人才服務(wù)機(jī)構(gòu)流動人員人事檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化辦法

54/54浙江省人才服務(wù)機(jī)構(gòu)流動人員人事檔案

管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊

（討論稿）一、范圍本手冊規(guī)定了流動人員人事檔案的接收、信息錄入、材料歸檔、查閱、整理、數(shù)字化加工、庫房管理、出具各類人事證明、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)的內(nèi)容、流程及要求。本手冊適用于浙江省省、市、縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)流動人員人事檔案管理管理服務(wù)業(yè)務(wù)。二、政策依據(jù)中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》（組通字[1991]13號）中組部、人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（人發(fā)[1996]118號）中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號）中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》（組通字[1991]11號）中共浙江省委組織部浙江省人力資源和社會保障廳關(guān)于印發(fā)《浙江省流動人員人事檔案工作服務(wù)規(guī)范》的通知（浙人社發(fā)[2013]3號）中共浙江省委組織部浙江省人力資源和社會保障廳浙江省教育廳《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案規(guī)范管理的通知》（浙人社發(fā)[2013]204號）三、工作內(nèi)容及要求（一）檔案接收1、檔案接收工作應(yīng)由省、市、縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱各服務(wù)窗口）進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)接收工作。2、各服務(wù)窗口應(yīng)在服務(wù)場所醒目位置公示《告知單》（見附錄A），提供業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，根據(jù)需要提供《服務(wù)指南》（見附錄B）等。3、接收人員應(yīng)按照檔案接收工作流程（見附錄C.1）及檔案接收制度（見附錄D.1），進(jìn)行人事檔案的接收審核及登記。（二）檔案信息錄入1、檔案信息錄入工作由各服務(wù)窗口或后臺錄入部門進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)信息錄入工作。2、信息錄入人員應(yīng)根據(jù)檔案材料記載內(nèi)容和檔案信息錄入內(nèi)容要求（見附錄E），如實錄入檔案數(shù)據(jù)庫。3、信息錄入人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，避免差錯和遺漏。錄入完成后應(yīng)進(jìn)行核對，確保檔案信息的完整準(zhǔn)確。（三）材料歸檔1、材料歸檔工作由各服務(wù)窗口受理，由專人負(fù)責(zé)材料歸檔工作。2、材料接收人員應(yīng)按照檔案材料歸檔工作流程（見附錄C.2）及材料收集歸檔制度（見附錄D.2）、鑒別歸檔制度（見附錄D.3），對歸檔材料進(jìn)行審核登記。3、接收人員應(yīng)認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格審核，對不屬于歸檔范圍或不符合歸檔要求的材料不予接收。4、庫房管理人員歸檔時應(yīng)認(rèn)真核對姓名、出生年月、檔案號等信息，確保材料準(zhǔn)確歸檔。（四）檔案整理1、檔案整理工作由各服務(wù)窗口或后臺整理部門進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)檔案整理工作。2、整理人員應(yīng)按照檔案整理工作流程（見附錄C.3），進(jìn)行分類、鑒別、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂等工作。3、整理應(yīng)按照檔案整理制度（見附錄D.4）進(jìn)行，做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達(dá)到完整、真實、精煉、實用的要求。（五）數(shù)字化加工1、數(shù)字化加工工作由數(shù)字化加工部門進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)數(shù)字化加工工作。2、數(shù)字化加工人員應(yīng)按照數(shù)字化加工工作流程（見附錄C.4），進(jìn)行材料掃描、圖像處理、圖像檢測、數(shù)據(jù)掛接、驗收審核等工作。3、數(shù)字化加工應(yīng)根據(jù)數(shù)字化加工制度（見附錄D．5）進(jìn)行，做到檔案圖像數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案完全對應(yīng)，確保檔案實物和檔案信息的安全保密。（六）庫房管理1、庫房管理工作由各服務(wù)窗口或后臺庫房管理部門進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)檔案庫房管理工作。2、庫房管理人員應(yīng)接照檔案庫房管理工作流程（見附錄C.5）及檔案保管保密制度（見附錄D.6），進(jìn)行庫房管理工作。3、應(yīng)保持檔案庫房的清潔，配備必要的設(shè)施（見附錄F），采取安全措施，以符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫要求。4、應(yīng)根據(jù)檔案檢查核對制度（見附錄D.7）每年將檔案實物與檔案名冊、檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。（七）檔案查閱服務(wù)1、檔案查閱服務(wù)由各服務(wù)窗口進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)檔案查閱服務(wù)工作。2、查閱服務(wù)人員應(yīng)按照檔案查閱工作流程（見附錄C.6）及檔案查閱制度（見附錄D.8），提供人事檔案查閱服務(wù)。3、應(yīng)確保檔案材料不被涂改、圈劃、抽取、撤換，檔案內(nèi)容不被泄漏或擅自向外公布。4、應(yīng)確保檔案內(nèi)容不應(yīng)被擅自復(fù)制、拍攝。查閱單位確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)檔案管理部門審核同意后復(fù)制或拍攝。5、檔案一般不外借。如必須外借的，應(yīng)由借閱單位說明理由，經(jīng)人才市場（人才服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù)，并限期歸還。（八）出具各類人事證明1、出具各類人事證明工作業(yè)務(wù)由各服務(wù)窗口進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)出具證明工作。2、出具證明人員應(yīng)按照出具各類人事證明工作流程（見附錄C.7），根據(jù)檔案實際記載內(nèi)容出具證明。檔案中無記載的，補(bǔ)齊相關(guān)材料后出具。確需復(fù)印檔案材料作為旁證的，應(yīng)在復(fù)印件上注明用途及復(fù)印日期，并加蓋公章。3、出具的證明通過郵寄或本人轉(zhuǎn)交的，應(yīng)嚴(yán)密包封并加蓋密封章。（九）檔案轉(zhuǎn)出1、檔案轉(zhuǎn)出工作由各服務(wù)窗口進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)出工作。2、轉(zhuǎn)出人員應(yīng)按照人事檔案轉(zhuǎn)出工作流程（見附錄C.8）及檔案轉(zhuǎn)遞制度（見附錄D.9），進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)出審核，確保轉(zhuǎn)出檔案準(zhǔn)確無誤。3、轉(zhuǎn)出審核檔案時應(yīng)仔細(xì)核對姓名、出生年月、身份證號等相關(guān)信息，避免因同名同姓轉(zhuǎn)錯檔案。4、戶口或黨組織關(guān)系掛靠人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的，須先行轉(zhuǎn)出。四、工作流程流動人員人事檔案管理服務(wù)工作流程見附錄C。五、工作表格流動人員人事檔案管理服務(wù)工作常用表格見附錄G。

