工程材料檔案管理學(xué)習(xí)制度

-讓每個(gè)人相同地提高自我工程資料檔案管理制度目錄第一章總則第二章工程檔案管理制度第三章工程文件收發(fā)及管理制度第四章行政部門(mén)檔案管理職責(zé)第五章施工單位歸檔范圍第六章檔案資料借閱制度11-讓每個(gè)人相同地提高自我1．總則為保證工程檔案的齊備、圓滿、正確、系統(tǒng)，保證檔案模卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度?；窘ㄔO(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決議到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保留價(jià)值的文件資料,包含項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘探、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、完工等工作活動(dòng)中形成的文字資料、圖紙、圖表和其余載體的資料?；窘ㄔO(shè)工程檔案資料是國(guó)家、公司的難得財(cái)產(chǎn)，是勘探、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依照《中華人民共和國(guó)檔案法》，各級(jí)人員做好文件資料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)付自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、擁有保留價(jià)值的文件資料，仔細(xì)做好立卷歸檔工作，并保證檔案的圓滿性、正確性。工程檔案管理制度檔案資料管理工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)歸入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。行政部集中一致管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件資料的形成、累積、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)察、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。工程建設(shè)中，各樣技術(shù)資料交由行政部一致管剪發(fā)放，各相關(guān)部門(mén)和單位指定專(zhuān)人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。設(shè)施到貨后，由技術(shù)部匯同相關(guān)部門(mén)開(kāi)箱查收后，設(shè)施資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交行政部一致管理，造冊(cè)登記并成立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程整體查收由技術(shù)部對(duì)其各樣技術(shù)文件和竣薪資料進(jìn)行檢驗(yàn)，各項(xiàng)工程完工決算的最后付款必然由技術(shù)部對(duì)竣薪資料簽收合格后支付。購(gòu)買(mǎi)技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)一致申請(qǐng)，經(jīng)同意后按計(jì)劃辦理，或拜托相關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購(gòu)買(mǎi)技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷(xiāo)憑據(jù)，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。2．2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定凡合同、協(xié)議等文件資料均應(yīng)為正本（即必然有各方代表符合規(guī)定的親筆署名，有單22-讓每個(gè)人相同地提高自我位蓋印欄目的還必然加蓋單位公章歸檔，署名方不可以用副本或復(fù)印件歸檔）。施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、設(shè)計(jì)改正通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書(shū)寫(xiě)資料書(shū)寫(xiě)并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格資料書(shū)寫(xiě)也不可以作為原件；查收簽證單中的各方人員必然署名齊備，不可以以蓋印或打印件取代署名）歸檔。調(diào)試舉措，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不可以用復(fù)印件或一般色帶打印件，以保證筆跡的長(zhǎng)久性。主送和抄送本單位的文件資料均應(yīng)以紅頭文件（不可以用復(fù)印件）歸檔。書(shū)寫(xiě)規(guī)定A）書(shū)寫(xiě)筆跡工整，圖樣清楚。B）書(shū)寫(xiě)墨水應(yīng)為碳素墨水，禁止用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。C）文件書(shū)寫(xiě)格式應(yīng)用橫行擺列，文件段落，章節(jié)編排，按相關(guān)文件編寫(xiě)要求；漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定。工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為增強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳達(dá)關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的供應(yīng)利用，特制定本制度。工程文件接收各單位供應(yīng)給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由行政部一致接收；上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部一致接收。技術(shù)部其余部門(mén)或個(gè)人從外單位帶回或經(jīng)過(guò)其余門(mén)路收到的工程文件，一律交行政部。設(shè)施文件，技術(shù)部匯同相關(guān)部門(mén)對(duì)設(shè)施開(kāi)箱查收后，實(shí)時(shí)將設(shè)施資料立卷歸檔；設(shè)施文件資料由行政部一致歸口發(fā)放給相關(guān)單位。技術(shù)部對(duì)接收的工程文件資料，必然進(jìn)行數(shù)目和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)實(shí)時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。登記完成的工程文件，應(yīng)實(shí)時(shí)予以辦理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)判斷的工程文件實(shí)時(shí)發(fā)散給相關(guān)單位和部門(mén)。對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定穩(wěn)定收存，并仔細(xì)履行密級(jí)文件資料的借33-讓每個(gè)人相同地提高自我閱規(guī)定。工程文件資料發(fā)放發(fā)散外單位和部門(mén)的工程文件資料由行政部一致辦理。呈奉上司單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確立發(fā)放單位和數(shù)目。