高效會(huì)議管理-課件

高效會(huì)議管理高效會(huì)議管理1課程大綱一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理二、會(huì)議的目的和種類(lèi)三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)步驟四、會(huì)議失敗的原因五、如何開(kāi)成功的會(huì)議六、成功會(huì)議的角色扮演七、會(huì)議控制與沖突處理課程大綱一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理2一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理?yè)?jù)統(tǒng)計(jì)，在英國(guó)每天大約有400萬(wàn)個(gè)小時(shí)被用于召開(kāi)團(tuán)隊(duì)會(huì)議，在美國(guó)平均每天要舉行1100次團(tuán)隊(duì)會(huì)議《哈佛商業(yè)評(píng)論》通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間達(dá)到3.5小時(shí)，非正式會(huì)議時(shí)間大約1小時(shí)會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議還需要技巧嗎？一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理?yè)?jù)統(tǒng)計(jì)，在英國(guó)每天大約有400萬(wàn)個(gè)3會(huì)議成本的計(jì)算時(shí)間成本=

參加會(huì)議人員單位小時(shí)工資×用時(shí)×人數(shù)×3直接成本=

會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)+差旅費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)效率損失成本=會(huì)議成本=

時(shí)間成本+直接成本+效率損失成本會(huì)議成本的計(jì)算時(shí)間成本=直接成本=效率損失成本=會(huì)議成本=

4效率損成本因不及時(shí)接聽(tīng)重要客戶電話而造成的損失不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而導(dǎo)致停工停產(chǎn)等效率損成本因不及時(shí)接聽(tīng)重要客戶電話而造成的損失5二、會(huì)議的目的和種類(lèi)會(huì)議的目的:開(kāi)展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題資源共享開(kāi)發(fā)創(chuàng)意二、會(huì)議的目的和種類(lèi)會(huì)議的目的:6達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題點(diǎn)明問(wèn)題或困難所在權(quán)衡問(wèn)題的輕重緩急尋找解決辦法評(píng)議解決方法確定行動(dòng)綱領(lǐng)達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題點(diǎn)明問(wèn)權(quán)衡問(wèn)尋找解評(píng)議解確定行7會(huì)議的種類(lèi)按人數(shù)分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)團(tuán)體會(huì)議

