永樂文檔一體化管理軟件及應(yīng)用軟件使用說明課件

《永樂文檔一體化管理軟件及應(yīng)用》

系統(tǒng)概述：

此系統(tǒng)是從檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)而研發(fā)，在總體上，力求簡明、實(shí)用和功能完備；在操作風(fēng)格上，盡可能地向大家所熟悉的、微軟的產(chǎn)品靠近。它具有文檔一體化功能，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、機(jī)關(guān)檔案室可以從收、發(fā)文登記開始管理，以歸檔類目為橋梁，通過歸檔操作，最終完成歸檔工作。此系統(tǒng)啟運(yùn)方便快捷，雙擊桌面上的快捷圖標(biāo)即可（系統(tǒng)的初始默認(rèn)姓名是“LAMS”（大小寫均可），口令是“2000”）。

軟件下載及安裝

登陸江蘇檔案信息網(wǎng)，網(wǎng)址為，在網(wǎng)站的右下方找到“檔案軟件服務(wù)”，點(diǎn)擊進(jìn)入，在檔案室管理軟件下點(diǎn)擊“永樂一體化管理軟件”，進(jìn)行下載。

對(duì)下載后的軟件包進(jìn)行解壓縮，可以看到此軟件由三個(gè)文件構(gòu)成，即DBMS、lams及window98軟件狗驅(qū)動(dòng)程序。點(diǎn)擊lams，點(diǎn)擊SETUP.EXE，進(jìn)行安裝，在桌面上形成一個(gè)“永樂文檔一體化通用軟件”圖標(biāo)，安裝結(jié)束。

一、文書檔案子系統(tǒng)的啟動(dòng)文書檔案管理子系統(tǒng)是該軟件的核心，它包括文件級(jí)和案卷級(jí)管理、報(bào)表輸出和件的二級(jí)目錄四個(gè)功能模塊，用戶可以直接點(diǎn)擊“WD”（文書檔案管理）按鈕來打開此子系統(tǒng)。點(diǎn)擊文件級(jí)管理模塊，進(jìn)行文件級(jí)的數(shù)據(jù)錄入。

二、數(shù)據(jù)的錄入1）檔號(hào)：是以字符的形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼（字符的格式是：XXXX－XXXX－XXX－XXXX－XXXX，要求的字符位數(shù)是4-4-3-4-4，位數(shù)不足的，前面用“0”填足）。相對(duì)應(yīng)的是：①凡是執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》，即以件為單位整理的檔案，其檔號(hào)的編制格式為：“全宗號(hào)－年度－保管期限號(hào)－機(jī)構(gòu)（問題）代號(hào)－件號(hào)”，如“縣政府辦公室2004年度永久第一件”所編檔號(hào)為：0201-2004-001-0bgs-0001，0201為全宗號(hào)、2004是年度號(hào)、001是保管期限號(hào)，0bgs是機(jī)構(gòu)（問題）代號(hào)、0001是件號(hào)。

