會議組織培訓(xùn)教材課件

二00九年十一月二三日會議組織培訓(xùn)教程集團(tuán)總經(jīng)辦二00九年十一月二三日會議組織培訓(xùn)教程集團(tuán)總經(jīng)辦1第一節(jié)會議概述第二節(jié)會前準(zhǔn)備第三節(jié)會務(wù)實施第四節(jié)會后總結(jié)第五節(jié)大型會議中的會務(wù)工作第六節(jié)電話會議的參加與組織第一節(jié)會議概述2第一節(jié)：會議概述

（一）、會議會議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。第一節(jié)：會議概述（一）、會議3會議的十大要素序號

會議要素概念1會議名稱包括：會議主辦單位或會議范圍、屆別、會議的主題以及會議的類型。在實際工作中有的是可以被省略的2會議時間包括通知開會的時間、會議開始時間、結(jié)束時間、每項議程時間3會議地點(diǎn)指會議的具體地點(diǎn)（二）、會議要素

會議的十大要素序號會議要素概念包括：會議主辦單位或會議4序號會議要素概念

4會議主持者指主辦部門、主持會議的領(lǐng)導(dǎo)人5會議參與者指會議的出席者、列席者或者因討論具體事項而特別要參會的人員6會議議題會議的主要議題和其他要討論的問題7會議的形式會議進(jìn)行的具體方式方法，如討論、座談還是協(xié)商8會議的文書包括書面會議通知在內(nèi)的一切會議書面材料9會議的結(jié)果會議形成的結(jié)論、具體議題的解決辦法、確定的承辦部門以及具體落實步驟10會議的費(fèi)用小型會議是指用于會議的必要支出續(xù)表序號會議要素概念4會議主持者51、按照會議的規(guī)模劃分會議特大型會議大型會議中型會議小型會議微型會議指千人到數(shù)千人至萬人參加的會議

指百人左右到數(shù)百人至千人參加的會議指數(shù)十人至近百人不等的會議

幾人至十人不等參加的會議

指萬人左右到百萬人參加的會議

（三）、會議的不同分類

1、按照會議的規(guī)模劃分會議特大型會議大型會議中型會議小型會6按照會議的內(nèi)容含量給會議劃分類型，實質(zhì)上是根據(jù)某次會議討論議題的情況來劃分。依據(jù)這一標(biāo)準(zhǔn)，可將會議分為兩類：2、按照會議的內(nèi)容含量劃分（1）、綜合性會議。綜合性會議指一次會議要討論和研究多方面的問題。這一類會議往往因為內(nèi)容含量大、涉及面廣，故而要求準(zhǔn)備工作要做的扎實、細(xì)致，會議召開的時間也較長。按照會議的內(nèi)容含量給會議劃分類型，實質(zhì)7（2）、專題性會議。這類會議一次只集中解決一方面的問題，討論研究一方面的工作或事情。會議議題具有單一性或?qū)Ｒ恍?。如××?jīng)驗交流會；×節(jié)日慶?；顒訒?；當(dāng)然，這類會議在一個集中的議題下面根據(jù)所涉及具體問題、工作、事情的不同，可以分若干方面進(jìn)行討論和研究。（2）、專題性會議。這類會議一次只集中解決一方面的8（1）、定期會議。指按照一定的時間間隔或一定的循環(huán)周期固定召開的會議，亦稱例會。如辦公例會、早會、檢修晚會各種定期召開的經(jīng)驗交流會、討論會等。3、按照會議召開的時間劃分

（2）、不定期會議。根據(jù)組織開展工作的需要，隨時要召開的會議。如××緊急會、××工作布置會、研討會等。（1）、定期會議。指按照一定的時間間隔或一定的循環(huán)周9按照會議的級別劃分是依據(jù)我國黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)從中央到地方的不同等級劃分或企業(yè)從總部到分公司劃分的，比如集團(tuán)公司2008年年中總結(jié)會、型材公司2008年年中總結(jié)會分會場、***海螺辦公室列會。4、按照會議的級別劃分按照會議的級別劃分是依據(jù)我國黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)從中央到10會務(wù)工作的具體內(nèi)容

無論開展何種會議的會務(wù)工作，其總的要求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保安全。辦公室工作人員在會議的主要會務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進(jìn)行。會務(wù)工作的具體內(nèi)容無論開展何種會議的會務(wù)工作，11第二節(jié)會前準(zhǔn)備會前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作包括以下五個步驟：明確要點(diǎn)

準(zhǔn)備議題安排會議議程通知開會會場準(zhǔn)備第二節(jié)會前準(zhǔn)備會前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作包括以下五個步12明確要點(diǎn)做常規(guī)會務(wù)，首先要明確領(lǐng)導(dǎo)開會的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題，參加人員、會議地點(diǎn)、會期。作為例會，常常是在上一次會議結(jié)束時有所交代，應(yīng)當(dāng)用心留意。準(zhǔn)備議題圍繞了解到的議題，要準(zhǔn)備有關(guān)的上級文件、本機(jī)關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。有的要先做會前調(diào)查，以掌握有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)字、群眾反映和有關(guān)的能夠充分說明問題的資料。明確要點(diǎn)13

質(zhì)量高的工作會議，應(yīng)當(dāng)不討論事先無準(zhǔn)備的議題，這是會務(wù)工作的第一條原則。會務(wù)人員應(yīng)該做好兩方面準(zhǔn)備：準(zhǔn)備參加會議討論的人，應(yīng)當(dāng)事先知道議題，并為自己在會上討論的發(fā)言做好充分準(zhǔn)備要為議題的最后議決準(zhǔn)備好必要的材料，也就是要為會上討論的問題準(zhǔn)備好充分的材料

要求在可能的情況下，例會前將有關(guān)材料發(fā)到與會人員手中質(zhì)量高的工作會議，應(yīng)當(dāng)不討論事先無準(zhǔn)備的議題，這14安排會議議程因為會上要討論的問題不只一個，所以，要根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，安排好議程。科學(xué)地統(tǒng)籌安排會議議程是會務(wù)工作的第二個原則。

在不考慮其他因素時，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議進(jìn)程也容易緊湊地控制。會務(wù)人員也要科學(xué)安排工作會議的時間。會議最好安排在上班開始半小時后，工作會議時間一般不超過100分鐘，中間安排一次短暫休息安排會議議程在不考慮其他因素時，一般應(yīng)15

