商業(yè)經(jīng)營(yíng)管理有限公司營(yíng)運(yùn)部檔案歸檔、整理流程管理規(guī)定

商業(yè)經(jīng)營(yíng)管理有限公司營(yíng)運(yùn)部檔案歸檔、整理流程管理規(guī)定1、目的規(guī)范檔案的保管、使用，確保本公司在服務(wù)工作中所需形成的各類記錄、檔案能得到及時(shí)、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、統(tǒng)一的管理，使之更好地為本公司服務(wù)。2、適用范圍營(yíng)運(yùn)部所有人員。3、管理辦法定義營(yíng)運(yùn)部檔案歸檔及整理，《工作聯(lián)系函》等17項(xiàng)表格文件進(jìn)行整理歸檔。4、主要工作職責(zé)及工作內(nèi)容4.1營(yíng)運(yùn)專員：負(fù)責(zé)記錄表格的填寫，負(fù)責(zé)各類檔案的管理工作。4.2營(yíng)運(yùn)主管：負(fù)責(zé)檔案監(jiān)管工作，負(fù)責(zé)記錄表格的編號(hào)和標(biāo)識(shí)。4.3營(yíng)運(yùn)經(jīng)理：負(fù)責(zé)本部相關(guān)記錄表格的編制。4.4營(yíng)運(yùn)總監(jiān)：負(fù)責(zé)各類記錄表格的審核。5、相關(guān)工作流程5.1營(yíng)運(yùn)專員按文件的要求編制所需的記錄表格。5.2申請(qǐng)人員按表格的格式進(jìn)行調(diào)整。5.3記錄表格一般包括表格名稱、有效日期、編號(hào)、填表人、填寫內(nèi)容及要求，必要時(shí)應(yīng)包括責(zé)任人、審核人等。5.4商戶申請(qǐng)表格主要包括《廣告位申請(qǐng)表》、《設(shè)展審批表》、《合同變更審批表》、《商戶退鋪審批表》。5.5給商戶發(fā)放文件有《商戶催款通知書》、《商戶處罰通知單通知書》、《租賃合同解除通知書》、《遵守營(yíng)業(yè)時(shí)間承諾書》。5.6營(yíng)運(yùn)現(xiàn)場(chǎng)表格包括《考勤表》、《營(yíng)運(yùn)部交班本》、《請(qǐng)假條》等。5.7部門與部門之間的函件、外來(lái)人員或單位組織申請(qǐng)使用場(chǎng)地設(shè)展，另給予存檔。5.8有關(guān)商戶的相關(guān)表格、存放到對(duì)應(yīng)的商戶檔案袋中進(jìn)行保管。6、檔案的查閱與保管6.1各類檔案應(yīng)保存在正常室溫環(huán)境下，防潮、防火、防光、防塵、防蟲、防鼠、防霉、防盜。各類檔案應(yīng)做到帳物相符，即檔案資料的收進(jìn)、移出、借用、銷毀都必須有記錄，做到增減有據(jù)，確保檔案資料不散不丟。6.2檔案的查閱/借用：一般營(yíng)運(yùn)部檔案經(jīng)營(yíng)運(yùn)主任同意后方可現(xiàn)場(chǎng)查閱，但不得帶出現(xiàn)場(chǎng)辦公室；外來(lái)人員查閱檔案，應(yīng)出具證明并經(jīng)營(yíng)運(yùn)部經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱；營(yíng)運(yùn)部可根據(jù)工作需要調(diào)閱各部門的檔案；部門間查閱/借用檔案應(yīng)填寫《檔案記錄查閱/借用審批表》，經(jīng)查閱/借用部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案保管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱/借用。6.3檔案的調(diào)用/轉(zhuǎn)移：檔案外借、調(diào)用、轉(zhuǎn)移一律要總經(jīng)理簽署同意意見(jiàn)，方可實(shí)施。6.4檔案的復(fù)制：根據(jù)工作需要營(yíng)運(yùn)經(jīng)理同意方可全部或部分復(fù)制所需文件。6.5檔案銷毀。各部處資料員根據(jù)檔案保管期限，每年初將保管期滿