第3章機關(guān)行政

第六章機關(guān)行政1、

行政辦公室管理

2、公室管理的主要內(nèi)容

3、

行政機關(guān)后勤事務(wù)管理4、行政工藝設(shè)計及計算機運用

一、

行政辦公室管理（一）辦公室管理的含義辦公室管理是指作為機關(guān)單位綜合辦事機構(gòu)的辦公室，對本機關(guān)單位綜合性的日常事務(wù)、規(guī)章制度、工作秩序等所做的管理。任何行政機關(guān)，都設(shè)有辦公廳或辦公室，它們作為行政機關(guān)總樞的輔助部分，是整個機關(guān)不可缺少的重要組成部分。（二）辦公室管理的特征和任務(wù)

1、辦公室管理的特征辦公室除與行政機關(guān)其他部門一樣具有服務(wù)、輔助、執(zhí)行、管理等特征外，還有自己鮮明的獨有的特征，這就是它的政策性、綜合性、輔助性和服務(wù)性。（1）政策性/（2）綜合性/（3）輔助性/（4）服務(wù)性

1、辦公室管理的任務(wù)作為行政機關(guān)總樞的輔助部分的辦公室管理，承擔著“參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)”這三大任務(wù)。（1）參與政務(wù)，即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行決策和指揮。具體說，就是在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，提供準確的信息、資料，擬制方案等供領(lǐng)導(dǎo)者參考，在執(zhí)行決策過程中，利用自身的樞紐地位，收集反饋信息，根據(jù)情況變化，及時提出調(diào)整、補充性意見，為領(lǐng)導(dǎo)者靈活指揮和及時控制工作進程提供依據(jù)，在決策貫徹落實后，組織好工作總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)者提供總結(jié)經(jīng)驗和完善化措施。

（2）處理事務(wù)，即處理大量的、例行的日常事務(wù)以及種種臨時性、突擊性的事務(wù)，諸如文電起草印發(fā)、上下級公文處理、公務(wù)接待、會務(wù)組織、來信來訪、督促檢查、外事活動等諸方面事務(wù)。（3）搞好服務(wù)，這具體體現(xiàn)在為機關(guān)行政領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、為本單位各項工作提供條件與服務(wù)、為機關(guān)全體工作人員的生活福利服務(wù)等方面。

3、辦公室管理的作用辦公室管理由于承擔了上述任務(wù)，被公認為是綜合性的樞紐管理，在整個機關(guān)行政中具有重要作用，因而也就發(fā)揮著參謀、助手、耳目等作用。（1）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和處理問題的參謀作用（2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理信息的耳目作用（3）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者管理日常工作的助手作用

二、

辦公室管理的主要內(nèi)容

如前所述，辦公室管理的任務(wù)可以用“參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)”這三句話來作總體上的概括，如果細分下來，這些任務(wù)又可具體分為日常性工作、綜合協(xié)調(diào)工作、輔助決策工作和領(lǐng)導(dǎo)者臨時交辦的工作四大類。（一）日常性工作辦公室的日常性工作，也稱為程序化工作，它主要有如下九大項：1、會議工作/2、信息處理/3、機關(guān)事務(wù)管理/4、公文處理/5、文書檔案工作/6、信訪工作/7、公關(guān)工作/8、印章管理/9、機要保密工作

（二）綜合協(xié)調(diào)工作

辦公室的綜合協(xié)調(diào)工作，從內(nèi)容上看，有計劃、制度、信息、事務(wù)等多種協(xié)調(diào)工作之分；從總體上看，是有內(nèi)外或上下左右協(xié)調(diào)之別。為方便起見，下面主要談工作任務(wù)的協(xié)調(diào)、管理事務(wù)的協(xié)調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的協(xié)調(diào)三個方面。就其特點而論，前者主要是工作組織性質(zhì)的，而后兩者則往往表現(xiàn)為關(guān)系的調(diào)整、疏通以及信息的交流、溝通。

1、工作任務(wù)性的協(xié)調(diào)2、管理事務(wù)的協(xié)調(diào)3、協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)內(nèi)部的關(guān)系（三）輔助決策工作這是辦公室的一項重要工作，也是辦公室工作人員充當領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的首要任務(wù)。辦公室工作人員輔助領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者決策，包含四個方面的主要內(nèi)容。1、在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者決策之前，協(xié)助他們進行調(diào)查研究，了解情況，掌握、收集有關(guān)信息，為決策做好準備工作。2、在掌握情況、收集信息后，提出或協(xié)同有關(guān)職能部門提出一個或幾個決策方案，供領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)者決策時參考、選擇。3、承擔決策事務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者的決策確定以后，辦公室應(yīng)履行自己的職責，迅速地將領(lǐng)導(dǎo)的指示或決定記錄、理整，并通過發(fā)布文件或召開會議等方式把決策公布。4、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)實施決策和檢查決策的執(zhí)行情況。

