《文書(shū)工作與檔案管理》備課本

PAGEPAGE３４《文書(shū)工作與檔案管理》教學(xué)實(shí)施方案本課的主要任務(wù)是，傳授文書(shū)學(xué)的基本理論、基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能。通過(guò)本課的教學(xué)，達(dá)到培養(yǎng)能夠較為熟練地從事文書(shū)管理工作的應(yīng)用型文書(shū)工作者的的。培養(yǎng)具備系統(tǒng)的檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)與文化知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能，能在國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)、信息部門從事信息服務(wù)、信息管理工作及研究工作的應(yīng)用型、復(fù)合型檔案學(xué)高級(jí)專門人才。本課程是本專業(yè)?？齐A段的必考課，重點(diǎn)講述檔案管理應(yīng)用理論與應(yīng)用技術(shù)。其主要內(nèi)容包括：檔案管理的一般性理論與原則，檔案價(jià)值鑒定的理論、方法、原則，檔案收集、整理、保管、檢索、編目、提供利用服務(wù)。編研、統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的理論、原則、方法和技術(shù)，以及人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案和相關(guān)實(shí)物與資料的管理知識(shí)。通過(guò)學(xué)習(xí)，應(yīng)了解并掌握檔案管理的一般知識(shí)和技能，能夠科學(xué)地組織檔案的業(yè)務(wù)管理和檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作。本課的主要特點(diǎn)是：具有很強(qiáng)的政治性、嚴(yán)密的科學(xué)性、操作的技術(shù)性和現(xiàn)實(shí)的效用性，是進(jìn)行政治思想教育、培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和熟練地處理文書(shū)工作技能和檔案管理工作技能的實(shí)用型課程。教材特點(diǎn)及使用版本根據(jù)文書(shū)學(xué)課程的性質(zhì)和特點(diǎn)，本課的教學(xué)媒體，采用文字教材一種形式。教材仍采用《文書(shū)工作與檔案管理》一書(shū)。約36萬(wàn)字．包含本課程教學(xué)大綱規(guī)定的全部教學(xué)內(nèi)容．按照學(xué)科體系編寫(xiě)，力爭(zhēng)做到：科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)用性強(qiáng)、循序漸進(jìn)、通俗易懂、適用于其他成人大專教育和文秘專業(yè)人員學(xué)習(xí)的需要。教學(xué)方法本課的教學(xué)，應(yīng)遵循理論和實(shí)際相結(jié)合、傳授知識(shí)和培養(yǎng)技能相結(jié)合、課堂教學(xué)和課外實(shí)踐相結(jié)合的原則進(jìn)行。以講授文字教材為基礎(chǔ)，并輔之以必要的實(shí)踐和作業(yè)練習(xí)的形式，尤其應(yīng)注重文書(shū)實(shí)踐活動(dòng)（應(yīng)安排3周時(shí)間—一不少于4小時(shí)，帶領(lǐng)學(xué)生到黨政機(jī)關(guān)文書(shū)部門實(shí)習(xí)）。努力做到把自學(xué)、授課和實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來(lái)，使學(xué)生學(xué)到活知識(shí)、真本領(lǐng)。文書(shū)學(xué)與秘書(shū)學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作、行政管理學(xué)等學(xué)科有緊密聯(lián)系，在授課時(shí)，要進(jìn)行科學(xué)分工，避免重復(fù)．第二部分教學(xué)內(nèi)容一、教學(xué)內(nèi)容：本書(shū)講述文書(shū)和文書(shū)工作，文書(shū)工作的性質(zhì)任務(wù)和作用和原則，文書(shū)工作的組織，文書(shū)工作者的素養(yǎng)，并且講解文書(shū)處理和管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)，訓(xùn)練文書(shū)工作的基本技能：包括收文和發(fā)文處理程序。文書(shū)的管理和利用，專用文書(shū)的管理和利用、文書(shū)歸檔工作等二、課程的目的和要求：教學(xué)目的是為了適應(yīng)改革開(kāi)放的需要，培養(yǎng)出一批實(shí)用型人才，使我國(guó)文書(shū)工作規(guī)范化，科學(xué)化和自動(dòng)化，建設(shè)文書(shū)管理隊(duì)伍，開(kāi)展文書(shū)工作，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢(shì)。教學(xué)要求，通過(guò)學(xué)習(xí)，使當(dāng)代大學(xué)生具備文書(shū)處理和管理的基本知識(shí)和基本技能，提高文書(shū)工作的效率，從而通過(guò)優(yōu)質(zhì)高效的文書(shū)工作，更好為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)。三、學(xué)時(shí)分配：序號(hào)內(nèi)

容授課實(shí)踐1第一章總論102第二章文書(shū)的體式與稿本823第三章文書(shū)的種類814第四章文書(shū)的形成615第五章文書(shū)的處理816第六章文書(shū)的整理與歸檔617第七章檔案的收集與鑒定428第八章檔案的整理與保管629第九章檔案的檢索6210第十章檔案的提供利用62

