第6章 Access中的報表

第6章Access中的報表學習目標

通過本章的學習，應該掌握（1）報表的基本概念。（2）報表的類型。（3）使用向?qū)Ш驮O計視圖創(chuàng)建報表。（4）如何編輯報表。（5）打印報表。

6．1報表概述

在數(shù)據(jù)庫應用過程中，經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)進行打印輸出，這是一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應具有輸出打印的功能。在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)中，數(shù)據(jù)庫的打印功能需要程序員編寫復雜的打印程序來實現(xiàn)，打印格式由程序員在設計過程中確定，用戶只能使用而不能對其進行修改。在Access中，數(shù)據(jù)庫的打印工作通過報表對象來實現(xiàn)。6.1.1報表的概念

報表是數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)信息和文檔信息輸出的一種形式，它可以將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息和文檔信息以多種形式通過屏幕顯示或打印機打印出來。在Access中，報表是數(shù)據(jù)庫的一個對象，它根據(jù)用戶需求組織數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)，并按照特定的格式對其進行顯示或打印。報表的數(shù)據(jù)來源可以是數(shù)據(jù)表或查詢，報表可以對數(shù)據(jù)進行分組，還可以對數(shù)據(jù)進行分匯總和統(tǒng)計。

報表具有以下功能：（1）可以對數(shù)據(jù)進行分組、匯總。（2）可以包含子窗體、子報表。（3）可以按特殊格式設計版面，

（4）可以有圖形、圖表以及OLE對象。

（5）可以打印所有表達式的值。6.1.2報表的類型Access報表類型包括，縱欄式報表、表格式報表、圖表報表和標簽報表。1．縱欄式報表縱欄式報表通常以垂直方式排列報表上的控件，在每一頁一條或多條記錄，縱欄式報表顯示數(shù)據(jù)的方式類似于縱欄式窗體，但是報表只是用于查看或打印顯示數(shù)據(jù)，不能用來輸入或更改數(shù)據(jù)。2．表格式報表

表格式報表以整齊的行、列形式顯示數(shù)據(jù)，通常一行顯示一條記錄，一頁顯示多條記錄。3．圖表報表圖表報表以圖表形式顯示信息，可以直觀地表示數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計信息。4．標簽報表標簽報表以每一條記錄位單位組織為郵件標簽的格式?？梢栽谝豁撝薪⒍鄠€大小、格式一致的卡片，主要用于表示個人信息、郵件地址等短信息。

6.1.3報表的組成

報表通常由報表頁眉、頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳、組頁眉、組頁腳及主體7部分組成，這些部分分稱為報表的節(jié)，每個節(jié)具有其特定的功能。報表各節(jié)的分布如圖所示。1．報表頁眉報表頁眉僅僅在報表的首頁打印輸出。報表頁眉主要用于打印報表的封面、報表的制作時間、制作單位等只需一次輸出的內(nèi)容。通常把報表頁眉設置成單獨一頁，可以包含圖形和圖片。2．頁面頁眉頁面頁眉的內(nèi)容在報表每頁頭部打印輸出，主要用于定義報表輸出每一列的標題，也包含報表的頁標題。3．組頁眉組頁眉的內(nèi)容在報表每組頭部打印輸出，同一組的記錄都會在主體節(jié)中顯示，主要用于定義報表輸出每一組的標題。4．主體主體是報表打印數(shù)據(jù)的主體部分?？梢詫?shù)據(jù)中的字段直接拖到主體節(jié)中，或者將報表控件放到主體中用來顯示數(shù)據(jù)內(nèi)容。主體節(jié)是報表的關(guān)鍵內(nèi)容，是不可缺少的項目。5．組頁腳組頁腳的內(nèi)容在報表的每頁底部打印輸出，主要用來輸出每一組的統(tǒng)計計算標題。6．頁面頁腳頁面頁腳的內(nèi)容在報表的每頁底部打印輸出，主要用來打印報表頁號、制表人和審核人等信息。7．報表頁腳報表頁腳是整個報表的頁腳，主要用來打印數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結(jié)果信息。它的內(nèi)容只在報表的最后一頁底部打印輸出。

