檔案管理標(biāo)準(zhǔn)教材課件

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)綜合管理部2015年7月檔案管理標(biāo)準(zhǔn)綜合管理部1檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司綜合檔案的形成、積累、收集、整理、立卷、歸檔；檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀；檔案的利用和借閱；各類檔案的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)等檔案管理的全過(guò)程。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門和全體員工，同時(shí)適用外單位借閱公司檔案人員。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1范圍2檔案管理標(biāo)準(zhǔn)管理職能公司綜合檔案的歸檔原則公司綜合檔案的歸檔范圍及保管期限公司檔案的歸檔要求歸檔時(shí)間檔案管理標(biāo)準(zhǔn)管理職能3一、管理職能

1、公司檔案工作必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并按規(guī)定提供利用。對(duì)應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照公司檔案管理的規(guī)定，定期向檔案工作人員移交，集中管理，任何部門和個(gè)人不得以任何借口將工作活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的材料占為己有。2、檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展，檔案管理業(yè)務(wù)上接受華電集團(tuán)公司檔案主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，同時(shí)還接受自治區(qū)檔案局的執(zhí)法監(jiān)督檢查。3、各部門領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)也是本部門檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)檔案管理的法律、法規(guī)，落實(shí)本公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)本部門兼職檔案員搞好本部門形成的文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作，按期完成公司下達(dá)的檔案歸檔任務(wù)，完成年度檔案工作計(jì)劃中涉及本專業(yè)、本部門的任務(wù)。4、各部門必須設(shè)置兼職檔案員，兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料的積累、整理、歸檔的具體工作。一、管理職能1、公司檔案工作必須實(shí)4二、綜合檔案的歸檔原則1、公司在基本建設(shè)、改建、擴(kuò)建、生產(chǎn)、科研、技改、經(jīng)營(yíng)、行政管理、黨群工作、外事活動(dòng)、生活后勤等活動(dòng)中形成的具有查考、保存、利用價(jià)值的文件材料，包括文件、合同、圖紙、說(shuō)明書、報(bào)表、憑證、膠片、照片、錄音、錄象磁帶、電子文件和獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等記錄和反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，按照文件歸檔程序，在文件辦理完畢后，必須由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)部門收集、系統(tǒng)整理、立卷后，按檔案歸檔時(shí)間及要求定期向檔案室歸檔并移交檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，不得由承辦單位或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。其中人事檔案保存在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部管理。二、綜合檔案的歸檔原則1、公司在基本建設(shè)、改建、擴(kuò)建、生產(chǎn)、5二、綜合檔案的歸檔原則2、外購(gòu)設(shè)備（固定資產(chǎn)）的開(kāi)箱資料歸檔，在開(kāi)箱前必須通知本部門兼職檔案人員，在設(shè)備管理部人員、設(shè)備使用部門技術(shù)人員、檔案人員全部到場(chǎng)后方能開(kāi)箱，否則發(fā)生文件材料丟失、損壞或留在個(gè)人手中，均由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)。并視情節(jié)輕重追究有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。二、綜合檔案的歸檔原則2、外購(gòu)設(shè)備（固定資產(chǎn)）的開(kāi)箱資料歸6二、綜合檔案的歸檔原則3、凡涉及生產(chǎn)技術(shù)工作的科研成果簽定、技改及合理化建議項(xiàng)目評(píng)獎(jiǎng)、基建工程竣工驗(yàn)收等必須有檔案人員參加，并根據(jù)科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。如發(fā)現(xiàn)科技文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不符合檔案管理要求，檔案人員通知有關(guān)部門限期改正，如不執(zhí)行的，按有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。二、綜合檔案的歸檔原則3、凡涉及生產(chǎn)技術(shù)工作的科研成果簽定、7二、綜合檔案的歸檔原則4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)列入生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)、科研、基建等項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃，列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。二、綜合檔案的歸檔原則4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔8三、綜合檔案的歸檔范圍

及保管期限

歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍3、文書檔案0-5大類歸檔范圍表4、6-9大類歸檔范圍表三、綜合檔案的歸檔范圍

及保管期限歸檔范圍9歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本公司工作或從事其它有關(guān)部門活動(dòng)所形成的聲像材料：照片、錄像帶、錄音磁帶等。