小組會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議固定例會(huì)當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)會(huì)議人事會(huì)議培訓(xùn)會(huì)議創(chuàng)意會(huì)議說(shuō)明會(huì)議會(huì)議的種類(lèi)按人數(shù)分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)團(tuán)體會(huì)議面對(duì)面會(huì)8會(huì)議的頻率固定的部門(mén)會(huì)議全體會(huì)議處理突發(fā)事件會(huì)議一對(duì)一會(huì)議會(huì)議的頻率固定的部門(mén)會(huì)議全體會(huì)議處理突發(fā)事件會(huì)議一對(duì)一會(huì)議9三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)過(guò)程計(jì)劃階段召開(kāi)階段落實(shí)階段開(kāi)始擴(kuò)展回收達(dá)成共識(shí)結(jié)束計(jì)劃落實(shí)三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)過(guò)程計(jì)劃階段召開(kāi)階段落實(shí)階段開(kāi)始10會(huì)議計(jì)劃階段會(huì)議計(jì)劃的六個(gè)要點(diǎn)：會(huì)議目標(biāo)會(huì)議參加者會(huì)議方式會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議日程安排會(huì)議所需的資料和物料會(huì)議計(jì)劃階段會(huì)議計(jì)劃的六個(gè)要點(diǎn)：11會(huì)議召開(kāi)階段開(kāi)始——守時(shí)、破冰擴(kuò)展擴(kuò)展技巧：圖文并茂、頭腦風(fēng)暴、圖解分支、區(qū)域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表決、N/3技巧、壓力排序達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)議召開(kāi)階段開(kāi)始——守時(shí)、破冰12會(huì)議落實(shí)階段會(huì)議落實(shí)階段13四、會(huì)議失敗的原因富有成效的會(huì)議無(wú)效會(huì)議的危害目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)在最短的時(shí)間實(shí)現(xiàn)機(jī)會(huì)成本、直接成本損失巨大與會(huì)者感到滿意與會(huì)者對(duì)會(huì)議不滿富有成效的會(huì)議及無(wú)效會(huì)議的危害四、會(huì)議失敗的原因富有成效的會(huì)議無(wú)效會(huì)議的危害目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)14會(huì)議的三種“致命傷”主持人的技能會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的地點(diǎn)會(huì)議的三種“致命傷”主持人的技能15會(huì)議失敗的原因會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因會(huì)議失敗的原因會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因16會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因目標(biāo)欠缺目標(biāo)不明確議程欠缺與會(huì)人選不當(dāng)，太多或太少會(huì)議時(shí)間不當(dāng)開(kāi)會(huì)時(shí)間通知不到會(huì)議通知內(nèi)容欠周詳會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備不足不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始與會(huì)者未做準(zhǔn)備未明確議題和時(shí)間時(shí)間安排不當(dāng)會(huì)議太多，與會(huì)者厭倦會(huì)議太少，致使會(huì)議議題太多會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因目標(biāo)欠缺會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)17會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因受外界影響與會(huì)者發(fā)言離題讓沒(méi)有必要留在會(huì)場(chǎng)的人流在會(huì)場(chǎng)決策猶豫不決資料準(zhǔn)備不充分卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷發(fā)言與會(huì)者之間爭(zhēng)論與會(huì)者精力不集中視聽(tīng)器材發(fā)生故障與會(huì)者不表明自己（真正）意見(jiàn)與會(huì)者與主持人爭(zhēng)論與會(huì)者欠缺熱情會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間主席未能總結(jié)會(huì)議成果會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因受外界影響與會(huì)者精力不集中18會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因沒(méi)有記錄會(huì)議要點(diǎn)不能對(duì)討論事項(xiàng)進(jìn)行最終決定不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行總結(jié)不能及時(shí)解散已完成任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿沒(méi)有跟蹤落實(shí)會(huì)議決定會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因沒(méi)有記錄會(huì)議要點(diǎn)19五、如何開(kāi)成功的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征：只在必要是才召開(kāi)事先已經(jīng)籌劃好了擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)、才能和必要的人出席做出了評(píng)論和總結(jié)記錄所有決定和負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間五、如何開(kāi)成功的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征：20避免會(huì)議的五“不”現(xiàn)象不守時(shí)不負(fù)責(zé)不決策不投入不執(zhí)行避免會(huì)議的五“不”現(xiàn)象不守時(shí)21會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)目原因

具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)

2地點(diǎn)會(huì)議設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議經(jīng)常被打斷，無(wú)法正常進(jìn)行3開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，已來(lái)的是一些可有可無(wú)的人

4主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被與會(huì)者牽著鼻子走，無(wú)法實(shí)現(xiàn)會(huì)議意圖5與會(huì)者的技能與會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗6會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效7開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中突然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義，宣告失敗會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排22預(yù)防會(huì)議效率不高的管理

項(xiàng)目原因

具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五2地點(diǎn)會(huì)議盡量安排在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行3開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽(tīng)者和可選擇參加者4主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職

5與會(huì)者的技能與會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力

6會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作7開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的與會(huì)者

