公文及公文處理

簡析公文及公文處理工作中共遂寧市委辦公室秘書二科（法規(guī)科）王錫全（2013年11月于農(nóng)信社遂寧辦事處）一、深刻認(rèn)識，充分理解

——?dú)v史源遠(yuǎn)流長

2012年，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》相繼出臺。

——現(xiàn)實(shí)作用重要

治國理政的重要工具，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要手段，指導(dǎo)工作的重要載體。

——市委高度重視2012年11月，《遂寧市公文處理工作考核辦法》出臺，公文處理工作納入市委市政府目標(biāo)考核。

基本概念：

公文是指黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

公文的主要特點(diǎn)：1.明確的公務(wù)性。2.鮮明的政治性。3.法定的權(quán)威性。4.作者的法定性。5.較強(qiáng)的時(shí)效性。6.體式的特定性。7.文風(fēng)的樸實(shí)型。8.嚴(yán)格的程序性。1.決議。適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

2.決定。適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

3.命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。4.公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

5.公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

6.通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

7.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8.通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

9.通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

10.報(bào)告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)告知、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

11.請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

12.批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。

13.議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。

14.函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

15.紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。近似文種異同辨析（1）決議與決定：主要區(qū)別是是否經(jīng)過會議集體討論并表決通過。決定與命令：使用權(quán)限、使用和表達(dá)上有區(qū)別。公告與公報(bào)：公告多用于宣布重大消息，內(nèi)容簡要，公報(bào)較具體。公告與通告：使用者、內(nèi)容、范圍方面有區(qū)別。通知與通告：主要是適用對象有區(qū)別。通知與通報(bào)：內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)不同。意見與報(bào)告：行文方向和內(nèi)容有區(qū)別。意見與請示：行文方向和內(nèi)容有區(qū)別。請示與報(bào)告：對上級要求、行文時(shí)間、文種性質(zhì)和行文目的不同。請示與函：行文時(shí)間、方向、功能、結(jié)果不同。紀(jì)要與決定：適用對象、表達(dá)等方面有區(qū)別。決定、命令（令）與通報(bào)：適用范圍和程度不同。近似文種異同辨析（2）公文組成要素（1）

1.份號。涉密公文印制的順序號。由6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。位于版心左上角第一行。2.密級和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。位于版心左上角第二行。

3.緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。位于版心左上角第三行。公文組成要素（2）

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。紅色小標(biāo)宋字。

5.發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

6.簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

7.標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。2號小標(biāo)宋，位于紅色分隔線下2行，回行時(shí)須詞意完整，梯形或菱形。

8.主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

9.正文。公文主體，用來表述公文的內(nèi)容。

10.附件說明。公文附件的順序號和名稱。

公文組成要素（3）

11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。

12.成文日期。署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

13.印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。印章端正，上沿與正文（或附件說明）空一行之內(nèi)，下沿與日期下沿相切。

公文組成要素（4）

14.附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。

15.附件。正文的說明、補(bǔ)充或參考資料。

16.抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。

17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。

18.頁碼。公文頁數(shù)順序號。公文組成要素（5）

二、常見毛病，問題初探

（一）行文程序不規(guī)范

1.行文依據(jù)不充分。2.越級行文。3.報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)。4.涉及多部門事項(xiàng)未事先協(xié)商一致。5.直送領(lǐng)導(dǎo)或多頭報(bào)送。

（二）格式不規(guī)范

1.與標(biāo)題有關(guān)的問題：無標(biāo)題或標(biāo)題要素不全、標(biāo)題編排不美觀、生造文種或文種使用不當(dāng)。2.與落款有關(guān)的問題：不區(qū)分加蓋印章與不加蓋印章的落款在編排上的不同、落款與正文空隔不當(dāng)、印章歪斜。3.與附件有關(guān)的問題：附件說明位置編排不當(dāng)、名稱較長需回行時(shí)不與上行首字對齊、使用多余標(biāo)點(diǎn)符號。

