教你怎么寫應(yīng)用文

應(yīng)用文寫作主講人：麥小宇聯(lián)系方式而知之者，上也學(xué)而知之者，次也困而學(xué)之，又其次也困而不學(xué)，民斯為下也

——孔子中人之上,可以語上也;中人之下,不可以語上也。

——孔子或生而知之，或?qū)W而知之，或困而知之，及其知之，一也。

——荀子第一章緒論一、應(yīng)用文基本概念二、應(yīng)用文寫作的基本要素三、學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫作的意義和方法本章要點一、應(yīng)用文基本概念1.應(yīng)用文的歷史沿革應(yīng)用文一詞，最早見于宋代張侃：《拙軒集跋陳后山再任教官謝啟》一文：“駢四儷六，特應(yīng)用文耳”。正式提出“應(yīng)用文”這一名稱的，清代學(xué)者劉熙載《藝概》“辭命體，推之即可為一切應(yīng)用文。應(yīng)用文有上行、有平行、有下行。重其辭乃所以重其實。原始時期——出現(xiàn)文字(寫作萌生)

蒼頡造字，天雨粟，鬼夜哭

——《淮南子》造化不能藏其密，故天雨粟；靈怪不能遁其形，故鬼夜哭。

——張彥遠(yuǎn)

▲殷墟出土的甲骨文是應(yīng)用文的“祖先”。刻在龜骨和甲骨上的文字，人稱甲骨文。內(nèi)容多為王室占卜有關(guān)，故又稱“卜辭”。奴隸社會——應(yīng)用文基本成型

西周時主要文種有：誥（君王對臣民進(jìn)行訓(xùn)誡的文告）、誓（戰(zhàn)斗動員）、命（君主用來賞賜、任命）等。春秋戰(zhàn)國時期，有“檄文”（征戰(zhàn)號召），“移書”（類似今天的國書），“璽書”（加封晉爵），“盟書”（國家之間簽定盟約），“上書”（向上陳述自己的政治主張）等?！渡袝贰断臅じ适摹?/p>

啟與有扈戰(zhàn)于甘之野，作《甘誓》。大戰(zhàn)于甘，乃召六卿。王曰：“嗟！六事之人，予誓告汝：有扈氏威侮五行，怠棄三正，天用剿絕其命，今予惟恭行天之罰。左不攻于左，汝不恭命；右不攻于右，汝不恭命；御非其馬之正，汝不恭命。用命，賞于祖；弗用命，戮于社，予則孥戮汝。

討伐董卓檄文——曹操

操等謹(jǐn)以大義布告天下：董卓欺天罔地，滅國弒君；穢亂宮禁，殘害生靈；狼戾不仁，罪惡充積！今奉天子密詔，大集義兵，誓欲掃清華夏，剿戮群兇。望興義師，共泄公憤；扶持王室，拯救黎民。檄文到日，可速奉行！封建社會——統(tǒng)一規(guī)范。

秦漢時期，公文文體分類和公文格式已基本形成?；实巯虺嫉摹笆ブ肌庇校褐?、詔、策、戒。此為下行文。臣下向皇帝的文書有：章、表、奏、議，此為上行文。改“命”為“制”、改“令”為“詔”；確定了“和”、“詔”兩種下行文；確定了一種稱為“奏”的上行文。漢承秦制，一日章，二曰奏，三曰表，四日議。章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。

李斯的《諫逐客書》；漢高祖的《求賢詔》；諸葛亮的《出師表》。臣亮言：先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。

魏晉時期——寫作理論有了突破。劉勰的《文心雕龍》《文心雕龍》前五篇(《原道》、《征圣》、《宗經(jīng)》、《正緯》、《辨騷》)是全書的總綱即文之樞紐,劉勰在這里首先提出了指導(dǎo)文章寫作的總原則,也就是應(yīng)用文寫作之“道”。劉勰對文章寫作提出的六條標(biāo)準(zhǔn)。“一則情深而不詭”,即情感深摯而不虛詭;“二則風(fēng)清而不雜”,即風(fēng)貌清朗而不繁亂;“三則事信而不誕”,即記事信實而不荒誕;“四則義貞而不回”,即思想正直而不邪曲;“五則體約而不蕪”,即體制要約而不蕪雜;“六則文麗而不淫”,即文辭華麗而不浮靡。

唐宋時期——公文種類發(fā)展。唐宋八大家

唐宋時期公文文種名稱發(fā)生了一些變化，下行文有冊書、制書、慰勞制書、發(fā)敕、敕旨、論事敕書、敕牒御札、敕牖、誥命等，上行文有奏鈔、奏彈、露布、議、表、狀、札子等；平行文有移、咨等，此外還有一種君主用以答復(fù)臣下奏疏的批，又稱批答，后世的批復(fù)就是由此發(fā)展而來的。宋代不僅對公文首末用語、避諱等作了嚴(yán)格的規(guī)定，而對書寫文字的大小、每行的字?jǐn)?shù)、年月、件數(shù)等細(xì)節(jié)，都作了詳盡的規(guī)定。明清時期——公文的高峰階段，種類繁多

元承宋制，公文沒有多大變化。到明清時期已發(fā)展到極其嚴(yán)重的地步。這一時期，公文種類名目繁多，重復(fù)混雜，多至幾十種，其中平行文數(shù)種，上行文和下行文各有十余種。

