第6章 Access中的報(bào)表

第6章Access中的報(bào)表學(xué)習(xí)目標(biāo)

通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，應(yīng)該掌握（1）報(bào)表的基本概念。（2）報(bào)表的類(lèi)型。（3）使用向?qū)Ш驮O(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表。（4）如何編輯報(bào)表。（5）打印報(bào)表。

6．1報(bào)表概述

在數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用過(guò)程中，經(jīng)常需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行打印輸出，這是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)具有輸出打印的功能。在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，數(shù)據(jù)庫(kù)的打印功能需要程序員編寫(xiě)復(fù)雜的打印程序來(lái)實(shí)現(xiàn)，打印格式由程序員在設(shè)計(jì)過(guò)程中確定，用戶(hù)只能使用而不能對(duì)其進(jìn)行修改。在Access中，數(shù)據(jù)庫(kù)的打印工作通過(guò)報(bào)表對(duì)象來(lái)實(shí)現(xiàn)。6.1.1報(bào)表的概念

報(bào)表是數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)信息和文檔信息輸出的一種形式，它可以將數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)信息和文檔信息以多種形式通過(guò)屏幕顯示或打印機(jī)打印出來(lái)。在Access中，報(bào)表是數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)對(duì)象，它根據(jù)用戶(hù)需求組織數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)，并按照特定的格式對(duì)其進(jìn)行顯示或打印。報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源可以是數(shù)據(jù)表或查詢(xún)，報(bào)表可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組，還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分匯總和統(tǒng)計(jì)。

報(bào)表具有以下功能：（1）可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、匯總。（2）可以包含子窗體、子報(bào)表。（3）可以按特殊格式設(shè)計(jì)版面，

（4）可以有圖形、圖表以及OLE對(duì)象。

（5）可以打印所有表達(dá)式的值。6.1.2報(bào)表的類(lèi)型Access報(bào)表類(lèi)型包括，縱欄式報(bào)表、表格式報(bào)表、圖表報(bào)表和標(biāo)簽報(bào)表。1．縱欄式報(bào)表縱欄式報(bào)表通常以垂直方式排列報(bào)表上的控件，在每一頁(yè)一條或多條記錄，縱欄式報(bào)表顯示數(shù)據(jù)的方式類(lèi)似于縱欄式窗體，但是報(bào)表只是用于查看或打印顯示數(shù)據(jù)，不能用來(lái)輸入或更改數(shù)據(jù)。2．表格式報(bào)表

表格式報(bào)表以整齊的行、列形式顯示數(shù)據(jù)，通常一行顯示一條記錄，一頁(yè)顯示多條記錄。3．圖表報(bào)表圖表報(bào)表以圖表形式顯示信息，可以直觀地表示數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計(jì)信息。4．標(biāo)簽報(bào)表標(biāo)簽報(bào)表以每一條記錄位單位組織為郵件標(biāo)簽的格式?？梢栽谝豁?yè)中建立多個(gè)大小、格式一致的卡片，主要用于表示個(gè)人信息、郵件地址等短信息。

