讓您的報告“亮”起來

讓您的匯報“亮”起來－匯報報告撰寫能力訓練目錄匯報報告基本知識撰寫前的調研分析結構搭建與亮點提煉報告撰寫與優(yōu)化技巧匯報報告的典型應用第一章：匯報報告基本知識本文所指的匯報材料是：在日常工作中，向上級單位、領導匯報工作計劃、工作總結等的書面或者PPT匯報材料。

匯報材料質量的好壞，直接反映出匯報人的思想水平和工作能力，關系到是否能贏得上級領導的認可與信任。匯報材料什么是常見的日常匯報材料包括：

競聘報告、運營分析會PPT、班組或者部門工作總結材料（周總結、年度總結）、專項匯報、調研匯報等等……匯報材料與報告區(qū)別

類型匯報材料報告行文目的上、下上行文內容與請示結合不能夾帶請示事項文種類型事務文書公務文書共同點：匯報性、陳述性1、報告。是行政公文。它用于下級機關向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問（不能以個人名義使用，結尾有專門用語，格式比較嚴格），包括綜合性、專題性、經驗性三類。2、述職報告。不屬于行政公文。是各級領導干部向所屬部門的職工或向上級組織領導陳述自己任職時期內的工作情況的自我評述性報告。（主要用于個人述職）3、工作總結（個人單位都可使用）匯報材料主要文體

按類別劃分為：綜合匯報、專題匯報、競聘匯報、例行匯報

1．綜合匯報；全面匯報本部門工作情況，可以和總結工作、計劃安排結合起來。要有分析，有綜合，有新意，有重點。（如半年或者年終工作報告）

2．專題匯報：指向上級反映本機關的某項工作、某個問題，某一方面的情況，要求上級對此有所了解的報告。所寫的報告要迅速，及時，一事一報。呈報、呈轉要分清寫明。（如：薪酬調查報告）3、競聘匯報：是指員工崗位競聘匯報材料。4．例行匯報（日報、周報、旬報、月報、季報、年報等）。例行匯報不能變成“例行公事”，而要隨著工作的進展，反映新情況，新問題，寫出新意。匯報材料分類

