會議善后工作概論課件

項目四

會議善后工作1項目四會議善后工作1課程內(nèi)容21會議人員送別2會議文件的收集、整理與歸檔3會議精神的傳達與落實4會議評估與總結(jié)課程內(nèi)容21會議人員送別2會議文件的收集、整理與歸檔3會議精【案例導(dǎo)入】A集團股份公司2013年安全生產(chǎn)工作會議于2013年4月在上海金福門就頂啊第二會議室舉行。根據(jù)會議安排，代表們26日報導(dǎo)，27日開會，28日離會。與會者共計131人。會務(wù)組周秘書負責會議的善后工作。28日晚，他和會務(wù)組的同事們一起，收拾了會場，返還了租用酒店的設(shè)備，和酒店結(jié)清了相關(guān)費用?？紤]到會務(wù)組人員從會務(wù)準備到會務(wù)服務(wù)都很辛苦，和酒店結(jié)完賬，他就請幾位外面的西餐廳吃西餐，以表示對大家的慰勞?；氐骄频陼r已經(jīng)是晚上9:30分。之后，他通知各位代表到酒店的412房間取回預(yù)訂的車票、機票?？纱藭r，第二早晨返程的代表在焦急地等待取票；有的代表是第一次來傷害，就去外灘或其他地方玩去了；有的代表則借機去看望親朋好友。所以，等到午夜12點半，周秘書的車票、機票還沒有發(fā)放完畢，一直等到代表們第二天早晨找上門來。代表們領(lǐng)了票，有的還在不斷得抱怨。第二天下午，送走了代表之后，周秘書匆匆返回北京總部，開始整理會議文件。卻發(fā)現(xiàn)清退回來的會議文件數(shù)目不對，少了兩份文件，是哪位經(jīng)歷沒將文件交回呢？他回憶不起來了。沒辦法，他只好給參會人員一一打電話問詢。之后，他又整理會議記錄，寫出會議紀要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，發(fā)到全國各地的各分公司。這次會是否成功？哪些方面還有漏洞？周秘書打算松口氣，在進行會議總結(jié)，寫出會議評估材料。3【案例導(dǎo)入】A集團股份公司2013年安全生產(chǎn)工作會議于201周秘書到了哪些？哪些工作沒做好？整理會議記錄的前提是什么？怎樣才能寫好會議紀要？會議紀要什么時候適合發(fā)給代表們？會議評估包括哪些內(nèi)容？怎樣才能做好會議評估工作？會議善后工作包括哪些內(nèi)容？4思考：周秘書到了哪些？哪些工作沒做好？4思考：一、引導(dǎo)與會者安全退場二、離會服務(wù)工作三、會場清理與會費結(jié)算5任務(wù)一參會人員的送別一、引導(dǎo)與會者安全退場5任務(wù)一參會人員的送別一、引導(dǎo)與會者安全退場（一）引導(dǎo)與會者退場引導(dǎo)有序退場特殊人員的安排退場6一、引導(dǎo)與會者安全退場（一）引導(dǎo)與會者退場6（二）引導(dǎo)車輛駛離會前做好車輛泊位安排提前劃分好停車區(qū)領(lǐng)導(dǎo)專車先行7（二）引導(dǎo)車輛駛離78二、離會服務(wù)工作離會服務(wù)的工作內(nèi)容1、及時和與會人員清理結(jié)算賬目。2、提醒與會代表歸還借用的文件、物品；不遺忘自己的物品。3、為與會代表預(yù)訂并提前發(fā)放飛機票、車船票。4、了解自帶車輛人員的返程日程、路線及車輛耗油情況。5、安排送行車輛，將外地與會者送至機場、車站或港口。6、請示領(lǐng)導(dǎo)后，為與會人員解決相關(guān)問題。7、安排好暫留與會代表的住宿及膳食等工作。8二、離會服務(wù)工作離會服務(wù)的工作內(nèi)容9三、會場清理與會費結(jié)算會場清算的內(nèi)容和程序1、將租用或借用的設(shè)備、器材還給租用或借用單位；不能及時還的，應(yīng)將其歸庫，并派專人保管。2、撤去會場的臨時性布置，包括會標、彩旗、綠植。3、清點會議用品、用具，能再次使用的要歸庫管理。4、將會場中搬動過的桌椅恢復(fù)原樣，并將地面、門窗清掃或擦洗沒有。5、撤走會場外的會議標志，如通知牌、方向標。6、清理回收會議文件。7、通知配電人員切斷會場不再使用的電源；通知服務(wù)人員關(guān)閉會場。9三、會場清理與會費結(jié)算會場清算的內(nèi)容和程序（二）會費結(jié)算一是會務(wù)人員和賓館酒店結(jié)算會議開支費用；二是會務(wù)組和單位財務(wù)部門的結(jié)算。（二）會費結(jié)算任務(wù)二會議文件的收集、整理與歸檔

