有效的會議管理課件

有效會議的技巧有效會議的技巧1課程目的：群策群力事半功倍課程目的：群策群力2空杯理論只有倒空了才能裝得更滿你將成為成功學習的最大贏家

應恩德策劃與主持空杯理論只有倒空了你將成為成功學習的最大贏家應恩德3第一單元會議概述定義會議無效會議會議成本有效會議會議類型會議原則第一單元會議概述定義會議無效會議4定義會議開會需要花費寶貴的時間大多數(shù)工作會議比較正式，有預先約定的時間、地點、議題等典型的會議有一個明確的目標，并概括于議程(議事日程或清單)上會議議程首先在與會者之間傳播應恩德策劃與主持定義會議開會需要花費寶貴的時間應恩德策劃與主持5請你談談對會議的認識你需要開會嗎？請你談談對會議的認識你需要開會嗎？6無效的會議會議的目的不清楚會議無法達成其目的有些人不必參加會議并不是所有的人都相互認識會議缺乏訓練有素的主持人沒有人做會議記錄或注意會議程序這些問題帶來的后果是什么應恩德策劃與主持無效的會議會議的目的不清楚這些問題帶來的后果是什么應恩德策劃7與會者的錯誤與會者遲到或早退與會者進進出出與會者離開會場去拿資料與會者爭吵與會者發(fā)言太過冗長與會者自我膨脹、突出自己，不管真正的問題有些有重要意見要表達的人并不能給他足夠的發(fā)言機會與會者的錯誤8會議主持人失誤自說自畫或說的太多似乎不愿意討論與他相反的論點在開會前并未事先通知要討論某些重要題目在每個題目上所花費的時間非常不平均已作出決策后還在該議題上隨意漫談會議主持人失誤自說自畫或說的太多9會議時間失控會議的時間不夠開無軌電車，直到超過規(guī)定的時間甚多好幾個議題都無法作出決策臨終場在理由證據(jù)不充分的情況下決策會議時間失控10會議成本成功的會議將合適的人聚集在一起共同為了某個目標而貢獻自己的才智能夠節(jié)省大量的時間和金錢會議成本＝時間＋費用與會者的總年薪＋日程開支/年工作小時數(shù)(8540)應恩德策劃與主持會議成本成功的會議將合適的人聚集在一起應恩德策劃與主持11主管們的意見無目的無結(jié)論無組織(失控)獨斷無主題本位主義沒有議題的會議無結(jié)果的會議有結(jié)果不執(zhí)行走過場的會議應恩德策劃與主持主管們的意見無目的沒有議題的會議應恩德策劃與主持12有效會議管理的要素陳述開會目的準備議程選擇適當?shù)呐c會者管理會議時間引導與控制做總結(jié)

開會需要花費寶貴的時間與金錢，因此只有在有必要時才開會，并確保會議的簡短與富有成效應恩德策劃與主持有效會議管理的要素陳述開會目的開會需要花費寶貴的時間與金錢，13有效會議的要素目的人員組織領導信息時間地點會議應恩德策劃與主持有效會議的要素目的人員組織領導信息時間地點會議應恩德策劃與主14會議類型會議可被分為以下兩種類型，而每一種類型又可細分為兩種：

工作決策會議

·目標設定

·問題解決 信息傳播會議

·意見/更新信息

·市場行情 應恩德策劃與主持會議類型會議可被分為以下兩種類型，而每一種類型又可細分為兩種15有效會議的3P原則成果(Performance)程序（Procedure）目的(Purpose)會議的成果會議后所希望獲得的結(jié)果要產(chǎn)生什么結(jié)論如何開會決定成員與角色制定會議議程應用會議時間為什么要開會為何要開這個會為何我會參與其中應恩德策劃與主持有效會議的3P原則成果程序目的會議的成果如何開會為16會議準備確定標準制定議程舉行會議控制與執(zhí)行第二單元會議流程會議準備第二單元會議流程17有效會議流程1：準備首先確定是否需要開會開會或其他方式解決問題：郵件、電話、文件若不開會，會帶來什么結(jié)果找出一個說服人的開會理由提出意見產(chǎn)生創(chuàng)意作出決策是否開會的選擇可開可不開，不開可大可小的，小會可長可短的，短會應恩德策劃與主持有效會議流程1：準備首先確定是否需要開會是否開會的選擇應恩德18有效會議流程2：標準會前溝通確定與會者確定開會時間確定開會地點確定會議主題傳遞有關(guān)文件發(fā)放會議通知確認出席者