本公司職工因公外出參加會(huì)議，收集獲得各種特種材料：磁盤、光盤或載體的文體材料。

反映本公司主要職能活動(dòng)和工作成果的聲像材料、電子文件。

本公司召開(kāi)的重要會(huì)議（如黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、先進(jìn)表彰會(huì)等）和重大公務(wù)活動(dòng)、重大紀(jì)念慶祝活動(dòng)中形成的聲像、電子文件材料。

本公司組織和參加的外事活動(dòng)中形成的聲像、電子文件材料。

本公司榮獲上級(jí)機(jī)關(guān)授予的先進(jìn)集體或個(gè)人的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書等榮譽(yù)稱號(hào)的聲像材料、實(shí)物。歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍10歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍

本公司在生產(chǎn)過(guò)程、經(jīng)營(yíng)管理等重大事件中形成的聲像、電子文件材料。

反映重大基建工程原貌、工程建設(shè)過(guò)程、竣工落成典禮等活動(dòng)中形成的聲像材料。

反映本公司水電站站容站貌、公司形象、歷史變遷的聲像資料、電子文件。

本公司在各種宣傳、教育培訓(xùn)工作、工會(huì)、團(tuán)委工作等活動(dòng)中形成的聲像資料。

與以紙質(zhì)為載體的檔案有密切聯(lián)系的特種載體材料，如：科技檔案中的計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)軟件（磁盤、光盤），各生產(chǎn)部門現(xiàn)場(chǎng)使用的控制軟件（備份）、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、運(yùn)行日志、值長(zhǎng)日志、設(shè)定值的軟盤、底片和照片等。

模范人物在生產(chǎn)、技術(shù)或重要活動(dòng)中形成的聲像材料。

本公司發(fā)生重大事故、設(shè)備事故、人身事故、質(zhì)量事故、火災(zāi)事故及重大事件的現(xiàn)場(chǎng)照片、底片、錄像帶等材料。

重要的生產(chǎn)過(guò)程及操作、檢修、安裝、調(diào)試、試驗(yàn)形成的聲像材料。歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍11歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍

電子文件歸檔范圍按照國(guó)家和本單位關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍12文書檔案

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0-5大類歸檔范圍表35水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）36水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）37水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）38水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）39水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）6大類歸檔文件需（運(yùn)行維護(hù)部移交）7大類為：科學(xué)技術(shù)研究8大類為：基本建設(shè)9大類為：設(shè)備儀器水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）6大類歸檔文件需40保管期限

公司綜合檔案的保管期限分永久、定期30年、定期10年三種。永久為保管五十年以上；其中會(huì)計(jì)檔案的保管期限參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定。本公司檔案保管期限確定的原則為準(zhǔn)：

凡是屬于方針政策性，記述和反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司的生產(chǎn)、管理有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，長(zhǎng)期利用的檔案，列為永久保管。

凡是屬于業(yè)務(wù)性、一般工作活動(dòng)形成的，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考和利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。

凡是屬于事務(wù)性、臨時(shí)性的活動(dòng)形成的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考和利用價(jià)值的檔案及各種文件材料，列為10年期保管。

特種檔案的保管期限與相對(duì)應(yīng)或相關(guān)內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案相同。

列入長(zhǎng)期保管的設(shè)備文件材料，實(shí)際保管期限不得短于該項(xiàng)目設(shè)備的實(shí)際壽命。

公司檔案的歸檔范圍及保管期限詳見(jiàn)《水電公司檔案分類表》。

電子文件保管期限和密級(jí)的劃分，參照國(guó)家和本單位關(guān)于紙質(zhì)文件材料保管期限和密級(jí)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。保管期限公司綜合檔案的保管期限分41三、檔案的歸檔要求

1、公司檔案歸檔要求公司各項(xiàng)管理工作中形成的屬歸檔范圍內(nèi)的應(yīng)歸檔文件材料，由各部門負(fù)責(zé)人指定有關(guān)兼職檔案人員負(fù)責(zé)積累、整理，定期移交檔案室歸檔，并根據(jù)各類檔案歸檔范圍進(jìn)行立卷。

