金蝶K3采購員操作指導(dǎo)手冊(cè)

幫助客戶成功（金蝶）六盤水市鐘山區(qū)泉辰科PAGE1PAGE1貴州博宏水泥分公司采購員操作指導(dǎo)手冊(cè)版本1.0（金蝶軟件）六盤水泉辰科技版權(quán)所有文檔信息作者：簡(jiǎn)士煜創(chuàng)建日期（yyyy-mm-dd）:2014-12-15審核者:審核日期（yyyy-mm-dd）:最后修訂者：最后修訂日期（yyyy-mm-dd）:文檔類型：操作手冊(cè)文檔修訂歷史版本號(hào)修訂日期修訂者修訂內(nèi)容1.02014-12-15簡(jiǎn)士煜創(chuàng)建文檔

目錄目錄 3采購員操作指導(dǎo)手冊(cè) 4第一節(jié)登陸界面介紹 4第二節(jié)系統(tǒng)界面介紹 5第三節(jié)系統(tǒng)操作介紹 7基礎(chǔ)資料操作 7單據(jù)操作 8第四節(jié)采購員操作指導(dǎo) 10由需求計(jì)劃單下推生成采購申請(qǐng)單 10下推生成的采購申請(qǐng)單 11由采購申請(qǐng)單下推生成采購訂單 11下推生成的采購訂單 12采購訂單維護(hù) 12采購訂單打印 13采購訂單下推外購入庫單 15生成的外購入庫單 15外購入庫維護(hù) 15外購入庫打印 16

采購員操作指導(dǎo)手冊(cè)第一節(jié)登陸界面介紹登陸界面登陸：登陸之前一定要選擇正確的組織機(jī)構(gòu)和正確的當(dāng)前帳套，帳套和帳套之間是相互獨(dú)立的，如果一旦選擇錯(cuò)誤帳套，一是會(huì)影響用戶登陸錯(cuò)誤帳套的數(shù)據(jù)，二是用戶的正常工作的數(shù)據(jù)并沒有進(jìn)入系統(tǒng)，降低工作效率。另外，水泥公司金蝶K3系統(tǒng)的用戶驗(yàn)證方式為“命名用戶身份登陸”，選擇其他登陸方式不能登陸成功。修改密碼：如果用戶初始沒有密碼，在用戶名欄內(nèi)輸入用戶名后（水泥公司金蝶K3的用戶名為員工的中文姓名），單擊右上角“修改密碼”，則可以設(shè)置用戶密碼；如果用戶有密碼，則需要把用戶名和密碼都填寫正確后，單擊右上角的修改密碼，則進(jìn)入修改密碼的界面。注意：每次登陸前一定要仔細(xì)檢查帳套是否正確，以免給工作帶來不必要的麻煩。第二節(jié)系統(tǒng)界面介紹K3主控臺(tái)界面登陸成功后，會(huì)進(jìn)入如上圖所示界面，金蝶K3主界面主要分“菜單欄”，“主控臺(tái)”，“帳套信息欄”等三個(gè)主要部分。菜單欄功能介紹：我的K3：可以保存用戶常用的功能按鈕更換操作員：可以返回到登陸界面K3流程圖：K3流程圖和K3主界面切換信息中心：會(huì)提示其他人發(fā)來的信息和啟動(dòng)審批流后系統(tǒng)發(fā)來的提示信息添加到我的K3：用戶可以選中常用的明細(xì)功能后，選擇“添加到我的K3”，也可以在重用的明細(xì)功能上右擊鼠標(biāo)，選擇“添加到我的K3”。注意：1.只有用戶手動(dòng)選擇“添加到我的K3”，才可以在“我的K3”里看到主控臺(tái)功能介紹：主控臺(tái)從左到右依次分為四級(jí)，第一級(jí)主要包括“我的K3”，“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”，“供應(yīng)鏈”，“計(jì)劃管理”，“生產(chǎn)管理”和“系統(tǒng)設(shè)置”等模塊。其中財(cái)務(wù)部門的大部分功能都在“財(cái)務(wù)模塊”中，“供應(yīng)鏈”模塊包括“采購管理”、“銷售管理”、“倉庫管理”等和公司業(yè)務(wù)相關(guān)的子模塊。第二級(jí)和第三級(jí)是為了方便定位。第四級(jí)為明細(xì)功能。

第三節(jié)系統(tǒng)操作介紹基礎(chǔ)資料操作用戶登錄K/3主界面后，點(diǎn)擊【系統(tǒng)設(shè)置】—【基礎(chǔ)資料】—【公共資料】，依此路徑進(jìn)入，可以在明細(xì)功能下看到基礎(chǔ)資料列表，雙擊進(jìn)入對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)資料?；A(chǔ)資料包括:科目、幣別、匯率體系、憑證字、計(jì)量單位、結(jié)算方式、倉位、核算項(xiàng)目管理、客戶、部門、職員、物料、倉庫、供應(yīng)商、成本對(duì)象等內(nèi)容?；A(chǔ)資料操作包括：打印、預(yù)覽、過濾、刷新、引入、引出、管理、新增、屬性、禁用、反禁用、刪除、批改、審核、反審核、檢測(cè)等操作。