6.1.3報(bào)表的組成

報(bào)表通常由報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)面頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)腳、組頁(yè)眉、組頁(yè)腳及主體7部分組成，這些部分分稱(chēng)為報(bào)表的節(jié)，每個(gè)節(jié)具有其特定的功能。報(bào)表各節(jié)的分布如圖所示。1．報(bào)表頁(yè)眉報(bào)表頁(yè)眉僅僅在報(bào)表的首頁(yè)打印輸出。報(bào)表頁(yè)眉主要用于打印報(bào)表的封面、報(bào)表的制作時(shí)間、制作單位等只需一次輸出的內(nèi)容。通常把報(bào)表頁(yè)眉設(shè)置成單獨(dú)一頁(yè)，可以包含圖形和圖片。2．頁(yè)面頁(yè)眉頁(yè)面頁(yè)眉的內(nèi)容在報(bào)表每頁(yè)頭部打印輸出，主要用于定義報(bào)表輸出每一列的標(biāo)題，也包含報(bào)表的頁(yè)標(biāo)題。3．組頁(yè)眉組頁(yè)眉的內(nèi)容在報(bào)表每組頭部打印輸出，同一組的記錄都會(huì)在主體節(jié)中顯示，主要用于定義報(bào)表輸出每一組的標(biāo)題。4．主體主體是報(bào)表打印數(shù)據(jù)的主體部分?？梢詫?shù)據(jù)中的字段直接拖到主體節(jié)中，或者將報(bào)表控件放到主體中用來(lái)顯示數(shù)據(jù)內(nèi)容。主體節(jié)是報(bào)表的關(guān)鍵內(nèi)容，是不可缺少的項(xiàng)目。5．組頁(yè)腳組頁(yè)腳的內(nèi)容在報(bào)表的每頁(yè)底部打印輸出，主要用來(lái)輸出每一組的統(tǒng)計(jì)計(jì)算標(biāo)題。6．頁(yè)面頁(yè)腳頁(yè)面頁(yè)腳的內(nèi)容在報(bào)表的每頁(yè)底部打印輸出，主要用來(lái)打印報(bào)表頁(yè)號(hào)、制表人和審核人等信息。7．報(bào)表頁(yè)腳報(bào)表頁(yè)腳是整個(gè)報(bào)表的頁(yè)腳，主要用來(lái)打印數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果信息。它的內(nèi)容只在報(bào)表的最后一頁(yè)底部打印輸出。

報(bào)表視圖有4種，分別是設(shè)計(jì)視圖、布局視圖、報(bào)表視圖和打印預(yù)覽

。1．設(shè)計(jì)視圖報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖用于報(bào)表的創(chuàng)建和修改，用戶(hù)可以根據(jù)需要向報(bào)表中添加對(duì)象、設(shè)置對(duì)象的屬性，報(bào)表設(shè)計(jì)完成后保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。2．布局視圖布局視圖是Access2010新增加的一種視圖，實(shí)際上是處在運(yùn)行狀態(tài)的報(bào)表。在布局視圖中，在顯示數(shù)據(jù)的同時(shí)可以調(diào)整報(bào)表設(shè)計(jì)，可以根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)調(diào)整列寬和位置，可以向報(bào)表添加分組級(jí)別和匯總選項(xiàng)。6.1.4報(bào)表的視圖3．報(bào)表視圖報(bào)表視圖是報(bào)表的顯示視圖，用于在顯示器中顯示報(bào)表內(nèi)容。在報(bào)表視圖下，可以對(duì)報(bào)表中記錄進(jìn)行篩選、查找等操作。4．打印預(yù)覽打印預(yù)覽視圖是報(bào)表運(yùn)行時(shí)的顯示方式，可以看到報(bào)表的打印外觀。使用打印預(yù)覽功能可以按不同的縮放比例對(duì)報(bào)表進(jìn)行預(yù)覽，可以對(duì)頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置。

在Access中，創(chuàng)建報(bào)表的方法與創(chuàng)建窗體類(lèi)似。

Access提供了4種創(chuàng)建報(bào)表的方法，分別是自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表、創(chuàng)建空?qǐng)?bào)表、利用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表和使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表

。本節(jié)主要介紹自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表、空?qǐng)?bào)表和利用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表的方法。

。6．2創(chuàng)建報(bào)表

利用創(chuàng)建自動(dòng)報(bào)表向?qū)Э梢詣?chuàng)建縱欄式自動(dòng)報(bào)表和表格式自動(dòng)報(bào)表。創(chuàng)建自動(dòng)報(bào)表向?qū)Щ趩蝹€(gè)表或查詢(xún)創(chuàng)建窗體，可以將表或查詢(xún)作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源，當(dāng)選定數(shù)據(jù)源后，報(bào)表將包含來(lái)自該數(shù)據(jù)源的所有字段和記錄。1．自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表【實(shí)例6-1】在“選課管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中，使用“報(bào)表”按鈕創(chuàng)建“學(xué)生”信息報(bào)表。6.2.1自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表6.2.2創(chuàng)建空?qǐng)?bào)表