花費在會前的準備時間非常有意義的，確保會議在恰當?shù)臅r間與地點舉行，由合適的人參加并作出正確的決定應恩德策劃與主持有效會議流程2：標準會前溝通花費在會前的準備時間非常19邀請與會者選擇恰當?shù)呐c會者是會議是否達到目的的關(guān)鍵要素需要考慮與會者在一個團隊中如何工作邀請具有良好溝通能力的成員參加評估與會者的貢獻：分享信息、提供建議、專業(yè)身份、授權(quán)行動通知與會者并且確認邀請與會者選擇恰當?shù)呐c會者是會議是否達到目的的關(guān)鍵要素20有效會議流程3：議程議事程序確定議事日程中的關(guān)鍵主題先用少量時間討論緊急問題對于關(guān)鍵主題留出足夠時間根據(jù)輕重緩急排出優(yōu)先順序應恩德策劃與主持有效會議流程3：議程議事程序應恩德策劃與主持21優(yōu)先排序

平衡Important和UrgentIU，IIInoU,IIVU,noIIIInoU,noIImportantUrgent＋＋－－優(yōu)先排序

平衡Important和UrgentIIIIV22案例分析9月26日上午10：30在總經(jīng)理辦公室舉行部門經(jīng)理會議，會議時間90分鐘議事內(nèi)容：員工餐廳的擴建財務部的定編問題金龍汽車公司管理人員的參觀事宜明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整采購員工上下班用的大巴應恩德策劃與主持案例分析9月26日上午10：30在總經(jīng)理辦公室舉行部門經(jīng)理會23案例分析：某個公司員工餐廳的擴建明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整財務部的定編問題上海金龍汽車公司采購部經(jīng)理的參觀事宜采購員工上下班大巴應恩德策劃與主持案例分析：某個公司員工餐廳的擴建應恩德策劃與主持24準備會議議程要點避免在一天情緒低潮時開會保證將議題的變化告知主持人議程盡可能簡潔明了與一目了然議程包括：會議日期、時間、地點與目的全體與會者都要明了自己的職責議程體現(xiàn)出議題的輕重緩急與優(yōu)先程序準備會議議程要點避免在一天情緒低潮時開會25確定會議地點選擇會議地點對于會議成功至關(guān)重要并非僅僅是否舒適，而是使人感覺恰如其分評估環(huán)境與會議室的布置各種設施與設備的準備：音響、投影、白板、紙板、’燈光與咖啡、茶點確定會議地點選擇會議地點對于會議成功至關(guān)重要26選擇各種會議的場所自己辦公室部下辦公室公司會議室專業(yè)會議中心資料齊全、個人權(quán)威、可能電話(人)干擾提高部下士氣與地位，若地方小，不舒服避免等級困境，可能外人干擾，需要預約各方公平，適合保密，預先準備，費用應恩德策劃與主持選擇各種會議的場所自己辦公室部下辦公室公司會議室專業(yè)會議中心27有效會議流程4：舉行目的：確保每一個與會者都明確為什么開會互動：全體與會者的相互交流、整體互動的場所不是會議主持人的“獨角戲”也不是夸夸其談者的個人“講壇”應恩德策劃與主持有效會議流程4：舉行目的：確保每一個與會者都明確為什么開會應28與會者的座位安排支持性手把手合作性肩并肩針對性面對面主持人團隊會議一對一會議應恩德策劃與主持與會者的座位安排支持性合作性針對性主持人團隊會議一對一會議應29有效會議流程5：執(zhí)行與控制告知有關(guān)人員有關(guān)信息簡明扼要針對性強不要涉及無關(guān)內(nèi)容重要信息以文字形式傳播會議決定采取行動方案既定模式執(zhí)行督導應恩德策劃與主持有效會議流程5：執(zhí)行與控制告知有關(guān)人員有關(guān)信息應恩德策劃與主30為何會后不執(zhí)行工作忙行動計劃不合理資源不足結(jié)論不民主出現(xiàn)新情況有不同看法忘掉了－－不重視有難度任務分配不合理缺乏資源監(jiān)督不夠應恩德策劃與主持為何會后不執(zhí)行工作忙有不同看法應恩德策劃與主持31第三單元有效主持會議任務導向與關(guān)系導向明確會議主持人的角色會議主持人必須考慮的問題會議主持人適時結(jié)束會議第三單元有效主持會議任務導向與關(guān)系導向32主持會議任務導向型的會議主持人關(guān)系導向型的會議主持人主持會議任務導向型的會議主持人33明確會議主持人的角色召集員工開會點名讓員工提出意見或亮出觀點先讓低職位的員工在無干撓的情況下發(fā)言使這些員工不受到持反對意見的高職位員工的威脅明確會議主持人的角色召集員工開會34明確會議主持人的角色了解自己的觀點主席是會議的“仆人”并非“主人”支持會議群體就主題展開討論最終帶領大家無異議的決定或較好的結(jié)論明確會議主持人的角色了解自己的觀點35“仆人”并非“主人”會議主持人的霧區(qū)與誤區(qū)高談闊論，強加于人童子游戲，尚未達標懶惰無能，優(yōu)柔寡斷自我陶醉，沉迷其中“仆人”并非“主人”會議主持人的霧區(qū)與誤區(qū)36明確會議主持人的角色支持與控制與會者打破沉默：敵對與不自信不被干撓：確保每人有發(fā)言權(quán)緊扣主題：按既定的主題展開討論腦力激蕩：鼓勵與會者的積極參與和創(chuàng)意明確會議主持人的角色支持與控制與會者37明確會議主持人的角色保持正軌情緒控制時間管理主題把握及時反饋突出重點善于總結(jié)明確會議主持人的角色保持正軌38會議主持人必須考慮在會議之前你需要知道會議的重要目的閱讀所有相關(guān)的背景文件考慮參加會議的人可能會有什么樣的反應決定你要用什么方法去處理從這個會議中得到最適當?shù)慕Y(jié)果應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮在會議之前你需要應恩德策劃與主持39會議主持人必須考慮準時開會(1)對遲到的人不要勉強堆起笑容要友善、保持愉快，要讓大家自在一點有魄力，要就事論事，讓大家清楚你在當家提醒與會者前一次會議的結(jié)果應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮準時開會(1)應恩德策劃與主持40會議主持人必須考慮準時開會(2)解釋這一次會議的目的提一提議程中的主要事項告訴與會者會議應在何時結(jié)束，并指出每一個議題應討論多久應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮準時開會(2)應恩德策劃與主持41會議主持人必須考慮控制討論請那些最能加速議題討論的人發(fā)表意見邀請其他人發(fā)表意見，不要讓少數(shù)幾個人霸占不要讓你自己霸占會議，但在必要的時候要評論一下并問些問題極為專心地聽人發(fā)言，但也要注意其他成員的反應