通知開會

會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和書面通知。

會場準(zhǔn)備

會場是在發(fā)會議通知之前就定下的。小型會議只需確認(rèn)場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。通知開會會場準(zhǔn)備16要求

會場準(zhǔn)備工作原則就是會場寧略小而勿失于大會場座位的不同排列是根據(jù)會議需要來設(shè)計的會場布置要與會議主題、性質(zhì)一致安排會務(wù)人員在外候會，或準(zhǔn)備好牌子，寫清正在開會，在什么時間結(jié)束，請勿打擾在會議召開前檢查會場的桌椅、話筒、錄音等設(shè)備，還要留意消防、安全因素會場準(zhǔn)備的要求要求會場準(zhǔn)備工作原則就是會場寧略小而勿失于大會場座位的不同17第三節(jié)會務(wù)實施1、簽到和檢查會場與會者進(jìn)入會場，要檢查核對與會人員到會情況，清點(diǎn)人數(shù)，弄清缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人。還要提示和保證與會者就座于適當(dāng)?shù)奈恢?，以便會議按時召開，并將會議出勤情況如實記錄。

第三節(jié)會務(wù)實施1、簽到和檢查會場18

2、集中精力，做好會議記錄

會議記錄要求準(zhǔn)確、清楚、簡潔。所以做記錄的會務(wù)人員，要事先準(zhǔn)備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。

2、集中精力，做好會議記錄19

3、服務(wù)性工作

小型會議上，一切會議服務(wù)都是由一名會務(wù)人員來做，不另安排服務(wù)員。會議中，會務(wù)人員要做好以下工作。適時掛圖、分送材料、放投影、錄音錄像做好會務(wù)，接待隨時找人安排人員隨時為與會代表準(zhǔn)備茶水、毛巾等適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)提供提綱等必要文字材料要求3、服務(wù)性工作適時掛圖、分送材料、放投影、錄20

4、協(xié)助會議按議程進(jìn)行并形成會議結(jié)果

在會議中的一項重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進(jìn)行會議內(nèi)容并協(xié)助對會議所有議題形成結(jié)果。按議程進(jìn)行會議內(nèi)容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結(jié)果，比如討論的問題要形成相對一致的意見，明確要做的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等。

4、協(xié)助會議按議程進(jìn)行并形成會議結(jié)果21第四節(jié)會后總結(jié)在會后的善后和落實工作有以下四部分組成。檔案歸檔在會后的善后和落實工作的四個部分及時清理會議室，使一切復(fù)原，以便其他會議正常進(jìn)行及時下發(fā)會議文件，并對會上布置的工作做好催辦材料整理第四節(jié)會后總結(jié)在會后的善后和落實工作有以下四部分組成。22

整理：及時整理有關(guān)會議材料、如紀(jì)要、簡報、決議或決定，其中包括要領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字的，要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并遞送有關(guān)宣傳部門的，以及要在機(jī)關(guān)內(nèi)信息簡報上交流的內(nèi)容。

歸檔：一切會議材料，要及時按規(guī)定格式整理好，做好歸卷工作，以備存檔。整理：及時整理有關(guān)會議材料、如紀(jì)要、簡報、決議或決定，23第五節(jié)：大型會議中的會務(wù)工作要開好一個會，尤其是大型會議，精心的準(zhǔn)備和組織，是開好會的重要保證。一般大型會議的會務(wù)人員很多，會議籌備部門和會務(wù)工作人員常是由與會各單位暫時抽調(diào)來組成的，一些重要的、需要早動手的工作，也是由主辦單位負(fù)責(zé)會務(wù)的同志提前落實的。第五節(jié)：大型會議中的會務(wù)工作要開好一個會，尤24一、會議的“前站”大型會議的議題是由領(lǐng)導(dǎo)中樞決定的，辦公室人員的工作，是根據(jù)會議的規(guī)模范圍，組建好會務(wù)班子，即大會籌備處（臨時性會務(wù)人員機(jī)構(gòu)）或叫會務(wù)人員處、會務(wù)組等等。大型會議的籌備處由會議的主辦單位主抓并負(fù)責(zé)組建會務(wù)班子。一般會務(wù)工作人員分為四套班子，即：會務(wù)人員組、行政組、宣傳組、保衛(wèi)組。一、會議的“前站”大型會議的議題是由領(lǐng)導(dǎo)中樞25

會務(wù)人員組在會前的工作

（一）、撰寫會議方案和所需的會議文字材料

1、大型會議方案中主要明確8項內(nèi)容：大型會議方案的內(nèi)容方案的內(nèi)容概述確定會議議題凡是開會，工作人員人員都要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定或者選擇收集到的議題，有時為防止意外還要另外準(zhǔn)備一到兩個備用議題。一般而言，總是先有了議題，才決定開會，然而實現(xiàn)情況是復(fù)雜的確定會議名稱會議的名稱應(yīng)根據(jù)會議的議題、性質(zhì)在會議方案中明確擬定確定會議的時間一般要視會議議題的復(fù)雜程度、重要程度、緊急程度而定，力求做到緊湊而有效，避免不必要的拖延與浪費(fèi)會務(wù)人員組在會前的工作大型會議方案的內(nèi)容方案26方案的內(nèi)容概述確定與會人員包括會議出席人、列席人、特邀人員確定會議地點(diǎn)結(jié)合與會人員的人數(shù)、范圍、會期長短、分布地區(qū)，本著精簡節(jié)約、方便工作的原則選擇對大多數(shù)與會人員方便的地點(diǎn)擬定會議議程和日程議程和日程是兩個不同的概念編制會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算要本著節(jié)約、節(jié)省的原則將會議期間的每一筆開支詳細(xì)列出，報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后確定擬訂會議文件材料的準(zhǔn)備辦法以及會議組織和具體分工主要包括大會發(fā)言材料、會議日程表、全體參會人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論專題和分組討論場所、作息時間表、會議參閱文件、會議下發(fā)材料續(xù)表方案的內(nèi)容概述確定與會人員包括27

