檔案管理理論及實踐發(fā)展熱點

講師名片----傅榮校浙江大學(xué)公共管理學(xué)院教授、博士浙江大學(xué)公共管理學(xué)院信息資源管理系主任教育部高等學(xué)校檔案學(xué)教學(xué)指導(dǎo)委員會委員中國檔案學(xué)會理事、基礎(chǔ)理論委員會委員浙江省檔案學(xué)會副理事長、學(xué)術(shù)部主任基礎(chǔ)理論學(xué)術(shù)委員會主任浙江大學(xué)公共管理學(xué)院電子政務(wù)研究所所長第一頁，共38頁。一、從理論角度看實踐理論與實踐的對象是一致但是對于----對象如何變化的認識，是不一樣的界定不一樣邊界的變化----是一個后端不斷向前的過程第二頁，共38頁。檔案管理的前向擴展檔案館檔案室或文件中心制作現(xiàn)行使用檔案管理文件管理A、傳統(tǒng)檔案管理B、文檔一體化階段C、電子文件管理D、電子政務(wù)角度BACOA或業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計電子政務(wù)系統(tǒng)D第三頁，共38頁。說明什么？一是需要進行管理體制的改革二是需要合作三是以技術(shù)為基礎(chǔ)第四頁，共38頁。（一）歷史學(xué)角度1、特點：從檔案與歷史的關(guān)系中、以檔案為起點，研究檔案、檔案管理和檔案學(xué)檔案是史料檔案學(xué)是歷史學(xué)的輔助學(xué)科這一個外學(xué)科角度為歷史研究提供史料是一種持久的高端需求第五頁，共38頁。2、熱點研究：檔案與史料的關(guān)系編史修志中的檔案運用中外學(xué)者（尤其是歷史學(xué)者）對于檔案的認識及思想闡述檔案文化社會記憶第六頁，共38頁。（二）文件運動角度1、特點（1）起源國外文件管理的現(xiàn)實需要（2）研究檔案、檔案管理和檔案學(xué)的專業(yè)角度（3）文件生命周期理論的創(chuàng)立標志著現(xiàn)代檔案學(xué)的成熟。（4）構(gòu)成檔案學(xué)三位一體的體系結(jié)構(gòu)：即研究文件運動整體運動過程—文件生命周期理論研究文件運動內(nèi)在動力—檔案價值理論研究文件群體運動特征—全宗理論（5）文檔一體化時代到“后保管”時代即從文件生命周期理論到文件連續(xù)體理論的過渡。第七頁，共38頁。2、熱點

(1)電子文件歸檔與元數(shù)據(jù)（2）電子檔案移交與接收（3）數(shù)字檔案館、室一體化（4）檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)利用（5）檔案館際一體化（6）電子文件運動理論（7）后保管時代檔案學(xué)發(fā)展趨勢（8）電子時代的社會記憶保真（9）檔案信息安全體系建設(shè)第八頁，共38頁。（三）電子政務(wù)角度