應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮控制討論應恩德策劃與主持42會議主持人必須考慮要堅定友善地將討論拉回確保所有的歧見都能得到公開而徹底的討論有人要開始吵架的話，要堅決地制止提醒與會者會議進行的時間并催促他們做結(jié)論在適當?shù)臅r候總結(jié)到目前為止達成的決策/結(jié)論要求大家確認已作成的結(jié)論或補充意見

督促進入下一個議程應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮要堅定友善地將討論拉回應恩德策劃與主持43主持人適時結(jié)束會議決定一下是要延長會議還是要將某些議程留待下一次討論總結(jié)一下這次會議成就了什么，并謝謝參加會議的人提醒與會者誰同意了何時要做什么事提醒與會者下一次日期、時間、地點及目的準時結(jié)束會議將會議記錄中及有關(guān)的事項盡快整理出來，發(fā)給參加會議的人考慮一下是否將會議所做的決定事項公布，讓沒參加的人也知道按照會議所作出的決定采取行動應恩德策劃與主持主持人適時結(jié)束會議決定一下是要延長會議還是要將某些議程留待下44第四單元積極參與會議積極參與角色確認傾聽、表達與反饋秘書與助理的職責第四單元積極參與會議積極參與45積極參與預先閱讀會議議程與以前的備忘錄思考如何發(fā)揮自己的作用與擬定發(fā)言了解與調(diào)查與會者，收集各種信息會前與其他與會者私下溝通消除隔閡對于重大議題，事先游說，以獲支持積極參與預先閱讀會議議程與以前的備忘錄46會議角色測試主席沖鋒隊員智多星評論家工兵保姆八爪魚雕刻家應恩德策劃與主持會議角色測試主席應恩德策劃與主持47會議角色：主席要學會更好的組織聽取各方面意見并進行總結(jié)發(fā)掘與會者潛力并加以利用能作出正確、敏銳的決策達成一致與和諧會議角色：主席要學會更好的組織48會議角色：沖鋒隊員要學會給會議以正確的引導綜合調(diào)整與會者的貢獻建立適當?shù)目刂茩C制充分利用與會者的特長與能力能更有效控制討論的進行確定會議目標傾聽他人意見并給予支持會議角色：沖鋒隊員要學會給會議以正確的引導49會議角色：智多星要學會將思維聚焦于相關(guān)事件上集中精力解決難題能夠承受批評與壓力傾聽他人意見會議角色：智多星要學會將思維聚焦于相關(guān)事件上50會議角色：評論家要學會感知復雜事物與情境言簡意賅表達思想以助人理解審視計劃中的缺陷并評估其現(xiàn)實性將解決問題的方法分成等級傾聽各方意見并作出建設性結(jié)論討論時要開放思維以集思廣益用提問的技巧使人自然而然地認識不足所在會議角色：評論家要學會感知復雜事物與情境51會議角色：工兵要學會靈活機動，適應各種工作及其氛圍傾聽新意見，接受新思維用實際行動幫助他人準備一個好的目標陳述明白何時該做什么，完成什么會議角色：工兵要學會靈活機動，適應各種工作及其氛圍52會議角色：保姆要學會公正的待人處事友好，在適當?shù)臅r候給人以友誼不做一些傷害他人自信心或傷人之事促進人際關(guān)系，調(diào)整不和諧氣氛發(fā)現(xiàn)他人的興趣與能力考慮個體發(fā)展需要幫助他人渡過難關(guān)會議角色：保姆要學會公正的待人處事53會議角色：八爪魚要學會建立強大的人際網(wǎng)絡洞察其他團隊的行動與方向關(guān)注于會議的決策與執(zhí)行使會議保持信息暢通給與會者支持與鼓勵重視會議目標與目的會議角色：八爪魚要學會建立強大的人際網(wǎng)絡54會議角色：雕刻家要學會注意任務完成的進程與水平認識品質(zhì)要求及時發(fā)現(xiàn)錯誤并化解給人以贊賞與激勵從喋喋不休中解脫出來合理分配議題與時間同與會者共同分享你的成功會議角色：雕刻家要學會注意任務完成的進程與水平55高效會議的角色整合八爪魚工兵保姆雕刻家主席沖鋒隊員智多星評論家高效會議角色整合高效會議的角色整合八爪魚工兵保姆雕刻家主席沖鋒隊員智多星評論56積極參與會議的技巧五位一體的傾聽技巧言簡意賅的表達技巧審時度勢的反饋技巧積極參與會議的技巧五位一體的傾聽技巧57傾聽的五步驟(5位一體)全神貫注有效傾聽深思熟慮感同身受言簡意賅善解人意應恩德策劃與主持傾聽的五步驟(5位一體)全神貫注有效傾聽深思熟慮感同身受言簡58言簡意賅的表達技巧精心準備避免干撓尋求共同點凸現(xiàn)專業(yè)化充滿熱忱自信實足言簡意賅的表達技巧59表達技巧：KISS:KEEPITSIMPLE&SWEET 