南洋林德管理制度體系3

北京創(chuàng)原世紀信息技術有限公司管理制度體系設計北京南洋林德投資顧問有限公司2001年4月技術性文本之二目錄一、前言二、管理制度體系設計原則三、制度體系的樹型結構四、制度體系的梯次結構五、制度基礎與根本大法六、基本制度架構七、部門職責與規(guī)章八、管理細則一、前言北京創(chuàng)原世紀信息技術有限公司經(jīng)過短短兩年高速發(fā)展，已經(jīng)順利渡過創(chuàng)業(yè)生存期，公司的規(guī)模不斷擴大，員工數(shù)量和公司業(yè)務同步增長。目前，公司正面臨擴張發(fā)展的管理瓶頸問題，這一問題如處理不好，將嚴重制約公司的發(fā)展，輕者造成管理混亂、員工滿意度下降、公司業(yè)務停滯不前，重者將直接導致公司組織渙散、人心不穩(wěn)、危機潛伏，稍遇風險處理不好就可能導致公司瓦解潰敗。公司在創(chuàng)業(yè)階段的管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)階段的公司規(guī)模和發(fā)展要求，原來以創(chuàng)業(yè)者之間的“同甘共苦、榮辱與共”及不計個人得失、無私奉獻、追求公司整體利益的精神在現(xiàn)階段雖然仍具有現(xiàn)實意義，但以個人感情為紐帶的“共管互擔”的管理模式，在公司發(fā)展到一定的規(guī)模以后就會使“共管互擔”變?yōu)椤盁o人能管、無責可擔”，管理的壓力過分集中于初創(chuàng)期的個別領導者身上，從而產(chǎn)生信息蠕化、傳導失靈，導致領導乏力、管理混亂、效率低下，同時也為管理人員的惰化提供了溫床，嚴重時會影響到公司戰(zhàn)略發(fā)展的有效實施。在此背景下，創(chuàng)原世紀公司的管理層充分認識到自身的管理瓶頸，委托我公司協(xié)助推動內部管理的變革，其中最重要的就是基于現(xiàn)代企業(yè)制度條件下的公司管理制度體系構建。二、管理制度體系設計原則鑒于創(chuàng)原世紀公司是一個——IT行業(yè)的企業(yè)規(guī)模不斷擴張的企業(yè)年輕的、充滿活力的知識密集型企業(yè)不斷尋求變革的企業(yè)經(jīng)營思想和經(jīng)營理念迎接挑戰(zhàn)的企業(yè)準備向國際同行業(yè)領先企業(yè)靠齊的企業(yè)創(chuàng)原世紀公司管理制度體系構建應體現(xiàn)如下原則滲透超前的管理思想，以現(xiàn)代先進管理理念統(tǒng)領公司管理變革符合先進IT行業(yè)特點，由上至下，由下返上，上下結合具備較高的靈活性和可擴展性，減少管理成本由宏觀到微觀，易于實施，分別輕重緩急，在公司戰(zhàn)略和現(xiàn)實問題中尋求最佳結合點，穩(wěn)妥推進三、制度體系的樹型結構公司發(fā)展戰(zhàn)略現(xiàn)狀業(yè)務流程公司文化未來管理團隊組織結構設計公司治理結構組織結構圖部門關系圖部門職能劃分各部門職務說明書各個部門工作職責職能部門管理制度業(yè)務部門項目管理制度、質量手冊出發(fā)點基干樹枝各個崗位職責描述各個崗位操作程序業(yè)務規(guī)范樹葉四、制度體系的梯次結構根據(jù)管理的層次、幅度和授權決策次序，創(chuàng)原公司的管理制度可分為四個梯次。公司根本大法公司基本制度業(yè)務流程制度操作規(guī)范公司章程法人治理結構與公司組織架構的界定各部門職責說明，部門規(guī)章質量手冊項目管理手冊其他程序文件五、制度基礎與根本大法《北京創(chuàng)原世紀信息技術有限公司章程》這是公司一切活動和制度的根本性指導文件，也是制定各項制度、管理辦法的基石，是現(xiàn)代企業(yè)的“根本大法”，在公司制度中具有權威性、唯一性、根本性和不可隨意更改性。