通訊管理制度管理辦法

通訊管理制度通訊管理制度PAGE4通訊管理制度通訊管理規(guī)定總則目的為了提高公司的經(jīng)營管理，節(jié)約成本費(fèi)用，提高工作效率，加強(qiáng)對公司各種通訊工具和通訊錄的管理，特制訂本制度。適用范圍本制度規(guī)定公司各種通訊工具包括固定電話、傳真、移動(dòng)電話、短信平臺(tái)、寬帶、及時(shí)溝通工具、電子郵箱與通訊錄的有關(guān)管理規(guī)定。本制度適用于公司各職能部門及各辦事處的通訊管理。公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)，員工不得利用公司的通訊工具進(jìn)行私人用途。座機(jī)及寬帶管理公司根據(jù)員工工作需要和固定電話（分機(jī)）的資源情況，為員工或部門提供固定電話及寬帶。

所有固定電話和寬帶的用戶名原則上必須與公司營業(yè)執(zhí)照名稱一致，并統(tǒng)一付款方式，個(gè)別特殊情況遞交報(bào)告，便于核查和交接。所有固定電話（寬帶）辦理完畢分配到使用部門時(shí)，必須有責(zé)任部門和責(zé)任人，公共電話也必須明確一個(gè)責(zé)任部門和責(zé)任人，責(zé)任人不明確的由部門負(fù)責(zé)人履行責(zé)任人職責(zé)。員工應(yīng)在電話鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽業(yè)務(wù)電話應(yīng)簡潔明了，接聽電話時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語“您好，****×××（員工姓名/工號(hào)）”。講電話時(shí)聲音不可太大，以免影響他人。禁止利用公司電話聊天。員工在上班時(shí)間如撥打或接聽私人電話，應(yīng)長話短說，以免造成電話線路的繁忙，時(shí)間不得超過三分鐘。嚴(yán)禁利用公司電話（包括分機(jī)和直撥電話）撥打聲訊臺(tái)或信息臺(tái)查詢非業(yè)務(wù)信息，違者按照制度進(jìn)行處罰

寬帶的類型有電信、聯(lián)通等，各辦事處要結(jié)合地區(qū)的實(shí)際情況選擇，建議選擇中國電信寬帶。寬帶的消費(fèi)方式可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇，一般選擇包月/年形式。網(wǎng)絡(luò)流量的選擇根據(jù)所選類型不同有一定差異，正常情況下可參照以下標(biāo)準(zhǔn)開通：（1）10MB光纖家庭寬帶：5臺(tái)以下終端。（2）20MB光纖家庭寬帶：5臺(tái)-20臺(tái)終端或視頻會(huì)議需要。（3）大于40臺(tái)或數(shù)據(jù)上傳量需求較大的，需要另外考慮。公司總機(jī)及各職能部門直撥電話（含寬帶）費(fèi)用均按照實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷，各辦事處的固定電話（含寬帶）均按照定額的方式進(jìn)行管理，具體定額標(biāo)準(zhǔn)由綜合部制定執(zhí)行。移動(dòng)電話管理公司不為員工購置可移動(dòng)電話，但對員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動(dòng)數(shù)據(jù)終端及移動(dòng)電話費(fèi)用（簡稱移動(dòng)話費(fèi)），按具體情況給予一定金額的移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額標(biāo)準(zhǔn)。公司對移動(dòng)話費(fèi)實(shí)行“員工提出報(bào)銷申請、公司核定報(bào)銷限額、限額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，超支部分員工自負(fù)”的管理方式。新增人員報(bào)銷及其報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，須本人申請，由部門及綜合部依據(jù)公司《移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)表》，結(jié)合其崗位情況和工作性質(zhì)核定具體的報(bào)銷限額。在公司的限額參考標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，綜合部經(jīng)理可以直接批準(zhǔn)；對超出公司規(guī)定的限額參考標(biāo)準(zhǔn)的，還需要報(bào)公司行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)。在實(shí)際執(zhí)行過程中，如業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化或員工崗位設(shè)置有變化，需調(diào)整報(bào)銷限額標(biāo)準(zhǔn)的，可根據(jù)具體情況在現(xiàn)有基礎(chǔ)上調(diào)整報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)定程序報(bào)批準(zhǔn)后執(zhí)行。如員工工作調(diào)整至不需要移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷的崗位，則依據(jù)崗位調(diào)整通知自正式調(diào)整之月起取消其移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷。員工報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)時(shí)，應(yīng)遵守公司的費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定。員工應(yīng)提供名實(shí)相符且有話費(fèi)明細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)通訊發(fā)票，原則上只報(bào)銷1個(gè)移動(dòng)手機(jī)號(hào)碼，且不得憑充值發(fā)票報(bào)銷或不得以其他非移動(dòng)話費(fèi)發(fā)票報(bào)銷。所有新批準(zhǔn)報(bào)銷手機(jī)話費(fèi)的員工，其話費(fèi)報(bào)銷自批準(zhǔn)次月執(zhí)行；新入職員工的手機(jī)話費(fèi)申請?jiān)瓌t上須在其入職的次月提出。凡由公司給予限額報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)的員工，原則上須24小時(shí)開機(jī)（如不能24小時(shí)開機(jī)的，但須提供其他電話聯(lián)系方式）。對享受限額報(bào)銷但將移動(dòng)電話置于關(guān)機(jī)狀態(tài)，但又沒有提供其他電話聯(lián)絡(luò)方式，致使公司聯(lián)絡(luò)不到的，一個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)三次以上（含三次），除取消當(dāng)月移動(dòng)話費(fèi)的報(bào)銷資格外，對因聯(lián)系不上而延誤工作，還將按公司有關(guān)制度進(jìn)行處罰。表格SEQ表格\*ARABIC12016版移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)表序號(hào)職位參考標(biāo)準(zhǔn)（元/月）備注1總經(jīng)理據(jù)實(shí)2副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理3003部門經(jīng)理150職能部門4辦事處主任300大型辦事處5辦事處主任200小型辦事處6部門主管100職能部門7現(xiàn)場主管100-1508普通員工50職能部門9駕駛員100傳真管理