4.與字體字號有關(guān)的問題：沒有按規(guī)定使用字體、正文中字體混用。5.其他方面的問題：未嚴(yán)格按新國標(biāo)要求設(shè)置頁面和排版，上行文缺少簽發(fā)人，信函格式的公文保留多余的版記要素，非信函格式的公文無版記或版記保留主題詞、印數(shù)等多余要素。

（三）標(biāo)點(diǎn)符號用法不規(guī)范

1.沒分清點(diǎn)號之間層級關(guān)系，“亂了輩分”。頓號、逗號、分號、句號序次混亂。

2.沒分清標(biāo)號之間不同功能，“戴錯(cuò)帽子”。標(biāo)號使用錯(cuò)誤最多的是書名號和引號。

3.不注意語義語境，“站錯(cuò)位置”。主要出現(xiàn)在句號的使用上。

4.不該標(biāo)注時(shí)標(biāo)注，“畫蛇添足”。此問題多出現(xiàn)在附件或標(biāo)題中。

5.不按規(guī)范標(biāo)注文中的括號，“蒙混過關(guān)”。公文中標(biāo)注發(fā)文字號的括號應(yīng)為六角括號“〔〕”，而不能使用圓括號“（）”、方括號“[]”或方頭括號“【】”。

（四）數(shù)字使用不規(guī)范

不注意區(qū)分阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字?jǐn)?shù)字。

（五）序次語不規(guī)范

混用漢語序次語和漢字加阿拉伯?dāng)?shù)字序次語。

（六）緊急程度和密級設(shè)定不規(guī)范隨意設(shè)定緊急程度和密級，不按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理。

（七）文字表述不規(guī)范

1.引用文件、會議名稱或領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)不準(zhǔn)確。引用文件名一般應(yīng)該使用全稱，后面加發(fā)文字號。2.概念表述不準(zhǔn)確。如：

“黨中央、國務(wù)院及各級黨政、政府”應(yīng)改為“黨中央、國務(wù)院及地方各級黨政、政府”；“校園加固”應(yīng)改為“校舍加固”；

“市委保密局”應(yīng)改為“市委保密辦”或“市保密局”；“市委辦秘書長”應(yīng)改為“市委秘書長”；“遂寧市軍分區(qū)”應(yīng)改為“遂寧軍分區(qū)”。3.單位、人員排序混亂。地方一般按行政區(qū)劃順序排列；單位順序一般按黨、政、軍、群排列；人名根據(jù)不同情況和需要排序，或按職級“從高到低”，或按姓氏筆畫“從少到多”，或按部門先后順序。4.不注意口頭表達(dá)與書面表達(dá)的不同。如“11年”，到底是指11年還是指2011年，讓人不得而知?！?4年”應(yīng)規(guī)范表述為“2004年”。文中多次出現(xiàn)“幾月幾日”時(shí)，首個(gè)“幾月幾日”前需注明具體年份。5.詞語搭配不當(dāng)。如“發(fā)揚(yáng)先鋒模范作用”應(yīng)改為“發(fā)揮先鋒模范作用”，“加大協(xié)調(diào)”應(yīng)改為“加強(qiáng)協(xié)調(diào)”或“加大協(xié)調(diào)力度”。6.前后表述不一致。如：同一個(gè)文件中不能同時(shí)出現(xiàn)“信訪人、上訪人、上訪群眾、信訪群眾”等前后不一致的表達(dá)方式。7.易混淆的字詞使用錯(cuò)誤。如“截止”與“截至”、“做”與“作”、“必須”與“必需”、“制定”與“制訂”、“反映”與“反應(yīng)”、“公布”與“頒布”等等。三、工作遵循，基本規(guī)范中央辦公廳“黨辦精神”忠誠為要卓越為先創(chuàng)新為源拼搏為榮奉獻(xiàn)為上自律為基省委辦公廳工作要求精細(xì)化更科學(xué)上水平市委辦公室工作要求主動精細(xì)規(guī)范