報表視圖有4種，分別是設計視圖、布局視圖、報表視圖和打印預覽

。1．設計視圖報表的設計視圖用于報表的創(chuàng)建和修改，用戶可以根據(jù)需要向報表中添加對象、設置對象的屬性，報表設計完成后保存在數(shù)據(jù)庫中。2．布局視圖布局視圖是Access2010新增加的一種視圖，實際上是處在運行狀態(tài)的報表。在布局視圖中，在顯示數(shù)據(jù)的同時可以調(diào)整報表設計，可以根據(jù)實際數(shù)據(jù)調(diào)整列寬和位置，可以向報表添加分組級別和匯總選項。6.1.4報表的視圖3．報表視圖報表視圖是報表的顯示視圖，用于在顯示器中顯示報表內(nèi)容。在報表視圖下，可以對報表中記錄進行篩選、查找等操作。4．打印預覽打印預覽視圖是報表運行時的顯示方式，可以看到報表的打印外觀。使用打印預覽功能可以按不同的縮放比例對報表進行預覽，可以對頁面進行設置。

在Access中，創(chuàng)建報表的方法與創(chuàng)建窗體類似。

Access提供了4種創(chuàng)建報表的方法，分別是自動創(chuàng)建報表、創(chuàng)建空報表、利用報表向?qū)?chuàng)建報表和使用設計視圖創(chuàng)建報表

。本節(jié)主要介紹自動創(chuàng)建報表、空報表和利用報表向?qū)?chuàng)建報表的方法。

。6．2創(chuàng)建報表

利用創(chuàng)建自動報表向?qū)Э梢詣?chuàng)建縱欄式自動報表和表格式自動報表。創(chuàng)建自動報表向?qū)Щ趩蝹€表或查詢創(chuàng)建窗體，可以將表或查詢作為報表的數(shù)據(jù)源，當選定數(shù)據(jù)源后，報表將包含來自該數(shù)據(jù)源的所有字段和記錄。1．自動創(chuàng)建報表【實例6-1】在“選課管理”數(shù)據(jù)庫中，使用“報表”按鈕創(chuàng)建“學生”信息報表。6.2.1自動創(chuàng)建報表6.2.2創(chuàng)建空報表

創(chuàng)建空報表是指首先創(chuàng)建一個空白報表，然后將選定的數(shù)據(jù)字段添加到報表中所創(chuàng)建的報表。使用這種方法創(chuàng)建報表，其數(shù)據(jù)源只能是表。

【實例6-2】在“選課管理”數(shù)據(jù)庫中，使用“空報表”創(chuàng)建“選課”信息報表?！静僮鞑襟E】（1）打開數(shù)據(jù)庫“選課管理”，在“創(chuàng)建”選項卡中選擇“報表”組，單擊“空報表”按鈕，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建一個空報表并以布局視圖顯示，同時打開“字段列表”窗口，如圖所示。（2）選擇“選課”表并單擊“+”按鈕，展開“選課”表的字段，將“學號”，“課程號”、“成績”等字段拖動到報表的空白區(qū)域，如圖所示。（3）保存報表，設計完成。可以看到，在“字段列表”窗口中除了顯示“選課”表之外，還顯示與之相關(guān)聯(lián)的表的信息，如果需要可以將關(guān)聯(lián)表中的字段添加到報表中。

使用向?qū)?chuàng)建報表與自動創(chuàng)建報表有所不同，使用向?qū)?chuàng)建報表，可以在創(chuàng)建報表過程中選擇數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源可以是表或查詢，可以進行字段的選擇，還可以對字段進行排序以及進行匯總運算等。使用報表向?qū)Э梢詣?chuàng)建縱欄式報表和表格式報表?！緦嵗?-3】使用報表向?qū)?chuàng)建報表，顯示學生單科成績。6.2.3使用向?qū)?chuàng)建報表