公司章程的制定必須依據(jù)國家有關法律（如《公司法》）和公司經(jīng)營目標、范圍、規(guī)模以及未來發(fā)展戰(zhàn)略，由發(fā)起人股東或董事會（籌）醞釀，最終經(jīng)股東大會通過。公司章程對公司、股東、董事、監(jiān)事、經(jīng)理均具有約束力。公司的經(jīng)營范圍由公司章程規(guī)定，并依法登記。公司的經(jīng)營范圍中屬于法律、行政法規(guī)限制的項目，應當依法經(jīng)過批準。六、基本制度架構1、《董事會議事規(guī)則》2、《董事長工作條例》3、《董事會基金管理條例》4、《總經(jīng)理辦公會制度》5、《總經(jīng)理工作條例》6、《總經(jīng)理基金管理條例》7、《財務管理制度》8、《內部審計制度》9、《勞動人事管理制度》10、《薪酬福利制度》這十個基本制度系公司經(jīng)營管理的基本行為規(guī)范準則，為公司第一梯次的制度，由公司董事會審議批準后頒布執(zhí)行。其主要效力范圍為：公司的重大決策、重要經(jīng)營決策、部門經(jīng)理的任免、內部管理控制等。1、《董事會議事規(guī)則》要點該規(guī)則主要明確董事會的具體功能、職責和行為方式。具體包括：董事會的組成、職責和授權范圍，董事會會議運作方式、議題與會議結果的執(zhí)行，董事會議案的一般內容、會議討論與決議，會議文件與記錄，董事會決議與執(zhí)行等。2、《董事長工作條例》要點本工作條例規(guī)定了董事長的職權范圍、責任義務和工作細則。職權范圍主要包括：主持股東大會和召集、主持董事會會議；督促、檢查董事會決議的執(zhí)行和實施情況，并向董事會報告；簽署公司股票、股權證、公司債券及其他有價證券；簽署董事會重要文件和其他應由公司法定代表人簽署的文件；提名公司總經(jīng)理人選；行使法定代表人的職權；在發(fā)生特大自然災害等不可抗力的緊急情況下，對公司事務行使符合法律規(guī)定和本公司利益的特別裁決權和處置權，并在事后向公司董事會和股東大會報告；2、《《董事事長工工作條條例》》要點點(續(xù)續(xù)）責任和和義務務主要要有：建立良良好的的社會會關系系網(wǎng)絡絡，滿滿足董董事會會工作作及公公司經(jīng)經(jīng)營管管理需需要。。在職權權范圍圍內行行使權權力，，不得得越權權。不得利利用內內幕信信息為為自己己或他他人謀謀取利利益；；不得得自營營或者者為他他人經(jīng)經(jīng)營與與公司司同類類的營營業(yè)或或者從從事?lián)p損害公公司利利益的的活動動。不得挪挪用資資金或或者將將公司司資金金借貸貸給他他人；；不得得利用用職務務便利利為自自己或或者他他人侵侵占或或者接接受本本應屬屬于公公司的的商務務機會會。不得以以公司司資產(chǎn)產(chǎn)為公公司的的股東東或者者其他他個人人債務務提供供擔保保。認真閱閱讀公公司的的各項項商務務、經(jīng)經(jīng)營、、財務務報告告，及及時了了解公公司業(yè)業(yè)務經(jīng)經(jīng)營管管理狀狀況。。親自行行使被被合法法賦予予的公公司管管理處處置權權，不不得受受他人人操縱縱；非非經(jīng)法法律、、法規(guī)規(guī)允許許或者者得到到股東東大會會在知知情的的情況況下的的批準準，不不得將將處置置權轉轉授他他人行行使。。