歸檔的文件材料必須齊全、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，并能準(zhǔn)確地反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。有印本及附件的文件材料應(yīng)將正本與底稿一并歸檔。有審批性的文件請(qǐng)示和批復(fù)一起歸檔。

書寫材料要求規(guī)格統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，有利于長(zhǎng)期保管。簽字等書寫文字必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；打印材料必須使用激光打印機(jī)打印。

文件材料歸檔份數(shù)一般為一式二份，并保證一份是原件（底圖可以移交一份）。經(jīng)濟(jì)合同、各類報(bào)表、會(huì)議記錄必需是正本或原稿歸檔。

歸檔的文件材料在向檔案室移交時(shí)必須辦理移交手續(xù)，雙方根據(jù)實(shí)物填寫移交和接收清單，一式二份，經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤后雙方在移交者和接收者處簽名，清單由雙方各自保存一份備查。三、檔案的歸檔要求

1、公司檔案歸檔要求公司各項(xiàng)管理工作中形42三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求凡是歸檔的聲像資料，必須圖像清晰、聲音清楚、文字說(shuō)明齊全。其中，照片檔案的照片與底片應(yīng)相符。凡是歸檔的光盤、磁盤等為載體的電子文件，必須由形成部門編寫必要的文字說(shuō)明：軟件名稱和內(nèi)容說(shuō)明、相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件平臺(tái)和應(yīng)用軟件環(huán)境條件說(shuō)明、形成的時(shí)間和版本、加密的密碼、原作者、與之相聯(lián)系的其它載體檔案說(shuō)明等。歸檔的特種檔案材料必須是可讀文件，必須能在有關(guān)規(guī)定的設(shè)備上演示或檢測(cè)，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無(wú)病毒、無(wú)劃損、清潔，確保文件的完整性和所記載內(nèi)容的準(zhǔn)確性。歸檔的特種檔案材料必須是原版、原件。聲像資料、電子文件材料整理歸檔時(shí)，應(yīng)填寫移交清單按規(guī)定向檔案室歸檔。移交清單交接雙方各備一份。各有關(guān)部門應(yīng)把特種檔案材料的收集、整理、歸檔工作納入本部門的工作職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔，任何部門和個(gè)人不得拒為己有。三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求凡是歸檔的聲像資43三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求特種檔案材料文字說(shuō)明的編寫要求：a.磁盤、光盤需簡(jiǎn)要說(shuō)明：盤中存儲(chǔ)文件的內(nèi)容、運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、密碼等。b.錄像帶應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明：該片的內(nèi)容、制式、語(yǔ)別、規(guī)格、帶長(zhǎng)（放映時(shí)間）、形成日期和密級(jí)等。c.錄音磁帶需簡(jiǎn)要說(shuō)明：講話內(nèi)容、講話人的姓名和職務(wù)、講話的背景時(shí)間、錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)間等。d.編寫照片的文字說(shuō)明包括六要素，即：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、形成的條件（背景）、作者,照片的文字說(shuō)明e.底片的文字說(shuō)明：底片分負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種。負(fù)片與照片內(nèi)容對(duì)應(yīng)，編上底片號(hào)，翻拍的用字母“F”標(biāo)注，不需另寫文字說(shuō)明。反轉(zhuǎn)片要同照片一樣編寫文字說(shuō)明，書寫在插袋式的芯頁(yè)上。錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)實(shí)物檔案文字說(shuō)明：獲獎(jiǎng)?wù)摺@獎(jiǎng)項(xiàng)目、主要事跡、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)級(jí)別等。不符合歸檔要求的材料應(yīng)退回重新整理。三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求特種檔案材料文字說(shuō)44三、檔案的歸檔要求

3、電子文件的歸檔要求文件承辦部門或人員在電子文件辦理完畢后應(yīng)即時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，每月把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記和交接。歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來(lái)進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。電子文件形成部門要隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測(cè)試。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)文件核對(duì)內(nèi)容、簽章，審核與電子文件相關(guān)的收發(fā)登記表、著錄條目等，確認(rèn)電子文件及相關(guān)信息和軟件無(wú)缺損且未被正常改動(dòng)，電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過(guò)程無(wú)差錯(cuò)。凡沒(méi)有紙質(zhì)拷貝的歸檔電子文件，必須制成紙質(zhì)文件與原電子文件一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。三、檔案的歸檔要求

