業(yè)務(wù)跟單流程管理制度匯編

..XX華優(yōu)電器業(yè)務(wù)跟單流程管理制度文件編號：版本號：分發(fā)部門：受控印章：發(fā)布日期：2017年9月1日生效日期：2017年9月1日版次批準/日期審核/日期編制/日期第一版〔A0版文件編號制訂日期修訂日期版次頁次1/1文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次目錄序號文件編號文件名稱文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次目的：為規(guī)范業(yè)務(wù)作業(yè)流程,理順工作關(guān)系,提高工作效率,加強業(yè)務(wù)管理,提升客戶服務(wù),特制定本制度。程序：接單：1.1釋義：接單也即合同的簽定,訂單的取得。1.2下單方式：客戶下單的方式有：通過,,Email或書面合同等方式。1.3接單的途徑：交易會,出訪,參展,邀請客戶來訪,網(wǎng)站,等等。1.4接單的形式：業(yè)務(wù)員接單、業(yè)務(wù)跟單接單合同：正式、具有法律效應(yīng)確認書：它比合同要簡化些,其中包括協(xié)議書。對異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入,。1.5接單的程序：接單的程序可分為詢價,發(fā)價,還價和接受四個環(huán)節(jié)。報價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件,并愿意按照這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中,報價通常是一方在收到對方的詢價后作出的。接受：買方或賣方同意對方在報價中提出的各項交易條件,并愿意按這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。1.6相關(guān)流程：16.1業(yè)務(wù)應(yīng)對訂單相關(guān)的輸入文件進行收集、整齊,并進行編號；業(yè)務(wù)必須按公司規(guī)定的《客戶信息及跟蹤表》,進行建檔和跟蹤,了解客戶信息和有計劃的拜訪；拜訪方式分為：溝通、QQ溝通、上門造訪、以及其他可以接受的方式；每月一號將《將客戶信息及跟蹤表》交副總/總經(jīng)理審閱；1.6.5上班時間,業(yè)務(wù)員及跟單員必須保持暢通,以便客人隨時聯(lián)系。2、審單：即審核合同：2.1審單內(nèi)容：確認產(chǎn)品名稱,規(guī)格,質(zhì)量,數(shù)量,單價,價格條款,總額,付款方式,包裝要求,交貨期,交貨方式。2.2審單方法：產(chǎn)品名稱,規(guī)格：審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在貨物買賣中,貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件,也是我們跟單員進行審單的首要條件。數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥,其計量單位,重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加"約",可使交貨數(shù)量有適當?shù)淖儎?。單價,總額的審查：付款方式審查：A.付款方式是否能接受？支票,付定金、分期付款等等。B.支付的貨幣能否接受？包裝要求的審查：工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受？客戶提供的包裝〔彩印,尺寸我們能否做？,客戶要求包裝時公司將其計價客戶提供的包裝資料是否齊全？〔內(nèi)包裝,外包裝,標簽,說明書內(nèi)包裝：普合,白合,彩合,吸塑外包裝：紙箱,木箱,桶裝,編織袋。最主要是嘜頭印刷。交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,公司是否能及時籌備到貨物,并運輸送達完成安裝。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限,而不是某個具體日期。期限有長有短?？梢允?周,3周,或一個月,二個月,一個季度或更長。交貨方式的審查：運輸主要有海運,陸運,空運,郵寄等等。注：如運費由客戶支付,客戶決定交貨方式。