表達技巧：KISS:60審時度勢的反饋技巧明白自己的目標作好準備及時反饋準確、及時、具有針對性恰當?shù)臅r間與地點對事不對人避免下定義或作評價重視有意義的交流審時度勢的反饋技巧明白自己的目標61秘書與助理的職責協(xié)助上司制定會議議程選擇會議地點、安排座位通知并確認與會者并傳遞文件現(xiàn)場服務、調(diào)整與控制突發(fā)事件做好會議記錄并整理好備忘錄秘書與助理的職責協(xié)助上司制定會議議程62天地大沖撞彗星999即將沖撞地球，在一個掩體中擠著11個人，但是掩體中的食品與水只能供5人維持2周。怎么辦？李博士，35歲，白人，歷史學博士，身體健康，有一子，熱愛政治李太太，31歲，白人，心理學碩士，開朗大方，擅長鋼琴演奏李大衛(wèi)，6歲，IQ68，健康，喜歡繪畫，熱愛動物王小姐，28歲，南非裔混血兒，文學學士，高級交際花，有一子王小毛，3歲，健康，識字3000，是個小神童張美美，12歲，黃種人，健康，成績斐然，托福成績666分林先生，22歲，黑人，醫(yī)生，運動健將，奧運會1000米冠軍，同性戀者梁小姐，23歲，生化碩士，非常敏感，體弱多病，是個典型的病西施成先生，48歲，機電高級工程師，已婚，6個子女，熱愛生活與自然費先生，36歲，華人，生化博士，健康，未婚，有許多情人彭老太：68歲，著名醫(yī)生，患有心臟病，開朗，幽默，醫(yī)德醫(yī)術(shù)皆高應恩德策劃與主持天地大沖撞彗星999即將沖撞地球，在一個掩體中擠著11個人，63四條直線一筆畫D’long應恩德策劃與主持四條直線一筆畫D’long應恩德策劃與主持64感謝各位朋友的參與愉悅自己、寬容別人每天都有好心情感謝各位朋友的參與愉悅自己、寬容別人65每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-2212月-22Thursday,December29,2022天生我材必有用，千金散盡還復來。12:47:1512:47:1512:4712/29/202212:47:15PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。12月-2212:47:1512:47Dec-2229-Dec-22得道多助失道寡助，掌控人心方位上。12:47:1512:47:1512:47Thursday,December29,2022安全在于心細，事故出在麻痹。12月-2212月-2212:47:1512:47:15December29,2022加強自身建設，增強個人的休養(yǎng)。2022年12月29日12:47下午12月-2212月-22擴展市場，開發(fā)未來，實現(xiàn)現(xiàn)在。29十二月202212:47:15下午12:47:1512月-22做專業(yè)的企業(yè)，做專業(yè)的事情，讓自己專業(yè)起來。十二月2212:47下午12月-2212:47December29,2022時間是人類發(fā)展的空間。2022/12/2912:47:1512:47:1529December2022科學，你是國力的靈魂；同時又是社會發(fā)展的標志。12:47:15下午12:47下午12:47:1512月-22每天都是美好的一天，新的一天開啟。12月-2212月-2212:4712:47:1512:47:15Dec-22人生不是自發(fā)的自我發(fā)展，而是一長串機緣。事件和決定，這些機緣、事件和決定在它們實現(xiàn)的當時是取決于我們的意志的。2022/12/2912:47:15Thursday,December29,2022感情上的親密，發(fā)展友誼；錢財上的親密，破壞友誼。12月-222022/12/2912:47:1512月-22謝謝大家！每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-66有效會議的技巧有效會議的技巧67課程目的：群策群力事半功倍課程目的：群策群力68空杯理論只有倒空了才能裝得更滿你將成為成功學習的最大贏家