2、議程和日程：會議議程指對已確定的議題列出討論的先后順序，是安排日程的前提和基礎(chǔ)。會議日程是結(jié)合會議議程對會議期間的所有活動作逐日的具體的時間安排，以保證會議的正常進(jìn)行。其中對會議議程和日程的安排尤為重要。會議議程擬定的合理與否直接關(guān)系到會議能否實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)、取得預(yù)期的效果，也關(guān)系到能否高效率地召開會議。日程的確定是結(jié)合已確定的議程將會議議題的討論以及會議期間的其他活動按日排列，以便會議中的所有活動能夠有條不紊地進(jìn)行。2、議程和日程：會議議程指對已確定的議題列28

3、落實大會發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容及時間，以確定和組織撰寫、修改、審閱大會的典型材料、發(fā)言等，以便具體安排會議日程。

4、落實文件材料的打印、校對、裝訂工作。

5、編制“會議手冊”，手冊內(nèi)容主要是會議名稱（會標(biāo)）、會議時間（安排）、文娛活動、作息時間，大會發(fā)言程序、討論時間地點(diǎn)等。

6、準(zhǔn)備與會人員名單與通訊地址聯(lián)絡(luò)方式的表格，用于編制大會名錄。3、落實大會發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容及時間，以確定和組織撰29（二）、行政組在會前的工作

行政組在會前的工作包括以下八部分。

1、印制會議胸卡或代表證、工作證、服務(wù)證、資料袋、座簽等。

（二）、行政組在會前的工作30

2、發(fā)送會議通知。大型會議的會議通知內(nèi)容比較復(fù)雜，除了要通知的時間、會期、地點(diǎn)、內(nèi)容之外，一定要加上回執(zhí)單，回執(zhí)單一般采用表格式，主要填報所有參會人的姓名、性別、職務(wù)職稱、民族、年齡、會后返程交通要求等等，有的學(xué)術(shù)性交流會還要提交論文題目。會務(wù)人員通過回執(zhí)單的統(tǒng)計，可以掌握與會人數(shù)、早做安排。因此，會議通知要考慮到往返時間，早發(fā)為宜。

3、準(zhǔn)備必要的請柬和給領(lǐng)導(dǎo)人的會議邀請函，交給會務(wù)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)。

2、發(fā)送會議通知。大型會議的會議通知內(nèi)容比較復(fù)雜31

4、安排會議食宿。食宿安排的總原則是讓與會人員吃好、住好，又不可造成浪費(fèi)，一般不同的會議會有不同的規(guī)格，要盡可能安排好。住宿的安排一定要將工作做細(xì)，以防不經(jīng)意間出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象，造成矛盾。4、安排會議食宿。食宿安排的總原則是325、安排會議場所。包括主、分會場、討論場所以及文娛場所。會務(wù)人員人員一旦確定了會議召開的具體地點(diǎn)，就應(yīng)在會前將會場按會議的要求布置好。要按照會議的要求對會場大小，燈光設(shè)備，通風(fēng)，會議駐地的交通，購物，休閑及其他輔助設(shè)施等情況進(jìn)行檢查落實，并對主會場、分會場以及小組討論場所進(jìn)行合理布置。5、安排會議場所。包括主、分會場、討論場33

6、安排會議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的準(zhǔn)備包括伙食、飲水、住宿、會場、周圍環(huán)境和個人衛(wèi)生諸多方面。要安排有經(jīng)驗的應(yīng)急醫(yī)務(wù)人員，準(zhǔn)備必要的急救藥品，對飲食、環(huán)境衛(wèi)生做必要的檢查和處理，清除隱患，保證隨時提供應(yīng)急醫(yī)療服務(wù)。特別要考慮到可能出現(xiàn)的突發(fā)性疾病，應(yīng)給予及時的救護(hù)，也要注意防止流行性疾病的發(fā)生。6、安排會議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的準(zhǔn)備包括34

7、安排文娛活動、往返需用車輛、車場、司機(jī)及司機(jī)的活動。如果會期較長，為豐富生活，調(diào)節(jié)高度緊張的工作狀態(tài)，在會隙或晚間，常要安排一些文娛活動。無論是安排的電影、舞會、音樂會、健身活動或觀光等等都應(yīng)在會前落實到位，從時間、內(nèi)容到交通安排等都不容忽視。目前會議用車一般采用租用運(yùn)營車隊的方式，只要事先商定好具體用車時間，不必考慮停放車場和司機(jī)的安排。

8、訂購參會人員會后的車船航票?，F(xiàn)在一般都是會務(wù)委托駐會的飯店解決定票問題或直接采用網(wǎng)上預(yù)定方法。7、安排文娛活動、往返需用車輛、車場、司機(jī)及司35（三）、宣傳組的會前工作

宣傳組的會前工作包括以下兩部分。1、宣傳會議的意義、目的、任務(wù)和要求，聯(lián)系安排必要的新聞報道采訪，并自行組織擬稿采訪。2、設(shè)計并定制會標(biāo)、會徽、會議宣傳性標(biāo)語、牌匾、專欄和宣傳展板。（三）、宣傳組的會前工作1、宣傳會議的36

（四）、保衛(wèi)組的會前工作

主要負(fù)責(zé)會議安全保衛(wèi)工作的檢查和落實。保衛(wèi)組應(yīng)注意必要的值勤、崗哨、門衛(wèi)、消防、安全門、特殊事件處理等安全工作的準(zhǔn)備。有的還要考慮主控室和有關(guān)安全保衛(wèi)設(shè)備的使用工作。

（四）、保衛(wèi)組的會前工作37二、會中的各項會務(wù)工作

會務(wù)人員組候會制度：候會就是等候參與會議的具體議程。有些會議，議題繁多，必須參加后一議題討論的代表如果與前一議題無關(guān)，會務(wù)人員人員必須通知有關(guān)人員在指定的時間到指定的地方等候，保證會議前后相接，既可節(jié)省時間、又不至于使會議秩序混亂，保證各議題討論的緊湊，又避免無謂的“聽會”。如大會安排代表發(fā)言、演講，要提前落實好發(fā)言、演講人，并按時把他們引領(lǐng)到指定地點(diǎn)等候準(zhǔn)時發(fā)言。二、會中的各項會務(wù)工作會務(wù)人員組38行政組

