表）一式三份、并逐一寫明移交總卷（件）數(shù)，移交人、接收人、交接時間等項目，經(jīng)雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，一份退回原單位保存，另兩份交檔案館保存。

2、交接文據(jù)一式兩份，經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人簽字、蓋章后各自保留一份。

說明：移交檔案的同時，各單位全宗介紹、組織沿革、大事記、分類方案、保管期限表等資料應(yīng)一并移交。文書檔案整理課件62案卷目錄移交表封面：

蕪湖市房地產(chǎn)管理局

1985－2001年度

0327

永久

W01案卷目錄移交表封面：蕪湖市房地產(chǎn)管理局1985－63案卷目錄移交表封底：

91

張XX

顧XX

陳XX

江XX2015824案卷目錄移交表封底：91張XX顧XX64歸檔文件目錄移交表：歸檔文件目錄移交表：65

檔案交接文據(jù)示例檔案交接文據(jù)示例66電子目錄著錄一、案卷目錄二、卷內(nèi)目錄三、歸檔文件目錄電子目錄著錄一、案卷目錄67著錄項：全宗號、分類號、案卷號、檔號、題名、起始日期、終止日期、編制單位、總件數(shù)、總頁數(shù)、保管期限、備注其中必填項：全宗號、檔號、題名、起始日期、終止日期、編制單位、總件數(shù)、總頁數(shù)、保管期限案卷目錄著錄項：全宗號、分類號、案卷號、檔號、題名、起始日期、終止日68案卷著錄項格式全宗號：4位。首位為0無法輸入4位的，可在數(shù)字前加'（半角單引號），如0124，輸入'0124。分類號：文書檔案永久(W01)、長期（W02）；

專業(yè)檔案自行定義，字母采用大寫 。案卷號：4位，不足部分用0補(bǔ)齊，比如124寫作0124，輸入方式同全宗號。檔號：格式為“全宗號-目錄號-案件號”，如：0001-W01-0124。題名：文本，不得超過50個漢字。

案卷著錄項格式全宗號：4位。首位為0無法輸入4位的，可在數(shù)字69案卷著錄項格式起始日期、終止日期：8位日期，如19820528；不足八位的以0補(bǔ)齊，如19820000。編制單位：單位全稱或規(guī)范簡稱?？偧?shù)：阿拉伯?dāng)?shù)字，如20?？傢摂?shù)：阿拉伯?dāng)?shù)字，如15。保管期限：永久、長期。備注：其他要說明的事項。案卷著錄項格式起始日期、終止日期：8位日期，如198205270卷內(nèi)目錄著錄項：全宗號、分類號、案卷號、檔號、順序號、文件編號、題名、責(zé)任者、形成日期、保管期限、密級、頁數(shù)、頁號、備注其中必填項：全宗號、檔號、順序號、題名、形成日期、保管期限、頁數(shù)卷內(nèi)目錄著錄項：全宗號、分類號、案卷號、檔號、順序號、文件編71卷內(nèi)著錄項格式全宗號、分類號、案卷號、檔號、題名、保管期限、備注：要求與案卷目錄相同。順序號：卷內(nèi)順序號，格式為數(shù)字，如：5文號：文本，不得使用半角小括號“()”。責(zé)任者：簡稱或規(guī)范簡稱，要求字?jǐn)?shù)不超過127字；除主辦單位和本單位以外發(fā)文單位可以用“等”替代形成日期：8位日期，如19911202,19810000。密級：絕密、機(jī)密、秘密或空。相關(guān)人員：文件中本單位或本系統(tǒng)相關(guān)人員名單，如已在題名中可省略卷內(nèi)著錄項格式全宗號、分類號、案卷號、檔號、題名、保管期限、72歸檔文件目錄著錄項：全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問題、盒號、室編件號、責(zé)任者、文號、題名、形成日期、頁數(shù)、開放標(biāo)志其中必填項：全宗號、年度、保管期限、室編件號、責(zé)任者、題名、形成日期、頁數(shù)、開放標(biāo)志歸檔文件目錄著錄項：全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問題、盒號、73歸檔文件著錄項格式全宗號、文號、題名、保管期限、形成日期、頁數(shù)、相關(guān)人員、備注：要求與案卷目錄相同。年度：4位，如2005。機(jī)構(gòu)問題：機(jī)構(gòu)分類、問題分類、或空盒號：數(shù)字，如5。室編件號：數(shù)字，如357。密級：密級或“主動公開”、“依申請公開”、“不公開”。歸檔文件著錄項格式全宗號、文號、題名、保管期限、形成日期、頁74特別注意事項不能使用半角符號：逗號（,）、分號（;）、單引號（'）、雙引號（"）、小括號（左(、右)）、問號(?)、百分號（%）、星號（*）?？梢允褂孟鄳?yīng)的全角標(biāo)點符號代替，建議錄入目錄的時候保持漢字輸入法。為什么不能用：和系統(tǒng)內(nèi)部操作符沖突，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入系統(tǒng)，就像文件名不能包含“?”、“*”等符號是一個道理。特別注意事項不能使用半角符號：逗號（,）、分號（;）、單引號75電子目錄文件文件格式：xls（excel）、xlsx（excel）、et（wps表格）、dbf等格式化表格文件。不要采用doc等文本文件。卷內(nèi)目錄可以根據(jù)保管期限分成兩張表，案卷目錄、歸檔文件目錄數(shù)據(jù)盡量在一張表。表格內(nèi)部不得有合并單元格。電子目錄文件76聯(lián)系QQ