接受監(jiān)監(jiān)事會會對其其履行行職責責的合合法監(jiān)監(jiān)督和和合理理建議議。未經(jīng)董董事會會的合合法授授權，，不得得以個個人名名義代代表公公司或或者董董事會會行事事。2、《《董事事長工工作條條例》》要點點(續(xù)續(xù)）工作細細則主主要包包括：：在董事事會閉閉會期期間，，代表表董事事會按按上述述職權權范圍圍行使使職權權。當工作作需要要超出出上述述職權權范圍圍時，，應以以書面面方式式向董董事會會申請請授權權，并并依據(jù)據(jù)董事事會授授權書書行事事。在上述述職權權范圍圍或董董事會會授權權范圍圍以外外，不不得以以任何何理由由和方方式干干涉公公司總總經(jīng)理理或經(jīng)經(jīng)營班班子職職權范范圍內內的正正常工工作。。接到總總經(jīng)理理或經(jīng)經(jīng)營班班子呈呈交董董事會會的正正式報報告、、請示示等文文件后后，應應在三三個工工作日日內予予以明明確批批復，，不予予批復復時視視為同同意，，批復復不明明確時時同樣樣視為為同意意。對公司總經(jīng)理理或經(jīng)營班子子呈交董事會會的正式報告告、請示等文文件應按如下下方式處理：：在職權范圍或或董事會授權權范圍內時，，直接代表董董事會進行批批復；超出職權范圍圍或董事會授授權范圍時，，可通過電話話、傳真等方方式征得四名名以上（含四四名）董事同同意后代表董董事會進行批批復，但應正正式記錄董事事意見并作為為董事會資料料交董事會秘秘書存檔備查查；對按公司章程程規(guī)定應由董董事會決議的的事項，應按按章程規(guī)定的的條件及時召召集臨時董事事會進行決議議后批復。在在保障董事充充分表達意見見的前提下，，可以用傳真真方式召集臨臨時董事會進進行決議。按公司財務管管理制度和《《董事會基金金管理條例》》調配與使用用董事會基金金。3、《董事會會基金管理條條例》要點本管理條例規(guī)規(guī)定了董事會會基金的設立立必要性、會會計處理方法法以及基金的的來源、開支支范圍和管理理。其中，基金的來源為：從公司每年稅稅后利潤中提提取一定比例例作為董事會會基金，所提提比例由董事事會研究確定定，報請股東東大會批準。。在公司經(jīng)營獲獲利之前，董董事會基金開開支由公司經(jīng)經(jīng)營管理費用用中直接劃撥撥。開支范圍主要要有：董事會成員和和監(jiān)事會成員員工作報酬。。董事會成員和和監(jiān)事會成員員出席公司董董事會、監(jiān)事事會所發(fā)生的的車馬費。董事會成員和和監(jiān)事會成員員因公司工作作需要所發(fā)生生的差旅費。。董事會、監(jiān)事事會因公司工工作需要所發(fā)發(fā)生的業(yè)務招招待費。董事會日常辦辦公費和其他他工作費用。。其管理方法為：由“董事會會基金管理委委員會”擬定定年度基金使使用預算計劃劃，經(jīng)董事會會決議批準。。在年度基金使使用預算計劃劃內，董事長長全權調配和和使用董事會會基金，超過過計劃范圍的的另報董事會會專項審批。。4、《總經(jīng)理理辦公會制度度》要點《總經(jīng)理辦公公會制度》的的功能是建立立一種公司內內部日常重大大事務性工作作和重要經(jīng)營營管理工作問問題的民主議議事決策機制制?？偨?jīng)理辦公會會系總經(jīng)理和和經(jīng)營班子研研究處理公司司重大事宜的的重要工作形形式之一，會會議所形成的的決議、紀要要等文件對公公司經(jīng)營管理理工作具有制制度意義?？偨?jīng)理辦公會會由總經(jīng)理主主持?？偨?jīng)理理因故不能主主持時由總經(jīng)經(jīng)理委托公司司其他副職主主持?？