文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次2.3審單步驟：業(yè)務(wù)跟單將客戶的包裝、交期、品質(zhì)、規(guī)格、交貨方式等在《客戶訂單》中進行詳細的記錄；填好《客戶訂單》后,送交分管副總或總經(jīng)理初審；業(yè)務(wù)跟單須填寫《工程設(shè)計任務(wù)書》,將其與總經(jīng)理批準后的《客戶訂單》,以及客戶訂單相關(guān)的輸入性文件一起下發(fā)到研發(fā)部進行設(shè)計；研發(fā)部設(shè)計完成后,業(yè)務(wù)跟單須將《客戶訂單》、訂單相關(guān)的輸入文件、開料表、設(shè)計圖等送財務(wù)進行成本審核；2.3.5通過財務(wù)成本審核后擬定初步報價并交分管副總/總經(jīng)理復(fù)審,通過后與客戶確認報價,談妥簽訂合同后將《客戶訂單》下發(fā)到生產(chǎn)部。3、關(guān)于樣品：要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步；3.1準備樣品。工廠現(xiàn)有的款式新款客戶來樣。3.2要領(lǐng)：無論老品,新品,還是客戶來樣,樣品都要客人進行書面確認。新品修改最多三次。跟單員一定要保存好最終的確認樣,,做好更改記錄,更改后必須有客戶的書面確認,以免客人在下單時找不到確認樣。作為跟單員,我們要做到：有完整的產(chǎn)品資料〔包括：三視圖、包裝圖........。新品的成本,價格要進行核算。新品的材質(zhì)要留有實樣,圖樣和工藝數(shù)據(jù)?？蛻舻膩順右４婧迷瓨?。3.4作業(yè)流程：業(yè)務(wù)跟單員在客戶需要樣貨時,按公司要求報填《生產(chǎn)制令單》備注樣品,獲總經(jīng)理批準后,方可下單生產(chǎn)。4、生產(chǎn)過程跟蹤：4.1生產(chǎn)過程跟單的基本要求：按時交貨：要使生產(chǎn)進度與訂單交貨期相吻合,做到不提前也不推遲。按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。4.2．生產(chǎn)過程跟單的流程：下達《生產(chǎn)制令單》：跟單員接到客戶訂單后,應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為《生產(chǎn)制令單》。《生產(chǎn)制令單》要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,規(guī)格型號,數(shù)量,包裝要求,交貨期等；下單前要與生產(chǎn)部協(xié)調(diào)交期,有爭議時報總經(jīng)理批準后再施行；分析生產(chǎn)能力；《生產(chǎn)制令單》下達后,要和生產(chǎn)部及各車間分析公司的生產(chǎn)能力。能否按期,按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？制定生產(chǎn)計劃：生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生產(chǎn)計劃人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)計劃；根據(jù)《生產(chǎn)進度表》進行生產(chǎn)進度跟蹤；文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次4.2.6常見的異常類型原計劃錯誤。機器設(shè)備有故障。材料沒跟上。不良率和報廢率過高。臨時工作或特急訂單的影響。前制程延誤的累積。員工工作情緒低落,缺勤或流動率高。因客戶或公司對產(chǎn)品出現(xiàn)新的要求,產(chǎn)生變更。4.3交期延誤：如是工廠原因,要通知客戶,取得同意后方可出貨。如不同意,一是協(xié)商,二取消訂單。4.4.訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,有數(shù)量上的,〔或增加,或減少。有包裝上的。有交期的變更?！不蛱崆?或推遲。接到客戶要求變更,首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒按排,問題不大。如已按排了部份,要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減,我們已按原數(shù)量采購了材料,通用的問題不大。