附錄A（規(guī)范性附錄）流動人員人事檔案管理服務(wù)告知單一、服務(wù)依據(jù)1、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（人發(fā)[1996]118號）2、中共浙江省委組織部浙江省人力資源和社會保障廳關(guān)于印發(fā)《浙江省流動人員人事檔案工作服務(wù)規(guī)范》的通知（浙人社發(fā)[2013]3號）3、中共浙江省委組織部浙江省人力資源和社會保障廳浙江省教育廳《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案規(guī)范管理的通知》（浙人社發(fā)[2013]204號）二、流動人員人事檔案范圍1、辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；4、自費(fèi)出國留學(xué)人員的人事檔案；5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；6、外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案；7、其它流動人員的人事檔案。三、流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)流動人員人事檔案應(yīng)集中歸口到縣以上（含縣）政府人力社保部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，并接受同級黨委組織部門、政府人力社保部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案。附錄B（規(guī)范性附錄）流動人員人事檔案管理服務(wù)指南浙江省人才服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)立市流動人員人事檔案管理中心，市、縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)立流動人員人事檔案管理分中心。通過統(tǒng)一的流動人員人事檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案信息異地聯(lián)網(wǎng)查詢，實行一點受理、多點提供有效服務(wù)模式，為各類企事業(yè)單位和專業(yè)技術(shù)人才、管理人才提供人事檔案綜合管理服務(wù)。流動人員人事檔案委托管理分為單位委托和個人委托。一、單位委托管理人事檔案由單位攜帶營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證（復(fù)印件）與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案委托管理合同，并提供員工檔案所在地。由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理和代辦調(diào)集員工檔案手續(xù)。檔案轉(zhuǎn)入后，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)人事服務(wù)。二、個人委托管理人事檔案由本人攜帶身份證、解除工作關(guān)系證明或退工單辦理調(diào)檔手續(xù)，手續(xù)齊全當(dāng)場辦理。待檔案轉(zhuǎn)入后與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案委托管理合同，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)人事服務(wù)。服務(wù)內(nèi)容●為委托單位新進(jìn)員工調(diào)轉(zhuǎn)人事檔案；●為委托單位退工（解除工作關(guān)系）員工轉(zhuǎn)遞人事檔案；●為委托單位提供人事檔案信息查詢服務(wù)；●為委托單位收集、鑒別員工動態(tài)的人事檔案材料；●為委托單位審核、整理和裝訂員工人事檔案；●為委托單位員工出具各類人事證明；●派出檔案專業(yè)人員為企事業(yè)單位整理裝訂人事檔案；●提供相關(guān)人事檔案事務(wù)咨詢服務(wù)。

附錄C（規(guī)范性附錄）流動人員人事檔案管理服務(wù)工作流程C.1檔案接收工作流程入庫：信息錄入人員向庫房管理人員移交入庫信息錄入：向信息錄入人員移交檔案，由其進(jìn)行信息錄入填寫回執(zhí)，一周內(nèi)寄出是登記：在接收人事檔案登記簿上進(jìn)行登記否部門負(fù)責(zé)人復(fù)審后退檔材料是否齊全清楚對接收的檔案進(jìn)行審核接收人員接收檔案