標簽是一種特殊的報表，它是以記錄為單位，創(chuàng)建格式完全相同的獨立報表，主要應用于制作信封、打印工資條、學生成績通知單等。Access提供了標簽向?qū)?，它可以快速生成標簽報表。【實?-4】利用標簽向?qū)?chuàng)建標簽報表顯示每位學生選課成績?！静僮鞑襟E】（1）打開數(shù)據(jù)庫“選課管理”，在“導航”窗口選定查詢“查詢學生的單科成績平均及總成績”（參見第4章實例4-4（4））。6.2.4使用標簽向?qū)?chuàng)建標簽報表（2）在“創(chuàng)建”選項卡中選擇“報表”組，單擊“標簽”按鈕，打開“標簽向?qū)А睂υ捒颍鐖D所示。（3）為標簽指定尺寸。可通過列表框選擇系統(tǒng)提供的標簽的型號、尺寸以及度量單位，用戶也可以自定義標簽尺寸，單擊“下一步”按鈕，打開“請選擇文本字體和顏色”對話框，如圖所示。

（4）為標簽的文字指定字體、字號、字型和顏色。可以使用“字體”、“字號”等下拉列表框分別指定標簽文字的字體、字號、字型和顏色。單擊“下一步”按鈕，打開“確定標簽的顯示內(nèi)容”對話框，如圖所示。（5）確定標簽的顯示內(nèi)容。可以將列表框中的字段加到右邊的原型標簽列表框中，單擊“下一步”按鈕，打開“確定排序字段”對話框，如圖所示。（6）確定排序字段?？梢詫⑴判蜃侄翁砑拥健芭判蛞罁?jù)”列表框中，選擇排序字段“學號”，單擊“下一步”按鈕，打開“指定報表名稱”對話框，如圖所示。

（7）輸入報表名稱“標簽查詢學生的單科成績平均及總成績”，單擊“完成”按鈕，報表創(chuàng)建完成，系統(tǒng)保存報表并自動打開圖表報表預覽窗口，如圖所示。（8）切換到報表的設計視圖，調(diào)整文本框的位置并在每個文本框的左邊添加說明標簽，如圖所示。

（9）保存報表。切換到報表打印預覽視圖，顯示結(jié)果如圖所示至此標簽報表設計完成。6.2.5創(chuàng)建圖表報表圖表報表是Access中一種特殊的報表，它通過圖表的形式反映數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)的關(guān)系，使數(shù)據(jù)瀏覽更直觀、形象。Access2010沒有提供圖表向?qū)Чδ?，但可以使用“圖表”控件來創(chuàng)建圖表報表。

【實例6-3】利用圖表向?qū)?chuàng)建報表統(tǒng)計學生選課人數(shù)?！静僮鞑襟E】（1）打開數(shù)據(jù)庫“選課管理”。

（2）選擇“課程”和“選課”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建查詢，查詢名稱為“選課人數(shù)統(tǒng)計”，如圖所示。

（3）在“創(chuàng)建”選項卡中選擇“報表”組，單擊“報表設計”按鈕，系統(tǒng)自動創(chuàng)建一個空報表，并進入設計視圖，在“控件”組中選擇“圖表”控件并在主體區(qū)域中拖動添加一個圖表對象，如圖6-26所示，同時系統(tǒng)將自動啟動控件向?qū)В蜷_“圖表向?qū)А睂υ捒?，如圖6-27所示。（4）在數(shù)據(jù)源列表框中選擇查詢“選課人數(shù)統(tǒng)計”，單擊“下一步”按鈕，打開“選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段”對話框，如圖所示。（5）選擇圖表數(shù)據(jù)所在的字段。將“可用字段”列表框中的字段“課程名稱”、“選課人數(shù)”添加到“選定字段”列表框中，單擊“下一步”按鈕，打開“選擇圖表類型”對話框，如圖所示。（6）選擇圖表類型“餅圖”，單擊“下一步”按鈕，打開“指定數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式”對話框，如圖所示。（6）可以將字段拖放到“餅圖”示例圖表中，單擊“下一步”按鈕，打開“指定圖表的標題”對話框，

（7）輸入圖表的標題，同時可以選擇創(chuàng)建報表后的操作，單擊“完成”按鈕，切換到報表視圖，顯示結(jié)果如圖所示，保存報表，報表創(chuàng)建完成。

