企業(yè)管理資料范本-檔案管理制度(制度發(fā)布)

浙江貝尼菲特藥業(yè)有限公司文件貝尼藥辦【2015】03號檔案管理管控規(guī)章制度一、總則公司的各項(xiàng)檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范公司檔案管理管控工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本規(guī)章制度。1、凡公司各部門機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期遞交原件（或備份）至檔案室進(jìn)行管理管控，而總經(jīng)辦作為公司檔案管理管控的最高部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目審核檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。2、綜合管理管控部作為檔案的主要管理管控部門機(jī)構(gòu)，相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目公司檔案管理管控、文書立卷的工作，并對各部門機(jī)構(gòu)檔案管理管控工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目人應(yīng)重視本單位文件資料的管理管控和文書立卷工作，配備專職或兼職相關(guān)人員相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目此項(xiàng)工作。二、歸檔范圍1、凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、正式正式生效方法、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料?；4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同協(xié)議、重要報(bào)表、函件等）5、政府、相關(guān)項(xiàng)目批文、合同協(xié)議；6、公司規(guī)章制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作相關(guān)流程、公司決定等）；7、施工建筑設(shè)計(jì)施工圖；技術(shù)部門機(jī)構(gòu)的專利研發(fā)資料、圖紙、方案；質(zhì)管部門機(jī)構(gòu)的中藥配方資料、質(zhì)檢記錄，生產(chǎn)部門機(jī)構(gòu)的工藝相關(guān)流程、生產(chǎn)過程記錄等。8、各部門機(jī)構(gòu)及公司各部門機(jī)構(gòu)年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；9、公司簽定的各類合同協(xié)議（含買賣合同協(xié)議）；10、公司有效證照、證件、印章；11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件；12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等；13、企業(yè)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；14、公司、各部門機(jī)構(gòu)獲得的社會榮譽(yù)資料；15、其他有必要?dú)w檔管理管控的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)人、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求1、公司綜合管理管控部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；原則上各部門機(jī)構(gòu)應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度文檔辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，各部門機(jī)構(gòu)檔案須進(jìn)行電子檔備份，密級檔案電子檔備份提交總經(jīng)辦。特殊文件可提前申請歸檔。公司各部門機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)向管理管控部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各部門機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格遵守歸檔規(guī)章制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。2、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。四、檔案保管期限1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。2、確定公司檔案保管期限的原則(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。(2)凡是反映公司一般活動，在較長期規(guī)定時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。(3)凡是在較短規(guī)定時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級別1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。有密檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。檔案的密級由檔案提交人提議，由總經(jīng)辦核定密級。2、檔案級別及密級分類