預(yù)防會(huì)議效率不高的管理

項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議一般安排23如何判斷是否有必要開(kāi)會(huì)無(wú)需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果已經(jīng)按照慣例每周聚會(huì)了會(huì)議成本太大還有比開(kāi)會(huì)更好的方法沒(méi)有什么特別的事情要討論你是唯一可以（需要）且知道如何決策的人如何判斷是否有必要開(kāi)會(huì)無(wú)需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果已經(jīng)按照慣例24如何判斷是否有必要開(kāi)會(huì)必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)給工作小組委派任務(wù)（需要?jiǎng)訂T或詳細(xì)說(shuō)明）要讓別人參與決策以集思廣益如何判斷是否有必要開(kāi)會(huì)必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果必須把信息同25會(huì)議規(guī)范流程開(kāi)始：歡迎會(huì)議流程議程具體時(shí)間規(guī)章制度議程1：分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生想法/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)結(jié)束會(huì)議：總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤會(huì)議記錄跟蹤計(jì)劃會(huì)議的一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議規(guī)范流程開(kāi)始：結(jié)束會(huì)議：跟蹤會(huì)議的一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)26練習(xí)：?jiǎn)T工食堂著火了，經(jīng)過(guò)調(diào)查，原因在與一名員工違反操作條例，在廚房抽煙，導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。1、如果你是經(jīng)理，你會(huì)采取下列那種方式處理此事？為什么？A一對(duì)一批評(píng)B開(kāi)會(huì)當(dāng)眾批評(píng)C寫(xiě)檢查處罰練習(xí)：?jiǎn)T工食堂著火了，經(jīng)過(guò)調(diào)查，原因在與一名員工違反操作條27如何建立信任如何建立信任找共同點(diǎn)在別人困難時(shí)給他幫助在別人出錯(cuò)時(shí)給予善意的提醒適當(dāng)表達(dá)自己對(duì)別人的關(guān)心適當(dāng)展示自己的能力事實(shí)求是，不夸大、不說(shuō)謊暴露并承認(rèn)自己的弱項(xiàng)保持適合自己的風(fēng)度忠告：不必說(shuō)出所有的真相，但要保證你說(shuō)出的都是實(shí)話！如何建立信任如何建立信任忠告：28高效會(huì)議管理高效會(huì)議管理29成功會(huì)議策略為什么會(huì)議往往是主持人話最多？一次會(huì)議，一般存在以下情況：只有80%的時(shí)間在真正開(kāi)會(huì)；15%的時(shí)間大家都在沉默；5%的時(shí)間有人搶著發(fā)言。如何能更有效的分配發(fā)言時(shí)間如何保證會(huì)議的進(jìn)程？成功會(huì)議策略為什么會(huì)議往往是主持人話最多？30成功會(huì)議策略主持人在會(huì)議中發(fā)言時(shí)間較多，主要有以下原因：1、對(duì)議題較熟2、地位高，聲音大3、承擔(dān)較多的行政責(zé)任建議：主持人的發(fā)言時(shí)間掌握在20/80內(nèi)盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍成功會(huì)議策略主持人在會(huì)議中發(fā)言時(shí)間較多，31會(huì)議中的溝通100%80%60%40%20%溝通漏斗原理會(huì)議中的溝通100%80%60%40%20%溝通漏斗原理32溝通金三角

自己

對(duì)方設(shè)身處地溝通金三角33溝通的冰山模式話題5%---20%工作層面80%----95%個(gè)人關(guān)系層面工作層面——說(shuō)出的內(nèi)容：事實(shí)，信息個(gè)人關(guān)系層面——如何說(shuō)：過(guò)程，感覺(jué)溝通的冰山模式話題5%---20%工作層面80%----9534六、成功會(huì)議的角色扮演成功會(huì)議主持人要扮演的三個(gè)角色會(huì)議主持人秩序維持人時(shí)間控制著另：要安排會(huì)議記錄人員六、成功會(huì)議的角色扮演成功會(huì)議主持人要扮演的三個(gè)角色35主持人的責(zé)任要營(yíng)造和諧的氣氛負(fù)責(zé)會(huì)議照常進(jìn)行負(fù)責(zé)總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言人去解釋幫助參會(huì)者理清思路避免意見(jiàn)一邊倒減少和會(huì)議無(wú)關(guān)的爭(zhēng)論要保持中立的態(tài)度主持人的責(zé)任要營(yíng)造和諧的氣氛36主持人會(huì)議中的說(shuō)話技巧展示探詢?cè)u(píng)論建立測(cè)試?yán)斫馇闆r總結(jié)排除引進(jìn)就程序提出建議主持人會(huì)議中的說(shuō)話技巧展示總結(jié)37會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能：記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的程序協(xié)助主持人做好總結(jié)與歸納觀察預(yù)防（社會(huì)性懈怠、從眾心理、團(tuán)體極化）會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能：38參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的十大守則：會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意和意見(jiàn)以解決問(wèn)題為己任保持開(kāi)放的心態(tài)，屏除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多的獲得信息耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚(yáng)善，不做人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的十大守則：39七、會(huì)議控制與沖突處理