偨?jīng)理辦公會會參加人員：：1、公司副職職；2、部門經(jīng)理理；3、會議內容容需要涉及的的其他人員。。該制度規(guī)定了了召開總經(jīng)理理辦公會議的的條件和召開開程序和辦公公會議決議。。5、《總經(jīng)理理工作條例》》要點按照現(xiàn)代企業(yè)業(yè)制度的要求求，該工作條條例規(guī)定公司司實行董事會領領導下的總經(jīng)經(jīng)理負責制。?？偨?jīng)理由公公司董事長提提名，董事會會聘任或解聘聘。本條例規(guī)定總總經(jīng)理的職權權范圍、責任任與義務、決決策方式和決決策程序、有有關操作細則則（涉及重要要的人事管理理、財務管理理與審批、重重要經(jīng)營決策策），以及非非例行事項向向董事會和董董事長申請授授權的范圍。。6、《總經(jīng)理理基金管理條條例》要點該管理條例的的制定目的是是為了總經(jīng)理理基金的合理理準備和有效效使用提供規(guī)范的制度保保證。該管理條例主主要包括：總經(jīng)理基金的的設立、會計計處理方法以以及基金的來來源、開支范圍和管管理?；鸬膩碓礊闉椋簭墓久磕甓惗惡罄麧欀刑崽崛∫欢ū壤鳛榭偨?jīng)理理基金，所提提比例由總經(jīng)經(jīng)理辦公會研究確確定后報請公公司董事會批批準。在經(jīng)營獲利之之前，總經(jīng)理理基金的開支支由公司經(jīng)營營管理費用中中直接支出。?；鸬拈_支范范圍有：總經(jīng)理因公司司工作需要所所發(fā)生的業(yè)務務招待費、禮禮品費?？偨?jīng)理對公司司職員進行直直接獎勵所需需經(jīng)費。不便直接列入入公司成本核核算范圍的其其他費用。基金的管理包包括：總經(jīng)理和公司司財務負責人人負責總經(jīng)理理基金的管理理，總經(jīng)理為為直接負責人人?？偨?jīng)理基金的的開支及其財財務處理同樣樣遵守《公司司財務管理制制度》，并接受公司董事會的的監(jiān)督和內部部審計?！敦攧展芾碇浦贫取肥枪舅緦嵭胸攧沼嬘媱?、預算、、控制、核算算以及決算的的重要管理制制度，該制度度的建立和實實施將直接影影響公司的運運作水平和控控制力度，是是衡量公司管管理水準的重重要規(guī)范性制制度文件。該制度主要包包括如下內容容：財務控制：涉及各相關部部門管理職責責：涉及總經(jīng)經(jīng)理、財務總總監(jiān)、財務部部門分別擁有有的財務權利利和責任，以以及這三者之之間的關系。。業(yè)務部門的職職責以及相關關崗位（如：會計、、出納）的職責。有關財務管理理事項的具體體規(guī)定，涉及：財務務計劃與預算算、經(jīng)營支付付、費用報銷銷、帳號管理理、現(xiàn)金管理理、票證管理理、會計檔案案管理等。7、《財務管管理制度》要要點8、《內部審審計制度》要要點為嚴肅公司財財經(jīng)紀律，改改善經(jīng)營管理理，加強風險險防范，提高高經(jīng)營效益，，保證公司各各項業(yè)務穩(wěn)健健發(fā)展，應在在公司設立獨獨立內部審計計崗位，依據(jù)據(jù)公司制度及及《審計法》》等政策法規(guī)規(guī)，對公司的的經(jīng)濟工作進進行內部審計計監(jiān)督。該制度規(guī)定了了內部審計工工作的具體組組織方式、審審計對象和內內容、為誰負負責、審計任任務、審計部部門職權范圍圍、審計程序序、審計人員員的職責和要要求等。9、《勞動人人事管理制度度》要點本管理制度主主要界定對員員工的管理、、招聘、解聘聘，辭職與辭辭退，考勤制制度，各類假假期，薪金與與考評制度的的聯(lián)系，各類類加班，檔案案管理，員工工培訓，勞動動工資與福利利待遇，獎勵勵與懲處等方方面的規(guī)定。。