總計(jì)7614第一章總論文書(shū)與檔案教學(xué)內(nèi)容：文書(shū)的概念；文件的概念；文書(shū)的作用和種類、公務(wù)文書(shū)與私人文書(shū)的概念；正確區(qū)別文件、文書(shū)、公務(wù)文書(shū)與私人文書(shū)四個(gè)概念。教學(xué)重點(diǎn)：文書(shū)與公務(wù)文書(shū)和私人文書(shū)之間的種屬關(guān)系。教學(xué)難點(diǎn)：公務(wù)文書(shū)+私人文書(shū)是否完全等于文書(shū)。教學(xué)課時(shí)：六課時(shí)文書(shū)與檔案的含義（一）、文書(shū)的概念：文書(shū)就是黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、群眾團(tuán)體等社會(huì)組織和具體個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。這個(gè)定義中包含的內(nèi)容：（1）、形成者與使用者：包括兩個(gè)方面，即社會(huì)組織和具體的個(gè)人或家庭。（2）、形成過(guò)程：文書(shū)作為一種處理事務(wù)的工具，它是根據(jù)社會(huì)交際活動(dòng)的需要而形成的，同時(shí)，它定向定范圍的傳達(dá)意圖、記載活動(dòng)、推動(dòng)工作，具有很強(qiáng)的針對(duì)性。（3）、作用：文書(shū)的主要作用是它的應(yīng)用性，它是處理公私事務(wù)和進(jìn)行社會(huì)交際活動(dòng)的工具，而且都有是正在進(jìn)行或?qū)⒁M(jìn)行的工作和事務(wù)。（4）、有特定的格式：為了更方便的實(shí)現(xiàn)文書(shū)的社會(huì)交際功用，在它的表現(xiàn)方式上，一般而言，有一個(gè)統(tǒng)一的通用的格式和要求。（5）、本質(zhì)屬性：它首先是一種文字材料，即書(shū)面材料。而其它各種在社會(huì)活動(dòng)和交際中形成的錄音帶、錄像片等，這些材料雖然也具有文書(shū)的功用，但卻不具有文字的屬性，因而不能稱為文書(shū)。文件的定義；它的種類較為寬泛，包括一些資料。公務(wù)文書(shū)：黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體這些法定的機(jī)關(guān)與組織為了一定的目的，在社會(huì)活動(dòng)中為處理公務(wù)而形成的具有特定格式的應(yīng)用性的文字材料。公務(wù)文書(shū)一定是就公務(wù)而言的，如果是私事，則不能稱為公文。私人文書(shū)：個(gè)人、家庭（或家族）根據(jù)社會(huì)交往活動(dòng)的需要，為處理私人事務(wù)而形成的文書(shū)。要學(xué)生區(qū)分清楚文書(shū)、公文與私人文書(shū)之間的關(guān)系（二）、檔案檔案的概念：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、作為歷史記錄保存起來(lái)以備杳考的，作為憑證的文字、圖像、聲音的信息材料。定義中包含的內(nèi)容：第一、形成者既來(lái)源，包括機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人及家庭。第二、作用：用以備查、作為憑證的；第三、它的本質(zhì)屬性是歷史記錄性；原始性檔案是歷史的原始記錄，或說(shuō)是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案不是人們有意識(shí)編寫(xiě)、加工的，而是為完成某項(xiàng)工作自然地形成的。對(duì)于后人來(lái)說(shuō)，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。原始性和真實(shí)性的區(qū)別：從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實(shí)的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：一是形成上不真實(shí)，是假造、偽造的檔案；二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實(shí)的，但其內(nèi)容不真實(shí)；因此，我們應(yīng)該辯證地看待這個(gè)問(wèn)題。一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實(shí)和可靠性，但也不能懷疑一切。應(yīng)當(dāng)看到絕大部分的檔案是真實(shí)的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實(shí)的，但這些也有保存價(jià)值，不能隨意銷毀、涂改。第四、檔案的載體形式是多樣的，比如甲骨、金石、竹簡(jiǎn)、紙張等。文書(shū)與檔案的特點(diǎn)與作用文書(shū)的特點(diǎn)主要有三個(gè)方面：1、法定的作者，所謂法定作者就是指依據(jù)法律和有關(guān)的條例、章則、決定等成立的、并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)和組織。法定的作者是指發(fā)文的名義。公文一般以機(jī)關(guān)的名義制發(fā)，大中型機(jī)關(guān)也可以以機(jī)關(guān)部門的名義制發(fā)。以部門名義制了公文，必須有相應(yīng)的下屬部門，沒(méi)有下屬部門的，不能制發(fā)文件。而部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得正式行文。各機(jī)關(guān)、單位在發(fā)文時(shí)，有時(shí)也以領(lǐng)導(dǎo)人的名義。以領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)文，并不是以個(gè)人的身份出現(xiàn)，而是代表其所在的機(jī)關(guān)因、單位，是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一種表現(xiàn)，因而也是法定的作者。2、法定的權(quán)威和效力。公文是由法定的作者制定和發(fā)布的，這就必然賦予公文以機(jī)關(guān)喉舌的地位。既公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言，并代表機(jī)關(guān)的法定職權(quán)和權(quán)威。3、特定的程式性。程式即規(guī)程法式。公文特別是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，具有規(guī)范的程式，包括使用文書(shū)的種類和格式以及文書(shū)的處理程序，為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和便于公文的處理以及保證其通行，公文的形成必須按照規(guī)范的程式進(jìn)行，必須經(jīng)過(guò)一定的處理程序。檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：1、系統(tǒng)性既有序性，檔案是對(duì)有關(guān)文書(shū)、信息材料進(jìn)行系統(tǒng)整理以后形成的，不經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的零散的信息材料，不能以其為檔案，檔案要經(jīng)過(guò)整理分類，并按照一定的規(guī)律和方法組合起來(lái)形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。2、選擇性，不是所有的文書(shū)材料都能轉(zhuǎn)化為檔案，必須是日后有查考利用價(jià)值的文書(shū)，才能轉(zhuǎn)化為檔案，因此，對(duì)文書(shū)材料的鑒別、選擇就成為檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)，文書(shū)是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是文書(shū)的精華。3、保存性，既原始性，檔案的保存必須保持歷史原貌，保持原始的記錄性，不可修改添加或者縮減。文書(shū)與檔案的聯(lián)系與區(qū)別文書(shū)和檔案是密不可分的有機(jī)整體，文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的延續(xù)，兩者具有同一性，又各有其特殊性。（一）、兩者記錄和反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的功用相同。（二）、兩者有內(nèi)容和格式上完全一致。（三）、兩者的來(lái)源相同。（四）、兩者互為因果。文書(shū)和檔案的區(qū)別主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：（一）、兩者的性質(zhì)和形式不同，（二）、兩者的目的和作用不同，（三）、兩者存在和發(fā)揮效用的時(shí)間不同。第二節(jié)文書(shū)工作與檔案管理教學(xué)內(nèi)容：文書(shū)工作與檔案管理的概念；本書(shū)講述文書(shū)和文書(shū)工作，文書(shū)工作的性質(zhì)任務(wù)和作用和原則，文書(shū)工作的組織，文書(shū)工作者的素養(yǎng)，并且講解文書(shū)處理和管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)，訓(xùn)練文書(shū)工作的基本技能：包括收文和發(fā)文處理程序。文書(shū)的管理和利用，專用文書(shū)的管理和利用、文書(shū)歸檔工作等。教學(xué)重點(diǎn)：文書(shū)工作的性質(zhì)任務(wù)和作用和原則教學(xué)難點(diǎn)：文書(shū)工作與檔案管理的區(qū)別與聯(lián)系教學(xué)課時(shí)： 二個(gè)課時(shí)一、文書(shū)工作與檔案管理的含義文書(shū)工作通常也叫文書(shū)處理工作，主要是指公務(wù)文書(shū)的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。檔案管理也稱檔案工作，就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家的各項(xiàng)工作服務(wù)。它的主要特點(diǎn)是：（一）、管理性，管理的對(duì)象是歷史文獻(xiàn)資料。（二）、服務(wù)性。檔案工作是為了滿足社會(huì)主義事業(yè)對(duì)檔案利用的社會(huì)需要，為各項(xiàng)工作準(zhǔn)備資料。離開(kāi)了服務(wù)性，檔案工作就失去了存在的意義。二、文書(shū)工作與檔案管理的任務(wù)和內(nèi)容（一）、文書(shū)工作的任務(wù)、內(nèi)容文書(shū)工作的基本任務(wù)是：根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量地形成機(jī)關(guān)的文書(shū)，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。1、廣義上說(shuō)，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。2、狹義上說(shuō)，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)。1、六環(huán)節(jié)之說(shuō)檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。2、檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作A、檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作B、是某種管理工作的組成部分C、是專門管理檔案的科學(xué)性工作2、是一項(xiàng)服務(wù)性的工作3、是一項(xiàng)政治性的工作除此之外，還有"條件性、科學(xué)性"等提法。