宮曉東重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施課件

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的

理解與實(shí)施宮曉東手機(jī)大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的

理解與實(shí)施宮曉東1目錄對(duì)國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的解讀對(duì)國家關(guān)于企業(yè)檔案工作規(guī)范的解讀建設(shè)單位檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)要點(diǎn)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的準(zhǔn)備與開展目錄對(duì)國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的解讀2對(duì)國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的規(guī)定解讀

一、相關(guān)規(guī)章：《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號(hào)）《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發(fā)字[1997]20號(hào)）《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)[2008]３號(hào)）對(duì)國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的規(guī)定解讀

一、相關(guān)規(guī)章：3《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》出臺(tái)背景：強(qiáng)化監(jiān)管國家發(fā)改委：應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，將《檔案驗(yàn)收辦法》作為《國務(wù)院關(guān)于投資體制改革的決定》的配套文件與國家檔案局聯(lián)合印發(fā)。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是竣工驗(yàn)收的必備條件?！稒n案驗(yàn)收辦法》將檔案驗(yàn)收作為專項(xiàng)驗(yàn)收的重要組成部分，納入了建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收程序，明確規(guī)定必須要經(jīng)過檔案驗(yàn)收，才能進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?！吨卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》4二、對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的解讀重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法總則驗(yàn)收組織驗(yàn)收申請(qǐng)驗(yàn)收要求附則二、對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的解讀重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收5重點(diǎn)1（1）項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。（3）項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。重點(diǎn)16重點(diǎn)2：（1）國家發(fā)改委組織驗(yàn)收；國家發(fā)改委委托中央主管部門（中央管理企業(yè)）組織驗(yàn)收；省級(jí)以下政府投資管理部門組織驗(yàn)收。國家檔案局的監(jiān)管職能（2）國家檔案局組織的驗(yàn)收小組成員：國家局、中央主管部門、項(xiàng)目所在地省級(jí)檔案局；中央主管部門組織的驗(yàn)收小組成員：中央主管部門、省級(jí)檔案局；省級(jí)及以下檔案局組織的驗(yàn)收小組成員：檔案行政部門、項(xiàng)目管理部門。注意：小組成員不得少于5人；在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目驗(yàn)收，需要有城建檔案館人員參加。重點(diǎn)2：7重點(diǎn)3：（1）項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，并填報(bào)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位應(yīng)在收到檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)作出答復(fù)。（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求》進(jìn)行全面自檢。

重點(diǎn)3：8重點(diǎn)4：（1）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以驗(yàn)收組織單位召集驗(yàn)收會(huì)議的形式進(jìn)行。（3）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目的建設(shè)單位（法人）、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會(huì)議。（4）檢查項(xiàng)目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。重點(diǎn)4：9三、對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求》的重點(diǎn)理解重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求基礎(chǔ)工作檔案質(zhì)量及整理情況檔案安全法人履行國家法律的情況、法人開展檔案監(jiān)管的情況、責(zé)任制情況、文件歸檔控制措施、檔案人員配置、信息化、辦公和管理?xiàng)l件按照T28檢查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；檢查歸檔文件的移交、整理的規(guī)范情況庫房八防情況、柜架及裝具規(guī)范情況、文件材料耐久性情況、安全措施情況三、對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求》的重點(diǎn)理解重大建設(shè)10四、對(duì)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的解讀重點(diǎn)1：本標(biāo)準(zhǔn)適用國家重大建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗(yàn)收。其他建設(shè)項(xiàng)目可參照本標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)2：建設(shè)單位總領(lǐng)，工作開展與項(xiàng)目各階段同步，合同手段控制，參建單位按照項(xiàng)目責(zé)任共同負(fù)責(zé)。四、對(duì)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的解讀11重點(diǎn)3：按照工程項(xiàng)目建設(shè)的階段布置和完成相應(yīng)的歸檔文件收集任務(wù)。收集范圍按照附錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，并可以按照實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和說明。歸檔文件應(yīng)符合檔案管理的要求。重點(diǎn)4：竣工圖的編制和確認(rèn)符合要求，施工圖有重大變動(dòng)的（超過圖面內(nèi)容的35%），則需重新繪制竣工圖。竣工圖的簽署要完備。加蓋竣工圖章。變更需要將變更依據(jù)和變更后的具體圖紙進(jìn)行關(guān)聯(lián)。合同中應(yīng)規(guī)定竣工圖編制的套數(shù)和要求。重點(diǎn)3：12重點(diǎn)4:歸檔文件的整理應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。不同專業(yè)的歸檔文件，其整理和立卷工作應(yīng)體現(xiàn)專業(yè)特點(diǎn)和規(guī)律。案卷要件應(yīng)齊備、合法。注重聲像材料的歸檔。重點(diǎn)5：跨年度工程項(xiàng)目歸檔文件的移交，應(yīng)按照單元工程的竣工時(shí)間，分部分項(xiàng)進(jìn)行移交。重點(diǎn)6：城市規(guī)劃范圍內(nèi)容的重大工程項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)在竣工后6個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套竣工檔案。重點(diǎn)4:13對(duì)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀DA/T42-2009

Requirementsofbusinessrecordsmanagement企業(yè)檔案工作規(guī)范進(jìn)行規(guī)范的內(nèi)容范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義檔案工作總則檔案工作組織檔案工作制度檔案業(yè)務(wù)工作檔案信息化建設(shè)檔案工作設(shè)施設(shè)備對(duì)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀DA/T42-2009

R14一、對(duì)規(guī)范性引用文件的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：ISO15489.1信息與文獻(xiàn)——文件管理:通則ISO15489.2信息與文獻(xiàn)——文件管理:指南重點(diǎn)2：GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求重點(diǎn)3：GB/T11821照片檔案管理規(guī)范一、對(duì)規(guī)范性引用文件的重點(diǎn)理解15二、對(duì)術(shù)語和定義的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：企業(yè)檔案工作businessrecordsmanagement企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。重點(diǎn)2：電子檔案electronicrecords具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。重點(diǎn)3：檔案信息化archivalinformationization運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的管理過程和工作方式。二、對(duì)術(shù)語和定義的重點(diǎn)理解16三、對(duì)檔案工作組織的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作組織組織系統(tǒng)建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、工作體系。企業(yè)管理職責(zé)履行法規(guī)、納入計(jì)劃、納入崗位職責(zé)、納入考核、工作質(zhì)量、資產(chǎn)處置、表彰與處分企業(yè)部門職責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、承辦崗位負(fù)責(zé)制、檔案人員負(fù)責(zé)制檔案部門職責(zé)規(guī)劃工作、建章立制、具體實(shí)施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督考核、移交檔案檔案人員要求三、對(duì)檔案工作組織的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作組織組織系統(tǒng)建設(shè)工作17郭沫若《題贈(zèng)檔案館》前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。郭沫若《題贈(zèng)檔案館》18四、對(duì)檔案工作總則的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。重點(diǎn)2：企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)3：企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。四、對(duì)檔案工作總則的重點(diǎn)理解19五、對(duì)檔案工作制度的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作制度工作規(guī)章管理制度業(yè)務(wù)規(guī)范明確職責(zé)、制定規(guī)定、責(zé)任追求、應(yīng)急預(yù)案各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度。增加了檔案管理系統(tǒng)操作制度整理、分類、編號(hào)、鑒定、保護(hù)等項(xiàng)工作的實(shí)施細(xì)則五、對(duì)檔案工作制度的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作制度工作規(guī)章管理制度20六、對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：“三納入”、“四參加”、“三同時(shí)”。重點(diǎn)2：歸檔文件的整理——立卷重點(diǎn)3：歸檔范圍的劃定——注重來源，注重特點(diǎn)，注重企業(yè)生存與發(fā)展的要求，注重精細(xì)化。重點(diǎn)4：注重以合同作為控制合作項(xiàng)目文件歸檔的手段。重點(diǎn)5：注重檔案分類與編號(hào)的規(guī)范化重點(diǎn)6：注重深度開發(fā)六、對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)理解21七、對(duì)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：在企業(yè)文件生成系統(tǒng)中嵌入文件歸檔的要求和功能。重點(diǎn)2：重視多媒體文件的歸檔。重點(diǎn)3：重視網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。重點(diǎn)4：重視系統(tǒng)安全建設(shè)。七、對(duì)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)理解22制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計(jì)價(jià)值鑒定歸檔管理利用與安全管理實(shí)體分類信息分類企業(yè)文檔管理體系自動(dòng)化管理系統(tǒng)檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)要點(diǎn)制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計(jì)價(jià)值鑒定歸檔管理利用與安全23一、企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)文件檔案管理委員會(huì)主管部門或企業(yè)檔案中心檔案部門或崗位信息管理部門職能部門及下屬機(jī)構(gòu)一、企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)文件檔案管理委員會(huì)主管部門或企業(yè)24初始級(jí)Initial事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價(jià)值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)級(jí)Repeatable優(yōu)化級(jí)Optimizing已管理級(jí)Managed已定義級(jí)Defined價(jià)值V123451、一般事務(wù)性工作。2、兼職管理狀態(tài)。3、文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。4、無制度，無工作流程1、專門性工作。2、專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。3、有基本歸檔要求。4、文檔留存界限不清晰1、專業(yè)性工作。2、專家式管理，已建立管理標(biāo)準(zhǔn)。3、歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。4、基本利用1、職能性資源管理工作。2、全員式、全過程管理。3、管理要求納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。人依附于事4、能動(dòng)服務(wù)1、全過程資源自動(dòng)配置。2、管理體系可自動(dòng)創(chuàng)新。3、全方位服務(wù)，深度開發(fā)。4、歷史留存與資源管理職業(yè)化。企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評(píng)價(jià)初始級(jí)事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價(jià)值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)25二、數(shù)據(jù)清理計(jì)劃調(diào)研關(guān)聯(lián)整合責(zé)任文檔數(shù)據(jù)的實(shí)際狀況,是相關(guān)管理工作順利開展的基礎(chǔ).任何一種管理體制或管理手段的運(yùn)行,都必須建立在數(shù)據(jù)清理的基礎(chǔ)之上.數(shù)據(jù)清理工作必須由文檔管理者通過詳細(xì)認(rèn)真地調(diào)研和科學(xué)系統(tǒng)地分析予以實(shí)現(xiàn).二、數(shù)據(jù)清理計(jì)劃調(diào)研關(guān)聯(lián)整合責(zé)任文檔數(shù)據(jù)的實(shí)際狀況,是相關(guān)管26企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序開始（針對(duì)具體崗位）文件類型及屬性認(rèn)定符合5匯總上報(bào)符合1、2、3、4并完成6部門確認(rèn)分類匯總，列入歸檔預(yù)備范圍檔案部門整體協(xié)調(diào)確認(rèn)，明確歸檔責(zé)任正式列入歸檔范圍不予確認(rèn)確認(rèn)1、是否崗位發(fā)文2、是否崗位辦理3、是否崗位接收4、是否不可或缺5、是否完全不需要6、是否部門核心數(shù)據(jù)企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序開始（針對(duì)具體崗位）文件類型及屬性271、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個(gè)環(huán)節(jié)而達(dá)成對(duì)信息資源的有效控制。2、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項(xiàng)工作、各個(gè)部門、各個(gè)崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報(bào)表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進(jìn)行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確。3、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須要對(duì)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要工作流程進(jìn)行了解，并在此基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)狀況進(jìn)行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動(dòng)線路，為信息資源配置提供依據(jù)。1、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能28企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例）企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例）29

