人事檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)

大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司人事檔案管理制度TOC\o"1-5"\h\z大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司人事檔案管理制度 1\o"CurrentDocument"?人事檔案材料的收集、歸檔制度 1\o"CurrentDocument"第一章總則 1\o"CurrentDocument"第二章收集范圍 2\o"CurrentDocument"第三章收集方法和要求 2\o"CurrentDocument"第四章歸檔材料的要求 2\o"CurrentDocument"? 人事檔案的整理制度 3\o"CurrentDocument"第一章 總則 3\o"CurrentDocument"第二章 人事檔案整理工作的基礎(chǔ)要求 3\o"CurrentDocument"第三章歸檔材料的鑒別 3\o"CurrentDocument"第四章檔案材料的分類和內(nèi)容 4第六章檔案材料的復(fù)制、技術(shù)加工和裝訂檔案 6\o"CurrentDocument"第七章人事檔案整理工作注意事項(xiàng) 6\o"CurrentDocument"?人事檔案的保管和保護(hù)制度 7\o"CurrentDocument"第一章總則 7\o"CurrentDocument"第二章具體要求 7人事檔案的查閱和借閱制度 8\o"CurrentDocument"第一章人事檔案的查閱、借閱手續(xù) 8\o"CurrentDocument"第三章查閱人事檔案注意事項(xiàng) 8\o"CurrentDocument"人事檔案的轉(zhuǎn)遞、移交、接收制度 9\o"CurrentDocument"第一章總則 9\o"CurrentDocument"第二章做好這項(xiàng)工作的注意事項(xiàng) 9\o"CurrentDocument"附則 9\o"CurrentDocument"附件1檔案材料收集、歸檔工作程序 10附件2檔案整理工作程序 11\o"CurrentDocument"附件3查閱人事檔案審批表 12附件4檔案轉(zhuǎn)遞、移交、接收工作程序 13?人事檔案材料的收集、歸檔制度第一章總則第一條人事檔案材料的收集、歸檔工作是人事檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到能否真正為組織上、歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才提供依據(jù)。認(rèn)真堅(jiān)持檔案材料收集和檔案材料送交歸檔的工作制度。主動與形成人事檔案材料的部門加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，本著實(shí)事求是的原則，收集反映政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平、工作實(shí)績等方面材料，充實(shí)檔案內(nèi)容，有效地為人事工作服務(wù)。第二章收集范圍第二條收集范圍第一類履歷材料。第二類自傳材料。第三類鑒定、考核、考察材料。第四類學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)職稱材料。第五類政審材料。第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)、民主黨派的材料。第七類獎勵材料。第八類違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法處分材料。第九類工資、任免材料。第十類有保存價(jià)值的材料。第三章收集方法和要求第三條收集方法和要求1、建立健全人事檔案材料的收集制度。與形成人事檔案材料的部門取得聯(lián)系，在材料形成后的一個月內(nèi)，收集歸檔。2、掌握信息，做好集中收集?？筛鶕?jù)各個時期中形成的歸檔材料，提早發(fā)出通知，明確提出統(tǒng)一報(bào)送歸檔材料的種類、要求和時間。3、建立聯(lián)系制度，疏通收集渠道。應(yīng)經(jīng)常注意與本機(jī)關(guān)各有關(guān)部門保持聯(lián)系，主動到形成人事檔案材料的部門收集歸檔材料。4、跟蹤收集。在收集、鑒別歸檔材料和整理檔案的過程中，發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合歸檔要求時，應(yīng)及時進(jìn)行登記，并向有關(guān)部門進(jìn)行收集或重新補(bǔ)辦。5、收集人事檔案材料的基本要求是：全面、及時、真實(shí)、準(zhǔn)確。第四章歸檔材料的要求第四條歸檔材料的要求1、歸檔材料必須是辦理完畢、手續(xù)齊全的正式材料。材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，做到完整、齊全、真實(shí)，文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。2、歸檔材料凡規(guī)定由組織審查蓋章的，必須要有組織蓋章。規(guī)定要同本人見面或需要簽字的材料,應(yīng)有本人簽字。特殊情況下，本人未簽字的，應(yīng)由組織注明未簽字的原因。3、不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，可經(jīng)過鑒別，分別處理（退給有關(guān)部門或本人）。4、檔案材料，一般用紙規(guī)格是：18.4X26CM或19X26.5CM（一本檔案應(yīng)是一個規(guī)格），文字須是鉛印、膠印、油印、打?。ㄗ舟E必須清楚）或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、黑汁書寫。