首先，要組織會議簽到工作。簽到是與會人員到會時的一道必要的手續(xù)，也是會場管理的一項重要內(nèi)容。簽到完畢，與會人員進(jìn)入會場后，會務(wù)人員人員要填寫會議出席情況報告表，在主持人宣布會議正式召開前報告主持人。會議出席情況報告表包括會議名稱和屆次、日期、應(yīng)到人數(shù)、缺席人數(shù)，實到人數(shù)等內(nèi)容。

行政組39

其次，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報告、講話稿，演講稿、計劃、方案、決定討論稿、草案、規(guī)定、章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的問題等。分發(fā)不僅要避免出現(xiàn)差錯，而且常要趕時間，有時一部分分發(fā)下去看完后還要回收，會務(wù)人員人員一定要親自分發(fā)、回收，還要清點(diǎn)下發(fā)與回收的文件材料份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回收字樣，以便與會人員妥善保管。

最后，行政組還要征求與會者對食宿的意見，對特殊與會人員加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)，抓緊會務(wù)費(fèi)用結(jié)算工作，組織安排好會議期間的文娛活動，搞好返程交通的落實。其次，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報告、講話稿，演40

宣傳組

結(jié)合會議要求組織各種形式的宣傳工作聯(lián)系并協(xié)助新聞單位做好報道，保證信息的及時發(fā)布與交流。

保衛(wèi)組

杜絕各種不安全隱患，必要時與有關(guān)交通管理和治安管理部門協(xié)調(diào)，保證會議順利進(jìn)行。宣傳組41（三）會后的落實工作會務(wù)人員組完成會議紀(jì)要等等會議材料，做好下發(fā)工作。有關(guān)的報告、決定、決議修改后，要經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審閱簽發(fā)，然后印發(fā)。（三）會后的落實工作會務(wù)人員組42

行政組

作好與會人員的財務(wù)結(jié)算，賬目票據(jù)要結(jié)清；做好離會時的協(xié)助退房、返回送站工作；做好駐地、會場的善后工作。要保證與會者及時離會，必要的，要協(xié)助寄發(fā)會議材料。

宣傳組

與新聞單位共同協(xié)作，做好新聞發(fā)布會、新聞播發(fā)和會議宣傳工作。向駐會場所表示謝意，必要時要發(fā)感謝信。行政組43一、電話會議的申請書面或OA內(nèi)網(wǎng)向總經(jīng)辦申請總經(jīng)辦設(shè)置會議ID、密碼等話機(jī)設(shè)置總經(jīng)辦通過短信告之電話設(shè)置信息申請單位通知電話會議信息監(jiān)控會場，保障會議正常進(jìn)行聯(lián)接各分分場，保障會議正常召開電話會議申請流程第六節(jié)：電話會議的參加與組織一、電話會議的申請書面或OA內(nèi)網(wǎng)向總經(jīng)辦申請總經(jīng)辦設(shè)置會議I441、申請人可在集團(tuán)總經(jīng)辦內(nèi)網(wǎng)主頁<服務(wù)指南>欄目內(nèi)，“電話會議服務(wù)指南”里下載電話會議申請單。2、根據(jù)電話會議申請人要求，設(shè)置電話會議代碼和密碼，并通知會議召集人，協(xié)助會議召集人通知參會人員。3、幫助、指導(dǎo)參會人員正常使用電話會議機(jī)，保證最佳通話質(zhì)量。4、申請單位配合總經(jīng)辦監(jiān)督電話會議狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)不明電話號碼，要及時與會議召集人核對號碼和參會人員身份，防止外人竊聽電話會議，并將非法電話踢出會場；同時，協(xié)助會議召集人查明原因。

注意事項1、申請人可在集團(tuán)總經(jīng)辦內(nèi)網(wǎng)主頁<服務(wù)指南>欄目內(nèi)，“電話45二、電話會議的使用說明參加會議人員撥05538398114（集團(tuán)大樓電信虛擬網(wǎng)內(nèi)電話直接撥8114），按語音提示撥會議接入號碼“6666”，語音提示（歡迎進(jìn)入電話會議系統(tǒng)）——按2號鍵（加入會議）——語音提示（請輸入會議ID，#號鍵結(jié)束）——按“6000#”（假定會議ID為6000）——語音提示（輸入本次會議接入密碼）——輸入密碼“******”——加入會議成功。1、加入會議程序（1）、未開通voip電話的單位二、電話會議的使用說明參加會議人員撥0553839846

開通VoIP電話的子公司,參加會議可免費(fèi)通話。撥號程序為：先直撥內(nèi)部接入號(各子公司向當(dāng)?shù)仉娫捑稚暾?如銅陵海螺為5808),按語音提示撥會議接入號碼“6666”，語音提示（歡迎進(jìn)入電話會議系統(tǒng)）——按2號鍵（加入會議）——語音提示（請輸入會議ID，#號鍵結(jié)束）——按“6000#”（假定會議ID為6000）——語音提示（輸入本次會議接入密碼）——輸入密碼“******”——加入會議成功。（2）、已開通voip電話的單位開通VoIP電話的子公司,參加會議可免費(fèi)通話。（2）、已開47VoIP網(wǎng)絡(luò)電話簡介VoIP同web網(wǎng)頁訪問，電子郵件，即時信息一樣，都是基于互聯(lián)網(wǎng)的一種應(yīng)用，只不過同其它應(yīng)用不同的是，這種應(yīng)用是以語音形式來體現(xiàn)的。隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)張，很多企業(yè)大都在不同的地區(qū)和國家開設(shè)了大量的分支機(jī)構(gòu)，企業(yè)內(nèi)部的電話溝通非常頻繁，企業(yè)長途和國際電話通訊費(fèi)用已是企業(yè)的一項重要開支。借助互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)電話，幫助公司節(jié)約成本，提高員工工作效率，尤其是通訊費(fèi)用，因此日漸成為公司的重要選擇。VoIP網(wǎng)絡(luò)電話簡介VoIP同web網(wǎng)頁訪48集團(tuán)VoIP網(wǎng)絡(luò)電話撥打方式集團(tuán)和子公司以及子公司和子公司之間通VoIP網(wǎng)絡(luò)電話撥號通話，以及子公司通過VoIP網(wǎng)絡(luò)電話加入電話會議，不產(chǎn)生通話費(fèi)用。以研發(fā)中心大樓、銅陵海螺、馬鞍山海螺之間互撥電話為例：研發(fā)中心大樓語音網(wǎng)關(guān)捆綁號碼為8398114（內(nèi)部縮位撥號為8114）；銅陵綁定號碼內(nèi)部縮位撥號為5808）；馬鞍山海螺綁定號碼內(nèi)部縮位為7950）；集團(tuán)VoIP網(wǎng)絡(luò)電話撥打方式集團(tuán)和子公司以及子公司49集團(tuán)總部、子公司之間的VoIP相互撥號：撥號規(guī)則：本地語音網(wǎng)關(guān)捆綁號碼+對方區(qū)號+對方分機(jī)號