為防備工程文件資料發(fā)散過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書(shū)面通知行政部；行政部按指命名單發(fā)下班程文件資料。行政部門(mén)檔案管理職責(zé)參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、包辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、包辦的項(xiàng)目文件資料進(jìn)行采集、累積、整理，依照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套圓滿、正確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)采集、累積、整理其承包項(xiàng)目的所有文件。設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)資料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行采集、累積、整理。監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及完工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)察與審察，特別是對(duì)完工圖圓滿、正確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)察和審察。負(fù)責(zé)采集、累積、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位拜托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)察、檢查項(xiàng)目文件的采集、累積和圓滿、正確、系統(tǒng)狀況，并審察、簽訂。同時(shí)向建設(shè)單位提交相關(guān)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告?？甲C資料及其余監(jiān)理文件。試運(yùn)轉(zhuǎn)單位：負(fù)責(zé)采集、累積、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)轉(zhuǎn)中形成的文件。施工單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交施工，安裝所有技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各樣資料）。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及查收簽證書(shū)。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、舉措。負(fù)責(zé)提交所有機(jī)組建設(shè)時(shí)期的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍。44-讓每個(gè)人相同地提高自我負(fù)責(zé)提交所擔(dān)當(dāng)?shù)恼{(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、舉措與調(diào)試報(bào)告等。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過(guò)程中設(shè)施缺點(diǎn)辦理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過(guò)程中改正設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計(jì)單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目（工程）各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)提交所有設(shè)計(jì)改正通知單。負(fù)責(zé)準(zhǔn)時(shí)提交全套圓滿的完工圖（一式八份）。并確實(shí)履行完工圖編制的相關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)察部門(mén)（質(zhì)量監(jiān)察中心站與質(zhì)量監(jiān)察站）監(jiān)理部門(mén)歸檔范圍負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的相關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的所有文件資料。監(jiān)理各專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)察部門(mén)的歸檔模卷實(shí)行審察，對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的圓滿性、正確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在模卷內(nèi)備考表審察人欄簽訂。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完齊整全的證明資料。對(duì)不符合歸檔要求檔案的辦理：對(duì)各單位供應(yīng)的不符合規(guī)定的模卷和模卷內(nèi)的文件，行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整頓,直至提交符合規(guī)定要求的模卷及模卷文件資料。本公司所有文書(shū)、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能守舊檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理以下手續(xù)：檔案、資料借閱制度借閱檔案、資料一般只要由自己填寫(xiě)借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、送還時(shí)間）。送還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查今后方可歸檔。借閱檔案、神秘技術(shù)檔案和資料，須填寫(xiě)借閱單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理署名同意即可。絕密文書(shū)、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不拍照，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，主管副總同意、檔案人員只好按其范圍、要求、內(nèi)容供應(yīng)利用。55-讓每個(gè)人相同地提高自我外單位人員借閱檔案、資料者，憑據(jù)位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理同意方能借閱。借閱的檔案資料要穩(wěn)定保留，不得破壞、勾劃、改正、加注、拆頁(yè)等。借閱人必然穩(wěn)定保留，防備拋棄和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄寫(xiě)和轉(zhuǎn)借，不可以見(jiàn)檔案內(nèi)容公然出去。如遇拋棄，要實(shí)時(shí)寫(xiě)出拋棄報(bào)告，在沒(méi)有做出辦理前停止借閱。借閱時(shí)間在兩周之內(nèi)，如需連續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特別狀況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總同意，但年關(guān)要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、查對(duì)后從頭