▲1912年，南京臨時政府頒布《新公文程式》規(guī)定政府公文為令、諭、咨、呈、示、公布、狀等；并取消了“大人”、“老爺”等稱，代之以“先生”或職務(wù)稱呼。1916年7月，北洋政府公布《新公文程式》增至13種，并明確規(guī)定：“凡處理公事之文件為公文”，對公文概念作了明確規(guī)定?！轮袊闪⒑?，黨和政府多次頒布機關(guān)公文寫作的文件。1987年，國務(wù)院辦公廳公布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》1993年11月對此又作修訂，規(guī)定國家行政機關(guān)的公文為12類13種。1996年5月3日，中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定黨的機關(guān)公文共14種。2000年8月24日，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定了行政機關(guān)公文13種。一、應(yīng)用文基本概念一、應(yīng)用文的概念和沿革2.應(yīng)用文的概念▲人類寫作活動有兩類：一是文學(xué)寫作；一是應(yīng)用寫作。前者為欣賞型；后者為實用型?！鴳?yīng)用文的使用非常廣泛，幾乎涉及各個領(lǐng)域、各個部門、各個階層、每個個人。▲應(yīng)用文概念：應(yīng)用文是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人在處理各項公務(wù)和日常事務(wù)中為解決實際問題所使用的具有慣用格式的實用性文章的總稱。二、應(yīng)用文的特點、作用和分類▲應(yīng)用文的特點1.實用性：其寫作目的就是為了處理和解決問題2.真實性：事實確鑿可信，統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤3.簡明性：語言準(zhǔn)確得體，簡潔明快、通俗易懂4.時效性：及時迅捷，不能貽誤時機5.規(guī)范性：各類應(yīng)用文一般有慣用格式，即程式性▲應(yīng)用文的作用：1.宣傳教育作用2.權(quán)威規(guī)范作用3.溝通協(xié)調(diào)作用4.依據(jù)和憑證作用▲應(yīng)用文的分類：公務(wù)文書和私務(wù)文書公務(wù)文書分為：通用文書和專用文書通用文書分為：法定公文和事務(wù)文書專用文書包括：傳播類、財經(jīng)類、科技類、司法類、禮儀類“文書”的概念：①指公文、書信、契約等；②指機關(guān)或部隊中從事公文、書信工作的人員。應(yīng)用文公務(wù)文體行政公文：命令、通告等（15種）事務(wù)文書：總結(jié)、計劃、調(diào)查報告等專用文書司法文書：起訴書等外事文書：照會等禮儀文書：祝酒辭、邀請信等私務(wù)文體條據(jù)類：請假條、借條等書信類：申請書、私人信件等筆記類：日記、讀書筆記等其它新聞文體：消息、通訊等（附學(xué)術(shù)論文）誰撿到了我的錢包？各位同學(xué)，告訴大家一個不幸的消息，我的錢包丟了！就在昨天晚上，我印象中好像是丟在食堂的飯桌上了。那是我的好朋友送給我的生日禮物，對我至關(guān)重要！我的錢包很可愛，純皮材質(zhì)盡顯高貴與大方，細(xì)細(xì)的紋理雜而不亂，婉如一幅抽象畫，幽藍(lán)色的外表透露出孤傲深邃的氣質(zhì)，只需望她一眼就會被深深打動，和她一見鐘情！可是這個錢包是我的，誰撿到了就還給我吧！求求大家了，祝好人一生平安！聯(lián)系人：×××電話：×××××××二、應(yīng)用文寫作的基本要素一、內(nèi)容要素㈠主題主題是作者通過文章的具體材料所表達(dá)的中心思想或基本觀點，是作者的意圖、主張或看法在文章中的體現(xiàn)。1.正確。符合黨和國家的方針政策，符合有關(guān)的法律法規(guī)，符合客觀實際情況，能夠正確反映客觀事物的本質(zhì)規(guī)律，對工作起積極指導(dǎo)作用，經(jīng)得起實踐的檢驗。2.鮮明。贊成什么，反對什么，肯定什么，否定什么，都要表述和交代得一清二楚，決不含糊其辭，模棱兩可。3.集中。應(yīng)用文的主題要單一、突出，即“一意貫底”，把文章的基本觀點集中、突出地表現(xiàn)出來，把中心思想寫深寫透。4.深刻。要求應(yīng)用文的主題不能停留在表面事實的羅列上，要從事實中歸納出觀點，提煉出思想。㈡材料應(yīng)用文材料是指寫進(jìn)文章的事實、依據(jù)以及相關(guān)背景資料。它既不同于議論文中證明論點的論據(jù)，也不同于記敘文以及文學(xué)作品中的題材。材料是構(gòu)成文章內(nèi)容，形成、支撐并表達(dá)主旨的各種事實與理論。從材料本身的形態(tài)來看，事實與理論是材料的兩大類型。從材料的來源來看，有第一手材料和第二手材料之分。材料真實是實用型文章的生命，而材料的真實又是使文章具有真實性的首要條件。有力是實用型文章的材料所應(yīng)具備的另一個特點。二、形式要素㈠結(jié)構(gòu)▲層次安排方式：1.總分式2.并列式：又稱橫式結(jié)構(gòu)3.遞進(jìn)式：又稱縱式結(jié)構(gòu)▲應(yīng)用文常用的開頭方式：1.原因目的式：交代寫作動機、緣由和目的，常用“為了……”“……為此”“因為……”“由于……”“鑒于……”等介詞作為文章開端之語，公文即常用此類開頭。2.根據(jù)式。交代寫作根據(jù)，增加文章的權(quán)威性，常用“根據(jù)……”“按照……”“經(jīng)……決定”“經(jīng)……通過”等介詞組成的介詞短語作為文章開端之語，公文中的通知、規(guī)章制度、計劃、調(diào)查報告多用此開頭。3.引述式。引述對方的來文或來函，作為擬寫文章的依據(jù)，公文中的復(fù)函、批復(fù)常用此種方法開頭。4.提問式。用提問的方式將論述或敘述的問題提出，讓讀者首先對全文要說明的問題心中有數(shù)，并引起對問題的注意和思考，科技論文、調(diào)查報告、某些新聞類文章等常用此開頭。5.結(jié)論式。開頭先提出結(jié)論性的意見，下文再具體解釋、說明、闡述。6.概述式。將全文主要內(nèi)容在開頭部分簡要介紹，便于讀者了解文章的基本內(nèi)容，新聞、總結(jié)、調(diào)查報告、經(jīng)濟(jì)活動分析常用此法。▲應(yīng)用文常見的結(jié)尾方式有：1.總結(jié)式。運用簡潔明了的語言，概括全文內(nèi)容?；虻贸鼋Y(jié)論，進(jìn)一步加深讀者印象。2.要求式。向受文發(fā)出指示，提出要求和希望。3.祈請式。請求有關(guān)部門的批準(zhǔn)、支持和協(xié)助。4.號召式。發(fā)出希望和號召，指明方向，激勵讀者。㈡語言1.準(zhǔn)確2.簡明3.樸實和莊重㈢表達(dá)方式1.記敘：記敘也叫敘述，主要用來交代事物的基本情況，事件發(fā)生、發(fā)展與變化的過程，介紹人物的經(jīng)歷和事跡，說明問題的來龍去脈、原因與結(jié)果等。完整的敘述包括時間、地點、人物、事件、

原因、結(jié)果六要素。敘述是應(yīng)用文寫作中最常用的表達(dá)方式，應(yīng)用文書對敘述的要求是：只注重對事件的整體勾畫，不要求細(xì)節(jié)的具體、內(nèi)容的詳盡。只敘述與表達(dá)主旨，說明問題有直接關(guān)聯(lián)的部分，或者只是綜合地、概括地敘述若干人或事的共同點。2.說明：即闡述和解說。在應(yīng)用文寫作中，說明往往在陳述或議論過程中出現(xiàn)，主要用于解說事物的形態(tài)、構(gòu)造、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等。3.議論：議論，指對客觀事物進(jìn)行分析，作出評價或判斷，表明立場、觀點和態(tài)度。在應(yīng)用文中，論點可以在開頭出現(xiàn)，開宗明義，讓讀者先明確議論的中心；也可以在結(jié)尾點明，即開頭提出問題，然后分析問題，最后得出結(jié)論，順理成章。論據(jù)是證明論點的根據(jù)，也是議論的基礎(chǔ)。在應(yīng)用文中，論據(jù)有事實論據(jù)和理論論據(jù)兩種。事實論據(jù)包括作者調(diào)查研究得到的事實、文獻(xiàn)檢索獲得的事實、數(shù)據(jù)等；理論論據(jù)包括已被證實和公認(rèn)的原理、定律、結(jié)論和觀點等，在某些應(yīng)用文體中，也包括已被公布、實施的法律和法規(guī)。論證是提示論點與論據(jù)之間的邏輯關(guān)系，也就是用論據(jù)證明論點的過程和方法。論點和論據(jù)本是各自獨立存在的，只有通過論證的過程，才能將兩者聯(lián)系起來，構(gòu)成一段完整的議論。在應(yīng)用文寫作中，議論是敘述和說明的補充手段，