應恩德策劃與主持空杯理論只有倒空了你將成為成功學習的最大贏家應恩德69第一單元會議概述定義會議無效會議會議成本有效會議會議類型會議原則第一單元會議概述定義會議無效會議70定義會議開會需要花費寶貴的時間大多數(shù)工作會議比較正式，有預先約定的時間、地點、議題等典型的會議有一個明確的目標，并概括于議程(議事日程或清單)上會議議程首先在與會者之間傳播應恩德策劃與主持定義會議開會需要花費寶貴的時間應恩德策劃與主持71請你談談對會議的認識你需要開會嗎？請你談談對會議的認識你需要開會嗎？72無效的會議會議的目的不清楚會議無法達成其目的有些人不必參加會議并不是所有的人都相互認識會議缺乏訓練有素的主持人沒有人做會議記錄或注意會議程序這些問題帶來的后果是什么應恩德策劃與主持無效的會議會議的目的不清楚這些問題帶來的后果是什么應恩德策劃73與會者的錯誤與會者遲到或早退與會者進進出出與會者離開會場去拿資料與會者爭吵與會者發(fā)言太過冗長與會者自我膨脹、突出自己，不管真正的問題有些有重要意見要表達的人并不能給他足夠的發(fā)言機會與會者的錯誤74會議主持人失誤自說自畫或說的太多似乎不愿意討論與他相反的論點在開會前并未事先通知要討論某些重要題目在每個題目上所花費的時間非常不平均已作出決策后還在該議題上隨意漫談會議主持人失誤自說自畫或說的太多75會議時間失控會議的時間不夠開無軌電車，直到超過規(guī)定的時間甚多好幾個議題都無法作出決策臨終場在理由證據(jù)不充分的情況下決策會議時間失控76會議成本成功的會議將合適的人聚集在一起共同為了某個目標而貢獻自己的才智能夠節(jié)省大量的時間和金錢會議成本＝時間＋費用與會者的總年薪＋日程開支/年工作小時數(shù)(8540)應恩德策劃與主持會議成本成功的會議將合適的人聚集在一起應恩德策劃與主持77主管們的意見無目的無結(jié)論無組織(失控)獨斷無主題本位主義沒有議題的會議無結(jié)果的會議有結(jié)果不執(zhí)行走過場的會議應恩德策劃與主持主管們的意見無目的沒有議題的會議應恩德策劃與主持78有效會議管理的要素陳述開會目的準備議程選擇適當?shù)呐c會者管理會議時間引導與控制做總結(jié)