（四）領(lǐng)導(dǎo)者臨時交辦的工作這類工作，雖不是辦公室及其工作人員的主要任務(wù)，但也是一種經(jīng)常性的工作。這類工作，不分晝夜，也不論節(jié)日假日，領(lǐng)導(dǎo)者隨時都可能交下來，帶有很大的突然性，事先很難估計到，沒有什么規(guī)律可言。說辦公室工作被動，指的多是這種工作。例如，上級機關(guān)發(fā)來電報或掛來電話，要求在幾天之內(nèi)綜合某方面的工作情況上報，辦公室就要立即組織人力，收集材料，分工整理，送領(lǐng)導(dǎo)審批后按時上報。由于這些工作大多是事務(wù)性，比較瑣碎，又對時間要求較高，因而容易滋生抱怨，這需要辦公室工作人員提高思想認識，以滿腔的工作熱情、主動、積極地報領(lǐng)導(dǎo)者臨時交辦的事做好，讓領(lǐng)導(dǎo)者可以騰出更多的時間，集中更多的精力，去總攬全局，考慮本單位的大政方針。

三、機關(guān)后勤事務(wù)管理及其改革

一、機關(guān)后勤事務(wù)管理的意義和原則機關(guān)后勤事務(wù)管理是指對本單位的物資和日常生活事務(wù)的管理，任務(wù)是為保障機關(guān)正常運轉(zhuǎn)提供良好的工作和生活條件。（一）后勤事務(wù)管理的意義1、后勤工作是所在機關(guān)、單位其他部門工作的基本條件。2、后勤管理是其他一切管理工作的重要保證3、后勤管理是組織關(guān)心群眾的紐帶（二）后勤事務(wù)管理的基本原則后勤管理的基本原則，最主要的是熱心服務(wù)、方便群眾和勤儉節(jié)約三條。1、熱心服務(wù)原則/2、方便群眾原則/3、勤儉節(jié)約原則

二、機關(guān)后勤事務(wù)管理的主要內(nèi)容后勤事務(wù)管理涉及的范圍十分廣泛，包括公用設(shè)施、生活福利、美化保潔的規(guī)劃建設(shè)、組織、供應(yīng)、分配、維修、保養(yǎng)等等，一般說來，較大的機關(guān)單位的后勤事務(wù)管理，大致有五大類。（一）物資管理物資類的管理，主要有四個方面：1、日常管理/2、使用與維護保養(yǎng)管理/3、檢查與檢修管理/4、物資設(shè)備的改造與更新

（二）財務(wù)管理財務(wù)管理就是對行政事業(yè)經(jīng)費進行領(lǐng)撥、使用、管理和監(jiān)督的一系列活動。財務(wù)管理的目的，在于合理分配和使用資金。行政機關(guān)、事業(yè)單位的財務(wù)管理，包括財務(wù)計劃、會計核算、財務(wù)管理（收入、支出等）、財務(wù)監(jiān)督和審計等五個方面的內(nèi)容。

（三）生活后勤管理生活后勤管理，主要有房產(chǎn)管理、飯?zhí)霉芾砗铜h(huán)境管理。

1、房產(chǎn)管理/2、食堂管理/3、環(huán)境管理/4、服務(wù)后勤管理（服務(wù)后勤管理，主要包括車輛管理、水電管理、醫(yī)療保健管理和托幼管理）/5、協(xié)助接待工作

三、機關(guān)后勤事務(wù)管理的改革（一）改革開放以來機關(guān)后勤事務(wù)管理的改革及其成效改革開放20年來，我國的政府后勤事務(wù)管理部門不斷解放思想，銳意進取，對機關(guān)后勤事務(wù)管理進行了改革，推動了機關(guān)后勤事務(wù)管理的發(fā)展。我國的政府后勤事務(wù)管理的改革取得了顯著的成效。這表現(xiàn)在：一是確立了后勤是一門科學(xué)，后勤服務(wù)勞動是商品、后勤工作也是經(jīng)濟工作、后勤也需要人才等觀念。二是后勤改革不斷深入，體制轉(zhuǎn)軌逐步到位。三是服務(wù)矛盾得到緩解，保障能力不斷增強。四是隊伍建設(shè)得到加強，精神文明邁上新的臺階。

（二）機關(guān)后勤體制改革面臨的困難和矛盾從目前的情況看，機關(guān)后勤體制改革也面臨著一系列的困難，一些矛盾是無法避免的。這表現(xiàn)為：一是市場機制的滲透與思想觀念滯后的矛盾/二是機關(guān)行政經(jīng)費的不足與干部職工服務(wù)要求更高的矛盾。/三是工作任務(wù)的加重與隊伍素質(zhì)偏低的矛盾。/四是后勤體制的轉(zhuǎn)軌與制約因素過多的矛盾。

（三）機關(guān)后勤事務(wù)管理改革的方向為適應(yīng)建立社會主義市場經(jīng)濟體制和機構(gòu)改革的總體要求，1998年12月30日，經(jīng)國務(wù)院同意，國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了國務(wù)院機關(guān)事務(wù)管理局，中央機構(gòu)編制委員會辦公室共同制定的《關(guān)于深化國務(wù)院各部門機關(guān)后勤體制改革的意見》。這次深化改革的總體目標是：以鄧小平理論和黨的十五大精神為指導(dǎo)，加強機關(guān)后勤管理規(guī)范化、制度化建設(shè)，轉(zhuǎn)換服務(wù)機制，促進服務(wù)聯(lián)合，逐步建立和完善與社會主義市場經(jīng)濟體制相適應(yīng)的機關(guān)后勤保障機制。

