高效能時間管理 課件

高效能時間管理

高效能時間管理12習(xí)慣成自然知道相信實踐績效學(xué)習(xí)是……能夠正確地感知能夠正確地采取行動能夠正確地思考能夠正確地生活重新定義學(xué)習(xí)2習(xí)慣成知道相信實踐績效學(xué)習(xí)是……能夠正確地采取能夠正確地思2認識時間的本質(zhì)

1認識時間的本質(zhì)13管理者應(yīng)該思考什么？管理者應(yīng)該思考什么？4管理追求“效率”和“效果”手段：效率結(jié)果：效果資源利用目標實現(xiàn)低浪費高成就目標管理者最重要的事：創(chuàng)造企業(yè)的價值、績效和利潤管理追求“效率”和“效果”手段：效率結(jié)果：效果資源利用目5時間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評估一個人日行成效，最容易的做法就是考核其對時間管理及應(yīng)用－－－－－－世界管理大師彼德.杜拉克時間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評6工作效率不高的的根源???▲不速之客闖入

▲話干擾▲經(jīng)常加班加點▲窮于應(yīng)付突發(fā)事件▲漫談、聊天▲交待不清，事情做錯▲不敢拍板，等指示

▲考慮事情過于復(fù)雜▲管事必親躬▲完美主義辦事

▲憑記憶辦事▲主辦人員遲到▲缺乏明確的目標▲拖延▲缺乏優(yōu)先順序▲想做的事情太多，而且有頭無尾▲缺乏條理與整潔▲不懂授權(quán)▲不會拒絕別人的請求▲倉促決策▲懶惰與心理消極▲行動緩慢▲做事拖拉▲會議很長工作效率不高的的根源???▲不速之客闖入▲缺乏明確的目標7本質(zhì)追究：態(tài)度來自習(xí)慣!!!▲中國人比較隨性，大而化之，例如喜宴遲到、工作時隨性；興致來了就特別有勁、加班、干勁十足，感覺很重要▲日本人分秒必爭，可以相同的一件事做十幾年，但其態(tài)度嚴謹，一就是一，二就是二，非常執(zhí)著，只有公司，沒有個人▲美國人是契約式的工作精神，定好游戲規(guī)則就依規(guī)則進行，下班時間一到，立即消失，不見人影，非常注重個人本質(zhì)追究：態(tài)度來自習(xí)慣!!!▲中國人比較隨性，大而化之，例如8既然知道了問題：為什么安于現(xiàn)狀???為何你我不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀???1.無奈無奈——2.不確認改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿意現(xiàn)狀時，表示會有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用用“新的思考方式”既然知道了問題：為什么安于現(xiàn)狀???為何你我不滿意現(xiàn)狀,但9時間管理的真相2時間管理的真相210有效地利用時間是高效率的工作的基礎(chǔ)把時間用于重要的事情上，而不只是緊急的事情上要能夠區(qū)分什么是重要的，什么是緊急的結(jié)果而非方法是時間管理策略的重點有理由在必須說“不”的時候不感覺內(nèi)疚時間管理的關(guān)鍵不在于是否懂得講師們所說優(yōu)先排序之類的那些方法，而在于個人習(xí)慣的知覺與克服，即:個人事務(wù)的管理。有效地利用時間是高效率的工作的基礎(chǔ)把時間用于重要的事情上，11時間發(fā)展足跡關(guān)注個人價值的實現(xiàn)關(guān)注時間的效能關(guān)注未來時間的管理關(guān)注現(xiàn)有時間的條理化第四代時間第三代時間第二代時間第一代時間時間發(fā)展足跡關(guān)注個人價值的實現(xiàn)關(guān)注時間的效能關(guān)注未來時間的管12Diarize（定出做的時間）變?yōu)镈oitlater（呆會做）4D原則Doitnow！Don`tdoit。重要

緊

迫Delegate規(guī)劃做馬上做放棄做授權(quán)做有多少做的總是緊急而不重要的？1、防患未然2、準備工作3、改進產(chǎn)能4、人際關(guān)系5、規(guī)劃、休閑1、緊急狀況2、迫切問題3、限期完成的會議或工作1、忙碌瑣碎的事2、處理文件等函件3、無聊電話4、浪費性時間5、逃避性活動1、造成干撓的訪問、電話、信件、報告2、許多迫在眉睫的急事3、不速之客4、某些會議5、受歡迎的事情Diarize（定出做的時間）4D原則Doitnow13用“6W3H”提高時間使用率WHY—為什么要制定這個措施？WHAT—到達什么目標？WHERE—在何處執(zhí)行？WHO—有誰負責(zé)完成？WHEN—什么時間完成？WHICH—各種選擇及優(yōu)先順序？Howto—怎么執(zhí)行？

