《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第十七章 檔案數(shù)字化

第十七章檔案數(shù)字化第十七章檔案數(shù)字化內(nèi)容提要本章重點講四個方面的內(nèi)容:一、檔案數(shù)字化的概念和工作流程。二、檔案數(shù)字化工作的要求。三、檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)。四、檔案數(shù)字化案例。第一節(jié)

檔案數(shù)字化的概念和工作流程一、檔案數(shù)字化的概念二、檔案數(shù)字化的工作流程一、檔案數(shù)字化的概念對于檔案數(shù)字化,有廣義和狹義兩種理解。狹義的檔案數(shù)字化,又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換,是指通過一定的技術(shù)手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程。廣義的檔案數(shù)字化,是指通過一定的技術(shù)手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息,并加以存儲、組織、檢索、維護的過程。二、檔案數(shù)字化的工作流程二、檔案數(shù)字化的工作流程(一)檔案數(shù)字化的管理流程1.開展檔案數(shù)字化工作需求調(diào)研2.制訂檔案數(shù)字化工作計劃3.組建工作隊伍,配備相關(guān)條件檔案數(shù)字化工作的組織形式主要包括以下幾種:(1)外包式。(2)自建式。(3)內(nèi)外組合式。4.監(jiān)控檔案數(shù)字化工作的開展5.評估數(shù)字化工作成果二、檔案數(shù)字化的工作流程(二)數(shù)字化檔案資源建設(shè)流程1.預(yù)處理

2.數(shù)字化加工/轉(zhuǎn)換3.信息處理4.信息組織5.信息存儲6.信息服務(wù)7.信息維護二、檔案數(shù)字化的工作流程(三)應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)流程1.系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)設(shè)計是開發(fā)檔案管理系統(tǒng)功能模塊的過程。2.系統(tǒng)實施系統(tǒng)實施是安裝、應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)的過程。3.系統(tǒng)維護系統(tǒng)投入日常使用之后,要保證其持續(xù)、安全運行。第二節(jié)檔案數(shù)字化工作的要求一、目標合理二、遵守法規(guī)三、遵循標準四、管理集成五、互助協(xié)作六、強化核查一、目標合理(一)方便用戶查詢和利用(二)支持電子化業(yè)務(wù)流程(三)保護檔案原件(四)匯聚分散保存的檔案信息二、遵守法規(guī)檔案數(shù)字化工作需要遵守的法規(guī)主要包括四類:(一)關(guān)于檔案公開和保密的法規(guī)(二)保護知識產(chǎn)權(quán)的法規(guī)(三)隱私權(quán)保護的法規(guī)(四)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)行為規(guī)范三、遵循標準(一)標準概覽三、遵循標準(二)標準的配套與執(zhí)行相比單個標準的制定,標準之間的配套性、銜接性,以及標準的貫徹落實同樣值得重視。四、管理集成“管理集成”也是“注重效益”原則的要求,即將檔案數(shù)字化融入檔案館(室)的整體工作中,與其日常管理工作相結(jié)合。具體體現(xiàn)在三個方面:(一)基礎(chǔ)工作集成(二)信息服務(wù)集成(三)管理系統(tǒng)集成五、互助協(xié)作加強檔案部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、咨詢部門以及其他信息資源管理部門等有關(guān)方面的互助合作,發(fā)揮優(yōu)勢互補,共享成果和經(jīng)驗,可以避免不必要的重復(fù)勞動,提高檔案數(shù)字化的效率。各有關(guān)方面的互助協(xié)作主要體現(xiàn)在以下幾個方面:(一)檔案數(shù)字化成果的交換共享(二)檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗的交流共享(三)檔案數(shù)字化課題的聯(lián)合攻關(guān)(四)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的外包共建六、強化核查(一)數(shù)字化檔案原文質(zhì)量核查通過將數(shù)字化檔案與其原件對比,檢查數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的信息質(zhì)量,包括對文字內(nèi)容的校對,圖像、音頻、視頻質(zhì)量的檢查,密級校核等。如發(fā)現(xiàn)遺漏、數(shù)據(jù)失真、數(shù)據(jù)錯誤,應(yīng)及時彌補。(二)機讀目錄核查機讀目錄是檔案檢索的依據(jù),應(yīng)確保準確、完整。為此需要加強數(shù)據(jù)錄入的校對和審核,有時需要開展多次校核。六、強化核查(三)數(shù)據(jù)掛接核查用戶若要最終能夠獲取檔案原文信息,除了目錄要準確之外,還需要在檔案數(shù)字化原文與機讀目錄之間建立準確的掛接。一般采用抽查的方法來進行數(shù)據(jù)掛接核查,抽檢比率不低于5%。(四)安全審查安全審查貫穿于檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)全過程。第三節(jié)

檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)一、數(shù)字化加工技術(shù)二、自動識別技術(shù)和方法一、數(shù)字化加工技術(shù)(一)掃描技術(shù)掃描是通過掃描儀獲取檔案原文圖像的技術(shù)。1.掃描儀的技術(shù)指標(1)光學(xué)分辨率。(2)色彩位數(shù)。(3)灰度級。(4)掃描幅面。(5)掃描速度。(6)接口類型。一、數(shù)字化加工技術(shù)2.掃描儀的類型檔案數(shù)字化工作用到的掃描儀類型主要包括平板式掃描儀、膠片掃描儀、鼓式掃描儀等。3.掃描件技術(shù)參數(shù)的選擇掃描件主要的技術(shù)參數(shù)包括分辨率、色彩模式、色彩位數(shù)、文件格式、壓縮算法等。一、數(shù)字化加工技術(shù)(二)錄音檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)通過由放音設(shè)備、音頻采集卡(聲卡)、音頻輸入線、計算機等設(shè)備以及相應(yīng)的音頻數(shù)字化軟件搭建而成的錄音檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng),可以將模擬聲音信號轉(zhuǎn)化為數(shù)字音頻信號。其主要工作過程包括采樣、量化和編碼。通過系統(tǒng)的設(shè)置,該過程可以批量化、自動化進行。二、自動識別技術(shù)和方法(一)光學(xué)字符識別技術(shù)1.光學(xué)字符識別簡介2.光學(xué)字符識別技術(shù)的工作過程光學(xué)字符識別技術(shù)的主要工作過程包括圖像采集、圖像預(yù)處理、特征抽取、對比特征、判斷識別、人工校正和成果輸出。(二)圖形矢量化技術(shù)(三)語音識別技術(shù)第四節(jié)檔案數(shù)字化案例一、內(nèi)閣大庫檔案管理沿革自2002年起,為了提高內(nèi)閣大庫檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和檢索效率,加強與其他數(shù)字信息的互通和共享,“內(nèi)閣大庫檔案數(shù)位化計劃”的重點轉(zhuǎn)為研究檔案整理工作、檔案著錄格式及著錄方式,建立符合國際標準的檔案元數(shù)據(jù)及規(guī)范文件,以及規(guī)劃數(shù)據(jù)庫及著錄模塊的系統(tǒng)架構(gòu)。第四節(jié)檔案數(shù)字化案例二、內(nèi)閣大庫檔案數(shù)字化的保障(一)人力保障(二)設(shè)備、技術(shù)和規(guī)范保障設(shè)備、技術(shù)和規(guī)范保障,由史語所“資源共享計劃”及“數(shù)位典藏計劃”中的“技術(shù)研發(fā)分項計劃”支持,內(nèi)容包括檔案管理技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)、檢索技術(shù)、其他技術(shù)、法律要求、其他相關(guān)管理規(guī)則、其他網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能七個方面第四節(jié)檔案數(shù)字化案例(三)經(jīng)費保障史語所將此分支計劃與史語所里原有檔案業(yè)務(wù)進行了區(qū)分,主要經(jīng)費重點用于檔案的增值分析及數(shù)字化檔案的制作(含影像與目錄)、系統(tǒng)的整合規(guī)劃上,原有業(yè)務(wù)經(jīng)費主要用于檔案的整理維護、管理及提供利用上。三、內(nèi)閣大庫檔案數(shù)字化的流程(一)實體整理階段實體整理階段主要開展以下五個方面的工作:1.原件檢查2.原件掃灰3.修復(fù)、裱褙4.原件校核登錄5.入庫上架

三、內(nèi)閣大庫檔案數(shù)字化的流程(二)數(shù)字化階段1.影像處理(1)原件掃描、數(shù)字攝影。(2)數(shù)字影像校對、修正。(3)數(shù)字影像后期制作。2.目錄編制(1)目錄著錄。(2)目錄校對。3.增值分析(1)規(guī)范文件著錄。(2)規(guī)范文件校對。(三)應(yīng)用階段1.系統(tǒng)掛接2.開放利用四、內(nèi)閣大庫檔案數(shù)字化的成果內(nèi)閣大庫檔案數(shù)字化成果主要表現(xiàn)在系統(tǒng)模塊、規(guī)范、系統(tǒng)規(guī)格、數(shù)字化檔案數(shù)量四個方面。至2006年計劃一期結(jié)束時,建成了整合式檔案管理自動化系統(tǒng)以及明清檔案主題分析webgis測試系統(tǒng),制定了《明清檔案著錄規(guī)則》、《明清檔案人名規(guī)范文件著錄規(guī)則》、《明清檔案地名規(guī)范文件著錄規(guī)則》等規(guī)范,編制了整合式檔案管理自動化系統(tǒng)架構(gòu)、功能需求書、元數(shù)據(jù)需求規(guī)格書等系統(tǒng)規(guī)格,建成并提供在線利用206434筆已整合好的內(nèi)閣大庫檔案的目錄和影像,以及5809筆人名規(guī)范文件。目前,中國臺灣的“數(shù)位典藏計劃”已進入二期,“珍藏歷史文物數(shù)位化典藏計劃”的二期為“數(shù)位知識總體經(jīng)營計劃”,“內(nèi)閣大庫檔案數(shù)位化計劃”的二期為“明清檔案數(shù)位知識網(wǎng)絡(luò)”,在已有數(shù)字化成果的基礎(chǔ)上繼續(xù)深入,并征集明清檔案數(shù)字內(nèi)容,開展數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺規(guī)劃,整合明清學(xué)術(shù)研究資源。思考與復(fù)習題1.如何理解檔案數(shù)字化的概念?2.簡述檔案數(shù)字化工作中的管理流程。3.簡述檔案數(shù)字化工作中的業(yè)務(wù)流程。4.簡述檔案數(shù)字化工作的目標。5.我國現(xiàn)有法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對檔案數(shù)字化工作有哪些影響?6.我國現(xiàn)有標