【案例導(dǎo)入】某物業(yè)公司準備在年底舉行一場新年聯(lián)歡會，公司綜合部已經(jīng)擬訂了聯(lián)歡會的相關(guān)方案，并列出了經(jīng)費預(yù)算表。在公司的例會上，經(jīng)理讓參會的各部門以及各社區(qū)物業(yè)管理中心的負責人討論一下聯(lián)歡會的方案和費用預(yù)算。由于參加會議的人員比較多，所以秘書劉軍就將文件復(fù)印了多份供大家閱讀。會上，大家就方案提出了許多修改建議，并且相應(yīng)地將費用預(yù)算也進行了修改。散會后，這些文件沒有及時收回，而是被開會的人員帶回了各自的部門。公司的許多員工看到這份方案草稿后，還以為聯(lián)歡會就要按照文件中寫明的方式舉行，引起了不小的誤會。原來在方案草稿中，沒有考慮到聯(lián)歡會當天值班的員工，他們因為工作關(guān)系不能到場，既享受不到美食，也無法參與抽獎活動。有員工將這一問題直接反映給了公司領(lǐng)導(dǎo)。面對大家的不滿，公司領(lǐng)導(dǎo)不得不反復(fù)向大家解釋說明最新的方案。11任務(wù)二會議文件的收集、整理與歸檔

【案例導(dǎo)入】某物業(yè)公司準1.在這個案例中，聯(lián)歡會方案草稿是否為涉密文件？為什么？如果不是涉密文件，為什么還需要在會后收回？2.如果在會后要收回討論過的方案草稿，應(yīng)注意哪些方面？12思考：1.在這個案例中，聯(lián)歡會方案草稿是否為涉密文件？為什么？如果一、會議文件的清退會議會見的清退指會議接受后，對一些內(nèi)部文件、機密文件、重要文件按照“文件清退單”或“文件清退目錄”及時清退回收的工作。一般來說，機密文件要在會議結(jié)束前收回，不允許與會者帶出會場；其他重要文件要在規(guī)定的時間內(nèi)清退。13任務(wù)二會議文件的收集、整理與歸檔一、會議文件的清退13任務(wù)二會議文件的收集、整理與歸檔二、會議文件的收集（一）會議文件的收集要求（1）確定好會議文件的收集范圍。（2）保密文件要按照會議文件資料清退目錄和發(fā)文登記薄逐人、逐件、逐項檢查核對，以杜絕保密文件清退的死角。（3）收集工作要及時，確保文件資料在與會人員離開之前全部收齊。（4）收集過程注意保密。（5）文件手機要履行嚴格的登記手續(xù)，認真檢查文件資料的缺件、缺頁等缺損情況，以便及時采取措施進行彌補。14二、會議文件的收集14（二）會議文件的收集范圍（1）會前準備并分發(fā)的文件，包括指導(dǎo)性文件、審議表決文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件。（2）會議期間產(chǎn)生的文件，包括決議、決定、議案、提案、會議記錄、會議簡報、參考說明文件、會務(wù)管理文件。（3）會后產(chǎn)生的文件，包括會議紀要、傳達綱領(lǐng)、會議新聞報道、論文集。15（二）會議文件的收集范圍15（三）會議文件的收集渠道（1）向全體與會人員收集文件。（2）向會議領(lǐng)導(dǎo)人、召集人和發(fā)言人收集文件。（3）向會議有關(guān)工作人員收集文件，如會議記錄人、文書的起草人。16（三）會議文件的收集渠道16三、會議文件的整理（一）整理會議記錄1、文字記錄整理（1）會議記錄人親自整理（2）會議整理人要熟悉有關(guān)方針政策，具有相應(yīng)的思想理論水平和較強的理解能力。（3）補正過之或不足之處。（4）修正用詞和語法錯誤。17三、會議文件的整理17三、會議文件的整理（一）整理會議記錄2、會議錄音整理（1）刪除（2）補充（3）更正（4）送審（5）整理錄音的技術(shù)問題18三、會議文件的整理18（二）印發(fā)會議紀要1、會議紀要的概念和類型會議紀要，是記載、傳達會議情況和議定事項的總結(jié)性公文。它是根據(jù)會議中產(chǎn)生的會議記錄等會議原始材料提煉綜合而成的。19會議紀要和會議記錄的區(qū)別：