5、對檔案材料的歸檔要及時，對收集的人事檔案材料在一個月內(nèi)歸入檔案袋（盒）內(nèi)，每二年裝訂入冊一次。6、檔案材料的收集、歸檔工作程序詳見（附件）?人事檔案的整理制度第一章總則第五條人事檔案的整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，也是人事檔案規(guī)范化管理和提供利用的一個重要環(huán)節(jié)。整理主要是將收集起來的每個人的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目，技術(shù)加工后裝訂成冊，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。對所管理的檔案及時認(rèn)真地進(jìn)行整理。第二章人事檔案整理工作的基礎(chǔ)要求第六條基礎(chǔ)要求1、整理檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。2、準(zhǔn)備好整理檔案所需要的物品和設(shè)備，如目錄表、職務(wù)變動表、工資變動登記表、防腐膠水、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等。3、必須努力學(xué)習(xí)檔案工作的專業(yè)知識，提高對歸檔材料的鑒別能力，熟悉整理檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能。第三章歸檔材料的鑒別第七條人事檔案是組織上培養(yǎng)、選拔和使用人才的重要依據(jù)，是反映全部歷史的真實(shí)憑證。歸檔材料的鑒別至關(guān)重要，應(yīng)嚴(yán)格遵循以下原則，認(rèn)真把好材料關(guān)。1、鑒別歸檔材料，要按照有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行。2、對歸檔材料的鑒別，一定要實(shí)事求是，歷史地、辯證地分析材料內(nèi)容。要具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件及材料的主要內(nèi)容、用途、保存價(jià)值，來確定材料是否歸入檔案。3、鑒別歸檔材料的具體做法：判定歸檔材料是否屬于所管的材料及應(yīng)歸入檔案的內(nèi)容。審查歸檔材料是否齊全、完整。凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔。審查歸檔材料是否真實(shí)。對每份歸檔材料的真?zhèn)我J(rèn)真進(jìn)行審查，特別是對填寫的出生日期、參加工作時間、入黨時間與檔案記載不一致的材料，一定要核準(zhǔn)后再歸檔，對參加工作后取得的學(xué)歷，要配合有關(guān)部門對其歸檔的學(xué)歷、學(xué)位等有關(guān)材料，進(jìn)行認(rèn)真核查。審查歸檔材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的歸檔材料，要有組織蓋章。手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔。鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及政治歷史問題或其它重要問題的材料沒有查清或未辦理完畢，不能歸入檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。核對鑒別歸檔材料時，如發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，要及時進(jìn)行登記并向有關(guān)部門收集補(bǔ)充。第四章檔案材料的分類和內(nèi)容第八條檔案分為正本和副本，副本根據(jù)工作需要建立。第九條檔案正本分十類，其內(nèi)容：第一類履歷材料。履歷表、簡歷表，、職工、教師、職員、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，更改姓名的材料及批件，個人簡歷材料及以履歷為主的綜合性材料等。第二類自傳材料。自傳，屬于自傳性質(zhì)的材料，入黨入團(tuán)形成的自傳材料等。由本人撰寫的敘述自己的經(jīng)歷、思想變化過程，家庭和社會關(guān)系情況的材料歸入本類。第三類鑒定、考核、考察材料。第四類學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)職稱材料。第五類政審材料。第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)、民主黨派的材料。第七類獎勵材料。第八類違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法處分材料。第九類工資、任免材料。第十類有保存價(jià)值的材料。大、中專畢業(yè)生分配工作派遣證(報(bào)到證、通知書)，新錄用和畢業(yè)生分配工作體檢表，有嚴(yán)重慢性病的體檢表，工傷致殘?jiān)\斷及確定殘廢等級材料，有保存價(jià)值無法入前九類的材料。第十條檔案副本由檔案正本主要材料的復(fù)制件(或重復(fù)材料)構(gòu)成，其內(nèi)容和分類是：第一類近期履歷材料；第三類主要鑒定、考核材料；第四類學(xué)歷、學(xué)位和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；第五類政治歷史情況及審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料；第七類獎勵材料；第八類處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料；第九類工資、任免、待遇、通知、出國審批材料；第十一條內(nèi)容交叉的材料，根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。