檔案工作的基本原則1996年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書(shū)上采用的是1950年4月16日國(guó)務(wù)院頒布的《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一地管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用”。我們采用比較新的提法。它由三個(gè)部分組成：1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理2、維護(hù)檔案的完整與安全3、便于社會(huì)各方面的利用4、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理1、所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2、所謂分級(jí)管理，是指全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國(guó)家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國(guó)家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。4、實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國(guó)檔案工作的特點(diǎn)，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開(kāi)管理。1959年以前，我國(guó)的檔案工作也是黨政檔案分開(kāi)管理，后來(lái)才高度集中在一起。其內(nèi)容是：a、一個(gè)機(jī)關(guān)黨政、工、團(tuán)檔案，由機(jī)關(guān)檔案室集中管理；b、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)形成具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒(méi)有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡(jiǎn)原則。二、維護(hù)檔案的完整與安全這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護(hù)檔案的完整與安全，有兩方面的含義：完整包括：1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1、力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長(zhǎng)檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。2、要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。三、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用根本目的。1、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；2、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。3、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過(guò)程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。4、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國(guó)家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。我國(guó)檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。A、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是核心，沒(méi)有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會(huì)各方面的利用；B、離開(kāi)維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就失去了它的意義。我國(guó)檔案工作基本原則把復(fù)雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡(jiǎn)明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對(duì)指導(dǎo)我國(guó)檔案工作實(shí)踐具有重要意義，對(duì)檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展有很大的貢獻(xiàn)。第三節(jié)文書(shū)工作與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)與人員教學(xué)目的和要求：本節(jié)講述文書(shū)工作者應(yīng)具備的基本素養(yǎng)和對(duì)他們的要求．通過(guò)本節(jié)教學(xué)，使文書(shū)工作者自覺(jué)地按照規(guī)定目標(biāo)嚴(yán)格要求自己，做一個(gè)合格的文書(shū)工作人員。本節(jié)的三個(gè)問(wèn)題都是教學(xué)重點(diǎn)，要求學(xué)生深刻理解并努力做到．一、檔案管理的組織機(jī)構(gòu) 機(jī)關(guān)檔案工作１、關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)，歷來(lái)有不同提法。第一個(gè)提法：機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)秘書(shū)部門性質(zhì)的一種輔助機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)檔案室工作一般是機(jī)關(guān)秘書(shū)工作的一部分。另一種的提法：機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要工作或?qū)ｉT工作。第三種提法：A、是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)輔助機(jī)構(gòu)。B、黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一，具有機(jī)要部門性質(zhì)。C、從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室又是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。第四種提法：A、檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。B、檔案室又是國(guó)家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。2、基本任務(wù)（1）對(duì)機(jī)關(guān)和各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（機(jī)關(guān)檔案室不直接參加立卷工作，而由文書(shū)部門進(jìn)行，同時(shí)也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）（2）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)或所屬單位和對(duì)本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。a、傳達(dá)和貫徹有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國(guó)家行政管理部門和規(guī)定、辦法等。b、制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。c、對(duì)本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)該進(jìn)館的檔案。（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。3、檔案室的類型（1）機(jī)關(guān)檔案室，也稱為普通檔案室、文書(shū)檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室（6）聯(lián)合檔案室，有些類似于檔案服務(wù)中心、文件中心。（一） 檔案館的性質(zhì)根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。我國(guó)多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家機(jī)構(gòu)。檔案館所保存的檔案，有些是有機(jī)密性的。檔案館又具有機(jī)要性。（二） 檔案館的基本職責(zé)和具體任務(wù)檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。檔案館的具體任務(wù)，主要有三個(gè)方面：1、 接收和征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；2、 通過(guò)多種方式，積極開(kāi)展檔案資料的利用工作；3、 參與編修史志工作。（三） 檔案館的種類1、按地區(qū)可分為：A、中央級(jí)檔案館，如：中央檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館、中國(guó)第二歷史檔案館、中國(guó)電影資料館等；B、地方檔案館，又有省（自治區(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級(jí)檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。2、按專業(yè)可分為：A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。B、專業(yè)檔案館，如中國(guó)人民解放軍檔案館、中國(guó)照片檔案館、各地城市建設(shè)檔案館等。3、按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級(jí)綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級(jí)專業(yè)檔案（如：中國(guó)照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設(shè)檔案館）。二、檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)檔案行政管理機(jī)構(gòu)1、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機(jī)構(gòu)，也是政府機(jī)構(gòu)。2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)為：A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。B、對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。D、提出鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和審查保存價(jià)值、保管期限等方面的問(wèn)題，監(jiān)督銷毀。E、組織并指導(dǎo)理論和技術(shù)研究，提出方案。F、召開(kāi)會(huì)議，研究問(wèn)題，交流經(jīng)驗(yàn)。G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評(píng)定職稱。H、組織檔案的利用工作I、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。