性質(zhì)不同。會議記錄是會議情況的原始記載，它忠實地記錄會議的議題、發(fā)言與進程，屬事務(wù)文書；而會議紀要是對會議的綜合與概況，它不止具有記載功能，更重要的是反映會議的基本風貌和精神，向有關(guān)機關(guān)傳達會議情況和議定事項，是法定行政公文。功能不同。會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。（二）印發(fā)會議紀要19會議紀要和會議記錄的區(qū)別：根據(jù)國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對會議紀要適用規(guī)定，分為兩種類型：(1)情況會議紀要。(2)議定事項會議紀要20根據(jù)國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對會議紀要適用規(guī)定，分21會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。（1）標題由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學(xué)語文教學(xué)研討會紀要》。（2）成文日期成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。（3）正文正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。①在開頭部分應(yīng)扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。③結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關(guān)單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾。21會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。

22會議紀要結(jié)構(gòu)：標題成文日期正文概述式條款式發(fā)言式會議概況會議事項會議聽取了

會議討論了

會議認為

會議指出

會議決定

會議通過了一、****會議討論了二、****會議認為三、****會議決定會議聽取了會議討論了**同志強調(diào)**同志指出**同志強調(diào)指出會議同意結(jié)尾會議呼吁

會議號召會議希望會議號召會議懇切呼吁會議希望22會議紀要結(jié)構(gòu)：標題成文日期正文概述式條款式發(fā)言式會23會議紀要范文全國城市經(jīng)濟體制改革試點工作座談會紀要（××××年×月×日）××××年×月×日至×日，國家體政委在××省××市召開了全國城市經(jīng)濟體制改革試點工作座談會。三十一個省、自治區(qū)、直轄市體政委（辦）的負責同志，五十八個試點城市的負責同志，以及中央、國務(wù)院有關(guān)部門的負責同志共二百多人參加了會議。會上傳達學(xué)習了中央領(lǐng)導(dǎo)同志最近的重要講話，交流了試點城市改革的情況和經(jīng)驗，研究了在新形勢要積極推進城市經(jīng)濟體制改革進一步開展的工作。一、統(tǒng)一認識，明確今年改革的方針和主要任務(wù)。（略）二、進一步簡政政權(quán)，政企分開，搞活企業(yè)。（略）三、充分發(fā)揮社會主義市場經(jīng)濟，理順經(jīng)濟關(guān)系。（略）四、精心指導(dǎo)，保證改革健康發(fā)展。（略）與會同志一致表示，當前改革進入攻堅階段，我們要堅定地貫徹黨中央和國務(wù)院的布署，精心組織，精心指導(dǎo)，搞好調(diào)查研究，把城市經(jīng)濟體制改革引向深入，為建立有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟作出新貢獻。23會議紀要范文全國城市經(jīng)濟體制改革試點工作座談會紀要3、印發(fā)會議紀要的工作程序24印發(fā)會議紀要工作程序1、整理、完善會議紀要。2、起草、編寫會議紀要。3、確定印發(fā)范圍4、領(lǐng)導(dǎo)簽字5、打印成文、印制分發(fā)6、歸檔保存3、印發(fā)會議紀要的工作程序24印發(fā)會議紀要工作程序（三）發(fā)布會議消息、印發(fā)會議簡報1、發(fā)布會議消息大型會議信息的發(fā)布（初期、會中、會后）小型會議消息的發(fā)布25（三）發(fā)布會議消息、印發(fā)會議簡報25會議消息的寫法和其他消息一樣，多采用“倒金字塔式”。標題一般采用單標題式，直接告訴讀者“××會議勝利召開”或“××會議勝利閉幕”或“××單位召開××會議”，有時也采用正副標題形式，正標題表明會議主題，副標題采用“××單位召開××會議”。會議導(dǎo)語部分要報道何時、何地、何人召開什么會議，會議取得了什么成績（效果）。主體部分緊承導(dǎo)語展開，報道會議主要內(nèi)容及盛況。主體部分的寫作應(yīng)注意：中心明確，內(nèi)容具體；結(jié)構(gòu)嚴謹，詳略得當。結(jié)尾部分或強調(diào)會議取得的成績，或水到渠成發(fā)出號召，或?qū)h成績進行評述?？傊?，要圓滿收束全文，而且要精簡精煉。26會議消息的寫法和其他消息一樣，多采用“倒金字塔式”。標題一般27會議消息范文27會議消息范文2、印發(fā)會議簡報大中型會議一般都要編寫會議簡報會議簡報也由報頭、報核、報尾三部分組成。282、印發(fā)會議簡報2829秘級

編號簡報名稱

第X期編發(fā)單位

印發(fā)日期編者按：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。目錄標題

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）發(fā)送范圍（共印X份）報頭正文結(jié)尾29秘級四、會議文件匯編會議文件匯編分兩種情況：一種是將傳達、貫徹會議精神用的會議正式的主要文件匯編；一種是將會議所有文件，包括會議作息時間表、分組名單、會議須知、會議的各種文件、各種材料都收集起來，分門別類按時間順序裝訂好。30四、會議文件匯編會議文件匯編分兩種情況：30五、會議文件的整理歸檔31會議文件的整理歸檔程序1、確定歸檔范圍。2、整理歸檔文件。3、按“件”進行裝訂。4、確定分類方法5、編寫文件編號6、編寫文件目錄8、排除文件頁數(shù)9、裝盒并填寫案盒封面、盒脊及備課表項目五、會議文件的整理歸檔31會議文件的整理歸檔程序32全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號1、全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。2、年度：盒內(nèi)文件的所屬年度。3、保管期限：填寫“永久”、“30年”或“10年”。