(1)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。(2)履歷表或簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。(3)培訓(xùn)考核表中有成績、學(xué)生鑒定表帶有學(xué)習(xí)成績，在沒有其他成績表或畢業(yè)生登記表的情況下，歸入第四類。(4)入黨、入團(tuán)申請書和自傳連在一起的歸入第六類。(5)有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報(bào)表所附的主要表現(xiàn)情況的綜合材料、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類；提升工資級別的鑒定材料，如已有工資晉升批表的歸第三類，沒有審批表的歸第九類。(6)政治歷史問題與違紀(jì)錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸入第五類，以違紀(jì)錯誤為主的歸第八類。第十二條檔案材料的排序與編目每類檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，左上角編寫材料形成的時間（只有一頁的材料可不用編寫），右下角編寫頁數(shù)。第十三條檔案材料排序的基本方式1、按檔案材料形成時間排序的：2、按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序的：3、按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是：①工資情況的材料；②任免材料；③出國、出境材料；④其他材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列。每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫。第十四條職務(wù)變動表應(yīng)及時填寫。職務(wù)的變動、級別的變動、技術(shù)職務(wù)的變動都應(yīng)如實(shí)填寫。第十五條工資變動表，仍需填寫，放在職務(wù)變動表后面，不用編排類別和編號第五章人事檔案整理工作注意事項(xiàng)第十六條必須嚴(yán)格遵守安全保密制度，不可隨意泄漏檔案中的內(nèi)容。第十七條在整理檔案時，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全。第十八條不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第十九條不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。第二十條在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露檔案內(nèi)容。檔案整理的工作程序詳見（附件）?人事檔案的保管和保護(hù)制度第一章總則第二十一條人事檔案保管工作是以安全保密為基本原則，以便于查找為主要內(nèi)容，以提供利用為最終目的一項(xiàng)重要工作。對人事檔案要嚴(yán)格保密，維護(hù)和確保人事檔案的完整和絕對安全。同時，在保管過程中，要采取切實(shí)有效的措施，防止和避免人事檔案的損壞，延長其使用壽命，使人事檔案更有效地為人事工作提供服務(wù)。第二章具體要求第二十二條具體要求如下：一、保存500冊以上檔案的，要建立堅(jiān)固的防火、防潮、防盜的專用檔案庫房，面積為每千卷需20至25平方米。二、庫房內(nèi)要具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等條件，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（溫度14度?24度，相對濕度45?65%）。為此，要配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫內(nèi)要設(shè)置空調(diào)、去濕、加濕、消毒、滅火等設(shè)備，并經(jīng)常檢查。三、要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。四、檔案庫房嚴(yán)禁吸煙、堆放雜物、放置易燃易爆物品。庫房的鑰匙要設(shè)專人妥善保管，無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房。五、要建立好各種登記臺帳，對查閱、借閱、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出檔案等項(xiàng)目要及時登記，一年進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)。每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。六、嚴(yán)格遵守安全保密制度，不得私自保存他人檔案，不得利用檔案材料營私舞弊，在任何情況下都不能向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，嚴(yán)禁用電話等通訊工具索取和提供有關(guān)的全面情況或一些重要問題，嚴(yán)禁攜帶檔案材料探親、訪友、進(jìn)入公共娛樂場所。對違犯檔案工作法律和紀(jì)律，丟失檔案、賄賂秘密者，要視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。?人事檔案的查閱和借閱制度第一章人事檔案的查閱、借閱手續(xù)第二十三條查閱、借閱人事檔案手續(xù)1、要提前預(yù)約，并在約定時間內(nèi)，由中共黨員2人持黨委出具主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、加蓋公章的《查閱人事檔案審批表》，經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可前來查閱。