各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：1、上級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系；3、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級(jí)檔案館（室）之間，均無(wú)隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。文書(shū)工作與檔案管理工作人員第一、要有高度的政治責(zé)任心和思想覺(jué)悟：堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則、較高的政策水平、較強(qiáng)的法制觀念，第二、要有現(xiàn)代科學(xué)文化知識(shí)和基本業(yè)務(wù)技能，專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)豐富，業(yè)務(wù)技能。第三、要有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的良好作風(fēng)，埋頭苦干，任勞任怨，甘當(dāng)無(wú)名英雄。熟練熱愛(ài)本職，忠于職守；實(shí)事求是，切實(shí)細(xì)致；第四、在有守口如瓶、嚴(yán)守秘密的保密觀念，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密。第二章文書(shū)的格式與稿本本章的教學(xué)重點(diǎn)是：文書(shū)的體式（文體與格式）、稿本，應(yīng)讓學(xué)生深刻理解并切實(shí)掌握。文書(shū)體式就是指文書(shū)的文體和格式。一、文書(shū)的文體公文是一種應(yīng)用性非常明顯的文書(shū)；它的寫(xiě)作方法主要是記敘、說(shuō)明、議論三種。二、公務(wù)文書(shū)的格式（一）公務(wù)文書(shū)的組成部分—公務(wù)文書(shū)的組成，包括版頭、發(fā)文字號(hào)、印制順序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急時(shí)限、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章、閱讀（傳達(dá)）范圍。主題詞、抄報(bào)和抄送單位、印制單位等。（二）公務(wù)文書(shū)的格式，講述公務(wù)文書(shū)各組成部分的具體要求和書(shū)寫(xiě)位置等。三、公務(wù)文書(shū)的稿本（一）、文書(shū)的文稿，包括草稿和定稿兩種。（二）、文書(shū)的文本，可分為正本、副本、存本、修訂本等。第三章文書(shū)的種類第一節(jié)文書(shū)種類的劃分及選用教學(xué)內(nèi)容：文書(shū)的概念；文件的概念；文書(shū)的作用和種類、公務(wù)文書(shū)與私人文書(shū)的概念；正確區(qū)別文件、文書(shū)、公務(wù)文書(shū)與私人文書(shū)四個(gè)概念。教學(xué)重點(diǎn)：文書(shū)與公務(wù)文書(shū)和私人文書(shū)之間的種屬關(guān)系。教學(xué)難點(diǎn)：文書(shū)種類劃分的意義（一）、適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機(jī)關(guān)工作有序主要圍繞文書(shū)的權(quán)威性（二）、適應(yīng)機(jī)關(guān)不同的行文關(guān)系，在選擇文種進(jìn)準(zhǔn)確判定本機(jī)關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系保證文件及時(shí)迅速處理。不同的行文關(guān)系反映了不同的工作關(guān)系，應(yīng)分別在上行文，下行文和平行文對(duì)應(yīng)的文種范圍內(nèi)，選擇恰當(dāng)?shù)奈姆N。（三）、適應(yīng)行文的具體要求，保證文書(shū)正確處理和公文的有效，使文件得到恰當(dāng)處理，保證文書(shū)處理工作的科學(xué)、高效。從文書(shū)處理的實(shí)踐來(lái)看，不同的文書(shū)種類揭示了不同的發(fā)文意圖和不同的處理方式，在選擇文種時(shí)必須準(zhǔn)確把握這一點(diǎn)。（四）、適應(yīng)不同文書(shū)種類的要求，以準(zhǔn)確把握不同的寫(xiě)作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文書(shū)寫(xiě)作的規(guī)范化。每一種文書(shū)的寫(xiě)作方法針對(duì)的問(wèn)題和目標(biāo)不同，而為了實(shí)現(xiàn)不同的目的和解決實(shí)際問(wèn)題，就必須選擇文書(shū)種類。文書(shū)種類的劃分（一）、從文件來(lái)源劃1、對(duì)外文件2、收來(lái)文件3、內(nèi)部文件（二）、從行文關(guān)系上劃1、上行文2、下行文3、平行文（三）、從文件的秘密性質(zhì)和閱讀范圍劃分1、秘密文件2、普通文件3、公布文件（四）、從文件的制發(fā)機(jī)關(guān)和作用劃分1、法規(guī)文件2、行政文件3、黨的文件（五）、從文件的使用范圍來(lái)劃分1、通用文件2、專用文件3、技術(shù)文件三、文書(shū)種類的選用（一）、在發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限內(nèi)選用恰當(dāng)?shù)奈姆N。（二）、在發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)行文關(guān)系的準(zhǔn)確定位中選用文種（三）、在明確發(fā)文具體目的、要求后選用文種第二節(jié)通用文書(shū)一、公務(wù)文書(shū)的形成過(guò)程二、公務(wù)文書(shū)的行文制度、行文制度是指文件往來(lái)必須遵守的規(guī)程和準(zhǔn)則．它包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則。（一）明確行文關(guān)系（二）行文方向一下行文、上行文、平行文的概念和作用。（三）區(qū)別行文方式—一逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文和直達(dá)行文的概念和使用．（四）行文規(guī)則文書(shū)工作的組織和原則教學(xué)目的與要求：通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解我國(guó)文書(shū)工作的組織形式、領(lǐng)導(dǎo)體制、崗位責(zé)任制和文書(shū)工作的原則。本章的重點(diǎn)是文書(shū)工作的原則；一般掌握文書(shū)工作的崗位責(zé)任制；一般了解文書(shū)工作的組織形式和領(lǐng)導(dǎo)體制，第一節(jié)文書(shū)工作的組織一、文書(shū)工作的組織形式二、文書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)體制三、文書(shū)工作的崗位責(zé)任制第二節(jié)文書(shū)工作的原則：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、黨政分開(kāi)第五章收文處理程序教學(xué)目的和要求：本章是文書(shū)工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生熟練地掌握收文處理的總程序以及該程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)，努力提高收文處理的實(shí)際能力。本章的兩節(jié)都是教學(xué)重點(diǎn)。第一節(jié)收文處理程序（一）：收文處理總程序、簽收、拆封、登記、分發(fā)（辦）、翻印、傳閱第二節(jié)收文處理程序（二）：閱文、擬辦、批辦、承辦、催辦、辦復(fù)、歸檔（暫存）第六章發(fā)文處理程序教學(xué)目的和要求：本章也是文書(shū)工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一．通過(guò)本章的教學(xué)．使學(xué)生熟練地掌握發(fā)文處理的總程序以及該程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)，努力提高發(fā)文處理的實(shí)際能力。本章的兩節(jié)都是教學(xué)重點(diǎn)．第一書(shū)發(fā)文處理程序（一）：發(fā)文處理總程序、擬稿、簽收、核槁、呈批、簽發(fā)、注發(fā)編號(hào)、擬定主題詞第二節(jié)發(fā)文處理程序（＝）：登記、打字（排版）、校對(duì)、膳印、用印、封發(fā)、傳遞、歸檔（暫存）第七章文書(shū)的管理和利用教學(xué)目的和要求：文書(shū)的管理和利用也屬于文書(shū)工作范疇。通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生掌握文書(shū)管理方面的知識(shí)，提高文書(shū)管理能力．本章的三節(jié)，都是教學(xué)重點(diǎn)。第一書(shū)文書(shū)的管理。一、文書(shū)管理的概念和種類廣義的文書(shū)管理，包括從文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)，到文件的保管、利用，乃至文件的清退、歸檔、銷毀等各方面、各環(huán)節(jié)的管理工作。狹義的文書(shū)管理主要指文件的保管、利用和清退方面的管理工作。文書(shū)的管理分類，按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)?？捎胁煌址ǎ凑展芾淼膬?nèi)容劃分，有文書(shū)的保存、翻印、運(yùn)轉(zhuǎn)、借閱、利用、清退、暫存等若干種。按照管理的形式劃分，有文書(shū)的集中管理和分散管理兩種。二、文書(shū)管理的作用和意義文書(shū)管理的作用：可以防止丟失和泄密；可以提高文件的閱讀率和使用率；可以為歸檔工作奠定基礎(chǔ)。加強(qiáng)文書(shū)管理工作的意義：有利于促進(jìn)文書(shū)工作的科學(xué)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；有利于使文書(shū)工作更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)眼務(wù)。三、文書(shū)管理的原則和制度文書(shū)管理的原則是：分類管理；安全保密；便于閱讀和使用；管而不死、活而不亂。文書(shū)管理制度較多，但主要的有以下幾種：收發(fā)文登記制度；傳閱借閱制度；核稿簽發(fā)制度；閱文室制度；安全保密制度；清退、銷毀、歸檔制度；文書(shū)人員崗位責(zé)任制等。四、文書(shū)管理的具體方法平時(shí)管理的文件夾和文件富方法；閱文室的建立和管理。第二節(jié)文書(shū)的清退和銷毀一、文書(shū)的清退清退的概念、范圍、時(shí)間、辦法。二、文書(shū)的銷毀銷毀的概念、范圍、時(shí)間、具體要求。第三節(jié)文書(shū)的利用一、文書(shū)利用的概念和種類二、文書(shū)利用的原則和方法文書(shū)利用的原則：深刻理解文件的精神實(shí)質(zhì)，重點(diǎn)把握方針、政策；結(jié)合本地區(qū)、部門、單位的實(shí)際槽況，提出切實(shí)可行的落實(shí)措施；把原則性和靈活性結(jié)合起來(lái)；如果本地區(qū)、本部門、本單位制定的政策同上級(jí)文件精神有出入，應(yīng)事先請(qǐng)示，待批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。三、文書(shū)利用的價(jià)值和意義第八章、專用文書(shū)管理第一節(jié)

