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人本軸承新學(xué)員公文寫(xiě)作培訓(xùn)TIMEWAYNECONSULTING文書(shū)溝通—文字溝通分析

三個(gè)問(wèn)題一、文字溝通的類(lèi)型?二、有效文字溝通的特點(diǎn)?三、文字溝通首要重點(diǎn)?信涵、備忘錄、報(bào)告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計(jì)劃、討論文件A。傳達(dá)必要的,精確的信息。B。文字的表述對(duì)特定的情況應(yīng)是恰如其分的。第二頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING文書(shū)溝通—文字溝通分析明確目的------我想利用這份文書(shū)做什么?傳遞信息下達(dá)指示解釋事情事后補(bǔ)遺制定語(yǔ)氣和修辭策略第三頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING寫(xiě)作過(guò)程寫(xiě)完后重讀修改文書(shū),大膽刪減一口氣寫(xiě)完整理寫(xiě)作思路,考慮文書(shū)內(nèi)容檢查細(xì)節(jié),確認(rèn)無(wú)誤,要與不要目的要明確信息要全面行文要簡(jiǎn)短使用短句強(qiáng)調(diào)最重要的段落分明總結(jié)和結(jié)論盡量生動(dòng)隨意開(kāi)始寫(xiě)寫(xiě)停停被動(dòng)句雙重否定長(zhǎng)句無(wú)關(guān)信息錯(cuò)別字過(guò)長(zhǎng)文書(shū)溝通—文字溝通分析第四頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING親愛(ài)的先生/女士:我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門(mén)安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司,我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限,曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人,對(duì)于與您相會(huì)的可能性,除非另行通知,我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處,這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?,您好:這是來(lái)自微軟的信,繼我們上周的電話談話后,我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣,我相信我們的服務(wù)符合你的要求,會(huì)讓您滿意的。期待您的回音,并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日

練習(xí)目標(biāo):判別兩封信的高下,并說(shuō)明原因(5分鐘)形式:團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述。(5分鐘)文書(shū)溝通—文字溝通分析第五頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING文書(shū)溝通—文字溝通分析親愛(ài)的先生/女士:我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門(mén)安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司,我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限,曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人,對(duì)于與您相會(huì)的可能性,除非另行通知,我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處,這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?,您好:這是來(lái)自微軟的信,繼我們上周的電話談話后,我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣,我相信我們的服務(wù)符合你的要求,會(huì)讓您滿意的。期待您的回音,并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日寫(xiě)信者不原費(fèi)神查明聯(lián)系人語(yǔ)意含糊語(yǔ)法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無(wú)關(guān)信息文書(shū)過(guò)長(zhǎng)說(shuō)明寫(xiě)信原因暗示下一步應(yīng)采取的行動(dòng)知道此信發(fā)給誰(shuí)表明積極的態(tài)度只寫(xiě)了一頁(yè)表達(dá)不清,內(nèi)容缺乏全面考慮,錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤,廢話連篇。內(nèi)容清晰,態(tài)度樂(lè)觀,簡(jiǎn)明扼要,切中要害,。判別兩封信的高下,并說(shuō)明原因第六頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING文書(shū)溝通—技法概要寫(xiě)完后重讀修改文書(shū),大膽刪減一口氣寫(xiě)完整理寫(xiě)作思路,考慮文書(shū)內(nèi)容檢查細(xì)節(jié),確認(rèn)無(wú)誤重溫寫(xiě)作過(guò)程準(zhǔn)備準(zhǔn)備再準(zhǔn)備目標(biāo):who,what,why提綱:結(jié)構(gòu)、策略整理:信息、需求寫(xiě)作檢查

肯定、否定、指示刪減:無(wú)關(guān)信息、大幅度注意錯(cuò)誤:語(yǔ)法、拼寫(xiě)、描述細(xì)節(jié):標(biāo)點(diǎn)、日期、稱謂第七頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING文書(shū)溝通—技法概要1.