找出問題的真正原因

確定解決問題的重點對策

制定解決問題的行動計劃Howmany—工作數(shù)量多少?Howmuch—多少預(yù)算費用?用“6W3H”提高時間使用率WHY—為什么要制定這個措施14

工作效率提升的策略3

工作效率提升的策略31516彼得.德魯克的問題是先有工作還是先有目標？16彼得.德魯克的問題是先有工作16問題一

動機——沒有目標，人生、工作缺乏方向完成工作的時標準目標量化三要素數(shù)量質(zhì)量目標量化三要素完成工作的時間量完成工作的時數(shù)量措施:以終為始，管道人生問題一

動機——沒有目標，人生、工作缺乏方向完目標17互動：大家想一分鐘工作上：您的目標在哪里？您的策略是什么？（短中期目標）對于人生：您的目標在哪里？您的策略是什么？（短中期目標）請大家寫在白紙上互動：大家想一分鐘工作上：您的目標在哪里？您的策略是什么？18問題二

行為——缺乏條理與計劃，尋找占用了你所有時間

保持重點

80/20的運用備注：做計劃是珍惜時間的最有效途徑?。?！

80/20定律案例：在老家修車兩家老板的對比措施:時間矩陣，實施計劃問題二

行為——缺乏條理與計劃，尋找占用了你所有時間19時間管理的策略與方法

——保持辦公桌的整潔有序工作環(huán)境“6Ｓ”■不同層次員工的準備工作——金領(lǐng)高管的準備工作Ａ、整體工作目標Ｂ、階段性工作規(guī)劃Ｃ、下級狀況備忘錄Ｄ、用好秘書這個幫手——白領(lǐng)階層的辦公室“５Ｓ”Ａ、工作計劃表Ｂ、常用文件及工具書Ｃ、柜子及辦公室桌清理Ｄ、相關(guān)人員通訊錄雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思。文件的堆積將妨礙注意力的集中，導(dǎo)致情緒緊張，以及增加翻查的時間掌握現(xiàn)時工作環(huán)境--找出影響你的外在的東西

時間管理的策略與方法

——保持辦公桌的20如何保持辦公桌的整潔有序?qū)⑺锌梢晕阋暰€的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面(電話,時間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來將不同的文件歸檔如何保持辦公桌的整潔有序?qū)⑺锌梢晕阋暰€的東西全挪開21時間管理的策略與方法

——避免干擾■不要采取無條件的“門戶開放政策”■安排秘書擋駕（電話、不速之客等）■站立會客■在辦公室外接見外界不速之客■讓秘書控制會談時間■面談以下時間問題如何解決？？？上級管理——煩同級管理----差下級管理----松時間管理的策略與方法

22時間管理的策略與方法

——學(xué)會說“不”■拒絕的學(xué)問——靈活運用日常價值法——快速反應(yīng)，馬上決斷——注意國人的“講面子”——婉言謝絕，而非強力拒絕——動之以情，曉之以理——提供良好的建議"不"--學(xué)會對別人說這個字，可委婉可直接

時間管理的策略與方法

23問題三

角色錯位——努力的做了不該做的事

高層——戰(zhàn)略——方向

中層——戰(zhàn)術(shù)——方案

員工——戰(zhàn)斗——狀態(tài)問題三

角色錯位——努力的做了不該做的事24時間管理的策略與方法

——授權(quán)—通過別人把事情做好“事必躬親”是管理者的一個嚴重的時間陷阱?？缭竭@種陷阱的唯一途徑便是“授權(quán)”。在探討授權(quán)的真義與授權(quán)的技巧之前，希望你先根據(jù)底下的測驗，做一番自我考核，看看自己是否具有“事必躬親”的傾向。

為什么怕授權(quán)？？？下屬功高蓋主/怕部屬做不好/自己做比較放心/不愿意放棄權(quán)力/對下屬不信任時間管理的策略與方法

——授251、拖延的現(xiàn)象分析——背后本質(zhì)是不用承擔(dān)責(zé)任2、拖延的8大原因復(fù)雜任務(wù)的擔(dān)憂/害怕犯錯/猶豫不決/

對事先優(yōu)先次序的困惑/對瑣事的厭煩/

缺乏關(guān)注的重點/懶惰/狀態(tài)不精措施:立即行動，不進則退1、立即行動，請勿拖延2、職責(zé)所在，請勿推辭3、關(guān)注細節(jié)，一絲不茍問題三