數(shù)據(jù)清理的方法

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)行。首先，對(duì)一個(gè)具體的部門及其其中每個(gè)崗位進(jìn)行問卷調(diào)查，主要提問五個(gè)問題：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，處理什么信息？3、在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？4、在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你認(rèn)為最不需要的信息是什么？在每個(gè)崗位的答案收集齊全后，通過對(duì)崗位與崗位之間信息互動(dòng)狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負(fù)責(zé)的信息。對(duì)于無意義信息應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并建議其進(jìn)一步查清這種信息是否可以清除。數(shù)據(jù)清理的方法

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)30

數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律數(shù)據(jù)互動(dòng)反映了某種工作的開展?fàn)顩r。在清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動(dòng)的規(guī)律性，對(duì)于分析數(shù)據(jù)價(jià)值，理順數(shù)據(jù)運(yùn)行關(guān)系，高效率地開展信息資源的配置，具有重要意義。當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后,它必然會(huì)對(duì)接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位,會(huì)由于其既定的職責(zé)對(duì)該數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項(xiàng)工作，其實(shí)就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動(dòng)。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運(yùn)動(dòng)過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)特征，以及由這種運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律。一般來說,分析一個(gè)企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動(dòng)規(guī)律是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進(jìn)行直觀示意。數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律數(shù)據(jù)互動(dòng)反映了某種工作的開展?fàn)顩r。在清理基31工作聯(lián)絡(luò)單產(chǎn)品檢測報(bào)告絨布檢驗(yàn)報(bào)告絨布不良明細(xì)表成品入倉單商務(wù)部文控中心財(cái)務(wù)研發(fā)部人力資源實(shí)驗(yàn)室倉務(wù)部品檢部業(yè)務(wù)員業(yè)績考核客戶產(chǎn)品報(bào)價(jià)（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、E-mail、投訴報(bào)告、客戶出貨明細(xì)表）打樣單、提貨通知單、行政總務(wù)商務(wù)部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會(huì)議及廠部例會(huì)紀(jì)錄文件外廠外發(fā)加工單生產(chǎn)部試驗(yàn)產(chǎn)品通知單、打樣單客戶訂購合同及查詢價(jià)、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認(rèn)樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價(jià)單、調(diào)查表、保衛(wèi)處總經(jīng)理Q:行政總務(wù)部門和文控中心部門通商務(wù)部之間的業(yè)務(wù)、行政管理往來的具體情況是怎么樣的？（待對(duì)這兩個(gè)部門進(jìn)行了調(diào)研之后確定）

來料加工物料送貨單 出門證 客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料 對(duì)賬單（每月應(yīng)收貨款對(duì)賬單）

歸檔 公司程序文件

絨布各類花型圖紙

工作任務(wù)通知單、打樣單 試驗(yàn)通知單絨毛生產(chǎn)交期回復(fù)單、生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)留樣入倉單(絨布每日入倉單、絨布每日入倉記錄)

生產(chǎn)訂單、糾正及預(yù)防措施單 產(chǎn)品報(bào)價(jià)單

訂貨出貨統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

出貨通知單、貨物運(yùn)輸單

常規(guī)絨布庫存數(shù)量表更新 倉庫數(shù)據(jù)報(bào)表外發(fā)加工成品明細(xì)碼單、送貨單 出貨明細(xì)表工作聯(lián)絡(luò)單產(chǎn)品檢測報(bào)告商務(wù)部文控中心財(cái)務(wù)研發(fā)部人力資源實(shí)驗(yàn)室32數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計(jì)與使用目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種:1、數(shù)據(jù)狀況問卷；2、數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖；3、數(shù)據(jù)匯總表;4、數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作流程示意圖。XX有限公司文件清理工作問卷時(shí)間：部門：答卷人：項(xiàng)目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對(duì)企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請(qǐng)您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出具體文件名稱。）您的崗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來源部門或崗位）您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收部門或崗位）您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見？數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計(jì)與使用目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下33公司外部各部門總經(jīng)辦