通過這些規(guī)規(guī)定，建立起起員工個人行行為與個人利利益相聯(lián)系的的法定程序。。在建立勞動人人事制度時須須考慮到有關關法律法規(guī)的的要求、同行行業(yè)同類企業(yè)業(yè)的通行做法法與公司現(xiàn)狀狀和未來發(fā)展展趨勢等方面面的因素相結結合。同時，力求該該制度具有一一定的超前性性、靈活性和和可擴展性。。10、《薪酬酬福利制度》》要點根據(jù)創(chuàng)原世紀紀公司的特點點，考慮推行行崗位薪酬制制度，整個薪薪酬包括工資資與獎金兩部部分，針對不不同的崗位，，可以采取不不同的薪資政政策，如：對對于總經(jīng)理和和副總經(jīng)理，，可以考慮與與公司經(jīng)營業(yè)業(yè)績掛鉤的年年薪制，對于于銷售人員，，可以考慮與與銷售業(yè)績掛掛鉤的浮動薪薪金制度。不不同崗位的薪薪金制度將會會激勵此崗位位的員工更好好的完成工作作目標。而員工的福利利政策主要要要與國家和當當?shù)卣块T門政策法規(guī)的的要求相一致致。其目標是是給員工一種種安全感和心心理安慰，保保證員工在公公司服務期間間，能夠比較較放松、愉快快，減少因為為各種不確定定因素給員工工造成的心理理負擔。七、部門職責責與規(guī)章1、各部門職職責說明2、各部門崗崗位職責說明明3、行政管理理規(guī)章4、財務管理理規(guī)章5、人力資源源管理規(guī)章6、項目管理理制度這些制度、條條例、規(guī)定、、標準等系保保證公司領導導指揮體系順順暢、經(jīng)營管管理工作有序序開展的第二二梯次制度，，由公司總經(jīng)經(jīng)理辦公會審審議批準后頒頒布執(zhí)行1、各部門職職責說明該部分主要是是在認真研究究公司業(yè)務流流程和信息傳傳導機制的基基礎上，在公公司組織結構構設計完畢后后，提出各個個部門的工作作職責，目的的是科學合理理地明確分工工和協(xié)作、界界定責任與義義務，為公司司的整體運作作建立協(xié)調機機制。此部分主要內內容為：分別別各個部門提提出職責范圍圍、任務描述述、工作目標標、領導職數(shù)數(shù)與級別、與與上下級之間間的關系、與與左右部門的的關系、下轄轄員工及要求求、在公司中中的地位等。。2、、各各部部門門崗崗位位職職責責說說明明該部部分分主主要要是是在在前前面面界界定定部部門門職職責責和和職職能能說說明明以以后后，，分分別別就就各各個個部部門門的的不不同同崗崗位位提提出出具具體體崗崗位位職職責責說說明明。。此部分主要內內容為：分別別各個崗位提提出職責范圍圍、任務描述述、工作目標標、工作內容容、與上下級級之間的關系系、與左右崗崗位的關系需需要公司其他他方面配備的的資源。3、行政管理理規(guī)章此部分規(guī)章主主要為公司信信息傳導、決策支持、后后勤服務等方方面提供制度度保證。具體涉及內容容包括：行政辦公室職職責、辦公室室主任職責、、員工行為規(guī)規(guī)范、上班著裝與佩帶工工作牌規(guī)定、、公司印章管理條例例、檔案管理理制度、公司司行文規(guī)定、、公文處理程程序、公司保保密條例、辦辦公用品管理理制度、公司差旅費標準、、計算機使用用與管理規(guī)定定、復印機使使用與管理規(guī)規(guī)定、公司合同管理制度度、公司通訊設備管理理制度、機動動車輛管理制制度等。4、財務管理理規(guī)章此部分包括財財務與會計人人員應遵循的的會計準則和和財務紀律等等。該部分應比較較具體的規(guī)定定財務部門各各個崗位的職職責和目標，，以及相應的的操作規(guī)范。。