匯報三大特點匯報基調匯報內容表現(xiàn)形式“下對上”：領導及上級機關聽取匯報的目的，是為了準確掌握下情，指導工作，增強決策的科學性。作為下級就應該如實的、全面深刻的提供情況上級——“了解情況與決策”下級——“落實并匯報反映情況”重在展現(xiàn)“亮點”：如何使本單位的工作匯報真正得到上級領導和機關的肯定和認可匯報的常見問題1、思路混亂，缺乏主旨2、結構松散，沒有條理3、輕重不分，缺乏重點4、行文隨意，不夠嚴謹5、語言冗長，不夠精煉優(yōu)秀匯報的標準1、主旨明確2、結構清晰3、重點突出4、行文嚴謹5、語言精煉基本要求高級要求視角要有高度知識要有寬度思想要有深度文字要有力度匯報報告寫作步驟第二章：撰寫前的調研分析一、需求分析-研究對象一、需求分析-把握情況明確基本目的，建立最基本的假設目的類型：決策建議、情況匯報、專題調研……目標要求：深刻理解、一般了解、學會運用……明確接受者的人群屬性身份上：內部、客戶、供應商級別上：是領導、同事、下級專業(yè)程度上：專家、一般了解、門外漢……相關度上：決策者、參與者、一般了解者……被接受的基本要求是什么？準確、詳實、客觀、邏輯性強、通俗易懂……作用明確我們寫作要達到的目的和目標為什么會有這次寫作，我們要干什么？這次寫作會運用于什么場合，讀者是誰？寫作結果被認可最關鍵的因素是什么？語言寫作目標內容觀點結構論證連接格式風格基本目的接受者的人群屬性成功要素目的類型目標要求級別專業(yè)程度相關度要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？要求？……………………………………………………………………………………目的和目標對寫作的各個方面提出了不同的要求1一、需求分析－注意事項首先是圍繞主旨，投其所好。其次是匯報要研究上級領導的心理。第三是匯報要符合上級領導的思維特點和語言風格。第四是匯報要圍繞上級領導所分管的工作。二、搜集材料搜集素材有兩個含義，一個是要有眾多的文本材料，另一個就是平時多注意思考，進而形成有獨特見解的觀點群。一是調查研究，取得第一手現(xiàn)實材料。二是廣開材源，積累第二手材料。三是有備無患，儲備基礎材料。二、搜集材料方法二、材料搜集技巧：三定原則材料收集模版1材料收集模版2（PPT匯報）第三章：結構搭建與亮點呈現(xiàn)目的和目標3.1結構與邏輯：根據寫作的目的和目標搭建起作品的結構2先從結論講起，說明問題的全貌，直接說明中心思想分析過程是自下而上的表達過程是自上而下的3.1結構與邏輯：金字塔的縱向關系文章中任一層次上的思想必須是其下一層次思想的概括。自上而下表達,結論先行;自下而上思考;3.1結構與邏輯：金字塔的橫向關系每組中的思想必須屬于同一邏輯范疇。每組中的思想必須按邏輯順序組織。四種邏輯順序1、演繹順序：大前提、小前提、結論2、時間(步驟）順序：第一、第二、第三3、結構(空間)順序：北京、上海、廣州、深圳4、程度(重要)順序：最重要、次重要、再次重要等市場狀況報告目的：向總經理匯報市場狀況，決策銷售策略市場狀況分析市場總體分析競爭分析市場規(guī)模分析發(fā)展速度分析發(fā)展趨勢分析競爭對手分析競爭產品對比地域市場分析市場份額3.1結構與邏輯：市場狀況報告(舉例)2結構與邏輯1.Kewpie新推出價格較低、口味較好的醬汁2. Ragu改變其醬汁配方但客戶不喜歡3. 美國的「面食風潮」已過4. 競爭對手們的產品較受客戶喜愛5. 新的流行趨勢是吃米食而非面食6. Heinz成功地推出一項創(chuàng)新的「意大利第一面醬汁」7. Ragu在醬汁中加重香料份量8. 