部門機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)文檔歸類級別類目編號密級總經(jīng)辦戰(zhàn)略規(guī)劃、高層決議書等保密文件一級類目ZJB/Al-2015-xxx秘密總經(jīng)辦人事任命文件二級類目ZJB/A2-2015-XXX無其他文件檔三級類目ZJB/A3-2015-xxx無綜合管理管控部企業(yè)員工人事檔案、勞動合同協(xié)議一級類目ZH/Al-2015-xxx無企業(yè)員工體檢單、會議紀(jì)要二級類目ZH/A2-2OI5-xxx無其它文件三級類目ZH/A2-2OI5-xxx無財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行賬務(wù)往來憑證一級類目CW/Al-2015-xxx秘密企業(yè)員工工資表、物料采購報(bào)銷憑證二級類目CW/A2-2OI5-xxx無其它財(cái)務(wù)憑證類三級類目CW/A3-2OI5-xxx無研發(fā)部中藥配方顆粒工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、一級類目YF/Al-2015-xxx絕密研發(fā)相關(guān)項(xiàng)目記錄二級類目YF/A2-2015-xxx機(jī)密其它文檔三級類目YF/A3-2015-xxx無質(zhì)量部工藝配方檢驗(yàn)報(bào)告一級類目ZL/Al-2015-xxx機(jī)密車間質(zhì)量報(bào)告來料檢測報(bào)告二級類目ZL/A2-2015-XXX無其它文檔三級類目ZL/A3-2015-XXX無生產(chǎn)部生產(chǎn)工藝相關(guān)流程一級類目SC/Al-2015-xxx秘密生產(chǎn)計(jì)劃、物料配置單、二級類目SC/A2-2015-xxx無其它文檔三級類目SC/A3-2015-xxx無采購部采購計(jì)劃、采購合同協(xié)議、一級類目CG/Al-2015-xxx無采購申請單、物料清單二級類目CG/A2-2015-xxx無其它文檔三級類目CG/A3-2015-xxx無六、檔案的借閱1、公司建立檔案室，依據(jù)部門機(jī)構(gòu)在檔案室設(shè)立檔案柜，密級檔案另設(shè)專柜；檔案室門鑰匙由綜合管理管控部保管，檔案柜鑰匙由本部門機(jī)構(gòu)保管，密級檔案柜鑰匙由副總或公司授權(quán)專人保管。2、密級檔案原則上只許在檔案室翻閱，限歸檔人使用，借閱時(shí)除借閱人外，須有一人同時(shí)在場；借閱時(shí)需經(jīng)副總以上領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，憑“檔案借閱申請單”遞交至綜合管理管控部安排閱讀；絕密級檔案需外借或復(fù)制時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)方可。3、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人和總經(jīng)辦鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理管控，及時(shí)提供利用。4、各部門機(jī)構(gòu)因工作需要，借閱本部門機(jī)構(gòu)的一般檔案只需經(jīng)本部門機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)即可借閱。5、公司各部門機(jī)構(gòu)借閱非本部門機(jī)構(gòu)的一般檔案須經(jīng)檔案所屬部門機(jī)構(gòu)同意。6、借閱檔案必須履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。7、借閱檔案的相關(guān)人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)副總以上領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)。8、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用規(guī)定時(shí)間一般不得超過10天。9、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。七、檔案的鑒定與銷毀1、公司總經(jīng)辦定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。2、檔案鑒定工作由公司總經(jīng)理經(jīng)理主持，有關(guān)部門機(jī)構(gòu)參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法。八、處罰措施1、公司各部門機(jī)構(gòu)凡違反本規(guī)章制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，在公司內(nèi)通報(bào)批評，并處罰部門機(jī)構(gòu)責(zé)任人100元?500元。2、若擅自泄露一般檔案，公司視情節(jié)嚴(yán)重，給予當(dāng)事人通報(bào)批評、警告、或記過。3、若擅自泄露密級檔案，公司給予當(dāng)事人處罰如下：(1)泄露秘密檔案，給予通報(bào)批評、警告或記過，并罰款100-1000元/次。(2)泄露機(jī)密檔案，給予警告、記過或開除；并罰款2000-10000元/次；(3)泄露絕密檔案，開除當(dāng)事人，報(bào)送司法機(jī)關(guān)，并追究10?100萬元間的經(jīng)濟(jì)損失。2、借閱人不按借閱期限及時(shí)歸還的，因告知檔案管理管控部門機(jī)構(gòu)，辦理延期借閱手續(xù)，否則公司將責(zé)令當(dāng)事人作出書面檢查。4、借閱人遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，造成密級檔案泄露，參照“處罰措施第3條”處理。5、若因部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目人疏忽導(dǎo)致檔案泄密或遺失，公司視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。5、檔案管理管控員人為因素丟失檔案或不按相關(guān)流程辦理借閱手續(xù)，未造成嚴(yán)重后果，公司視情節(jié)給予通報(bào)批評、警告處分；造成嚴(yán)重后果的，視情節(jié)給予罰款或辭退或開除等處理九、附則1、本規(guī)章制度自_年_月_日正式生效。2、本規(guī)章制度由綜合管理管控部相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目解釋及修訂。3、各部門機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本規(guī)