注：以上操作需要系統(tǒng)管理員授權(quán)，下面操作類推不再加注。單據(jù)操作水泥公司采購常用的單據(jù)包括：需求計(jì)劃單、采購申請(qǐng)單、采購訂單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、外購入庫單等單據(jù)。單據(jù)操作包括：查看、新增、維護(hù)、打印、審核、反審核、下推、使用、反使用、投放、關(guān)閉、作廢、反作廢、變更、過濾、查找、駁回、刪除、修改、上查、下查等操作，不同單據(jù)可能會(huì)有不同，但主要功能是一致的。查看：在序時(shí)簿界面選中某張單據(jù)，單擊查看便可以進(jìn)入該單據(jù)。新增：?jiǎn)螕粜略鰰?huì)進(jìn)入單據(jù)新增界面。維護(hù)：?jiǎn)螕艟S護(hù)會(huì)進(jìn)入單據(jù)修改界面。打?。捍蛴⌒枰獜男驎r(shí)簿界面進(jìn)入到單據(jù)界面，單擊打印會(huì)進(jìn)入套打單據(jù)。通常水泥公司需要套打的單據(jù)有采購訂單、外購入庫單、外購入庫單、生產(chǎn)投料單和生產(chǎn)領(lǐng)料單。審核：水泥公司所有單據(jù)都是在審核狀態(tài)下才生效。反審核：如果在審核狀態(tài)下的單據(jù)需要修改，必須先反審核該單據(jù)才允許修改，原則上水泥公司不允許修改已審核狀態(tài)下的單據(jù)。下推：根據(jù)水泥公司業(yè)務(wù)流程，把已審核狀態(tài)下的單據(jù)下推到下一業(yè)務(wù)流程。使用、投放：某些單據(jù)在審核后，需要使用、投放才生效。具體單據(jù)在下文中詳細(xì)介紹。刪除：把未審核的單據(jù)進(jìn)行刪除。上查、下查：根據(jù)水泥公司業(yè)務(wù)流程，查詢?cè)搯螕?jù)上或下一業(yè)務(wù)流程的單據(jù)。過濾：在進(jìn)入所有的單據(jù)序時(shí)簿前都會(huì)彈出過濾條件，用戶根據(jù)自己的需求填寫相應(yīng)的內(nèi)容，便可得到相應(yīng)的單據(jù)。過濾界面

第四節(jié)采購員操作指導(dǎo)由需求計(jì)劃單下推生成采購申請(qǐng)單用戶登錄K/3主界面后，點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【采購申請(qǐng)】—【需求計(jì)劃單-維護(hù)】，依此路徑進(jìn)入需求計(jì)劃單界面。進(jìn)入需求計(jì)劃單序時(shí)簿:在需求計(jì)劃單序時(shí)簿可以查詢到需求計(jì)劃單。選中（可多選）需要下推的單據(jù)，點(diǎn)下推-生成采購申請(qǐng)單。注意：1.水泥公司需求計(jì)劃單由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。2.只有審核狀態(tài)下的需求計(jì)劃單才能下推生成采購申請(qǐng)單。3.多選時(shí)，相同的物料在下推后將進(jìn)行合并。（下推后數(shù)量=多條相同物料計(jì)劃需求數(shù)量之和）下推生成的采購申請(qǐng)單 下推后的采購申請(qǐng)，根據(jù)庫存數(shù)量與管理要求填入要采購的數(shù)量到“數(shù)量”、建議采購日期、到貨日期，選擇采購方式“采購”、“詢價(jià)”、“不采購”等信息。由采購申請(qǐng)單下推生成采購訂單用戶登錄K/3主界面后，點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【采購申請(qǐng)】—【采購申請(qǐng)單-維護(hù)】，依此路徑進(jìn)入采購申請(qǐng)單界面。采購申請(qǐng)序時(shí)簿在采購申請(qǐng)序時(shí)簿可以查詢到需求計(jì)劃單下推的采購申請(qǐng)單。選中需要下推的單據(jù)，點(diǎn)下推-生成采購訂單。注意：1.水泥公司采購申請(qǐng)由采購員、分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.只用審核狀態(tài)下的采購申請(qǐng)單才能下推生成采購訂單。3.只有需要采購，但不需要詢價(jià)的采購申請(qǐng)單才能直接下推采購訂單。下推生成的采購訂單在采購訂單-新增界面，填寫必填項(xiàng)包括供應(yīng)商、物料代碼、數(shù)量、交貨日期。