少數(shù)人壟斷會(huì)議怎么辦？會(huì)議中出現(xiàn)爭(zhēng)論怎么辦？七、會(huì)議控制與沖突處理少數(shù)人壟斷40意外和沖突處理會(huì)議中可能遭遇到的幾種人“蟬”“鯊魚(yú)”“驢”“兔子”“螃蟹”意外和沖突處理會(huì)議中可能遭遇到的幾種人41意外和沖突處理遭遇“蟬”“蟬”的癥狀：講故事（和討論的主題無(wú)關(guān)）講了很久才進(jìn)入主題講的太模糊，沒(méi)有具體事例拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：采用非語(yǔ)言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解程度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間的限定帶入別人發(fā)言意外和沖突處理遭遇“蟬”“蟬”的癥狀：主持人對(duì)策：42意外和沖突處理遭遇“鯊魚(yú)”“鯊魚(yú)”癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見(jiàn)主持人對(duì)策：理解對(duì)方的想法或情緒重申會(huì)議中無(wú)論什么意見(jiàn)都可以提，但正面的建議會(huì)更受歡迎采用非語(yǔ)言方式打斷意外和沖突處理遭遇“鯊魚(yú)”“鯊魚(yú)”癥狀：主持人對(duì)策：43意外和沖突處理遭遇“驢”“驢”的癥狀：過(guò)于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心里有堵“墻‘不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問(wèn)題短暫沉默意外和沖突處理遭遇“驢”“驢”的癥狀：主持人對(duì)策：44意外和沖突處理遭遇“兔子”兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議主持人對(duì)策：肯定他的貢獻(xiàn)重申先用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法“實(shí)施”意外和沖突處理遭遇“兔子”兔子的癥狀：主持人對(duì)策：45意外和沖突處理遭遇“螃蟹”（“螃蟹”—跑題者）“螃蟹”癥狀：開(kāi)會(huì)時(shí)還在做別的工作或事情私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話打瞌睡其他，如：用筆敲桌子、背對(duì)發(fā)言者、故意看別處等主持人對(duì)策：對(duì)開(kāi)小會(huì)者，主持人停止說(shuō)話或示意發(fā)言者暫停，讓會(huì)議突然靜下來(lái)，私下談話的人會(huì)警覺(jué)主持人問(wèn)：“能否把你們討論的事情告訴大家”對(duì)打瞌睡者，可以休息5分鐘，并把會(huì)議議程加快保持短暫的沉默意外和沖突處理遭遇“螃蟹”（“螃蟹”—跑題者）主持人對(duì)策：46出現(xiàn)分歧時(shí)的處理原則不要回避對(duì)立，意見(jiàn)分歧是正?，F(xiàn)象不要因?yàn)楣ぷ魃系姆制缍莼扇穗H關(guān)系或情緒方面的對(duì)立利用會(huì)議中間的休息來(lái)調(diào)節(jié)一下氣氛可以參考第三方的意見(jiàn)可以把焦點(diǎn)問(wèn)題寫(xiě)在黑板上，客觀比較一下到底誰(shuí)是誰(shuí)非多提供一些有說(shuō)服力的數(shù)據(jù)出現(xiàn)分歧時(shí)的處理原則不要回避對(duì)立，意見(jiàn)分歧是正?，F(xiàn)象47主持人會(huì)議調(diào)停失敗的原因：聽(tīng)完陳述后就沒(méi)詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄指出雙方都有錯(cuò)誤建議舉行其他主持人會(huì)議主持人會(huì)議調(diào)停失敗的原因：聽(tīng)完陳述后就沒(méi)詞了48成功會(huì)議策略四種群體決策權(quán)威決策共識(shí)決策少數(shù)服從多數(shù)決策無(wú)異議決策四種團(tuán)隊(duì)決策頭腦風(fēng)暴法德?tīng)柗品ó惖厮季S決策法換位思維決策法決策共識(shí)成功會(huì)議策略四種群體決策四種團(tuán)隊(duì)決策決策共識(shí)49處理沖突的五種類(lèi)型暴力型遷就型回避型妥協(xié)型協(xié)作型處理沖突的五種類(lèi)型暴力型50練習(xí)：模擬會(huì)議分別扮演會(huì)議中的各種角色練習(xí)：模擬會(huì)議51高效會(huì)議管理-課件52會(huì)議預(yù)防性管理對(duì)照單

