銀行信貸檔案管理辦法

10**支行信貸檔案治理方法第一章總則第一條為了加強**州市商業(yè)銀行**支行信貸檔案的科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)治理，有效地保護和利用檔案，防范信貸風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和我行信貸業(yè)務(wù)有關(guān)治理規(guī)定，特制定本辦法。其次條**支行信貸檔案是各業(yè)務(wù)經(jīng)辦行(部)在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，記錄和反映我行與法人、自然人間債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的重要原始憑證和文件，包括客戶供給和銀行內(nèi)部形成的信貸業(yè)務(wù)原始的，具有保存價值的文字、圖表等根底資料。保函、擔(dān)保、貸款承諾等。第四條本方法的治理對象為各類信貸檔案。具體有公司、個人貸款業(yè)務(wù)檔案、清收檔案及信貸綜合類檔案。其次章信貸檔案的治理機構(gòu)、原則第五條信貸業(yè)務(wù)檔案治理機構(gòu)為支行的客戶經(jīng)理部。第六條信貸檔案的治理原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級治理、分段治理、專人負責(zé)、按時交接、定期檢查。一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)視和檢查。二、分級治理信貸檔案依據(jù)其文件重要程度分兩級機構(gòu)進展治理，總行風(fēng)險部負責(zé)集中治理一、二級文件資料，本支行負責(zé)治理三、四級及綜合性文件資料。三、分段治理是指將一筆信貸業(yè)務(wù)形成的文件材料依據(jù)其執(zhí)行狀態(tài)，劃分為執(zhí)行中的信貸文件〔簡稱“執(zhí)行中檔案”〕和結(jié)清后的信貸檔案〔〕兩個階段?！皥?zhí)行中檔案”由本支行設(shè)專柜分別保管存放?！耙呀Y(jié)清檔案”依據(jù)五年期、永久和二十年期保管期限的劃分與“執(zhí)行中檔案”分區(qū)保管。四、專人負責(zé)本支行設(shè)置專職或兼職人員〔統(tǒng)稱信貸檔案員〕負責(zé)本部門信貸檔案的日常治理等工作。信貸檔案員應(yīng)相對穩(wěn)定，且不得由直接經(jīng)辦信貸業(yè)務(wù)的信貸人員擔(dān)當(dāng)。支行要將信貸檔案員名單報〔見附件二檔案員工作變動時要辦理好交接手續(xù)。五、按時交接業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸業(yè)務(wù)受理、調(diào)查、審查、審批、簽訂合同后3個工作日內(nèi)，按歸檔要求將信貸文件準(zhǔn)時交信貸檔案員整理立卷，雙方履行交接手續(xù)，再由信貸檔案員7個工作日內(nèi)將應(yīng)移交總行的一、二級檔案移交總行信貸檔案員，同時履行交接手續(xù)；信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中續(xù)生的文件業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門隨時移交信貸檔案員。六、定期檢查信貸檔案治理工作由總行風(fēng)險治理部組織部門共同監(jiān)視與指導(dǎo)，支行應(yīng)定期組織自查和整改。第三章信貸業(yè)務(wù)檔案分類第七條信貸業(yè)務(wù)檔案依據(jù)其文件重要程度、涵蓋內(nèi)容及治理需要分為兩大類：信貸客戶檔案和綜合類檔案。一、信貸客戶檔案分為四級，即：1、一級文件〔押品類：主要指信貸抵、質(zhì)押契證和有價證券及押品契證資料收據(jù)〔見附件二、押品契證釋放申請表〔見附件五〕和信貸業(yè)務(wù)結(jié)清通知書〔見附件六〕。其中押品主要包括：存單、有價證券、保險批單、提貨單、產(chǎn)權(quán)證或他項權(quán)證等。2、二級文件〔要件類及內(nèi)部審批資料。