檔案盒及封面樣式、盒脊項目32全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號331、盒內(nèi)情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。2、整理人：即負責整理歸檔文件的人員。3、檢查人：即負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員。4、日期：歸檔文件整理完畢的時間。

備考表331、盒內(nèi)情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷一、會議精神的傳達（一）傳達要求（二）傳達方式（三）傳達注意事項內(nèi)容與程度范圍與層次34任務(wù)三會議精神的傳達和落實一、會議精神的傳達34任務(wù)三會議精神的傳達和落實二、會議精神的落實（一）對會議決定事項進行催辦發(fā)文催辦電話催辦派人催辦35二、會議精神的落實35（二）會議決辦事項落實情況反饋建立決辦事項落實情況反饋匯報制度建立會議決辦事項落實情況通報制度會議精神落實情況反饋的要求會議精神落實情況反饋的內(nèi)容36（二）會議決辦事項落實情況反饋36（三）會議決辦事項的具體實施明確責任分工搞好溝通合作實施監(jiān)控管理施行效益考核37（三）會議決辦事項的具體實施3738【實訓(xùn)-P118】38【實訓(xùn)-P118】任務(wù)四會議評估與總結(jié)一、會務(wù)工作評估（一）會議評估的意義391.檢查會議目標的實現(xiàn)情況2.確定與會者的滿意程度3.明確會議的成功與不足之處4.為寫會議的總結(jié)報告準備材料任務(wù)四會議評估與總結(jié)一、會務(wù)工作評估391.檢查會議目標(二)會議評估的參與者401.與會者（1）會議代表（2）會伴2.參展商（如果有會議附設(shè)展覽的話）

參展商參加的會議的附設(shè)展覽，經(jīng)歷了會議附設(shè)展覽從招展宣傳、招展報名、展品進場、展覽開始到結(jié)束、撤展的全過程，他們的全過程，他們最有資格對會議組織者對這一系列工作的組織安排和服務(wù)的好壞作出評價，所以，他們也最應(yīng)該參加對會議的評估。(二)會議評估的參與者401.與會者(三)會議評估的內(nèi)容411.會議議程及內(nèi)容（1）會議主題、議題的恰當性（2）會議議程安排的合理性

會議議程安排的合理性是會議評估的重要對象，因為，會議目標的實現(xiàn)是通過會議議程的安排來進行的，而與會者的參與也受到會議議程的影響與限制。（3）會議發(fā)言人選擇的得當性（4）會議張貼論文（5）分組討論的充分性(三)會議評估的內(nèi)容411.會議議程及內(nèi)容422.會議各項活動（1）會議的歡迎宴會、歡送宴會是否得當？（2）參觀、訪問、游覽活動安排的合適性3、會議附設(shè)展覽活動（1）展覽場地的合適性（2）展品裝卸、存儲服務(wù)的質(zhì)量（3）展覽服務(wù)的質(zhì)量（4）參展效果422.會議各項活動434、會議場所設(shè)施、服務(wù)與環(huán)境（1）議場所的音響效果（2）場所是溫度、濕度、照明度（3）會議場所的同聲翻譯設(shè)備的質(zhì)量（4）會議場所指引系統(tǒng)的完美性（5）會議飲水服務(wù)的質(zhì)量（6）會議的茶/咖啡服務(wù)質(zhì)量（7）會議的同聲翻譯質(zhì)量（8）會議的環(huán)境質(zhì)量5、會議住宿、餐飲（1）會議指定賓館的質(zhì)量（2）會議餐飲及其服務(wù)的質(zhì)量