優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差會(huì)

議

之

前會(huì)

議

中高效會(huì)議的八大大特征

執(zhí)行情況執(zhí)行情況1只在必要時(shí)才招集2好好籌劃過(guò)3擬訂和分發(fā)議程表4遵守時(shí)間5一切按部就班6請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7做出了評(píng)論和歸納8記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人

優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差會(huì)議預(yù)防性管理對(duì)照單會(huì)議預(yù)防性管理對(duì)照單優(yōu)良差優(yōu)53演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！54高效會(huì)議管理高效會(huì)議管理55課程大綱一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理二、會(huì)議的目的和種類(lèi)三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)步驟四、會(huì)議失敗的原因五、如何開(kāi)成功的會(huì)議六、成功會(huì)議的角色扮演七、會(huì)議控制與沖突處理課程大綱一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理56一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理?yè)?jù)統(tǒng)計(jì)，在英國(guó)每天大約有400萬(wàn)個(gè)小時(shí)被用于召開(kāi)團(tuán)隊(duì)會(huì)議，在美國(guó)平均每天要舉行1100次團(tuán)隊(duì)會(huì)議《哈佛商業(yè)評(píng)論》通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間達(dá)到3.5小時(shí)，非正式會(huì)議時(shí)間大約1小時(shí)會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議還需要技巧嗎？一、為什么要對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理?yè)?jù)統(tǒng)計(jì)，在英國(guó)每天大約有400萬(wàn)個(gè)57會(huì)議成本的計(jì)算時(shí)間成本=

參加會(huì)議人員單位小時(shí)工資×用時(shí)×人數(shù)×3直接成本=

會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)+差旅費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)效率損失成本=會(huì)議成本=

時(shí)間成本+直接成本+效率損失成本會(huì)議成本的計(jì)算時(shí)間成本=直接成本=效率損失成本=會(huì)議成本=

58效率損成本因不及時(shí)接聽(tīng)重要客戶電話而造成的損失不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而導(dǎo)致停工停產(chǎn)等效率損成本因不及時(shí)接聽(tīng)重要客戶電話而造成的損失59二、會(huì)議的目的和種類(lèi)會(huì)議的目的:開(kāi)展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題資源共享開(kāi)發(fā)創(chuàng)意二、會(huì)議的目的和種類(lèi)會(huì)議的目的:60達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題點(diǎn)明問(wèn)題或困難所在權(quán)衡問(wèn)題的輕重緩急尋找解決辦法評(píng)議解決方法確定行動(dòng)綱領(lǐng)達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題點(diǎn)明問(wèn)權(quán)衡問(wèn)尋找解評(píng)議解確定行61會(huì)議的種類(lèi)按人數(shù)分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)團(tuán)體會(huì)議