法律性文書主要包括：合同、協(xié)議、對外出具的保函文本、制式申請、企業(yè)股東決議、個人財產(chǎn)共有人承諾、還款承諾、借據(jù)等用于證明信貸業(yè)務(wù)法律行為的根本要件，收款通知單及回單、催收通知和回執(zhí)、貸款訴訟案件的判決書、裁定書、強制執(zhí)行書等貸后形成的法律性文書；內(nèi)部審批資料包括調(diào)查報告、審批表等。3、三級文件〔客戶類及保證人、抵質(zhì)押人供給的資格、證明文件、資信證明文件、財務(wù)報表等根本資料。4、四級文件〔貸后治理類：指貸款發(fā)放后的后續(xù)資料，包企業(yè)貸后收集的月報、季報、年報資料，與貸款工程有關(guān)的重大問題調(diào)查報告及處理意見等。二、綜合類檔案：指銀行內(nèi)部治理資料。包括信用等級評定、信貸業(yè)務(wù)授權(quán)授信資料、五級分類及各種風(fēng)險掌握資料，各種合作協(xié)議等信貸專題治理資料文件、信貸分析、行業(yè)分析、調(diào)查檢查、審計稽核報告、相關(guān)文件等各類業(yè)務(wù)治理專題資料，以及信貸統(tǒng)計報表等資料。第五章信貸檔案治理的內(nèi)容第八條信貸檔案治理承受分類治理、逐戶建檔的原則，一“分類治理”是指“執(zhí)行中”檔案與“已結(jié)清”檔案要分開保管；綜合類檔案以前年度與當(dāng)年的分開保管；正在執(zhí)行中的信2、工程貸款；3、承兌；4、貼現(xiàn)；5、保函；6、貸款承諾“自然人客戶檔案”類別下又可細分為：1、住房按揭貸款；性貸款；6、其它“綜合類檔案”類別下又可細分為：1、信用評級；2、五級分類；3、信用分析等。第九條業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在單筆信貸業(yè)務(wù)合同簽訂后3個工作日內(nèi)將信貸文件進展整理，逐項填寫移交清單〔見附件七〕，一并移交給信貸檔案員，信貸檔案員應(yīng)逐件核實并在移交清單上簽收。第十條信貸檔案員對接收的信貸文件卷進展整理，整理步驟包括：立卷、編號、建檔、歸檔。第十一條立卷一、公司類信貸檔案的立卷。每筆法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案按1〔復(fù)印件；〔復(fù)印件；〔客戶類—借款人；〔客戶類—擔(dān)保人5貸后治理類〕挨次排列裝訂立卷歸檔，每類資料按名目挨次排列。單筆信貸業(yè)務(wù)資料較多的，可以按以上分類分別裝訂成冊，按挨次編出卷號，并將名目置于每冊檔案資料卷首；單筆信貸業(yè)務(wù)資料較少的，可合訂一冊；對于常常發(fā)生信貸業(yè)務(wù)的法人客戶，當(dāng)年第一次發(fā)生信貸業(yè)務(wù)時，至少應(yīng)將“三級文件”中借款人根本資料單獨裝訂成冊，當(dāng)年再次發(fā)生信貸業(yè)務(wù)時可重復(fù)使用，如資料內(nèi)容有變化，則由檔案員拆開裝訂線，將資料參加原資料之后，再重裝訂，并接原資料打號、登記目錄后置于檔案盒內(nèi)。二、個人信貸業(yè)務(wù)按名目挨次裝訂成一冊。每冊檔案、資料必需逐頁打號，并將頁號登記到名目中。三、信貸檔案的各種復(fù)印件、報告、名目等統(tǒng)一使用A4紙。四、信貸綜合類檔案治理。1、綜合類檔案按專題或類別與其他檔案資料分開保管。2、業(yè)務(wù)專題資料夠裝訂成冊的，于專題業(yè)務(wù)完畢后10個工作日內(nèi)裝訂成冊，不夠裝訂成冊的零散資料，應(yīng)于業(yè)務(wù)行為完畢后的當(dāng)月內(nèi)交檔案員，信貸檔案員設(shè)“臨時檔案”保管，于年底分類整理裝訂成冊正式入檔。3〔或?qū)ν夤_授信資料、五級分類資料、風(fēng)險掌握資料、行業(yè)調(diào)查及分析報告、信貸報表等綜合資料，按類別的每一年度整理裝訂成冊入檔保管，一類或一個專題一年資料歸一檔。五、一級文件〔押品〕的治理1統(tǒng)一入庫保管。2。本支行在移交總行風(fēng)險治理部前應(yīng)將押品放置在金庫或保險〔柜指定雙人分別保管，雙人出庫，形成存取制約機制。信貸檔案員、借款人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員三方各存一聯(lián)。