拖延——烏龜跑的比兔子快

1、拖延的現(xiàn)象分析——背后本質(zhì)是不用承擔(dān)責(zé)任措施:立即行動，261、正確認識執(zhí)行力、執(zhí)行、跟蹤、2、結(jié)果第一，完美第二3、認真第一，聰明第二4、歪歪斜斜的到達終點與整整齊齊的站在原地措施:職業(yè)素養(yǎng)，全力以赴問題四

只追求完美，缺乏迅速行動1、正確認識執(zhí)行力措施:職業(yè)素養(yǎng)，全力以赴問題四

只271、高品質(zhì)溝通（主動、不推諉、反饋、執(zhí)行、跟進、確認）2、正確把握員工狀態(tài)，有效安排3、、把握溝通要訣，激勵員工工作意愿問題五

無效溝通，工作滯后問題五

無效溝通，工作滯后28自我否定，走不出自我的框架化繁為簡與尋求合作措施:尋找捷徑，腦力激蕩問題六

自我設(shè)限，殺死了你的潛能力措施:尋找捷徑，腦力激蕩問題六

自我設(shè)限，殺死了你的29

明確開會目的

作好會前準備準時出席會議嚴明會場紀律

會后紀要跟蹤會上有議有決會議時間管理ABCDFE帶著建議赴會，帶著任務(wù)離開時間管理的策略與方法

——開有效的會議明確開作好會準時出嚴明會會后紀會上有會議時間管理ABC30習(xí)慣的形成與人際4

習(xí)慣的形成與人際4

31時間管理的策略與方法

——建立良好的習(xí)慣（改變你的行動鏈）結(jié)果導(dǎo)向策略優(yōu)先行動快速寫下想改變的習(xí)慣寫下你的目標列出習(xí)慣帶來的問題列出改變習(xí)慣的好處獎勵自己堅持21天回顧新的習(xí)慣行為時間管理的策略與方法

——建立良好的習(xí)慣（改32

體質(zhì)——通過自我監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)并充分利用自己的高峰期一般10-12點，需要充足的睡眠和營養(yǎng)充足的早餐（防止低血糖時間）下午3-5點，午餐不能太飽晚上10-11點，晚上不能太飽，絕不能沉迷于電視連續(xù)劇提升精力

——

按時睡覺和起床

——少食多餐，每天5-6餐

——每天吃早餐

——每天喝48-64盎(ang)司水

——工作90分鐘短暫活動一下

——每天進行身體鍛煉

——每星期2次力量訓(xùn)練

——做自己喜歡的事

體質(zhì)——通過自我監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)并充分利用自己的高峰期一般10-33今天事情今天辦，困難事情想法辦；復(fù)雜事情梳理辦，瑣碎事情抽空辦；重要事情優(yōu)先辦，能辦事情馬上辦；分外事情協(xié)助辦，個人事情下班辦；所有事情認真辦，違法事情不要辦！《時間管理與工作效率》順口溜今天事情今天辦，困難事情想法辦；《時間管理與工作效34我所擁有唯一的力量就是當(dāng)下的力量昨日已不可追明天是未知數(shù)只有“當(dāng)下”才最真實人最不滿意的是現(xiàn)在、此刻『活于當(dāng)下，價值最大』我所擁有唯一的力量『活于當(dāng)下，價值最大』351、時間管理測試表2、月、周、日計劃表3、時間管理36計4、管理者自我提升參考表贈送資料：1、時間管理測試表贈送資料：36恭喜您完成了培訓(xùn)衷心祝愿大家工作順利！學(xué)習(xí)在于貫通,

貫通在于運用!

恭喜您完成了培訓(xùn)衷心祝愿大家工作順利！學(xué)習(xí)在于貫通,37

高效能時間管理

高效能時間管理3839習(xí)慣成自然知道相信實踐績效學(xué)習(xí)是……能夠正確地感知能夠正確地采取行動能夠正確地思考能夠正確地生活重新定義學(xué)習(xí)2習(xí)慣成知道相信實踐績效學(xué)習(xí)是……能夠正確地采取能夠正確地思39認識時間的本質(zhì)

1認識時間的本質(zhì)140管理者應(yīng)該思考什么？管理者應(yīng)該思考什么？41管理追求“效率”和“效果”手段：效率結(jié)果：效果資源利用目標實現(xiàn)低浪費高成就目標管理者最重要的事：創(chuàng)造企業(yè)的價值、績效和利潤管理追求“效率”和“效果”手段：效率結(jié)果：效果資源利用目42時間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評估一個人日行成效，最容易的做法就是考核其對時間管理及應(yīng)用－－－－－－世界管理大師彼德.杜拉克時間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評43工作效率不高的的根源???▲不速之客闖入