開會需要花費寶貴的時間與金錢，因此只有在有必要時才開會，并確保會議的簡短與富有成效應恩德策劃與主持有效會議管理的要素陳述開會目的開會需要花費寶貴的時間與金錢，79有效會議的要素目的人員組織領導信息時間地點會議應恩德策劃與主持有效會議的要素目的人員組織領導信息時間地點會議應恩德策劃與主80會議類型會議可被分為以下兩種類型，而每一種類型又可細分為兩種：

工作決策會議

·目標設定

·問題解決 信息傳播會議

·意見/更新信息

·市場行情 應恩德策劃與主持會議類型會議可被分為以下兩種類型，而每一種類型又可細分為兩種81有效會議的3P原則成果(Performance)程序（Procedure）目的(Purpose)會議的成果會議后所希望獲得的結(jié)果要產(chǎn)生什么結(jié)論如何開會決定成員與角色制定會議議程應用會議時間為什么要開會為何要開這個會為何我會參與其中應恩德策劃與主持有效會議的3P原則成果程序目的會議的成果如何開會為82會議準備確定標準制定議程舉行會議控制與執(zhí)行第二單元會議流程會議準備第二單元會議流程83有效會議流程1：準備首先確定是否需要開會開會或其他方式解決問題：郵件、電話、文件若不開會，會帶來什么結(jié)果找出一個說服人的開會理由提出意見產(chǎn)生創(chuàng)意作出決策是否開會的選擇可開可不開，不開可大可小的，小會可長可短的，短會應恩德策劃與主持有效會議流程1：準備首先確定是否需要開會是否開會的選擇應恩德84有效會議流程2：標準會前溝通確定與會者確定開會時間確定開會地點確定會議主題傳遞有關(guān)文件發(fā)放會議通知確認出席者

花費在會前的準備時間非常有意義的，確保會議在恰當?shù)臅r間與地點舉行，由合適的人參加并作出正確的決定應恩德策劃與主持有效會議流程2：標準會前溝通花費在會前的準備時間非常85邀請與會者選擇恰當?shù)呐c會者是會議是否達到目的的關(guān)鍵要素需要考慮與會者在一個團隊中如何工作邀請具有良好溝通能力的成員參加評估與會者的貢獻：分享信息、提供建議、專業(yè)身份、授權(quán)行動通知與會者并且確認邀請與會者選擇恰當?shù)呐c會者是會議是否達到目的的關(guān)鍵要素86有效會議流程3：議程議事程序確定議事日程中的關(guān)鍵主題先用少量時間討論緊急問題對于關(guān)鍵主題留出足夠時間根據(jù)輕重緩急排出優(yōu)先順序應恩德策劃與主持有效會議流程3：議程議事程序應恩德策劃與主持87優(yōu)先排序

