質(zhì)量記錄填寫(xiě)規(guī)范說(shuō)明20160120

質(zhì)量記錄填寫(xiě)規(guī)范說(shuō)明集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)化辦公室2016.01.20記錄表單的有效性確認(rèn)應(yīng)使用實(shí)驗(yàn)室品保部（紙質(zhì)版）或集團(tuán)文控中心（OA電子版）發(fā)布的現(xiàn)行有效空白記錄表單，不得使用已過(guò)期作廢版本的空白記錄表單。品保部生效的紙質(zhì)版受控空白記錄表單使用人可重復(fù)復(fù)印使用，文控中心OA生效的空白記錄表單可自行在OA系統(tǒng)上下載打印。現(xiàn)行有效記錄判別：依照品保部或文控中心發(fā)布的最新有效受控文件清單核對(duì)記錄表單右上角記錄表單編號(hào)、生效日期及修訂號(hào)，一致即有效。與清單核對(duì)如使用電子版空白記錄直接填寫(xiě)電子版文件則必須經(jīng)過(guò)文件管理部門(mén)（如品保部）同意，且電子版記錄在填寫(xiě)完好后填寫(xiě)人必須再打印為紙質(zhì)版。填寫(xiě)人對(duì)打印出的紙質(zhì)版記錄進(jìn)行簽字后方可視為該份記錄為有效記錄，見(jiàn)下圖示例。

電子版記錄打印后需要原填寫(xiě)人的簽字并附日期電子版記錄填寫(xiě)的有效性確認(rèn)所有記錄必須如實(shí)、真實(shí)填寫(xiě)，及時(shí)完整記錄，不得寫(xiě)回憶錄，更不能造假，原則上由操作人親自填寫(xiě)，做什么就寫(xiě)什么。記錄填寫(xiě)應(yīng)用藍(lán)色或黑色簽字筆，不能用鉛筆或圓珠筆。字跡要求清晰工整，易于識(shí)別。檢測(cè)項(xiàng)目等項(xiàng)目名稱(chēng)一般不得簡(jiǎn)寫(xiě)，應(yīng)寫(xiě)全名（國(guó)家或行業(yè)規(guī)定可以簡(jiǎn)寫(xiě)的名稱(chēng)或行業(yè)通用的項(xiàng)目簡(jiǎn)寫(xiě)名稱(chēng)除外）。操作者和復(fù)核者均應(yīng)寫(xiě)全名，不得只寫(xiě)姓或名，如果一列或一行均為同一人簽名，應(yīng)逐一全部簽全名，不能簡(jiǎn)寫(xiě)符號(hào)等方式表示。記錄填寫(xiě)規(guī)范（1）記錄內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)齊全，不得在記錄表單上留有空格或空白處。如無(wú)內(nèi)容填寫(xiě)時(shí)要用“／”劃掉，包括備注欄也應(yīng)用“/”劃掉，必要時(shí)說(shuō)明原因（如“此處不適用”），內(nèi)容與上項(xiàng)相同時(shí)應(yīng)重復(fù)抄寫(xiě)，不得用簡(jiǎn)寫(xiě)符號(hào)或者“同上”等形式填寫(xiě)。如記錄內(nèi)容過(guò)多填不下，則可另附紙與其上并在原記錄處作說(shuō)明（如“以下記錄參見(jiàn)附頁(yè)”），且附紙上應(yīng)有記錄人簽名和日期。任何記錄均不得撕毀、損壞和任意涂改。打印紙張要求：所有受控記錄均不能有“再用紙”和“廢紙”打印，即記錄背面應(yīng)為空白紙張，不得有無(wú)關(guān)文字。記錄填寫(xiě)規(guī)范（2）日期填寫(xiě)記錄中填寫(xiě)的日期一律不得簡(jiǎn)寫(xiě)，應(yīng)包括年月日。一般使用YYYY.MM.DD或YYYY年MM月DD日（如2016.01.19或2016年01月19日），不得簡(jiǎn)寫(xiě)。如使用英文，一般為MMM.DD.YY、MM-DD-YY或MM/DD/YY（如Jan.19.2016、19-01-2014或01/19/2016)。記錄填寫(xiě)規(guī)范（3）記錄版本錯(cuò)誤和打印紙錯(cuò)誤示例（1）受控記錄表單的背面，原則上不準(zhǔn)有其他無(wú)關(guān)信息，即受控記錄空白表單一般不用再用紙和廢紙打印，也不能在受控記錄的背面亂涂亂畫(huà)。記錄版本錯(cuò)誤和打印紙錯(cuò)誤示例（2）記錄不能用圓珠筆填寫(xiě)，也不能用鉛筆和紅色筆填寫(xiě)，一列或一行姓名或內(nèi)容一模一樣時(shí)應(yīng)重復(fù)逐一完整填寫(xiě)，不能簡(jiǎn)化填寫(xiě)，比如只寫(xiě)姓或名等都是錯(cuò)誤的。記錄版本錯(cuò)誤和打印紙錯(cuò)誤示例（3）嚴(yán)禁使用沒(méi)有現(xiàn)行有效受控編號(hào)的記錄表單和版本過(guò)期或不正確的記錄表單。正確填寫(xiě)√記錄填寫(xiě)正確示例錯(cuò)誤點(diǎn)：與上項(xiàng)內(nèi)容相同，不可用“同上”、“…”等代替××記錄填寫(xiě)錯(cuò)誤示例（1）錯(cuò)誤點(diǎn)：無(wú)內(nèi)容填寫(xiě)處未用“／”表示。×記錄填寫(xiě)錯(cuò)誤示例（2）當(dāng)記錄的某一部分或數(shù)據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)誤時(shí)，不得撕毀或任意涂改，應(yīng)由記錄人在錯(cuò)誤處化一橫線（應(yīng)使錯(cuò)誤處清晰可見(jiàn)）--采用杠改的方法，再將正確記錄記于一旁，后由記錄人在修改處簽上姓名和修改日期，同時(shí)注明更改原因。原則上應(yīng)由原始記錄人或復(fù)核人進(jìn)行修改，他人不得隨意更改。強(qiáng)調(diào)：對(duì)錯(cuò)誤的原始記錄，應(yīng)對(duì)錯(cuò)誤部分從左下角至右上角劃

一條斜杠“/”。杠改法：即將取消的數(shù)字、文字、符號(hào)等用一橫杠劃掉（不得抹

掉）。記錄修改規(guī)范用“／”劃掉錯(cuò)誤內(nèi)容填上正確內(nèi)容修改人簽名并注明日期日期記錄更改示例（1）記錄更改示例（2）錯(cuò)誤內(nèi)容用一個(gè)“/”劃掉，旁邊寫(xiě)上正確內(nèi)容，然后修改人附上簽名和日期，注意修改人原則上為表單原始記錄人或復(fù)核人。備注欄也不能空白，也需要杠掉，防止后續(xù)人為擅自添加內(nèi)容。記錄更改錯(cuò)誤示例錯(cuò)誤：?jiǎn)栴}是錯(cuò)誤內(nèi)容被劃得看不

清了，正確方法是只劃一個(gè)

“/”

，使原來(lái)的信息仍能看

清楚。注意：如果修改的信息非常關(guān)鍵，如

重要參數(shù)，則還應(yīng)在旁邊注明

修改原因。張三李四2016年01月18日√正確劃線示例：記錄內(nèi)容錯(cuò)誤正確劃線示例幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤涂改示例：張三李四2016年01月18