處于從屬地位，往往只是點到即止。

三、學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫作的意義方法▲意義：（一）大到管理國家，小到工作生活，都離不開應(yīng)用寫作；（二）應(yīng)用寫作是提高管理水平和工作效益的重要手段；（三）應(yīng)用寫作是提高寫作者工作能力、水平的重要途徑；四）應(yīng)用文的廣泛應(yīng)用是工業(yè)社會向信息社會發(fā)展的重要條件之一。

▲方法：（一）大量閱讀應(yīng)用文范文，積累感性認(rèn)識。（二）學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作理論，掌握基本模式。（三）堅持多寫多練，在實踐中提高。

第二章公文寫作本章要點：（一）公文概述、作用、特點（二）公文的板式（三）公文的寫作技巧

（四）各種實用性公文的基本格式和寫法（一）公文的概念、作用和特點

公文，全稱公務(wù)文書，是機關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位等以法成立的社會組織用來辦理公務(wù)、有一定格式的應(yīng)用文。

1、公文的概念2、公文的作用

（1）領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用公文的內(nèi)容反映機關(guān)或部門工作的意圖，所以具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的作用。在傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章方面，通過公文來進(jìn)行上傳下達(dá)。各級機關(guān)可以認(rèn)真領(lǐng)會上級機關(guān)的精神意圖，并能按照這一精神意圖進(jìn)行工作，開展活動。公文本身就體現(xiàn)了上級對下級的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

（2）依據(jù)和憑證作用公文反映了制發(fā)機關(guān)的意志、愿望和要求，收文機關(guān)要貫徹落實這一意圖，就必須以公文作為依據(jù)，根據(jù)公文的內(nèi)容要求開展工作、處理問題。一方面，上級機關(guān)所發(fā)的公文對下級機關(guān)來說，是工作依據(jù)。另一方，下級機關(guān)所發(fā)的公文，如請示、報告等，對上級機關(guān)來說，同樣也有依據(jù)作用。上級機關(guān)根據(jù)這些上行的公文來了解下情，作為制定正確決策的參考依據(jù)，或作為針對性答復(fù)問題、指導(dǎo)具體工作的憑證。

（3）聯(lián)系和關(guān)照作用一方面，各系統(tǒng)機關(guān)有各自相應(yīng)的權(quán)限范圍，另一方，組織的正常運轉(zhuǎn)又需要各系統(tǒng)之間有互相配合的關(guān)系。這種聯(lián)系的紐帶之一，就是公文。與聯(lián)系作用緊密相關(guān)的是知照作用，即公文是為了把有關(guān)事項通知、知照對方，使之了解情況。以作為各機關(guān)單位今后工作的參照依據(jù)。公文的這一作用，使機關(guān)之間得以保持聯(lián)系、互通信息，從而有秩序地開展工作。

（4）宣傳和教育作用公文雖然與報紙、圖書上的宣傳教育材料不同，但也具有一定的宣傳教育作用。特別是一些綱領(lǐng)性文件、重大政策性文件和上級領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示，宣傳教育作用十分明顯。（5）規(guī)范和制約作用公文作為管理國家行政事務(wù)的重要工具，其權(quán)威性和法定性賦予了它規(guī)范和制約社會行為和組織活動的作用。公文中有許多法規(guī)、政令、條例、告示、公告等，不僅規(guī)范和制約著干部職工的行為活動，甚至直接規(guī)范和制約著人們?nèi)粘Ｉ钪械男袨榛顒樱蔀楸ＷC社會秩序穩(wěn)定的重要手段之一。心誠求之，雖不中，不遠(yuǎn)矣！未有學(xué)養(yǎng)子而后嫁者也。

——《大學(xué)》曾子

（1）行政公文：行政機關(guān)的公文是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

行政機關(guān)的公文共有十五種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。3、公文的種類（2）機關(guān)事務(wù)公文：國家機關(guān)、團(tuán)體組織、企事業(yè)單位辦理公務(wù)時使用的文書。權(quán)威性與約束力不及行政公文。對內(nèi)的有計劃總結(jié)、規(guī)章制度；對外的有協(xié)議、合同、意向書等。

（3）專用公文：在一定的工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)根據(jù)需要使用的專業(yè)性文書，具有特定的對象和范圍，特定的格式和專業(yè)術(shù)語。如，外交文書、司法文書、經(jīng)貿(mào)文書等。

按照行文關(guān)系劃為三類：1、上行文：指下級被領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)送的文件。2、平行文：是指同級機關(guān)或者不相隸屬的機關(guān)之間來往的文件。3、下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文。

公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項。

意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。3、公文的種類

報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

3、公文的種類

函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

3、公文的種類決議與決定：主要區(qū)別是是否經(jīng)過會議集體討論并表決通過。決定與命令：使用權(quán)限、使用和表達(dá)上有區(qū)別。公告與公報：公告多用于宣布重大消息，內(nèi)容簡要，公報較具體。近似文種異同辨析公告與通告：使用者、發(fā)布內(nèi)容、公布范圍上有區(qū)別。通知與通告：主要是適用對象有區(qū)別。通知與通報：內(nèi)容的側(cè)重點不同。意見與報告：行文方向和內(nèi)容有區(qū)別。意見與請示：行為方向和內(nèi)容上有區(qū)別。近似文種異同辨析請示與報告：對上級要求、行文時間、文種性質(zhì)和行文目的不同。請示與函：行文時間、方向、功能、結(jié)果上有區(qū)別。紀(jì)要與決定：適用對象、表達(dá)等方面有區(qū)別。決定、命令（令）通報：適用范圍和程度不同。近似文種異同辨析公文的結(jié)構(gòu)，總的來看包括以下兩個部分：公文的外部形式：

——格式，即國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的固定格式。公文的內(nèi)部組織：

——內(nèi)容，即公文的主體部分。4、公文格式

依據(jù)：

1、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于印發(fā)〈黨政機關(guān)公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；

2、中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實施。格式要素《條例》份號涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。密級和保密期限涉密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注密級與保密期限。緊急程度緊急公文分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”格式要素《條例》發(fā)文機關(guān)標(biāo)志一種是發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”；一種是使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，可并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可單獨使用主辦機關(guān)名稱。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)簽發(fā)人姓名。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。格式要素《條例》主送機關(guān)公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容附件說明公文附件的順序號和名稱。發(fā)文機關(guān)署名署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。格式要素《條例》成文日期署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期印章公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。格式要素《條例》抄送機關(guān)除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期公文的送印機關(guān)和送印日期。頁碼公文頁數(shù)順序號。主題詞取消。

（1）公文格式要素劃分

版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線

（1）公文格式要素劃分

主體：首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。包括：標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件

（1）公文格式要素劃分

版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。包括：版記中的分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期頁碼