信訪文書(shū)管理第二節(jié)人事文書(shū)管理：人事文書(shū)的分類方法、人事文書(shū)的作用。第三節(jié)會(huì)計(jì)文書(shū)一、會(huì)計(jì)文書(shū)的概念和意義二、會(huì)計(jì)文書(shū)的分類和特點(diǎn)三、會(huì)計(jì)文書(shū)的管理要求第四節(jié)信印證件的管理一、介紹信的管理和使用二、印章的規(guī)格與制發(fā)第九章文書(shū)的立卷工作教目的與要求：通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生比較熟練地掌握立卷的范圍、原則）要求和方法，能夠獨(dú)立立卷·要求令生重點(diǎn)理解并掌握立卷的范圍、原則、要求和方法。第一節(jié)文書(shū)立卷的概念的意義第二節(jié)

文書(shū)立卷的原則和要求第三節(jié)文書(shū)立卷的準(zhǔn)備和方法步驟第十章文書(shū)工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和自動(dòng)化教學(xué)目的和要求：通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生對(duì)文書(shū)工作的“四化”有個(gè)大體了解，重點(diǎn)掌握第一．三節(jié)，一般掌握第二節(jié)，一般了解第四、五節(jié)。第一節(jié)文書(shū)工作四化的涵義和內(nèi)容要求第二節(jié)實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作四化的迫切性和重要性

第三節(jié)

文書(shū)工作自動(dòng)化的主要工具簡(jiǎn)介第三章收集工作（一）收集工作的內(nèi)容有1、檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案的接收。2、檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案的接收。3、對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。（二）收集工作的意義是１、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。２、收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。３、收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。４、收集工作是檔案部門和社會(huì)各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強(qiáng)，工作方法靈活多樣。

三、應(yīng)該注意的問(wèn)題１、豐富館（室）藏，（１）我國(guó)檔案的平均值是相當(dāng)少的從國(guó)外比較來(lái)看，我國(guó)檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機(jī)關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒(méi)有歸檔或沒(méi)有向檔案館移交，另外，很多二級(jí)單位的檔案長(zhǎng)期沒(méi)有歸宿，有些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。（注意過(guò)去文書(shū)檔案和關(guān)于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（２） 豐富館藏的方法a、擴(kuò)大收集范圍，檔案館不僅要接收一級(jí)單位的檔案，同時(shí)還應(yīng)接收二級(jí)單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級(jí)檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)隊(duì)的檔案。