▲話干擾▲經(jīng)常加班加點▲窮于應(yīng)付突發(fā)事件▲漫談、聊天▲交待不清，事情做錯▲不敢拍板，等指示

▲考慮事情過于復(fù)雜▲管事必親躬▲完美主義辦事

▲憑記憶辦事▲主辦人員遲到▲缺乏明確的目標▲拖延▲缺乏優(yōu)先順序▲想做的事情太多，而且有頭無尾▲缺乏條理與整潔▲不懂授權(quán)▲不會拒絕別人的請求▲倉促決策▲懶惰與心理消極▲行動緩慢▲做事拖拉▲會議很長工作效率不高的的根源???▲不速之客闖入▲缺乏明確的目標44本質(zhì)追究：態(tài)度來自習(xí)慣!!!▲中國人比較隨性，大而化之，例如喜宴遲到、工作時隨性；興致來了就特別有勁、加班、干勁十足，感覺很重要▲日本人分秒必爭，可以相同的一件事做十幾年，但其態(tài)度嚴謹，一就是一，二就是二，非常執(zhí)著，只有公司，沒有個人▲美國人是契約式的工作精神，定好游戲規(guī)則就依規(guī)則進行，下班時間一到，立即消失，不見人影，非常注重個人本質(zhì)追究：態(tài)度來自習(xí)慣!!!▲中國人比較隨性，大而化之，例如45既然知道了問題：為什么安于現(xiàn)狀???為何你我不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀???1.無奈無奈——2.不確認改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿意現(xiàn)狀時，表示會有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用用“新的思考方式”既然知道了問題：為什么安于現(xiàn)狀???為何你我不滿意現(xiàn)狀,但46時間管理的真相2時間管理的真相247有效地利用時間是高效率的工作的基礎(chǔ)把時間用于重要的事情上，而不只是緊急的事情上要能夠區(qū)分什么是重要的，什么是緊急的結(jié)果而非方法是時間管理策略的重點有理由在必須說“不”的時候不感覺內(nèi)疚時間管理的關(guān)鍵不在于是否懂得講師們所說優(yōu)先排序之類的那些方法，而在于個人習(xí)慣的知覺與克服，即:個人事務(wù)的管理。有效地利用時間是高效率的工作的基礎(chǔ)把時間用于重要的事情上，48時間發(fā)展足跡關(guān)注個人價值的實現(xiàn)關(guān)注時間的效能關(guān)注未來時間的管理關(guān)注現(xiàn)有時間的條理化第四代時間第三代時間第二代時間第一代時間時間發(fā)展足跡關(guān)注個人價值的實現(xiàn)關(guān)注時間的效能關(guān)注未來時間的管49Diarize（定出做的時間）變?yōu)镈oitlater（呆會做）4D原則Doitnow！Don`tdoit。重要

緊

迫Delegate規(guī)劃做馬上做放棄做授權(quán)做有多少做的總是緊急而不重要的？1、防患未然2、準備工作3、改進產(chǎn)能4、人際關(guān)系5、規(guī)劃、休閑1、緊急狀況2、迫切問題3、限期完成的會議或工作1、忙碌瑣碎的事2、處理文件等函件3、無聊電話4、浪費性時間5、逃避性活動1、造成干撓的訪問、電話、信件、報告2、許多迫在眉睫的急事3、不速之客4、某些會議5、受歡迎的事情Diarize（定出做的時間）4D原則Doitnow50用“6W3H”提高時間使用率WHY—為什么要制定這個措施？WHAT—到達什么目標？WHERE—在何處執(zhí)行？WHO—有誰負責(zé)完成？WHEN—什么時間完成？WHICH—各種選擇及優(yōu)先順序？Howto—怎么執(zhí)行？

找出問題的真正原因

確定解決問題的重點對策

制定解決問題的行動計劃Howmany—工作數(shù)量多少?Howmuch—多少預(yù)算費用?用“6W3H”提高時間使用率WHY—為什么要制定這個措施51

工作效率提升的策略3

工作效率提升的策略35253彼得.德魯克的問題是先有工作還是先有目標？16彼得.德魯克的問題是先有工作53問題一

動機——沒有目標，人生、工作缺乏方向完成工作的時標準目標量化三要素數(shù)量質(zhì)量目標量化三要素完成工作的時間量完成工作的時數(shù)量措施:以終為始，管道人生問題一

動機——沒有目標，人生、工作缺乏方向完目標54互動：大家想一分鐘工作上：您的目標在哪里？您的策略是什么？（短中期目標）對于人生：您的目標在哪里？您的策略是什么？（短中期目標）請大家寫在白紙上互動：大家想一分鐘工作上：您的目標在哪里？您的策略是什么？55問題二

