項目溝通管理

工程項目管理

項目溝通管理主講人：余超杰河南工業(yè)大學(xué)土木建筑學(xué)院PM081本講目標(biāo)溝通管理的基本概念項目溝通管理的內(nèi)容規(guī)劃溝通發(fā)布信息報告績效利害關(guān)系者管理溝通技巧影響溝通的因素溝通的不同場景相應(yīng)的方法與工具溝通模型人際風(fēng)格模型PM082溝通管理的基本概念CommunicationsManagementPM083溝通定義：使用共同的符號、標(biāo)志、行為系統(tǒng)在人與人之間交換信息的過程。模型：編碼、信息、媒介、噪音、解碼編碼解碼解碼編碼信息反饋信息媒介噪音噪音發(fā)送方接受方PM084溝通漏斗你心里想的你嘴上說的別人聽到的別人聽懂的別人接受的100%？%“噪音”不僅來自傳播媒介，也來自發(fā)送方和接受方PM085溝通的類型與層面類型：形式：正式、非正式接收方：內(nèi)部、外部方向：單向、雙向；橫向、縱向、斜向人數(shù)：一對一、一對多、多對多驅(qū)動：推動、拉動、交互媒介：口頭、書面、電子媒介、非語言場景：交談、會議、演講、談判層面：無論哪一類型都有兩個層面工作層面：要達(dá)到的目標(biāo)和傳達(dá)的信息人際關(guān)系層面：如何表達(dá)以達(dá)到預(yù)期的效果PM086項目溝通管理包括為保證及時和恰當(dāng)?shù)厣?、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目有關(guān)信息所需的過程。溝通目的：保持項目進(jìn)展識別潛在問題征求建議以改進(jìn)項目績效滿足客戶需求避免意外及時、高度面對面的溝通對促進(jìn)團(tuán)隊建設(shè)、發(fā)展良好的工作關(guān)系和建立共同愿望非常重要PM087項目經(jīng)理的角色領(lǐng)導(dǎo)：確定方向團(tuán)結(jié)群眾激勵與動員溝通：對干系人施加影響談判：問題解決：問題識別決策溝通PM088項目溝通管理內(nèi)容—規(guī)劃溝通PlanCommunicationsPM089溝通規(guī)劃溝通規(guī)劃的過程是確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求，包括誰需要何種信息，何時需要以及如何向他們傳遞。雖然所有項目都有交流項目信息信息需求，確定滿足這些需求的恰當(dāng)手段，是項目成功的重要因素。在多數(shù)項目中，溝通規(guī)劃大都在項目早期階段進(jìn)行。但在項目的整個過程中，都應(yīng)對其結(jié)果定期進(jìn)行檢查，并根據(jù)需要進(jìn)行修改，以保證繼續(xù)適用性。PM0810溝通需求分析溝通的內(nèi)容只限于有利于項目成功的信息不等于報喜不報憂——通報壞消息也可能有利于項目成功。溝通負(fù)責(zé)人和信息接受人根據(jù)項目所在組織和干系人所在組織的結(jié)構(gòu)與職責(zé)。溝通的時間、頻率和方式根據(jù)信息需求的緊迫性和團(tuán)隊工作方式（同地、異地）。對不同內(nèi)容選擇不同方式：重要的（需要決策或行動的）盡量面對面或視頻會議；不重要的（例行公事）用電子郵件發(fā)摘要，鏈接到存儲在共享的數(shù)據(jù)庫或服務(wù)器的詳細(xì)內(nèi)容。