網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)思考

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高讖B信息修設(shè)S考隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，其屬于檔案行業(yè)的重要分支，不僅可以提高檔案服務(wù)質(zhì)量和檔案利用效率，而且還肩負(fù)著為高校師生提供信息服務(wù)的歷史重任。當(dāng)前，高校檔案信息化建設(shè)雖然取得了一定的成效，然而發(fā)展空間巨大，下文將會(huì)對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的意義給予介紹，并重點(diǎn)闡述了高校檔案信息化建設(shè)影響因素及對(duì)策。、高校檔案信息化建設(shè)的意義（一）符合時(shí)代發(fā)展需求網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展使得人們能夠更加快速、準(zhǔn)確、全面地接收各種信息，不僅加大了檔案管理工作量，而且傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介的檔案管理開(kāi)始慢慢被取代，極大地推動(dòng)了高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在高校檔案管理工作中，電子檔案符合時(shí)代發(fā)展需求，具有速度化、智能化、科技化的特點(diǎn)，不僅可以提高檔案管理效率，而且還可以達(dá)到節(jié)約成本的目的。（二）加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)如今，大多數(shù)高校檔案庫(kù)房面積不夠，條件相對(duì)比較簡(jiǎn)陋，加之常年失修，缺乏必要的防火、防潮、防高溫等保護(hù)措施。同時(shí)，紙質(zhì)檔案比較脆弱，在對(duì)其進(jìn)行反復(fù)翻查復(fù)印時(shí)，將會(huì)不同程度上對(duì)檔案造成損害。而網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下發(fā)展起來(lái)的電子檔案不僅可以避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)異地查閱、存取，擺脫了時(shí)間和空間的限制，進(jìn)而提高了檔案的保護(hù)效果。（三）便于檔案利用和管理以往人工操作下所開(kāi)展的檔案整理工作，存在明顯的不確定性，工作人員自身能力和綜合素質(zhì)水平的高低將會(huì)直接決定檔案管理水平的高低，極易對(duì)檔案本身的使用產(chǎn)生不利影響。基于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，借助互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行檔窠管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)的全程操控，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案交換與處理的整體效率，進(jìn)而擺脫了時(shí)間和空間的約束。同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)，檔案管理人員能夠完成文件收發(fā)工作，并通過(guò)成熟的電子系統(tǒng)來(lái)整理、錄入和檢查檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)而有效提高檔案利用和管理水平。）保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，提高科研水平在高校檔案管理中，數(shù)字檔案成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，以高?？萍紮n案為例，其對(duì)高?？茖W(xué)技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)的開(kāi)展給予了詳細(xì)記錄，是高校加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和科研技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如今，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各大高校是我國(guó)科技創(chuàng)新檔案體系中比較關(guān)鍵的科研力量，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有效保護(hù),而且還可以提高各大高校的科研水平。:、高校檔案信息化建設(shè)的影響因素（一）技術(shù)因素在進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)階段，核心要素是技術(shù)。在信息技術(shù)不斷推廣過(guò)程中，包括照片、圖像、錄像等檔案信息開(kāi)始朝著數(shù)字化檔案的方向發(fā)展，即便是以往的紙質(zhì)檔案，也會(huì)借助微縮、掃描等手段轉(zhuǎn)化為電子檔案。然而，目前大多數(shù)人還在繼續(xù)依賴人工語(yǔ)言進(jìn)行檔案信息的檢索，雖然操作簡(jiǎn)單，但是效果不理想?；诰W(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的高校檔案管理，雖然長(zhǎng)期性得以保障，然而大部分管理系統(tǒng)存在技術(shù)漏洞，導(dǎo)致信息丟失、失真或無(wú)法識(shí)別等問(wèn)題不能得到有效解決。除信息化外，服務(wù)化也屬于高校檔案管理中比較關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，雖然各大高校配置了智能搜索引擎，然而受高校局域網(wǎng)技術(shù)限制，導(dǎo)致搜索效率偏低，在一定程度上阻礙了高校檔案信息化建設(shè)步伐，無(wú)法更好地發(fā)揮高校檔案管理作用。（二）環(huán)境因素雖然高校擁有足夠資金來(lái)使檔案管理中存在的技術(shù)問(wèn)題得到有效解決，然而信息化建設(shè)還會(huì)受到制度、政策、人員等各方面因素影響，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)效率偏低。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，在高校檔案管理過(guò)程中，由教育發(fā)展而來(lái)的科研技術(shù)和產(chǎn)生的文化信息在一定程度上推動(dòng)了高校的發(fā)展。然而，由于我國(guó)尚未形成一套系統(tǒng)、完善的信息化責(zé)任機(jī)制，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)普遍存在建設(shè)不協(xié)調(diào)、管理不統(tǒng)一的現(xiàn)象，導(dǎo)致信息化建設(shè)無(wú)法順利進(jìn)行，甚至滋生出比較嚴(yán)重的社會(huì)矛盾。