行為——缺乏條理與計劃，尋找占用了你所有時間

保持重點

80/20的運用備注：做計劃是珍惜時間的最有效途徑?。。?/p>

80/20定律案例：在老家修車兩家老板的對比措施:時間矩陣，實施計劃問題二

行為——缺乏條理與計劃，尋找占用了你所有時間56時間管理的策略與方法

——保持辦公桌的整潔有序工作環(huán)境“6Ｓ”■不同層次員工的準備工作——金領(lǐng)高管的準備工作Ａ、整體工作目標Ｂ、階段性工作規(guī)劃Ｃ、下級狀況備忘錄Ｄ、用好秘書這個幫手——白領(lǐng)階層的辦公室“５Ｓ”Ａ、工作計劃表Ｂ、常用文件及工具書Ｃ、柜子及辦公室桌清理Ｄ、相關(guān)人員通訊錄雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思。文件的堆積將妨礙注意力的集中，導(dǎo)致情緒緊張，以及增加翻查的時間掌握現(xiàn)時工作環(huán)境--找出影響你的外在的東西

時間管理的策略與方法

——保持辦公桌的57如何保持辦公桌的整潔有序?qū)⑺锌梢晕阋暰€的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面(電話,時間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來將不同的文件歸檔如何保持辦公桌的整潔有序?qū)⑺锌梢晕阋暰€的東西全挪開58時間管理的策略與方法

——避免干擾■不要采取無條件的“門戶開放政策”■安排秘書擋駕（電話、不速之客等）■站立會客■在辦公室外接見外界不速之客■讓秘書控制會談時間■面談以下時間問題如何解決？？？上級管理——煩同級管理----差下級管理----松時間管理的策略與方法

59時間管理的策略與方法

——學(xué)會說“不”■拒絕的學(xué)問——靈活運用日常價值法——快速反應(yīng)，馬上決斷——注意國人的“講面子”——婉言謝絕，而非強力拒絕——動之以情，曉之以理——提供良好的建議"不"--學(xué)會對別人說這個字，可委婉可直接

時間管理的策略與方法

60問題三

角色錯位——努力的做了不該做的事

高層——戰(zhàn)略——方向

中層——戰(zhàn)術(shù)——方案

員工——戰(zhàn)斗——狀態(tài)問題三

角色錯位——努力的做了不該做的事61時間管理的策略與方法

——授權(quán)—通過別人把事情做好“事必躬親”是管理者的一個嚴重的時間陷阱。跨越這種陷阱的唯一途徑便是“授權(quán)”。在探討授權(quán)的真義與授權(quán)的技巧之前，希望你先根據(jù)底下的測驗，做一番自我考核，看看自己是否具有“事必躬親”的傾向。

為什么怕授權(quán)？？？下屬功高蓋主/怕部屬做不好/自己做比較放心/不愿意放棄權(quán)力/對下屬不信任時間管理的策略與方法

——授621、拖延的現(xiàn)象分析——背后本質(zhì)是不用承擔(dān)責(zé)任2、拖延的8大原因復(fù)雜任務(wù)的擔(dān)憂/害怕犯錯/猶豫不決/

對事先優(yōu)先次序的困惑/對瑣事的厭煩/

缺乏關(guān)注的重點/懶惰/狀態(tài)不精措施:立即行動，不進則退1、立即行動，請勿拖延2、職責(zé)所在，請勿推辭3、關(guān)注細節(jié)，一絲不茍問題三

拖延——烏龜跑的比兔子快

1、拖延的現(xiàn)象分析——背后本質(zhì)是不用承擔(dān)責(zé)任措施:立即行動，631、正確認識執(zhí)行力、執(zhí)行、跟蹤、2、結(jié)果第一，完美第二3、認真第一，聰明第二4、歪歪斜斜的到達終點與整整齊齊的站在原地措施:職業(yè)素養(yǎng)，全力以赴問題四

只追求完美，缺乏迅速行動1、正確認識執(zhí)行力措施:職業(yè)素養(yǎng)，全力以赴問題四

只641、高品質(zhì)溝通（主動、不推諉、反饋、執(zhí)行、跟進、確認）2、正確把握員工狀態(tài)，有效安排3、、把握溝通要訣，激勵員工工作意愿問題五

無效溝通，工作滯后問題五

無效溝通，工作滯后65自我否定，走不出自我的框架化繁為簡與尋求合作措施:尋找捷徑，腦力激蕩問題六

自我設(shè)限，殺死了你的