入庫：信息錄入人員向庫房管理人員移交入庫信息錄入：向信息錄入人員移交檔案，由其進(jìn)行信息錄入填寫回執(zhí)，一周內(nèi)寄出是登記：在接收人事檔案登記簿上進(jìn)行登記否部門負(fù)責(zé)人復(fù)審后退檔材料是否齊全清楚對接收的檔案進(jìn)行審核接收人員接收檔案C.2檔案材料歸檔工作流程接收人員接收歸檔材料接收人員接收歸檔材料登記：在接收檔案材料登記簿上進(jìn)行登記信息更新：根據(jù)歸檔材料修改檔案信息庫房管理人員將材料準(zhǔn)確歸入檔案中移交：接收人員向庫房管理人員移交歸檔材料將材料退回要求重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)登記：在接收檔案材料登記簿上進(jìn)行登記信息更新：根據(jù)歸檔材料修改檔案信息庫房管理人員將材料準(zhǔn)確歸入檔案中移交：接收人員向庫房管理人員移交歸檔材料將材料退回要求重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)是否符合歸檔要求審核：根據(jù)歸檔規(guī)定對材料進(jìn)行鑒別查詢：查詢檔案號，確定檔案是否在庫保管是是否否是否屬于歸檔范圍

是是否否是否屬于歸檔范圍C.3檔案整理工作流程入庫：裝訂人員將審核通過的檔案歸還庫房管理人員入庫審核：審核人員對裝訂成冊的檔案進(jìn)行審核驗收裝訂：整理人員對目錄進(jìn)行校對，準(zhǔn)確無誤后裝訂成冊目錄錄入：目錄錄入人員進(jìn)行檔案目錄的錄入打印整理：整理人員按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒別、分類、排序、技術(shù)加工領(lǐng)?。赫砣藛T從庫房管理人員處領(lǐng)取檔案，辦理登記手續(xù)

C.入庫：裝訂人員將審核通過的檔案歸還庫房管理人員入庫審核：審核人員對裝訂成冊的檔案進(jìn)行審核驗收裝訂：整理人員對目錄進(jìn)行校對，準(zhǔn)確無誤后裝訂成冊目錄錄入：目錄錄入人員進(jìn)行檔案目錄的錄入打印整理：整理人員按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒別、分類、排序、技術(shù)加工領(lǐng)?。赫砣藛T從庫房管理人員處領(lǐng)取檔案，辦理登記手續(xù)是是是是否否否否是否通過圖像檢測是否通過錄入審核是否通過整理審核數(shù)字化加工人員向庫房領(lǐng)取檔案整理：按照要求進(jìn)行鑒別、分類、排序、技術(shù)加工錄入：錄入檔案目錄及教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等詳細(xì)信息圖像掃描及處理圖像掛接向庫房歸還檔案是否驗收審核

是是是是否否否否是否通過圖像檢測是否通過錄入審核是否通過整理審核數(shù)字化加工人員向庫房領(lǐng)取檔案整理：按照要求進(jìn)行鑒別、分類、排序、技術(shù)加工錄入：錄入檔案目錄及教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等詳細(xì)信息圖像掃描及處理圖像掛接向庫房歸還檔案是否驗收審核C.5檔案庫房管理工作流程檔案接收入庫：核對無誤后入庫上架保存利用結(jié)束后及時入庫，并注銷登記對需要利用出庫的檔案進(jìn)行登記，注明利用原因?qū)⑥D(zhuǎn)出檔案移交給轉(zhuǎn)出人員核對檔案號、姓名、出生年月日或身份證號等相關(guān)信息，無誤后進(jìn)行信息注銷按照出庫檔案登記表抽取檔案檔案利用出入庫：檔案轉(zhuǎn)遞出庫：將檔案接收登記信息與檔案姓名、檔案號進(jìn)行核對

核對無誤后入庫上架保存利用結(jié)束后及時入庫，并注銷登記對需要利用出庫的檔案進(jìn)行登記，注明利用原因?qū)⑥D(zhuǎn)出檔案移交給轉(zhuǎn)出人員核對檔案號、姓名、出生年月日或身份證號等相關(guān)信息，無誤后進(jìn)行信息注銷按照出庫檔案登記表抽取檔案檔案利用出入庫：檔案轉(zhuǎn)遞出庫：將檔案接收登記信息與檔案姓名、檔案號進(jìn)行核對C.6檔案查閱服務(wù)工作流程查閱審批表歸檔備查，檔案歸入庫房登記：將閱檔單位、閱檔人、查閱理由等予以登記再次審核：審核來人摘錄之材料及檔案是否齊全閱檔：抽取檔案交來人在指定處閱檔審核：查閱人須持統(tǒng)一印制的《查閱干部人事檔案審批表》及證件受理查閱檔案申請