意大利肉醬面再度被視為廉價、呆板而無趣的食物9. Hunt以高品質的Donello系列產品而占有更大的市場份額10.Ragu在醬汁中減少肉的份量11.Ragu意大利面在美國的銷售下跌，主要因為其反潮流而行的產品開發(fā)作法及市場環(huán)境趨勢的影響練習：請將下面11條整理成一個金字塔結構3.1結構與邏輯：邏輯結構常用搭建方法從內容上分類：按照工作或者職責模塊分從時間上分開：按照時間先后時序分，如過去、現(xiàn)在、未來從解決問題邏輯順序分：按照問題解決方法分，界定問題－分析問題－解決問題舉例：內容甄選的原則：保證內容的真實和清晰剔除掉無用的內容努力尋找需要的但是還沒有的內容市場狀況分析市場總體分析競爭分析市場規(guī)模分析發(fā)展速度分析發(fā)展趨勢分析競爭對手分析競爭產品對比地域市場分析市場份額市場銷售報表5年市場銷量表發(fā)展趨勢分析具體內容具體內容具體內容具體內容具體內容具體內容具體內容具體內容具體內容具體內容3.2材料選擇：根據作品的結構填充內容材料率選：哪些材料需要，哪些材料不需要？主題關聯(lián)性（與匯報主題聯(lián)系緊密）重點導向性（業(yè)績成效明顯）特色性（人無我有、人有我優(yōu)）政治敏感性（領導關注）3.2材料選擇點摘式：要什么，從中挑選什么串聯(lián)式：按照某個邏輯思路將相關材料串聯(lián)起來；關聯(lián)式：從要表達的觀點出發(fā)把關聯(lián)的材料按照某種邏輯順序或者結構放在一起3.2材料選擇：亮點提煉技巧哪些是好材料？哪些是真正需要的？第四章：報告撰寫與優(yōu)化技巧4.1匯報內容撰寫三大原則4.11結構化表達的四個要點自上而下先從結論講起，說明問題的全貌直接說明中心思想層次清晰把相關性議題在一個章節(jié)內說清楚分清楚議題的層次結構簡單表達的結構越簡單越好重點突出不要試圖傳遞過多的信息要把最想傳遞的信息突出出來自上而下重點突出結構簡單層次清晰4.11結構化表達原則之一：自上而下結論主要論點基本事實數據分析的過程表達的過程分析過程是自下而上的表達過程是自上而下的4.11自上而下的表達原則：結論必須與目的互相呼應目的對象時間標準方法為什么做這次發(fā)言？我要說服誰？準備講多長時間他們希望了解什么，期待什么我有哪些資料可以利用案例：一封絕交信親愛的雪利：還記得上個星期六的下午嗎，我跟我的男朋友在公園里玩，然后你過來。他告訴我在我轉過身去的時候，你吻了他。還有，星期天你去我家，午飯時，我媽媽給你作了一道金槍魚沙拉，你說：“這是我吃過最難吃的沙拉。”昨天，我的小貓抓你的腿，你踢了她，并威脅說要放你的狗巨人咬她！所以，我恨你，決定和你斷交！ 露西完全獨立，不多不少，標準清晰，彼此共識未窮盡不獨立4.11結構化表達原則之二：層次清晰的表達原則人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人我們應把房子出售我們需要更大的地方房子已很舊，需進行花費很高的基本維修廚房太小爐子壞了屋頂有些漏雨我們這條街交通太繁忙了結構化表達原則之二：層次清晰的表達原則4.11結構化表達原則之三：結構簡單的表達原則表述的結構越簡單越好最簡單的結構、最容易記憶的結構是“三”將一個中心議題從三個方面展開使“三點”有清晰的邏輯關系使用MECE原則檢驗三點是否正確第一，衷心感謝中央委員會接受我的辭呈。第二，衷心感謝這若干年來同志們對我工作的支持和幫助。第三，希望大家在以胡錦濤同志為總書記的黨中央領導下，努力工作，繼續(xù)前進。我堅信，我們黨的事業(yè)必定會不斷地取得更大的勝利。衷心感謝江澤民同志剛才發(fā)表的滿含深情的重要講話，衷心感謝他為黨、為國家、為人民作出的杰出貢獻，衷心感謝他對我們新一屆中央領導集體的工作給予的支持和幫助。在這里，我們代表中央委員會，向江澤民同志表示崇高的敬意！結構化的語言表達結構化表達原則之四：重點突出的表達原則演示匯報的80/20原則抓住問題的關鍵重點突出VS面面俱到斷其一指VS傷其十指MECE檢驗后進行“亮點檢驗”核心思想突出重點，關注“關鍵的少數”80%的內容20%的內容20%的關注引起引起80%的關注結構化表達原則之四：重點突出的表達原則任何時候都要突出重點最希望別人知道的最希望別人記住的最想向別人傳遞的能夠吸引別人的亮點創(chuàng)新和構思開頭非常重要整個演示的設計非常重要重點突出的正確應用在正文前面加上摘要將大量的數據放到附錄里面每一頁PPT必須有非常清晰的重點每一個圖形必須有非常清晰的重點重點突出的錯誤應用過多的動畫過多的剪貼畫過多的幻燈片切換希望在短時間內傳達大量信息結構化表達原則之四：重點突出的表達原則重點突出的表達技巧對比重復比喻