部門報(bào)告、各部門的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、書刊資料、獎(jiǎng)狀/證書、總經(jīng)理審閱的相關(guān)文件 涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章 涉及公司的相關(guān)通知類文件 工作計(jì)劃、通知、授權(quán)書、會(huì)議通知、反饋各部門文件總經(jīng)辦辦理的文件：通知、會(huì)議記錄、人事任命、工作計(jì)劃、外部管理文件、會(huì)議通知、企業(yè)建設(shè)文件、授權(quán)書、例會(huì)的會(huì)議記錄、部門文件數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖公司外部各部門總

涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)34宮曉東重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施課件35三、業(yè)務(wù)要點(diǎn)

1、文件的形成、積累與歸檔文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé),也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件.檔案部門有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查.主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度:

收發(fā)文登記制度

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文三、業(yè)務(wù)要點(diǎn)1、文件的形成、積累與歸檔Aab123下行文上36序號(hào)文件名稱來源時(shí)間簽收人辦理注釋收文登記表序號(hào)文件名稱去向時(shí)間發(fā)送者備注發(fā)文登記表序號(hào)文件名稱來源時(shí)間簽收人辦理注釋收文登記表序號(hào)文件名稱去向37宮曉東重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施課件38員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時(shí)時(shí)有活兒,件件登記,年年整理.文件積累制度(針對(duì)自身所產(chǎn)生的文件)員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時(shí)時(shí)有活兒,件件登記,39宮曉東重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施課件40文件歸檔制度歸檔范圍:確定文件的價(jià)值,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化.(需要制作)制度核心歸檔時(shí)間:根據(jù)企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn),確定文件何時(shí)歸檔.技術(shù)保障歸檔要求:明確便于長遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施.技術(shù)條件歸檔份數(shù):根據(jù)歸檔文件的重要性,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系.利用保障歸檔手續(xù):明確歸檔文件的移交事宜.責(zé)任保障文件歸檔制度歸檔范圍:確定文件的價(jià)值,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化412、立卷工作

案卷:是指一組具有有機(jī)聯(lián)系的,價(jià)值、密級(jí)基本相同的,便于存取的企業(yè)文件的最小組合.封面卷內(nèi)目錄歸檔文件備考表組織案卷的要領(lǐng):1.分析文件之間的最小有機(jī)聯(lián)系,確定卷內(nèi)文件的數(shù)量.2.將相關(guān)文件集中到卷盒內(nèi),重新編頁號(hào).(裝訂或不裝訂)3.根據(jù)要求填寫卷內(nèi)目錄、封面和備考表.2、立卷工作封面卷內(nèi)目錄歸檔文件備考表組織案卷的要領(lǐng):42歸檔的文件可以立卷.保存。立卷工作的主要內(nèi)容是分析歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按照便于存取的原則和其他立卷要求將文件順序裝入裝具內(nèi).立卷頁號(hào)卷內(nèi)目錄備考表封面存址號(hào)內(nèi)容特征形式特征歸檔的文件可以立卷.保存。立卷工作的主要內(nèi)容是分析歸檔文件之433、檔案的分類檔案分類是指根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，從而使庫藏全部檔案成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。(來源原則、三個(gè)要求、常用分類法、檔號(hào))分類的程序:設(shè)計(jì)分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類給定編號(hào)3、檔案的分類設(shè)計(jì)分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類給定編號(hào)44企業(yè)檔案分類方案(示意圖)