二是文件級(jí)的檔號(hào)，其編制格式為“全宗號(hào)－年度號(hào)－目錄號(hào)－案卷號(hào)－文件頁號(hào)”，如“縣政府1996年永久第一卷第一份文件”的編制檔號(hào)為：“0201-1996-001-0001-0001”，此檔號(hào)的最后一組四位數(shù)就是第一份文件在此卷中所在的頁碼號(hào)。在輸入時(shí)，如發(fā)現(xiàn)檔號(hào)輸入錯(cuò)誤，可移動(dòng)光標(biāo)重新輸入正確的數(shù)字，不需要?jiǎng)h除原先的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。2）文號(hào)：文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度和順序號(hào)三部分組成，規(guī)范格式為“機(jī)關(guān)代字＋［年度］＋順序號(hào)”。例如“贛政發(fā)[2005]0001號(hào)”，“贛政發(fā)”是機(jī)關(guān)代字，“［2005］”是年度號(hào)，“0001號(hào)”就是順序號(hào)（順序號(hào)由四位數(shù)字構(gòu)成，不足規(guī)定長度的，前面用“0”補(bǔ)足）。此軟件只認(rèn)定這一格式，如果本單位所編制文號(hào)的格式與之不同的，要轉(zhuǎn)換成這種格式，如“贛檔發(fā)（1999）第1號(hào)”，得轉(zhuǎn)換成“贛檔發(fā)［1999］0001號(hào)”。著錄責(zé)任者需要特別注意的問題：1、領(lǐng)導(dǎo)講話稿的責(zé)任者為領(lǐng)導(dǎo)本人，并標(biāo)明其職務(wù)。2、協(xié)議書的責(zé)任者為協(xié)議雙方，包括自然人。3、機(jī)關(guān)所屬科室或鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬站所形成文件材料的責(zé)任者為所在機(jī)關(guān)或所在鎮(zhèn)的全稱或規(guī)范化簡稱。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)婚姻審批表的責(zé)任者是“XX鎮(zhèn)政府”而不是“XX鎮(zhèn)民政辦”。4、政府辦文單的責(zé)任者是縣政府，而非領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。5、審批表之類的文件，其責(zé)任者應(yīng)為最高一級(jí)審批單位，并在題名欄內(nèi)標(biāo)明申請人；呈報(bào)表的責(zé)任者為呈報(bào)單位，如編制花名冊，工資年報(bào)表等。6、需要承辦的文件，如提案，責(zé)任者為承辦單位，沒有答復(fù)的，責(zé)任者為提案人。4）題名：也就是文件的標(biāo)題、題目，是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。在本系統(tǒng)中，所有文件級(jí)題名的長度均限制在60個(gè)漢字左右，如果文件的實(shí)際題名多于60個(gè)漢字，應(yīng)在能表達(dá)文件精神的前提下重新擬寫題名。著錄題名應(yīng)該注意的幾個(gè)問題：1、標(biāo)題內(nèi)容不明確的，需經(jīng)過認(rèn)真查閱文件，采用詮釋的方法予以明確。所謂詮釋法是對(duì)可能引起疑惑、誤解、混亂的著錄內(nèi)容加以說明，說明文字置于被說明內(nèi)容之后，并加相應(yīng)的內(nèi)容標(biāo)識(shí)符。如有些文件的題名只有“通知”兩字的，要對(duì)文件的精神加以領(lǐng)會(huì)，擬寫出這是關(guān)于哪些事項(xiàng)的通知，重新擬寫的題名，用［］括起來，表明此題名為自擬題名。2、有些協(xié)議的標(biāo)題不能直接反映協(xié)議內(nèi)容的，要在標(biāo)題上加以說明，如“關(guān)于XXX的協(xié)議”。3、職務(wù)任免類的文件，要在題名內(nèi)把涉及到本單位任免的人員名單羅列清楚，用小括號(hào)括起來，超過3人以上的，可以在件的二級(jí)目錄內(nèi)加以補(bǔ)充。4、介紹信之類的文件，題名的擬寫格式應(yīng)為“介紹信存根XXX（人名）”，如果一張介紹信上人名過多的（超過5人），可以在二級(jí)目錄中加以完善；如果一類介紹信作為一件處理的，其題名中只標(biāo)明是哪一類介紹信，具體的人名，在件的二級(jí)目錄里輸入。5）時(shí)間或成文日期：文件形成時(shí)間，一般公私文書、信札為發(fā)文時(shí)間，決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時(shí)間，條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間，技術(shù)評(píng)審證書、技術(shù)鑒定證書、獲獎(jiǎng)證書、發(fā)明證書、專利證書為頒發(fā)時(shí)間，科研試驗(yàn)報(bào)告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時(shí)間，工程施工圖、產(chǎn)品加工圖為設(shè)計(jì)時(shí)間，竣工圖為繪制時(shí)間，原始試驗(yàn)記錄、測定檢驗(yàn)數(shù)據(jù)為記錄時(shí)間。時(shí)間輸入由8位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如1980年1月12日，輸入格式為“”，如果文件日期不祥的，可根據(jù)文件的內(nèi)容考證標(biāo)明其所屬年份，月、日可用“00．00”替代。6）保管期限：是對(duì)檔案劃定的存留年限。