使用報表向?qū)?chuàng)建的報表是用Access系統(tǒng)提供的報表設計工具完成的，它的許多參數(shù)都是系統(tǒng)自動設置的，這樣的報表有時在某種程度上并不能滿足用戶需求。使用報表設計器，即報表設計視圖，不僅可以按用戶的需求設計所需要的報表，而且可以對已有的報表進行修改，使其盡善盡美。6．3在設計視圖中創(chuàng)建報表

利用報表設計視圖設計報表的主要步驟如下：（1）創(chuàng)建一個新報表或打開已有報表，打開報表設計視圖。（2）為報表添加數(shù)據(jù)源。（3）向報表中添加控件。（4）設置控件的屬性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)顯示及運算。（5）保存報表并預覽。

利用數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)可以創(chuàng)建所需要的報表，例如，生成學生名冊、教師考勤表及學生成績單等。【實例6-6】使用學生表創(chuàng)建學生名冊報表，包括學號、姓名和性別字段，報表樣式如圖6-33所示。6.3.1創(chuàng)建簡單報表【操作步驟】（1）打開數(shù)據(jù)庫“選課管理”。（2）在“創(chuàng)建”選項卡中選擇“報表”組，單擊“報表設計”按鈕，系統(tǒng)自動創(chuàng)建一個名為“報表1”的空報表，并進入設計視圖，如圖所示。（3）為報表添加數(shù)據(jù)源。選擇上下文選項卡“報表設計工具|設計”的“工具”組，單擊“添加現(xiàn)有字段”按鈕，打開“字段列表”窗口，單擊“顯示所有表”超鏈接按鈕，在列表框中顯示創(chuàng)建報表可用的表，如圖所示。（4）選擇“學生”表并單擊“+”按鈕展開表中的字段，在列表框中會顯示所選中表的所有字段。

（5）將報表所需字段“學號”、“姓名”和“性別”拖曳到報表設計視圖的“主體”節(jié)中，在主體區(qū)域中即出現(xiàn)綁定文本框以及附加標簽，然后利用“剪切”和“粘貼”方法將附加標簽放置于“頁面頁眉”節(jié)中，并與所屬文本框?qū)R。（6）為報表添加標題。在“頁面頁眉”節(jié)中添加一個標簽，設置其標題屬性為“學生名冊”，同時利用屬性窗口設置標簽的字體、字號等屬性。

（7）在“頁面頁腳”節(jié)中添加一個標簽，標題為“制表人：王明”，添加一個文本框。其“控件來源”設置為“=date()”，如圖所示。（8）保存報表。單擊工具欄中的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對話框中輸入報表的名稱為“學生名冊”。（9）切換到打印預覽視圖，查看設計效果