434、會議場所設(shè)施、服務(wù)與環(huán)境446、會議目的地的質(zhì)量（1）會議目的地的環(huán)境質(zhì)量（2）會議目的地居民的好客程度（3）會議目的地旅游景點的吸引力（4）會議目的地的形象7、會議宣傳促銷與接待工作（1）會議宣傳促銷工作的成效（2）會議接待工作的質(zhì)量446、會議目的地的質(zhì)量(四)會議評估的方法1、調(diào)查問卷調(diào)查問卷是最常用的會議評估的有效方法。調(diào)查問卷可以通過以下幾種方式進行：（1）現(xiàn)場手工填寫（2）現(xiàn)場電腦填寫（3）會后電腦填寫45若時間允許，調(diào)查要盡量放在會議現(xiàn)場進行。(四)會議評估的方法45若時間允許，調(diào)查要盡量放在會議現(xiàn)場進2、面談會議結(jié)束時邀請部分調(diào)查對象集中或分別面談，征求他們對會議的意見和評價。這種方法只能對會議進行定性評估。三、電話調(diào)查四、現(xiàn)場觀察五、述職報告462、面談46（五）會議評估時機對一個事件評估的最佳電動機是在該事件剛剛結(jié)束的時候。小型會議，會議工作全部結(jié)束時進行會議評估大型會議的評估可以分階段、分活動進行47（五）會議評估時機47（六）會議評估表的設(shè)計表格的設(shè)計可以分兩部分進行：一部分是會議整體評估表，如會議情況反饋表、會議效果分析表。一部分是會議服務(wù)者個人（環(huán)節(jié)）評估表，如主持人的表現(xiàn)評估表、工作人員的表現(xiàn)評估表等。48（六）會議評估表的設(shè)計48二、會務(wù)工作總結(jié)會務(wù)總結(jié)的目的是分析會議組織過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，對有些工作出色的組織和個人進行表彰，總結(jié)的結(jié)果可以為今后的會務(wù)工作提供參考依據(jù)。會議總結(jié)主要考慮以下方面：（1）會議召開是否必要，所提出的各項議案是否解決；（2）會議的準備工作是否充分，設(shè)備物品是否齊全，配套設(shè)施是否周到；（3）會議議程是否科學(xué)合理；（4）會議組織工作是否完善，有無明顯數(shù)量疏漏或失誤；（5）會議人數(shù)是否控制嚴格，有無超出預(yù)計規(guī)模；（6）會議主持人的水平能力是否符合要求，是否達到預(yù)期效果；（7）會議代表對會議的滿意程度如何；（8）會議決議是否得到有效貫徹實施。49二、會務(wù)工作總結(jié)49除此之外，還要對會議籌備期間的組織、營銷宣傳、論文征集、資金籌措、資金管理等各項工作進行總結(jié)；對會議現(xiàn)場注冊、現(xiàn)場接到、現(xiàn)場協(xié)調(diào)、會議專業(yè)活動情況、會議附設(shè)展覽活動（如果有的話）、會議社會活動情況、會議餐飲活動情況等工作進行總結(jié)；對會議結(jié)束后的收尾、會議評估工作、財務(wù)結(jié)算工作進行總結(jié)。50除此之外，還要對會議籌備期間的組織、營銷宣傳、論文征集、資金演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！項目四

