《實(shí)用秘書(shū)學(xué)》課件單元一 信息收集整理規(guī)范

模塊七：信息管理與利用

模塊七：信息管理與利用

信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)者的決策工作，在一定意義上說(shuō)就是對(duì)信息的處理工作。領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)、確定決策目標(biāo)、擬定和確定決策方案，整個(gè)過(guò)程就是收集信息、利用信息、分析信息、綜合處理信息的過(guò)程。

單元一信息收集整理規(guī)范

信息收集是指通過(guò)各種方式獲取所需要的信息。信息收集工作的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)信息管理工作的質(zhì)量。要做好這一項(xiàng)工作，必須了解信息的種類(lèi)，掌握收集信息的途徑和方法。（一）信息收集的范圍

（1）內(nèi)容范圍內(nèi)容范圍是指根據(jù)信息內(nèi)容與信息收集目標(biāo)和需求相關(guān)性特征所確定的范圍，包括本身內(nèi)容范圍和環(huán)境內(nèi)容范圍。（2）時(shí)間范圍時(shí)間范圍是指在信息發(fā)生的時(shí)間上，根據(jù)與信息收集目標(biāo)和需求具有一定相關(guān)性的特征所確定的范圍，這是由信息的歷史性和時(shí)效性所決定的。（3）地域范圍地域范圍是指在信息發(fā)生的地點(diǎn)上，根據(jù)與信息收集目標(biāo)和需求具有一定相關(guān)性的特征所確定的范圍。這是由信息的地域分布特征和信息收集的相關(guān)性要求所決定的。具體收集內(nèi)容有以下幾個(gè)方面1、政策信息。包括國(guó)家及各級(jí)政府的發(fā)展政策、經(jīng)濟(jì)政策、產(chǎn)業(yè)政策、財(cái)政稅收政策、信貸政策、物價(jià)政策以及各種法律法規(guī)等，政策、法令對(duì)決策和成員有制約、引導(dǎo)、規(guī)范作用。2、社會(huì)信息。包括人口、就業(yè)、工資、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、社會(huì)保險(xiǎn)、公共福利等各種社會(huì)方面的信息。4、內(nèi)部信息。包括內(nèi)部員工思想動(dòng)態(tài)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的信息，如勞動(dòng)人事及工資分配改革、財(cái)務(wù)收支信息、銷(xiāo)售預(yù)測(cè)信息、商品購(gòu)銷(xiāo)調(diào)存信息等各種信息。3、市場(chǎng)信息。主要包括商品供應(yīng)信息、商品消費(fèi)需求信息等等（二）信息收集的原則（1）真實(shí)可靠（2）全面廣泛（3）及時(shí)迅速（4）準(zhǔn)確適用（5）方便易用（三）信息收集的渠道

1、信息的來(lái)源主要有：2、具體到獲取信息的渠道（1）大眾媒體傳播介質(zhì)（2）社會(huì)專(zhuān)業(yè)性信息機(jī)構(gòu)。（3）利用信息網(wǎng)絡(luò)收集各種信息。（4）郵政、電信、航空、鐵路、公路、旅行等公共服務(wù)行業(yè)和部門(mén)。（5）通過(guò)每天收到的文件、簡(jiǎn)報(bào)、資料、報(bào)表以及電話(huà)、電報(bào)收集各方面的信息，通過(guò)各級(jí)各類(lèi)會(huì)議掌握相關(guān)信息。（6）各種科研機(jī)構(gòu)、專(zhuān)利機(jī)構(gòu)和學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、研究會(huì)等非官方機(jī)構(gòu)。

（7）相關(guān)主管部門(mén)。

（8）下屬機(jī)構(gòu)。

（9）各種生活場(chǎng)所

（10）內(nèi)部搜集。文件類(lèi)、書(shū)籍類(lèi)、期刊類(lèi)、匯編類(lèi)、圖表類(lèi)、聲像資料類(lèi)等。01按照資料的載體分類(lèi)。主要應(yīng)根據(jù)收集積累的資料情況和具體工作中需要的情況來(lái)確定。02接資料的內(nèi)容分類(lèi)。

3、信息的分類(lèi)

根據(jù)個(gè)人的需要來(lái)劃分類(lèi)別。03按照資料的用途分類(lèi)。信息的分類(lèi)

按照資料的來(lái)源或部門(mén)分類(lèi)。04按照資料的時(shí)間劃分。05按資料的密級(jí)分類(lèi)。06按工作的特殊需要分類(lèi)。07（四）信息收集的方法1.調(diào)查法普查調(diào)查有限總體中每個(gè)個(gè)體的有關(guān)指標(biāo)值抽樣調(diào)查關(guān)鍵是樣本抽樣方法、樣本量大小的確定等樣本抽樣方法非隨機(jī)抽樣隨機(jī)抽樣綜合抽樣樣本抽樣方法，又稱(chēng)抽樣組織的方式，決定樣本集合的選擇方式，直接影響信息收集的質(zhì)量。個(gè)體調(diào)查訪問(wèn)調(diào)查法問(wèn)卷調(diào)查法。對(duì)于個(gè)體的調(diào)查，主要采用兩種調(diào)查方式：訪問(wèn)調(diào)查法，又叫采訪法，是通過(guò)訪問(wèn)信息收集對(duì)象，與之直接交談而獲得有關(guān)信息的方法。01座談采訪02會(huì)議采訪03電話(huà)采訪和信函采訪問(wèn)卷調(diào)查法是一種包含統(tǒng)計(jì)調(diào)查和定量分析的信息收集方法。這種方法主要考慮的問(wèn)題是：所收集信息的內(nèi)容范圍和數(shù)量，所選定的調(diào)查對(duì)象的代表性和數(shù)量，問(wèn)卷的精心設(shè)計(jì)，問(wèn)卷的回收率控制等。2．觀察法觀察法對(duì)人的行為的觀察對(duì)事物的觀察觀察法：通過(guò)開(kāi)會(huì)、深入現(xiàn)場(chǎng)、參加生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)、實(shí)地采樣、進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀察并準(zhǔn)確記錄(包括測(cè)繪、錄音、錄相、拍照、筆錄等)調(diào)研情況常和詢(xún)問(wèn)法、搜集實(shí)物結(jié)合使用，以提高所收集信息的可靠性。實(shí)驗(yàn)方法實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)計(jì)算機(jī)模擬實(shí)驗(yàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人機(jī)結(jié)合實(shí)驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)3．實(shí)驗(yàn)方法能通過(guò)實(shí)驗(yàn)過(guò)程獲取其他手段難以獲得的信息或結(jié)論。4．文獻(xiàn)檢索手工檢索計(jì)算機(jī)文獻(xiàn)檢索文獻(xiàn)檢索就是從浩繁的文獻(xiàn)中檢索出所需的信息的過(guò)程。A搜索B整合C保存D服務(wù)5．網(wǎng)絡(luò)搜集（五）信息收集的步驟信息收集的步驟（1）制定收集計(jì)劃。只有制定出周密、切實(shí)可行的信息收集計(jì)劃，才能指導(dǎo)整個(gè)信息收集工作正常地開(kāi)展。（2）設(shè)計(jì)收集提綱和表格。為了便于以后的加工、貯存和傳遞，在進(jìn)行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求設(shè)計(jì)出合理的收集提綱和表格。信息收集