創(chuàng)建空?qǐng)?bào)表是指首先創(chuàng)建一個(gè)空白報(bào)表，然后將選定的數(shù)據(jù)字段添加到報(bào)表中所創(chuàng)建的報(bào)表。使用這種方法創(chuàng)建報(bào)表，其數(shù)據(jù)源只能是表。

【實(shí)例6-2】在“選課管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中，使用“空?qǐng)?bào)表”創(chuàng)建“選課”信息報(bào)表?！静僮鞑襟E】（1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)“選課管理”，在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中選擇“報(bào)表”組，單擊“空?qǐng)?bào)表”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)空?qǐng)?bào)表并以布局視圖顯示，同時(shí)打開(kāi)“字段列表”窗口，如圖所示。（2）選擇“選課”表并單擊“+”按鈕，展開(kāi)“選課”表的字段，將“學(xué)號(hào)”，“課程號(hào)”、“成績(jī)”等字段拖動(dòng)到報(bào)表的空白區(qū)域，如圖所示。（3）保存報(bào)表，設(shè)計(jì)完成?？梢钥吹剑凇白侄瘟斜怼贝翱谥谐孙@示“選課”表之外，還顯示與之相關(guān)聯(lián)的表的信息，如果需要可以將關(guān)聯(lián)表中的字段添加到報(bào)表中。

使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表與自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表有所不同，使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表，可以在創(chuàng)建報(bào)表過(guò)程中選擇數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源可以是表或查詢(xún)，可以進(jìn)行字段的選擇，還可以對(duì)字段進(jìn)行排序以及進(jìn)行匯總運(yùn)算等。使用報(bào)表向?qū)Э梢詣?chuàng)建縱欄式報(bào)表和表格式報(bào)表。【實(shí)例6-3】使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表，顯示學(xué)生單科成績(jī)。6.2.3使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表

標(biāo)簽是一種特殊的報(bào)表，它是以記錄為單位，創(chuàng)建格式完全相同的獨(dú)立報(bào)表，主要應(yīng)用于制作信封、打印工資條、學(xué)生成績(jī)通知單等。Access提供了標(biāo)簽向?qū)?，它可以快速生成?biāo)簽報(bào)表?！緦?shí)例6-4】利用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表顯示每位學(xué)生選課成績(jī)?！静僮鞑襟E】（1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)“選課管理”，在“導(dǎo)航”窗口選定查詢(xún)“查詢(xún)學(xué)生的單科成績(jī)平均及總成績(jī)”（參見(jiàn)第4章實(shí)例4-4（4））。6.2.4使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表（2）在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中選擇“報(bào)表”組，單擊“標(biāo)簽”按鈕，打開(kāi)“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框，如圖所示。（3）為標(biāo)簽指定尺寸?？赏ㄟ^(guò)列表框選擇系統(tǒng)提供的標(biāo)簽的型號(hào)、尺寸以及度量單位，用戶(hù)也可以自定義標(biāo)簽尺寸，單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“請(qǐng)選擇文本字體和顏色”對(duì)話框，如圖所示。

（4）為標(biāo)簽的文字指定字體、字號(hào)、字型和顏色?？梢允褂谩白煮w”、“字號(hào)”等下拉列表框分別指定標(biāo)簽文字的字體、字號(hào)、字型和顏色。單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“確定標(biāo)簽的顯示內(nèi)容”對(duì)話框，如圖所示。（5）確定標(biāo)簽的顯示內(nèi)容。可以將列表框中的字段加到右邊的原型標(biāo)簽列表框中，單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“確定排序字段”對(duì)話框，如圖所示。（6）確定排序字段?？梢詫⑴判蜃侄翁砑拥健芭判蛞罁?jù)”列表框中，選擇排序字段“學(xué)號(hào)”，單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“指定報(bào)表名稱(chēng)”對(duì)話框，如圖所示。