會議善后工作52項目四會議善后工作1課程內(nèi)容531會議人員送別2會議文件的收集、整理與歸檔3會議精神的傳達與落實4會議評估與總結(jié)課程內(nèi)容21會議人員送別2會議文件的收集、整理與歸檔3會議精【案例導(dǎo)入】A集團股份公司2013年安全生產(chǎn)工作會議于2013年4月在上海金福門就頂啊第二會議室舉行。根據(jù)會議安排，代表們26日報導(dǎo)，27日開會，28日離會。與會者共計131人。會務(wù)組周秘書負責會議的善后工作。28日晚，他和會務(wù)組的同事們一起，收拾了會場，返還了租用酒店的設(shè)備，和酒店結(jié)清了相關(guān)費用?？紤]到會務(wù)組人員從會務(wù)準備到會務(wù)服務(wù)都很辛苦，和酒店結(jié)完賬，他就請幾位外面的西餐廳吃西餐，以表示對大家的慰勞?；氐骄频陼r已經(jīng)是晚上9:30分。之后，他通知各位代表到酒店的412房間取回預(yù)訂的車票、機票?？纱藭r，第二早晨返程的代表在焦急地等待取票；有的代表是第一次來傷害，就去外灘或其他地方玩去了；有的代表則借機去看望親朋好友。所以，等到午夜12點半，周秘書的車票、機票還沒有發(fā)放完畢，一直等到代表們第二天早晨找上門來。代表們領(lǐng)了票，有的還在不斷得抱怨。第二天下午，送走了代表之后，周秘書匆匆返回北京總部，開始整理會議文件。卻發(fā)現(xiàn)清退回來的會議文件數(shù)目不對，少了兩份文件，是哪位經(jīng)歷沒將文件交回呢？他回憶不起來了。沒辦法，他只好給參會人員一一打電話問詢。之后，他又整理會議記錄，寫出會議紀要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，發(fā)到全國各地的各分公司。這次會是否成功？哪些方面還有漏洞？周秘書打算松口氣，在進行會議總結(jié)，寫出會議評估材料。54【案例導(dǎo)入】A集團股份公司2013年安全生產(chǎn)工作會議于201周秘書到了哪些？哪些工作沒做好？整理會議記錄的前提是什么？怎樣才能寫好會議紀要？會議紀要什么時候適合發(fā)給代表們？會議評估包括哪些內(nèi)容？怎樣才能做好會議評估工作？會議善后工作包括哪些內(nèi)容？55思考：周秘書到了哪些？哪些工作沒做好？4思考：一、引導(dǎo)與會者安全退場二、離會服務(wù)工作三、會場清理與會費結(jié)算56任務(wù)一參會人員的送別一、引導(dǎo)與會者安全退場5任務(wù)一參會人員的送別一、引導(dǎo)與會者安全退場（一）引導(dǎo)與會者退場引導(dǎo)有序退場特殊人員的安排退場57一、引導(dǎo)與會者安全退場（一）引導(dǎo)與會者退場6（二）引導(dǎo)車輛駛離會前做好車輛泊位安排提前劃分好停車區(qū)領(lǐng)導(dǎo)專車先行58（二）引導(dǎo)車輛駛離759二、離會服務(wù)工作離會服務(wù)的工作內(nèi)容1、及時和與會人員清理結(jié)算賬目。2、提醒與會代表歸還借用的文件、物品；不遺忘自己的物品。3、為與會代表預(yù)訂并提前發(fā)放飛機票、車船票。4、了解自帶車輛人員的返程日程、路線及車輛耗油情況。5、安排送行車輛，將外地與會者送至機場、車站或港口。6、請示領(lǐng)導(dǎo)后，為與會人員解決相關(guān)問題。7、安排好暫留與會代表的住宿及膳食等工作。8二、離會服務(wù)工作離會服務(wù)的工作內(nèi)容60三、會場清理與會費結(jié)算會場清算的內(nèi)容和程序1、將租用或借用的設(shè)備、器材還給租用或借用單位；不能及時還的，應(yīng)將其歸庫，并派專人保管。2、撤去會場的臨時性布置，包括會標、彩旗、綠植。3、清點會議用品、用具，能再次使用的要歸庫管理。4、將會場中搬動過的桌椅恢復(fù)原樣，并將地面、門窗清掃或擦洗沒有。5、撤走會場外的會議標志，如通知牌、方向標。6、清理回收會議文件。7、通知配電人員切斷會場不再使用的電源；通知服務(wù)人員關(guān)閉會場。9三、會場清理與會費結(jié)算會場清算的內(nèi)容和程序（二）會費結(jié)算一是會務(wù)人員和賓館酒店結(jié)算會議開支費用；二是會務(wù)組和單位財務(wù)部門的結(jié)算。（二）會費結(jié)算任務(wù)二會議文件的收集、整理與歸檔

【案例導(dǎo)入】某物業(yè)公司準備在年底舉行一場新年聯(lián)歡會，公司綜合部已經(jīng)擬訂了聯(lián)歡會的相關(guān)方案，并列出了經(jīng)費預(yù)算表。在公司的例會上，經(jīng)理讓參會的各部門以及各社區(qū)物業(yè)管理中心的負責人討論一下聯(lián)歡會的方案和費用預(yù)算。由于參加會議的人員比較多，所以秘書劉軍就將文件復(fù)印了多份供大家閱讀。會上，大家就方案提出了許多修改建議，并且相應(yīng)地將費用預(yù)算也進行了修改。散會后，這些文件沒有及時收回，而是被開會的人員帶回了各自的部門。公司的許多員工看到這份方案草稿后，還以為聯(lián)歡會就要按照文件中寫明的方式舉行，引起了不小的誤會。原來在方案草稿中，沒有考慮到聯(lián)歡會當天值班的員工，他們因為工作關(guān)系不能到場，既享受不到美食，也無法參與抽獎活動。有員工將這一問題直接反映給了公司領(lǐng)導(dǎo)。面對大家的不滿，公司領(lǐng)導(dǎo)不得不反復(fù)向大家解釋說明最新的方案。62任務(wù)二會議文件的收集、整理與歸檔