1.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志

由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。（2）版頭部分1.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志大版頭××機關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱文件中版頭（廢止）××機關(guān)（文種）小版頭××機關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱首頁必須顯示正文。（2）版頭部分2.份號如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字。如“№000015”。

3.密級和保密期限如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。絕密★30年，機密★20年，秘密★10年。

（2）版頭部分

4.緊急程度

一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，密級和保密期限下方。緊急公文標(biāo)注特急、加急；緊急電報分別標(biāo)明特提、特急、加急、平急。

5.發(fā)文字號

由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。標(biāo)注于版頭下方居中或左下方（上行文時居左空一字編排）。文字采用3號仿宋_GB2312，發(fā)文年度、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫排印，發(fā)文年度用中文六角括號“〔〕”括起。（2）版頭部分6.簽發(fā)人

上報公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人（居右空一字編排），“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人后面標(biāo)注姓名，文字采用3號楷體字。聯(lián)合上報的公文，應(yīng)同時標(biāo)注各聯(lián)署機關(guān)的簽發(fā)人。（2）版頭部分份號：頂格標(biāo)注在版心左上角第一行。密級：用3號黑體，頂格標(biāo)注在版心左上角第二行（份號下方），兩字之間空1個字。緊急程度：用3號黑體，標(biāo)注于公文首頁左上角，密級下方。發(fā)文字號：用3號仿宋_GB2312。簽發(fā)人：只有上行文才需注明簽發(fā)人，“簽發(fā)人”用3號仿宋。發(fā)文字號居左空一字。簽發(fā)人姓名使用3號楷體。

中共××委No000001

秘密★10年特急x委〔2012〕x號簽發(fā)人：xxx簽發(fā)人：

張三李四王五趙六簽發(fā)人：

張三李四王五（2）版頭部分

公文的主體，是公文最主要的部分。包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、印章和成文日期等要素。（3）主體部分7.標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。標(biāo)題字體為2號小標(biāo)宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。多行標(biāo)題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。多個發(fā)文機關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。（3）主體部分

8.主送機關(guān)

主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機關(guān)名稱應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。主送機關(guān)名稱位于正文左上方，與正文標(biāo)題空一行，頂格排印，用3號仿宋_GB2312。有多個主送機關(guān)的，各機關(guān)名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（3）主體部分

9.正文

公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送機關(guān)下方。正文一般用3號仿宋_GB2312。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件類的通知，用3號楷體_GB2312。

（3）主體部分正文中的層次序數(shù)

文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、阿拉伯?dāng)?shù)字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。

層次序數(shù)：第一層“一、”（黑體）（作為小標(biāo)題時句尾無標(biāo)點）；第二層“（一）”（楷體）（作為小標(biāo)題時句尾標(biāo)點可有可無）；第三層“1.”（仿宋）（無論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點）；第四層“（1）”（仿宋）（必須有標(biāo)點）。（3）主體部分×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××

××××××××××2.×××××××

×××××2012年×月×日

10.附件說明

附件說明分別與正文和發(fā)文機關(guān)署名之間空一行，字體字號用3號仿宋_GB2312?！案郊骸鼻翱?個字，后接排附件名稱，名稱后不加標(biāo)點符號，附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，每行位置對齊，如“附件：1.×××”。有兩個以上附件時，應(yīng)注明順序并分別標(biāo)注于各附件首頁的左上方。（3）主體部分×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××

×××××

×××××2012年×月×日

11.發(fā)文機關(guān)署名

應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號用3號仿宋_GB2312，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。兩個以上機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關(guān)名稱上下并排，等距撐開，長度相同。（3）主體部分

12.成文日期一般署會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期。兩位以上領(lǐng)導(dǎo)人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的簽發(fā)日期。領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定或由發(fā)文機關(guān)秘書部門提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。成文日期應(yīng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名右下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機關(guān)首字右移2個字，如長于發(fā)文機關(guān)，居右排時后空2個字。（3）主體部分×××××

××××××××××××××。

XXXXXXXXX2012年X月X日13.印章

除會議紀(jì)要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。用印頁（發(fā)文機關(guān)署名頁）至少應(yīng)有二行正文，不能采用頁首加圓括號標(biāo)注“此頁無正文”字樣。（3）主體部分

加蓋印章的公文：

成文日期一般右空四字編排。單一機關(guān)行文時，在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名。發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（3）主體部分

加蓋印章的公文：

聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，印章下壓發(fā)文機關(guān)署名。最后一個印章下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。印章之間排列整齊，互不相交或相切。首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（3）主體部分

不加蓋印章的公文：

單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字。如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使用成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。（3）主體部分14.附注一般用于向下普發(fā)的公文，對印發(fā)、傳達(dá)范圍作說明，加圓括號標(biāo)注于成文日期左下方。字體字號用3號仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2個字，用小括號括起。如果表述中重復(fù)出現(xiàn)括號時，用中文六角括號套小括號。附注↓（3）主體部分15.附件附件正文部分，用3號黑體在左上角頂格注明“附件”，有序號時應(yīng)加序號，序號后不再加標(biāo)點符號。附件應(yīng)排在版記之前。附件序號和附件標(biāo)題應(yīng)與附件說明表述一致，附件標(biāo)題與“附件”之間空兩行。被批準(zhǔn)的下級機關(guān)公文或被轉(zhuǎn)發(fā)的上級、同級機關(guān)公文，不屬于公文的附件，應(yīng)在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁排印。（3）主體部分

包括版記中的分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。

（4）文尾部分

（4）文尾部分16.抄送機關(guān)指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方，字體字號用4號仿宋_GB2312。（4）文尾部分17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期組成。一般在公文末頁下部印兩條橫線，印發(fā)機關(guān)居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字，字體字號用4號仿宋_GB2312。翻印的文件，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下標(biāo)注翻印機關(guān)和翻印日期，格式相同。（4）文尾部分

18.頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（4）文尾部分

公文的字體、用紙、制版、裝訂、眉首、式樣等各項設(shè)置均有相關(guān)規(guī)定。從2012年1月1日起，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，同時對文件版型作出調(diào)整。依據(jù)：中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于印發(fā)〈黨政機關(guān)公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）。5、公文版面及裝訂要求

1.用紙:

采用60g/㎡—80g/㎡膠版紙或復(fù)印紙，紙張白度在80-90%。

2.開本

國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品尺寸為297mm×210mm，允許誤差為±2mm。特殊形式的公文用紙幅面根據(jù)實際需要確定。

3.版心

版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值28.8磅，版面上空約37毫米，下空約33毫米。為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時適當(dāng)調(diào)整行間距，保持版心高度不變。