平衡Important和UrgentIU，IIInoU,IIVU,noIIIInoU,noIImportantUrgent＋＋－－優(yōu)先排序

平衡Important和UrgentIIIIV88案例分析9月26日上午10：30在總經(jīng)理辦公室舉行部門經(jīng)理會議，會議時間90分鐘議事內(nèi)容：員工餐廳的擴建財務部的定編問題金龍汽車公司管理人員的參觀事宜明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整采購員工上下班用的大巴應恩德策劃與主持案例分析9月26日上午10：30在總經(jīng)理辦公室舉行部門經(jīng)理會89案例分析：某個公司員工餐廳的擴建明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整財務部的定編問題上海金龍汽車公司采購部經(jīng)理的參觀事宜采購員工上下班大巴應恩德策劃與主持案例分析：某個公司員工餐廳的擴建應恩德策劃與主持90準備會議議程要點避免在一天情緒低潮時開會保證將議題的變化告知主持人議程盡可能簡潔明了與一目了然議程包括：會議日期、時間、地點與目的全體與會者都要明了自己的職責議程體現(xiàn)出議題的輕重緩急與優(yōu)先程序準備會議議程要點避免在一天情緒低潮時開會91確定會議地點選擇會議地點對于會議成功至關(guān)重要并非僅僅是否舒適，而是使人感覺恰如其分評估環(huán)境與會議室的布置各種設施與設備的準備：音響、投影、白板、紙板、’燈光與咖啡、茶點確定會議地點選擇會議地點對于會議成功至關(guān)重要92選擇各種會議的場所自己辦公室部下辦公室公司會議室專業(yè)會議中心資料齊全、個人權(quán)威、可能電話(人)干擾提高部下士氣與地位，若地方小，不舒服避免等級困境，可能外人干擾，需要預約各方公平，適合保密，預先準備，費用應恩德策劃與主持選擇各種會議的場所自己辦公室部下辦公室公司會議室專業(yè)會議中心93有效會議流程4：舉行目的：確保每一個與會者都明確為什么開會互動：全體與會者的相互交流、整體互動的場所不是會議主持人的“獨角戲”也不是夸夸其談者的個人“講壇”應恩德策劃與主持有效會議流程4：舉行目的：確保每一個與會者都明確為什么開會應94與會者的座位安排支持性手把手合作性肩并肩針對性面對面主持人團隊會議一對一會議應恩德策劃與主持與會者的座位安排支持性合作性針對性主持人團隊會議一對一會議應95有效會議流程5：執(zhí)行與控制告知有關(guān)人員有關(guān)信息簡明扼要針對性強不要涉及無關(guān)內(nèi)容重要信息以文字形式傳播會議決定采取行動方案既定模式執(zhí)行督導應恩德策劃與主持有效會議流程5：執(zhí)行與控制告知有關(guān)人員有關(guān)信息應恩德策劃與主96為何會后不執(zhí)行工作忙行動計劃不合理資源不足結(jié)論不民主出現(xiàn)新情況有不同看法忘掉了－－不重視有難度任務分配不合理缺乏資源監(jiān)督不夠應恩德策劃與主持為何會后不執(zhí)行工作忙有不同看法應恩德策劃與主持97第三單元有效主持會議任務導向與關(guān)系導向明確會議主持人的角色會議主持人必須考慮的問題會議主持人適時結(jié)束會議第三單元有效主持會議任務導向與關(guān)系導向98主持會議任務導向型的會議主持人關(guān)系導向型的會議主持人主持會議任務導向型的會議主持人99明確會議主持人的角色召集員工開會點名讓員工提出意見或亮出觀點先讓低職位的員工在無干撓的情況下發(fā)言使這些員工不受到持反對意見的高職位員工的威脅明確會議主持人的角色召集員工開會100明確會議主持人的角色了解自己的觀點主席是會議的“仆人”并非“主人”支持會議群體就主題展開討論最終帶領大家無異議的決定或較好的結(jié)論明確會議主持人的角色了解自己的觀點101“仆人”并非“主人”會議主持人的霧區(qū)與誤區(qū)高談闊論，強加于人童子游戲，尚未達標懶惰無能，優(yōu)柔寡斷自我陶醉，沉迷其中“仆人”并非“主人”會議主持人的霧區(qū)與誤區(qū)102明確會議主持人的角色支持與控制與會者打破沉默：敵對與不自信不被干撓：確保每人有發(fā)言權(quán)緊扣主題：按既定的主題展開討論腦力激蕩：鼓勵與會者的積極參與和創(chuàng)意明確會議主持人的角色支持與控制與會者103明確會議主持人的角色保持正軌情緒控制時間管理主題把握及時反饋突出重點善于總結(jié)明確會議主持人的角色保持正軌104會議主持人必須考慮在會議之前你需要知道會議的重要目的閱讀所有相關(guān)的背景文件考慮參加會議的人可能會有什么樣的反應決定你要用什么方法去處理從這個會議中得到最適當?shù)慕Y(jié)果應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮在會議之前你需要應恩德策劃與主持105會議主持人必須考慮準時開會(1)對遲到的人不要勉強堆起笑容要友善、保持愉快，要讓大家自在一點有魄力，要就事論事，讓大家清楚你在當家提醒與會者前一次會議的結(jié)果應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮準時開會(1)應恩德策劃與主持106會議主持人必須考慮準時開會(2)解釋這一次會議的目的提一提議程中的主要事項告訴與會者會議應在何時結(jié)束，并指出每一個議題應討論多久應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮準時開會(2)應恩德策劃與主持107會議主持人必須考慮控制討論請那些最能加速議題討論的人發(fā)表意見邀請其他人發(fā)表意見，不要讓少數(shù)幾個人霸占不要讓你自己霸占會議，但在必要的時候要評論一下并問些問題極為專心地聽人發(fā)言，但也要注意其他成員的反應

應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮控制討論應恩德策劃與主持108會議主持人必須考慮要堅定友善地將討論拉回確保所有的歧見都能得到公開而徹底的討論有人要開始吵架的話，要堅決地制止提醒與會者會議進行的時間并催促他們做結(jié)論在適當?shù)臅r候總結(jié)到目前為止達成的決策/結(jié)論要求大家確認已作成的結(jié)論或補充意見