小組會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議固定例會(huì)當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)會(huì)議人事會(huì)議培訓(xùn)會(huì)議創(chuàng)意會(huì)議說(shuō)明會(huì)議會(huì)議的種類(lèi)按人數(shù)分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)團(tuán)體會(huì)議面對(duì)面會(huì)62會(huì)議的頻率固定的部門(mén)會(huì)議全體會(huì)議處理突發(fā)事件會(huì)議一對(duì)一會(huì)議會(huì)議的頻率固定的部門(mén)會(huì)議全體會(huì)議處理突發(fā)事件會(huì)議一對(duì)一會(huì)議63三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)過(guò)程計(jì)劃階段召開(kāi)階段落實(shí)階段開(kāi)始擴(kuò)展回收達(dá)成共識(shí)結(jié)束計(jì)劃落實(shí)三、會(huì)議的三個(gè)階段/七個(gè)過(guò)程計(jì)劃階段召開(kāi)階段落實(shí)階段開(kāi)始64會(huì)議計(jì)劃階段會(huì)議計(jì)劃的六個(gè)要點(diǎn)：會(huì)議目標(biāo)會(huì)議參加者會(huì)議方式會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議日程安排會(huì)議所需的資料和物料會(huì)議計(jì)劃階段會(huì)議計(jì)劃的六個(gè)要點(diǎn)：65會(huì)議召開(kāi)階段開(kāi)始——守時(shí)、破冰擴(kuò)展擴(kuò)展技巧：圖文并茂、頭腦風(fēng)暴、圖解分支、區(qū)域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表決、N/3技巧、壓力排序達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)議召開(kāi)階段開(kāi)始——守時(shí)、破冰66會(huì)議落實(shí)階段會(huì)議落實(shí)階段67四、會(huì)議失敗的原因富有成效的會(huì)議無(wú)效會(huì)議的危害目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)在最短的時(shí)間實(shí)現(xiàn)機(jī)會(huì)成本、直接成本損失巨大與會(huì)者感到滿意與會(huì)者對(duì)會(huì)議不滿富有成效的會(huì)議及無(wú)效會(huì)議的危害四、會(huì)議失敗的原因富有成效的會(huì)議無(wú)效會(huì)議的危害目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)68會(huì)議的三種“致命傷”主持人的技能會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的地點(diǎn)會(huì)議的三種“致命傷”主持人的技能69會(huì)議失敗的原因會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因會(huì)議失敗的原因會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因70會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因目標(biāo)欠缺目標(biāo)不明確議程欠缺與會(huì)人選不當(dāng)，太多或太少會(huì)議時(shí)間不當(dāng)開(kāi)會(huì)時(shí)間通知不到會(huì)議通知內(nèi)容欠周詳會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備不足不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始與會(huì)者未做準(zhǔn)備未明確議題和時(shí)間時(shí)間安排不當(dāng)會(huì)議太多，與會(huì)者厭倦會(huì)議太少，致使會(huì)議議題太多會(huì)議之前導(dǎo)致失敗的原因目標(biāo)欠缺會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)71會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因受外界影響與會(huì)者發(fā)言離題讓沒(méi)有必要留在會(huì)場(chǎng)的人流在會(huì)場(chǎng)決策猶豫不決資料準(zhǔn)備不充分卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷發(fā)言與會(huì)者之間爭(zhēng)論與會(huì)者精力不集中視聽(tīng)器材發(fā)生故障與會(huì)者不表明自己（真正）意見(jiàn)與會(huì)者與主持人爭(zhēng)論與會(huì)者欠缺熱情會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間主席未能總結(jié)會(huì)議成果會(huì)議中導(dǎo)致失敗的原因受外界影響與會(huì)者精力不集中72會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因沒(méi)有記錄會(huì)議要點(diǎn)不能對(duì)討論事項(xiàng)進(jìn)行最終決定不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行總結(jié)不能及時(shí)解散已完成任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿沒(méi)有跟蹤落實(shí)會(huì)議決定會(huì)議后導(dǎo)致失敗的原因沒(méi)有記錄會(huì)議要點(diǎn)73五、如何開(kāi)成功的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征：只在必要是才召開(kāi)事先已經(jīng)籌劃好了擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)、才能和必要的人出席做出了評(píng)論和總結(jié)記錄所有決定和負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間五、如何開(kāi)成功的會(huì)議高效會(huì)議的八大特征：74避免會(huì)議的五“不”現(xiàn)象不守時(shí)不負(fù)責(zé)不決策不投入不執(zhí)行避免會(huì)議的五“不”現(xiàn)象不守時(shí)75會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)目原因