一類二類三類四類其他類ABCD1234類列類系企業(yè)檔案分類方案(示意圖)ABC45常用的分類方法:職能分類時(shí)間分類作者分類專題分類項(xiàng)目分類型號(hào)分類區(qū)域分類外形分類職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分;其他分類方法則適用于二級(jí)以下類目的劃分.常用的分類方法:職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分;464、企業(yè)文檔的價(jià)值認(rèn)定企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍和作用的程度不同,所以對(duì)其價(jià)值確定也不能相同.針對(duì)公司的具體情況,建議從以下幾個(gè)方面入手開展這項(xiàng)工作:1.不贊同采用三級(jí)保管期限制,改為:是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀.(有長期參考價(jià)值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外)2.是否成為公司的檔案,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn):A.是否具有法律依據(jù)性;B.是否屬于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否屬于專利.3.應(yīng)當(dāng)將上述標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)在歸檔范圍上,凡是列入歸檔范圍的文件,均作為公司檔案處理.4.公司檔案應(yīng)堅(jiān)持少而精的原則.5.不屬于歸檔范圍的文件或資料,可以僅保存電子文本,不必保存紙本.4、企業(yè)文檔的價(jià)值認(rèn)定企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍47檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的準(zhǔn)備與開展一、驗(yàn)收檢查的內(nèi)容重點(diǎn)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)檔案工作保障體系（20分）應(yīng)歸檔文件材料的質(zhì)量與移交歸檔（70）檔案接收后的管理（10分）檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的準(zhǔn)備與開展一、驗(yàn)收檢查的內(nèi)容重點(diǎn)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)48二、驗(yàn)收檢查活動(dòng)的接待環(huán)境檔案部門應(yīng)在驗(yàn)收組到來前,將工作環(huán)境進(jìn)行必要的布置,以滿足接待的需要:1、可以座談的場所；2、主要參觀點(diǎn)；3、主要儀器設(shè)備；4、實(shí)物和工具。崗位接待崗位應(yīng)有主有次,同時(shí)也要做到主次配合,及時(shí)補(bǔ)臺(tái)：1、檔案主管明確，掌握整體情況；2、業(yè)務(wù)分管人員對(duì)所分管的業(yè)務(wù)內(nèi)容熟悉，解答問題和演示工作狀況無誤；3、庫房、機(jī)房、設(shè)備管理人員提前等待檢查,演示工作熟練。路線檢查線路應(yīng)事先合理設(shè)計(jì),一般順序是：集中介紹庫房設(shè)施驗(yàn)卷專門技術(shù)檢查座談姿態(tài)工作人員精神飽滿，熱情大方，回答問題簡明扼要，虛心聽取專家意見，及時(shí)記錄。二、驗(yàn)收檢查活動(dòng)的接待49三、驗(yàn)收檢查過程控制介紹情況和工作場所瀏覽最好控制在10-20分鐘之內(nèi)，要求介紹語言簡明,場所指示明確。庫房內(nèi)的檢查時(shí)間最好控制在30-40分鐘之內(nèi)。要求主要檢查點(diǎn)明確并引導(dǎo)主動(dòng),主答與輔答默契。若專家分散查看，應(yīng)控制檢查點(diǎn)不超過三個(gè)，且每個(gè)點(diǎn)必須有工作人員陪同解答演示。設(shè)備、系統(tǒng)演示根據(jù)具體內(nèi)容,選擇最為簡單的事例，需要事先準(zhǔn)備好簡練的演示案例。如果專家隨機(jī)提出演示要求，則根據(jù)具體情況靈活處理,把主要情況表示清楚即可，不引申,不節(jié)外生枝。對(duì)于提問，回答時(shí)應(yīng)熱情簡要，需要解釋的問題也應(yīng)簡單回答，言多必失。一般應(yīng)事先對(duì)主要問題的回答要點(diǎn)做統(tǒng)一部署。當(dāng)出現(xiàn)對(duì)同一個(gè)問題回答不一致的時(shí)候，現(xiàn)場要求職位低的服從職位高的,本單位人員盡量避免自己爭論。三、驗(yàn)收檢查過程控制50感謝！感謝！51重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的

理解與實(shí)施宮曉東手機(jī)大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的

理解與實(shí)施宮曉東52目錄對(duì)國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的解讀對(duì)國家關(guān)于企業(yè)檔案工作規(guī)范的解讀建設(shè)單位檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)要點(diǎn)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的準(zhǔn)備與開展目錄對(duì)國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的解讀53對(duì)國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的規(guī)定解讀

一、相關(guān)規(guī)章：《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號(hào)）《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發(fā)字[1997]20號(hào)）《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)[2008]３號(hào)）對(duì)國家關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的規(guī)定解讀

一、相關(guān)規(guī)章：54《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》出臺(tái)背景：強(qiáng)化監(jiān)管國家發(fā)改委：應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，將《檔案驗(yàn)收辦法》作為《國務(wù)院關(guān)于投資體制改革的決定》的配套文件與國家檔案局聯(lián)合印發(fā)。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是竣工驗(yàn)收的必備條件?！稒n案驗(yàn)收辦法》將檔案驗(yàn)收作為專項(xiàng)驗(yàn)收的重要組成部分，納入了建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收程序，明確規(guī)定必須要經(jīng)過檔案驗(yàn)收，才能進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?！吨卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》55二、對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的解讀重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法總則驗(yàn)收組織驗(yàn)收申請(qǐng)驗(yàn)收要求附則二、對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的解讀重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收56重點(diǎn)1（1）項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。（3）項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。重點(diǎn)157重點(diǎn)2：（1）國家發(fā)改委組織驗(yàn)收；國家發(fā)改委委托中央主管部門（中央管理企業(yè)）組織驗(yàn)收；省級(jí)以下政府投資管理部門組織驗(yàn)收。國家檔案局的監(jiān)管職能（2）國家檔案局組織的驗(yàn)收小組成員：國家局、中央主管部門、項(xiàng)目所在地省級(jí)檔案局；中央主管部門組織的驗(yàn)收小組成員：中央主管部門、省級(jí)檔案局；省級(jí)及以下檔案局組織的驗(yàn)收小組成員：檔案行政部門、項(xiàng)目管理部門。注意：小組成員不得少于5人；在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目驗(yàn)收，需要有城建檔案館人員參加。重點(diǎn)2：58重點(diǎn)3：（1）項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，并填報(bào)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位應(yīng)在收到檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)作出答復(fù)。（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）應(yīng)組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求》進(jìn)行全面自檢。

