科技檔案管理及科技檔案整理方法課件

科技檔案管理及科技檔案整理方法

一、我國科技檔案工作歷史沿革。20世紀(jì)50年代我國開始研究科技檔案管理學(xué)，60年代初建立了初步的體系，80年代得到迅速發(fā)展，90年代以后走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。我國科技檔案工作大致可分為以下幾個階段。1、探索階段。2、發(fā)展完善階段。標(biāo)志是1960年頒布了《技術(shù)檔案室工作暫行通則》。3、法制化階段。標(biāo)志是1980年頒布了《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》。4、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化階段。標(biāo)志是1989年頒布了《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-89）。2000年該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，2001年5月1日實施。二、我國科技檔案工作管理體制（一）國家檔案局對全國科技檔案工作進(jìn)行宏觀管理。（二）地方檔案行政管理部門和國家有關(guān)主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)宏觀管理權(quán)限內(nèi)科技檔案工作。（三）企事業(yè)等單位負(fù)責(zé)自身科技檔案工作建設(shè)。5、科技檔案管理納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中。這被稱為科技檔案管理的三納入；6、建立科技文件材料形成、積累、整理、歸檔及科技檔案管理、統(tǒng)計、鑒定銷毀、利用等相關(guān)制度；7、配備保管科技檔案必須的庫房和設(shè)施設(shè)備以及開展利用服務(wù)所需的設(shè)施設(shè)備；8、建立具有科技檔案專業(yè)知識和懂得有關(guān)科學(xué)技術(shù)，有一定工作能力的科技檔案隊伍。三、科技檔案的定義及特點(diǎn)（一）科技檔案的定義科技檔案：企事業(yè)單位和國家機(jī)關(guān)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。此定義從3個方面揭示了科技檔案的本質(zhì)屬性。1、定義揭示了科技檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同文書檔案及其它檔案在性質(zhì)上的區(qū)別。2、定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研、基建及管理活動的直接記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在本質(zhì)上的區(qū)別。3、定義明確了科技檔案是保存起來以備利用的科技文件，規(guī)定了科技檔案同一般科技文件的區(qū)別。（二）科技檔案的特點(diǎn)主要有以下5個方面的特點(diǎn)：1、專業(yè)性特點(diǎn)。這一特點(diǎn)集中表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)上兩個方面。2、種類和類型多樣性特點(diǎn)。體現(xiàn)在種類的多元性和類型的多樣性上。3、成套性特點(diǎn)。是由生產(chǎn)、科研、基建活動的特點(diǎn)決定的。4、現(xiàn)實性特點(diǎn)。是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實使用性。5、動態(tài)性特點(diǎn)。這是生產(chǎn)、科研、基建活動的特定性特點(diǎn)決定的。

四、科技檔案的種類和內(nèi)容構(gòu)成

（一）生產(chǎn)技術(shù)檔案及其內(nèi)容構(gòu)成。主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案。（二）農(nóng)業(yè)科技檔案及其內(nèi)容構(gòu)成。主要是在農(nóng)、林、牧、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案。（三）基本建設(shè)檔案。指各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程所形成的科技檔案。（四）設(shè)備儀器檔案。指各種器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料。（五）科學(xué)技術(shù)研究檔案。指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文字材料。（六）專門技術(shù)檔案。指在某些專門技術(shù)活動中形成的科技檔案，主要包括：地質(zhì)檔案、測繪檔案、環(huán)境保護(hù)檔案、氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地震檔案等。六、科技檔案整理工作