源電話號碼目標(biāo)電話號碼撥號方式大樓電話撥銅陵海螺83983740562-38157668114+0562+3815766銅陵海螺撥大樓電話0562-38157660553-83983745808+0553+8398374銅陵海螺撥馬鞍山海螺0562-38157660555-35077625808+0555+3507762馬鞍山海螺撥銅陵海螺0555-35077620562-38157667950+0562+3815766備注：撥號時請按語音提示，完成撥號功能，勿連續(xù)撥號。集團(tuán)總部、子公司之間的VoIP相互撥號：源電話號碼50會議開始前，應(yīng)對會議開始時間、會議持續(xù)時間等進(jìn)行設(shè)定，且每個參會單位僅限一部電話可以聯(lián)接會場。為防止無關(guān)人員參加會議，由會務(wù)管理中心通過系統(tǒng)實時監(jiān)控參加會議人員數(shù)量和接入號碼。部分用戶撥號如遇提示失敗，請掛機(jī)后撥號按語音提示重試；開始會議時，為避免多方電話串音，產(chǎn)生雜音，影響會議效果，請非會議發(fā)言人將八爪魚電話麥克風(fēng)設(shè)置靜音。禁止使用固定電話接入。2、電話會議注意事項

會議開始前，應(yīng)對會議開始時間、會議持續(xù)時間等進(jìn)行設(shè)定，且51撥號音：當(dāng)您拿起話筒，如在受話器中聽到“嘟--”的連續(xù)音。這就是“撥號音”，提示您可以開始撥號?；剽徱簦簱芡晏柎a，聽到“嘟…嘟…”響1秒、停4秒的聲音，就是回鈴音，又叫接通音，意味著您撥的電話已接通，只等對方接聽了。忙音：撥完號碼，聽到“嘟、嘟、嘟…”短而急促的聲音，這就是忙音。忙音有三種原因：對方電話正在使用；對方電話未擱好；電話本身出現(xiàn)故障。聽到忙音，電話便不能接通請稍等再撥。催掛音：是用戶用完電話后，沒有把話筒擱好，而聽到的一種連續(xù)的——由小逐漸變大的聲音，作用是提醒用戶把話筒擱好。3、電話使用常識

撥號音：當(dāng)您拿起話筒，如在受話器中聽到“嘟--”的連52演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！53二00九年十一月二三日會議組織培訓(xùn)教程集團(tuán)總經(jīng)辦二00九年十一月二三日會議組織培訓(xùn)教程集團(tuán)總經(jīng)辦54第一節(jié)會議概述第二節(jié)會前準(zhǔn)備第三節(jié)會務(wù)實施第四節(jié)會后總結(jié)第五節(jié)大型會議中的會務(wù)工作第六節(jié)電話會議的參加與組織第一節(jié)會議概述55第一節(jié)：會議概述

（一）、會議會議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。第一節(jié)：會議概述（一）、會議56會議的十大要素序號

會議要素概念1會議名稱包括：會議主辦單位或會議范圍、屆別、會議的主題以及會議的類型。在實際工作中有的是可以被省略的2會議時間包括通知開會的時間、會議開始時間、結(jié)束時間、每項議程時間3會議地點(diǎn)指會議的具體地點(diǎn)（二）、會議要素

會議的十大要素序號會議要素概念包括：會議主辦單位或會議57序號會議要素概念

4會議主持者指主辦部門、主持會議的領(lǐng)導(dǎo)人5會議參與者指會議的出席者、列席者或者因討論具體事項而特別要參會的人員6會議議題會議的主要議題和其他要討論的問題7會議的形式會議進(jìn)行的具體方式方法，如討論、座談還是協(xié)商8會議的文書包括書面會議通知在內(nèi)的一切會議書面材料9會議的結(jié)果會議形成的結(jié)論、具體議題的解決辦法、確定的承辦部門以及具體落實步驟10會議的費(fèi)用小型會議是指用于會議的必要支出續(xù)表序號會議要素概念4會議主持者581、按照會議的規(guī)模劃分會議特大型會議大型會議中型會議小型會議微型會議指千人到數(shù)千人至萬人參加的會議

指百人左右到數(shù)百人至千人參加的會議指數(shù)十人至近百人不等的會議

幾人至十人不等參加的會議

指萬人左右到百萬人參加的會議

（三）、會議的不同分類

1、按照會議的規(guī)模劃分會議特大型會議大型會議中型會議小型會59按照會議的內(nèi)容含量給會議劃分類型，實質(zhì)上是根據(jù)某次會議討論議題的情況來劃分。依據(jù)這一標(biāo)準(zhǔn)，可將會議分為兩類：2、按照會議的內(nèi)容含量劃分（1）、綜合性會議。綜合性會議指一次會議要討論和研究多方面的問題。這一類會議往往因為內(nèi)容含量大、涉及面廣，故而要求準(zhǔn)備工作要做的扎實、細(xì)致，會議召開的時間也較長。按照會議的內(nèi)容含量給會議劃分類型，實質(zhì)60（2）、專題性會議。這類會議一次只集中解決一方面的問題，討論研究一方面的工作或事情。會議議題具有單一性或?qū)Ｒ恍浴Ｈ纭痢两?jīng)驗交流會；×節(jié)日慶祝活動會；當(dāng)然，這類會議在一個集中的議題下面根據(jù)所涉及具體問題、工作、事情的不同，可以分若干方面進(jìn)行討論和研究。（2）、專題性會議。這類會議一次只集中解決一方面的61（1）、定期會議。指按照一定的時間間隔或一定的循環(huán)周期固定召開的會議，亦稱例會。如辦公例會、早會、檢修晚會各種定期召開的經(jīng)驗交流會、討論會等。3、按照會議召開的時間劃分