市委辦公室公文處理工作基本思路：——堅(jiān)持“三化”取向（科學(xué)化、規(guī)范化、制度化）

——恪守“三無”目標(biāo)（公文審核無差錯(cuò)、公文運(yùn)轉(zhuǎn)無延誤、公文制發(fā)無投訴）

——遵循“三促”路徑（強(qiáng)化責(zé)任促精細(xì)、強(qiáng)化規(guī)則促規(guī)范、強(qiáng)化學(xué)習(xí)促提升）

——打造“四精”公文（外形精美、內(nèi)容精準(zhǔn)、文字精練、件件精品）中共遂寧市委辦公室

秘書二科（法規(guī)科）公開承諾大力弘揚(yáng)黨辦精神，認(rèn)真履行工作職能，嚴(yán)格遵循工作規(guī)范，切實(shí)提升服務(wù)水平。潛心公文處理工作，全力打造四精公文：一求公文外形精美、二求公文內(nèi)容精準(zhǔn)、三求公文文字精煉、四求公文件件精品。期待大家關(guān)心監(jiān)督，盡心盡力不辱使命?。ㄒ唬┌婷妗4型公文紙，210×297毫米，版心156×225毫米。每頁22行，每行28字。如無特殊說明一般用3號仿宋字。盡量不平訂。（二）版頭。首頁紅色分隔線（含）以上部分。由份號、密級及保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人和分隔線組成。（三）主體。首頁紅色分隔線以下末頁首條分隔線以上部分。由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名及其印章、成文日期、附注和附件組成。（四）版記。公文末頁首條分隔線（含）以下、末條分隔線（含）以上部分。一般由抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期組成。4號仿宋字。位于公文最后一頁（偶數(shù)頁）。（五）頁碼。4號宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，左右各一條一字線，一字線距版心下沿7毫米。版記頁前有空白頁的，此兩頁均不編排頁碼。正文與附件一起裝訂時(shí)，頁碼連續(xù)編排。（六）橫排表格。表格頁碼位置與其他頁碼一致。單頁碼表頭靠訂口、雙頁碼表頭靠切口。（七）信函格式。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用全稱或規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊30毫米，紅色小標(biāo)宋字。紅色武文線、文武線均為170毫米。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距2行。首頁不顯示頁碼。版記只保留抄送機(jī)關(guān)。（八）計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號和數(shù)字用法。應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)國標(biāo)要求執(zhí)行（計(jì)量單位：GB3100、GB3101、GB3102;標(biāo)點(diǎn)符號：GB/T15834-2011;數(shù)字用法：GB/T15835）。新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（頁邊與版心）新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（份號、密級和緊急程度）新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志）新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（發(fā)文字號）新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（紅色分隔線）新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（公文標(biāo)題）新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（正文結(jié)構(gòu)層次）新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（頁碼）新舊黨政機(jī)關(guān)公文格式異同（附件）會議紀(jì)要標(biāo)識由“×××××?xí)h紀(jì)要”組成。會議紀(jì)要不加蓋印章。A4辦公用紙頁邊及版心公文首頁版式聯(lián)合行文公文首頁版式（1）聯(lián)合行文公文首頁版式（2）公文末頁版式（1）公文末頁版式（2）聯(lián)合行文公文末頁版式（1）聯(lián)合行文公文末頁版式（2）附件說明頁版式帶附件公文末頁版式信函首頁版式

命令（令）首頁版式市委文件（遂委發(fā)）市委文件（遂委）市委文件（不編號函件）市委辦文件（遂委辦發(fā)）市委辦文件（遂委辦）市委辦文件（遂委辦內(nèi)）市委辦文件（遂委辦函）備案報(bào)告（要件1）備案報(bào)告（要件2）備案報(bào)告（要件3）

——關(guān)于數(shù)字的用法

公文中的數(shù)字有兩種：一是阿拉伯?dāng)?shù)字，另一種是漢字?jǐn)?shù)字。如何使用，應(yīng)視具體情況而定。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須用阿拉伯?dāng)?shù)字，成語、慣用語等則必須用漢字?jǐn)?shù)字。