重點(diǎn)3：59重點(diǎn)4：（1）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。（2）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以驗(yàn)收組織單位召集驗(yàn)收會(huì)議的形式進(jìn)行。（3）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目的建設(shè)單位（法人）、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會(huì)議。（4）檢查項(xiàng)目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。重點(diǎn)4：60三、對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求》的重點(diǎn)理解重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求基礎(chǔ)工作檔案質(zhì)量及整理情況檔案安全法人履行國家法律的情況、法人開展檔案監(jiān)管的情況、責(zé)任制情況、文件歸檔控制措施、檔案人員配置、信息化、辦公和管理?xiàng)l件按照T28檢查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；檢查歸檔文件的移交、整理的規(guī)范情況庫房八防情況、柜架及裝具規(guī)范情況、文件材料耐久性情況、安全措施情況三、對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的內(nèi)容及要求》的重點(diǎn)理解重大建設(shè)61四、對(duì)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的解讀重點(diǎn)1：本標(biāo)準(zhǔn)適用國家重大建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗(yàn)收。其他建設(shè)項(xiàng)目可參照本標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)2：建設(shè)單位總領(lǐng)，工作開展與項(xiàng)目各階段同步，合同手段控制，參建單位按照項(xiàng)目責(zé)任共同負(fù)責(zé)。四、對(duì)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的解讀62重點(diǎn)3：按照工程項(xiàng)目建設(shè)的階段布置和完成相應(yīng)的歸檔文件收集任務(wù)。收集范圍按照附錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，并可以按照實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和說明。歸檔文件應(yīng)符合檔案管理的要求。重點(diǎn)4：竣工圖的編制和確認(rèn)符合要求，施工圖有重大變動(dòng)的（超過圖面內(nèi)容的35%），則需重新繪制竣工圖。竣工圖的簽署要完備。加蓋竣工圖章。變更需要將變更依據(jù)和變更后的具體圖紙進(jìn)行關(guān)聯(lián)。合同中應(yīng)規(guī)定竣工圖編制的套數(shù)和要求。重點(diǎn)3：63重點(diǎn)4:歸檔文件的整理應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。不同專業(yè)的歸檔文件，其整理和立卷工作應(yīng)體現(xiàn)專業(yè)特點(diǎn)和規(guī)律。案卷要件應(yīng)齊備、合法。注重聲像材料的歸檔。重點(diǎn)5：跨年度工程項(xiàng)目歸檔文件的移交，應(yīng)按照單元工程的竣工時(shí)間，分部分項(xiàng)進(jìn)行移交。重點(diǎn)6：城市規(guī)劃范圍內(nèi)容的重大工程項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)在竣工后6個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套竣工檔案。重點(diǎn)4:64對(duì)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀DA/T42-2009

Requirementsofbusinessrecordsmanagement企業(yè)檔案工作規(guī)范進(jìn)行規(guī)范的內(nèi)容范圍規(guī)范性引用文件術(shù)語和定義檔案工作總則檔案工作組織檔案工作制度檔案業(yè)務(wù)工作檔案信息化建設(shè)檔案工作設(shè)施設(shè)備對(duì)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀DA/T42-2009

R65一、對(duì)規(guī)范性引用文件的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：ISO15489.1信息與文獻(xiàn)——文件管理:通則ISO15489.2信息與文獻(xiàn)——文件管理:指南重點(diǎn)2：GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求重點(diǎn)3：GB/T11821照片檔案管理規(guī)范一、對(duì)規(guī)范性引用文件的重點(diǎn)理解66二、對(duì)術(shù)語和定義的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：企業(yè)檔案工作businessrecordsmanagement企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。重點(diǎn)2：電子檔案electronicrecords具有保存價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。重點(diǎn)3：檔案信息化archivalinformationization運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的管理過程和工作方式。二、對(duì)術(shù)語和定義的重點(diǎn)理解67三、對(duì)檔案工作組織的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作組織組織系統(tǒng)建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、工作體系。企業(yè)管理職責(zé)履行法規(guī)、納入計(jì)劃、納入崗位職責(zé)、納入考核、工作質(zhì)量、資產(chǎn)處置、表彰與處分企業(yè)部門職責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、承辦崗位負(fù)責(zé)制、檔案人員負(fù)責(zé)制檔案部門職責(zé)規(guī)劃工作、建章立制、具體實(shí)施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督考核、移交檔案檔案人員要求三、對(duì)檔案工作組織的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作組織組織系統(tǒng)建設(shè)工作68郭沫若《題贈(zèng)檔案館》前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。郭沫若《題贈(zèng)檔案館》69四、對(duì)檔案工作總則的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。重點(diǎn)2：企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)3：企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。四、對(duì)檔案工作總則的重點(diǎn)理解70五、對(duì)檔案工作制度的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作制度工作規(guī)章管理制度業(yè)務(wù)規(guī)范明確職責(zé)、制定規(guī)定、責(zé)任追求、應(yīng)急預(yù)案各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度。增加了檔案管理系統(tǒng)操作制度整理、分類、編號(hào)、鑒定、保護(hù)等項(xiàng)工作的實(shí)施細(xì)則五、對(duì)檔案工作制度的重點(diǎn)理解企業(yè)檔案工作制度工作規(guī)章管理制度71六、對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：“三納入”、“四參加”、“三同時(shí)”。重點(diǎn)2：歸檔文件的整理——立卷重點(diǎn)3：歸檔范圍的劃定——注重來源，注重特點(diǎn)，注重企業(yè)生存與發(fā)展的要求，注重精細(xì)化。重點(diǎn)4：注重以合同作為控制合作項(xiàng)目文件歸檔的手段。重點(diǎn)5：注重檔案分類與編號(hào)的規(guī)范化重點(diǎn)6：注重深度開發(fā)六、對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)理解72七、對(duì)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)理解重點(diǎn)1：在企業(yè)文件生成系統(tǒng)中嵌入文件歸檔的要求和功能。重點(diǎn)2：重視多媒體文件的歸檔。重點(diǎn)3：重視網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。重點(diǎn)4：重視系統(tǒng)安全建設(shè)。七、對(duì)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)理解73制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計(jì)價(jià)值鑒定歸檔管理利用與安全管理實(shí)體分類信息分類企業(yè)文檔管理體系自動(dòng)化管理系統(tǒng)檔案管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)要點(diǎn)制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計(jì)價(jià)值鑒定歸檔管理利用與安全74一、企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)文件檔案管理委員會(huì)主管部門或企業(yè)檔案中心檔案部門或崗位信息管理部門職能部門及下屬機(jī)構(gòu)一、企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)文件檔案管理委員會(huì)主管部門或企業(yè)75初始級(jí)Initial事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價(jià)值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)級(jí)Repeatable優(yōu)化級(jí)Optimizing已管理級(jí)Managed已定義級(jí)Defined價(jià)值V123451、一般事務(wù)性工作。2、兼職管理狀態(tài)。3、文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。4、無制度，無工作流程1、專門性工作。2、專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。3、有基本歸檔要求。4、文檔留存界限不清晰1、專業(yè)性工作。2、專家式管理，已建立管理標(biāo)準(zhǔn)。3、歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。4、基本利用1、職能性資源管理工作。2、全員式、全過程管理。3、管理要求納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。人依附于事4、能動(dòng)服務(wù)1、全過程資源自動(dòng)配置。2、管理體系可自動(dòng)創(chuàng)新。3、全方位服務(wù)，深度開發(fā)。4、歷史留存與資源管理職業(yè)化。企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評(píng)價(jià)初始級(jí)事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價(jià)值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)76二、數(shù)據(jù)清理計(jì)劃調(diào)研關(guān)聯(lián)整合責(zé)任文檔數(shù)據(jù)的實(shí)際狀況,是相關(guān)管理工作順利開展的基礎(chǔ).任何一種管理體制或管理手段的運(yùn)行,都必須建立在數(shù)據(jù)清理的基礎(chǔ)之上.數(shù)據(jù)清理工作必須由文檔管理者通過詳細(xì)認(rèn)真地調(diào)研和科學(xué)系統(tǒng)地分析予以實(shí)現(xiàn).二、數(shù)據(jù)清理計(jì)劃調(diào)研關(guān)聯(lián)整合責(zé)任文檔數(shù)據(jù)的實(shí)際狀況,是相關(guān)管77企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序開始（針對(duì)具體崗位）文件類型及屬性認(rèn)定符合5匯總上報(bào)符合1、2、3、4并完成6部門確認(rèn)分類匯總，列入歸檔預(yù)備范圍檔案部門整體協(xié)調(diào)確認(rèn)，明確歸檔責(zé)任正式列入歸檔范圍不予確認(rèn)確認(rèn)1、是否崗位發(fā)文2、是否崗位辦理3、是否崗位接收4、是否不可或缺5、是否完全不需要6、是否部門核心數(shù)據(jù)企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序開始（針對(duì)具體崗位）文件類型及屬性781、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能繞開這個(gè)環(huán)節(jié)而達(dá)成對(duì)信息資源的有效控制。2、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項(xiàng)工作、各個(gè)部門、各個(gè)崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報(bào)表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等，進(jìn)行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確。3、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須要對(duì)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要工作流程進(jìn)行了解，并在此基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)狀況進(jìn)行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動(dòng)線路，為信息資源配置提供依據(jù)。1、清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是一項(xiàng)細(xì)致而繁雜的工作，但任何企業(yè)誰也不可能79企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例）企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例）80

數(shù)據(jù)清理的方法

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)行。首先，對(duì)一個(gè)具體的部門及其其中每個(gè)崗位進(jìn)行問卷調(diào)查，主要提問五個(gè)問題：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，處理什么信息？3、在你的工作中，發(fā)出什么信息？發(fā)給什么部門或崗位？4、在你的工作中，你最離不開（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你認(rèn)為最不需要的信息是什么？在每個(gè)崗位的答案收集齊全后，通過對(duì)崗位與崗位之間信息互動(dòng)狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負(fù)責(zé)的信息。對(duì)于無意義信息應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并建議其進(jìn)一步查清這種信息是否可以清除。數(shù)據(jù)清理的方法