（2）、不定期會議。根據(jù)組織開展工作的需要，隨時要召開的會議。如××緊急會、××工作布置會、研討會等。（1）、定期會議。指按照一定的時間間隔或一定的循環(huán)周62按照會議的級別劃分是依據(jù)我國黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)從中央到地方的不同等級劃分或企業(yè)從總部到分公司劃分的，比如集團(tuán)公司2008年年中總結(jié)會、型材公司2008年年中總結(jié)會分會場、***海螺辦公室列會。4、按照會議的級別劃分按照會議的級別劃分是依據(jù)我國黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)從中央到63會務(wù)工作的具體內(nèi)容

無論開展何種會議的會務(wù)工作，其總的要求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保安全。辦公室工作人員在會議的主要會務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進(jìn)行。會務(wù)工作的具體內(nèi)容無論開展何種會議的會務(wù)工作，64第二節(jié)會前準(zhǔn)備會前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作包括以下五個步驟：明確要點(diǎn)

準(zhǔn)備議題安排會議議程通知開會會場準(zhǔn)備第二節(jié)會前準(zhǔn)備會前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作包括以下五個步65明確要點(diǎn)做常規(guī)會務(wù)，首先要明確領(lǐng)導(dǎo)開會的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題，參加人員、會議地點(diǎn)、會期。作為例會，常常是在上一次會議結(jié)束時有所交代，應(yīng)當(dāng)用心留意。準(zhǔn)備議題圍繞了解到的議題，要準(zhǔn)備有關(guān)的上級文件、本機(jī)關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。有的要先做會前調(diào)查，以掌握有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)字、群眾反映和有關(guān)的能夠充分說明問題的資料。明確要點(diǎn)66

質(zhì)量高的工作會議，應(yīng)當(dāng)不討論事先無準(zhǔn)備的議題，這是會務(wù)工作的第一條原則。會務(wù)人員應(yīng)該做好兩方面準(zhǔn)備：準(zhǔn)備參加會議討論的人，應(yīng)當(dāng)事先知道議題，并為自己在會上討論的發(fā)言做好充分準(zhǔn)備要為議題的最后議決準(zhǔn)備好必要的材料，也就是要為會上討論的問題準(zhǔn)備好充分的材料

要求在可能的情況下，例會前將有關(guān)材料發(fā)到與會人員手中質(zhì)量高的工作會議，應(yīng)當(dāng)不討論事先無準(zhǔn)備的議題，這67安排會議議程因為會上要討論的問題不只一個，所以，要根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，安排好議程?？茖W(xué)地統(tǒng)籌安排會議議程是會務(wù)工作的第二個原則。

在不考慮其他因素時，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議進(jìn)程也容易緊湊地控制。會務(wù)人員也要科學(xué)安排工作會議的時間。會議最好安排在上班開始半小時后，工作會議時間一般不超過100分鐘，中間安排一次短暫休息安排會議議程在不考慮其他因素時，一般應(yīng)68

通知開會

會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和書面通知。

會場準(zhǔn)備

會場是在發(fā)會議通知之前就定下的。小型會議只需確認(rèn)場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。通知開會會場準(zhǔn)備69要求

會場準(zhǔn)備工作原則就是會場寧略小而勿失于大會場座位的不同排列是根據(jù)會議需要來設(shè)計的會場布置要與會議主題、性質(zhì)一致安排會務(wù)人員在外候會，或準(zhǔn)備好牌子，寫清正在開會，在什么時間結(jié)束，請勿打擾在會議召開前檢查會場的桌椅、話筒、錄音等設(shè)備，還要留意消防、安全因素會場準(zhǔn)備的要求要求會場準(zhǔn)備工作原則就是會場寧略小而勿失于大會場座位的不同70第三節(jié)會務(wù)實施1、簽到和檢查會場與會者進(jìn)入會場，要檢查核對與會人員到會情況，清點(diǎn)人數(shù)，弄清缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人。還要提示和保證與會者就座于適當(dāng)?shù)奈恢茫员銜h按時召開，并將會議出勤情況如實記錄。

第三節(jié)會務(wù)實施1、簽到和檢查會場71

2、集中精力，做好會議記錄

會議記錄要求準(zhǔn)確、清楚、簡潔。所以做記錄的會務(wù)人員，要事先準(zhǔn)備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。

2、集中精力，做好會議記錄72

3、服務(wù)性工作

小型會議上，一切會議服務(wù)都是由一名會務(wù)人員來做，不另安排服務(wù)員。會議中，會務(wù)人員要做好以下工作。適時掛圖、分送材料、放投影、錄音錄像做好會務(wù)，接待隨時找人安排人員隨時為與會代表準(zhǔn)備茶水、毛巾等適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)提供提綱等必要文字材料要求3、服務(wù)性工作適時掛圖、分送材料、放投影、錄73

4、協(xié)助會議按議程進(jìn)行并形成會議結(jié)果

在會議中的一項重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進(jìn)行會議內(nèi)容并協(xié)助對會議所有議題形成結(jié)果。按議程進(jìn)行會議內(nèi)容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結(jié)果，比如討論的問題要形成相對一致的意見，明確要做的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等。

4、協(xié)助會議按議程進(jìn)行并形成會議結(jié)果74第四節(jié)會后總結(jié)在會后的善后和落實工作有以下四部分組成。檔案歸檔在會后的善后和落實工作的四個部分及時清理會議室，使一切復(fù)原，以便其他會議正常進(jìn)行及時下發(fā)會議文件，并對會上布置的工作做好催辦材料整理第四節(jié)會后總結(jié)在會后的善后和落實工作有以下四部分組成。75

整理：及時整理有關(guān)會議材料、如紀(jì)要、簡報、決議或決定，其中包括要領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字的，要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并遞送有關(guān)宣傳部門的，以及要在機(jī)關(guān)內(nèi)信息簡報上交流的內(nèi)容。