（7）輸入報(bào)表名稱(chēng)“標(biāo)簽查詢(xún)學(xué)生的單科成績(jī)平均及總成績(jī)”，單擊“完成”按鈕，報(bào)表創(chuàng)建完成，系統(tǒng)保存報(bào)表并自動(dòng)打開(kāi)圖表報(bào)表預(yù)覽窗口，如圖所示。（8）切換到報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，調(diào)整文本框的位置并在每個(gè)文本框的左邊添加說(shuō)明標(biāo)簽，如圖所示。

（9）保存報(bào)表。切換到報(bào)表打印預(yù)覽視圖，顯示結(jié)果如圖所示至此標(biāo)簽報(bào)表設(shè)計(jì)完成。6.2.5創(chuàng)建圖表報(bào)表圖表報(bào)表是Access中一種特殊的報(bào)表，它通過(guò)圖表的形式反映數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)的關(guān)系，使數(shù)據(jù)瀏覽更直觀、形象。Access2010沒(méi)有提供圖表向?qū)Чδ埽梢允褂谩皥D表”控件來(lái)創(chuàng)建圖表報(bào)表。

【實(shí)例6-3】利用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表統(tǒng)計(jì)學(xué)生選課人數(shù)?！静僮鞑襟E】（1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)“選課管理”。

（2）選擇“課程”和“選課”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建查詢(xún)，查詢(xún)名稱(chēng)為“選課人數(shù)統(tǒng)計(jì)”，如圖所示。

（3）在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中選擇“報(bào)表”組，單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)空?qǐng)?bào)表，并進(jìn)入設(shè)計(jì)視圖，在“控件”組中選擇“圖表”控件并在主體區(qū)域中拖動(dòng)添加一個(gè)圖表對(duì)象，如圖6-26所示，同時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)啟動(dòng)控件向?qū)?，打開(kāi)“圖表向?qū)А睂?duì)話框，如圖6-27所示。（4）在數(shù)據(jù)源列表框中選擇查詢(xún)“選課人數(shù)統(tǒng)計(jì)”，單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段”對(duì)話框，如圖所示。（5）選擇圖表數(shù)據(jù)所在的字段。將“可用字段”列表框中的字段“課程名稱(chēng)”、“選課人數(shù)”添加到“選定字段”列表框中，單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“選擇圖表類(lèi)型”對(duì)話框，如圖所示。（6）選擇圖表類(lèi)型“餅圖”，單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“指定數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式”對(duì)話框，如圖所示。（6）可以將字段拖放到“餅圖”示例圖表中，單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“指定圖表的標(biāo)題”對(duì)話框，

（7）輸入圖表的標(biāo)題，同時(shí)可以選擇創(chuàng)建報(bào)表后的操作，單擊“完成”按鈕，切換到報(bào)表視圖，顯示結(jié)果如圖所示，保存報(bào)表，報(bào)表創(chuàng)建完成。

使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建的報(bào)表是用Access系統(tǒng)提供的報(bào)表設(shè)計(jì)工具完成的，它的許多參數(shù)都是系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置的，這樣的報(bào)表有時(shí)在某種程度上并不能滿(mǎn)足用戶(hù)需求。使用報(bào)表設(shè)計(jì)器，即報(bào)表設(shè)計(jì)視圖，不僅可以按用戶(hù)的需求設(shè)計(jì)所需要的報(bào)表，而且可以對(duì)已有的報(bào)表進(jìn)行修改，使其盡善盡美。6．3在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表

利用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖設(shè)計(jì)報(bào)表的主要步驟如下：（1）創(chuàng)建一個(gè)新報(bào)表或打開(kāi)已有報(bào)表，打開(kāi)報(bào)表設(shè)計(jì)視圖。（2）為報(bào)表添加數(shù)據(jù)源。（3）向報(bào)表中添加控件。（4）設(shè)置控件的屬性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)顯示及運(yùn)算。（5）保存報(bào)表并預(yù)覽。