1、特點從前端控制走向源頭控制電子政務(wù)是大環(huán)境，頂層設(shè)計為解決問題的思路業(yè)務(wù)流程重組政務(wù)信息管理重點研究政務(wù)信息資源的管理與開發(fā)利用第九頁，共38頁。2、熱點政務(wù)信息管理與電子政務(wù)的關(guān)系政府信息公開政府信息的開發(fā)利用數(shù)字檔案館與政務(wù)信息管理模式結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的長期有效管理方法安全保障技術(shù)政務(wù)信息管理標準第十頁，共38頁。（四）信息資源管理角度1、特點擴大管理口徑是一個集成領(lǐng)域注重信息管理到知識管理的過渡企業(yè)和政府的CIO、CKO第十一頁，共38頁。2、熱點國家有關(guān)信息資源管理的宏觀戰(zhàn)略、政策、法規(guī)基于知識管理的信息資源管理模式面向企業(yè)的信息集成管理系統(tǒng)檔案信息與其他信息類型的綜合管理有關(guān)信息組織、檢索技術(shù)的研究（如主題法、分類法、關(guān)鍵詞法、元數(shù)據(jù)法、基于本體的信息檢索、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、聯(lián)機分析處理（OLAP））第十二頁，共38頁。二、目前國內(nèi)外關(guān)注什么關(guān)注兩大共性問題：一是傳統(tǒng)管理過渡到信息化管理，即檔案信息化問題二是電子文件管理和數(shù)字檔案的管理問題但存在不同點：一是術(shù)語運用，二是實踐解決思路第十三頁，共38頁。（一）術(shù)語我國國外備注電子文件電子文件相同（電子）檔案（歸檔后文件）（電子）檔案（檔案館里的永久文件）不同OASDMS（OA中的文件管理）不同文檔一體化系統(tǒng)RMS（文件中心的文件管理）不同數(shù)字檔案館TDR不同檔案信息化無數(shù)字檔案數(shù)字檔案相同電子文件中心無不同數(shù)字檔案室無第十四頁，共38頁。第十五頁，共38頁。（二）實踐的基本思路變革管理體制推進典型項目確定規(guī)范標準實施項目評估第十六頁，共38頁。1、管理體制變革:一種是通過實體機構(gòu)重組和設(shè)置來快速、實質(zhì)性地實現(xiàn)對電子文件管理職能拓展的模式，以中國、英國、加拿大為代表。另一種則是實體機構(gòu)維持原狀，通過最佳實踐的演進、政策規(guī)范的制定、管理共識的達成而漸進、隱性地實現(xiàn)機構(gòu)電子文件管理職能拓展的模式，以美國和澳大利亞為代表。第十七頁，共38頁。2、典型項目推進典型項目主要包括針對政府部門（形成者）電子文件管理（ERM）、電子文件移交（Transfer）、電子文件長久保存與利用項目（DigitalPreservation/Long-timePreservation&Access）三大類。第十八頁，共38頁。3、規(guī)范體系建設(shè)政策標準認證（DMS和RMS要取得認證。2年一次。歐盟典型的以Moreq2為代表，北美以DOD512為代表）第十九頁，共38頁。4、注重結(jié)果評估一是日益重視電子文件管理的評估（Evaluation），并將其納入整個管理體系之中。二是強調(diào)利用數(shù)字信息技術(shù)和平臺，將電子文件有序化管理的最終成果——電子文件及其附加產(chǎn)品——提供給公眾的在線利用服務(wù)（OnlineService），豐富利用內(nèi)容和提升服務(wù)品質(zhì)。第二十頁，共38頁。（三）電子文件管理理論主要由三大理論支持一是全生命周期（文件連續(xù)體理論）二是業(yè)務(wù)驅(qū)動與集成管理（全程管理理論）三是信息資源一體化管理（信息資源管理理論）第二十一頁，共38頁。1、全生命周期管理策略（lifecyclemanagement）：打通從文件形成到永久保管（或銷毀）的鏈條，改變傳統(tǒng)文件管理分階段、以移交進館為起點的后端管理，進而將前端與后端一并納入統(tǒng)一的管理體系，實現(xiàn)文件管理系統(tǒng)內(nèi)部的統(tǒng)一、連通。第二十二頁，共38頁。2、業(yè)務(wù)驅(qū)動與集成管理策略（businessdriven&integratedmanagement）促成文件管理與外部環(huán)境的互動，尤其是形成文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，強調(diào)實現(xiàn)良好的文件管理更多地從業(yè)務(wù)活動及其需求出發(fā)，實現(xiàn)文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。第二十三頁，共38頁。3、信息資源一體化管理策略（macro-informationresourcesmanagement）促成文件與非文件信息資源融合管理，改變傳統(tǒng)基于保管機構(gòu)、資源載體、資源性質(zhì)的信息資源割裂管理，建立統(tǒng)一管理體系，從而滿足信息資源用戶需求。第二十四頁，共38頁。三、檔案信息化，主要解決什么？（一）檔案信息化定義----說明改變管理模式檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平的過程。是一項系統(tǒng)工程第二十五頁，共38頁。內(nèi)容----基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標準規(guī)范建設(shè)檔案信息資源建設(shè)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)檔案信息化人才隊伍檔案信息安全保障體系建設(shè)第二十六頁，共38頁。（二）數(shù)字檔案館目前檔案信息化的主要體現(xiàn)-------實施數(shù)字檔案館項目數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。根據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（檔發(fā)【2010】116號）第二十七頁，共38頁。檔案信息化數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施硬件系統(tǒng)標準規(guī)范建設(shè)法規(guī)標準依據(jù)與運用檔案信息資源建設(shè)數(shù)字化、電子文件歸檔、其他信息收集檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)OAS、檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（收集、管理、保存、利用）、數(shù)字化系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、網(wǎng)站內(nèi)容管理系統(tǒng)、檔案信息化人才溝通人員、管理人員、維護人員檔案信息安全保障體系安全基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)安全、安全管理保障體系第二十八頁，共38頁。在這些內(nèi)容中，基礎(chǔ)設(shè)施、標準規(guī)范、人才培養(yǎng)、安全保障，有一定的邊界。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)需要不斷更新?lián)Q代。只有檔案信息資源建設(shè)有不斷發(fā)展的前景。因而，將來的發(fā)展，還是在信息資源的開發(fā)利用上。檔案信息資源建設(shè)的基本途徑是館室一體化、館際一體化第二十九頁，共38頁。（三）數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室一體化解決館室的數(shù)字資源一體化建設(shè)與檔案事務(wù)的全覆蓋，其重點是解決電子檔案移交與接收。目前的依據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》（檔辦〔2012〕7號2012年9月5日）電子檔案的移交，重點是第七、八條第三十頁，共38頁。第七條