寫(xiě)作準(zhǔn)備階段:

思考:寫(xiě)給誰(shuí)?寫(xiě)什么?為什么?提綱:主要點(diǎn),使用索引卡整理:按邏輯排列各要點(diǎn)的位置,去掉無(wú)關(guān)信息。3.檢查①是否表述準(zhǔn)確。②是否有不適當(dāng)?shù)拿枋?。③有否文法、文字上的錯(cuò)誤。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容2.寫(xiě)作過(guò)程文字溝通有三種主要類(lèi)型:①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開(kāi)頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能,建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開(kāi)始表述建議或要求,及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵(lì)克服困難,盡早完成工作。

第八頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—介紹信介紹信:介紹信是把自方的同事或業(yè)務(wù)關(guān)系介紹給對(duì)方,進(jìn)行聯(lián)系和溝通的常用信函。格式:

1.稱謂。2.正文:被介紹人姓名及身份簡(jiǎn)況;說(shuō)明事由;后常用"望接洽為盼"等。3.署名、時(shí)間。練習(xí):您代表公司前往**公司辦理回款事宜,請(qǐng)擬定一份介紹信。第九頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—介紹信例:介紹信XX公司:茲介紹我司XXX等貳位同志前來(lái)你處辦理銷(xiāo)售回款等事宜,望接洽為盼!此致敬禮

XX公司(蓋章)

X年X月X日第十頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—賀信1、標(biāo)題——通常由文件名構(gòu)成,例如第一行正中寫(xiě)“賀信”2、稱謂——定格寫(xiě)被賀單位或個(gè)人的名稱和姓名,個(gè)人需要增加禮儀名稱,例如“先生、小姐、女士等”,加冒號(hào);3、正文——賀信的正文要交待清楚以下幾項(xiàng)內(nèi)容:

3.1結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)狀況,說(shuō)明對(duì)方取得成績(jī)的大背景,或者某個(gè)重要會(huì)議召開(kāi)的歷史條件。3.2概括說(shuō)明對(duì)方都在哪些方面取得了成績(jī)分析其成功的主觀客觀原因賀壽的賀信,要概括說(shuō)明對(duì)方的貢獻(xiàn)及他的寶貴品質(zhì)??傊@一部分是賀信的中心部分,一定要交待清祝賀的原因。

3.3表示熱烈的祝賀。要寫(xiě)出自己祝賀的心情,由衷地表達(dá)自己真誠(chéng)的慰問(wèn)和祝福。要寫(xiě)些鼓勵(lì)的話,提出希望和共同理想。

3.4結(jié)尾——結(jié)尾要寫(xiě)上祝愿的話。如“此致——敬禮”等。

3.5落款——寫(xiě)明發(fā)文的單位或個(gè)人的姓名、名稱,并署上成文的時(shí)間。第十一頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—賀信例:賀信曼谷泰王國(guó)總理他信·西那瓦閣下:

在閣下就任泰王國(guó)總理之際,我謹(jǐn)向閣下表示熱烈的祝賀。

近年來(lái),在我們兩國(guó)政府和人民的共同努力下,中泰友誼不斷加強(qiáng),各領(lǐng)域的合作繼續(xù)深化。中泰友好關(guān)系符合兩國(guó)人民的利益,有助于地區(qū)和平、穩(wěn)定與繁榮。我相信,在閣下任期內(nèi),在兩國(guó)二十一世紀(jì)合作計(jì)劃《聯(lián)合聲明》的指引下,中泰睦鄰互信的全方位友好合作關(guān)系必將取得更大發(fā)展。祝泰王國(guó)國(guó)家昌盛,人民幸福。中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院總理朱镕基二○○一年二月九日于北京練習(xí):浙江**電機(jī)有限公司專業(yè)生產(chǎn)高端工業(yè)電機(jī),與人本集團(tuán)合作已有16年歷史,今年該公司成立30周年,請(qǐng)擬定一份賀信。第十二頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—邀請(qǐng)函邀請(qǐng)函:邀請(qǐng)信是為了增進(jìn)友誼,發(fā)展業(yè)務(wù),邀請(qǐng)客人參加慶典、會(huì)議及各種活動(dòng)的信函。其一般格式為:1、稱謂。2、開(kāi)頭:向被邀請(qǐng)人簡(jiǎn)單問(wèn)候。3、交待時(shí)間、地點(diǎn)和活動(dòng)內(nèi)容、邀請(qǐng)?jiān)虻取?、參加活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排。5、聯(lián)系人、電話、地址、落款、日期。第十三頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—邀請(qǐng)函例:邀請(qǐng)函尊敬的_________________:衷心感謝您長(zhǎng)久以來(lái)的支持和信賴!值此春意盎然之日,第十二屆上海國(guó)際汽車(chē)工業(yè)展覽會(huì)(AutoShanghai2013)在申城隆重舉辦。作為向世界汽車(chē)及零部件企業(yè)提供最廣泛汽車(chē)軸承解決方案的C&U,也實(shí)時(shí)參加為增進(jìn)與您的相互了解,特邀請(qǐng)貴公司前來(lái)參觀C&U展位?,F(xiàn)將相關(guān)信息敬告如下:展覽地點(diǎn):上海新國(guó)際博覽中心(上海浦東龍陽(yáng)路2345號(hào))展覽時(shí)間:2013年4月22日-4月28日展覽時(shí)段:9:00~18:00C&U展位:上海新國(guó)際博覽中心E3館C010請(qǐng)您在4月10日之前填寫(xiě)回執(zhí)傳真給我們,以便我們做好接待安排。人本集團(tuán)上海軸承有限公司年月日回執(zhí)單