徐陵1149347353

徐玲芝310452315

劉小東11565451聯(lián)系QQ

徐陵1149347353

徐玲芝77文書檔案整理蕪湖市檔案局文書檔案整理78文書檔案整理工作

一、定義

文書檔案整理，將機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和社會組織在公務(wù)活動中形成，已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，按照一定的原則和要求，進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、確定保管期限、組卷（裝盒）、編目等，使之系統(tǒng)化、條理化的過程。是一項重要的基礎(chǔ)工作。文書檔案整理方法：傳統(tǒng)整理方法——以“卷”為管理單位

新的整理方法——以“件”為管理單位

文書檔案整理工作一、定義79二、制定標(biāo)準(zhǔn)

1、制定本單位文件材料保管期限表

按照國家檔案局1987年頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，結(jié)合本單位文件材料形成的特點、重要程度以及在未來工作中所起的作用不同，制定本單位的文件材料保管期限表，將需歸檔保存的文件材料劃分為“永久”、“長期”、“短期”三類保管期限。

實際操作中,檔案保管期限的制定一般也分成三類情況：一是對本單位制發(fā)和外單位針對本單位工作制發(fā)的文件材料就高劃定；二是直屬上級部門制發(fā)的文件；三是外單位制發(fā)的本單位要長期貫徹執(zhí)行的文件。

2、制定本單位文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍

按照國家檔案局1987年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》標(biāo)準(zhǔn)，將本單位所形成的文件材料劃分歸檔范圍和不歸檔范圍。

3、做好本單位分類大綱編制工作

根據(jù)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置及文件形成的特征，按照復(fù)式分類要求，選擇制定本單位的文書檔案的分類方案。

以上標(biāo)準(zhǔn)一旦確定后，就不宜隨便更改，它是保證本單位檔案案卷質(zhì)量的前提，不可馬虎。二、制定標(biāo)準(zhǔn)

1、制定本單位文件材料保管期限表80傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位

文書檔案按“卷”整理流程：

1、收集2、分類3、組卷4、檢查調(diào)整卷內(nèi)文件5、排列卷內(nèi)文件6、卷內(nèi)文件編號7、編制卷內(nèi)文件目錄8、擬寫案卷標(biāo)題9、填寫案卷封面10、裝訂案卷11、填寫卷內(nèi)備考表12、案卷排列13、編制檔號14、編制案卷目錄15、裝盒傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位文書檔案按“卷”整理流81一、收