但如是專用的,客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前,我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲,時間短,問題不大,但如要延遲很長,那倉儲費,損耗費要承擔,客戶或公司變更生產(chǎn)或品質(zhì)要求時,要將變更記錄進《訂單變更表》,并及時下發(fā)到相關(guān)各部門。4.5相關(guān)流程：下單：將經(jīng)總經(jīng)理復(fù)審批準后的《訂單制令單》送交生產(chǎn)部主管進行擬定生產(chǎn)計劃并安排生產(chǎn)；跟蹤：根據(jù)《生產(chǎn)進度表》和實際現(xiàn)場生產(chǎn)進度進行跟蹤,出現(xiàn)交期或品質(zhì)異常時要記錄進《生產(chǎn)異常記錄表》,并上報副總\總經(jīng)理審核。5、出貨與貨物運輸：5.1發(fā)貨前對每批貨物要進行材積計算,以便選擇合適的運輸車輛盡可能的多裝貨物,以降低運輸成本。5.2運輸方式選擇上應(yīng)選擇,安全、方便、及時、快捷的運輸方式。5.3物流選擇上,要找正規(guī)的、價格合理的、有全保的公司和車輛,以保證公司貨物的安全與貨物到達期限。5.4與物流公司或個體司機之間應(yīng)簽有合同,對交期、貨物安全、付款方式、雙方應(yīng)承擔的責任與義務(wù)等做出限定和規(guī)范。5.5相關(guān)流程：按公司規(guī)定,發(fā)貨前須經(jīng)客戶簽名確認,業(yè)務(wù)再填寫《出貨明細表》,經(jīng)倉庫與出貨組對發(fā)貨產(chǎn)品規(guī)格、名稱、數(shù)量、訂單號確認后,報副總\總經(jīng)理批準,方可發(fā)貨；貨到目的地后,業(yè)務(wù)跟單須督促公司收貨員工對產(chǎn)品的品種、數(shù)量、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品狀況進行檢查并登記在《發(fā)貨出車明細表》傳回公司交由業(yè)務(wù)審查,對出現(xiàn)異常的要上報副總/總經(jīng)理。6、工程安裝跟蹤：6.1業(yè)務(wù)跟單要對安裝進度進行追蹤,須讓安裝現(xiàn)場管理人員按公司規(guī)定填寫《工程進度日報表》,對工程安裝進度進行監(jiān)控,有必要時到現(xiàn)場進行核查。6.2項目店面工程進度或產(chǎn)品品質(zhì)有異常時須填寫《工程異常表》將異常進記錄、登記,并上報副總/總經(jīng)理審核。7、項目達成跟蹤：7.1在工程完工經(jīng)客戶驗收合格后,須將項目店面完成效果按區(qū)域、整體進行拍照,并將項目交期完成情況,客戶的評價、意見或建議,施工中出現(xiàn)了那些問題和問題解決方法,以及未決問題或不足之處進行記錄形成《項目工程完結(jié)報告》,交副總\總經(jīng)理審批。文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號文件編號頁次8、貨款回收：8.1在工程完工經(jīng)客戶驗收合格后,業(yè)務(wù)要與財務(wù)進行貨款回收,以加強公司資金周轉(zhuǎn),防止壞帳發(fā)生。9、客戶投拆：按《客戶投訴管理制度》執(zhí)行。10、參考資料：《業(yè)務(wù)管理規(guī)定》12、附件：《客戶信息及跟蹤表》《客戶訂單》《生產(chǎn)指令單》《生產(chǎn)異常記錄表》《出貨明細表》《工程進度日報表》《工程異常表》《工程完結(jié)報告》《工程設(shè)計任務(wù)書》文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程圖版本/修改號文件編號頁次〔一>業(yè)務(wù)客戶備案流程銷售訂單跟單流程文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程圖版本號/修改號文件編號頁次〔三出貨流程外購、樣品或訂單經(jīng)QA檢驗合格后入庫,再出給業(yè)務(wù)外購、樣品或訂單經(jīng)QA檢驗合格后入庫,再出給業(yè)務(wù)財務(wù)確認收到樣品或訂單全款并在送貨單上簽字確認相關(guān)責任人簽字確認外貿(mào)業(yè)務(wù)確認收款方式財務(wù)確認收到樣品或訂單全款并在送貨單上簽字確認其他方式的收款,業(yè)務(wù)要在送貨單上寫有確認能收到引此款等字樣相關(guān)責任人簽字確認安排發(fā)貨并把業(yè)務(wù)的名片、目錄、禮品等放入貨物中安排發(fā)貨并把業(yè)務(wù)的名片、目錄、禮品等放入貨物中,打包好嚴格跟公司指定的貨運公司合作要隨時把貨物的運輸狀況告訴業(yè)務(wù)