5、公文版面及裝訂要求A4型公文用紙頁邊及版心尺寸

4.頁碼

用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。

5.標(biāo)點

采用規(guī)范全身標(biāo)點，注意符合中文排版規(guī)范。

6.裝訂

左側(cè)裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。5、公文版面及裝訂要求行文總規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被超過的機關(guān)。3.一般不得越級行文。越級行文的特殊情況：一是遇有重大突發(fā)事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故災(zāi)難、重大公共衛(wèi)生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。二是直接的上級機關(guān)亂作為，或者違法違紀(jì)的，對處分決定不服的，可以越級行文。向上級機關(guān)行文的規(guī)則1.原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。3.下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。向上級機關(guān)行文的規(guī)則4.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。5.除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。6.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。向下級機關(guān)行文的規(guī)則1.主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。向下級機關(guān)行文的規(guī)則3.黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。4.涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。5.上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。其他行文的規(guī)則1.同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。(1)各聯(lián)署機關(guān)行政層級應(yīng)相當(dāng)。層級指同一管理層級，如國家層面、省級層面為同一層級。(2)有共同管理的事項或者有關(guān)聯(lián)的事項。(3)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，聯(lián)署單位不宜過多。(4)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦機關(guān)。(5)聯(lián)合行文，主辦機關(guān)一般排列在前。

其他行文的規(guī)則2.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。過去只有政府的部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文。這樣體現(xiàn)了實事求是原則。3.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。6、公文擬制

公文擬制包括公文起草、公文審核、公文簽發(fā)等程序。

1.內(nèi)容要求符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。文種正確，格式規(guī)范。

公文起草

2.文風(fēng)要求：內(nèi)容簡潔主題突出觀點鮮明結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)表述準(zhǔn)確文字精煉

公文起草

3.方法要求

深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。機關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

公文起草

審核重點：1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

公文審核

4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

公文審核

1.請示件、報告件沒有標(biāo)簽發(fā)人姓名或沒有簽署單位公章的；

2.請示件中所請示事項屬政府職權(quán)范圍內(nèi)的工作的；

3.請示件沒有以黨組（黨委）名義上報的；

4.請示件多頭報送的；

5.報告件中夾帶請示事項的；

6.正式文件無特殊原因送給領(lǐng)導(dǎo)個人的；

7.文件內(nèi)容有明顯錯誤的。校核把關(guān)退文制度

公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由授權(quán)機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。

公文簽發(fā)

公文辦理公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔，公文傳遞傳輸也是公文辦理的重要環(huán)節(jié)。做好公文辦理工作，一定要牢固樹立程序、時效、跟蹤、回復(fù)、主動服務(wù)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、記錄備忘、原則性與靈活性相結(jié)合的理念。《條例》主要從運轉(zhuǎn)角度，以流程為主線闡述公文辦理相關(guān)內(nèi)容。收文辦理收文可分為閱知性公文(以下簡稱閱件)和批辦性公文(以下簡稱辦件)兩大類。收文辦理主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)。

（各機關(guān)對辦理環(huán)節(jié)的概括、流程不一致。還應(yīng)注意研究公文辦理體制機制等問題，以有利于分工協(xié)作，提升效率）1.簽收注意兩點：一是要清點信封或文件包數(shù)量，檢查密封是否完好，核對信件實際件數(shù)、信封編號與簽收單上的記載是否相符。二是要逐份清點核對所收文件的編號、份數(shù)與簽收單上的記載是否相符。核對無誤后，要簽名或蓋收文章收件。收文辦理2.登記公文登記的內(nèi)容主要包括：編號、收文時間、來文單位、來文號、標(biāo)題、密級、緊急程度、主送單位等。要詳細(xì)記載收文的經(jīng)辦過程，便于工作中查詢。登記不是一次完成。邊辦邊登。多環(huán)節(jié)登記。收文辦理3.初審是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理。是否符合行文規(guī)則。常見問題有：請示中一文多事，報告中夾帶請示事項，將下級機關(guān)的請示事項原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)，黨委、政府辦公廳(室)之外的業(yè)務(wù)部門擅自向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文。收文辦理文種、格式是否符合要求

常見問題有：該用“請示”的用了“報告”；主送、抄送機關(guān)標(biāo)注不規(guī)范；上行文未標(biāo)注“簽發(fā)人”；主附件分離，附件不全；缺頁、錯頁、中間有空白頁；印制歪斜，等等。收文辦理涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽。

常見問題有：未經(jīng)協(xié)商就報文；已協(xié)商未達(dá)成一致意見且沒有說明情況就報文；多個機關(guān)聯(lián)合行文未會簽完畢就報文等。收文辦理是否符合公文起草的其他要求。

初審不符合規(guī)定的公文，要及時退回來文單位并說明理由，可以在退文時附退文單注明退文原因，或者將退文原因電話告知來文單位。初審合格的公文，進(jìn)入承辦程序。

收文辦理4.承辦承辦閱件。閱件應(yīng)合理確定分送范圍并分送。在分送范圍的確定上，以充分滿足工作需要、發(fā)揮文件最大效用、符合保密要求為原則。收文辦理承辦辦件。辦件應(yīng)提出擬辦意見報本機關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。轉(zhuǎn)辦適用于黨委、政府辦公廳(室)根據(jù)有關(guān)規(guī)定有明確的授權(quán)，或請示事項明確在業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)的情況。擬辦是文秘人員在對辦件認(rèn)真分析研究后，提出書面辦理意見報機關(guān)負(fù)責(zé)人審核決策。

收文辦理寫擬辦意見要注重以下幾個方面：

掌握文件內(nèi)容，搞清請示事項。把握政策規(guī)定，領(lǐng)會有關(guān)意圖。查找檔案資料，對照先例比較。尊重部門意見，注意協(xié)商協(xié)調(diào)。立論有根有據(jù)，建議完整準(zhǔn)確。用語規(guī)范簡潔，答復(fù)簡明得體。

5.傳閱（運轉(zhuǎn)、送批、送閱）按順序傳批。適用于只有一份文件且需多人閱批的公文傳閱。

(1)正傳。按閱批人排序由前往后依次傳閱，一般多用于閱知類公文。

(2)倒傳。按閱批人排序由后往前依次傳閱，一般多用于請示類公文。收文辦理

分傳對于保密要求特別嚴(yán)格的公文，可以采用專傳的方式，即指定專人負(fù)責(zé)將公文在規(guī)定時間內(nèi)送機關(guān)有關(guān)負(fù)責(zé)人閱批完畢。收文辦理

傳閱工作中的注意事項：

一要隨時掌握公文傳閱去向和進(jìn)度。二要控制公文傳閱周期（時間）。三要嚴(yán)格公文傳閱范圍。四要減輕機關(guān)負(fù)責(zé)人閱文負(fù)擔(dān)（先摘編）。五要確保傳閱安全保密。六要適時將已傳閱完畢的文件收回歸檔。6.催辦

區(qū)分情況適時催辦，跟蹤催辦，重點催辦，定期催辦。7.答復(fù)

辦件辦理完畢后，應(yīng)將辦理結(jié)果及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。收文辦理

書面答復(fù)

1.制發(fā)答復(fù)公文。

2.印送批件;將機關(guān)負(fù)責(zé)人在辦件上的批示復(fù)印或抄清后交來文單位和相關(guān)單位。

3.發(fā)《辦文通知》?？陬^答復(fù)：電話答復(fù)面談答復(fù)收文辦理

發(fā)文辦理主要程序包括復(fù)核、登記、印制和核發(fā)。二、發(fā)文辦理

1.復(fù)核

已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。

(一)是否經(jīng)過發(fā)文機關(guān)辦公室審核。

(二)公文審批手續(xù)是否完備。審批手續(xù)包括2個方面：一是審批權(quán)限是否準(zhǔn)確。二是審批的機關(guān)負(fù)責(zé)人有無遺漏。