C.7出具各類人事證明工作流程查閱審批表歸檔備查，檔案歸入庫房登記：將閱檔單位、閱檔人、查閱理由等予以登記再次審核：審核來人摘錄之材料及檔案是否齊全閱檔：抽取檔案交來人在指定處閱檔審核：查閱人須持統(tǒng)一印制的《查閱干部人事檔案審批表》及證件受理查閱檔案申請受理：出具證明人員受理出具人事證明申請檔案入庫閱檔出具：查閱檔案并出具相關(guān)人事證明，并由來人簽收登記：將出具材料名稱、出具時間、要求出具單位等予以登記審核：審核存檔憑證或單位介紹信等手續(xù)是否齊全背景調(diào)查、檔案保管等其他證明職稱評審、跨省市調(diào)動等檔案信息核對入黨、入職、參軍、考研、出國、調(diào)動等政審養(yǎng)老、特殊工種、購房、年休假工齡證明親屬、經(jīng)歷、未型、履歷等公證證明

受理：出具證明人員受理出具人事證明申請檔案入庫閱檔出具：查閱檔案并出具相關(guān)人事證明，并由來人簽收登記：將出具材料名稱、出具時間、要求出具單位等予以登記審核：審核存檔憑證或單位介紹信等手續(xù)是否齊全背景調(diào)查、檔案保管等其他證明職稱評審、跨省市調(diào)動等檔案信息核對入黨、入職、參軍、考研、出國、調(diào)動等政審養(yǎng)老、特殊工種、購房、年休假工齡證明親屬、經(jīng)歷、未型、履歷等公證證明C.8檔案轉(zhuǎn)出工作流程存檔憑證、調(diào)檔函等歸檔保存審核：審核接檔單位是否具有檔案保管資格、取檔人身份等信息抽?。禾顚懗鰩鞕n案登記表，抽取檔案，核對相關(guān)信息注銷：注銷檔案信息登記：在轉(zhuǎn)遞檔案登記簿上登記，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，由接檔人簽收或機(jī)要寄出轉(zhuǎn)出人員受理轉(zhuǎn)出申請