3、電子文件的歸檔要求文件承辦部門或人員45四、歸檔時(shí)間0-5大類檔案，即黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資類文件材料，由相關(guān)各職能部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、系統(tǒng)整理、歸檔，并于次年3月底前移交檔案室。本單位制定和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行規(guī)程、檢修規(guī)程、專題報(bào)告等應(yīng)在印刷后二周內(nèi)歸檔。值長(zhǎng)運(yùn)行調(diào)度日志、運(yùn)行監(jiān)督記錄、典型運(yùn)行日志（每月5日、15日、25日、運(yùn)行記錄事故前后），制作成光盤，于次年三月底前移交檔案室歸檔。運(yùn)行維護(hù)部將6至9大類分類表中與生產(chǎn)運(yùn)行維護(hù)相關(guān)的歸檔范圍相關(guān)的歸檔材料打印成紙質(zhì)文件后于次年三月底前移交檔案室歸檔。試驗(yàn)、建筑物監(jiān)督觀測(cè)記錄等文件材料由運(yùn)行維護(hù)部負(fù)責(zé)，每年歸檔一次，于次年3月底前向檔案室歸檔?？蒲许?xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目完成后，從科研到竣工階段到鑒定階段所形成的文件材料、圖紙等，應(yīng)于竣工驗(yàn)收或項(xiàng)目鑒定后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交完畢。四、歸檔時(shí)間0-5大類檔案，即黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管46四、歸檔時(shí)間基建工程項(xiàng)目（包括改建、擴(kuò)建和小型基建項(xiàng)目）竣工后，竣工文件材料的移交與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，有關(guān)竣工文件及竣工圖須經(jīng)工程監(jiān)理負(fù)責(zé)審查驗(yàn)收，確認(rèn)文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確后才能歸檔，并于工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)半月內(nèi)檔案室移交完畢。如有特殊情況，可將移交時(shí)間延長(zhǎng)到交付使用后三個(gè)月。整理不合格的單位檔案室有權(quán)不予接收。檔案部門驗(yàn)收合格后，計(jì)劃部門方能予以結(jié)算。基建期間設(shè)備開(kāi)箱資料由工程部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、監(jiān)督設(shè)備代辦單位在設(shè)備開(kāi)箱后及時(shí)將設(shè)備隨機(jī)裝箱單、合格證、說(shuō)明書、圖紙、試驗(yàn)報(bào)告等技術(shù)文件移交檔案室。四、歸檔時(shí)間基建工程項(xiàng)目（包括改建、擴(kuò)建和小型基建項(xiàng)目）竣工47四、歸檔時(shí)間設(shè)備試驗(yàn)和各種監(jiān)督材料，在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。機(jī)組大修及擴(kuò)大性小修后所形成的各專業(yè)檢修文件包在檢修結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交，并辦理審核、移交手續(xù)。設(shè)備改造、新設(shè)備安裝形成的有關(guān)技術(shù)文件材料和竣工圖，應(yīng)于設(shè)備投入運(yùn)行后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交完畢。所有購(gòu)置的5萬(wàn)元以上設(shè)備儀器到貨后，由設(shè)備管理人、設(shè)備使用部門及檔案室參加設(shè)備開(kāi)箱，共同檢查驗(yàn)收有關(guān)技術(shù)材料并及時(shí)歸檔。每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部保存一年，第二年三月底前移交檔案室。聲像檔案即各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤等聲像材料，按聲像檔案六要素及時(shí)系統(tǒng)說(shuō)明整理，一般要求活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，由形成部門向檔案室移交。對(duì)工程、科研項(xiàng)目形成的聲像檔案可在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月以內(nèi)歸檔。錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)實(shí)物檔案在一個(gè)月內(nèi)歸檔。四、歸檔時(shí)間設(shè)備試驗(yàn)和各種監(jiān)督材料，在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。48具體細(xì)則請(qǐng)查看公司《 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》Q/SSD-1-ZHGL-06-2015（完）謝謝！具體細(xì)則請(qǐng)查看公司《 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》Q/SSD-1-ZHGL49演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！50檔案管理標(biāo)準(zhǔn)綜合管理部2015年7月檔案管理標(biāo)準(zhǔn)綜合管理部51檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司綜合檔案的形成、積累、收集、整理、立卷、歸檔；檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀；檔案的利用和借閱；各類檔案的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)等檔案管理的全過(guò)程。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門和全體員工，同時(shí)適用外單位借閱公司檔案人員。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1范圍52檔案管理標(biāo)準(zhǔn)管理職能公司綜合檔案的歸檔原則公司綜合檔案的歸檔范圍及保管期限公司檔案的歸檔要求歸檔時(shí)間檔案管理標(biāo)準(zhǔn)管理職能53一、管理職能

