提高對教學(xué)檔案認(rèn)識 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理-檔案管理論文

5/5提高對教學(xué)檔案認(rèn)識加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理-檔案管理論文

1高校教學(xué)檔案的重要性

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)運(yùn)行過程中形成的文字、圖表、聲像等各種形式和載體，并通過分類整理、儲存保管的有價值的信息資料的歷史記錄。教學(xué)檔案對高校來說具有特殊的作用。

1.1歷史的佐證。

1.1.1教學(xué)管理的證明。教學(xué)是高校的中心工作，教學(xué)管理是高校各項管理的核心。規(guī)范的高校教學(xué)管理是通過建章立制實(shí)現(xiàn)的。管理的進(jìn)步和管理的改革，是通過各種規(guī)章制度的不斷完善來體現(xiàn)的。因此，從歷史的規(guī)章制度、管理辦法、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)改革等檔案資料的對比分析，便可以透視出高校教學(xué)管理的發(fā)展概況，概覽教學(xué)管理工作發(fā)展的全過程，作為評估的重要證明材料。

1.1.2.教學(xué)質(zhì)量的證明。教學(xué)質(zhì)量是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的關(guān)鍵指標(biāo)。教學(xué)質(zhì)量的高低不是一朝一夕形成的，它是歷史的積淀，是師資隊伍、教學(xué)管理、教學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施等綜合因素共同影響的結(jié)果。學(xué)校各種有關(guān)教學(xué)考核評價材料、各種評估材料、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控資料等必然成為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的最有力說明。

1.1.3教學(xué)實(shí)踐過程的證明。教學(xué)實(shí)踐過程管理是教學(xué)管理的中心，加強(qiáng)過程管理是確保教學(xué)質(zhì)量提高的關(guān)鍵。如何從過程管理中看出教學(xué)管理的規(guī)范化、科學(xué)化和效率化，就必須加強(qiáng)教學(xué)過程中的檔案管理工作，諸如教學(xué)計劃的修改，教學(xué)改革的審批，主要教學(xué)活動的記載等等，都將成為佐證的客觀材料。

1.2未來的參考。

1.2.1教學(xué)的改革與創(chuàng)新離不開檔案資料的支撐。教學(xué)改革與創(chuàng)新是高校發(fā)展的動力，是高校建設(shè)永恒的主題。高校的改革與創(chuàng)新不是無源之水和無本之木，它是在借鑒和繼承的基礎(chǔ)上有序、漸進(jìn)進(jìn)行的。教學(xué)檔案為其提供了可參考的依據(jù)，從歷史的進(jìn)程中看出改革與創(chuàng)新的基礎(chǔ)、突破的關(guān)鍵、制約的因素等等，使改革創(chuàng)新工作做到有的放矢，增強(qiáng)改革創(chuàng)新的成功性。

1.2.2教學(xué)的未來走勢與發(fā)展速度離不開檔案資料的分析預(yù)測。規(guī)劃好學(xué)校的發(fā)展，是各高校的一項重中之重的工作，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的制定，離不開對學(xué)校歷史的總結(jié)，通過對歷史的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對比，結(jié)合現(xiàn)實(shí)的客觀實(shí)際，進(jìn)行翔實(shí)的分析預(yù)測，做出科學(xué)的判斷，制定出切實(shí)可行的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。而對學(xué)校歷史的分析與未來的判斷及預(yù)測都是基于長期以來積累的具有價值的檔案資料來進(jìn)行的，其中教學(xué)檔案非常重要的，它是學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展最重要的參數(shù)。

1.3現(xiàn)實(shí)的反映。

1.3.1現(xiàn)實(shí)教學(xué)檔案資料反映了現(xiàn)實(shí)的教學(xué)的情況。按照科學(xué)的檔案管理要求，對重要的教學(xué)資料進(jìn)行整理和歸類，在整理過程中，將會發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)教學(xué)存在的不足和取得的成績，為發(fā)揚(yáng)成績、改正不足提供依據(jù)。這就是檔案資料收集、整理、分類、歸檔工作對教學(xué)工作的無形監(jiān)督和促進(jìn)作用。

1.3.2現(xiàn)實(shí)的教學(xué)檔案資料為實(shí)施精細(xì)化的教學(xué)管理提供依據(jù)。通過對教學(xué)檔案的歸檔情況檢查，發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的問題，特別是通過對歸檔材料的規(guī)范性和利用價值的審核，透視出常規(guī)教學(xué)管理狀況，便于為高校從粗放管理轉(zhuǎn)向精細(xì)管理，從手工管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理提供現(xiàn)實(shí)的證明材料。既然教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)過程中形成的檔案資料也是最重要的、最有價值資料，是學(xué)校檔案管理核心，是學(xué)校管理不可或缺的部分。同時，教學(xué)檔案的利用效率也影響到管理的效率。

2目前高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題與原因

2.1歸檔范圍模糊。

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校教學(xué)檔案管理工作主要有收集、整理、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計、研編和利用等六個環(huán)節(jié)，它是一個具有內(nèi)在運(yùn)作規(guī)律的嚴(yán)密體系。教學(xué)檔案收集、鑒定的關(guān)鍵在于管理者對教學(xué)檔案所蘊(yùn)含的價值內(nèi)容的把握。但目前高校教學(xué)檔案管理過程中，歸檔的范圍比較模糊，致使基層教學(xué)單位、教師的教學(xué)檔案要么是殘缺，要么是不加取舍的全部存檔，致使教學(xué)檔案的粗糙，利用價值降低。特別是一些電子檔案，基本上散存與有關(guān)部門、個人手里，許多校園網(wǎng)上的新聞、照片等資料都沒有納入檔案管理的范圍。導(dǎo)致這種情況產(chǎn)生的主要原因，教學(xué)檔案管理工作不重視，沒有建立多層次教學(xué)檔案管理隊伍，教學(xué)檔案管理制度不健全。