填寫好以上項(xiàng)目后，單擊保存，待采購部經(jīng)理審核以后，該采購訂單便生效。注意：一張采購訂單所包涵的采購物品必須來自同一家供應(yīng)商。鼠標(biāo)選中某一物料代碼，在單據(jù)最下面便會(huì)顯示該物料的即時(shí)庫存。采購訂單維護(hù)用戶登錄K/3主界面后，點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【采購訂單】—【采購訂單-維護(hù)】，依此路徑進(jìn)入采購訂單維護(hù)界面。采購訂單序時(shí)簿在采購訂單序時(shí)簿界面，可以看到之前保存的所有采購訂單，并可以對(duì)采購訂單做相關(guān)的操作，如修改、刪除、審核、反審核、關(guān)閉等等。如果需要查看某張訂單的詳細(xì)信息，只需要選中該訂單，雙擊進(jìn)入即可。注意：1.關(guān)閉標(biāo)志為“Y”，可以是該采購訂單已外購入庫并已經(jīng)生產(chǎn)采購發(fā)票，也可以是手動(dòng)關(guān)閉，但是水泥公司不允許手動(dòng)關(guān)閉未完成的采購訂單。2.行業(yè)務(wù)關(guān)閉標(biāo)志為“Y”，表示某訂單中的一條記錄已外購入庫并已經(jīng)生成采購發(fā)票采購訂單打印在采購訂單序時(shí)簿雙擊需要打印的單據(jù)，進(jìn)入采購訂單界面，即可打印采購訂單。如需要PDF格式采購訂單，需要在文件-套打設(shè)置中，把“打印到PDF選中”，并設(shè)置相應(yīng)的路徑，則打印后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成PDF格式的采購訂單，方便采購員給廠家以郵件的形式下采購訂單。水泥公司采購訂單是橫向A4紙，若打印格式出現(xiàn)錯(cuò)誤，則需在文件-打印設(shè)置中，把紙張和方向做相應(yīng)的調(diào)整。打印到PDF水泥公司采購訂單是橫向A4紙，若打印格式出現(xiàn)錯(cuò)誤，則需在文件-打印設(shè)置中，把紙張和方向做相應(yīng)的調(diào)整。打印設(shè)置采購訂單下推外購入庫單在采購訂單序時(shí)簿界面，選中已審核并已到貨的記錄，選擇下推-外購入庫單。生成的外購入庫單外購入庫維護(hù)用戶登錄K/3主界面后，點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【外購入庫】—【外購入庫-維護(hù)】，依此路徑進(jìn)入外購入庫維護(hù)界面。外購入庫單序時(shí)簿審核后，該物料確認(rèn)入庫。注意：1.水泥公司采購訂單目前是由采購員自己審核，審核完以后再打印。2.下推外購入庫單必須等到物料到了以后再下推，嚴(yán)禁采購訂單審核完直接下推。3．在外購入庫序時(shí)簿界面，可以看到所有已保存的外購入庫，并可以對(duì)外購入庫進(jìn)行修改、刪除、審核、打印等操作。外購入庫打印在外購入庫序時(shí)簿界面內(nèi)雙擊需要套打的單據(jù)，進(jìn)入外購入庫單界面內(nèi)。單擊打印便可套打外購入庫單。如不需按照單據(jù)打印外購入庫，可以把若干張外購入庫合并打印。選中需要打印的單據(jù)，再選擇文件-合并套打所選單據(jù)，即可打印所選單據(jù)。采購申請(qǐng)下推詢價(jià)單用戶登錄K/3主界面后，點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【采購申請(qǐng)】—【采購申請(qǐng)單-維護(hù)】，依此路徑進(jìn)入采購申請(qǐng)單界面。在采購申請(qǐng)序時(shí)簿可以查詢到需求計(jì)劃單下推的采購申請(qǐng)單。選中需要下推的單據(jù)，點(diǎn)下推-生成詢價(jià)單。注意：1.水泥公司采購申請(qǐng)由采購員、分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.只用審核狀態(tài)下的采購申請(qǐng)單才能下推生成詢價(jià)單。3.只有需要詢價(jià)的采購申請(qǐng)單才能下推采購訂單。生成的詢價(jià)單注：1.詢報(bào)價(jià)管理提供詢價(jià)、報(bào)價(jià)、采購比價(jià)分析功能。采購方有采購意向后，向多個(gè)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單讓其報(bào)價(jià)，然后在報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商。