1、公司檔案工作必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并按規(guī)定提供利用。對(duì)應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照公司檔案管理的規(guī)定，定期向檔案工作人員移交，集中管理，任何部門和個(gè)人不得以任何借口將工作活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的材料占為己有。2、檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展，檔案管理業(yè)務(wù)上接受華電集團(tuán)公司檔案主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，同時(shí)還接受自治區(qū)檔案局的執(zhí)法監(jiān)督檢查。3、各部門領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)也是本部門檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)檔案管理的法律、法規(guī)，落實(shí)本公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)本部門兼職檔案員搞好本部門形成的文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作，按期完成公司下達(dá)的檔案歸檔任務(wù)，完成年度檔案工作計(jì)劃中涉及本專業(yè)、本部門的任務(wù)。4、各部門必須設(shè)置兼職檔案員，兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料的積累、整理、歸檔的具體工作。一、管理職能1、公司檔案工作必須實(shí)54二、綜合檔案的歸檔原則1、公司在基本建設(shè)、改建、擴(kuò)建、生產(chǎn)、科研、技改、經(jīng)營(yíng)、行政管理、黨群工作、外事活動(dòng)、生活后勤等活動(dòng)中形成的具有查考、保存、利用價(jià)值的文件材料，包括文件、合同、圖紙、說(shuō)明書、報(bào)表、憑證、膠片、照片、錄音、錄象磁帶、電子文件和獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等記錄和反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，按照文件歸檔程序，在文件辦理完畢后，必須由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)部門收集、系統(tǒng)整理、立卷后，按檔案歸檔時(shí)間及要求定期向檔案室歸檔并移交檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，不得由承辦單位或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。其中人事檔案保存在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部管理。二、綜合檔案的歸檔原則1、公司在基本建設(shè)、改建、擴(kuò)建、生產(chǎn)、55二、綜合檔案的歸檔原則2、外購(gòu)設(shè)備（固定資產(chǎn)）的開(kāi)箱資料歸檔，在開(kāi)箱前必須通知本部門兼職檔案人員，在設(shè)備管理部人員、設(shè)備使用部門技術(shù)人員、檔案人員全部到場(chǎng)后方能開(kāi)箱，否則發(fā)生文件材料丟失、損壞或留在個(gè)人手中，均由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)。并視情節(jié)輕重追究有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。二、綜合檔案的歸檔原則2、外購(gòu)設(shè)備（固定資產(chǎn)）的開(kāi)箱資料歸56二、綜合檔案的歸檔原則3、凡涉及生產(chǎn)技術(shù)工作的科研成果簽定、技改及合理化建議項(xiàng)目評(píng)獎(jiǎng)、基建工程竣工驗(yàn)收等必須有檔案人員參加，并根據(jù)科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。如發(fā)現(xiàn)科技文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不符合檔案管理要求，檔案人員通知有關(guān)部門限期改正，如不執(zhí)行的，按有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。二、綜合檔案的歸檔原則3、凡涉及生產(chǎn)技術(shù)工作的科研成果簽定、57二、綜合檔案的歸檔原則4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)列入生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)、科研、基建等項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃，列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。二、綜合檔案的歸檔原則4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔58三、綜合檔案的歸檔范圍

及保管期限

歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍3、文書檔案0-5大類歸檔范圍表4、6-9大類歸檔范圍表三、綜合檔案的歸檔范圍