（三）資金因素如今，各個(gè)地區(qū)的高校所具有的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在一定的差異性，部分高校在進(jìn)行檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建過(guò)程中，采用了比較先進(jìn)的技術(shù)。然而，也有一些地區(qū)的高校由于資金有限而只配備了少量的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，只可以對(duì)一般資源進(jìn)行處理，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化。此時(shí)，為了推動(dòng)各地高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，則需要相關(guān)部門(mén)加大資金投入力度。三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)常見(jiàn)問(wèn)題（一）管理制度不健全目前，各大高校普遍存在檔案管理制度不健全的問(wèn)題，此時(shí)為了更好地滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展要求，則需要國(guó)家出臺(tái)一套系統(tǒng)、完善的管理制度，以實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息化建設(shè)給予宏觀規(guī)定，然而在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，高校仍然存在如下問(wèn)題：（1）電子文檔歸檔責(zé)任化未有效落實(shí)。面對(duì)浩如煙海的檔案內(nèi)容和資源，并未按照要求給予明確分工，未嚴(yán)格按照管理制度來(lái)開(kāi)展工作，從而導(dǎo)致電子文檔歸檔責(zé)任化未得到有效落實(shí)；（2）目前各部門(mén)、各高校間所采用的電子檔案管理制度千差萬(wàn)別，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且在收集、整理、錄入、歸檔電子檔案信息時(shí)，所采用的標(biāo)準(zhǔn)也缺乏統(tǒng)一性，增加了后續(xù)集成處理和資源共享的難度；（3）從校內(nèi)使用者層面來(lái)看，檔案管理部門(mén)所提供的檔案信息普遍存在“不夠及時(shí)”的現(xiàn)象，導(dǎo)致其時(shí)效性無(wú)法滿足使用者需求。（二）數(shù)字化程度低我國(guó)大多數(shù)高校所進(jìn)行的數(shù)字化建設(shè)仍處于起步階段，大部分還在繼續(xù)沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)會(huì)遭到保守觀念、人力、財(cái)力以及物力的限制。同時(shí)，現(xiàn)有紙質(zhì)檔案數(shù)量多、規(guī)模大，信息種類龐雜，在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí)會(huì)投入巨大的工作量。由于數(shù)字化之前大多數(shù)信息并未得到及時(shí)處理，也會(huì)遺留很多問(wèn)題數(shù)據(jù)，增加了電子檔案建設(shè)難度。雖然，目前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)擁有文件歸檔作用，然而文件自動(dòng)歸檔難度大，無(wú)法與電子檔案系統(tǒng)目錄對(duì)接，也會(huì)出現(xiàn)信息接收偏差或信息不對(duì)稱等問(wèn)題，影響了檔案信息化建設(shè)效率。（三）基礎(chǔ)設(shè)施投入薄弱在進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，完善的硬件與軟件設(shè)備必不可少，然而大多數(shù)高校更多的看重學(xué)校的教學(xué)與科研，并未對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)給予重視，從而導(dǎo)致高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入薄弱，在一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)步伐。在檔案信息化建設(shè)階段，掃描儀、數(shù)字拍攝機(jī)、防磁柜、溫恒濕控制設(shè)備等是比較常見(jiàn)的硬件設(shè)備，更為先進(jìn)的紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字化一體工作站、工程圖紙縮微數(shù)字一體化設(shè)備、縮微數(shù)字掃描儀等由于購(gòu)置成本和后期維護(hù)費(fèi)用高，各大高校并未給予購(gòu)置，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)舉步維艱，無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果。而從軟件層面來(lái)看，大多數(shù)檔案管理軟件使用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，也會(huì)導(dǎo)致高校檔案信息資源的整合與共享效果不理想。）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)有待完善網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程，需要統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)。而高校檔案管理主要是為師生群體提供服務(wù)，檔案服務(wù)內(nèi)容多、涉及范圍廣，具有“高校特點(diǎn)工因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要時(shí)刻遵循相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)高校檔案工作特點(diǎn)給予綜合考慮，在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出符合高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系。然而，如今大部分高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致建設(shè)進(jìn)程存在周期長(zhǎng)、速度慢、效率低等弱點(diǎn)，亟需采取有效措施給予解決。（五）專業(yè)管理人才缺乏通常情況下，檔案信息化屬于高新技術(shù)范疇，這樣就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、技能和綜合素質(zhì)提出了較高要求。為了實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速、高效建立，人才是關(guān)鍵，尤其是專業(yè)知識(shí)過(guò)硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的復(fù)合型人才。現(xiàn)有高校檔案信息化建設(shè)中，專業(yè)管理人才數(shù)量有限，且地方高校檔案館一般是處以下建制，普遍存在教師兼職現(xiàn)象，甚至還成為高校解決校內(nèi)人才家屬的敲門(mén)磚，也會(huì)使專業(yè)管理人才缺乏問(wèn)題嚴(yán)重化。