押品以客戶為單位保管，并由信貸檔案員填寫押品登錄薄〔見附件四。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和信貸檔案員三方共同辦理押品的退還手續(xù)。由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員會同借款人向信貸檔案員交驗信貸業(yè)務(wù)結(jié)清通知書及押品契證資料收據(jù)，借貸雙方在押品契證資料收據(jù)上簽字，信貸檔案員在押品登錄薄上注銷，同時填制一式兩聯(lián)押品退還通知書，連同《信貸業(yè)務(wù)結(jié)清通知書》向總行申請辦理押品退還，本支行信貸檔案員及總行風(fēng)險治理部信貸檔案員各執(zhí)一聯(lián)，同時總行風(fēng)險治理部信貸檔案員在押品登錄薄上注銷。貸業(yè)務(wù)結(jié)清通知書移交總行風(fēng)險治理部信貸檔案員歸檔，同時本部留存一份復(fù)印件。第十二條編號編制工程挨次號〔簡稱工程號，作為信貸檔案治理標(biāo)識。公司類業(yè)務(wù)的工程號由五局部組成：機構(gòu)代碼〔2位〕＋年號〔4位〕+檔案類別〔1位〕＋貸款種類代碼〔2位〕+業(yè)務(wù)流水號〔3位。個人業(yè)務(wù)的工程號由五局部組成：機構(gòu)代碼〔2位〕＋年號〔4位〕+檔案類別〔1位〕＋貸款種類代碼〔2位〕+業(yè)務(wù)流水號〔4位。綜合類檔案的工程號由五局部組成：機構(gòu)代碼〔2位〕＋年〔4位〕+〔1位〕〔2位〕+〔2位。1寫代表，本支行用“RJ”代表。21G，自然人客戶ZH。34位阿拉伯?dāng)?shù)字代表。4300199940001編至99990199。5類代碼，以2位阿拉伯?dāng)?shù)字代表，如住房按揭貸款為01、汽車消02等。例：RJ—2023—G〔01〕—001表示：**支行2023年發(fā)放1筆公司法人客戶流淌資金貸款。第十三條建檔信貸檔案使用統(tǒng)一的檔案盒、案卷封面封底。類、工程名稱、名目號、工程號、保管期限、合同起止日、貸款期限、卷內(nèi)件數(shù)等工程。卷盒背應(yīng)標(biāo)有經(jīng)辦部門、借款單位、貸款種類、貸款期限、工程名稱、工程號等工程。第十四條歸檔〔見附件九，按編號挨次排列，入柜保管。2、總行風(fēng)險治理部集中保管全行一、二級信貸檔案。第五章 信貸檔案歸檔要求第十五條未結(jié)清信貸檔案的歸檔要求一、本支行在規(guī)定時間內(nèi)向總行移交一、二級信貸文件的所有原件，同時支行留存一套復(fù)印件和其他文件留本支行一并歸檔，移交時雙方履行移交手續(xù)。二、在信貸業(yè)務(wù)結(jié)清其抵〔質(zhì)〕押品退還借款人后，其一級文件即押品契證資料收據(jù)第一聯(lián)及信貸業(yè)務(wù)結(jié)清通知書應(yīng)移交總行歸檔。第十六條已結(jié)清信貸檔案歸檔要求一、已結(jié)清信貸檔案是指已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)的文件材料，經(jīng)過整理立卷形成的檔案。二、依據(jù)信貸業(yè)務(wù)的歸還期限，將信貸檔案的保管期限劃分為五年期、二十年期和永久三種?！埠虽N20個工作日內(nèi)完成該筆信貸業(yè)務(wù)文件的立卷工作，形成“已結(jié)清”檔案。立卷步驟是：1、劃定保管期限，按保管期限分區(qū)保管，依次排架。〔見附件十五，置于末份文件后。3、填寫檔案貸款封面標(biāo)簽〔見附件十四字樣。兩份，一份留本部，一份交總行風(fēng)險治理部備查。第六章信貸檔案的借閱治理〔見附件十經(jīng)借閱部門負責(zé)人及檔案保管負責(zé)人共同簽批同意后，才能辦理〔見附件十一〕上進展登記。第十八條信貸業(yè)務(wù)檔案原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，信貸人員如遇特別狀況需借出原件，應(yīng)經(jīng)主管行長同意后，方可執(zhí)行。非信貸人員需要調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案的，經(jīng)得行長簽字同意。