詢價(jià)單以列表形式，詳細(xì)說明求購的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量及其他備注事項(xiàng)，不公開供貨方的名稱與聯(lián)系方式。供貨方通過使用自己的用戶名和密碼登陸賬套，直接在網(wǎng)上給求購方報(bào)價(jià)。采購方根據(jù)篩選確定最終的供貨單位。單據(jù)信息及錄入方法詢價(jià)單的單據(jù)頭包括的默認(rèn)信息介紹如表10-1：數(shù)據(jù)項(xiàng)說明必填項(xiàng)（是/否）編號(hào)本張單據(jù)的號(hào)碼，由系統(tǒng)根據(jù)【系統(tǒng)設(shè)置】→【系統(tǒng)設(shè)置】→【采購管理】→【單據(jù)設(shè)置】中設(shè)置的詢價(jià)單的編碼自動(dòng)生成。如果用戶將【系統(tǒng)設(shè)置】→【系統(tǒng)設(shè)置】→【采購管理】→【單據(jù)設(shè)置】中的“允許手工錄入”選項(xiàng)選中，則用戶可手工修改系統(tǒng)順序編號(hào)，否則用戶不能修改該編號(hào)。是詢價(jià)日期新增單據(jù)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)顯示當(dāng)前系統(tǒng)日期，用戶可對(duì)日期進(jìn)行修改。是部門是指該筆業(yè)務(wù)所處理的部門。是采購員是指該筆業(yè)務(wù)所處理的業(yè)務(wù)員。是報(bào)價(jià)截止日期指本次詢價(jià)的最后報(bào)價(jià)日期，超過該日期即不允許再生成報(bào)價(jià)單。是生效日期指本次詢價(jià)物料價(jià)格的生效日期。是失效日期指本次詢價(jià)物料價(jià)格的失效日期。是付款條件支持直接手工輸入付款條件代碼；使用F7查詢并返回。否結(jié)算幣別支持直接手工輸入幣別代碼；使用F7查詢并返回。是制單人即當(dāng)前單據(jù)的錄入操作員，該字段用戶不能設(shè)置，在單據(jù)保存后，由系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前操作員自動(dòng)生成，并不再隨修改而改變。系統(tǒng)自動(dòng)生成審核人即業(yè)務(wù)審核的操作員，用戶不能設(shè)置，在業(yè)務(wù)審批人審核后，由系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前操作員自動(dòng)生成。系統(tǒng)自動(dòng)生成審核日期即業(yè)務(wù)審核的日期，用戶不能設(shè)置，在業(yè)務(wù)審批人審核后，由系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前系統(tǒng)日期自動(dòng)生成。系統(tǒng)自動(dòng)生成業(yè)務(wù)類型關(guān)聯(lián)生成時(shí)攜帶源單據(jù)業(yè)務(wù)類型，不允許修改，新增時(shí)默認(rèn)外購入庫，可以修改是啟用價(jià)格保密勾選項(xiàng)，由用戶選擇是否勾選。否表11?1ü詢價(jià)單的單據(jù)體包括物料明細(xì)、供應(yīng)商兩個(gè)頁簽。物料明細(xì)頁簽?zāi)J(rèn)信息介紹如表10-2：數(shù)據(jù)項(xiàng)說明必填項(xiàng)（是/否）物料代碼指詢價(jià)單上貨物的物料代碼。是物料名稱、規(guī)格型號(hào)是所選物料的名稱、規(guī)格型號(hào)信息，是從物料基礎(chǔ)資料中自動(dòng)取得，用戶不能修改。系統(tǒng)自動(dòng)生成輔助屬性指物料或商品的附加屬性。否單位指物料的常用計(jì)量單位。新增時(shí)默認(rèn)為采購計(jì)量單位，可修改。是需求數(shù)量即當(dāng)前物料按當(dāng)前所選單位計(jì)量的數(shù)量。是交貨日期指物料的交貨日期。是包裝方式指物料的包裝方式。否運(yùn)輸方式指物料采用何種方式進(jìn)行運(yùn)輸。F7調(diào)用“輔助資料—運(yùn)輸方式”。否交貨地點(diǎn)指物料在何處進(jìn)行交貨。F7調(diào)用“輔助資料—交貨地點(diǎn)”。否表11?2