公司合同保管制度模板

3/3公司協(xié)議保管制度

第一章總則第一條

為了規(guī)范協(xié)議檔案管理工作并保證協(xié)議檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料文件資料流失，逐步實現(xiàn)公司協(xié)議管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。第二條

本制度僅適用于本公司全體職工或員工。第三條

本制度所稱協(xié)議是指公司在經(jīng)營業(yè)務中形成的各種協(xié)議、協(xié)議文本、各類公函、通知（包括但不限于協(xié)議或協(xié)議的附件）等。第四條

法務部負責統(tǒng)籌、溝通協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有協(xié)議文檔，并負責監(jiān)督指導各部門的協(xié)議管理工作。法務部辦理本制度事項時，其他各部門應當賜予幫助，并履行好本制度所規(guī)定的職責。第二章歸檔第五條

協(xié)議訂立后，經(jīng)辦單位應在5個工作日內(nèi)將如下資料文件資料送法務部辦理歸檔手續(xù)，所提交資料文件資料必需真實完整，清晰明確，且原則上應為原件。（一）經(jīng)公司領導審批的協(xié)議評價資料文件；（二）協(xié)議訂立前，有經(jīng)各簽訂主體確認的協(xié)議文本的修改稿；（三）正式協(xié)議文本的原件，包含相關附件；（四）其他補充協(xié)議或子協(xié)議；（五）對方加蓋公章證件（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、國稅證、地稅證、法定代表人身份證）；（六）如協(xié)議為委托代表人簽字，需提供授權(quán)委托書原件及委托代表人身份證復印件。經(jīng)辦單位同時應指派專人負責協(xié)議的履行及將來相關資料文件資料的整理。第六條

協(xié)議履行完畢或終止后5個工作日內(nèi)，經(jīng)辦單位應將除第五條規(guī)定外的其他全部協(xié)議資料文件資料送法務部辦理歸檔手續(xù)：（一）補充或變更的協(xié)議原件；（二）過程履行的證明資料文件，例如轉(zhuǎn)賬憑證、履行記錄、對方簽字確認證明等。該類資料文件需提交原件歸檔，如其他職能部門因硬性規(guī)定原件需由其保管的，經(jīng)辦單位可提交復印件歸檔，但該資料文件的復印件上需由原件保管部門注明原件所在辦公地址，例如會計憑證號等；（三）履行完畢或終止協(xié)議的證明原件。法務部應將本條規(guī)定的歸檔資料文件資料依照時間挨次先后編排，裝訂成冊，標注頁碼。第七條

經(jīng)辦單位在訂立協(xié)議時，正式協(xié)議文本應至少保存兩份原件，其中正本由法務協(xié)議部歸檔，副本由經(jīng)辦部門自行保存。如其他職能部門因硬性規(guī)定需保存原件，經(jīng)辦部門應按需求增加原件數(shù)量，例如財務中心會計工作的需求等。第八條

法務部接收資料文件資料時應當出具收據(jù)給經(jīng)辦部門。第九條

法務部應在協(xié)議評價階段對協(xié)議進行合理編號，所編號碼必需告知公司財務中心。第三章協(xié)議借閱第十條

依據(jù)工作狀況，需要查閱協(xié)議的，應當由查閱部門提出申請，報經(jīng)所屬部門負責人批準同意后，到法務部辦理借閱手續(xù)。

第十一條

查閱協(xié)議原則上不得通過手摘、復印、掃描、拍照等手段復制文本內(nèi)容。確需復制協(xié)議的，應經(jīng)部門負責人批準后，方可復制。第十二條

借閱協(xié)議原則上應在檔案室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，應在借閱申請中注明外借期限后經(jīng)分管領導批準后，方可帶出。若超出外借期限仍需繼續(xù)使用，應當在到期日重新辦理借閱申請手續(xù)并經(jīng)分管領導批準。查閱人應在外借期限內(nèi)歸還所借協(xié)議，并與法務部共同核對協(xié)議文本的完整后辦理歸還手續(xù)。第十三條

為便于查閱，法務部應建立電子名目。第四章訴訟與仲裁第十四條

發(fā)生訴訟或者仲裁的協(xié)議，其協(xié)議檔案中應附有訴訟或者仲裁的狀況說明。

第十五條

訴訟或者仲裁文書材料應獨立以案卷形式整理歸檔。為訴訟或者仲裁的需要，法務部應按本制度第十一條規(guī)定辦理借用手續(xù)，借用的協(xié)議應在法院或仲裁委員會開庭審理終止后5個工作日內(nèi)歸還。如未能按期歸還，應說明理由并報分管領導批準。第五章

責任第十六條

協(xié)議歸檔資料文件資料在交法務部歸檔前，所屬部門應當保全完好，不得隨便涂改、銷毀、破壞、遺失，棄置,

第十七條

經(jīng)辦單位未能按本制度第五、六條規(guī)定，辦理歸檔手續(xù)的，對直接責任人和所屬部門負責人進行處罰（包括書面檢查、罰款、甚至依法追究法律責任的措施）。第十八條

被查出有意隱瞞部分協(xié)議材料不辦理歸檔手續(xù)，依據(jù)情節(jié)對直接責任人和所屬部門負責人依照進行處罰包括書面檢查、罰款、甚至依法追究法律責任的措施）。

第十九條所有職工或員工違反本制度遺失協(xié)議檔案的，應當馬上報告，并在公司內(nèi)部予以通報批判，并依據(jù)情節(jié)可以對其進行處罰（包括書面檢查、罰款、甚至依法追究法律責任的措施）。第二十條如因遺失協(xié)議檔案，泄露公司商業(yè)隱