2.2檔案管理責(zé)任主體不明確。

高校基本上都建立了檔案室，負(fù)責(zé)全校的檔案管理工作，但是多數(shù)高校二級教學(xué)單位和基層教學(xué)組織沒有專職或責(zé)任明確的兼職教學(xué)檔案管理人員，僅靠學(xué)校的幾個檔案管理人員完成量大、面廣的教學(xué)檔案收集、整理、分類、裝訂、保管是難以保證教學(xué)檔案質(zhì)量。加之教學(xué)檔案的多樣化，歸檔時間與其他檔案相比的學(xué)期交叉性，教學(xué)檔案價值鑒定具有很強(qiáng)的專業(yè)性，這也是少數(shù)的院級普通檔案管理人員力所不及的。往往教學(xué)檔案管理中存在的問題都?xì)w結(jié)到院級檔案管理人員身上是不公平的。這種責(zé)任主體不明確的教學(xué)檔案管理體系，是導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作瑕疵的根源。

2.3重要教學(xué)資料歸檔不及時。

教學(xué)檔案歸檔不及時是普遍現(xiàn)象，就其客觀原因而言，主要是教學(xué)年度采用跨年制，學(xué)校又實(shí)行寒暑假期制度，盡管按教學(xué)年度進(jìn)行檔案資料的收集，但受及早享受假期心理的影響，很多教學(xué)檔案資料，在新學(xué)期開始進(jìn)行歸檔工作。就主觀因素而言，一是教師的教學(xué)資料被認(rèn)為是私人品，不愿意歸檔；二是沒有明確二級檔案管理人員職責(zé)，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料不能及時收集、整理、上繳和留存。教學(xué)檔案歸檔的滯后，在某種意義上影響了檔案管理工作的效率。

2.4教學(xué)檔案利用率不高。

教學(xué)檔案歸檔后，絕大部分資料基本上不在上級有關(guān)部門評估檢查時不被調(diào)閱，導(dǎo)致有些教學(xué)改革和創(chuàng)新脫離了歷史的繼承，有些新的教學(xué)檔案資料與歷史的資料不銜接，有的出現(xiàn)相互矛盾之處，導(dǎo)致教學(xué)檔案的利用價值降低。更為突出的問題是教學(xué)檔案的編研能力和水平較低，時間滯后，甚至有的高校幾乎不進(jìn)行教學(xué)檔案的編研，根本談不上教學(xué)檔案的利用效率。

3加強(qiáng)檔案管理，提高檔案利用效率的對策

3.1明確劃分教學(xué)資料歸檔范圍，實(shí)行“文檔一體化”。

在檔案管理現(xiàn)代化的模式下，教學(xué)檔案的內(nèi)涵、范圍、收集的途徑、分類的依據(jù)、鑒別的標(biāo)準(zhǔn)、整理的規(guī)則等要明確，使人們在教學(xué)管理和實(shí)踐活動中就有文件和教學(xué)資料規(guī)范意識，及檔案價值鑒別能力。同時要樹立全員檔案管理意識，加強(qiáng)二級單位的教學(xué)秘書、行政秘書或黨務(wù)秘書、教師的培訓(xùn)，使他們掌握檔案管理的基本知識，提高檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)。同時把文書工作和檔案工作有機(jī)的結(jié)合起來，以便做到教學(xué)檔案資料的規(guī)范、全面、及時歸檔、有效利用。

3.2建立健全檔案工作管理制度建設(shè)，強(qiáng)化激勵與約束機(jī)制。

為了教學(xué)檔案的收集、整理、鑒定、編研等工作能夠作為經(jīng)常性的一項工作規(guī)范有序高質(zhì)量的運(yùn)行，必須建立一整套檔案管理工作的規(guī)章制度，才能使“檔案管理法”得到根本的觀測落實(shí)。其中最重要的是教學(xué)檔案立卷歸檔制度，凡是教學(xué)文件、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、計劃總結(jié)、教學(xué)考核、教學(xué)工作量、教學(xué)科研成果、學(xué)籍與成績、課表等等都必須通過整理、分類等檔案工作規(guī)范程序進(jìn)行歸檔。建立健全層次化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理隊伍，明確檔案管理責(zé)任主體、責(zé)任范圍和責(zé)任目標(biāo)，加強(qiáng)過程管理和精細(xì)化考核，實(shí)施獎勵和懲處并重的激勵與約束機(jī)制。

3.3改變檔案工作作風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)意識和功能。

為了提高教學(xué)檔案的利用價值和利用效率，必須要提高檔案管理人員自身政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加強(qiáng)教學(xué)檔案的編研工作。樹立以人為本的工作理念和服務(wù)意思，要加強(qiáng)教學(xué)檔案服務(wù)人性化建設(shè)。一是開展以人為本的個性化服務(wù)。即通過分析教學(xué)檔案用戶類型、不同的需求，針對不同的利用者采取不同的服務(wù)方式；二是以人為本，做到主動服務(wù)。即主動