利用數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以創(chuàng)建所需要的報(bào)表，例如，生成學(xué)生名冊(cè)、教師考勤表及學(xué)生成績(jī)單等?！緦?shí)例6-6】使用學(xué)生表創(chuàng)建學(xué)生名冊(cè)報(bào)表，包括學(xué)號(hào)、姓名和性別字段，報(bào)表樣式如圖6-33所示。6.3.1創(chuàng)建簡(jiǎn)單報(bào)表【操作步驟】（1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)“選課管理”。（2）在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中選擇“報(bào)表”組，單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)名為“報(bào)表1”的空?qǐng)?bào)表，并進(jìn)入設(shè)計(jì)視圖，如圖所示。（3）為報(bào)表添加數(shù)據(jù)源。選擇上下文選項(xiàng)卡“報(bào)表設(shè)計(jì)工具|設(shè)計(jì)”的“工具”組，單擊“添加現(xiàn)有字段”按鈕，打開(kāi)“字段列表”窗口，單擊“顯示所有表”超鏈接按鈕，在列表框中顯示創(chuàng)建報(bào)表可用的表，如圖所示。（4）選擇“學(xué)生”表并單擊“+”按鈕展開(kāi)表中的字段，在列表框中會(huì)顯示所選中表的所有字段。

（5）將報(bào)表所需字段“學(xué)號(hào)”、“姓名”和“性別”拖曳到報(bào)表設(shè)計(jì)視圖的“主體”節(jié)中，在主體區(qū)域中即出現(xiàn)綁定文本框以及附加標(biāo)簽，然后利用“剪切”和“粘貼”方法將附加標(biāo)簽放置于“頁(yè)面頁(yè)眉”節(jié)中，并與所屬文本框?qū)R。（6）為報(bào)表添加標(biāo)題。在“頁(yè)面頁(yè)眉”節(jié)中添加一個(gè)標(biāo)簽，設(shè)置其標(biāo)題屬性為“學(xué)生名冊(cè)”，同時(shí)利用屬性窗口設(shè)置標(biāo)簽的字體、字號(hào)等屬性。

（7）在“頁(yè)面頁(yè)腳”節(jié)中添加一個(gè)標(biāo)簽，標(biāo)題為“制表人：王明”，添加一個(gè)文本框。其“控件來(lái)源”設(shè)置為“=date()”，如圖所示。（8）保存報(bào)表。單擊工具欄中的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對(duì)話框中輸入報(bào)表的名稱(chēng)為“學(xué)生名冊(cè)”。（9）切換到打印預(yù)覽視圖，查看設(shè)計(jì)效果