PM0811溝通管理計劃可作為項目管理計劃的一部分內(nèi)容：要發(fā)布的信息的內(nèi)容、格式、詳盡程度發(fā)送人與接受人（或部門）溝通技術(shù)與方法（如備忘錄、電子郵件、新聞發(fā)布）溝通頻率升級（Escalation）過程下級人員在遇到自己無法解決的問題時在什么時間內(nèi)找誰（姓名、職責(zé)、聯(lián)系方式），這在矩陣型組織中尤為重要PM0812規(guī)劃溝通的依據(jù)、工具與技術(shù)、成果輸入項目管理計劃項目范圍說明書事業(yè)環(huán)境因素組織過程資產(chǎn)工具與技術(shù)溝通需求分析溝通技術(shù)溝通模型溝通方法輸出溝通管理計劃項目文件（更新）PM0813項目溝通管理內(nèi)容—發(fā)布信息DistributeInformationPM0814發(fā)布信息發(fā)布信息是把信息及時提供給項目干系人。包括按溝通計劃發(fā)布信息；處理預(yù)料之外的對信息的索求。內(nèi)容項目報告：項目狀態(tài)、問題登記簿、經(jīng)驗教訓(xùn)等；正式或非正式，對內(nèi)或?qū)ν猓唤o干系人的通報：解決的問題、審定的（重大）變更；注意從干系人收集反饋；項目展示：因聽眾而異。PM0815發(fā)布信息的依據(jù)、工具與技術(shù)、成果輸入項目管理計劃績效報告組織過程資產(chǎn)工具與技術(shù)溝通方法信息發(fā)布工具輸出組織過程資產(chǎn)（更新)PM0816項目溝通管理內(nèi)容—報告績效ReportPerformancePM0817報告績效報告績效是收集并發(fā)布績效信息（包括狀態(tài)報告、進(jìn)展測量結(jié)果和預(yù)測情況）的過程。包括定期收集、對比和分析基線與實際數(shù)據(jù)。績效報告常用圖型（曲線、直方等）和表格展示。有顯著偏差的，要有改正措施和預(yù)防措施。PM0818報告績效的依據(jù)、工具與技術(shù)、成果輸入項目管理計劃工作績效信息工作績效測量結(jié)果成本預(yù)測組織過程資產(chǎn)質(zhì)量控制衡量可交付成果工具與技術(shù)偏差分析預(yù)測方法溝通方法報告系統(tǒng)輸出績效報告組織過程資產(chǎn)（更新）變更請求推薦的糾正措施PM0819項目溝通管理內(nèi)容—利害關(guān)系者管理PM0820利害關(guān)系者管理利害關(guān)系者管理系指對溝通進(jìn)行管理，以滿足利害關(guān)系者的需求并與利害關(guān)系者一起解決問題。對利害關(guān)系者進(jìn)行積極管理，可促使項目沿預(yù)期軌道行進(jìn)，而不會因未解決的利害關(guān)系者問題而脫軌。同時進(jìn)行利害股關(guān)系者管理可提高團(tuán)隊成員協(xié)同工作的能力，并限制對項目產(chǎn)生的任何干擾。通常，由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)利害關(guān)系者管理。PM0821利害關(guān)系者管理的依據(jù)、工具與技術(shù)、成果輸入溝通管理計劃組織過程資產(chǎn)工具與技術(shù)溝通方法問題登記薄輸出問題得以解決批準(zhǔn)的變更請求）批準(zhǔn)的糾正措施組織過程資產(chǎn)（更新）項目管理計劃（更新）PM0822溝通技巧TipsonGoodCommunicationsPM0823影響溝通的因素工作層面目標(biāo)信息內(nèi)容發(fā)送者與接受者編碼與解碼信息傳遞媒介反饋噪音人際交流層面信任人際風(fēng)格PM0824工作層面的因素（一）目標(biāo)施加影響還是交流信息信息內(nèi)容真實、有邏輯性、準(zhǔn)確、及時、適量、標(biāo)題準(zhǔn)確發(fā)送者與接受者避免越權(quán)發(fā)送，選對接受者（選對“對口”級別）編碼與解碼根據(jù)對象，使用對方易懂的語言（包括對專用語的共同理解），避免“想當(dāng)然”（假設(shè)對方能正確解碼）PM0825工作層面的因素（二）信息傳遞媒介媒介實例優(yōu)點缺點口頭交談、討論、講座雙向快速傳遞、即時反饋、信息量很大失真嚴(yán)重、核實困難書面正式報告持久、有形、可以復(fù)核單向、效率低、反饋慢電子電子郵件、短信快速、廉價、信息量大、易于一對多傳遞單向非語言聲光信號、表情、手勢內(nèi)涵豐富、靈活依賴于接受者理解、距離有限PM0826工作層面的因素（三）反饋作用：確認(rèn)、澄清、追問、判斷、建議、鼓勵、安慰準(zhǔn)則：明確（避免誤導(dǎo)）、具體、有針對性、識別故意的模糊化、考慮對方的接受程度噪音內(nèi)部：知識、經(jīng)驗、性格、技巧、語言、文化背景、心理素質(zhì)外部：組織環(huán)境（文化、潛規(guī)則）、人際關(guān)系、任務(wù)壓力、地位差異、時間限制、時差、物理環(huán)境PM0827人際交流層面的因素（一）信任信任是打開情感資源的鑰匙信任的建立承諾兌現(xiàn)（說話算數(shù)）、關(guān)心關(guān)注、言行一致、始終如一信任的崩潰不現(xiàn)實的目標(biāo)、言行不一，出爾反爾，信任可毀于一旦PM0828人際交流層面的因素（二）人際風(fēng)格：基于赫曼（NedHerrmann）的全腦模型溫和型表現(xiàn)型完美型支配型優(yōu)柔率直感性理性PM0829人際交流層面的因素（三）從溝通角度看特征合作、友好、耐心、輕松。說話慢條斯理，聲音輕柔，抑揚頓挫。面部表情和藹可親，頻繁的目光接觸。辦公室有家人照片。與之溝通的技巧首先建立良好關(guān)系（稱贊家人照片）。保持微笑，說話要慢，不要施加壓力，多征求他的意見。保持頻繁目光接觸。從管理角度看優(yōu)勢適合團(tuán)隊工作，善于看到別人的貢獻(xiàn)，對別人意見能坦誠以待。不足太顧別人可能會誤了自己的職責(zé)。不容易做決斷。溫和型PM0830人際交流層面的因素（四）從溝通角度看特征嚴(yán)肅、認(rèn)真、寡言，語調(diào)單一，語言準(zhǔn)確、合乎邏輯、注意細(xì)節(jié)。面部表情少、目光接觸少。喜歡有較大的個人空間。與之溝通的技巧遵守時間，盡快切入主題。注意細(xì)節(jié)，一絲不茍，用準(zhǔn)確的術(shù)語，多列舉具體的數(shù)據(jù)。不要太多的目光接觸，避免身體接觸。從管理角度看優(yōu)勢做事認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精。善于作計劃、制定規(guī)范、建立流程。不足不善于與人合作。做事固守陳規(guī)。難以果斷決策。完美型PM0831人際交流層面的因素（五）從溝通角度看特征活潑、熱情、直率、友好。說話抑揚頓挫、幽默、有說服力，不注重細(xì)節(jié)?？焖俚膭幼髋c手勢，使用信手拈來的物品幫助說明。說完有可能會忘。與之溝通的技巧聲音要洪亮，加一些手勢和動作，同時注意看他的動作。說話要直接了當(dāng)，多從宏觀的角度講。達(dá)成協(xié)議后要有書面確認(rèn)。從管理角度看優(yōu)勢精力充沛，能抓大放小、舉重若輕。善于表露自己內(nèi)心情感和體會他人情感。不足好沖動、好出風(fēng)頭。