基本規(guī)范淺析

1.時(shí)間的表述。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字24小時(shí)計(jì)時(shí)法，如“8:30”“14:30”“0:05”。常見問題，如“下午15:30”“24:05”等等。

2.分?jǐn)?shù)和百分比的表述。應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)字，而不能使用漢字?jǐn)?shù)字，如“1/3”“50%”。

3.概數(shù)的表述。與分?jǐn)?shù)和百分比正好相反，概數(shù)的表述應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字，如“四五米”“一兩個(gè)小時(shí)”。

4.全文體例。如果沒有嚴(yán)格規(guī)定，應(yīng)遵循一個(gè)原則，即照顧上下文，保持全文體例一致。

——關(guān)于序次語的用法

1.漢語序次語。如：“第一，……；第二，……；第三，……”“其一，……；其二，……；其三，……”

“首先，……；其次，……；再次，……；最后，……”“一是……；二是……；三是……”以上四套序次語是各自獨(dú)立的，不可混用。

2.漢字加阿拉伯?dāng)?shù)字序次語。一、……（一）……1.……（1）……①……

如果認(rèn)為敘述的問題較小，可以直接出現(xiàn)后面的序次語，但序次語的層次不能逆向出現(xiàn)。

——關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號的用法標(biāo)點(diǎn)符號分為標(biāo)號和點(diǎn)號。標(biāo)號：引號、括號、破折號、省略號、書名號、著重號、間隔號、連接號、專名號。點(diǎn)號：句末點(diǎn)號——句號、問號、嘆號；句內(nèi)點(diǎn)號——頓號、逗號、分號、冒號。常用點(diǎn)號的層級關(guān)系（從低到高）：頓號—逗號—分號—句號。

1.分號前后必有其他頓號、逗號、冒號等其他句內(nèi)點(diǎn)號。2.“即”后不加冒號。

3.“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”“特此通知”“特此函復(fù)”后應(yīng)加句號。

4.“妥否，請批復(fù)?！币话悴荒軐⒍禾枔Q做問號，也不能將句號換做嘆號。

5.標(biāo)注時(shí)間時(shí)、分、秒之間的分隔號為冒號“：”。例如：（1）14時(shí)12分30秒可標(biāo)注為14:12:30。6.反問句末尾一般用問號，如果語氣強(qiáng)烈也可用嘆號或問號、嘆號連用。例如：（2）有這么辦事的嗎？（3）有這么辦事的嗎?。?）有這么辦事的嗎？！

7.并列的引號、書名號之間不能使用頓號。如果最后兩項(xiàng)之間有“和”“及”等連接詞時(shí)，則前面要使用頓號。例如：（5）我國有四大名著：《三國演義》《水滸傳》《西游記》《紅樓夢》。（6）我國有四大名著：《三國演義》、《水滸傳》、《西游記》和《紅樓夢》。

8.用表示月、日的漢字?jǐn)?shù)字來指事件、節(jié)日、紀(jì)念日時(shí)，一律加引號，且在一、十一、十二這三個(gè)月份后加間隔號，其他月份不加。如：（7）“五一”“五四”我都去了天安門廣場。（8）“一二?九”運(yùn)動發(fā)生于1935年的北平。如果用阿拉伯?dāng)?shù)字表示事件、節(jié)日和紀(jì)念日，則月、日之間一律要加間隔號。例如：（9）“5?1”“5?4”我都去了天安門廣場。（10）“1?28”事變1932年發(fā)生于上海。

9.連接號分4種：一字線“—”、長橫線“——”、半字線“-”和浪紋線“～”。標(biāo)示時(shí)間、地點(diǎn)起止時(shí)，一般用一字線，標(biāo)示數(shù)量范圍時(shí)，一般用浪紋線。例如：（11）毛澤東（1893—1976）。（12）北京—成都旅客快車。（1