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文檔簡介
第六章機(jī)關(guān)行政1、
行政辦公室管理
2、公室管理的主要內(nèi)容
3、
行政機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理4、行政工藝設(shè)計及計算機(jī)運(yùn)用
一、
行政辦公室管理(一)辦公室管理的含義辦公室管理是指作為機(jī)關(guān)單位綜合辦事機(jī)構(gòu)的辦公室,對本機(jī)關(guān)單位綜合性的日常事務(wù)、規(guī)章制度、工作秩序等所做的管理。任何行政機(jī)關(guān),都設(shè)有辦公廳或辦公室,它們作為行政機(jī)關(guān)總樞的輔助部分,是整個機(jī)關(guān)不可缺少的重要組成部分。(二)辦公室管理的特征和任務(wù)
1、辦公室管理的特征辦公室除與行政機(jī)關(guān)其他部門一樣具有服務(wù)、輔助、執(zhí)行、管理等特征外,還有自己鮮明的獨(dú)有的特征,這就是它的政策性、綜合性、輔助性和服務(wù)性。(1)政策性/(2)綜合性/(3)輔助性/(4)服務(wù)性
1、辦公室管理的任務(wù)作為行政機(jī)關(guān)總樞的輔助部分的辦公室管理,承擔(dān)著“參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)”這三大任務(wù)。(1)參與政務(wù),即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和指揮。具體說,就是在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中,提供準(zhǔn)確的信息、資料,擬制方案等供領(lǐng)導(dǎo)者參考,在執(zhí)行決策過程中,利用自身的樞紐地位,收集反饋信息,根據(jù)情況變化,及時提出調(diào)整、補(bǔ)充性意見,為領(lǐng)導(dǎo)者靈活指揮和及時控制工作進(jìn)程提供依據(jù),在決策貫徹落實(shí)后,組織好工作總結(jié),為領(lǐng)導(dǎo)者提供總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和完善化措施。
(2)處理事務(wù),即處理大量的、例行的日常事務(wù)以及種種臨時性、突擊性的事務(wù),諸如文電起草印發(fā)、上下級公文處理、公務(wù)接待、會務(wù)組織、來信來訪、督促檢查、外事活動等諸方面事務(wù)。(3)搞好服務(wù),這具體體現(xiàn)在為機(jī)關(guān)行政領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、為本單位各項工作提供條件與服務(wù)、為機(jī)關(guān)全體工作人員的生活福利服務(wù)等方面。
3、辦公室管理的作用辦公室管理由于承擔(dān)了上述任務(wù),被公認(rèn)為是綜合性的樞紐管理,在整個機(jī)關(guān)行政中具有重要作用,因而也就發(fā)揮著參謀、助手、耳目等作用。(1)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和處理問題的參謀作用(2)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理信息的耳目作用(3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者管理日常工作的助手作用
二、
辦公室管理的主要內(nèi)容
如前所述,辦公室管理的任務(wù)可以用“參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)”這三句話來作總體上的概括,如果細(xì)分下來,這些任務(wù)又可具體分為日常性工作、綜合協(xié)調(diào)工作、輔助決策工作和領(lǐng)導(dǎo)者臨時交辦的工作四大類。(一)日常性工作辦公室的日常性工作,也稱為程序化工作,它主要有如下九大項:1、會議工作/2、信息處理/3、機(jī)關(guān)事務(wù)管理/4、公文處理/5、文書檔案工作/6、信訪工作/7、公關(guān)工作/8、印章管理/9、機(jī)要保密工作
(二)綜合協(xié)調(diào)工作