督促進入下一個議程應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮要堅定友善地將討論拉回應恩德策劃與主持109主持人適時結(jié)束會議決定一下是要延長會議還是要將某些議程留待下一次討論總結(jié)一下這次會議成就了什么，并謝謝參加會議的人提醒與會者誰同意了何時要做什么事提醒與會者下一次日期、時間、地點及目的準時結(jié)束會議將會議記錄中及有關(guān)的事項盡快整理出來，發(fā)給參加會議的人考慮一下是否將會議所做的決定事項公布，讓沒參加的人也知道按照會議所作出的決定采取行動應恩德策劃與主持主持人適時結(jié)束會議決定一下是要延長會議還是要將某些議程留待下110第四單元積極參與會議積極參與角色確認傾聽、表達與反饋秘書與助理的職責第四單元積極參與會議積極參與111積極參與預先閱讀會議議程與以前的備忘錄思考如何發(fā)揮自己的作用與擬定發(fā)言了解與調(diào)查與會者，收集各種信息會前與其他與會者私下溝通消除隔閡對于重大議題，事先游說，以獲支持積極參與預先閱讀會議議程與以前的備忘錄112會議角色測試主席沖鋒隊員智多星評論家工兵保姆八爪魚雕刻家應恩德策劃與主持會議角色測試主席應恩德策劃與主持113會議角色：主席要學會更好的組織聽取各方面意見并進行總結(jié)發(fā)掘與會者潛力并加以利用能作出正確、敏銳的決策達成一致與和諧會議角色：主席要學會更好的組織114會議角色：沖鋒隊員要學會給會議以正確的引導綜合調(diào)整與會者的貢獻建立適當?shù)目刂茩C制充分利用與會者的特長與能力能更有效控制討論的進行確定會議目標傾聽他人意見并給予支持會議角色：沖鋒隊員要學會給會議以正確的引導115會議角色：智多星要學會將思維聚焦于相關(guān)事件上集中精力解決難題能夠承受批評與壓力傾聽他人意見會議角色：智多星要學會將思維聚焦于相關(guān)事件上116會議角色：評論家要學會感知復雜事物與情境言簡意賅表達思想以助人理解審視計劃中的缺陷并評估其現(xiàn)實性將解決問題的方法分成等級傾聽各方意見并作出建設性結(jié)論討論時要開放思維以集思廣益用提問的技巧使人自然而然地認識不足所在會議角色：評論家要學會感知復雜事物與情境117會議角色：工兵要學會靈活機動，適應各種工作及其氛圍傾聽新意見，接受新思維用實際行動幫助他人準備一個好的目標陳述明白何時該做什么，完成什么會議角色：工兵要學會靈活機動，適應各種工作及其氛圍118會議角色：保姆要學會公正的待人處事友好，在適當?shù)臅r候給人以友誼不做一些傷害他人自信心或傷人之事促進人際關(guān)系，調(diào)整不和諧氣氛發(fā)現(xiàn)他人的興趣與能力考慮個體發(fā)展需要幫助他人渡過難關(guān)會議角色：保姆要學會公正的待人處事119會議角色：八爪魚要學會建立強大的人際網(wǎng)絡洞察其他團隊的行動與方向關(guān)注于會議的決策與執(zhí)行使會議保持信息暢通給與會者支持與鼓勵重視會議目標與目的會議角色：八爪魚要學會建立強大的人際網(wǎng)絡120會議角色：雕刻家要學會注意任務完成的進程與水平認識品質(zhì)要求及時發(fā)現(xiàn)錯誤并化解給人以贊賞與激勵從喋喋不休中解脫出來合理分配議題與時間同與會者共同分享你的成功會議角色：雕刻家要學會注意任務完成的進程與水平121高效會議的角色整合八爪魚工兵保姆雕刻家主席沖鋒隊員智多星評論家高效會議角色整合高效會議的角色整合八爪魚工兵保姆雕刻家主席沖鋒隊員智多星評論122積極參與會議的技巧五位一體的傾聽技巧言簡意賅的表達技巧審時度勢的反饋技巧積極參與會議的技巧五位一體的傾聽技巧123傾聽的五步驟(5位一體)全神貫注有效傾聽深思熟慮感同身受言簡意賅善解人意應恩德策劃與主持傾聽的五步驟(5位一體)全神貫注有效傾聽深思熟慮感同身受言簡124言簡意賅的表達技巧精心準備避免干撓尋求共同點凸現(xiàn)專業(yè)化充滿熱忱自信實足言簡意賅的表達技巧125表達技巧：KISS:KEEPITSIMPLE&SWEET 表達技巧：KISS:126審時度勢的反饋技巧明白自己的目標作好準備及時