b、注意接收機(jī)關(guān)的全部檔案，既要接收文書(shū)檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。c、加強(qiáng)個(gè)人檔案的收集個(gè)人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個(gè)人所有權(quán)已經(jīng)被確認(rèn)，從人事檔案看，對(duì)省級(jí)以上的干部的收集有一些工作。但總體來(lái)說(shuō)重視不夠，人事檔案只局限于高、中級(jí)干部的檔案，而對(duì)于學(xué)者、名人的檔案則沒(méi)有意識(shí)地接收。應(yīng)重視個(gè)人檔案的接收，如民間的驗(yàn)方，本單位著名人物的書(shū)信、手稿等。d、要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實(shí)物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）一九九O年左右，中國(guó)館藏檔案與資料之比通常為10:1２、收集工作必須抓住重點(diǎn)：重點(diǎn)應(yīng)是：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案。這類檔案不是以上級(jí)來(lái)文為主。如會(huì)議紀(jì)錄、總結(jié)報(bào)告等。一定要避免只保存上級(jí)來(lái)件而不保存本機(jī)關(guān)文件。要注意保存收集原稿原件。３、推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化1987年底頒發(fā)了文書(shū)檔案案卷格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。４、保持全宗和全宗群的不可分散性全宗群這個(gè)概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過(guò)挑選。按性質(zhì)不同，把全宗分成若干全宗群進(jìn)行管理。５、要注意處理局部與整體、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的關(guān)系檔案的保存時(shí)間應(yīng)較準(zhǔn)確，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，有害于檔案的保護(hù)。按規(guī)定，省級(jí)以上的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保管的檔案在本機(jī)關(guān)保存２０年左右，省轄市、州、盟和縣級(jí)以下的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存和長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存１０年左右，連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。一、歸檔制度1、歸檔制度把檔案向檔案室移交，稱為歸檔。在我國(guó)歸檔成為一種制度，稱為歸檔制度。２、歸檔時(shí)間第二年六月份以前。也可靈活處理。3、歸檔范圍：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔的范圍》，這一文件中有詳細(xì)規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。4、歸檔案卷的質(zhì)量要求（１）歸檔案卷的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。（２）具體要求有：A、歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁(yè)數(shù)都應(yīng)齊全完整B、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)合一立卷。C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。D、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。E、卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號(hào)。F、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫(xiě)；沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。G、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。H、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。J、卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料的修裱。K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。案卷標(biāo)題，如：關(guān)于＊＊＊＊＊＊等中央領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話關(guān)于＊＊＊＊＊＊等地區(qū)糧食問(wèn)題的報(bào)告"等"字表示省略，"等"作為一個(gè)模糊的概念輸入計(jì)算機(jī),利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來(lái)，計(jì)算機(jī)才能顯示出來(lái)。另外，"本機(jī)關(guān)"、"我校"中的"本"、"我"也是模糊概念，同樣是不確定的，不要使用。（a）三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。（b）對(duì)于文件題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，標(biāo)題不符內(nèi)容的，需要重寫(xiě)，如無(wú)標(biāo)題，就應(yīng)加上。（c）如果文件無(wú)責(zé)任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關(guān)項(xiàng)目。（d）會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)時(shí)間、主要內(nèi)容。（e）聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)明聲像或錄相的時(shí)間、對(duì)象、中心內(nèi)容以及責(zé)任者（誰(shuí)錄制、拍攝的）。（f）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件要進(jìn)行托裱。（３）歸檔中應(yīng)注意的問(wèn)題Ａ、電話答復(fù)重要問(wèn)題、會(huì)議紀(jì)錄、一些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話應(yīng)當(dāng)記錄下來(lái)形成文字，并要標(biāo)明作者（責(zé)任者）、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況等。這種情況在全國(guó)很多地方都做得不夠好。Ｂ、注意基層單位的收集工作，一般收集會(huì)議紀(jì)錄、決議、請(qǐng)示和報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會(huì)憑證和財(cái)務(wù)簿、單位的簡(jiǎn)史等。Ｃ、要求歸檔制度的標(biāo)準(zhǔn)化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。

需要注意的是，國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)<<歸檔文件整理規(guī)則>>已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。一、檔案館收集檔案的范圍和期限１、范圍（１）本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館同時(shí)接收長(zhǎng)期保存的檔案。（２）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案（３）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的中華人民共和國(guó)成立以前的各種檔案（４）檔案館之間交接檔案２、保管期限（１）省級(jí)以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（２）省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的長(zhǎng)期和永久保存的檔案。二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收（一）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收１、對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的形成要進(jìn)行預(yù)測(cè)，包括內(nèi)容、形成特點(diǎn)、檔案現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況。我國(guó)在這方面做得不夠，這是應(yīng)當(dāng)注意的。２、移交前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。３、交接雙方必須根據(jù)移交目標(biāo)清點(diǎn)核對(duì)，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關(guān)資料也應(yīng)要向檔案館移交，但資料移交這項(xiàng)工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個(gè)趨勢(shì)：追求案卷的厚度200-300頁(yè)。這種作法，不可取，主要應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)容來(lái)立卷。４、實(shí)事求是地靈活掌握入館時(shí)間除了１０年、２０年的原則要求外，還有例外。（１）在非和平環(huán)境、動(dòng)亂（文革）期間的檔案，邊遠(yuǎn)地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。（２）一些專門檔案可以在機(jī)關(guān)多保存一些時(shí)間，如國(guó)防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財(cái)會(huì)檔案。（二）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收機(jī)關(guān)撤銷或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進(jìn)行移交和適當(dāng)?shù)奶幚怼?、 由撤銷機(jī)關(guān)組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。2、 撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管。一個(gè)機(jī)關(guān)交入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)代管。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一一個(gè)部門劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復(fù)制。3、 機(jī)關(guān)撤銷或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存。三、各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定1986年2月7日國(guó)家檔案局發(fā)布的第２號(hào)文件《各級(jí)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定：第三條：各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍1、本級(jí)中共委員會(huì)的、顧問(wèn)委員會(huì)的、紀(jì)檢委的、人大及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時(shí)性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級(jí)民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案。縣級(jí)檔案館同時(shí)接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。２、本級(jí)人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。３、本級(jí)人民政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團(tuán)、專門學(xué)校、?？漆t(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學(xué)校、商店以及村委會(huì)等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。４、屬于地方和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案。5、經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級(jí)管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。６、撤銷單位的檔案。7、中國(guó)人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導(dǎo)的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命檔案。8、地方各級(jí)綜合性檔案館收集、保管建國(guó)前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。