存檔憑證、調(diào)檔函等歸檔保存審核：審核接檔單位是否具有檔案保管資格、取檔人身份等信息抽取：填寫出庫檔案登記表，抽取檔案，核對相關(guān)信息注銷：注銷檔案信息登記：在轉(zhuǎn)遞檔案登記簿上登記，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，由接檔人簽收或機(jī)要寄出轉(zhuǎn)出人員受理轉(zhuǎn)出申請附錄D（規(guī)范性附錄）流動人員人事檔案管理服務(wù)工作制度D.1流動人員人事檔案接收制度一、凡接到“催調(diào)干部人事檔案通知單”后，應(yīng)按規(guī)定將流動人員人事檔案正本（或副本）及時送交流動人員人事檔案管理部門。二、送交檔案時，應(yīng)檢查核對材料與目錄，防止張冠李戴或缺少材料，凡是人事檔案材料不齊全或不清楚，應(yīng)補(bǔ)齊或弄清楚后，再辦理有關(guān)手續(xù)。三、送交的檔案必須按規(guī)定經(jīng)過整理，對不合格的，可退回原單位重新整理，限期報送。四、流動人員人事檔案管理部門在收到檔案材料后要逐一登記，并及時辦理接收手續(xù)。五、對送交的檔案、檔案材料，應(yīng)按中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號）要求，認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格審核，防止不符合歸檔要求的材料進(jìn)入檔案。對缺少的檔案材料應(yīng)進(jìn)行登記并及時收集補(bǔ)充。D.2流動人員人事檔案材料收集歸檔制度一、嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號）規(guī)定的范圍收集流動人員人事檔案材料，及時將全面反映人員自然情況和德、能、勤、績、廉的檔案材料收集歸檔，充實檔案內(nèi)容。二、形成流動人員人事檔案材料的部門，在形成材料后的一個月內(nèi)，按要求將材料送交流動人員人事檔案管理部門歸檔。三、流動人員人事檔案管理部門，應(yīng)建立聯(lián)系制度，及時掌握形成檔案材料的信息，主動向檔案材料形成部門、流動人員本人和其他有關(guān)方面收集檔案材料。四、檔案材料形成部門、檔案管理人員和流動人員本人不得以任何借口涂改、偽造檔案材料，不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕、拖延歸檔，不得將歸檔范圍之外的材料擅自歸檔，不得將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸檔，不得私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。對違反相關(guān)規(guī)定的，視其性質(zhì)、情節(jié)輕重和造成的后果，對負(fù)有主要責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員和直接責(zé)任人員進(jìn)行批評教育，或給予黨紀(jì)、政紀(jì)處分。其中，檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，應(yīng)從嚴(yán)從重處理，并不得繼續(xù)從事人事檔案工作。D.3流動人員人事檔案材料鑒別歸檔制度一、歸檔的材料應(yīng)已辦理完畢。材料應(yīng)對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。二、歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應(yīng)重新制作，補(bǔ)辦手續(xù)，或者由具有干部管理權(quán)限的組織（人事）部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章。三、歸檔材料一般應(yīng)為原件。證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制時問，并加蓋材料制作單位公章或人事關(guān)系所在單位組織（人事）部門公章。四、流動人員人事檔案材料的載體應(yīng)使用16開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，材料左邊應(yīng)留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。五、對符合歸檔要求材料應(yīng)逐份登記，并及時歸入本人檔案袋（盒）內(nèi)。D.4流動人員人事檔案整理制度一、應(yīng)判定材料是否屬于流動人員的材料。屬于他人材料（錯插材料）的，首先查詢是否在庫，確不在庫的，應(yīng)與材料形成單位聯(lián)系將材料及時退回。二、應(yīng)根據(jù)材料的主要內(nèi)容和用途判定其保存價值，確定是否屬于檔案內(nèi)容。不屬于檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)退回材料形成單位。無保存價值的材料，應(yīng)在《銷毀材料登記表》上進(jìn)行登記，經(jīng)復(fù)核后報檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)銷毀。三、應(yīng)審核材料是否完整、齊全、真實。頭尾不清、來源和時間不明的材料，應(yīng)查清注明后再歸檔。查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不應(yīng)歸檔。發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料的，應(yīng)填寫《整理審核備案表》，及時通知單位或個人補(bǔ)齊相關(guān)材料。發(fā)現(xiàn)涂改，偽造的材料，應(yīng)予以清除，并按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任，嚴(yán)肅查處。四、應(yīng)審核材料是否手續(xù)完備。手續(xù)不完備的，應(yīng)要求材料形成單位補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。發(fā)現(xiàn)材料手續(xù)不全的，應(yīng)填寫《整理審核備案表》，及時聯(lián)系材料形成單位補(bǔ)齊手續(xù)。五、應(yīng)根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。根據(jù)材料形成時間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，存其右下角編寫頁數(shù)。六、應(yīng)根據(jù)類別排列順序及檔案材料目錄格式，打印詳細(xì)的檔案材料目錄。七、材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時，應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法進(jìn)行搶救。打印、抄寫材料，應(yīng)認(rèn)真細(xì)致、核對無誤，并注明復(fù)制單位和日期。八、對紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)使用剪裁、折疊、加邊、裱糊等方法進(jìn)行技術(shù)加工。技術(shù)加工不應(yīng)影響材料的完整或損傷字跡。應(yīng)拆除材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥铮苑乐寡趸P毀材料。九、材料裝訂時應(yīng)理齊全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。裝訂成卷后的檔案應(yīng)卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實實用。十、整理裝訂成卷后，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，驗收合格后方可入庫。D.5數(shù)字檔案加工制度一、數(shù)字檔案圖像數(shù)據(jù)格式為單頁JPG格式。色彩模式為24位真彩色，分辨率為300dpi。二、數(shù)字檔案圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)做到一一對應(yīng)。圖像數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案應(yīng)做到完全對應(yīng)，除圖像糾偏、裁邊外不做任何修飾性圖像處理。三、對圖像偏斜度、清晰度、失真度等應(yīng)進(jìn)行檢測。發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。四、每份檔案應(yīng)以檔案號為掃描后的圖像文件夾命名。文件夾下以材料所屬的類號為子文件夾，子文件夾下單份材料按頁碼順序?qū)D像文件命名。五、數(shù)據(jù)掛接應(yīng)確保每份圖像文件夾的名稱與檔案數(shù)據(jù)庫中檔案號對應(yīng)，圖像文件的頁數(shù)與檔案數(shù)據(jù)庫中該份檔案材料的頁數(shù)一致。六、對數(shù)字化加工完畢的檔案和數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行驗收審核。經(jīng)驗收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。D.6流動人員人事檔案保管保密制度一、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《干部檔案工作條例》及《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，不得在口頭上、通訊中泄露檔案內(nèi)容和其他有關(guān)機(jī)密事項。