科技檔案整理的原則：遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用?？萍紮n案的整理方法與步驟基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過文件材料的鑒別、分類、案卷的組織與排列、編目、裝訂、編制案卷目錄六個環(huán)節(jié)。下邊以某公司綜合樓檔案的整理為例來講解。第一步:鑒別1、文件材料屬性的鑒別，各歸其大類。2、歸屬項目（區(qū)分不同項目）。3、是否歸檔。4、是否完整—項目歸檔文件和單份文件。5、準(zhǔn)確性的鑒別（每份文件）第二步：分類編碼1、分類的要求。應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）科技檔案的分類要遵循同一規(guī)則。（2）科技檔案分類要遵循效用規(guī)則。（3）要編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案。第三步：案卷組織與排列案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用?？萍及妇淼呐帕蟹椒ǎ耗彻敬髲B基建文件材料立卷示意表（分類號J1﹒1）建設(shè)程序內(nèi)容工程準(zhǔn)備階段文件立項文件、建設(shè)用地征地拆遷文件、勘察測繪設(shè)計文件、有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)文件（消防、環(huán)保、衛(wèi)生等）、招投標(biāo)文件、開工審批文件、財務(wù)文件（設(shè)計概算、施工預(yù)算）等。監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價控制、分包資質(zhì)、監(jiān)理通知、合同管理、監(jiān)理總結(jié)等施工文件土建工程（地基基礎(chǔ)、主體工程、地面與樓面門窗工程、裝飾工程、屋面工程）施工技術(shù)準(zhǔn)備文件、施工現(xiàn)場準(zhǔn)備、地基處理記錄、圖紙變更、施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及試驗報告、施工試驗記錄、隱蔽工程檢查記錄、施工記錄、質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量檢驗記錄等。建筑設(shè)備安裝工程（電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程）一般施工記錄、圖紙變更、設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量檢查和安裝記錄、預(yù)檢記錄、隱蔽工程檢查記錄、施工試驗記錄、質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量檢驗記錄等。室外工程給水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等室外安裝文件，建筑小品、水景、道路園林綠化等室外建筑環(huán)境施工文件。竣工圖綜合竣工圖：綜合圖、室外專業(yè)圖專業(yè)竣工圖：建筑、結(jié)構(gòu)、裝修（飾）、電氣（智能工程）、給排水（消防）、采暖通風(fēng)空調(diào)、燃?xì)夤こ炭⒐D竣工驗收文件工程竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、驗收證明書、驗收報告、驗收備案表（包括各專項驗收認(rèn)可文件）質(zhì)量保修書、決算文件、聲像電子檔案。二、藍(lán)圖的折疊1、基建圖紙幅面規(guī)格及尺寸規(guī)定基本幅面分為5種:A0A1A2A3A4。2、折疊要求：一卷內(nèi)不同幅面的圖紙要折成統(tǒng)一幅面A4；圖標(biāo)露在外面；容易打開。3、工具4、方法三、卷內(nèi)文件材料的排列案卷內(nèi)科技文件的排列應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。2、文字材料的排列。按問題、時間或重要程度排列。3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后，有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。4、底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。四、確定案卷保管期限和密級第四步：案卷編目案卷編目其內(nèi)容有：編件號、頁號，填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標(biāo)簽。1、編寫件號、頁號文件級裝訂的案卷內(nèi)每份文件或單張圖紙按順序編寫件號，每件編寫小流水頁號，單頁文件不編頁號。每份文件加蓋檔號章。案卷級裝訂的按卷內(nèi)文件順序編寫大流水頁號，不要編件號和蓋檔號章。檔號章

頁號編寫：不論采用那種裝訂形式，均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，單面書寫的編在右下角，雙面書寫的，正面編在右下角，反面編在左下角。2、填寫卷內(nèi)文件目錄檔號序號卷內(nèi)目錄序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注序號：指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號，從1起依次標(biāo)注。文件編號：填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、項目代號等。責(zé)任者：填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。文件材料題名：填寫該份文字材料或圖樣的標(biāo)題（全稱）。日期：填寫該份文字材料、圖樣的形成日期。頁號：填寫每份科技文件材料首尾頁上標(biāo)注的頁號。備注：填寫對科技文件材料需要說明的事項。卷內(nèi)備考表互見號：說明：

立卷人：年月日

檢查人：年月日4、填制案卷封面（可采用內(nèi)外封面兩種形式）。主要由以下幾部分組成。案卷題名：又叫案卷標(biāo)題，是案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)?。包括項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱。案卷題名的擬寫：項目名稱+文件材料針對內(nèi)容+文件材料的名稱特征例：1.株洲市檔案館隱蔽工程記錄2.C620車床主軸箱零件圖3.平爐改造課題研究測試報告

立卷單位：填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項目負(fù)責(zé)部門。起止日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。檔號：填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。第五步：裝訂案卷采用裝訂和不裝訂兩種形式：案卷級和文件級1、裝訂前，去除金屬物。成冊、成套裝訂較好的科技文件材料，短期的保管條件好的可不拆金屬物。2、裝訂前，對破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)。主要針