具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)

2地點(diǎn)會(huì)議設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議經(jīng)常被打斷，無(wú)法正常進(jìn)行3開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，已來(lái)的是一些可有可無(wú)的人

4主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被與會(huì)者牽著鼻子走，無(wú)法實(shí)現(xiàn)會(huì)議意圖5與會(huì)者的技能與會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗6會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效7開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中突然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義，宣告失敗會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排76預(yù)防會(huì)議效率不高的管理

項(xiàng)目原因

具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五2地點(diǎn)會(huì)議盡量安排在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行3開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽(tīng)者和可選擇參加者4主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職

5與會(huì)者的技能與會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力

6會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作7開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的與會(huì)者

預(yù)防會(huì)議效率不高的管理

項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議一般安排77如何判斷是否有必要開(kāi)會(huì)無(wú)需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果已經(jīng)按照慣例每周聚會(huì)了會(huì)議成本太大還有比開(kāi)會(huì)更好的方法沒(méi)有什么特別的事情要討論你是唯一可以（需要）且知道如何決策的人如何判斷是否有必要開(kāi)會(huì)無(wú)需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果已經(jīng)按照慣例78如何判斷是否有必要開(kāi)會(huì)必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)給工作小組委派任務(wù)（需要?jiǎng)訂T或詳細(xì)說(shuō)明）要讓別人參與決策以集思廣益如何判斷是否有必要開(kāi)會(huì)必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果必須把信息同79會(huì)議規(guī)范流程開(kāi)始：歡迎會(huì)議流程議程具體時(shí)間規(guī)章制度議程1：分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生想法/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)結(jié)束會(huì)議：總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤會(huì)議記錄跟蹤計(jì)劃會(huì)議的一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議規(guī)范流程開(kāi)始：結(jié)束會(huì)議：跟蹤會(huì)議的一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)80練習(xí)：?jiǎn)T工食堂著火了，經(jīng)過(guò)調(diào)查，原因在與一名員工違反操作條例，在廚房抽煙，導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。1、如果你是經(jīng)理，你會(huì)采取下列那種方式處理此事？為什么？A一對(duì)一批評(píng)B開(kāi)會(huì)當(dāng)眾批評(píng)C寫(xiě)檢查處罰練習(xí)：?jiǎn)T工食堂著火了，經(jīng)過(guò)調(diào)查，原因在與一名員工違反操作條81如何建立信任如何建立信任找共同點(diǎn)在別人困難時(shí)給他幫助在別人出錯(cuò)時(shí)給予善意的提醒適當(dāng)表達(dá)自己對(duì)別人的關(guān)心適當(dāng)展示自己的能力事實(shí)求是，不夸大、不說(shuō)謊暴露并承認(rèn)自己的弱項(xiàng)保持適合自己的風(fēng)度忠告：不必說(shuō)出所有的真相，但要保證你說(shuō)出的都是實(shí)話！如何建立信任如何建立信任忠告：82高效會(huì)議管理高效會(huì)議管理83成功會(huì)議策略為什么會(huì)議往往是主持人話最多？一次會(huì)議，一般存在以下情況：只有80%的時(shí)間在真正開(kāi)會(huì)；15%的時(shí)間大家都在沉默；5%的時(shí)間有人搶著發(fā)言。如何能更有效的分配發(fā)言時(shí)間如何保證會(huì)議的進(jìn)程？成功會(huì)議策略為什么會(huì)議往往是主持人話最多？84成功會(huì)議策略主持人在會(huì)議中發(fā)言時(shí)間較多，主要有以下原因：1、對(duì)議題較熟2、地位高，聲音大3、承擔(dān)較多的行政責(zé)任建議：主持人的發(fā)言時(shí)間掌握在20/80內(nèi)盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍成功會(huì)議策略主持人在會(huì)議中發(fā)言時(shí)間較多，85會(huì)議中的溝通100%80%60%40%20%溝通漏斗原理會(huì)議中的溝通100%80%60%40%20%溝通漏斗原理86溝通金三角