及保管期限歸檔范圍59歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本公司工作或從事其它有關(guān)部門活動(dòng)所形成的聲像材料：照片、錄像帶、錄音磁帶等。

本公司職工因公外出參加會(huì)議，收集獲得各種特種材料：磁盤、光盤或載體的文體材料。

反映本公司主要職能活動(dòng)和工作成果的聲像材料、電子文件。

本公司召開(kāi)的重要會(huì)議（如黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、先進(jìn)表彰會(huì)等）和重大公務(wù)活動(dòng)、重大紀(jì)念慶?；顒?dòng)中形成的聲像、電子文件材料。

本公司組織和參加的外事活動(dòng)中形成的聲像、電子文件材料。

本公司榮獲上級(jí)機(jī)關(guān)授予的先進(jìn)集體或個(gè)人的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書等榮譽(yù)稱號(hào)的聲像材料、實(shí)物。歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍60歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍

本公司在生產(chǎn)過(guò)程、經(jīng)營(yíng)管理等重大事件中形成的聲像、電子文件材料。

反映重大基建工程原貌、工程建設(shè)過(guò)程、竣工落成典禮等活動(dòng)中形成的聲像材料。

反映本公司水電站站容站貌、公司形象、歷史變遷的聲像資料、電子文件。

本公司在各種宣傳、教育培訓(xùn)工作、工會(huì)、團(tuán)委工作等活動(dòng)中形成的聲像資料。

與以紙質(zhì)為載體的檔案有密切聯(lián)系的特種載體材料，如：科技檔案中的計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)軟件（磁盤、光盤），各生產(chǎn)部門現(xiàn)場(chǎng)使用的控制軟件（備份）、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、運(yùn)行日志、值長(zhǎng)日志、設(shè)定值的軟盤、底片和照片等。

模范人物在生產(chǎn)、技術(shù)或重要活動(dòng)中形成的聲像材料。

本公司發(fā)生重大事故、設(shè)備事故、人身事故、質(zhì)量事故、火災(zāi)事故及重大事件的現(xiàn)場(chǎng)照片、底片、錄像帶等材料。

重要的生產(chǎn)過(guò)程及操作、檢修、安裝、調(diào)試、試驗(yàn)形成的聲像材料。歸檔范圍1、特種檔案歸檔范圍61歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍

電子文件歸檔范圍按照國(guó)家和本單位關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。歸檔范圍2、電子檔案的歸檔范圍62文書檔案

0-5大類歸檔范圍表文書檔案

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0-5大類歸檔范圍表85水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）86水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）87水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）88水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）89水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）6大類歸檔文件需（運(yùn)行維護(hù)部移交）7大類為：科學(xué)技術(shù)研究8大類為：基本建設(shè)9大類為：設(shè)備儀器水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）6大類歸檔文件需90保管期限

公司綜合檔案的保管期限分永久、定期30年、定期10年三種。永久為保管五十年以上；其中會(huì)計(jì)檔案的保管期限參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定。本公司檔案保管期限確定的原則為準(zhǔn)：

凡是屬于方針政策性，記述和反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司的生產(chǎn)、管理有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，長(zhǎng)期利用的檔案，列為永久保管。

凡是屬于業(yè)務(wù)性、一般工作活動(dòng)形成的，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考和利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。

凡是屬于事務(wù)性、臨時(shí)性的活動(dòng)形成的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考和利用價(jià)值的檔案及各種文件材料，列為10年期保管。

特種檔案的保管期限與相對(duì)應(yīng)或相關(guān)內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案相同。

列入長(zhǎng)期保管的設(shè)備文件材料，實(shí)際保管期限不得短于該項(xiàng)目設(shè)備的實(shí)際壽命。

公司檔案的歸檔范圍及保管期限詳見(jiàn)《水電公司檔案分類表》。

電子文件保管期限和密級(jí)的劃分，參照國(guó)家和本單位關(guān)于紙質(zhì)文件材料保管期限和密級(jí)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。保管期限公司綜合檔案的保管期限分91三、檔案的歸檔要求