同時(shí)，大多數(shù)檔案信息化建設(shè)人員年齡偏大,不能熟練掌握網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)等方面的知識(shí)，加之接受信息能力稍弱，無(wú)法更好地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)步伐。四、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代提高高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策（一）提升檔案信息化水平網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)是高校整體規(guī)劃、長(zhǎng)足發(fā)展的一部分，這樣就需要提升檔案信息化水平，具體做好以下幾個(gè)方面的工作：（1）培養(yǎng)檔案意識(shí)。作為高校管理者要能夠意識(shí)到在學(xué)校各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案信息化建設(shè)的重要性，這樣就需要檔案部門(mén)提升自身的服務(wù)意識(shí)，力求用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來(lái)提升檔案信息化水平；（2）注重平衡發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)最好結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況來(lái)有步驟、有計(jì)劃地開(kāi)展信息化建設(shè)，進(jìn)而有效提升檔案信息化水平；（3）應(yīng)加大投入。對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)而言，其前期建設(shè)與后期服務(wù)所需資金比較大，這樣就需要高校加大經(jīng)費(fèi)投入力度，為檔案信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。（二）加快完善數(shù)字化檔案在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，信息資源建設(shè)是核心和基礎(chǔ)。在構(gòu)建成數(shù)字化檔案硬件架構(gòu)后，需要結(jié)合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，通過(guò)掃描、加工和處理等方式，來(lái)把原有館藏傳統(tǒng)載體檔案給予數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以期形成一套系列化、規(guī)范化的聲像、文字等檔案數(shù)據(jù)，并及時(shí)存入資源庫(kù)，以期實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。同時(shí)，對(duì)后續(xù)產(chǎn)生的新檔案，則需要按照一定格式和要求保存為數(shù)字格式，存入數(shù)據(jù)庫(kù)。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)階段，要建設(shè)相匹配的館藏檔案機(jī)讀目錄，以便

于提高檔案管理和應(yīng)用效率。高校師生可以利用所需檔案的關(guān)鍵詞來(lái)檢索和調(diào)用相關(guān)檔案，這樣不僅可以節(jié)約時(shí)間和精力，而且還可以有效提高檔案管理和信息化建設(shè)水平。（三）建立規(guī)范化的資源庫(kù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們對(duì)檔案信息的價(jià)值和作用給予了高度重視，這樣就需要檔案管理人員根據(jù)數(shù)據(jù)的價(jià)值來(lái)給予歸類、匯總，建立規(guī)范化的資源庫(kù)，以便師生及相關(guān)人員查詢，進(jìn)而有效提高檔案信息化建設(shè)效率。在規(guī)范化資源庫(kù)建立過(guò)程中，還需要對(duì)各數(shù)據(jù)產(chǎn)品的特性給予全面了解和認(rèn)知，并結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況來(lái)做好產(chǎn)品的選擇和管理工作，進(jìn)而有效提高檔案信息化建設(shè)水平。在建立規(guī)范化的資源庫(kù)過(guò)程中，需要做好以下幾個(gè)方面的工作：（1）優(yōu)化檔案信息設(shè)施，在對(duì)其進(jìn)行購(gòu)買時(shí)，要對(duì)高校建設(shè)需求給予綜合考慮了，以此來(lái)使設(shè)備自身的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮；（2）提高檔案網(wǎng)站建設(shè)水平，以確保人們通過(guò)對(duì)網(wǎng)站的訪問(wèn)來(lái)獲取自身所需信息，以此來(lái)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)朝著開(kāi)放性、共享性和多元性的方向發(fā)展；（3）從用戶角度出發(fā)來(lái)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，以確保用戶可以對(duì)檔案資料進(jìn)行網(wǎng)上查詢、在線預(yù)覽，同時(shí)可以通過(guò)在線求助的方式來(lái)使不懂的問(wèn)題得到有效解決，這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息化的充分挖掘，而且還可以為高校師生提供高質(zhì)量的服務(wù)。!1!）健全高校檔案安全系統(tǒng)!1!）健全高校檔案安全系統(tǒng)在高校檔案信息化建設(shè)時(shí)，為了確保檔案的安全，則需要健全高校檔案安全系統(tǒng)，為管理人員授予權(quán)限，對(duì)一些機(jī)密性檔案給予加密處理，以此來(lái)避免出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。除了做好上述工作外，要完善檔案借閱制度，以確保檔案存入和借出不出現(xiàn)漏洞。同時(shí)，為了確保高校檔案的安全性，要做好計(jì)算機(jī)硬件和軟件的更新和管理工作，如果設(shè)備運(yùn)行階段發(fā)生問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)向技術(shù)人員上報(bào)，以期得到有效解決，進(jìn)而有效提高高校檔案信息化建設(shè)水平。（五）強(qiáng)化檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)（1）完善人才錄用機(jī)制。在進(jìn)行人才招聘過(guò)程中，要做好人才專業(yè)背景調(diào)查工作，加大對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn)。同時(shí)，根據(jù)人才的專業(yè)背景進(jìn)行科學(xué)、合理分工，以期確保高校檔案信息化建設(shè)工作的有序開(kāi)展；（2）建立人才培養(yǎng)機(jī)制。做好高校檔案信息化建設(shè)與管理人員的教育和培訓(xùn)工作，如邀請(qǐng)?jiān)擃I(lǐng)域?qū)I(yè)的、優(yōu)秀的