大學(xué)儀器設(shè)備檔案管理辦法

XXXX大學(xué)儀器設(shè)備檔案管理辦法

第一條

建檔目的建立儀器設(shè)備檔案是設(shè)備管理的內(nèi)容之一，是開發(fā)和利用儀器資源的必要條件，建立健全儀器設(shè)備檔案，是為了提高儀器設(shè)備管理水平，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。第二條

建檔范圍凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備，在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等過程中直接形成的具有保存、利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)材料均屬建檔范圍。第三條

檔案管理我校儀器設(shè)備的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級保管制度，學(xué)校檔案館總體負(fù)責(zé)，實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處配備檔案員，負(fù)責(zé)管理單價(jià)在人民幣10萬元以上的儀器設(shè)備檔案。各單位專、兼職檔案員，負(fù)責(zé)保管人民幣10萬元以內(nèi)的儀器設(shè)備檔案。第四條

歸檔內(nèi)容（一）到貨前的資料：可行性論證資料、訂貨合同、報(bào)關(guān)單、查詢單、來往函件。（二）運(yùn)輸、開箱過程中產(chǎn)生的資料：運(yùn)單、保險(xiǎn)單、裝箱單、開箱檢驗(yàn)單、使用、維護(hù)說明書、出廠合格證、出廠精度檢驗(yàn)單、測試數(shù)據(jù)、性能鑒定材料、技術(shù)圖紙及照片、操作規(guī)程、安裝說明書以及由此產(chǎn)生的來往函件等。（三）在安裝、試車、驗(yàn)收過程中的資料：儀器設(shè)備驗(yàn)收單，安裝及試運(yùn)行的原始記錄和試驗(yàn)記錄，精密檢查記錄，安裝驗(yàn)收備忘錄或報(bào)告以及由此而產(chǎn)生的來往函電等。（四）運(yùn)行資料：使用管理制度、使用記錄、實(shí)驗(yàn)記錄等。（五）維修資料：維修保養(yǎng)制度、保養(yǎng)情況記錄、故障記錄、事故分析處理結(jié)果報(bào)告、檢修的年度計(jì)劃和總結(jié)等。（六）改進(jìn)、改裝、報(bào)廢處理工作的資料：改進(jìn)改裝申請書、審批文件及有關(guān)技術(shù)資料、報(bào)廢處理的有關(guān)申請書、鑒定及審批文件等。（七）開發(fā)資料：報(bào)告樣本、翻譯材料、開發(fā)技術(shù)成果資料。（八）自制儀器設(shè)備材料：申請書，審批文件，儀器設(shè)備設(shè)計(jì)、試制、鑒定過程中產(chǎn)生的所有圖紙及文字材料。第五條

歸檔要求（一）凡屬建檔的儀器設(shè)備檔案，一律按歸檔范圍及自然形成的先后順序立卷，填寫卷內(nèi)目錄、備考表、檔案編號。（二）在此辦法公布前購置的屬建檔范圍的儀器設(shè)備應(yīng)按照本管理辦法執(zhí)行，補(bǔ)充建檔。（三）凡屬儀器設(shè)備的隨機(jī)材料，應(yīng)將原件存檔。復(fù)制本隨機(jī)使用，若復(fù)制確有困難的，為保證使用方便，可由使用單位負(fù)責(zé)保管。但使用單位必須詳細(xì)登記隨機(jī)材料的名稱、冊數(shù)、保管人等項(xiàng)內(nèi)容，一式二份，實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處及保管單位各一份。此類檔案必須確定專人保管，并建立檔案的借閱制度。（四）儀器設(shè)備的使用記錄，檢查記錄等材料每學(xué)期歸檔一次。（五）凡歸檔的文件材料，字跡工整，圖樣清晰。文字底稿不得用鉛筆，圓珠筆和復(fù)寫紙書寫，以利長期保存。第六條

檔案移交儀器設(shè)備在調(diào)撥，報(bào)廢