公司前臺(tái)電腦安裝U-FAX軟件以接收或發(fā)送電子傳真，避免垃圾傳真浪費(fèi)資源。傳真接收完畢后，應(yīng)立即將傳真文件發(fā)送或交給收件人。員工使用傳真機(jī)發(fā)送傳真完畢后，應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機(jī)旁；對涉及公司重大機(jī)密的文件不宜使用傳真機(jī)發(fā)送，以免泄密。

對傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個(gè)人，可以申請配置專用的傳真機(jī)。

員工不得利用公司傳真機(jī)收發(fā)私人資料、文件。短信平臺(tái)管理公司統(tǒng)一向社會(huì)平臺(tái)采購短信平臺(tái)使用，主要用于向駕駛員等發(fā)送安全提示、員工生日祝福等短信內(nèi)容使用部門應(yīng)妥善保管帳號(hào)、密碼，并遵守國家有關(guān)使用規(guī)定。電子郵箱與及時(shí)溝通工具管理公司重要的電子文件均需通過公司郵箱傳送。個(gè)人郵箱格式一般為:姓名拼音@，部門郵箱的格式一般為:部門簡拼@。若有重復(fù)，網(wǎng)絡(luò)管理人員據(jù)實(shí)際加序號(hào)處理。公司郵箱只針對有實(shí)際需求的部門和崗位，不是所有崗位員工都能申請。電子郵箱由需求人員提交書面申請到綜合部，同意后由網(wǎng)管員負(fù)責(zé)開通。對內(nèi)工作、對外宣傳（如印制名片）應(yīng)統(tǒng)一使用公司的郵箱，不得使用個(gè)人的其他非電子郵箱。公司使用“釘釘（DINGDING）”作為日常電子文件傳送與互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)交流的及時(shí)溝通工具，員工在入職后應(yīng)在手機(jī)及電腦上安裝相應(yīng)程序，并及時(shí)申請帳號(hào)加入“海瓏團(tuán)隊(duì)”使用。電子郵箱及“釘釘（DINGDING）”帳號(hào)和密碼統(tǒng)一由使用人負(fù)責(zé)保管，且應(yīng)遵守公司《計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)使用管理制度》相關(guān)條款規(guī)定。員工離職，員工的個(gè)人郵箱帳號(hào)應(yīng)封存，所使用的部門郵箱帳號(hào)則必須變更密碼，員工“釘釘（DINGDING）”帳號(hào)應(yīng)移除出“海瓏團(tuán)隊(duì)”，作為工作交接的一項(xiàng)必備工作。通訊錄管理公司的內(nèi)部通訊錄的收錄范圍：公司本部、各部門及辦事處的有關(guān)通訊資料；員工的有關(guān)通訊資料。內(nèi)部通訊錄的收錄內(nèi)容：各部門的名稱、地址、郵政編碼、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、電子郵箱；各部門員工的姓名、單位、部門、職位/務(wù)、單位電話號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱。未收錄公司副總級(jí)以上人員的手機(jī)號(hào)碼的通訊錄可發(fā)至公司全體有關(guān)人員。綜合部負(fù)責(zé)對通訊錄每月更新一次，應(yīng)及時(shí)了解公司員工的變動(dòng)情況，準(zhǔn)確收集新進(jìn)員工的通訊資料；各