2、國家安全、公、檢、法機(jī)關(guān)和保衛(wèi)部門，以及地方、軍隊(duì)等單位，因工作需要，查閱檔案，必須持有縣、團(tuán)以上的組織或人事部門出據(jù)的查閱檔案證明信，經(jīng)人事負(fù)責(zé)人同意，并辦理審批手續(xù)后，方可查閱。3、檔案一般不外借。如有特殊情況，必須借出使用時，需要說明理由，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，15天內(nèi)必須歸還，如確困工作需要不能按期歸還的，可辦理續(xù)借手續(xù)，但不得擅自轉(zhuǎn)借他人。第三章查閱人事檔案注意事項(xiàng)第二十四條查閱人事檔案注意事項(xiàng)1、查閱人事檔案必須是中共正式黨員，持《查閱人事檔案審批表》及本人工作證，經(jīng)同意后，方可查閱。2、任何人都不準(zhǔn)查閱、借閱本人和直系親屬的檔案。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱同級和上級檔案。3、查閱和借閱檔案時，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取撤換、拆散、損壞檔案材料。4、嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。未經(jīng)檔案管理部門同意，嚴(yán)禁復(fù)制、摘錄、拍攝檔案內(nèi)容。5、不得憑借外調(diào)證明材料介紹信查閱檔案，外調(diào)人員不能查閱檔案，所需了解的情況由所在單位的黨組織負(fù)責(zé)提供。6、查檔人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，嚴(yán)禁吸煙。7、查閱人事檔案審批表詳見（附件）?人事檔案的轉(zhuǎn)遞、移交、接收制度第一章總則第二十五條人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，是人事檔案的流動性質(zhì)決定的。工作的調(diào)動、職務(wù)的變化、機(jī)構(gòu)的重組，都牽涉到人事檔案的轉(zhuǎn)遞，它是人事檔案管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性業(yè)務(wù)。第二章做好這項(xiàng)工作的注意事項(xiàng)第二十六條注意做到如下幾點(diǎn)：一、人事部門應(yīng)及時將辦完的調(diào)動通知和職務(wù)變動任免通知送交人事檔案管理部門。二、接到調(diào)動或職務(wù)任免通知后，經(jīng)主管部門同意，應(yīng)在15天內(nèi)將調(diào)出的檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。三、鐵路系統(tǒng)各單位有任免權(quán)的人事部門可直接轉(zhuǎn)遞、移交檔案。四、人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派黨員取送，不準(zhǔn)郵寄和本人自帶。五、轉(zhuǎn)出的人事檔案材料必須齊全，并按規(guī)定認(rèn)真整理，裝訂整齊，不得扣留材料和分批轉(zhuǎn)出。六、轉(zhuǎn)出的人事檔案必須使用統(tǒng)一的“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，按照項(xiàng)目要求詳細(xì)填寫登記，并要嚴(yán)密包封。七、收到檔案的單位，要認(rèn)真審核檔案材料和裝訂質(zhì)量，經(jīng)核對無誤后，在回執(zhí)上簽字蓋章，立即退回。逾期一個月未退回執(zhí)的，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)催問，以防丟失檔案。八、接收檔案單位，經(jīng)檢查，沒有按規(guī)定整理的檔案，有權(quán)將其退回原單位，限期整理裝訂整齊后，再接收。九、移交檔案時，移交和接收單位應(yīng)在交接前協(xié)商好交接方法、時間及地點(diǎn)。十、嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，轉(zhuǎn)遞檔案和接收檔案單位要互相溝通，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。十一、具體工作程序詳見（符件）附則第二十七條本辦法由人力資源部負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起執(zhí)行。

附件1檔案材料收集、歸檔工作程序序號程序工作內(nèi)容工作要求1明確來源1、建立聯(lián)系制度；2、主動聯(lián)系。2及時收集1、做到嘴勤、腿勤、手勤；2、收集及時、完全、真實(shí)、準(zhǔn)確。3認(rèn)真鑒別1、以中央及有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)繩；2、具體問題、具體分析。4妥善處理1、歸檔材料應(yīng)完整、完備；2、不應(yīng)歸檔的退回制作單位處理。5隨時歸檔1、歸檔應(yīng)及時、準(zhǔn)確；2、不準(zhǔn)積壓、避免丟失，保證作用。6定期裝訂1、嚴(yán)格執(zhí)行整檔規(guī)定；2、避免材料出現(xiàn)散亂3、避免材料丟失。附件附件2檔案整理工作程序序號程序工作內(nèi)容工作要求1鑒別分類立卷鑒別分類~鑒別分類―補(bǔ)充材料1、鑒別認(rèn)真；2、分類準(zhǔn)確；3、排序合理。2編制記號編號、頁數(shù)、時間編注準(zhǔn)確、工整。3技術(shù)加工1、加工細(xì)致；2、合乎規(guī)范。4登記填寫1、用碳素墨水鋼筆；2、登記準(zhǔn)確、字跡工整；3、縮減合理，排5裝