習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國(guó)成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國(guó)時(shí)期檔案和歷代王朝的檔案。1、 收集歷史檔案是保護(hù)我們偉大祖國(guó)歷史文化遺產(chǎn)，維護(hù)黨和國(guó)家歷史面貌的重要措施。2、 收集歷史檔案是黨和國(guó)家當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需要。3、 收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。檔案征集的途徑有：1、向有關(guān)單位征集代管的建國(guó)以前的檔案和材料2、向兄弟檔案館征集3、向圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館征集4、向古舊書(shū)店、廢品收購(gòu)部門征集5、向寺廟、古跡保管部門征集6、向個(gè)人征集7、少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集第四章檔案整理工作一、 整理工作的意義檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。它是檔案利用、開(kāi)放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。二、整理的內(nèi)容和步驟（一）內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。（二）步驟可分為：１、了解情況，擬訂方案主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。２、區(qū)分全宗和分類３、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。５、全面審查修改標(biāo)題。６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、?yè)號(hào)、件號(hào)。對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。三、整理工作的原則是(一）充分利用原有基礎(chǔ)1、充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。2、 在整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。1、 文件在來(lái)源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來(lái)源方面不可分割的歷史聯(lián)系。2、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過(guò)程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。3、 文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問(wèn)題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過(guò)一定的形式表現(xiàn)出來(lái)。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。四、便于保管和利用保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。一、全宗概念及含義（一）全宗定義全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為"全宗"。（二）全宗的含義1、全宗是一個(gè)有機(jī)整體,同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2、 全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。3、 全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的全宗是以產(chǎn)生它的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標(biāo)志。二、為什么要按全宗整理檔案？（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國(guó)家的檔案不能隨意混雜，科學(xué)理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。（二）全宗是組成國(guó)家全部檔案的基本單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。１、在我國(guó)，全部國(guó)家所有的檔案為國(guó)家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計(jì)單位。２、全宗，也是一個(gè)相對(duì)的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國(guó)家檔案全宗三個(gè)概念，我國(guó)一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念則很少提。一個(gè)檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國(guó)則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國(guó)家檔案全宗。（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會(huì)為利用帶來(lái)方便，準(zhǔn)確研究每個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。（五）全宗是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。三、立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位也稱為"全宗構(gòu)成者"。它的構(gòu)成條件是：A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文；B、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級(jí)別大小來(lái)確定的，而是以第一個(gè)條件來(lái)判定。四、立檔單位的變化和全宗劃分。（一）政權(quán)的變化和立檔單位的劃分１、政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì)性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）２、政權(quán)發(fā)生了變化，社會(huì)性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生根本變化。如明、清朝更替、北洋軍閥和國(guó)民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒(méi)有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無(wú)論在何時(shí)何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗；地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。（二）生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分這個(gè)方面主要是針對(duì)企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒(méi)有根本變化，它們?cè)诟鱾€(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。

（三）基本職能方面考慮在立檔單位的政治性質(zhì)無(wú)根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。1、凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。2、凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化；機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。3、臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長(zhǎng)的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。4、如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。

五、人物全宗人物全宗是著名人物在其一生社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)：1、不得收入官方檔案原件2、一個(gè)人一生無(wú)論身分、政治立場(chǎng)如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。人物全宗的收集問(wèn)題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問(wèn)題。因?yàn)樵S多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個(gè)人全宗；另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。七、全宗的補(bǔ)充形式（一）聯(lián)合全宗就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。1、密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜;2、職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公，"一套機(jī)構(gòu)兩塊牌子"。如手工業(yè)局**省聯(lián)合全宗手工業(yè)聯(lián)社（二）全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗2、殘缺不全的一些全宗****時(shí)期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集_聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：１、它們的構(gòu)成不同聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng)；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對(duì)地較大。２、它們的性質(zhì)不同聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。八、判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。（1）A、對(duì)內(nèi)部文件和發(fā)文，"檔案的形成者"就是"文件的作者"。B、對(duì)收文，"檔案的形成者"是"文件的實(shí)際收受者"。（2）判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。（3）沒(méi)有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。（4）經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。九、全宗群全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政工業(yè)交通系統(tǒng)農(nóng)林水利系統(tǒng)財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng)如：**地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群全宗內(nèi)檔案的分類，對(duì)于整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。首先，檔案經(jīng)過(guò)區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過(guò)分類，還不免是一堆雜亂無(wú)章的材料，只有對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。其次，就整個(gè)整理工作的程序而言，只有經(jīng)過(guò)分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_二、分類的要求有１、分類方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。２、分類應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性（１）科學(xué)性：分類時(shí)，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來(lái)進(jìn)行，項(xiàng)目（類目）的設(shè)制力求合理，層次分明，層次一般分一層，大型機(jī)關(guān)可分到二層三層（層次不宜過(guò)多）（２）思想性：分類時(shí)注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對(duì)純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對(duì)歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。三、分類的一般方法有１、時(shí)間分類法Ａ、年度分類法Ｂ、時(shí)期分類法２、來(lái)源分類A、組織機(jī)構(gòu)分類法B、作者分類法C、通訊者分類法3、內(nèi)容分類法A、問(wèn)題分類法B、實(shí)物分類法C、地理分類法4、形式分類法A、按文件種類分類B、按載體形態(tài)分類C、按形狀規(guī)格分類四、常用分類方法：分類方法很多，常用的主要有三種：（一） 年度分類法（二） 組織機(jī)構(gòu)分類法（三） 問(wèn)題分類法五、復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制（一） 年度--組織機(jī)構(gòu)分類法適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。

（二）組織機(jī)構(gòu)--年度分類法適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案。（三）年度--問(wèn)題分類法多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書(shū)工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況?？傊?，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，往往采用它。（四） 問(wèn)題--年度分類法多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。立卷工作內(nèi)容包括：組成案卷單位擬寫(xiě)案卷標(biāo)題卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”）一、立卷的方法文件六特征立卷法：按作者立卷按時(shí)間立卷按問(wèn)題立卷按地區(qū)立卷按文件名稱立卷按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷二、案卷標(biāo)題的擬制及封面編目（一）要求：1、 歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。2、 文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。3、 題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問(wèn)題）和名稱（文種）三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。（二）歷史檔案案卷封面的要求1、 機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過(guò)的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原來(lái)的名稱。2、 人物職務(wù)、稱號(hào)。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。3、 歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號(hào)，則在公歷和公元年份日期之后用括號(hào)注明。