。

6.3.2報(bào)表的排序、分組和計(jì)算

在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，除了可以利用報(bào)表向?qū)?shí)現(xiàn)記錄的排序和分組外，還可以通過(guò)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖對(duì)報(bào)表中的記錄進(jìn)行排序分組。在報(bào)表中進(jìn)行計(jì)算需要使用計(jì)算型控件。1．排序記錄排序記錄是指將報(bào)表中的記錄按照升序或降序的次序排列?！緦?shí)例6-7】將報(bào)表“學(xué)生名單”按照學(xué)生姓名排序。2.分組記錄分組記錄是指將具有共同特征的相關(guān)記錄組成一個(gè)集合，在顯示或打印時(shí)將它們集中在一起，并且可以為同組記錄設(shè)置要顯示的概要和匯總信息，分組可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，提高報(bào)表的可讀性，提高信息的利用率。組由組頁(yè)眉和組頁(yè)腳組成。其中組頁(yè)眉用于放置每組記錄開(kāi)始處的信息，如組標(biāo)題等。當(dāng)該屬性的屬性值為“是”時(shí)，創(chuàng)建組頁(yè)眉，為“否”時(shí)，刪除組頁(yè)眉。組頁(yè)腳用于放置每組記錄結(jié)尾處的信息，如每組的匯總信息等。當(dāng)該屬性的屬性值為“是”時(shí)，創(chuàng)建組頁(yè)腳，為“否”時(shí)，刪除組頁(yè)腳。（2）組頁(yè)腳：用于放置每組記錄結(jié)尾處的信息，如每組的匯總信息等。當(dāng)該屬性的屬性值為“是”時(shí)，創(chuàng)建組頁(yè)腳，為“否”時(shí)，刪除組頁(yè)腳。（3）分組形式：指定對(duì)報(bào)表記錄值得分組方式，分組方式取決于分組字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型。（4）組間距：該屬性用于設(shè)置記錄分組的間隔值，間隔值根據(jù)字段數(shù)據(jù)類(lèi)型以及正在進(jìn)行分組的字段表達(dá)式的分組形式設(shè)置的不同而不同。（5）保持同頁(yè)：指定是否在同一頁(yè)中打印組的所有記錄。【實(shí)例6-8】創(chuàng)建學(xué)生選課成績(jī)報(bào)表，包括學(xué)號(hào)、姓名、課程名稱(chēng)和成績(jī)字段，并按學(xué)號(hào)進(jìn)行分組，報(bào)表樣式如圖所示?！静僮鞑襟E】（1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)“選課管理”。（2）以查詢(xún)“查詢(xún)學(xué)生選課成績(jī)”（參見(jiàn)第4章實(shí)例4-1（4））為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建一個(gè)新報(bào)表，報(bào)表的外觀設(shè)計(jì)和整體布局如圖所示。（3）選擇上下文選項(xiàng)卡“報(bào)表設(shè)計(jì)工具|設(shè)計(jì)”的“分組和匯總”組，單擊“排序與分組”按鈕，打開(kāi)“排序、分組和匯總”面板。單擊“添加組”按鈕，在“選擇字段”下拉列表框中選擇字段“學(xué)號(hào)”，則分組形式顯示為“學(xué)號(hào)”，在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中出現(xiàn)組頁(yè)眉“學(xué)號(hào)頁(yè)眉”節(jié)，如圖所示。（4）將主體節(jié)中“學(xué)號(hào)”和“姓名”文本框移動(dòng)到組頁(yè)眉節(jié)中，顯示如圖所示。（5）切換到打印預(yù)覽視圖，報(bào)表按照學(xué)號(hào)分組顯示課程和成績(jī)。（6）保存報(bào)表，報(bào)表名稱(chēng)為“學(xué)生選課成績(jī)”。3．在報(bào)表中實(shí)現(xiàn)計(jì)算報(bào)表除了可以直接將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)輸出外，還可以在報(bào)表中添加控件，用來(lái)輸出一些經(jīng)過(guò)計(jì)算才能得到的數(shù)據(jù)。文本框是最常用的顯示計(jì)算數(shù)值的控件類(lèi)型，當(dāng)文本框中顯示的數(shù)據(jù)需要通過(guò)計(jì)算時(shí)，將該控件的“控件來(lái)源”屬性設(shè)置為所需要的表達(dá)式，則在報(bào)表預(yù)覽視圖中該控件顯示的是表達(dá)式的值。