辦公室的綜合協(xié)調(diào)工作,從內(nèi)容上看,有計劃、制度、信息、事務(wù)等多種協(xié)調(diào)工作之分;從總體上看,是有內(nèi)外或上下左右協(xié)調(diào)之別。為方便起見,下面主要談工作任務(wù)的協(xié)調(diào)、管理事務(wù)的協(xié)調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)三個方面。就其特點(diǎn)而論,前者主要是工作組織性質(zhì)的,而后兩者則往往表現(xiàn)為關(guān)系的調(diào)整、疏通以及信息的交流、溝通。
1、工作任務(wù)性的協(xié)調(diào)2、管理事務(wù)的協(xié)調(diào)3、協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的關(guān)系(三)輔助決策工作這是辦公室的一項重要工作,也是辦公室工作人員充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的首要任務(wù)。辦公室工作人員輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者決策,包含四個方面的主要內(nèi)容。1、在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者決策之前,協(xié)助他們進(jìn)行調(diào)查研究,了解情況,掌握、收集有關(guān)信息,為決策做好準(zhǔn)備工作。2、在掌握情況、收集信息后,提出或協(xié)同有關(guān)職能部門提出一個或幾個決策方案,供領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)者決策時參考、選擇。3、承擔(dān)決策事務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者的決策確定以后,辦公室應(yīng)履行自己的職責(zé),迅速地將領(lǐng)導(dǎo)的指示或決定記錄、理整,并通過發(fā)布文件或召開會議等方式把決策公布。4、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施決策和檢查決策的執(zhí)行情況。
(四)領(lǐng)導(dǎo)者臨時交辦的工作這類工作,雖不是辦公室及其工作人員的主要任務(wù),但也是一種經(jīng)常性的工作。這類工作,不分晝夜,也不論節(jié)日假日,領(lǐng)導(dǎo)者隨時都可能交下來,帶有很大的突然性,事先很難估計到,沒有什么規(guī)律可言。說辦公室工作被動,指的多是這種工作。例如,上級機(jī)關(guān)發(fā)來電報或掛來電話,要求在幾天之內(nèi)綜合某方面的工作情況上報,辦公室就要立即組織人力,收集材料,分工整理,送領(lǐng)導(dǎo)審批后按時上報。由于這些工作大多是事務(wù)性,比較瑣碎,又對時間要求較高,因而容易滋生抱怨,這需要辦公室工作人員提高思想認(rèn)識,以滿腔的工作熱情、主動、積極地報領(lǐng)導(dǎo)者臨時交辦的事做好,讓領(lǐng)導(dǎo)者可以騰出更多的時間,集中更多的精力,去總攬全局,考慮本單位的大政方針。
三、機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理及其改革
一、機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理的意義和原則機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理是指對本單位的物資和日常生活事務(wù)的管理,任務(wù)是為保障機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供良好的工作和生活條件。(一)后勤事務(wù)管理的意義1、后勤工作是所在機(jī)關(guān)、單位其他部門工作的基本條件。2、后勤管理是其他一切管理工作的重要保證3、后勤管理是組織關(guān)心群眾的紐帶(二)后勤事務(wù)管理的基本原則后勤管理的基本原則,最主要的是熱心服務(wù)、方便群眾和勤儉節(jié)約三條。1、熱心服務(wù)原則/2、方便群眾原則/3、勤儉節(jié)約原則
二、機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理的主要內(nèi)容后勤事務(wù)管理涉及的范圍十分廣泛,包括公用設(shè)施、生活福利、美化保潔的規(guī)劃建設(shè)、組織、供應(yīng)、分配、維修、保養(yǎng)等等,一般說來,較大的機(jī)關(guān)單位的后勤事務(wù)管理,大致有五大類。(一)物資管理物資類的管理,主要有四個方面:1、日常管理/2、使用與維護(hù)保養(yǎng)管理/3、檢查與檢修管理/4、物資設(shè)備的改造與更新