歸檔：一切會議材料，要及時按規(guī)定格式整理好，做好歸卷工作，以備存檔。整理：及時整理有關(guān)會議材料、如紀(jì)要、簡報、決議或決定，76第五節(jié)：大型會議中的會務(wù)工作要開好一個會，尤其是大型會議，精心的準(zhǔn)備和組織，是開好會的重要保證。一般大型會議的會務(wù)人員很多，會議籌備部門和會務(wù)工作人員常是由與會各單位暫時抽調(diào)來組成的，一些重要的、需要早動手的工作，也是由主辦單位負(fù)責(zé)會務(wù)的同志提前落實的。第五節(jié)：大型會議中的會務(wù)工作要開好一個會，尤77一、會議的“前站”大型會議的議題是由領(lǐng)導(dǎo)中樞決定的，辦公室人員的工作，是根據(jù)會議的規(guī)模范圍，組建好會務(wù)班子，即大會籌備處（臨時性會務(wù)人員機(jī)構(gòu)）或叫會務(wù)人員處、會務(wù)組等等。大型會議的籌備處由會議的主辦單位主抓并負(fù)責(zé)組建會務(wù)班子。一般會務(wù)工作人員分為四套班子，即：會務(wù)人員組、行政組、宣傳組、保衛(wèi)組。一、會議的“前站”大型會議的議題是由領(lǐng)導(dǎo)中樞78

會務(wù)人員組在會前的工作

（一）、撰寫會議方案和所需的會議文字材料

1、大型會議方案中主要明確8項內(nèi)容：大型會議方案的內(nèi)容方案的內(nèi)容概述確定會議議題凡是開會，工作人員人員都要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定或者選擇收集到的議題，有時為防止意外還要另外準(zhǔn)備一到兩個備用議題。一般而言，總是先有了議題，才決定開會，然而實現(xiàn)情況是復(fù)雜的確定會議名稱會議的名稱應(yīng)根據(jù)會議的議題、性質(zhì)在會議方案中明確擬定確定會議的時間一般要視會議議題的復(fù)雜程度、重要程度、緊急程度而定，力求做到緊湊而有效，避免不必要的拖延與浪費(fèi)會務(wù)人員組在會前的工作大型會議方案的內(nèi)容方案79方案的內(nèi)容概述確定與會人員包括會議出席人、列席人、特邀人員確定會議地點(diǎn)結(jié)合與會人員的人數(shù)、范圍、會期長短、分布地區(qū)，本著精簡節(jié)約、方便工作的原則選擇對大多數(shù)與會人員方便的地點(diǎn)擬定會議議程和日程議程和日程是兩個不同的概念編制會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算要本著節(jié)約、節(jié)省的原則將會議期間的每一筆開支詳細(xì)列出，報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后確定擬訂會議文件材料的準(zhǔn)備辦法以及會議組織和具體分工主要包括大會發(fā)言材料、會議日程表、全體參會人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論專題和分組討論場所、作息時間表、會議參閱文件、會議下發(fā)材料續(xù)表方案的內(nèi)容概述確定與會人員包括80

2、議程和日程：會議議程指對已確定的議題列出討論的先后順序，是安排日程的前提和基礎(chǔ)。會議日程是結(jié)合會議議程對會議期間的所有活動作逐日的具體的時間安排，以保證會議的正常進(jìn)行。其中對會議議程和日程的安排尤為重要。會議議程擬定的合理與否直接關(guān)系到會議能否實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)、取得預(yù)期的效果，也關(guān)系到能否高效率地召開會議。日程的確定是結(jié)合已確定的議程將會議議題的討論以及會議期間的其他活動按日排列，以便會議中的所有活動能夠有條不紊地進(jìn)行。2、議程和日程：會議議程指對已確定的議題列81

3、落實大會發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容及時間，以確定和組織撰寫、修改、審閱大會的典型材料、發(fā)言等，以便具體安排會議日程。

4、落實文件材料的打印、校對、裝訂工作。

5、編制“會議手冊”，手冊內(nèi)容主要是會議名稱（會標(biāo)）、會議時間（安排）、文娛活動、作息時間，大會發(fā)言程序、討論時間地點(diǎn)等。

6、準(zhǔn)備與會人員名單與通訊地址聯(lián)絡(luò)方式的表格，用于編制大會名錄。3、落實大會發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容及時間，以確定和組織撰82（二）、行政組在會前的工作

行政組在會前的工作包括以下八部分。

1、印制會議胸卡或代表證、工作證、服務(wù)證、資料袋、座簽等。

（二）、行政組在會前的工作83

2、發(fā)送會議通知。大型會議的會議通知內(nèi)容比較復(fù)雜，除了要通知的時間、會期、地點(diǎn)、內(nèi)容之外，一定要加上回執(zhí)單，回執(zhí)單一般采用表格式，主要填報所有參會人的姓名、性別、職務(wù)職稱、民族、年齡、會后返程交通要求等等，有的學(xué)術(shù)性交流會還要提交論文題目。會務(wù)人員通過回執(zhí)單的統(tǒng)計，可以掌握與會人數(shù)、早做安排。因此，會議通知要考慮到往返時間，早發(fā)為宜。

3、準(zhǔn)備必要的請柬和給領(lǐng)導(dǎo)人的會議邀請函，交給會務(wù)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)。

2、發(fā)送會議通知。大型會議的會議通知內(nèi)容比較復(fù)雜84

4、安排會議食宿。食宿安排的總原則是讓與會人員吃好、住好，又不可造成浪費(fèi)，一般不同的會議會有不同的規(guī)格，要盡可能安排好。住宿的安排一定要將工作做細(xì)，以防不經(jīng)意間出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象，造成矛盾。4、安排會議食宿。食宿安排的總原則是855、安排會議場所。包括主、分會場、討論場所以及文娛場所。會務(wù)人員人員一旦確定了會議召開的具體地點(diǎn)，就應(yīng)在會前將會場按會議的要求布置好。要按照會議的要求對會場大小，燈光設(shè)備，通風(fēng)，會議駐地的交通，購物，休閑及其他輔助設(shè)施等情況進(jìn)行檢查落實，并對主會場、分會場以及小組討論場所進(jìn)行合理布置。5、安排會議場所。包括主、分會場、討論場86