姓名性別職務(wù)到達(dá)時(shí)間第十四頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—邀請(qǐng)函練習(xí):浙江**變速箱有限公司專業(yè)生產(chǎn)汽車(chē)變速箱,并與國(guó)內(nèi)各大汽車(chē)主機(jī)廠配套,客戶開(kāi)發(fā)2年一直未有明顯進(jìn)展,為了加快推進(jìn)業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)進(jìn)度,特邀請(qǐng)?jiān)摴炯夹g(shù)部王部長(zhǎng)參考、考察上海泰耐工廠,請(qǐng)擬定邀請(qǐng)函。第十五頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—感謝信1、標(biāo)題1.1單獨(dú)由發(fā)文文種名稱組成,如《感謝信》。

1.2由送達(dá)方和發(fā)文方構(gòu)成,如《致XXX客戶單位的感謝信》。2、稱呼——感謝信的稱呼應(yīng)放在開(kāi)頭頂格寫(xiě)清楚感謝機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體的名稱,或個(gè)人的姓名。

3、正文——感謝信的正文通常由感謝事由,意義和感謝語(yǔ)構(gòu)成。

3.1感謝事由。按照敘述要素,敘述所感謝事件的前因后果。

3.2意義評(píng)點(diǎn):在敘事的基礎(chǔ)上特別要指出受文者的關(guān)心、支持、幫助對(duì)整個(gè)事件成功

的重要性以及他們所體現(xiàn)的可貴的精神,所產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響。

3.3誠(chéng)懇表示向?qū)Ψ街轮x、向?qū)Ψ綄W(xué)習(xí)等愿望。最后用上“此致敬禮”結(jié)束用語(yǔ)。

3.4落款:感謝信的落款署上發(fā)文單位或個(gè)人的姓名,及成文日期。第十六頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—感謝信例:感謝信尊敬的李經(jīng)理:

感謝在訪問(wèn)貴單位時(shí),您騰出寶貴的時(shí)間給予接待。

那次確實(shí)是獲益匪淺且令人愉快的協(xié)商。希望在今后的合作事業(yè)能夠取得成功。再次對(duì)您的協(xié)助表示謝意,懇請(qǐng)今后能繼續(xù)給予支持。

期待再次與您見(jiàn)面。

此致敬禮!

人本集團(tuán):張三

2013年8月1日練習(xí):浙江**變速箱有限公司專業(yè)生產(chǎn)汽車(chē)變速箱,并與國(guó)內(nèi)各大汽車(chē)主機(jī)廠配套,客戶開(kāi)發(fā)2年一直未有明顯進(jìn)展,經(jīng)過(guò)努力8月3日邀請(qǐng)了對(duì)方技術(shù)部王部長(zhǎng)對(duì)我司上海園區(qū)泰耐工廠進(jìn)行了參觀和審核,整體達(dá)到了供應(yīng)商要求,也提出了一些需要改善的項(xiàng)目,針對(duì)這次考察請(qǐng)擬定一感謝信。第十七頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—催款函