4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。5、地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫(xiě)地名，酌情在括號(hào)內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。6、 文件的內(nèi)容和其他用語(yǔ)。對(duì)統(tǒng)治階級(jí)誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語(yǔ)，不能機(jī)械地照搬。對(duì)非政治性的名詞、術(shù)語(yǔ)，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。需要說(shuō)明的是：隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學(xué)術(shù)界有爭(zhēng)議。請(qǐng)參考有關(guān)文獻(xiàn)。附：中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》第六章檔案保管工作一、保管工作的含義為：1、庫(kù)房管理2、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)3、保護(hù)檔案的專門措施二、保管工作的任務(wù)有：1、防治檔案的損壞；包括自然損壞和人為損壞。2、延長(zhǎng)檔案的壽命；3、維護(hù)檔案的政治安全，防止泄密。三、基本要求1、以防為主，防治結(jié)合2、加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般3、自力更生，勤儉節(jié)約4、立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前四、意義檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，提供一個(gè)最起碼、最基本的前提。一、檔案庫(kù)房二、檔案裝具有1、檔案箱2、檔案架3、檔案柜等三、包裝材料有1、卷皮2、卷盒3、包裝紙等一、庫(kù)房編號(hào)有兩種方法：1、為所有庫(kù)房編一總的順序號(hào)2、分區(qū)編號(hào)二、排架和編號(hào)1、整齊一致2、避光通風(fēng)3、空間利用4、統(tǒng)一編號(hào)，順序是從左到右、從上到下。全宗卷是在管理某全宗過(guò)程中形成的，以全宗為單位組成的說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料專卷。通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說(shuō)明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報(bào)告，檔案鑒定的報(bào)告和銷毀清冊(cè)，全宗指南、檔案利用的重要登記等。全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗轉(zhuǎn)交給另一檔案館（室）保管時(shí)，其相應(yīng)的全宗卷也隨同全宗移交。第七章檔案檢索工作一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位1、 檢索是提供利用的先期工作檔案館（室）為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。2、 檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段3、檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)一、編制檔案檢索工具的基本要求是（一）全，指信息存儲(chǔ)豐富。（二）準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確（三）快，指迅速（四）便，指檢索要方便二、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。1、一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。2、強(qiáng)調(diào)檢索工具按照一定的方法排列起來(lái)以供查找咨詢。三、排檢方法（一）分類法：以科學(xué)的分類為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別類地組成一個(gè)檢索體系。優(yōu)點(diǎn)：同一個(gè)問(wèn)題或同一個(gè)專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。（二）按作者排檢法：現(xiàn)又稱責(zé)任者,把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。此法一般在機(jī)關(guān)檔案室用得較多。（三）按文號(hào)排檢法：即按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。在機(jī)關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對(duì)一此歷史文件或文號(hào)不全的文件檔案進(jìn)行文號(hào)排檢則有困難。（四）按字序排檢法編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。1、部首偏旁法：采用不多，因?yàn)樗谂帕猩嫌邢喈?dāng)難度，很多偏旁難以掌握。2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡(jiǎn)字的問(wèn)題。3、四角號(hào)碼法：全國(guó)的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。4、音序法：按漢語(yǔ)拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。此法較簡(jiǎn)便，但對(duì)于年紀(jì)較大的人卻有不便之處。（五）按地序排檢法按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。（六）主題法按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進(jìn)行排檢。對(duì)于外文檔案，一般是按外文字母進(jìn)行排檢。目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。1987年出版《中國(guó)檔案分類法》第一版。1996年出版《中國(guó)檔案分類法》第二版?！吨袊?guó)檔案分類法》由編制說(shuō)明和中華人民共和國(guó)檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國(guó)檔案分類表、清代檔案分類表組成。中華人民共和國(guó)檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成?！吨袊?guó)檔案分類法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案分類法》。1989年8月出版了《中國(guó)檔案主題詞表》試行本。1995年11月出版《中國(guó)檔案主題詞表》正式版本?！吨袊?guó)檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫(huà)檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：_需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國(guó)檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高。可利用計(jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案主題詞表》。檔案著錄是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過(guò)程。賦予其分類標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。練習(xí)：文件名稱：關(guān)于印發(fā)《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》的通知文件內(nèi)容："經(jīng)請(qǐng)示內(nèi)容國(guó)務(wù)院，現(xiàn)將《檔案館開(kāi)放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)按照本地區(qū)、本單位實(shí)際情況積極貫徹執(zhí)行。"有關(guān)數(shù)據(jù)：分類號(hào)：A-236檔號(hào)：2-1-3-3文號(hào)：國(guó)檔發(fā)（1986）2號(hào)；保管期限：長(zhǎng)期文本：正本發(fā)文日期：1986年2月7日附件：《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》規(guī)格：16開(kāi)，3頁(yè)一、作用:檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)方面：1）存儲(chǔ)。即把檔案的有特征著錄下來(lái)，按照一定的順序加以排列或進(jìn)行客觀的描述，以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來(lái)；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時(shí)使用。檔案檢索工具既是存儲(chǔ)結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動(dòng)的必要條件，對(duì)檢索效率具有重要的甚至可以說(shuō)是決定性的影響。檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。（一）橋梁作用檔案的數(shù)量龐大，并隨著時(shí)間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)方面，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)猶如檔案之海，如果不借助于科學(xué)的方法和手段，便無(wú)法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為“打開(kāi)信息寶庫(kù)的鑰匙”，使用它才可以開(kāi)戶檔案信息寶庫(kù)之門，滿足特定的需求。

（二）交流作用檔案檢索工具中存儲(chǔ)了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時(shí)可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價(jià)值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無(wú)，提高服務(wù)質(zhì)量。（三）管理作用檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過(guò)檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實(shí)體順序，在庫(kù)房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開(kāi)展檔案編研工作的必要手段。上述3個(gè)方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個(gè)或兩個(gè)方面。

二、檔案檢索工具的分類檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見(jiàn)的分類方法有以下幾種。1、 按編制方式分為目錄、索引、指南。2、 按載體形式分為書(shū)本式檢索工具卡片式檢索工具縮微檢索工具機(jī)讀式檢索工具3、按檢索范圍分為全宗范圍檢索工具檔案館范圍檢索工具專題范圍檢索工具館際檢索工具4、按功能分館藏性檢索工具查檢性檢索工具介紹性檢索工具需要特別指出的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺(tái)，不需要單獨(dú)編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對(duì)建立數(shù)據(jù)庫(kù)還是有幫助的。案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。案卷目錄一般采用書(shū)本式，其目錄表包括：順序號(hào)（案卷號(hào)）、案卷標(biāo)題、年度、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。格式如圖。表中的備注是用來(lái)記載案卷中某些需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉?fàn)€、字跡模糊等。案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊(cè)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計(jì)和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。分類目錄的主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強(qiáng)的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。文號(hào)索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對(duì)照表。也有的檔案室以文號(hào)為檢索項(xiàng)設(shè)置較為全面的項(xiàng)目，形成文號(hào)目錄。

人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎兀捎谠跇?biāo)題中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個(gè)問(wèn)題。人名索引包括人名和檔號(hào)兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號(hào)，利用者通過(guò)索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等對(duì)涉及該專題的人名編制索引。地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書(shū)，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對(duì)社會(huì)的一種宣傳、報(bào)道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過(guò)程中所需的各種信息。檔案館指南從揭示館藏的詳簡(jiǎn)程度上可分為簡(jiǎn)明指南和詳細(xì)指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容。．說(shuō)明或序言．目錄．檔案館概況．館藏檔案情況介紹．館藏資料情況介紹．附錄全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書(shū)，又稱全宗介紹。全宗指南