此外，應包括括財務其他要要素的管理規(guī)規(guī)定，如：支支票管理，稅稅務管理、資資產(chǎn)管理、債債務管理、工工資發(fā)放管理理、財務分析析與決策等。。5、人力資源源管理規(guī)章此部分內容涉涉及人力資源源規(guī)劃、招聘聘、錄用、培培訓、考核、、獎勵與懲處處、薪酬、考考勤、升遷、、調離、辭職職與辭退等管管理程序這部分的制定定必須與公司司的人事管理理制度相一致致，符合同業(yè)業(yè)通用做法，，并留有一定定余地，保持持彈性6、項目管理理制度該部分在對現(xiàn)現(xiàn)有項目和未未來可能出現(xiàn)現(xiàn)的其他類項項目運作特點點考察的基礎礎上，界定項項目運作機制制主要包括：項項目組組建、、項目成員的的要求、項目目流程、項目目開發(fā)、項目目確立、項目目運作、項目目控制、成果果管理、產(chǎn)品品管理、售前前售后管理、、成本控制、、項目概算、、項目預算、、項目決算、、項目收益分分析、項目總總結等一套涉涉及項目運作作過程的組織織、資源管理理。八、管理細則則管理手冊程序文件工作手冊管理記錄這部分制度主主要是在以上上兩個梯次制制度的基礎上上，進一部細細化為可操作作的程序性文文件1、《管理手冊》涉及內內容1、管理手冊冊批準頁2、管理手冊修改改頁3、管理手冊發(fā)布布令4、管理手冊目錄錄5、管理手冊發(fā)放放控制頁6、術語和編寫7、管理手冊說明明8、公司簡介9、管理方針10、管理目目標11、公司機機構圖12、公司崗崗位圖2、《程序性文件件》涉及內容容管理評審程序序管理活動策劃劃控制程序管理體系要素素與文件對照照表項目合作方案案編制與評審審程序合同評審程序序文件和資料控控制程序合作單位評價價與選擇程序序采購過程控制制程序商品進銷存過過程控制程序序車輛管理程序序辦公室管理程程序工作計劃控制制程序財務控制程序序日常事務管理理程序緊急情況處理理程序管理過程控制制程序設備管理程序序物業(yè)租賃管理理程序企業(yè)文化活動動控制程序值班管理程序序采購物品檢驗驗和試驗程序序管理質量檢查查與考評程序序不合格管理控控制程序不合格物品控控制程序糾正和預防措措施程序產(chǎn)品投訴處理理程序管理投訴處理理程序物品搬運、貯貯存、防護和和交付程序管理記錄控制制程序內部管理審核核程序培訓程序管理工作信息息反饋程序統(tǒng)計技術應用用程序3、《工作手冊》》涉及內容知識產(chǎn)權管理理手冊駕駛員工作手手冊出納工作手冊冊會計工作手冊冊副總經(jīng)理工作作手冊后勤服務工作作手冊業(yè)務資源采購購手冊人力資源部工工作手冊企劃部工作手手冊市場部工作手手冊總經(jīng)理秘書工工作手冊4、《管理記錄》》涉及內容管理評審報告告------活動策劃小組組成員名單------活動資源落實實情況表活動總結報告告招標書審議記記錄揭標書評審記記錄合同評審記錄錄公司規(guī)章評審審記錄合同簽發(fā)通知知單管理體系文件件和資料發(fā)放放登記表管理體系文件件和資料更改改審清單外來文件跟蹤蹤記錄客戶登記表轉包商工作評評審表轉包商評價記記錄轉包商登記表表轉包商不合格格服務通知單單取消不合格轉轉包商通知單單合格轉包商檔檔案供應商評價表表合格供應商名名單物料申購表派工單派工登記表辦公用品交接接驗收表辦公用品發(fā)放放登記表工作證發(fā)放登登記表鑰匙發(fā)放登記記表4、《管理記錄》》涉及內容（（續(xù)）月份一線工作作計劃考核登登記表年度一線工作作計劃考核表表一線工作計劃劃調整登記表表交接班記錄表表來訪人員登記記表特種郵件收發(fā)發(fā)登記表領用登記表人事檔案一覽覽表員工花名冊員工素