下面是一份真實的海上無線電通訊的副本，記錄了在加拿大紐芬蘭島附近海域，一艘美國軍艦和加拿大人的對話。從一個小案例看結構化的語言表達加方：這里是一座燈塔。完畢。美方：為了避免相撞，請將你們的航向向北調整15度。完畢加方：為了避免相撞，我們要求你們將航向向南調整15度。完畢。美方：這是一艘美國戰(zhàn)艦的艦長在和你們通話，我再說一遍，請你們調整航向！加方：重復，請你們調整航向。完畢。美方：這里是航空母艦“林肯”號，美國大西洋艦隊的第二大艦只。另有3艘巡洋艦、3艘驅逐艦和若干支援艦艇護航。請你們將航向向北調整15度，重復，是向北調整15度，否則我們將采取必要的手段，以保證“林肯”號的安全！從一個小案例看結構化的語言表達結構化的匯報語言－如何使用好語言盡可能運用“數字化”語言正確使用模糊性語言使用必要的修飾和限制口語化結構化的語言表達－如何發(fā)言語言溝通水平是一個人能力的綜合反映如何來表達：總－分－總的三段論表達原則1：在表達的開始必須有一個總起。在口頭表達的時候，這個總起實際上是就要表達的問題確定一個范圍，說明我們要講的問題是什么，以確保聽眾能夠跟上演講者的思路。表達原則2：從三個方面來分別闡述。為什么是三個方面MECE原則，獨立、全面表達原則3：最后應該重復結論口頭表達都應該在最后重復自己的結論，以加深讀者或聽眾的印象。如何與上司溝通傾聽開放式問句澄清式問句探索式問句目標、范圍、資源、時間，評價標準重復自己獲得信息進一步演繹自己的想法，讓領導去評估自己的思路是否合理記錄獲得的信息還有嗎……您的意思是不是……關于……，你看……點頭、微笑、目光交流案例：如何與上司溝通上司：小王，你這兩天準備一個報告，準備在下周一的部門會議上匯報以下我們這次促銷活動的準備情況小王：這次會議什么人參加呢，大概持續(xù)多少時間，要達到什么效果呢上司：這次會議主要是其他部門的負責人會參加，是讓他們知道他們在這次市場活動中如何配合我們，會議預計30分鐘左右。小王：歐，這是不是說我這邊要準備一個PPT，讓其他部門的負責人知道我們現(xiàn)在的市場活動準備的如何了，需要他們未來配合我們什么。另外這個PPT也是我來介紹嗎？上司：是的，這個PPT你來講，我會來做一些補充。小王：那經理，您看是不是可以這樣，我先簡單介紹一下我們這次市場活動的目的，然后再介紹一下我們這次市場活動的活動方案和主要的日程安排，再次，再講一下每個部門在這次活動中角色和任務，最后說明一下我們的期望和要求他們完成的工作和時間安排，您看如何？上司：基本上可以，目的可以簡單一些，他們上次在經理辦公會上都知道的……舉例：結構化語言與一般語言的區(qū)別用結構化語言組織這段話：星期天的早上，天氣晴朗，我來到公園，這里已經有了很多人，天很藍，草很綠、空氣清新，人們都很快樂，小鳥歡暢，微風吹過，我心情很好，高興極了……我在公園高興極了天氣：晴朗，微風地點：公園人：快樂、多環(huán)境：天藍、草綠、小鳥歡暢我心情很好時間：星期天早上案例：結構化語言練習：運用結構化語言寫作成都公司重慶公司在第一時間的反應很棒，不論是對員工安全，業(yè)主安全，工地安全都處置得力，緊接著還投入搶險救災。上海公司和北京公司西安公司的員工互通信息，是“龍湖一家人”的真情流露。集團品牌部秦總和公關部王桐立即布署捐賑和信息溝通以及新聞報道，顧偉坐鎮(zhèn)牽頭發(fā)稿，集團房總和林總倡導發(fā)起員工捐賑，負責法律的夏云鵬提醒捐款收集時的注意事項。各地物業(yè)公司維護小區(qū)業(yè)主安全，讓業(yè)主明白什么是頂級的物管，什么是患難見真情。龍湖這種迅速反應的自適應能力值得驕傲練習：結構化語言4.12邏輯化呈現(xiàn)事實和邏輯被認可是結論被認可的基礎無可爭辯的事實＋嚴密正確的邏輯＝正確的結論我們必須找到能讓聽眾接受的邏輯事實邏輯結論觀點1觀點3觀點2觀點4結論a\邏輯鏈我們的作品可以被認為是由邏輯用不同方式連接起來的一群觀點2舉例：