1、公司檔案歸檔要求公司各項(xiàng)管理工作中形成的屬歸檔范圍內(nèi)的應(yīng)歸檔文件材料，由各部門負(fù)責(zé)人指定有關(guān)兼職檔案人員負(fù)責(zé)積累、整理，定期移交檔案室歸檔，并根據(jù)各類檔案歸檔范圍進(jìn)行立卷。

歸檔的文件材料必須齊全、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，并能準(zhǔn)確地反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。有印本及附件的文件材料應(yīng)將正本與底稿一并歸檔。有審批性的文件請(qǐng)示和批復(fù)一起歸檔。

書寫材料要求規(guī)格統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，有利于長(zhǎng)期保管。簽字等書寫文字必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；打印材料必須使用激光打印機(jī)打印。

文件材料歸檔份數(shù)一般為一式二份，并保證一份是原件（底圖可以移交一份）。經(jīng)濟(jì)合同、各類報(bào)表、會(huì)議記錄必需是正本或原稿歸檔。

歸檔的文件材料在向檔案室移交時(shí)必須辦理移交手續(xù)，雙方根據(jù)實(shí)物填寫移交和接收清單，一式二份，經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤后雙方在移交者和接收者處簽名，清單由雙方各自保存一份備查。三、檔案的歸檔要求

1、公司檔案歸檔要求公司各項(xiàng)管理工作中形92三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求凡是歸檔的聲像資料，必須圖像清晰、聲音清楚、文字說(shuō)明齊全。其中，照片檔案的照片與底片應(yīng)相符。凡是歸檔的光盤、磁盤等為載體的電子文件，必須由形成部門編寫必要的文字說(shuō)明：軟件名稱和內(nèi)容說(shuō)明、相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件平臺(tái)和應(yīng)用軟件環(huán)境條件說(shuō)明、形成的時(shí)間和版本、加密的密碼、原作者、與之相聯(lián)系的其它載體檔案說(shuō)明等。歸檔的特種檔案材料必須是可讀文件，必須能在有關(guān)規(guī)定的設(shè)備上演示或檢測(cè)，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無(wú)病毒、無(wú)劃損、清潔，確保文件的完整性和所記載內(nèi)容的準(zhǔn)確性。歸檔的特種檔案材料必須是原版、原件。聲像資料、電子文件材料整理歸檔時(shí)，應(yīng)填寫移交清單按規(guī)定向檔案室歸檔。移交清單交接雙方各備一份。各有關(guān)部門應(yīng)把特種檔案材料的收集、整理、歸檔工作納入本部門的工作職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔，任何部門和個(gè)人不得拒為己有。三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求凡是歸檔的聲像資93三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求特種檔案材料文字說(shuō)明的編寫要求：a.磁盤、光盤需簡(jiǎn)要說(shuō)明：盤中存儲(chǔ)文件的內(nèi)容、運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、密碼等。b.錄像帶應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明：該片的內(nèi)容、制式、語(yǔ)別、規(guī)格、帶長(zhǎng)（放映時(shí)間）、形成日期和密級(jí)等。c.錄音磁帶需簡(jiǎn)要說(shuō)明：講話內(nèi)容、講話人的姓名和職務(wù)、講話的背景時(shí)間、錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)間等。d.編寫照片的文字說(shuō)明包括六要素，即：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、形成的條件（背景）、作者,照片的文字說(shuō)明e.底片的文字說(shuō)明：底片分負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種。負(fù)片與照片內(nèi)容對(duì)應(yīng)，編上底片號(hào)，翻拍的用字母“F”標(biāo)注，不需另寫文字說(shuō)明。反轉(zhuǎn)片要同照片一樣編寫文字說(shuō)明，書寫在插袋式的芯頁(yè)上。錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)實(shí)物檔案文字說(shuō)明：獲獎(jiǎng)?wù)摺@獎(jiǎng)項(xiàng)目、主要事跡、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)級(jí)別等。不符合歸檔要求的材料應(yīng)退回重新整理。三、檔案的歸檔要求

2、特種檔案的歸檔要求特種檔案材料文字說(shuō)94三、檔案的歸檔要求

3、電子文件的歸檔要求文件承辦部門或人員在電子文件辦理完畢后應(yīng)即時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，每月把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記和交接。歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來(lái)進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。電子文件形成部門要隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測(cè)試。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)