集

（一）文件的收集工作

按照國家有關(guān)規(guī)定，對國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人從事公務(wù)活動所形成的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料進(jìn)行收集的過程。

（二）收集的原則

齊全完整。它是保證本單位文書檔案齊全完整的一項十分重要工作，不僅要將全年中有發(fā)文編號文件收集齊全，還要加大對帳外文件材料的收集工作。如各類報表、部門總結(jié)、工作匯報、會議記錄等。收集重點一是本單位;二是直屬上級主管部門和直屬下級部門;三是外單位針對本單位工作制發(fā);四是外單位制發(fā)的本單位要長期貫徹執(zhí)行的文件。一、收集（一）文件的收集工作82二、分

類（一）年度分類法

將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分類。1、計劃、總結(jié)、報表、預(yù)算，一般放在針對的年度組卷。2、多年度的規(guī)劃、預(yù)算，放在針對的第一年組卷。3、跨年度或多年度的總結(jié)，放在針對的最后一年組卷。4、計劃與總結(jié)寫在一起的，根據(jù)文件內(nèi)容的主次來確定。如主要是總結(jié)就歸入總結(jié)的針對年組卷。主要是計劃就歸入計劃的針對年組卷。5、跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年組卷。6、跨年度的會議文件，放在會議開幕的年度組卷。7、法規(guī)性文件，放在公布或批準(zhǔn)的年度組卷。8、跨年度的非訴訟案件材料，放在結(jié)案的年度組卷。9、轉(zhuǎn)發(fā)文件或批轉(zhuǎn)文件，放在轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的年度組卷。

二、分類（一）年度分類法將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分83

（二）按機(jī)構(gòu)或問題分類

將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)（內(nèi)容所說明的問題）分類。

1、各類的次序可按本單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。

2、幾個機(jī)構(gòu)共同處理的文件一般以主辦機(jī)構(gòu)歸類。

3、臨時機(jī)構(gòu)文件歸類。

（三）按保管期限分類

按照本單位制定的文書檔案保管期限表，將文件劃分成“永久”、“長期”、“短期”。

在實際工作中，由于各單位文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來使用。目前普遍采用的分類方法有兩種：

1、年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法

2、保管期限-年度-問題分類法

在這個步驟的操作中，可結(jié)合開展對文件的鑒定工作，即對無保存價值的文件進(jìn)行剔除。（二）按機(jī)構(gòu)或問題分類

將文件按其形成或承辦84三、組

卷

（一）運用公文主要特征組卷

1、按問題特征組卷將反映同一事件、同一問題、同一項工作、同一人物的公文組合在一起。這是實際工作中使用最廣泛的方法。例：蕪湖市檔案局關(guān)于做好檔案安全工作的通知、報告。

2、按時間特征組卷按文件內(nèi)容針對同一時間或同屬于某一時期的公文組合在一起。例：蕪湖市檔案局1998年局辦公會會議記錄。

3、按責(zé)任者特征組卷將同一責(zé)任者所形成的若干份公文組合在一起。例：安徽省人事廳關(guān)于干部培訓(xùn)、職稱評定等工作的規(guī)定、通知。

4、按公文名稱特征組卷

將具有相同公文名稱的若干份文件組合在一起。例：蕪湖市經(jīng)貿(mào)委關(guān)于所屬企業(yè)改制情況的報告。三、組卷（一）運用公文主要特征組卷85

5、按通訊者組卷將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組成案卷。

6、按地區(qū)組卷將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷。

但在實際運用中，為使卷內(nèi)公文的聯(lián)系更加緊密，便于查閱和利用，往往采用幾種特征結(jié)合使用。例如：“中共蕪湖市委組織部關(guān)于1998年干部任免的通知”，就是將責(zé)任者、時間、問題和公文名稱四個特征結(jié)合使用。

5、按通訊者組卷86

（二）運用公文主要類型組卷

1、會議文件一般是一會一卷，會議文件較多的大型會議可一會數(shù)卷，問題相近的幾個小型會議可數(shù)會一卷。

2、案件材料主要指非訴訟案件材料。立卷時一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案數(shù)卷。