電子檔案移交的基本要求：（一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；（二）電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；（四）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當與其讀取平臺一起移交；（五）檔案移交單位應(yīng)當將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。第八條

電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。第三十一頁，共38頁。電子檔案的接收重點內(nèi)容：第十三條

國家綜合檔案館應(yīng)當建立電子檔案接收平臺，進行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等工作。第十四條

電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。第十五條

國家綜合檔案館應(yīng)當對接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格后方可接收。第三十二頁，共38頁。（四）數(shù)字檔案館際一體化1、檔案信息資源建設(shè)；主要包括檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫、電子文件元數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、專題特色數(shù)據(jù)庫；元數(shù)據(jù)庫建設(shè)標準根據(jù)國家檔案局（館）《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）、《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）進行打造。第三十三頁，共38頁。2、檔案信息檢索平臺通過全文檢索引擎、文本挖掘技術(shù)、相似性排重技術(shù)、漢字注音技術(shù)等，實現(xiàn)基于語義分析的檔案檢索，更高層級地提高檔案的查全、查準率。檔案擴展搜索功能建成后，可以在局域網(wǎng)的電子閱覽室系統(tǒng)和政務(wù)外網(wǎng)的檔案共享利用平臺中安裝應(yīng)用。第三十四頁，共38頁。3、打造覆蓋各級綜合性檔案館的開放檔案信息資源服務(wù)門戶平臺；國家檔案局推進的“國家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合系統(tǒng)”，是以云技術(shù)為依托，覆蓋全國各級綜合檔案館，為社會提供開放檔案信息查詢利用的專業(yè)化服務(wù)平臺，同時也是互聯(lián)網(wǎng)用戶訪問全國開放檔案資源的統(tǒng)一門戶。系統(tǒng)建設(shè)以整合國家開放檔案信息資源、實現(xiàn)檔案信息資源社會化共享與服務(wù)為目標，運用云計算等先進信息技術(shù)和管理模式，打造成覆蓋全國各級綜合檔案館、互聯(lián)互通、統(tǒng)一運維的“一站式”檔案信息資源服務(wù)門戶。第三十五頁，共38頁。4、“檔案云”移動服務(wù)平臺；館藏檔案信息資源可經(jīng)檔案館工作人員或者第三方機構(gòu)人員通過檔案編研或者資源制作后再進行發(fā)布。主要建設(shè)內(nèi)容包括：檔案專題制作：可完成多個檔案專題制作，擬定檔案專題標題，收集多份與該專題相關(guān)的檔案（可以為文書、照片或多媒體檔案）與專題進行關(guān)聯(lián)編輯，可將制作結(jié)果發(fā)布在相關(guān)欄目中。檔案電子書制作：擬定書名，收集多份與該電子書相關(guān)的檔案（可以為文書或照片），最終制作成多頁格式文件發(fā)布到檔案書架中，以供讀者閱讀。音視頻檔案轉(zhuǎn)換：將需要發(fā)布的音視頻檔案進行格式轉(zhuǎn)換或切割編輯，制作成適合手機終端播放的格式文件，具有容量小、畫面清晰、可緩沖播放的特點