【實(shí)例6-9】創(chuàng)建學(xué)生選課成績(jī)報(bào)表，包括學(xué)號(hào)、姓名、課程名稱(chēng)和成績(jī)字段，并按學(xué)號(hào)進(jìn)行分組，統(tǒng)計(jì)每個(gè)學(xué)生的平均成績(jī)和總成績(jī)，報(bào)表樣式如圖所示?！静僮鞑襟E】（1）打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)“選課管理”。（2）以查詢(xún)“查詢(xún)學(xué)生的單科成績(jī)平均及總成績(jī)”（參見(jiàn)第4章實(shí)例4-4（4））為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建一個(gè)新報(bào)表，報(bào)表的外觀設(shè)計(jì)和整體布局如圖所示。（3）選擇上下文選項(xiàng)卡“報(bào)表設(shè)計(jì)工具|設(shè)計(jì)”的“分組和匯總”組，單擊“排序與分組”按鈕，打開(kāi)“排序、分組和匯總”面板。單擊“添加組”按鈕，在“選擇字段”下拉列表框中選擇字段“學(xué)號(hào)”，則分組形式顯示為“學(xué)號(hào)”，單擊“更多”按鈕，將組頁(yè)眉屬性設(shè)置為“無(wú)頁(yè)眉節(jié)”，組頁(yè)腳屬性設(shè)置為“有頁(yè)腳節(jié)”，則在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中出現(xiàn)組頁(yè)眉“學(xué)號(hào)頁(yè)腳”節(jié)，如圖所示。（4）報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中出現(xiàn)“組頁(yè)腳”節(jié)，在組頁(yè)腳中添加2個(gè)文本框，分別將文本框的“控件來(lái)源”屬性設(shè)置為“=Sum([成績(jī)])”和“=Avg([成績(jī)])”并同時(shí)為文本框分別添加標(biāo)簽，標(biāo)題分別為“總分：”和“平均分：”，如圖所示。

（5）切換到打印預(yù)覽視圖，報(bào)表中顯示學(xué)生的選課課程和成績(jī)，同時(shí)顯示每個(gè)學(xué)生的總成績(jī)和平均成績(jī)。（6）保存報(bào)表，報(bào)表名為“學(xué)生選課總分和平均分”。6.3.3子報(bào)表子報(bào)表與子窗體一樣，是指插入其它報(bào)表中的報(bào)表。被插入的報(bào)表稱(chēng)為主報(bào)表。在Access中，可以將已有的報(bào)表作為子報(bào)表插入到另一個(gè)報(bào)表中，也可以在已有報(bào)表中添加子報(bào)表，創(chuàng)建子報(bào)表需要使用子報(bào)表控件?！緦?shí)例6-10】以實(shí)例6-4的“學(xué)生名冊(cè)”報(bào)表為主報(bào)表，創(chuàng)建學(xué)生選課成績(jī)子報(bào)表，包括學(xué)號(hào)、姓名、課程名稱(chēng)和成績(jī)字段，并按學(xué)號(hào)進(jìn)行分組，報(bào)表樣式如圖6-50所示。

多列報(bào)表是指在報(bào)表的一頁(yè)中顯示或打印兩列或更多列，使一頁(yè)中顯示的信息更多，輸出的信息更為緊湊。創(chuàng)建多列報(bào)表的方式非常簡(jiǎn)單，首先創(chuàng)建一個(gè)普通報(bào)表，然后將已有的報(bào)表設(shè)置成多列報(bào)表。具體操作步驟如下：（1）創(chuàng)建或打開(kāi)一個(gè)已存在的普通（單列）報(bào)表。（2）選擇上下文選項(xiàng)卡“報(bào)表設(shè)計(jì)工具|頁(yè)面設(shè)置”的“分組和匯總”組，單擊“列”按鈕，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框。6.3.4多列報(bào)表（3）選擇“列”選項(xiàng)卡，并在該選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置，如圖所示。（4）設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕。

窗體的設(shè)計(jì)視圖是創(chuàng)建窗體的工具，它在報(bào)表使用過(guò)程中，為了使報(bào)表的布局更合理，外觀更美化，可以對(duì)報(bào)表做進(jìn)一步處理。例如，調(diào)整報(bào)表中對(duì)象的顯示格式，設(shè)置特殊的效果來(lái)突出報(bào)表中的某些信息，以增加可讀性；在報(bào)表中添加一些圖像或線條，使報(bào)表更加美觀。6．4編輯報(bào)表在創(chuàng)建了報(bào)表之后，就可以在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行格式化處理，以獲得理想的顯示效果。通常采用的方法有2種：一、使用屬性窗口對(duì)報(bào)表中的控件進(jìn)行格式設(shè)置。二、使用“報(bào)表設(shè)計(jì)工具|格式”上下文選項(xiàng)卡中按鈕進(jìn)行格式設(shè)置。

