集團(tuán)公司文書檔案管理制度

集團(tuán)公司文書檔案管理制度第一條范圍集團(tuán)公司各部門在工作經(jīng)營(yíng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按規(guī)定分別立卷歸檔，保證其檔案系統(tǒng)的完整性（集團(tuán)公司文件的各種附件一律不準(zhǔn)抽存），且歸檔的文件材料必須按年度立卷。集團(tuán)公司每年由總裁辦組織對(duì)檔案管理進(jìn)行一次檢查。第二條文件材料的收集1、各部門均應(yīng)有專職或兼職人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，及時(shí)收集歸檔；2、由幾個(gè)部門共同參與工作，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。第三條文書檔案管理1、集中管理：集團(tuán)公司文書檔案由總裁辦集中統(tǒng)一管理,便于及時(shí)使用，維護(hù)檔案的完整與安全；歸檔文書包括：①上級(jí)部門下發(fā)的文件和集團(tuán)公司的各類申報(bào)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；②集團(tuán)公司與有關(guān)單位的來往函件、傳真件、各種協(xié)議書以及合同等；③集團(tuán)公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)、決定、下發(fā)各部門的文件以及各部門上報(bào)的資料等；2、分散管理：集團(tuán)公司各部門在各項(xiàng)工作經(jīng)營(yíng)中形成的具有參考性價(jià)值的材料、文件，由承辦部門、承辦人負(fù)責(zé)將之及時(shí)歸檔；3、歸檔文書包括：本部門的文件、制度、通知、決定和會(huì)議紀(jì)要等；4、歸檔的文件材料，按照自然形成、保持原有格式、按照文件內(nèi)容、順序進(jìn)行分類歸檔；5、按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備查表；6、借閱文書檔案必須在借閱登記本登記后方可借閱，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)集團(tuán)公司總裁批準(zhǔn)且只可在總裁辦查閱；借閱期限不得超過兩天，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；7、借閱檔案的員工必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。違者處罰當(dāng)事人100元/次；8、借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告總裁辦；9、借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)總裁辦領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)公司總裁批準(zhǔn)。第四條保密制度1、秘密文書檔案分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。各部門員工應(yīng)嚴(yán)守秘密，不得以任何方式向集團(tuán)公司內(nèi)、外無關(guān)人員散布、泄漏集團(tuán)公司機(jī)密；2、嚴(yán)格遵守文書檔案（包括傳真件、計(jì)算機(jī)盤片等）歸檔和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將口令報(bào)告集團(tuán)公司總裁。不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工作無關(guān)的場(chǎng)所。不得在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件；3、員工調(diào)職、離職時(shí)必須將自己管理的秘密文書檔案直接交給中部門領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)公司總裁，切不可隨意移交給其他人員。第五條遺失責(zé)任1、各部門的檔案由各部門指定專員負(fù)責(zé)保管，如發(fā)現(xiàn)有遺失情況，集團(tuán)公司對(duì)該遺失檔案的部門保管人罰款100元/次，同時(shí)該部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)監(jiān)督不力的責(zé)任，并罰款200元/次；2、總裁辦是匯集集團(tuán)公司所有重要資料歸檔的部門，由該部門指定專員負(fù)責(zé)保管工作，如發(fā)現(xiàn)有遺失檔案、資料、圖片的情況，集團(tuán)公司對(duì)于保管人給予罰款100元/次，該部門領(lǐng)導(dǎo)亦承擔(dān)監(jiān)督不力的責(zé)任，罰款200元/次。第六條泄密責(zé)任1、各部門人員因失職造成集團(tuán)公司及本部門檔案泄密者給予記過處分，處以罰款300元/次；情節(jié)嚴(yán)重者，給予開除處分，同時(shí)負(fù)責(zé)賠償由此給集團(tuán)公司造成的損失；2、技術(shù)研發(fā)部是集團(tuán)公司的技術(shù)核心部門，其技術(shù)檔案（包括已歸檔和未歸檔）屬機(jī)密要件。該部門人員因失職造成集團(tuán)公司技術(shù)資料泄密并給集團(tuán)公司造成嚴(yán)重?fù)p失者給予開除處分，并負(fù)責(zé)賠償由此給集團(tuán)公司造成的損失。為進(jìn)一步做好該部門的保密工作，集團(tuán)公司規(guī)定：非部門工作人員非因公事嚴(yán)禁進(jìn)入技術(shù)研發(fā)部辦公場(chǎng)所。屬本集團(tuán)公司員工違反規(guī)定者罰款50元/