【案例導(dǎo)入】某物業(yè)公司準1.在這個案例中，聯(lián)歡會方案草稿是否為涉密文件？為什么？如果不是涉密文件，為什么還需要在會后收回？2.如果在會后要收回討論過的方案草稿，應(yīng)注意哪些方面？63思考：1.在這個案例中，聯(lián)歡會方案草稿是否為涉密文件？為什么？如果一、會議文件的清退會議會見的清退指會議接受后，對一些內(nèi)部文件、機密文件、重要文件按照“文件清退單”或“文件清退目錄”及時清退回收的工作。一般來說，機密文件要在會議結(jié)束前收回，不允許與會者帶出會場；其他重要文件要在規(guī)定的時間內(nèi)清退。64任務(wù)二會議文件的收集、整理與歸檔一、會議文件的清退13任務(wù)二會議文件的收集、整理與歸檔二、會議文件的收集（一）會議文件的收集要求（1）確定好會議文件的收集范圍。（2）保密文件要按照會議文件資料清退目錄和發(fā)文登記薄逐人、逐件、逐項檢查核對，以杜絕保密文件清退的死角。（3）收集工作要及時，確保文件資料在與會人員離開之前全部收齊。（4）收集過程注意保密。（5）文件手機要履行嚴格的登記手續(xù)，認真檢查文件資料的缺件、缺頁等缺損情況，以便及時采取措施進行彌補。65二、會議文件的收集14（二）會議文件的收集范圍（1）會前準備并分發(fā)的文件，包括指導(dǎo)性文件、審議表決文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件。（2）會議期間產(chǎn)生的文件，包括決議、決定、議案、提案、會議記錄、會議簡報、參考說明文件、會務(wù)管理文件。（3）會后產(chǎn)生的文件，包括會議紀要、傳達綱領(lǐng)、會議新聞報道、論文集。66（二）會議文件的收集范圍15（三）會議文件的收集渠道（1）向全體與會人員收集文件。（2）向會議領(lǐng)導(dǎo)人、召集人和發(fā)言人收集文件。（3）向會議有關(guān)工作人員收集文件，如會議記錄人、文書的起草人。67（三）會議文件的收集渠道16三、會議文件的整理（一）整理會議記錄1、文字記錄整理（1）會議記錄人親自整理（2）會議整理人要熟悉有關(guān)方針政策，具有相應(yīng)的思想理論水平和較強的理解能力。（3）補正過之或不足之處。（4）修正用詞和語法錯誤。68三、會議文件的整理17三、會議文件的整理（一）整理會議記錄2、會議錄音整理（1）刪除（2）補充（3）更正（4）送審（5）整理錄音的技術(shù)問題69三、會議文件的整理18（二）印發(fā)會議紀要1、會議紀要的概念和類型會議紀要，是記載、傳達會議情況和議定事項的總結(jié)性公文。它是根據(jù)會議中產(chǎn)生的會議記錄等會議原始材料提煉綜合而成的。70會議紀要和會議記錄的區(qū)別：

性質(zhì)不同。會議記錄是會議情況的原始記載，它忠實地記錄會議的議題、發(fā)言與進程，屬事務(wù)文書；而會議紀要是對會議的綜合與概況，它不止具有記載功能，更重要的是反映會議的基本風貌和精神，向有關(guān)機關(guān)傳達會議情況和議定事項，是法定行政公文。功能不同。會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。（二）印發(fā)會議紀要19會議紀要和會議記錄的區(qū)別：根據(jù)國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對會議紀要適用規(guī)定，分為兩種類型：(1)情況會議紀要。(2)議定事項會議紀要71根據(jù)國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對會議紀要適用規(guī)定，分72會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。（1）標題由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學(xué)語文教學(xué)研討會紀要》。（2）成文日期成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。（3）正文正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。①在開頭部分應(yīng)扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。③結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關(guān)單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾。21會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。

73會議紀要結(jié)構(gòu)：標題成文日期正文概述式條款式發(fā)言式會議概況會議事項會議聽取了

會議討論了

會議認為

會議指出

會議決定

會議通過了一、****會議討論了二、****會議認為三、****會議決定會議聽取了會議討論了**同志強調(diào)**同志指出**同志強調(diào)指出會議同意結(jié)尾會議呼吁