(三)內(nèi)容、文種、格式是否準(zhǔn)確規(guī)范。發(fā)文辦理

2.登記

基本要求：復(fù)核后的公文，應(yīng)在發(fā)文登記本或計算機系統(tǒng)中認(rèn)真詳細(xì)記載發(fā)文登記的內(nèi)容，包括發(fā)文字號、標(biāo)題、密級、緊急程度、簽發(fā)人、主送單位、成文日期、分送范圍、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。發(fā)文辦理3.印制

(一)確保質(zhì)量。公文印制必須以經(jīng)過機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的定稿為依據(jù)。

(二)確保時效。尤其是對于標(biāo)注特急或要求限時發(fā)出的公文，要嚴(yán)格按照時限印制完畢，不得延誤。

(三)確保安全保密。涉密公文應(yīng)當(dāng)在具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位或機關(guān)內(nèi)部非經(jīng)營性印刷廠、文印中心印制。發(fā)文辦理4.核發(fā)

(一)認(rèn)真檢查成品文件質(zhì)量。

(二)準(zhǔn)確及時分發(fā)成品文件。發(fā)文辦理

《條例》規(guī)定：“需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔”。公文整理歸檔

收集范圍材料歸檔范圍是：(1)反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的公文材料。(2)機關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的公文材料。(3)本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的公文材料，下級機關(guān)報送的重要公文材料。(4)其他對本機關(guān)工作具有查考價值的公文材料。公文整理歸檔在準(zhǔn)確掌握歸檔范圍的同時，還要準(zhǔn)確掌握不需要歸檔的范圍?！皟蓚€以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼任職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔”。公文整理歸檔

系統(tǒng)整理

整理方法：(1)裝訂。(2)分類。(3)排列。(4)編號。(5)編目。(6)裝盒。移交歸檔在移交之前，擬移交案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗收。完成了移交工作，公文就正式轉(zhuǎn)化為檔案。公文整理歸檔公文管理是指以安全保密和充分發(fā)揮公文效用為目標(biāo)，在公文形成、傳遞、運轉(zhuǎn)、存儲、利用、整理歸檔、清退銷毀等環(huán)節(jié)中所進(jìn)行的規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、保管、整理、統(tǒng)計、提供服務(wù)的職能活動。公文管理貫穿于公文處理工作全過程，是公文處理工作的重要保障。公文管理

一是有利于確保國家秘密安全。二是有利于充分發(fā)揮公文效用。三是為公文運轉(zhuǎn)提供保障。公文管理的作用1.統(tǒng)一管理

統(tǒng)一管理要求公文由文秘部門或者專人管理。主要表現(xiàn)在收文發(fā)文歸口管理、統(tǒng)一公文處理制度規(guī)范、統(tǒng)一公文運轉(zhuǎn)程序、統(tǒng)一審核用印、統(tǒng)一整理歸檔、統(tǒng)一清退銷毀等方面。公文管理基本要求2.安全保密

《條例》規(guī)定，設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。

3.有效利用

4.完善制度

《條例》規(guī)定：“公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。

公文密級管理

1.絕密級國家秘密載體應(yīng)當(dāng)在符合國家保密標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施、設(shè)備中保存，并指定專人管理；

2.未經(jīng)原定密機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；

3.收發(fā)、傳遞和外出攜帶，應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施；

4.對接觸、知悉人員要作出文字記載，禁止攜帶參加涉外活動或出境。公文密級管理

印發(fā)傳達(dá)：

公文發(fā)給組織，不發(fā)給個人。公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)布層次和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。確定知悉范圍有2個基本原則：一是工作需要原則。二是涉密最小化原則。公文印發(fā)傳達(dá)管理

公開發(fā)布：

1.公開發(fā)布權(quán)限。公文的公開發(fā)布實際上是變更公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。不能將公文不涉密作為公文可隨意公開的依據(jù)，凡沒有標(biāo)注可公開發(fā)布的，公開時必須請示。公文印發(fā)傳達(dá)管理

2.涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。解密的不一定公開，但公開的一定是已經(jīng)解密的。

3.公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定。

4.經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。公文印發(fā)傳達(dá)管理

復(fù)制匯編公文視同原件管理，復(fù)制件、匯編本要有相關(guān)戳記和密級標(biāo)志。匯編后形成的涉密匯編本，按其中最高密級和最長保密期限在封面做出標(biāo)志并管理。翻印復(fù)制匯編管理絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者發(fā)文機關(guān)的上級機關(guān)批準(zhǔn)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機關(guān)的名稱、日期。翻印復(fù)制匯編管理《條例》規(guī)定：“公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效”。公文撤銷和廢止管理1.清退

清退是指文秘部門按照有關(guān)規(guī)定和要求，定期和不定期地對辦理完畢的公文特別是涉密公文，進(jìn)行清點、核對、收繳，退歸原發(fā)文機關(guān)或由其指定的單位。

公文清退銷毀管理下級機關(guān)報送的涉密公文，一般不予退回，由上級機關(guān)銷毀或暫存?zhèn)洳?。有重大錯情的公文一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即由主管機關(guān)立即全部收回，下級機關(guān)不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。公文清退銷毀管理

2.銷毀

《條例》規(guī)定：“不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文”。公文清退銷毀管理銷毀范圍：凡無留存價值的公文材料均屬銷毀范圍。銷毀要求：銷毀公文時，應(yīng)履行清點、登記手續(xù)，經(jīng)本機關(guān)、單位主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，送交專門的涉密載體銷毀機構(gòu)銷毀。銷毀公文時應(yīng)由2人或多人監(jiān)銷，直至公文被完全毀滅。公文清退銷毀管理

機關(guān)、單位自行銷毀的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保涉密信息無法還原。禁止將待銷公文當(dāng)作廢品出售。公文清退銷毀管理《條例》規(guī)定：“機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時，所在機關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退”。公文移交管理清理移交范圍不只是“紅頭文件”，而是應(yīng)將個人使用和管理的涉密載體和各種公文資料全部清理并退還原工作單位。涉密人員離崗、離職對知悉的國家秘密仍然負(fù)有保密義務(wù)，除做好清退移交外，還要簽訂離崗保密承諾書，遵守脫密期管理規(guī)定。公文移交管理新設(shè)立的機關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機關(guān)合并或者撤銷時，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。發(fā)文立戶管理發(fā)文立戶總的原則是：嚴(yán)格控制，以屬地管理為主，按照機構(gòu)隸屬關(guān)系和干部管理權(quán)限決定。審批程序：一是提出申請。二是辦公室審批。監(jiān)督檢查。發(fā)文立戶管理