3、信訪材料可根據(jù)來信所反映的問題、信件作者信件處理形式等，結(jié)合文件的多少進(jìn)行組卷。

4、簡報、刊物可按簡報（情況反映、動態(tài)等）和刊物（報紙、書籍等）名稱分開，一期一卷或數(shù)期一卷。（二）運用公文主要類型組卷87（三）組卷的基本要求

1、不同機(jī)構(gòu)或問題的文件材料不能組合在一起。2、不同保管期限的文件材料不能組合在一起。3、密不可分的文件材料要組合在一起。如一個問題、一項工作、一次會議、一個案件形成的文件材料應(yīng)集中在一起，不能分散。

（三）組卷的基本要求88四、檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件1、檢查卷內(nèi)公文是否符合歸檔范圍要求。

2、檢查卷內(nèi)公文是否齊全、完整。

3、檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機(jī)聯(lián)系。

4、檢查卷內(nèi)公文的保存價值是否盡量做到了統(tǒng)一。

5、檢查卷內(nèi)公文紙張是否大小不一或有破損現(xiàn)象。6、檢查卷內(nèi)公文是否有字跡褪色和“三筆”現(xiàn)象。7、檢查中發(fā)現(xiàn)分類或保管期限不準(zhǔn)、組卷不合理等問題應(yīng)及時調(diào)整，發(fā)現(xiàn)重份文件要剔除。四、檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件1、檢查卷內(nèi)公文是否符合歸89五、卷內(nèi)文件的排列

(一)

對于單份文件，其排列順序分兩種情況：

1、本單位收文的排列順序一般為：

（1）文件處理單/擬辦單/簽批條

（2）正本。

2、本單位發(fā)文的排列順序一般為：

（1）正文/轉(zhuǎn)發(fā)文

（2）附件/被轉(zhuǎn)發(fā)文

（3）發(fā)文稿紙

（4）定稿/重要文件歷次修改稿。五、卷內(nèi)文件的排列90

(二)對于多份文件，其排列順序如下

1、卷內(nèi)文件作者、問題單一的，按時間順序排列。2、卷內(nèi)文件兩個以上作者、問題單一的，按作者—時間順序排列。3、作者單一、兩個以上問題的，按問題—時間順序排列。

4、多問題、多作者的，按問題—作者—時間或作者—問題—時間順序排列。

91六、卷內(nèi)文件編號

為固定卷內(nèi)文件排列的位置，便于統(tǒng)計和保護(hù)文件，對每一卷檔案按已排定的順序依次用鉛筆對有文字圖表的頁面采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始編流水號，頁號的位置在文件的正面右上角，背面左上角。（卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號）。六、卷內(nèi)文件編號92七、編制卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄項目包括：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。編制要求如下：

1、順序號填寫卷內(nèi)每份公文排列順序的序號。一份公文一個順序號。

2、文號即公文發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。填寫時應(yīng)照抄實錄。

3、責(zé)任者即公文的制發(fā)機(jī)關(guān)或署名者。填寫時應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。

4、題名即公文標(biāo)題。一般照抄實錄。規(guī)范性標(biāo)題應(yīng)體現(xiàn)文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種三要素，若公文標(biāo)題過于復(fù)雜，可縮寫，沒有標(biāo)題或標(biāo)題過于簡單不能反映公文內(nèi)容時，可重擬題名，并加“[]”，文件中涉及本單位人名輸入電子目錄時需全部錄入。

5、日期公文的形成時間。填寫時以八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：20100506。沒有日期的文件應(yīng)考證清楚后填寫。

6、頁號即卷內(nèi)公文所在頁號。填寫時除卷內(nèi)最后一份公文需填寫起止頁號外，其余公文只填寫首頁頁號。

7、備注留待對卷內(nèi)公文變化時作說明之用。七、編制卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄項目93卷內(nèi)文件目錄樣表