6.4.1設(shè)置報(bào)表格式“報(bào)表設(shè)計(jì)工具|格式”上下文選項(xiàng)卡如圖所示。使用該選項(xiàng)卡中的按鈕可以選擇報(bào)表中需要設(shè)置格式的對(duì)象，可以進(jìn)行字體、顯示格式、數(shù)字、背景等屬性的設(shè)置。在創(chuàng)建了報(bào)表之后，就可以在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行格式化處理，以獲得理想的顯示效果。

6.4.1設(shè)置報(bào)表格式

添加圖像需要使用圖像控件，使用線條和圖形時(shí)可以直接在報(bào)表中繪制。1．圖像可以在報(bào)表的任何位置，如頁(yè)眉、頁(yè)腳和主體節(jié)，添加圖片。根據(jù)所添加圖片的大小和位置的不同，可以將圖片用作徽標(biāo)、橫幅，有可以用作節(jié)的背景。2．線條矩形和直線可以使內(nèi)容較長(zhǎng)的報(bào)表變得更加易讀。可以使用直線來(lái)分隔控件，是使用矩形將多個(gè)控件進(jìn)行分組。在Access中使用矩形時(shí)，只需在設(shè)計(jì)視圖中直接繪制，其使用方式與使用文本框和標(biāo)簽控件的方式相同，可以設(shè)置其屬性。6.4.2為報(bào)表添加圖像和線條

在實(shí)際應(yīng)用中，報(bào)表是記錄實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的文檔，在報(bào)表輸出打印時(shí)，通常需要打印報(bào)表的創(chuàng)建日期和時(shí)間。如果需要在報(bào)表中插入日期和時(shí)間，可以按照以下步驟操作：（1）選擇需要插入日期和時(shí)間的報(bào)表，打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。6.4.3在報(bào)表中插入日期和時(shí)間

（2）選擇上下文選項(xiàng)卡“報(bào)表設(shè)計(jì)工具|設(shè)計(jì)”的“頁(yè)眉/頁(yè)腳”組，單擊“日期和時(shí)間”按鈕，打開(kāi)“日期或時(shí)間”對(duì)話框，如圖所示。6.4.3在報(bào)表中插入日期和時(shí)間（3）在“包含日期”選項(xiàng)組中選擇所需要的日期格式，在“包含時(shí)間”選項(xiàng)組中選擇所需要的時(shí)間格式。（4）單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)在報(bào)表頁(yè)眉中插入顯示日期和時(shí)間的文本框控件。如果報(bào)表中沒(méi)有報(bào)表頁(yè)眉，表示日期和時(shí)間的控件將被放置在報(bào)表的主體中?？梢杂檬髽?biāo)將其拖曳到報(bào)表中指定的位置。

當(dāng)報(bào)表內(nèi)容較多，需要多頁(yè)輸出時(shí)，可以在報(bào)表中添加頁(yè)碼。在報(bào)表中插入頁(yè)碼的操作步驟如下：（1）選擇需要插入頁(yè)碼的報(bào)表，打開(kāi)報(bào)表設(shè)計(jì)器。（2）選擇上下文選項(xiàng)卡“報(bào)表設(shè)計(jì)工具|設(shè)計(jì)”的“頁(yè)眉/頁(yè)腳”組，單擊“頁(yè)碼”按鈕，打開(kāi)“頁(yè)碼”對(duì)話框。

（3）在“格式”選項(xiàng)組中，選擇所需要的頁(yè)碼格式，在“位置”選項(xiàng)組中選擇所需要的頁(yè)碼位置。在“對(duì)齊”組合框中，指定頁(yè)碼的對(duì)齊方式，利用復(fù)選框選擇“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”。（4）設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將在報(bào)表中指定的位置上插入頁(yè)碼。6.4.4在報(bào)表中插