（1）公文的政策性各級黨的機關(guān)和行政機關(guān)制發(fā)的公文，都必須用來貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)政策，執(zhí)行國家的法律和法令，絲毫不能偏離黨和國家的政治目標(biāo)和政策軌道。因此，公文是觀點鮮明的文體，是嚴(yán)肅鄭重的文體，是有著充分的權(quán)威的文體，要求作者必須有嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。7、公文的六個特點

雖有智慧，不如趁勢；雖有鎡基，不如待勢?！献?/p>

（2）公文的實用性

公文是用來處理公務(wù)的文書，所以它總是根據(jù)現(xiàn)實需要，針對實際問題而制發(fā)，有著明確的寫作目的。國務(wù)院辦公廳在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中，對此提出的要求是“各級行政機關(guān)要發(fā)揚深入實際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義……行文要少而精，注重效用。”162（3）公文的可靠性

公文涉及的事實以及所引用的材料和數(shù)據(jù)，必須真實可靠，不得有任何虛假和錯漏。內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，這是公文寫作最基本的原則。一般文章寫作中的虛構(gòu)手法，在公文中不能使用；合理想象、添枝加葉、移花接木的方法，也同樣不能使用。因此，公文寫作一定要核準(zhǔn)事實和數(shù)據(jù)，確保材料的可靠性。163

（4）公文的定向性

公文都是由某一個特定機關(guān)制發(fā)的，并且大部分都是寫給特定對象閱讀的，作者與讀者之間有具體、明確的對應(yīng)關(guān)系。公文的這種定向性特點使得寫作有著很強的針對性。164

（5）公文的時間性

公文所針對的問題，總是存在于特定的時間范圍之內(nèi)，一旦時過境遷，公文的實用價值也會隨之喪失。所以，公文的寫作、傳遞和辦理，都要求迅速及時。165

（6）公文的規(guī)范性

為了更方便、有效地辦理事務(wù)，公文形成了自身特有的辦理程序和寫作格式。中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳對公文的種類、用途、文面都作了統(tǒng)一的規(guī)定。另外，多數(shù)常用文種在結(jié)構(gòu)、用語等方面，也有著約定俗成的程式。166關(guān)于邀請x校長、x書記參加“10356211”工程奠基儀式并致辭的請示報告校長辦公室、黨委辦公室并呈x校長、x書記：

根據(jù)“校長辦公會議決”，我院成立了專門的“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒。現(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時想請x校長、x書記參加儀式并致辭，請校長辦公室提供方便。熱切盼望x校長、x書記的到來！此致敬禮！附件一：講話稿；附件二：議程。

資環(huán)學(xué)院2010年7月11日

練習(xí)（三）公文寫作技巧

（一）公文正文寫作的“三要素”一篇標(biāo)準(zhǔn)的公文正文可由“主旨”、“依據(jù)”和“分旨”三個要素構(gòu)成結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)容集中、先后有序、詳略得當(dāng)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：主旨明確、正確、切實；依據(jù)真實、切題、充分；分旨具體、周密、可行1、公文的主旨

主旨即一篇公文最主要的意義或目的。它回答一篇公文要“干什么”的問題。材料是血肉、結(jié)構(gòu)是骨胳、語言是細(xì)胞，主旨則是一篇公文的靈魂主旨表達(dá)因文種而異在說明表達(dá)方式為主的公文中如請示和通知中，常在標(biāo)題中的事由和文種部分表達(dá)出來;在以記敘表達(dá)方式為主的公文如調(diào)查報告、總結(jié)中，主旨實際上是中心論點，往往在標(biāo)題以及雙標(biāo)題的正標(biāo)題中直接表達(dá)出來;在議論為主或者記敘為主的公文中主旨在標(biāo)題中往往采用詩詞的整齊形式或者藝術(shù)手法來表達(dá):

如:《加強安全教育，健全安全制度——××廠開展安全生產(chǎn)教育活動的總結(jié)》

主旨句在一篇公文中的位置一般來說，主旨句表現(xiàn)在公文標(biāo)題中主旨句表現(xiàn)在事由和文種兩部分之中主旨=文種+事由如《關(guān)于教育經(jīng)費的請示》2、公文的依據(jù)

依據(jù)即為一篇公文主旨提出和成立的理由和根據(jù)。主旨的提出和成立，往往要建立在一定的理由或者事實的基礎(chǔ)之上，把這些理由或者事實寫到公文中去，便是依據(jù)。在一些沒有必要說穿的情況下，依據(jù)要素可以省略。

依據(jù)句：依據(jù)要素在公文中往往作為開頭部分出現(xiàn)

其語言形式比較簡單的只有一兩句話,如：“你辦《關(guān)于成立山東省經(jīng)濟(jì)協(xié)作發(fā)展總公司的請示》（〔2009〕魯經(jīng)協(xié)秘字第108號）收悉。經(jīng)研究”“根據(jù)國務(wù)院辦公廳國辦發(fā)明電〔2009〕5號要求”“二○○九年六月三日電悉”

依據(jù)段

比較復(fù)雜的依據(jù)要素同主旨一樣也需擴(kuò)展為段落來表達(dá)，特別是在一些回顧性的公文文體——如通報、請示、報告等上行文體中，由于事情經(jīng)過或報請理由往往是表達(dá)的重點，依據(jù)要素甚至可以由多個段落來表達(dá)。1、提示事實依據(jù)類：代表性的有“目前”、“當(dāng)前”、“隨著”、“近來”、“以來”、“經(jīng)”、“已經(jīng)”、“業(yè)經(jīng)”、“由于”、“鑒于”、“收悉”等十一個。2、提示理論依據(jù)類：代表性的有“根據(jù)”、“遵照”、“認(rèn)為”等三個。

3、公文的分旨

一篇公文中為實現(xiàn)主旨而制定的具體辦法、要求或補充詳述的具體事項。一般而言，公文正文三個要素中，依據(jù)要素和主旨要素文字要少，而分旨要素文字要多。

“作文無它術(shù)，唯勤讀書多為之自工。”

——歐陽修多看多寫生活中到處可見成本：學(xué)習(xí)的成本是寂寞思考的成本是孤獨偷懶的成本是失去工作勤勞的成本的是引來嫉妒獲取權(quán)利的成本是承擔(dān)義務(wù)貪圖享樂的成本是虛度年華分工的成本是知識和信息的不對稱合作的成本是個人對組織服從和兼容并蓄清高的成本是失群隨和的成本是被輕視死的成本是一無所知生的成本是喜怒哀樂愁規(guī)范的成本是有礙創(chuàng)新創(chuàng)新的成本是風(fēng)險

（1）運用語言的總體要求①莊重嚴(yán)肅。公文必須使用規(guī)范化的書面語言。遣詞造句、敘事說理要嚴(yán)密周全，語言表達(dá)要持重端莊，不能虛飾浮夸，不能嬉笑怒罵，不用方言、俗語、口語，不用感情色彩濃烈的語言，要呈現(xiàn)出平實、莊重的風(fēng)格。②簡潔明快。即含義要明確，表達(dá)要準(zhǔn)確。在語言運用上必須準(zhǔn)確無誤、十分明確、言簡意賅、直截了當(dāng)，不能有弦外之音、言外之意，要保證語言的表達(dá)句穩(wěn)詞妥、通體通暢。這樣才能使閱文者不折不扣地理解其內(nèi)容，不至于產(chǎn)生歧義，也不會出現(xiàn)多種理解的現(xiàn)象。4、公文的語言特征