(二)財務(wù)管理財務(wù)管理就是對行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行領(lǐng)撥、使用、管理和監(jiān)督的一系列活動。財務(wù)管理的目的,在于合理分配和使用資金。行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的財務(wù)管理,包括財務(wù)計劃、會計核算、財務(wù)管理(收入、支出等)、財務(wù)監(jiān)督和審計等五個方面的內(nèi)容。
(三)生活后勤管理生活后勤管理,主要有房產(chǎn)管理、飯?zhí)霉芾砗铜h(huán)境管理。
1、房產(chǎn)管理/2、食堂管理/3、環(huán)境管理/4、服務(wù)后勤管理(服務(wù)后勤管理,主要包括車輛管理、水電管理、醫(yī)療保健管理和托幼管理)/5、協(xié)助接待工作
三、機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理的改革(一)改革開放以來機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理的改革及其成效改革開放20年來,我國的政府后勤事務(wù)管理部門不斷解放思想,銳意進(jìn)取,對機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理進(jìn)行了改革,推動了機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理的發(fā)展。我國的政府后勤事務(wù)管理的改革取得了顯著的成效。這表現(xiàn)在:一是確立了后勤是一門科學(xué),后勤服務(wù)勞動是商品、后勤工作也是經(jīng)濟(jì)工作、后勤也需要人才等觀念。二是后勤改革不斷深入,體制轉(zhuǎn)軌逐步到位。三是服務(wù)矛盾得到緩解,保障能力不斷增強(qiáng)。四是隊伍建設(shè)得到加強(qiáng),精神文明邁上新的臺階。
(二)機(jī)關(guān)后勤體制改革面臨的困難和矛盾從目前的情況看,機(jī)關(guān)后勤體制改革也面臨著一系列的困難,一些矛盾是無法避免的。這表現(xiàn)為:一是市場機(jī)制的滲透與思想觀念滯后的矛盾/二是機(jī)關(guān)行政經(jīng)費(fèi)的不足與干部職工服務(wù)要求更高的矛盾。/三是工作任務(wù)的加重與隊伍素質(zhì)偏低的矛盾。/四是后勤體制的轉(zhuǎn)軌與制約因素過多的矛盾。
(三)機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理改革的方向?yàn)檫m應(yīng)建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制和機(jī)構(gòu)改革的總體要求,1998年12月30日,經(jīng)國務(wù)院同意,國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了國務(wù)院機(jī)關(guān)事務(wù)管理局,中央機(jī)構(gòu)編制委員會辦公室共同制定的《關(guān)于深化國務(wù)院各部門機(jī)關(guān)后勤體制改革的意見》。這次深化改革的總體目標(biāo)是:以鄧小平理論和黨的十五大精神為指導(dǎo),加強(qiáng)機(jī)關(guān)后勤管理規(guī)范化、制度化建設(shè),轉(zhuǎn)換服務(wù)機(jī)制,促進(jìn)服務(wù)聯(lián)合,逐步建立和完善與社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的機(jī)關(guān)后勤保障機(jī)制。
改革的基本原則是,按照精簡、統(tǒng)一、效能和權(quán)責(zé)一致的原則,規(guī)范機(jī)關(guān)后勤管理職能,堅持為機(jī)關(guān)服務(wù)的宗旨,不斷提高后勤保障能力的水平,正確處理改革、發(fā)展和穩(wěn)定的關(guān)系,與國家有關(guān)改革政策相銜接,積極穩(wěn)妥地進(jìn)行。因此,機(jī)關(guān)后勤事務(wù)管理改革的方向可以概括為:一是推動機(jī)關(guān)后勤管理科學(xué)化。/二是推動機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心經(jīng)營企業(yè)化。/三是推動機(jī)關(guān)后勤服務(wù)社會化,促進(jìn)后勤服務(wù)聯(lián)合。