卷內(nèi)文件目錄樣表94八、擬寫案卷標(biāo)題

案卷標(biāo)題，即案卷題名，用以概括和揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，為查找利用提供線索，也是案卷封面和案卷目錄中最主要的項目。擬寫時符合案卷題名結(jié)構(gòu)“三要素”要求，即：責(zé)任者——問題——名稱（文種)。

1、責(zé)任者應(yīng)寫全稱,以印章為準(zhǔn)或通用簡稱，通用簡稱應(yīng)具備唯一性。聯(lián)合發(fā)文時如責(zé)任者過多,則選2-3個主要責(zé)任者，后加“等”字。立檔單位是責(zé)任者必須抄錄。

2、

問題應(yīng)簡明扼要、用詞規(guī)范，不能目錄式堆砌或全面羅列，不能漏掉主要內(nèi)容，總字?jǐn)?shù)控制在50個漢字以內(nèi)。

3、文種也應(yīng)概括在三個以內(nèi)，如：“計劃、意見、要點”等，只標(biāo)明“計劃”即可。八、擬寫案卷標(biāo)題95九、填寫案卷封面

案卷封面的項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號、檔號。一律用碳素或藍(lán)黑墨水筆書寫，也可用計算機(jī)打印，要求字跡工整、清晰、醒目。九、填寫案卷封面案卷封面的項目包括：全宗名96案卷封面填寫示例

案卷封面填寫示例97十、裝訂案卷

采用三孔一線的方式進(jìn)行左側(cè)裝訂,三孔必須在一條直線上，裝訂要牢固結(jié)實、整齊美觀。裝訂前先要去除文件中易銹蝕的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針等），對破損文件要進(jìn)行修補(bǔ)（不能使用膠條等塑料、化學(xué)品），對沒有裝訂線的文件要另用紙加寬，對超大紙張的文件應(yīng)進(jìn)行切齊或折疊，切齊文件時要注意不要把文件邊上的批示切掉。十、裝訂案卷98十一、填寫備考表備考表放在案卷最后，用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。其填寫要求如下：

1、卷內(nèi)情況說明：主要填寫卷內(nèi)公文缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

2、立卷人：完成立卷后，由立卷者簽名。

3、檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。4、日期：案卷整理完成年月日。十一、填寫備考表99十二、案卷排列

（一）采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限分類法

先將案卷按年度先后排列,然后在每個年度下再按機(jī)構(gòu)（問題）排列,最后在每個機(jī)構(gòu)（問題）內(nèi)按保管期限排列。

（二）采用保管期限-年度-問題分類法（推薦）

先將案卷按保管期限永久、長期、短期區(qū)分開，然后在同一種保管期限內(nèi)按年度先后排列，最后在同一年度內(nèi)按問題排列。按問題排列是結(jié)合重要程度或相互聯(lián)系排列。在按機(jī)構(gòu)排列時，一般是將黨政工團(tuán)等綜合性機(jī)構(gòu)的案卷排在前邊、業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)的案卷在后、行政后勤機(jī)構(gòu)的案卷排在最后；在排列同一機(jī)構(gòu)（問題）內(nèi)的案卷時，可采用兩種方法：一是按照案卷所反映問題的重要程度或相互聯(lián)系排列；二是按照案卷所反映的時間順序排列，案卷排列應(yīng)基本保持前后一致。十二、案卷排列100十三、編制檔號

檔號主要由全宗號、目錄號、案卷號、件（頁）號等要素組成。

1、全宗號是給每個立檔單位編制的代碼，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

2、目錄號

是指檔案類別和保管期限的代碼。由漢字、漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的一組代碼標(biāo)識。文書類檔案以“W01”、“W02”、“W03”分別表示永久、長期、短期三種。

3、案卷號案卷排列的順序號。同一保管期限內(nèi)的案卷按四位阿拉伯?dāng)?shù)字排大流水編號。

4、件號

案卷內(nèi)文件的順序號。按排列順序流水編號。

5、頁號

案卷內(nèi)文件每頁的順序號。按排列順序流水編號。十三、編制檔號101十四、編制案卷目錄

包括檔號、案卷標(biāo)題、起止日期、份數(shù)、頁數(shù)、期限、備注等項目。

1、分年度編制將全宗內(nèi)的文書檔案逐年按保管期限，即永久、長期和短期的順序編成一本案卷目錄，即每一年要形成一本目錄。這種方法條理清楚，便于當(dāng)年案卷的隨時補(bǔ)充和調(diào)整，但形成的目錄過多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。