①普遍使用敘述性、說明性語言公文是以事實為基礎(chǔ)的，它要陳述事實，交代情況，從而說明制發(fā)的理由、原因和根據(jù)，并且在此基礎(chǔ)上作出論斷，提出意見、主張，因此它普遍使用敘述性、說明性語言方式。（2）運用語言的形態(tài)②廣泛使用能愿動詞不同的公文對詞語和句式有不同的要求。指揮性公文多用命令性詞語，知照性公文多用說明性詞語和陳述性句式，報請性公文多用陳述性詞語和祈使性句式。不管是哪一類公文，都廣泛使用能愿動詞和帶動詞性賓語的動詞，如“要”、“可以”、“應(yīng)當(dāng)”、“必須”等能愿動詞，“予以”、“加以”、“給予”、“嚴(yán)加”、“嚴(yán)禁”等帶動詞性賓語的動詞，在公文中經(jīng)常使用。③大量使用習(xí)慣用語開端用語。開端用語即公文開頭敘述事實、交代根據(jù)、說明原因、陳述理由的用語，多用“茲因”、“茲定于”、“鑒于”、“根據(jù)”、“按照”、“遵照”、“現(xiàn)將”等。稱謂用語。稱謂用語就是對制文者、受文者以及第三者的人稱用語。例如，第一人稱為“我（我們）”、“本”；第二人稱為“你（你們）”、“貴”；第三人稱為‘他（他們）”、“該”等。經(jīng)辦用語。經(jīng)辦用語是指工作處理過程中的時態(tài)和情況的用語。例如“經(jīng)”、“業(yè)經(jīng)”、“茲經(jīng)”等，表明此項工作已經(jīng)處理過；“現(xiàn)經(jīng)，，、“擬”、“責(zé)成，’等表明此項工作正在處理或準(zhǔn)備處理。引述用語。引述用語是引述來文內(nèi)容或精神時使用的詞語，有“（前、現(xiàn)、近）接”、“（近、敬、驚）悉”等。

期請用語。期請用語是表達(dá)期望、請求時所使用的詞語，如“請（擬請、懇請）”、“希（務(wù)希、尚希、希即、希望）”、“望”、“盼（切盼）”等。表態(tài)用語。表態(tài)用語是公文對所涉工作或事項表示態(tài)度的詞語，多用于下行文，有“照辦”、“同意”、“可行”、“不同意”、“不可”、“準(zhǔn)予”、“不予”、“不準(zhǔn)”、“迅即辦理”、“現(xiàn)予（轉(zhuǎn)發(fā)）”等。征詢用語。征詢用語是征求意見所使用的詞語，如“當(dāng)（妥、可）否”，常與期請用語“請批示”、“請回復(fù)”等聯(lián)用。承啟用語。承啟用語是承上啟下的習(xí)慣用語，有“為（對、據(jù)）此”、“有鑒于此”、“如下”等結(jié)尾用語。結(jié)尾用語是公文結(jié)束時為表達(dá)愿望，強調(diào)內(nèi)容所使用的詞語，如“為、要（盼、荷）”、“特此通知（通報、通告、公告、函復(fù)、函達(dá)）”、“此致敬禮”等。④經(jīng)常使用縮略語縮略語是對專有名詞及名詞性詞組進(jìn)行概括、壓縮而形成的穩(wěn)定性詞語。⑤多用雅語、敬語和強調(diào)語公文的內(nèi)容政治色彩較濃，書面化較強，莊重嚴(yán)肅，在行文上又反映著上下級關(guān)系，因此多用雅致的、敬重的詞語。為了突出、強化重點內(nèi)容，往往采用強調(diào)詞語或強調(diào)句式。⑥多用陳述句式、祈使句式公文要陳述情況、交代根據(jù)、說明主張、表明態(tài)度，并且要提出要求，表達(dá)愿望，因此廣泛使用陳述句和祈使句。⑦常用并列復(fù)句和遞進(jìn)復(fù)句公文的句子，多采用并列成分和遞進(jìn)關(guān)系，使語言簡練，語流通暢，表意完整。⑧常用條款句式公文在表達(dá)主張，提出要求，制定辦法、措施時，常常要分條列項，使用條款句式，從而使句式端莊，條理清晰。

⑨常用介詞結(jié)構(gòu)所謂介詞結(jié)構(gòu)，就是用介詞和名詞、代詞和名詞性詞組結(jié)合，而表示方向、對象、時間、范圍、原因、目的等的語法結(jié)構(gòu)。它在句子中作狀語或定語，既使句子表意嚴(yán)密，又能使表意清楚、明確、突出，從而保證公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和莊重性。

⑩常用一些限定詞語和修飾詞語公文的內(nèi)容表述要求嚴(yán)謹(jǐn)、明確，因此常常使用一些限定詞語和排比、對偶等修辭格。例如：“凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽?！币蚓渲杏谩胺采婕捌渌块T或者地區(qū)”來限定“問題”，就使“問題”的范圍具體明確，同時明確了主辦機關(guān)的職責(zé)。

（四）各種實用性公文的基本格式和寫法

1、通知通知是批轉(zhuǎn)下級公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)事項和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。①布置性通知（安排布置工作），②批示性通知（批轉(zhuǎn)下級機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)，同級機關(guān)，不相隸屬機關(guān)）的公文，③知照性通知（需要下級機關(guān)周知，但是又不需要辦理的事項，比如任免干部，機構(gòu)設(shè)置調(diào)整等等），④事務(wù)性通知（上級機關(guān)對下級機關(guān)布置工作，交代任務(wù)；同級機關(guān)及不相隸屬單位就某一項工作或問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理），⑤會議通知．是公文中使用頻率最高的一種。（1）標(biāo)題一般要寫明發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文事由和文種。如：《××××公司關(guān)于××××××問題的通知》。關(guān)于“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知的文種重疊問題例如：某集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委轉(zhuǎn)發(fā)的財政部的文件，標(biāo)題為：《××××集團(tuán)公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國資委〈關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部〈關(guān)于〈××××年××××××工作有關(guān)問題的通知〉的通知〉的通知》。提示：上述問題可以采取以下方式解決1、省略法（省略介詞）：《××××集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部××××年××××××工作有關(guān)問題通知的通知》。2、替代法：

①《××××集團(tuán)公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部有關(guān)進(jìn)一步做好××××年××××工作等文件的通知》。

②可用發(fā)文字號作為新擬標(biāo)題的事由，以替代原文標(biāo)題。如<<轉(zhuǎn)發(fā)財政部財發(fā)〔2009〕2號文件的通知>>

③發(fā)文字號加事由。如《××××集團(tuán)公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財發(fā)［2007］2號文件進(jìn)一步做好××××年××××工作的通知>>，即避免了冗長，又標(biāo)明了事由。

3、直轉(zhuǎn)法：《××××集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)財政