。

6.3.2報表的排序、分組和計算

在Access數(shù)據(jù)庫中，除了可以利用報表向?qū)崿F(xiàn)記錄的排序和分組外，還可以通過報表的設計視圖對報表中的記錄進行排序分組。在報表中進行計算需要使用計算型控件。1．排序記錄排序記錄是指將報表中的記錄按照升序或降序的次序排列?！緦嵗?-7】將報表“學生名單”按照學生姓名排序。2.分組記錄分組記錄是指將具有共同特征的相關(guān)記錄組成一個集合，在顯示或打印時將它們集中在一起，并且可以為同組記錄設置要顯示的概要和匯總信息，分組可以對數(shù)據(jù)進行分類，提高報表的可讀性，提高信息的利用率。組由組頁眉和組頁腳組成。其中組頁眉用于放置每組記錄開始處的信息，如組標題等。當該屬性的屬性值為“是”時，創(chuàng)建組頁眉，為“否”時，刪除組頁眉。組頁腳用于放置每組記錄結(jié)尾處的信息，如每組的匯總信息等。當該屬性的屬性值為“是”時，創(chuàng)建組頁腳，為“否”時，刪除組頁腳。（2）組頁腳：用于放置每組記錄結(jié)尾處的信息，如每組的匯總信息等。當該屬性的屬性值為“是”時，創(chuàng)建組頁腳，為“否”時，刪除組頁腳。（3）分組形式：指定對報表記錄值得分組方式，分組方式取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型。（4）組間距：該屬性用于設置記錄分組的間隔值，間隔值根據(jù)字段數(shù)據(jù)類型以及正在進行分組的字段表達式的分組形式設置的不同而不同。（5）保持同頁：指定是否在同一頁中打印組的所有記錄?！緦嵗?-8】創(chuàng)建學生選課成績報表，包括學號、姓名、課程名稱和成績字段，并按學號進行分組，報表樣式如圖所示。【操作步驟】（1）打開數(shù)據(jù)庫“選課管理”。（2）以查詢“查詢學生選課成績”（參見第4章實例4-1（4））為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建一個新報表，報表的外觀設計和整體布局如圖所示。（3）選擇上下文選項卡“報表設計工具|設計”的“分組和匯總”組，單擊“排序與分組”按鈕，打開“排序、分組和匯總”面板。單擊“添加組”按鈕，在“選擇字段”下拉列表框中選擇字段“學號”，則分組形式顯示為“學號”，在報表的設計視圖中出現(xiàn)組頁眉“學號頁眉”節(jié)，如圖所示。（4）將主體節(jié)中“學號”和“姓名”文本框移動到組頁眉節(jié)中，顯示如圖所示。（5）切換到打印預覽視圖，報表按照學號分組顯示課程和成績。（6）保存報表，報表名稱為“學生選課成績”。3．在報表中實現(xiàn)計算報表除了可以直接將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)輸出外，還可以在報表中添加控件，用來輸出一些經(jīng)過計算才能得到的數(shù)據(jù)。文本框是最常用的顯示計算數(shù)值的控件類型，當文本框中顯示的數(shù)據(jù)需要通過計算時，將該控件的“控件來源”屬性設置為所需要的表達式，則在報表預覽視圖中該控件顯示的是表達式的值。

【實例6-9】創(chuàng)建學生選課成績報表，包括學號、姓名、課程名稱和成績字段，并按學號進行分組，統(tǒng)計每個學生的平均成績和總成績，報表樣式如圖所示?！静僮鞑襟E】（1）打開數(shù)據(jù)庫“選課管理”。（2）以查詢“查詢學生的單科成績平均及總成績”（參見第4章實例4-4（4））為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建一個新報表，報表的外觀設計和整體布局如圖所示。（3）選擇上下文選項卡“報表設計工具|設計”的“分組和匯總”組，單擊“排序與分組”按鈕，打開“排序、分組和匯總”面板。單擊“添加組”按鈕，在“選擇字段”下拉列表框中選擇字段“學號”，則分組形式顯示為“學號”，單擊“更多”按鈕，將組頁眉屬性設置為“無頁眉節(jié)”，組頁腳屬性設置為“有頁腳節(jié)”，則在報表的設計視圖中出現(xiàn)組頁眉“學號頁腳”節(jié)，如圖所示。（4）報表的設計視圖中出現(xiàn)“組頁腳”節(jié)，在組頁腳中添加2個文本框，分別將文本框的“控件來源”屬性設置為“=Sum([成績])”和“=Avg([成績])”并同時為文本框分別添加標簽，標題分別為“總分：”和“平均分：”，如圖所示。

（5）切換到打印預覽視圖，報表中顯示學生的選課課程和成績，同時顯示每個學生的總成績和平均成績。（6）保存報表，報表名為“學生選課總分和平均分”。6.3.3子報表子報表與子窗體一樣，是指插入其它報表中的報表。被插入的報表稱為主報表。在Access中，可以將已有的報表作為子報表插入到另一個報表中，也可以在已有報表中添加子報表，創(chuàng)建子報表需要使用子報表控件?！緦嵗?-10】以實例6-4的“學生名冊”報表為主報表，創(chuàng)建學生選課成績子報表，包括學號、姓名、課程名稱和成績字段，并按學號進行分組，報表樣式如圖6-50所示。