會議號召會議希望會議號召會議懇切呼吁會議希望22會議紀要結(jié)構(gòu)：標題成文日期正文概述式條款式發(fā)言式會74會議紀要范文全國城市經(jīng)濟體制改革試點工作座談會紀要（××××年×月×日）××××年×月×日至×日，國家體政委在××省××市召開了全國城市經(jīng)濟體制改革試點工作座談會。三十一個省、自治區(qū)、直轄市體政委（辦）的負責同志，五十八個試點城市的負責同志，以及中央、國務(wù)院有關(guān)部門的負責同志共二百多人參加了會議。會上傳達學(xué)習了中央領(lǐng)導(dǎo)同志最近的重要講話，交流了試點城市改革的情況和經(jīng)驗，研究了在新形勢要積極推進城市經(jīng)濟體制改革進一步開展的工作。一、統(tǒng)一認識，明確今年改革的方針和主要任務(wù)。（略）二、進一步簡政政權(quán)，政企分開，搞活企業(yè)。（略）三、充分發(fā)揮社會主義市場經(jīng)濟，理順經(jīng)濟關(guān)系。（略）四、精心指導(dǎo)，保證改革健康發(fā)展。（略）與會同志一致表示，當前改革進入攻堅階段，我們要堅定地貫徹黨中央和國務(wù)院的布署，精心組織，精心指導(dǎo)，搞好調(diào)查研究，把城市經(jīng)濟體制改革引向深入，為建立有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟作出新貢獻。23會議紀要范文全國城市經(jīng)濟體制改革試點工作座談會紀要3、印發(fā)會議紀要的工作程序75印發(fā)會議紀要工作程序1、整理、完善會議紀要。2、起草、編寫會議紀要。3、確定印發(fā)范圍4、領(lǐng)導(dǎo)簽字5、打印成文、印制分發(fā)6、歸檔保存3、印發(fā)會議紀要的工作程序24印發(fā)會議紀要工作程序（三）發(fā)布會議消息、印發(fā)會議簡報1、發(fā)布會議消息大型會議信息的發(fā)布（初期、會中、會后）小型會議消息的發(fā)布76（三）發(fā)布會議消息、印發(fā)會議簡報25會議消息的寫法和其他消息一樣，多采用“倒金字塔式”。標題一般采用單標題式，直接告訴讀者“××會議勝利召開”或“××會議勝利閉幕”或“××單位召開××會議”，有時也采用正副標題形式，正標題表明會議主題，副標題采用“××單位召開××會議”。會議導(dǎo)語部分要報道何時、何地、何人召開什么會議，會議取得了什么成績（效果）。主體部分緊承導(dǎo)語展開，報道會議主要內(nèi)容及盛況。主體部分的寫作應(yīng)注意：中心明確，內(nèi)容具體；結(jié)構(gòu)嚴謹，詳略得當。結(jié)尾部分或強調(diào)會議取得的成績，或水到渠成發(fā)出號召，或?qū)h成績進行評述?？傊?，要圓滿收束全文，而且要精簡精煉。77會議消息的寫法和其他消息一樣，多采用“倒金字塔式”。標題一般78會議消息范文27會議消息范文2、印發(fā)會議簡報大中型會議一般都要編寫會議簡報會議簡報也由報頭、報核、報尾三部分組成。792、印發(fā)會議簡報2880秘級

編號簡報名稱

第X期編發(fā)單位

印發(fā)日期編者按：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。目錄標題

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）發(fā)送范圍（共印X份）報頭正文結(jié)尾29秘級四、會議文件匯編會議文件匯編分兩種情況：一種是將傳達、貫徹會議精神用的會議正式的主要文件匯編；一種是將會議所有文件，包括會議作息時間表、分組名單、會議須知、會議的各種文件、各種材料都收集起來，分門別類按時間順序裝訂好。81四、會議文件匯編會議文件匯編分兩種情況：30五、會議文件的整理歸檔82會議文件的整理歸檔程序1、確定歸檔范圍。2、整理歸檔文件。3、按“件”進行裝訂。4、確定分類方法5、編寫文件編號6、編寫文件目錄8、排除文件頁數(shù)9、裝盒并填寫案盒封面、盒脊及備課表項目五、會議文件的整理歸檔31會議文件的整理歸檔程序83全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號1、全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。2、年度：盒內(nèi)文件的所屬年度。3、保管期限：填寫“永久”、“30年”或“10年”。

檔案盒及封面樣式、盒脊項目32全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號841、盒內(nèi)情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。2、整理人：即負責整理歸檔文件的人員。3、檢查人：即負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員。4、日期：歸檔文件整理完畢的時間。

備考表331、盒內(nèi)情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷一、會議精神的傳達（一）傳達要求（二）傳達方式（三）傳達注意事項內(nèi)容與程度范圍與層次85任務(wù)三會議精神的傳達和落實一、會議精神的傳達34任務(wù)三會議精神的傳達和落實二、會議精神的落實（一）對會議決定事項進行催辦發(fā)文催辦電話催辦派人催辦86二、會議精神的落實35（二）會議決辦事項落實情況反饋建立決辦事項落實情況反饋匯報制度建立會議決辦事項落實情況通報制度會議精神落實情況反饋的要求會議精神落實情況反饋的內(nèi)容87（二）會議決辦事項落實情況反饋36（三）會議決辦事項的具體實施明確責任分工搞好溝通合作實施監(jiān)控管理施行效益考核88（三）會議決辦事項的具體實施3789【實訓(xùn)-P118】38【實訓(xùn)-P118】任務(wù)四會議評估與總結(jié)一、會務(wù)工作評估（一）會議評估的意義901.檢查會議目標的實現(xiàn)情況2.確定與會者的滿意程度3.明確會議的成功與不足之處4.為寫會議的總結(jié)報告準備材料任務(wù)四會議評估與總結(jié)一、會務(wù)工作評估391.檢查會議目標(二)會議評估的參與者911.與會者（1）會議代表（2）會伴2.參展商（如果有會議附設(shè)展覽的話）

參展商參加的會議的附設(shè)展覽，經(jīng)歷了會議附設(shè)展覽從招展宣傳、招展報名、展品進場、展覽開始到結(jié)束、撤展的全過程，他們的全過程，他們最有資格對會議組織者對這一系列工作的組織