(四)我國當(dāng)前深化機(jī)關(guān)后勤體制改革應(yīng)著重做好的幾項工作當(dāng)前,我國的各項改革已進(jìn)入攻堅階段,作為政府機(jī)關(guān)工作有機(jī)組成部分的機(jī)關(guān)后勤工作,要隨著政府職能的轉(zhuǎn)變,深化機(jī)關(guān)后勤體制改革,著重做好以下幾項工作:第一、要進(jìn)一步規(guī)范后勤行政管理職能。/第二、要推動機(jī)關(guān)服務(wù)中心轉(zhuǎn)換機(jī)制。/第三、要打破部門界限,推動服務(wù)聯(lián)合。
四、行政工藝設(shè)計及計算機(jī)在機(jī)關(guān)管理中的應(yīng)用
一、行政工藝設(shè)計的意義
所謂行政工藝,是指在行政體系的行政流程中,運(yùn)用自然科學(xué)和社會科學(xué)的新成就,改進(jìn)行政管理的技術(shù)手段和技術(shù)條件,以實(shí)現(xiàn)行政體系和行政人員的最佳狀態(tài)和行政高效化的目的。行政工藝最主要、最基本的內(nèi)容可以概括為:研究提高行政能量的技術(shù)手段和技術(shù)條件。因而,行政工藝設(shè)計的重要意義體現(xiàn)為:第一,有助于行政效率的提高。/第二,有助于行政機(jī)構(gòu)的改革,克服官僚主義弊端。/第三,有助于保障行政人員的生理和心理健康。二、行政工藝設(shè)計的內(nèi)容行政工藝設(shè)計主要包括以下幾個方面:(1)行政自動化,包括行政中的人——機(jī)系統(tǒng)的設(shè)計、特點(diǎn)、功能、運(yùn)用、局限等。(2)行政氛圍,指行政人員的生理因素、行政體系中的社會心理因素、物理環(huán)境因素等對行政效率的影響。(3)行政工藝應(yīng)用,以會議和辦公室的設(shè)計為例,包括行政文書、檔案的設(shè)計與管理,會議程序的科學(xué)化、合理化,會場、辦公室的布置,辦公設(shè)備的配備等等。
三、計算機(jī)在機(jī)關(guān)行政管理中的運(yùn)用計算機(jī)是行政人——機(jī)系統(tǒng)中的一個重要組成部分,其最大優(yōu)點(diǎn)在于它是一種邏輯的機(jī)器,能夠精確地按照程序工作,并且做到快速、準(zhǔn)確。計算機(jī)在機(jī)關(guān)行政管理中的運(yùn)用,主要體現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)辦公室自動化和方便行政人員的行政活動這兩方面。
1、計算機(jī)在實(shí)現(xiàn)辦公室自動化方面的運(yùn)用辦公室自動化是提高行政機(jī)構(gòu)工作效率的必要前提。由機(jī)器代替人力,電腦輔助人腦;歷辦公室中引入文字住處處理機(jī)、高速多功能復(fù)印機(jī)、電子傳真機(jī)等先進(jìn)電子技術(shù)設(shè)備,并利用電腦來進(jìn)行全面控制。這樣,公文的擬制、傳送,文件、檔案、資料的儲存與檢索,信息情報的接收、處理、輸出和反饋都可以通過電腦控制的機(jī)器群來完成,從而實(shí)現(xiàn)辦公室自動化,大大提高辦公室的工作效率。
就中國的辦公室現(xiàn)狀而言,要實(shí)現(xiàn)辦公室自動化,第一步是將計算機(jī)引入辦公室,實(shí)現(xiàn)檔案、文件、報表的計算機(jī)處理。辦公用計算機(jī)一般有三大部分的功能:(1)用數(shù)據(jù)庫語言實(shí)現(xiàn)的報表查詢和匯總處理;(2)用擴(kuò)充實(shí)現(xiàn)的彩色真放圖分布、分布率統(tǒng)計;(3)文件的收發(fā)登記處理,以及文件的索引和檢索、查詢。
2、計算機(jī)在行政活動中的應(yīng)用計算機(jī)信息系統(tǒng)具有極大的信息存貯容量和處理能力(包括實(shí)時處理、分時處理等),同時具有巨大的通訊能力和運(yùn)用各種模型與分析運(yùn)算的能力。計算機(jī)在對大量信息進(jìn)行復(fù)雜加工的基礎(chǔ)上,能夠及時地指出發(fā)展趨勢并分析其原因,它的這種能力運(yùn)用于行政人員的行政活動中,主要發(fā)揮三方面作用:
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