2、混年度編制根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄，這種方法可減少目錄的數(shù)量，方便管理，一般適用于檔案年形成量不大的單位。但不便于插卷和案卷的隨時調(diào)整。案卷目錄編制好以后要加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊，并填寫案卷目錄封面的各個欄目。案卷目錄應(yīng)一式三份。檔案移交時，一份存單位檔案室，兩份隨檔案移交檔案館。十四、編制案卷目錄102

案卷目錄示例案卷目錄示例103

裝盒包括將案卷按順序裝入檔案盒，填寫備考表、放置卷內(nèi)文件目錄、編制盒脊項目等內(nèi)容。裝盒的要求：1、不同保管期限的案卷不應(yīng)放入同一檔案盒。2、同一保管期限內(nèi)的案卷按大流水號順序裝盒。3、每盒檔案不宜裝得過滿，要留有一定空間。

十五、裝

盒

裝盒包括將案卷按順序裝入檔案盒，填寫備考表、十五、裝104

0218

W01

2001

0001

0010永久蕪湖市檔案局檔案盒脊背示例：0218W0120010001永久蕪檔案盒脊105新的整理方法——以“件”為管理單位概述（一）《歸檔文件整理規(guī)則》制定的背景

隨著機(jī)關(guān)辦公自動化進(jìn)程的加快，計算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，傳統(tǒng)的文書立卷方法明顯暴露出繁瑣、復(fù)雜、效率低等弱點，影響檔案工作的發(fā)展，客觀上成為制約檔案事業(yè)發(fā)展“瓶頸”。因此，國家檔案局于2000年12月在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法和借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性基礎(chǔ)上，從“簡化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對歸檔文件材料整理的許多程序、環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整簡化。發(fā)布了我國檔案工作新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。此最根本的特點，就是對歸檔文件的整理，采用以“件”為單位，進(jìn)行文件級整理。它的適用范圍：只針對紙質(zhì)文書檔案的整理歸檔，暫不涉及科技、會計、聲像、照片等其它類型檔案的整理。

新的整理方法——以“件”為管理單位概述106

（二）歸檔文件的概念立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

（三）調(diào)整本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表

根據(jù)2006年12月，國家檔案局公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局第8號令），結(jié)合本單位文件形成的特點、重要程度以及在未來工作中所起的作用不同，調(diào)整本單位的文件材料的歸檔范圍和保管期限表，將原有的保管期限“永久”、“長期”、“短期”調(diào)整為“永久”、“定期（包括30年、10年）”。相對于老的規(guī)定，更明確，更具有操作性。

（四）歸檔文件整理流程

1、收集2、“件”的確定3、文件的修整4、裝訂5、分類6、排列7、編號、蓋章8、編目9、裝盒10、排架11、檔案的移交。（二）歸檔文件的概念107一、收集

歸檔文件的收集工作指按照國家有關(guān)規(guī)定，對國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人從事公務(wù)活動所形成的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料進(jìn)行收集的過程。

收集原則

齊全完整。它是保證本單位文書檔案齊全完整的一項十分重要工作，不僅要將全年中有發(fā)文編號文件收集齊全，還要加大對帳外文件材料的收集工作。如各類報表、部門總結(jié)、工作匯報、會議記錄等。收集重點一是本單位，二是直屬上級主管部門和直屬下級部門，三是外單位針對本單位工作制發(fā)，四是外單位制發(fā)的本單位要長期貫徹執(zhí)行的文件。一、收集歸檔文件的收集工作指按照國家有關(guān)規(guī)定，對國108

二、“件”的確定

一般以每份文件為一件。但是，在實際工作中各單位形成的文件情況各不相