6、安排會議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的準(zhǔn)備包括伙食、飲水、住宿、會場、周圍環(huán)境和個人衛(wèi)生諸多方面。要安排有經(jīng)驗的應(yīng)急醫(yī)務(wù)人員，準(zhǔn)備必要的急救藥品，對飲食、環(huán)境衛(wèi)生做必要的檢查和處理，清除隱患，保證隨時提供應(yīng)急醫(yī)療服務(wù)。特別要考慮到可能出現(xiàn)的突發(fā)性疾病，應(yīng)給予及時的救護(hù)，也要注意防止流行性疾病的發(fā)生。6、安排會議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的準(zhǔn)備包括87

7、安排文娛活動、往返需用車輛、車場、司機(jī)及司機(jī)的活動。如果會期較長，為豐富生活，調(diào)節(jié)高度緊張的工作狀態(tài)，在會隙或晚間，常要安排一些文娛活動。無論是安排的電影、舞會、音樂會、健身活動或觀光等等都應(yīng)在會前落實到位，從時間、內(nèi)容到交通安排等都不容忽視。目前會議用車一般采用租用運(yùn)營車隊的方式，只要事先商定好具體用車時間，不必考慮停放車場和司機(jī)的安排。

8、訂購參會人員會后的車船航票?，F(xiàn)在一般都是會務(wù)委托駐會的飯店解決定票問題或直接采用網(wǎng)上預(yù)定方法。7、安排文娛活動、往返需用車輛、車場、司機(jī)及司88（三）、宣傳組的會前工作

宣傳組的會前工作包括以下兩部分。1、宣傳會議的意義、目的、任務(wù)和要求，聯(lián)系安排必要的新聞報道采訪，并自行組織擬稿采訪。2、設(shè)計并定制會標(biāo)、會徽、會議宣傳性標(biāo)語、牌匾、專欄和宣傳展板。（三）、宣傳組的會前工作1、宣傳會議的89

（四）、保衛(wèi)組的會前工作

主要負(fù)責(zé)會議安全保衛(wèi)工作的檢查和落實。保衛(wèi)組應(yīng)注意必要的值勤、崗哨、門衛(wèi)、消防、安全門、特殊事件處理等安全工作的準(zhǔn)備。有的還要考慮主控室和有關(guān)安全保衛(wèi)設(shè)備的使用工作。

（四）、保衛(wèi)組的會前工作90二、會中的各項會務(wù)工作

會務(wù)人員組候會制度：候會就是等候參與會議的具體議程。有些會議，議題繁多，必須參加后一議題討論的代表如果與前一議題無關(guān)，會務(wù)人員人員必須通知有關(guān)人員在指定的時間到指定的地方等候，保證會議前后相接，既可節(jié)省時間、又不至于使會議秩序混亂，保證各議題討論的緊湊，又避免無謂的“聽會”。如大會安排代表發(fā)言、演講，要提前落實好發(fā)言、演講人，并按時把他們引領(lǐng)到指定地點(diǎn)等候準(zhǔn)時發(fā)言。二、會中的各項會務(wù)工作會務(wù)人員組91行政組

首先，要組織會議簽到工作。簽到是與會人員到會時的一道必要的手續(xù)，也是會場管理的一項重要內(nèi)容。簽到完畢，與會人員進(jìn)入會場后，會務(wù)人員人員要填寫會議出席情況報告表，在主持人宣布會議正式召開前報告主持人。會議出席情況報告表包括會議名稱和屆次、日期、應(yīng)到人數(shù)、缺席人數(shù)，實到人數(shù)等內(nèi)容。

行政組92

其次，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報告、講話稿，演講稿、計劃、方案、決定討論稿、草案、規(guī)定、章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的問題等。分發(fā)不僅要避免出現(xiàn)差錯，而且常要趕時間，有時一部分分發(fā)下去看完后還要回收，會務(wù)人員人員一定要親自分發(fā)、回收，還要清點(diǎn)下發(fā)與回收的文件材料份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回收字樣，以便與會人員妥善保管。

最后，行政組還要征求與會者對食宿的意見，對特殊與會人員加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)，抓緊會務(wù)費(fèi)用結(jié)算工作，組織安排好會議期間的文娛活動，搞好返程交通的落實。其次，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報告、講話稿，演93

宣傳組

結(jié)合會議要求組織各種形式的宣傳工作聯(lián)系并協(xié)助新聞單位做好報道，保證信息的及時發(fā)布與交流。

保衛(wèi)組

杜絕各種不安全隱患，必要時與有關(guān)交通管理和治安管理部門協(xié)調(diào)，保證會議順利進(jìn)行。宣傳組94（三）會后的落實工作會務(wù)人員組完成會議紀(jì)要等等會議材料，做好下發(fā)工作。有關(guān)的報告、決定、決議修改后，要經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審閱簽發(fā)，然后印發(fā)。（三）會后的落實工作會務(wù)人員組95

行政組

作好與會人員的財務(wù)結(jié)算，賬目票據(jù)要結(jié)清；做好離會時的協(xié)助退房、返回送站工作；做好駐地、會場的善后工作。要保證與會者及時離會，必要的，要協(xié)助寄發(fā)會議材料。

宣傳組

與新聞單位共同協(xié)作，做好新聞發(fā)布會、新聞播發(fā)和會議宣傳工作。向駐會場所表示謝意，必要時要發(fā)感謝信。行政組96一、電話會議的申請書面或OA內(nèi)網(wǎng)向總經(jīng)辦申請總經(jīng)辦設(shè)置會議ID、密碼等話機(jī)設(shè)置總經(jīng)辦通過短信告之電話設(shè)置信息申請單位通知電話會議信息監(jiān)控會場，保障會議正常進(jìn)行聯(lián)接各分分場，保障會議正常召開電話會議申請流程第六節(jié)：電話會議的參加與組織一、電話會議的申請書面或OA內(nèi)網(wǎng)向總經(jīng)辦申請總經(jīng)辦設(shè)置會議I971、申請人可在集團(tuán)總經(jīng)辦內(nèi)網(wǎng)主頁<服務(wù)指南>欄目內(nèi)，“電話會議服務(wù)指南”里下載電話會議申請單。2、根據(jù)電話會議申請人要求，設(shè)置電話會議代碼和密碼，并通知會議召集人，協(xié)助會議召集人通知參會人員。3、幫助、指導(dǎo)參會人員正常使用電話會議機(jī)，保證最佳通話質(zhì)量。4、申請單位配合總經(jīng)辦監(jiān)督電話會議狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)不明電話號碼，要及時與會議召集人核