多列報表是指在報表的一頁中顯示或打印兩列或更多列，使一頁中顯示的信息更多，輸出的信息更為緊湊。創(chuàng)建多列報表的方式非常簡單，首先創(chuàng)建一個普通報表，然后將已有的報表設置成多列報表。具體操作步驟如下：（1）創(chuàng)建或打開一個已存在的普通（單列）報表。（2）選擇上下文選項卡“報表設計工具|頁面設置”的“分組和匯總”組，單擊“列”按鈕，打開“頁面設置”對話框。6.3.4多列報表（3）選擇“列”選項卡，并在該選項卡中進行設置，如圖所示。（4）設置完成后，單擊“確定”按鈕。

窗體的設計視圖是創(chuàng)建窗體的工具，它在報表使用過程中，為了使報表的布局更合理，外觀更美化，可以對報表做進一步處理。例如，調(diào)整報表中對象的顯示格式，設置特殊的效果來突出報表中的某些信息，以增加可讀性；在報表中添加一些圖像或線條，使報表更加美觀。6．4編輯報表在創(chuàng)建了報表之后，就可以在報表的設計視圖中進行格式化處理，以獲得理想的顯示效果。通常采用的方法有2種：一、使用屬性窗口對報表中的控件進行格式設置。二、使用“報表設計工具|格式”上下文選項卡中按鈕進行格式設置。

6.4.1設置報表格式“報表設計工具|格式”上下文選項卡如圖所示。使用該選項卡中的按鈕可以選擇報表中需要設置格式的對象，可以進行字體、顯示格式、數(shù)字、背景等屬性的設置。在創(chuàng)建了報表之后，就可以在報表的設計視圖中進行格式化處理，以獲得理想的顯示效果。

6.4.1設置報表格式

添加圖像需要使用圖像控件，使用線條和圖形時可以直接在報表中繪制。1．圖像可以在報表的任何位置，如頁眉、頁腳和主體節(jié)，添加圖片。根據(jù)所添加圖片的大小和位置的不同，可以將圖片用作徽標、橫幅，有可以用作節(jié)的背景。2．線條矩形和直線可以使內(nèi)容較長的報表變得更加易讀。可以使用直線來分隔控件，是使用矩形將多個控件進行分組。在Access中使用矩形時，只需在設計視圖中直接繪制，其使用方式與使用文本框和標簽控件的方式相同，可以設置其屬性。6.4.2為報表添加圖像和線條

在實際應用中，報表是記錄實時數(shù)據(jù)的文檔，在報表輸出打印時，通常需要打印報表的創(chuàng)建日期和時間。如果需要在報表中插入日期和時間，可以按照以下步驟操作：（1）選擇需要插入日期和時間的報表，打開報表的設計視圖。6.4.3在報表中插入日期和時間

（2）選擇上下文選項卡“報表設計工具|設計”的“頁眉/頁腳”組，單擊“日期和時間”按鈕，打開“日期或時間”對話框，如圖所示。6.4.3在報表中插入日期和時間（3）在“包含日期”選項組中選擇所需要的日期格式，在“包含時間”選項組中選擇所需要的時間格式。（4）單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動在報表頁眉中插入顯示日期和時間的文本框控件。如果報表中沒有報表頁眉，表示日期和時間的控件將被放置在報表的主體中?？梢杂檬髽藢⑵渫弦返綀蟊碇兄付ǖ奈恢谩?/p>

當報表內(nèi)容較多，需要多頁輸出時，可以在報表中添加頁碼。在報表中插入頁碼的操作步驟如下：（1）選擇需要插入頁碼的報表，打開報表設計器。（2）選擇上下文選項卡“報表設計工具|設計”的“頁眉/頁腳”組，單擊“頁碼”按鈕，打開“頁碼”對話框。

（3）在“格式”選項組中，選擇所需要的頁碼格式，在“位置”選項組中選擇所需要的頁碼位置。在“對齊”組合框中，指定頁碼的對齊方式，利用復選框選擇“首頁顯示頁碼”。（4）設置完成后，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將在報表中指定的位置上插入頁碼。6.4.4在報表中插