二、檔案庫房必須堅固，配制鐵質(zhì)檔案拒，庫房內(nèi)保持清沽、安靜，定期檢查防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫等“六防”設(shè)施落實情況，保證檔案安全，做到萬無一失。三、對保管的流動人員人事檔案應(yīng)在人事檔案名冊上逐個進(jìn)行登記。死亡人員檔案分開保管。四、嚴(yán)禁個人私自保存任何人的檔案材料。五、檔案管理人員調(diào)動時，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)。六、非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。七、檔案材料不得擅自轉(zhuǎn)移、分散、銷毀和丟失。八、在工作中形成的廢紙須粉碎處理。D.7流動人員人事檔案檢查核對制度一、檔案存放應(yīng)編排有序，便于查找，檔案管理人員應(yīng)每年一次將庫房內(nèi)流動人員人事檔案（實物）與流動人員檔案名冊進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。二、凡人事檔案轉(zhuǎn)出，應(yīng)及時登記。三、每年末對庫房檔案進(jìn)行統(tǒng)計，確保檔案的完整與有序。D.8流動人員人事檔案查閱制度為進(jìn)一步貫徹執(zhí)行中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》（組通字[1991]13號）、中組部《關(guān)于嚴(yán)格管理干部人事檔案的通知》（組通字[1996]22號）精神，對查閱人事檔案作如下規(guī)定：一、查閱流動人員人事檔案者，必須是中共黨員，并持有市委組織部統(tǒng)一印制且手續(xù)完備的《查閱干部人事檔案審批表》和本人證件。凡持“調(diào)查證明材料介紹信”或“行政介紹信”要求查閱人事檔案的，一律不予提供查閱。二、流動人員人事檔案是黨和國家的機(jī)密，查閱者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。流動人員人事檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)給無關(guān)人員翻閱。檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密。不得在案卷內(nèi)涂抹、勾畫及亂加批注。卷內(nèi)材料不得拆散，不得任意增刪，未經(jīng)同意不得擅自拍攝、復(fù)制。違者視情節(jié)輕重予以批評教育直至紀(jì)律處分，假公濟(jì)私者按違反《中華人民共和國檔案法》處理。三、外省市需查閱人事檔案，應(yīng)事先聯(lián)系，征得同意后，憑《查閱干部人事檔案審批表》前來查閱。如流動人員人事檔案部分內(nèi)容反映被了解人的情況，則提供有關(guān)部分。四、公安、安全、檢察部門、公證處等需查閱流動人員人事檔案，也應(yīng)持有《查閱干部人事檔案審批表》。確因需要而摘錄檔案內(nèi)容的，須征得檔案管理人員同意。對其摘錄部分，由檔案管理人員與原文核對無誤后，寫明檔案材料出處及日期，并加蓋公章。對摘錄復(fù)制的材料除必須留作證據(jù)外，一律由查閱單位負(fù)責(zé)銷毀。五、查閱流動人員人事檔案，應(yīng)在閱檔室內(nèi)或指定地方查閱。六、任何個人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。D.9流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度一、建立流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞登記簿，凡進(jìn)出檔案須嚴(yán)格手續(xù)，逐一登記。二、轉(zhuǎn)遞流動人員人事檔案要通過機(jī)要交通或派專人送取，嚴(yán)禁本人攜帶，對本人攜帶檔案的，檔案管理部門應(yīng)拒絕接收。三、轉(zhuǎn)出檔案必須完整齊全，按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理并裝訂成卷，不得扣留部分材料或分批轉(zhuǎn)出，凡整理中剔除的待銷毀材料不得隨流動人員人事檔案同時轉(zhuǎn)遞。四、轉(zhuǎn)遞流動人員人事檔案須填寫《轉(zhuǎn)遞流動人員人事檔案通知單》，嚴(yán)密包封并加蓋密封章，以機(jī)密件寄出。成批移交檔案時，可填寫移交名冊（一式兩份），由接交雙方簽字蓋章。五、檔案管理部門對外單位轉(zhuǎn)入的檔案，應(yīng)認(rèn)真清點，經(jīng)核對無誤后，在回執(zhí)上簽名加蓋公章后及時退回寄出單位。逾期一個月未收到回執(zhí)的，檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)函電催問，以防丟失。六、檔案管理部門要主動與用人單位聯(lián)系，使流動人員人事檔案隨著人員流動或改變主管單位而及時轉(zhuǎn)遞。附錄E（規(guī)范性附錄）流動人員人事檔案信息錄入內(nèi)容要求1、基本信息姓名——按轉(zhuǎn)入的人事檔案中記載錄入。身份證號——指目前本人有效身份證號。無身份證號的，錄入臨時號，證件類型選擇“其它”，號碼規(guī)則為“LS+單位代號+出生年月日”，如“LS310119880808”。檔案轉(zhuǎn)入號——指“接收人事檔案登記簿”的流水號。出生年月——錄入身份證號后自動形成，無身份證號的，按檔案中記載錄入。性別——錄入身份證號后自動形成，無身份證號的，按檔案中記載錄入。民族——按檔案中記載錄入。曾用名一一按檔案中記載錄入。政治面貌——加入共青團(tuán)和各黨派組織的名稱。參加年月——指加入共青團(tuán)和各黨派組織的時間，按照檔案中“入團(tuán)志愿書”或“入黨志愿書”的記載錄入，入團(tuán)時間為團(tuán)齡起始時間，沒有團(tuán)齡起始時間的按照支部大會通過決議時間錄入，入黨時間為支部大會通過接收其為預(yù)備黨員決議時間。參加工作時間——根據(jù)報到證或第一份工作材料（轉(zhuǎn)正定級表等）記載錄入。居住地、郵編——指檔案中最近記載的居住詳細(xì)地址及郵編。戶口所在地——按最近的“退工單”上的記載錄入。畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、畢業(yè)時間、最高學(xué)歷、學(xué)位——按襠案中最高學(xué)歷的“畢業(yè)生登記表”、“成績單”、“報到證”的記載錄入。學(xué)位一般在“授予學(xué)位證明”或“成績單”上記載。現(xiàn)職稱、取得時間——指最近的“資格考試合格人員登記表”或“專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審申報表”等職稱評審材料中審定的職稱。委托單位——指已與市區(qū)縣人才服務(wù)中心簽訂的檔案管理（人事代理）合同的單位。工作單位、電話、郵編——指現(xiàn)實際工作單位名稱、電話、郵編。委托方式——指單位委托、個人委托（以簽定合同為準(zhǔn)）或居住證調(diào)檔。檔案轉(zhuǎn)遞方式——指檔案轉(zhuǎn)入的方式（一般指：機(jī)要、專送、調(diào)檔等）。轉(zhuǎn)遞人——指送達(dá)檔案或前去調(diào)檔的工作人員的姓名。機(jī)要轉(zhuǎn)遞的，錄入機(jī)要號。正本、副本——指人事檔案正、副本的轉(zhuǎn)入情況。一般均為正本。原單位——指檔案轉(zhuǎn)出單位，即原檔案管理單位。檔案轉(zhuǎn)入日——指“接收人事檔案登記簿”具體登記日期。檔案轉(zhuǎn)入地——指人事檔案接收機(jī)構(gòu)的名稱或代碼。默認(rèn)無須錄入。備注——備注中可錄入檔案材料缺少情況等信息。2、個人簡歷教育經(jīng)歷：根據(jù)檔案中的“高中畢業(yè)生登記表”、“高校畢業(yè)生登記表”等材料的記載，從高中開始錄入起止時間、學(xué)校、所獲學(xué)位、所學(xué)專業(yè)。高中階段學(xué)位、專業(yè)無須錄入。工作經(jīng)歷：根據(jù)檔案中的“退工單”、“解除工作關(guān)系證明”等離職材料的記載，錄入起止時間、工作單位、離職原因。3、家庭成員根據(jù)最近的“干部履歷表”、“職工登記表”或“畢業(yè)生登記表”中的家庭成員記載錄入關(guān)系、姓名、工作單位、職務(wù)、出生年月或年齡。4、獎懲情況根據(jù)檔案中獎勵、處分材料上的記載錄入獎懲時間、獎懲內(nèi)容。5、政審記錄根據(jù)檔案中“因公出國（境）人員審批表”、“因公出國（境）人員備案表”的記載錄入政審時間、政審結(jié)果、去向、停留時間、事由。6、考核情況根據(jù)“年度考核登記表”等考核材料錄入考核時間、考核單位、考核結(jié)果。7、語言能力根據(jù)檔案記載錄入語種及通過何種考試取得何種成績。8、培訓(xùn)記錄根據(jù)檔案中“培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績登記表”等培訓(xùn)材料的記載錄入培訓(xùn)時間、內(nèi)容、成績、培訓(xùn)單位。9、成果記錄根據(jù)檔案中創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料的記載錄入獲獎時間、級別、內(nèi)容。10、合同鑒證根據(jù)檔案中“勞動合同”中的鑒證記錄錄入登記時間、合同起止時間。11、待業(yè)登記根據(jù)“勞動手冊”待業(yè)登記一欄記載錄入失業(yè)時間、登記時間、原單位。12、數(shù)字檔案在正確分類的前提下依次進(jìn)行電子掃描，形成一份既規(guī)范正確，又具有利用價值的數(shù)字檔案。其中錄入內(nèi)容中帶“”的，為必須錄入項目。