用數(shù)字表示，若“保管期限”分別用永久、長期、短期表示，則其對(duì)應(yīng)的數(shù)字代碼分別是1、2、3。保管期限項(xiàng)在計(jì)算機(jī)內(nèi)以數(shù)字代碼存儲(chǔ)，而給用戶的提示是漢字值，本系統(tǒng)為用戶提供“支持代碼的下拉列表”式編輯風(fēng)格，即用戶可以輸入代碼“1、2、3”，也可以輸入漢字“永久、長期、短期”，也可以在下拉列表中選擇。（1）、檔號(hào)這里的檔號(hào)和文件級(jí)管理中的檔號(hào)格式是一致的，如文件級(jí)的檔號(hào)為“0201-1999-001-0bgs-0001”，它的二級(jí)目錄的檔號(hào)同樣是“0201-1999-001-0bgs-0001”。（2）、順序號(hào)是“件內(nèi)”的順序號(hào)，即在一件里面，如果有若干個(gè)文件或若干條目錄，以此設(shè)定其順序（前面的檔號(hào)可以重復(fù)，而“檔號(hào)＋順序號(hào)”則不允許重復(fù)）。（3）、相關(guān)內(nèi)容：在“相關(guān)內(nèi)容”里面，用戶可以錄入被轉(zhuǎn)發(fā)文件的文號(hào)、責(zé)任者、題名等內(nèi)容，也可以錄入人事任免的所有人員名單和任職事項(xiàng)。相關(guān)內(nèi)容的字節(jié)長度為255，若不夠輸入詳細(xì)內(nèi)容，可以另外增加一條記錄繼續(xù)輸入（檔號(hào)可以重復(fù)，順序號(hào)要下延）。（4）、文件類別：是自動(dòng)累加的下拉列表風(fēng)格，用戶可以在此對(duì)二級(jí)目錄里的文件類型進(jìn)行標(biāo)識(shí)（如“人事任免”、“介紹信存根”、“轉(zhuǎn)發(fā)件”等）。注意：對(duì)“檔號(hào)”、“成文日期”等具有特定輸入格式進(jìn)行“查找與替換”時(shí)，與其他項(xiàng)目有所不同，在查找時(shí)，這些項(xiàng)目的值要連續(xù)寫，而在替換時(shí)，新值要用“－”分隔。例如：若要將0204全宗2001年度001目錄的0020卷替換成0205全宗2001年度001目錄0015卷，則其查找的內(nèi)容為：0020，而其替換的內(nèi)容應(yīng)為：0205-2001-001-0015（分隔符“－”得自己輸入）。［如果對(duì)此軟件還未能熟練掌握的情況下，建議慎用這一功能，如確要進(jìn)行批量修改，最好在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的輔導(dǎo)下進(jìn)行。]四、數(shù)據(jù)的新增、刪除與保存1、數(shù)據(jù)的新增：可以使用工具欄的“新增”按鈕，在當(dāng)前行后插入一條新記錄，也可以在最后行的“備注”列按回車鍵新增，新增操作后，一般會(huì)復(fù)制上一條記錄的內(nèi)容，而且檔號(hào)與前一條會(huì)出現(xiàn)重復(fù)，用戶需對(duì)此條的檔號(hào)更新才可以對(duì)修改后的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存。2、數(shù)據(jù)的刪除：使用工具欄中的“刪除”按鈕，刪除數(shù)據(jù)窗口的當(dāng)前記錄（是數(shù)據(jù)窗口左邊有個(gè)小手指指向的記錄），若要進(jìn)行批量刪除的，選擇記錄的方法與微軟產(chǎn)品的操作方法相似：（1）選擇一條記錄：鼠標(biāo)點(diǎn)擊該行的“記錄”列，右擊菜單項(xiàng)中刪除；（2）選擇一塊記錄：先選擇首條記錄，按住“SHIT”鍵并用鼠標(biāo)點(diǎn)擊最后一行的記錄列，右擊菜單項(xiàng)中刪除3、數(shù)據(jù)的保存：按“保存”按鈕即可。注意：在做過數(shù)據(jù)修改、刪除（包括查找與替換）操作后，只有進(jìn)行“保存”操作后，數(shù)據(jù)才能生效。3、數(shù)據(jù)的檢索：用戶可通過工具欄上的“檢索”按鈕來打開檢索條件設(shè)置窗口，檢索的步驟如下：1）、用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“檢索項(xiàng)目”欄，從下拉列表中選擇一個(gè)著錄項(xiàng)目，如“檔號(hào)，題名，文號(hào)”等等，確定要通過哪一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行檢索；2）、用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“運(yùn)算符號(hào)”欄，從下拉列表中選擇一個(gè)運(yùn)算符（如大于，小于，等于，等等），告訴計(jì)算機(jī)檢索項(xiàng)目和具體內(nèi)容之間是什么關(guān)系；3）、用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“給定的值”欄，在該欄中輸入你要檢索的具體內(nèi)容；如果有多個(gè)檢索條件，即單擊“邏輯關(guān)系”欄，從下攔列表中選擇“與”（同時(shí)滿足）或“或”（只需滿足其中任何一個(gè)條件）。例1（以檔號(hào)為檢索項(xiàng)目檢索）：檢索301全宗2001年度目錄號(hào)為1案卷號(hào)為4的所有文件，其條件為：檢索項(xiàng)目運(yùn)算符號(hào)給定值邏輯關(guān)系檔號(hào)大于等于0004與檔號(hào)小于0005END例2（以成文日期為檢索項(xiàng)目檢索）：檢索1999年所有的數(shù)據(jù)，其條件為：檢索項(xiàng)目運(yùn)算符號(hào)給定值邏輯關(guān)系成文日期大于等于1999與成文日期小于2000