司法、公安、審計等檢查部門需要調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案時，必需持有單位證明和法律文書，經(jīng)主管行長同意，由專人伴隨，方可調(diào)閱。第十九條押品在貸款結(jié)清前，原則上不允許借閱。如遇債權(quán)、債務(wù)重組及法律訴訟等狀況確需借閱，必經(jīng)由該工程經(jīng)辦人人及行長共同簽批同意后，才能辦理借閱。其次十條借貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱人員不得涂改、拆換、損毀、遺失檔案，借閱完結(jié)后，檔案員要對檔案進展嚴(yán)格檢查，覺察有損壞、涂改、喪失文件現(xiàn)象按規(guī)定追究其責(zé)任。其次十一條責(zé)任對損毀、遺失擅自銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案，擅自對外供給、透露信貸業(yè)務(wù)檔案，涂改、偽造信貸業(yè)務(wù)檔案，出賣信貸業(yè)務(wù)檔案及相關(guān)資料，以及檔案治理人員玩忽職守造成檔案損失的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人賜予行政處分，造成損失的，責(zé)令賠償，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第七章信貸檔案的保管期限和銷毀其次十二條信貸檔案的保管期限。從貸款本息全部還清后11日開頭算起。其次十三條依據(jù)信貸業(yè)務(wù)的歸還期限，將信貸檔案的保管期限分為五年期、二十年期和永久三種，其中：五年期：一般適用于短期信貸業(yè)務(wù)，結(jié)清后原則上再保管五年。二十年期：一般適用于中、長期信貸業(yè)務(wù)，結(jié)清后原則上再保管二十年。永久：經(jīng)風(fēng)險治理部和本支行認(rèn)定有特別保存價值的這永久保管。1、個人信貸業(yè)務(wù)的保管期于結(jié)清后原則上再保管五年?！渤鞣N報表的年度匯總表為永久保管外，其保管期限為20年。其次十四條信貸檔案的銷毀。1、本支行提出銷毀申請，編造信貸業(yè)務(wù)檔案擬銷毀清冊，已保管期限等。2、本支行擬銷毀的檔案清冊應(yīng)由總行風(fēng)險治理部鑒定，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦行〔部、風(fēng)險治理部及行長三方負責(zé)人在正式清冊上審批簽字；總行風(fēng)險治理部擬銷毀的檔案清冊由總行風(fēng)險部、主管行長及風(fēng)險評審會三方審批簽字。由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字。信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清單一式二份，支行、風(fēng)險治理部和留一份備查。第八章附則其次十五條本方法由**州市商業(yè)銀行**支行負責(zé)解釋、補充、修改，并以總行相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)執(zhí)行。其次十六條本方法自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：一、各類信貸業(yè)務(wù)的歸檔內(nèi)容二、信貸檔案員備案登記表三、押品契證資料收據(jù)四、押品登錄薄七、信貸文件移交清單八、信貸檔案卷內(nèi)文件名目九、信貸檔案〔卷〕治理登記薄十、信貸文件〔檔案〕借閱申請表十一、信貸文件〔檔案〕借閱登記薄十二、信貸檔案銷毀清單十三、信貸檔案〔卷〕封面十四、信貸檔案卷盒封面標(biāo)簽十五、卷內(nèi)備考表十六、檔案盒、封面填寫說明附件十七：信貸檔案機構(gòu)代碼及檔案類別編號列表業(yè)務(wù)經(jīng)辦行〔部〕機構(gòu)代碼業(yè)務(wù)經(jīng)辦行〔部〕機構(gòu)代碼公司業(yè)務(wù)部GS個人業(yè)務(wù)部GR資產(chǎn)治理部ZC總行營業(yè)部ZH廣場支行GC金元支行JY紅旗支行HQ青年支行QN文清