改革的基本原則是，按照精簡、統(tǒng)一、效能和權(quán)責一致的原則，規(guī)范機關(guān)后勤管理職能，堅持為機關(guān)服務(wù)的宗旨，不斷提高后勤保障能力的水平，正確處理改革、發(fā)展和穩(wěn)定的關(guān)系，與國家有關(guān)改革政策相銜接，積極穩(wěn)妥地進行。因此，機關(guān)后勤事務(wù)管理改革的方向可以概括為：一是推動機關(guān)后勤管理科學(xué)化。/二是推動機關(guān)后勤服務(wù)中心經(jīng)營企業(yè)化。/三是推動機關(guān)后勤服務(wù)社會化，促進后勤服務(wù)聯(lián)合。

（四）我國當前深化機關(guān)后勤體制改革應(yīng)著重做好的幾項工作當前，我國的各項改革已進入攻堅階段，作為政府機關(guān)工作有機組成部分的機關(guān)后勤工作，要隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，深化機關(guān)后勤體制改革，著重做好以下幾項工作：第一、要進一步規(guī)范后勤行政管理職能。/第二、要推動機關(guān)服務(wù)中心轉(zhuǎn)換機制。/第三、要打破部門界限，推動服務(wù)聯(lián)合。

四、行政工藝設(shè)計及計算機在機關(guān)管理中的應(yīng)用

一、行政工藝設(shè)計的意義

所謂行政工藝，是指在行政體系的行政流程中，運用自然科學(xué)和社會科學(xué)的新成就，改進行政管理的技術(shù)手段和技術(shù)條件，以實現(xiàn)行政體系和行政人員的最佳狀態(tài)和行政高效化的目的。行政工藝最主要、最基本的內(nèi)容可以概括為：研究提高行政能量的技術(shù)手段和技術(shù)條件。因而，行政工藝設(shè)計的重要意義體現(xiàn)為：第一，有助于行政效率的提高。/第二，有助于行政機構(gòu)的改革，克服官僚主義弊端。/第三，有助于保障行政人員的生理和心理健康。二、行政工藝設(shè)計的內(nèi)容行政工藝設(shè)計主要包括以下幾個方面：（1）行政自動化，包括行政中的人——機系統(tǒng)的設(shè)計、特點、功能、運用、局限等。（2）行政氛圍，指行政人員的生理因素、行政體系中的社會心理因素、物理環(huán)境因素等對行政效率的影響。（3）行政工藝應(yīng)用，以會議和辦公室的設(shè)計為例，包括行政文書、檔案的設(shè)計與管理，會議程序的科學(xué)化、合理化，會場、辦公室的布置，辦公設(shè)備的配備等等。

三、計算機在機關(guān)行政管理中的運用計算機是行政人——機系統(tǒng)中的一個重要組成部分，其最大優(yōu)點在于它是一種邏輯的機器，能夠精確地按照程序工作，并且做到快速、準確。計算機在機關(guān)行政管理中的運用，主要體現(xiàn)在實現(xiàn)辦公室自動化和方便行政人員的行政活動這兩方面。

1、計算機在實現(xiàn)辦公室自動化方面的運用辦公室自動化是提高行政機構(gòu)工作效率的必要前提。由機器代替人力，電腦輔助人腦；歷辦公室中引入文字住處處理機、高速多功能復(fù)印機、電子傳真機等先進電子技術(shù)設(shè)備，并利用電腦來進行全面控制。這樣，公文的擬制、傳送，文件、檔案、資料的儲存與檢索，信息情報的接收、處理、輸出和反饋都可以通過電腦控制的機器群來完成，從而實現(xiàn)辦公室自動化，大大提高辦公室的工作效率。

就中國的辦公室現(xiàn)狀而言，要實現(xiàn)辦公室自動化，第一步是將計算機引入辦公室，實現(xiàn)檔案、文件、報表的計算機處理。辦公用計算機一般有三大部分的功能：（1）用數(shù)據(jù)庫語言實現(xiàn)的報表查詢和匯總處理；（2）用擴充實現(xiàn)的彩色真放圖分布、分布率統(tǒng)計；（3）文件的收發(fā)登記處理，以及文件的索引和檢索、查詢。

2、計算機在行政活動中的應(yīng)用計算機信息系統(tǒng)具有極大的信息存貯容量和處理能力（包括實時處理、分時處理等），同時具有巨大的通訊能力和運用各種模型與分析運算的能力。計算機在對大量信息進行復(fù)雜加工的基礎(chǔ)上，能夠及時地指出發(fā)展趨勢并分析其原因，它的這種能力運用于行政人員的行政活動中，主要發(fā)揮三方面作用：