自己

對(duì)方設(shè)身處地溝通金三角87溝通的冰山模式話題5%---20%工作層面80%----95%個(gè)人關(guān)系層面工作層面——說(shuō)出的內(nèi)容：事實(shí)，信息個(gè)人關(guān)系層面——如何說(shuō)：過(guò)程，感覺(jué)溝通的冰山模式話題5%---20%工作層面80%----9588六、成功會(huì)議的角色扮演成功會(huì)議主持人要扮演的三個(gè)角色會(huì)議主持人秩序維持人時(shí)間控制著另：要安排會(huì)議記錄人員六、成功會(huì)議的角色扮演成功會(huì)議主持人要扮演的三個(gè)角色89主持人的責(zé)任要營(yíng)造和諧的氣氛負(fù)責(zé)會(huì)議照常進(jìn)行負(fù)責(zé)總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言人去解釋幫助參會(huì)者理清思路避免意見(jiàn)一邊倒減少和會(huì)議無(wú)關(guān)的爭(zhēng)論要保持中立的態(tài)度主持人的責(zé)任要營(yíng)造和諧的氣氛90主持人會(huì)議中的說(shuō)話技巧展示探詢?cè)u(píng)論建立測(cè)試?yán)斫馇闆r總結(jié)排除引進(jìn)就程序提出建議主持人會(huì)議中的說(shuō)話技巧展示總結(jié)91會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能：記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的程序協(xié)助主持人做好總結(jié)與歸納觀察預(yù)防（社會(huì)性懈怠、從眾心理、團(tuán)體極化）會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能：92參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的十大守則：會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意和意見(jiàn)以解決問(wèn)題為己任保持開(kāi)放的心態(tài)，屏除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多的獲得信息耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚(yáng)善，不做人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的十大守則：93七、會(huì)議控制與沖突處理

少數(shù)人壟斷會(huì)議怎么辦？會(huì)議中出現(xiàn)爭(zhēng)論怎么辦？七、會(huì)議控制與沖突處理少數(shù)人壟斷94意外和沖突處理會(huì)議中可能遭遇到的幾種人“蟬”“鯊魚(yú)”“驢”“兔子”“螃蟹”意外和沖突處理會(huì)議中可能遭遇到的幾種人95意外和沖突處理遭遇“蟬”“蟬”的癥狀：講故事（和討論的主題無(wú)關(guān)）講了很久才進(jìn)入主題講的太模糊，沒(méi)有具體事例拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：采用非語(yǔ)言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解程度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間的限定帶入別人發(fā)言意外和沖突處理遭遇“蟬”“蟬”的癥狀：主持人對(duì)策：96意外和沖突處理遭遇“鯊魚(yú)”“鯊魚(yú)”癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見(jiàn)主持人對(duì)策：理解對(duì)方的想法或情緒重申會(huì)議中無(wú)論什么意見(jiàn)都可以提，但正面的建議會(huì)更受歡迎采用非語(yǔ)言方式打斷意外和沖突處理遭遇“鯊魚(yú)”“鯊魚(yú)”癥狀：主持人對(duì)策：97意外和沖突處理遭遇“驢”“驢”的癥狀：過(guò)于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心里有堵“墻‘不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問(wèn)題短暫沉默意外和沖突處理遭遇“驢”“驢”的癥狀：主持人對(duì)策：98意外和沖突處理遭遇“兔子”兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議主持人對(duì)策：肯定他的貢獻(xiàn)重申先用現(xiàn)在的程