不善于時間管理。喜歡隨機(jī)做事，把細(xì)節(jié)留給別人。表現(xiàn)型PM0832人際交流層面的因素（六）從溝通角度看特征熱情、獨立、果斷，強(qiáng)調(diào)效率，指揮他人。說話快、語言直接、目的明確。有目光接觸，但面部表情少，情感不外露。與之溝通的技巧少寒暄，直接告訴他你的目的。在短時間內(nèi)給出明確的回答，不模棱兩可。有具體的依據(jù)和創(chuàng)新思想。說話充滿自信，聲音洪亮。要有目光接觸，但不要太多感情流露。從管理角度看優(yōu)勢善于決斷，著重眼前實際，注重結(jié)果，隨機(jī)應(yīng)變。對別人有說服力和指導(dǎo)力。不足喜歡自己做決定，不愿他人插手。有時決定太快以致過于倉促。支配型PM0833人際交流層面的因素（七）溫和型嘗試新鮮事物，學(xué)會拒絕，開始行動。完美型適可而止，放寬對自己和對別人的要求，注重積極面。表現(xiàn)型注意聆聽，關(guān)注他人的興趣，做好計劃，并切實執(zhí)行。支配型學(xué)會放松，減低對別人的壓力，停止?fàn)幷?，學(xué)會道歉。彌補(bǔ)自己的性格缺欠PM0834用心聆聽傾聽的原則專注并讓人察覺理清需要和愿望抓住感受和內(nèi)容適當(dāng)提問、建議、下結(jié)論提問的作用了解更多信息、澄清、確認(rèn)打破僵局，調(diào)動對方說話積極性控制溝通方向PM0835溝通的不同場景面談與領(lǐng)導(dǎo)溝通與下屬溝通與其他部門溝通會議談判演講PM0836與領(lǐng)導(dǎo)溝通理解領(lǐng)導(dǎo)的心態(tài)自尊心強(qiáng)、依賴下屬、考慮全局、責(zé)任重大原則尊重而不吹捧主動而不越權(quán)請示而不依賴要提出方案，而不是只擺問題讓領(lǐng)導(dǎo)拿主意PM0837與下屬溝通時機(jī)階段性績效考核前員工職責(zé)、工作內(nèi)容變化員工有重大成績或失誤員工表現(xiàn)有明顯變化員工提出合理化建議員工之間出現(xiàn)矛盾或沖突員工對自己有誤會新員工到崗、老員工離隊員工生病或有其他家庭變故原則注意傾聽，打消員工說話的顧慮表揚要真誠批評要具體言前三思言出如山PM0838與其他部門溝通將本組織內(nèi)其他部門視為內(nèi)部客戶積極配合的態(tài)度建立良好的個人關(guān)系發(fā)現(xiàn)問題及時、誠懇地提醒從整個項目和組織的總體目標(biāo)出發(fā)處理發(fā)生的問題寬容他人的失誤請求他人幫助時要表示感謝PM0839會議要有明確具體的目標(biāo)正確選擇參會人員決策會必須有領(lǐng)導(dǎo)，討論會要有具體知情人提前發(fā)出詳細(xì)議程會前準(zhǔn)備場地、輔助設(shè)備等對于決定要采取的行動的責(zé)任人和完成時間，要得到其本人確認(rèn)盡快發(fā)出會議紀(jì)要PM0840會議主持人就會議目的和議程作簡短說明按議程進(jìn)行，掌控時間允許和鼓勵所有與會者發(fā)表意見制止與議題無關(guān)的爭論總結(jié)和復(fù)述已澄清的觀點和同意的決定，以保證與會人都沒有誤解如需投票，保證投票程序正確進(jìn)行將會議結(jié)果包括所要采取的行動準(zhǔn)確總結(jié)在會議紀(jì)要中PM0841談判驅(qū)動：雙方利益談判的結(jié)果：雙贏！談判三階段：角色認(rèn)知非正式的共識和妥協(xié)正式的協(xié)定談判技能：忍耐、表達(dá)、傾聽、發(fā)問、回答、說服、讓步PM0842演講目標(biāo)是影