附錄F（規(guī)范性附錄）流動人員人事檔案庫房設(shè)施要求按照中組部、人事部和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，為安全、科學(xué)地保管檔案，最大限度地延長檔案的壽命，檔案庫房設(shè)施應(yīng)達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：一、檔案庫房的管理工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并建立檔案庫房管理規(guī)章制度。二、建立人事檔案專用庫房，每管理1000人的人事檔案，庫房面積不少于20平方米。辦公用房、閱覽室和檔案庫房應(yīng)該分開，即“三室”分開。三、檔案庫房應(yīng)配備必要的六防設(shè)施，采取一定的安全措施，以達(dá)到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）的要求。l、防火。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離食堂、鍋爐房、汽車庫、材料庫等消防重點目標(biāo)。規(guī)模較大的高層庫房應(yīng)安裝避雷針。庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的滅火器材，不得存放易燃物品和其他雜物，不準(zhǔn)吸煙、生火，不得使用破舊電線。檔案管理人員要熟悉有關(guān)消防知識，能正確使用滅火器材。每天下班前應(yīng)切斷電源。2、防潮。在庫房內(nèi)應(yīng)安裝干濕球溫度計或溫濕度表，隨時掌握溫濕度的變化情況，使用去濕機(jī)等設(shè)備，庫房相對濕度控制在45%～60%。3、防蛀。裱糊檔案材料應(yīng)選用化學(xué)漿糊。庫房內(nèi)不得存放食品和易霉物品。定期施放驅(qū)蟲藥劑，使用防腐防蟲物品，采取防蟲、滅鼠的措施。4、防盜。將庫房設(shè)置在比較安全的地方，并安裝防盜門窗，使用性能較好的保險鎖和報警器。檔案管理人員在下班前，必須檢查門窗的關(guān)閉情況。5、防光。宜選用白熾燈照明。如采用熒光燈照明時，應(yīng)有紫外線過濾措施。不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)配有窗簾等遮陽措施。在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射檔案。6、防高溫。應(yīng)配備排風(fēng)扇、空調(diào)等通風(fēng)降溫等設(shè)備，庫房溫度控制在14℃~24℃。