END或：檢索項(xiàng)目運(yùn)算符號(hào)給定的值邏輯關(guān)系成文日期含有1999

END例3（以文件標(biāo)題為檢索項(xiàng)目檢索）：檢索文件標(biāo)題中有“檔案”或者有“文檔”的數(shù)據(jù)，其條件為：檢索項(xiàng)目運(yùn)算符號(hào)給定的值邏輯關(guān)系題名含有檔案或題名含有文檔END例4（以文號(hào)為檢索項(xiàng)目檢索）：檢索1999年度“蘇政發(fā)”第5號(hào)文到第34號(hào)文的數(shù)據(jù)：檢索項(xiàng)目運(yùn)算符號(hào)給定的值邏輯關(guān)系文號(hào)大于等于蘇政發(fā)［1999］0005號(hào)與文號(hào)小于等于蘇政發(fā)［1999］0034號(hào)END注意：①最后一個(gè)條件不帶邏輯關(guān)系或邏輯關(guān)系里選擇“END”。②由于“等于”、“大于”、“大于等于”、等關(guān)系運(yùn)算可以發(fā)揮DBMS（數(shù)據(jù)庫）索引的優(yōu)勢，其檢索速度快，因此，建議具有大量數(shù)據(jù)的用戶除了象在題名中檢索關(guān)鍵詞那樣非得用“含有”外，應(yīng)盡量少用“含有”運(yùn)算進(jìn)行檢索。五、數(shù)據(jù)的導(dǎo)出與導(dǎo)入數(shù)據(jù)的導(dǎo)出：可以通過工具欄的“導(dǎo)出”按鈕，將數(shù)據(jù)窗口中的數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換成其它文件格式，保存到指定的位置，為了便于數(shù)據(jù)交換，根據(jù)江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》的規(guī)定，只能采用DBF或TXT格式。注意：在導(dǎo)出數(shù)據(jù)前，必須要先將需要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)檢索出來才能導(dǎo)出，一般，我們建議使用以“DBASEⅡ或Ⅲ（.DBF）”格式進(jìn)行保存。數(shù)據(jù)的導(dǎo)入：可以通過工具欄“導(dǎo)入”按鈕，將已導(dǎo)出的以TXT或DBF格式的文件保存的數(shù)據(jù)，導(dǎo)入到當(dāng)前數(shù)據(jù)窗口中。注意：①被導(dǎo)入的數(shù)據(jù)，應(yīng)與當(dāng)前數(shù)據(jù)窗口的結(jié)構(gòu)完全一致。②數(shù)據(jù)源是以何種格式保存的，導(dǎo)入時(shí)，也同樣使用該格式。③導(dǎo)入數(shù)據(jù)后別忘了保存，只有經(jīng)過“保存”操作，導(dǎo)入的數(shù)據(jù)才能存入數(shù)據(jù)庫中。六、數(shù)據(jù)的輸出

