檔案服務項目需求書

檔案整理服務項目需求書一、建設目標（一）提高檔案查詢辦公效率按照國家檔案局關于機關、事業(yè)單位檔案管理相關文件規(guī)定，通過對綜合文書檔案室現(xiàn)存文書檔案進行規(guī)范化整理，逐步改變傳統(tǒng)的檔案查找方式，讓查找檔案資料實時化、高效化，提高工作效率。（二）檔案整理規(guī)范化2021年度的工作目標是：1.對實體檔案文件編號、分類，按標準分盒整理，入柜存放，制作電子化檢索目錄，達到實物編號與電腦編號一致，方便了查詢與檢索；2.將50%以上檔案文件掃描，為下步建立檔案管理電子化系統(tǒng)（另購）打下基礎，能最終實現(xiàn)將醫(yī)院所有檔案文件數(shù)字化掃描儲存到系統(tǒng)中。二、醫(yī)院檔案室現(xiàn)狀醫(yī)院檔案室設在東莞市麻涌鎮(zhèn)泗安圍本院泗安院區(qū)的綜合樓南座三樓，主要存放文書檔案、圖書檔案、工程項目檔案、獎品獎狀檔案等。目前檔案室有兼職管理人1名，有檔案柜，檔案資料初步分類存放，檔案數(shù)據(jù)還未入電腦，查找檔案需人工實物查找，耗時、費力且不容易找到。三、項目實施要求.檔案交接：項目整理單位與醫(yī)院辦公室共同清點卷數(shù)，核實出庫紙質檔案原件的案卷編號，對卷內(nèi)狀況予以查驗，并詳細填寫檔案原件出入庫記錄，雙方簽名并記錄出庫時間。檔案資料要分批交接，對記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等，要雙方簽字確認。.檔案整理：項目整理單位要對原紙質檔案整理，缺少的要補充、缺損的要裱糊完整，形成正式檔案資料后，要編號，具備掃描條件的同時掃描，再裝訂入盒，入柜存放。.檔案編碼：以卷為最小文件夾單位，每卷按頁編頁碼。頁碼寫于每頁文件的正面的右上角，反面的左上角，不寫在檔案內(nèi)容上面。確保頁碼位置統(tǒng)一、整齊。.信息雙重著錄：檔案信息著錄是關于今后檔案利用的效率。題名信息著錄要確保正確。.信息檢索：制作電子化檢索目錄，提供人工檢測方式：對著錄的信息進行檢查，包括查看案卷號、件號、年度及數(shù)據(jù)關聯(lián)字段進行檢查。.檔案裝訂：案卷編碼、分類、掃描后，完成質檢確保沒有質量問題時，進行案卷的裝訂。裝訂時，確保紙張頁碼順序無誤,沒有缺頁現(xiàn)象，沒有紙張顛倒現(xiàn)象，將新打印的卷內(nèi)目錄放前面,原舊的卷內(nèi)目錄放最后，按順序裝訂成冊。.檔案上架入庫：逐卷、逐份驗收和檢查檔案是否缺檔并詳細登記在借還卷記錄里并登記責任人，并在檔案室相關人員的配合下歸還檔案。四、文書檔案整理服務項目內(nèi)容項目內(nèi)容包括（見附表）：L綜合文書檔案室：對自1970年至今的文書檔案和基建資料規(guī)范化整理，對實體檔案文件編號、分類，按標準分盒整理，入柜存放，制作電子化檢索目錄，達到實物編號與電腦編號一致,方便了查詢與檢索。

2.人事檔案室：（1）對完成的檔案進行進行材料完備性審核；（2）對采購方原有及補回的散件材料進行檔案分類、排序、編碼、目錄更新、打印目錄、裝訂入盒、上架；（3）對檔案記載的“三齡兩歷一身份”等重要信息進行審核，并著錄至審檔系統(tǒng)中，出具《干部任免審批表》初稿、《審檔情況登記表》和《匯總表》。檔案整理數(shù)字化項目具體內(nèi)容表

序號名稱內(nèi)容單位數(shù)量（估計）單位（元）小計（元）1文書檔案對文書檔案進行分類、排序、拆裝訂、蓋章、編號、數(shù)頁、錄入、裝盒等程序盒4002工程項目檔案對工程項目、業(yè)務檔案進行技術分類，項目設置檔號、蓋章、打頁碼、拆頁號、拆裝訂、編號、裝訂、錄入、裝盒等程序盒6003病歷檔案對病歷進行技術分類，項目設置檔號、蓋章、打頁碼、拆頁號、拆裝訂、編號、裝訂、錄入、裝盒等程序盒2004檔案掃描掃描、糾錯、校正、上傳到檔案管理專用計算機頁2400005聲像（照片）實物檔案、光盤檔案、照片檔案根據(jù)檔案整理要求按先后時間排列整理歸檔冊206實物檔案檔案整理要求按先后時間排列整理歸檔件807培訓檔案管理人員培訓，培訓內(nèi)容包括：文書檔案、工程項目檔案、實物檔案、聲像檔案、合同檔案等次18檔案用品檔案盒、不銹鋼釘、檔案專用膠水、牛皮紙等一批，必要時自備掃描專用儀器批19人事檔案1、對完成的檔案進行材料完備性審核。2、對采購方原有及補回的散件材料進行檔案分類、排序、編碼、目錄更新、打印目錄、裝訂入盒、上架。3、對檔案記載的“三齡兩歷一身份”等重要信息進行審核，并著錄至審檔系統(tǒng)中，出具《干部任免審批表》初稿、《審檔情況登記表》和《匯總表》。卷48五、售后服務要求（一）在本年度合同約定范圍的全部檔案整理完畢，經(jīng)驗收合格移交之日起1年內(nèi)，對文書檔