觀點1每天都加班到深夜會導致身心疲憊觀點2過于疲勞會導致沒有精力經營與家人的共處時光

觀點3家人因不滿被忽視而頗多怨氣，導致家庭氣氛緊張觀點4家庭不和睦會影響工作狀態(tài)結論即便為了工作本身，也應當注意休息！4.12邏輯化呈現(xiàn)我們的作品可以被認為是由邏輯用不同方式連接起來的一群觀點結論觀點1觀點3觀點2觀點4b\邏輯群舉例：4.12邏輯化呈現(xiàn)邏輯組合的原則、要領“鋪地磚”唯一指向的強關系應該是公理性的不能是未經證明的觀點2CollectivelyExhaustive,MutuallyExclusive完全覆蓋相互排斥4.12邏輯化呈現(xiàn)注意：我們的匯報真正要表達的是觀點而不是邏輯本身舉例：向總經理匯報歷年來A和B兩公司的競爭情況ABABABAB1999年1999年2000年2000年2001年2001年2002年2002年1月500121485375624442105310082月216129149922493982894453月2572093893385976984168114月560270719498837848125313605月5602417604198435698559596月488303683452913105693312007月438332786596929858104011908月619355975609103410081,40114259月6543851106838109112461503150210月5683167877025778671124120511月61143375659376411661423130012月6224891448826108410221372113460933583904363389542101781266213539需要用數據說話，但只有數據恐怕難以達到溝通目的案例分析：邏輯與事實在過去4年中，B公司的發(fā)展速度高于A公司B公司起步比A公司落后B公司已于2001年超越A公司4年間，AB兩家公司都維持了強勁增長，但是B公司的增長速度遠大于A公司……結論：B公司比A公司更好地把握了市場增長點4000800012000160001999年2000年2001年2002年A公司B公司3

案例分析：邏輯與事實戴帽子：與公司或者上級戰(zhàn)略方向、工作思路緊密結合；換位思考：不是站在自身的角度想問題，而是領導的高度看問題，換個方向就是第一，多角度挖掘內容的不同點、優(yōu)點；“三個結合”：與地方政府相關政策有機結合,與社會文化有機結合，與社會熱點有機結合4.13價值化包裝（要有高度）

匯報材料的高度主要來自把上級指示精神與本單位工作實際相結合的程度。4.13價值化包裝（要有深度）一是突出工作亮點：把有個性的東西挖掘出來，并分析透徹；二是切入細則：從具體工作入手，不能大而化之、太抽象；三是抓住本質：杜絕簡單的材料堆砌，寫出深層次的東西，防止表面化，淺嘗輒止。4.13價值化包裝（要有特色）用國學理論（如孫子兵法、三十六計、成語故事、諺語等）網絡潮語（睡覺會做夢，努力會讓夢實現(xiàn)）西方理論或者工具（PDCA、PEST、SWOT）典型場景/精煉概括案例：某市公司經驗分享材料4.2匯報報告優(yōu)化－五個“注重”五個“注重”4.2匯報報告優(yōu)化－主要內容4.2匯報報告優(yōu)化－主要方式4.2匯報報告優(yōu)化－三大“方法”PPTVSWord右腦思維感性表達突出關鍵立體表達左腦思維理性說服堆積素材平面表達4.3PPT與WORD匯報寫作轉換從WORD到PowerPoint是一種思維模式的轉變！兩者對比：Chart是PPT寫作的基本單元Chart英文原意：航海圖，圖表Chart寫作：用一系列的圖表進行寫作，以分立的圖表為主要的結構通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論通過以上問題的分析我們可以得到一下結論傳統(tǒng)的文章式寫作：以文字和段落為主要的結構方法4.3PPT與WORD匯報寫作轉換WORD適合作為資料閱讀：有標題，有段落有論點，有論據有陳述，有案例有文字，有圖表。讀者可以根據自己的需要或快速瀏覽，或重點精讀×××公司方案

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目錄1.前言????012.正文????033.案例????344.建議????441.標題。。。。。。。。。。。。。。?！ぁ?.標題。。。。。。。。。。。。。。。。4.3PPT與WORD匯報寫作轉換將WORD文檔內容結構化/邏輯化/圖表化表達即轉換成PPT:競爭對比分析地