附錄G（資料性附錄）流動人員人事檔案管理服務(wù)常用工作表格接收流動人員人事檔案登記表接收日期轉(zhuǎn)入號轉(zhuǎn)遞方式姓名原管理單位檔案號入庫情況備注流動人員人事檔案歸檔材料登記表接收日期檔案號姓名材料名稱形成單位份數(shù)遞送人歸檔情況備注銷毀檔案材料登記表檔案號姓名材料名稱份數(shù)頁數(shù)處理意見及理由處理結(jié)果備注鑒別人：鑒別日期：復(fù)核人：復(fù)核日期：死亡人員檔案登記表登記日期檔案號姓名工作單位死亡日期檔案何時轉(zhuǎn)何處備注查閱流動人員人事檔案登記表查閱日期檔案號姓名查閱單位查閱人查閱理由備注出具人事檔案證明登記表出具日期檔案號姓名證明內(nèi)容簽收人聯(lián)系電話備注轉(zhuǎn)遞流動人員人事檔案登記表轉(zhuǎn)出日期序號姓名檔案號轉(zhuǎn)至單位單位電話轉(zhuǎn)遞人備注檔案接收審核備案表經(jīng)審查你單位送來同志的人事檔案缺少一下需要歸入本人檔案的重要材料，根據(jù)中組部關(guān)于《干部人事檔案材料收集歸檔歸檔》的要求，請你單位負(fù)責(zé)在天內(nèi)補(bǔ)齊所缺材料。如未補(bǔ)齊材料，我中心將無法提供相關(guān)的人事服務(wù)。材料名稱缺材料缺公章備注高中畢業(yè)生登記表大中專學(xué)歷材料畢業(yè)生登記表成績單授予學(xué)士學(xué)位通知研究生學(xué)歷材料畢業(yè)生登記表成績單授予學(xué)位通知職稱評審專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格評審表資格考試合格人員登記表黨組織材料中國共產(chǎn)黨入黨志愿書入黨申請書預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書進(jìn)滬材料審批機(jī)關(guān)調(diào)函原工作單位行政關(guān)系介紹信工作材料派遣通知/報到證勞動力登記表退工單/解除勞動關(guān)系證明其他材料送檔單位：聯(lián)系電話：送檔人簽名：送檔日期：年月日查閱流動人員人事檔案審批表存根：編號：查何人檔案姓名單位職務(wù)政治面貌閱檔人簽發(fā)人：經(jīng)辦人：年月日查閱流動人員人事檔案審批表：編號：查何人檔案姓名單位職務(wù)政治面貌閱檔人查閱理由查閱單位負(fù)責(zé)人簽名：(蓋公章)年月日上級單位負(fù)責(zé)人簽名：(蓋公章)年月日備注注意事項：1、每張審批表，被查檔案在同一單位的，一般可查二人的檔案；如只查一人檔案，應(yīng)將空格劃掉2、凡因入團(tuán)、入黨、入學(xué)、參軍和出國等進(jìn)行政治審查，不能查閱其父母和其他親屬的干部、人事檔案，應(yīng)按《關(guān)于調(diào)查證明材料的規(guī)定》辦理。

借閱流動人員人事檔案審批表存根編號：借閱對象姓名單位職務(wù)政治面貌借閱人員簽發(fā)人：經(jīng)辦人：年月日借閱流動人員人事檔案審批表：編號：借閱何人檔案姓名單位職務(wù)政治面貌借閱人