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)81

數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律數(shù)據(jù)互動(dòng)反映了某種工作的開展?fàn)顩r。在清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動(dòng)的規(guī)律性，對(duì)于分析數(shù)據(jù)價(jià)值，理順數(shù)據(jù)運(yùn)行關(guān)系，高效率地開展信息資源的配置，具有重要意義。當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后,它必然會(huì)對(duì)接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位,會(huì)由于其既定的職責(zé)對(duì)該數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項(xiàng)工作，其實(shí)就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動(dòng)。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運(yùn)動(dòng)過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)特征，以及由這種運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律。一般來說,分析一個(gè)企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動(dòng)規(guī)律是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進(jìn)行直觀示意。數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律數(shù)據(jù)互動(dòng)反映了某種工作的開展?fàn)顩r。在清理基82工作聯(lián)絡(luò)單產(chǎn)品檢測報(bào)告絨布檢驗(yàn)報(bào)告絨布不良明細(xì)表成品入倉單商務(wù)部文控中心財(cái)務(wù)研發(fā)部人力資源實(shí)驗(yàn)室倉務(wù)部品檢部業(yè)務(wù)員業(yè)績考核客戶產(chǎn)品報(bào)價(jià)（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、E-mail、投訴報(bào)告、客戶出貨明細(xì)表）打樣單、提貨通知單、行政總務(wù)商務(wù)部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會(huì)議及廠部例會(huì)紀(jì)錄文件外廠外發(fā)加工單生產(chǎn)部試驗(yàn)產(chǎn)品通知單、打樣單客戶訂購合同及查詢價(jià)、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認(rèn)樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價(jià)單、調(diào)查表、保衛(wèi)處總經(jīng)理Q:行政總務(wù)部門和文控中心部門通商務(wù)部之間的業(yè)務(wù)、行政管理往來的具體情況是怎么樣的？（待對(duì)這兩個(gè)部門進(jìn)行了調(diào)研之后確定）

來料加工物料送貨單 出門證 客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料 對(duì)賬單（每月應(yīng)收貨款對(duì)賬單）

歸檔 公司程序文件

絨布各類花型圖紙

工作任務(wù)通知單、打樣單 試驗(yàn)通知單絨毛生產(chǎn)交期回復(fù)單、生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)留樣入倉單(絨布每日入倉單、絨布每日入倉記錄)

生產(chǎn)訂單、糾正及預(yù)防措施單 產(chǎn)品報(bào)價(jià)單

訂貨出貨統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

出貨通知單、貨物運(yùn)輸單

常規(guī)絨布庫存數(shù)量表更新 倉庫數(shù)據(jù)報(bào)表外發(fā)加工成品明細(xì)碼單、送貨單 出貨明細(xì)表工作聯(lián)絡(luò)單產(chǎn)品檢測報(bào)告商務(wù)部文控中心財(cái)務(wù)研發(fā)部人力資源實(shí)驗(yàn)室83數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計(jì)與使用目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種:1、數(shù)據(jù)狀況問卷；2、數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖；3、數(shù)據(jù)匯總表;4、數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作流程示意圖。XX有限公司文件清理工作問卷時(shí)間：部門：答卷人：項(xiàng)目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對(duì)企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請(qǐng)您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出具體文件名稱。）您的崗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來源部門或崗位）您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收部門或崗位）您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見？數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計(jì)與使用目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下84公司外部各部門總經(jīng)辦

部門報(bào)告、各部門的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、書刊資料、獎(jiǎng)狀/證書、總經(jīng)理審閱的相關(guān)文件 涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章 涉及公司的相關(guān)通知類文件 工作計(jì)劃、通知、授權(quán)書、會(huì)議通知、反饋各部門文件總經(jīng)辦辦理的文件：通知、會(huì)議記錄、人事任命、工作計(jì)劃、外部管理文件、會(huì)議通知、企業(yè)建設(shè)文件、授權(quán)書、例會(huì)的會(huì)議記錄、部門文件數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖公司外部各部門總

涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)85宮曉東重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施課件86三、業(yè)務(wù)要點(diǎn)

1、文件的形成、積累與歸檔文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé),也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件.檔案部門有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查.主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度:

收發(fā)文登記制度

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文三、業(yè)務(wù)要點(diǎn)1、文件的形成、積累與歸檔Aab123下行文上87序號(hào)文件名稱來源時(shí)間簽收人辦理注釋收文登記表序號(hào)文件名稱去向時(shí)間發(fā)送者備注發(fā)文登記表序號(hào)文件名稱來源時(shí)間簽收人辦理注釋收文登記表序號(hào)文件名稱去向88宮曉東重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施課件89員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時(shí)時(shí)有活兒,件件登記,年年整理.文件積累制度(針對(duì)自身所產(chǎn)生的文件)員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時(shí)時(shí)有活兒,件件登記,90宮曉東重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)解讀與實(shí)施課件91文件歸檔制度歸檔范圍:確定文件的價(jià)值,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化.(需要制作)制度核心歸檔時(shí)間:根據(jù)企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn),確定文件何時(shí)歸檔.技術(shù)保障歸檔要求:明確便于長遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施.技術(shù)條件歸檔份數(shù):根據(jù)歸檔文件的重要性,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系.利用保障歸檔手續(xù):明確歸檔文件的移交事宜