此系統(tǒng)為“報(bào)表輸出”提供了標(biāo)準(zhǔn)的16K規(guī)格的表格：“卷內(nèi)文件目錄”、“案卷目錄”、“全引目錄”；A4規(guī)格的表格：“歸檔文件目錄”、“專題目錄”、“案卷封皮”；圖形報(bào)表：“保管期限表”、“年度圖”、“年度期限表”等。報(bào)表輸出的操作步驟：1、選擇報(bào)表類型：可以通過窗口下面的三組命令按鈕進(jìn)行，例如，若要選擇、打印“卷內(nèi)文件目錄”，則可以用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“卷內(nèi)目錄”按鈕即可。2、數(shù)據(jù)檢索：選擇報(bào)表之后，在打印報(bào)表之前，應(yīng)該通過檢索操作，將自己所需要打印的數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)庫中檢索出來，檢索方法和上述的相同，檢索出來的數(shù)據(jù)，會(huì)自動(dòng)填充到空白的報(bào)表里面。3、打印報(bào)表：當(dāng)數(shù)據(jù)檢索出來之后，報(bào)表會(huì)自動(dòng)呈打印預(yù)覽狀態(tài)，當(dāng)按下“打印”按鈕之后，系統(tǒng)會(huì)打開一個(gè)叫做“打印設(shè)置”的小窗口，在“打印設(shè)置”的窗口中，可以調(diào)整報(bào)表的上、下、左、右的邊距來確保報(bào)表居于適應(yīng)的位置。設(shè)置完成之后，按“開始”按鈕，就可以打印了。4、只要對(duì)“打印設(shè)置”中的數(shù)據(jù)進(jìn)行過設(shè)定，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)保存上、下、左、右的邊界值，下次打印就不用再調(diào)整了。使用永樂文檔一體化軟件時(shí)打印有關(guān)報(bào)表時(shí)頁面設(shè)置具體可按下面的設(shè)置：歸檔文件目錄（A4）：左： 635 右：635 上：2635下：1635卷內(nèi)目錄（16K）：左：635 右：635上：2335下：5000案卷目錄（16K）：左：5000 右：635上：635 下：2000婚姻目錄（16K）：左：635 右：635 上：835 下：3835當(dāng)然如果左面設(shè)置后打印仍不符要求，自己可以進(jìn)行微調(diào)。1、“檔號(hào)”，其組成符合規(guī)定，為19位連續(xù)字符（位數(shù)為44344，不含“—”號(hào)）。組成規(guī)則：全宗號(hào)—

歸檔年度—

目錄號(hào)—

案卷號(hào)