催款信可以通過(guò)郵寄或傳真發(fā)送,目的是為了追回過(guò)期未付的款項(xiàng)。寫(xiě)催款信要講究技巧,既要有分量,又要和客戶保持友好的業(yè)務(wù)關(guān)系。一封好的催款信不會(huì)冒犯對(duì)方,卻又能使他們感受到你的堅(jiān)決態(tài)度。催款信的語(yǔ)氣應(yīng)該堅(jiān)決、有說(shuō)服力,卻又親切、公正有理、不失禮貌;絕不能讓人覺(jué)得你咄咄逼人、粗魯無(wú)禮,也不要使用嘲諷或帶侮辱性的語(yǔ)言。

催款函要注意的幾個(gè)細(xì)節(jié):

1、客戶所欠金額;

2、拖欠的時(shí)間;

3、客戶應(yīng)采取的行動(dòng);

4、鼓勵(lì)對(duì)方迅速回復(fù),與你取得聯(lián)系;

第十八頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—催款函例:催款函尊敬的

客戶:非常感謝貴公司給我公司的支持與幫助!截止

月份,貴公司所欠貨款

元,大寫(xiě)

,我公司至今仍未收到。由于欠款時(shí)間已達(dá)1年以上,按我們雙方的協(xié)定現(xiàn)已嚴(yán)重超出了付款期限,財(cái)務(wù)不能結(jié)賬。或許貴司領(lǐng)導(dǎo)由于工作繁忙,一時(shí)耽擱未付,請(qǐng)貴公司接到此通知后及時(shí)支付貨款。誠(chéng)信是基石,雙贏是動(dòng)力,望貴公司收到此函后能及時(shí)將所欠貨款匯至我公司賬戶。收款單位:人本集團(tuán)上海軸承有限公司帳戶:賬號(hào):順祝商褀!人本集團(tuán)上海軸承有限公司2013年8月1日第十九頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—催款函練習(xí):浙江**紡織機(jī)械有限公司合同約定交貨后第二月付款,但已連續(xù)5月未要貨和付款,5月為年度審計(jì)月,截止2013年4月,已累計(jì)欠款30萬(wàn)元,你作為業(yè)務(wù)員針對(duì)該情況擬定一封催款函。第二十頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—報(bào)價(jià)函

1、報(bào)價(jià)函的概念:報(bào)價(jià),是指賣(mài)方向買(mǎi)方提供商品的有關(guān)交易條件的信函。

2、報(bào)價(jià)函的結(jié)構(gòu)及寫(xiě)作方法。

報(bào)價(jià)應(yīng)包括產(chǎn)品的價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等內(nèi)容。報(bào)價(jià)不同于國(guó)際貿(mào)易中的報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)起通知買(mǎi)方價(jià)格的作用,對(duì)賣(mài)方?jīng)]有約束力可更改。第二十一頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—報(bào)價(jià)函第二十二頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—通知函

1、通知緣由:說(shuō)明發(fā)通知的原因、目的或根據(jù),不必寫(xiě)的很詳細(xì),一般以簡(jiǎn)明扼要的文字寫(xiě)發(fā)該通知的原因、必要性,然后用承啟用語(yǔ)“特作如下通知”“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”等轉(zhuǎn)入通知事項(xiàng)部分。

2、通知事項(xiàng):主要是部署工作任務(wù),闡述工作意見(jiàn)、措施、辦法及需要注意的問(wèn)題。一般以分段式或分條列項(xiàng)寫(xiě),要求寫(xiě)得具體明確、條理清楚,以便通知對(duì)象或下級(jí)貫徹執(zhí)行。

3、執(zhí)行要求:是正文的尾。一般以“以上通知,望認(rèn)真執(zhí)行”。第二十三頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—通知函第二十四頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—客戶參觀相關(guān)表單第二十五頁(yè),共27頁(yè)。TIMEWAYNECONSULTING辦公文書(shū)—?dú)g迎詞

歡迎詞是在接待迎送賓客開(kāi)始時(shí)對(duì)其光臨表示歡迎的致詞。格式:

1.稱謂。2.向出席者表示歡迎、感謝和問(wèn)候

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