關于高職院校檔案信息化建設的思考-檔案管理論文

3/3關于高職院校檔案信息化建設的思考-檔案管理論文

信息化是人類社會發(fā)展的第三次浪潮，也是各民族實現(xiàn)世紀跨越的戰(zhàn)略抉擇。信息化對檔案事業(yè)帶來的沖擊大于我們早先的預計，數(shù)字技術的廣泛使用使得檔案工作的重點、檔案管理的內容發(fā)生了大跨度的遷移，某些被視作經(jīng)典的檔案原則被賦予了新的內涵。高職院校檔案信息化建設也有了顯著成績，信息化程度逐步提高，各院校、各部門檔案信息化工作不斷發(fā)生深刻的變化。然而，由于多數(shù)高職院校是在原來的中專校的基礎上組建而成的，所以，情況比較復雜，檔案管理人員比較混雜，對檔案信息化工作了解很少，從而導致各高職院校對檔案信息化的認識程度參差不齊，嚴重制約了高職院校檔案信息化的建設和發(fā)展。因此，探索高職院校檔案信息化建設是非常必要的。

一、高職院校檔案工作信息化的戰(zhàn)略目標

一是以歸檔工作和檔案服務現(xiàn)代化為著眼點，重點推進信息化建設工作；二是以強化檔案工作領導責任、提高檔案意識為著眼點，大力推進檔案法規(guī)執(zhí)行力建設工作；三是以強化科學管理、提升服務質量為著眼點，有效推進管理服務能力建設工作；四是以“收得全、查得到、用得上”為著眼點，全面推進常規(guī)業(yè)務高質量高水平工作；五是以營造健康向上的良好氛圍為著眼點，積極推進校園文化建設。

二、高職院校檔案工作信息化建設的策略

1.加強組織領導，明確工作職責

高職院校檔案信息化是學院數(shù)字校園的重要組成部分，涉及全院各個部門，檔案信息化和高新技術的有機結合，是學院建設數(shù)字校園的一項系統(tǒng)工程。

（1）成立學院檔案信息化建設領導小組，加強全院檔案信息化工作的領導、規(guī)劃和組織協(xié)調，以確保學院檔案信息化建設有計劃、有步驟地順利實施。學院各部門配備兼職檔案管理人員，建立以檔案室為中心的全院檔案信息化建設組織網(wǎng)絡。

（2）建立嚴格的目標工作責任制。學院檔案室要把電子檔案的收集、整理、保管、利用納入檔案管理程序和崗位職責，負責對全院電子文件的形成。對各部門歸檔工作提出相應要求，并進行監(jiān)督和指導。各部門要將本單位形成的電子文件的收集、保管、歸檔等工作納入本部門職責范圍，實行目標管理，并落實到人。各部門兼職檔案員要按照學院統(tǒng)一部署，有計劃地做好本單位、本部門的電子文件的收集、積累、鑒定、保管、歸檔等全過程管理，保證本部門產(chǎn)生的電子文件真實、完整，并定時通過學院數(shù)字校園的檔案管理系統(tǒng)上傳到檔案室的服務器。

2.加大高職院校檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。

高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問題。檔案日常管理工作繁瑣，一個人要身兼數(shù)職，工作無法細分。因此，要實現(xiàn)檔案管理信息化，檔案專業(yè)人員不能停留在現(xiàn)有的管理水平上，培養(yǎng)和造就一支掌握檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代化科學技術、具有較高的政治素養(yǎng)、較強檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質的人才隊伍，是適應高等院校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設的需要。因此，高職院校應配備多方面、多層次的知識人才，構成優(yōu)化的群體結構，努力打造一支高素質、高層次的復合型檔案隊伍。

3.爭取多方支持，加大資金投入。

檔案工作是傳承辦學歷史的重要載體，也是學院重要的辦學資源，它在學院教學、科研、基礎建設及各項事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮的作用越來越明顯，越來越重要。檔案現(xiàn)代信息化建設需要投入必要的資金，因此，領導需要對檔案信息化建設有足夠的重視和支持。和其他工作一樣，檔案信息化需要人、財、物作為基礎，離開這一基礎，檔案信息化就無法開展，從這一方面來說，領導重視是做好此項工作的關鍵。當然有了學院的資金支持，還要積極建立與社會各行業(yè)、各部門之間的互動機制，不斷拓寬資金來源渠道。

在信息化背景下，凸顯資源價值的檔案信息正備受重視，社會檔案需求也更加強烈，可以說，今天的檔案事業(yè)比以往任何時期都具有更加厚實的社會基礎和發(fā)展前景，默默無聞的檔案從業(yè)者正在從后臺走向國家戰(zhàn)略的潮頭浪尖，處于學科調整“夾縫”中