職位說明書編寫培訓(講課版)-20130822

職位說明書編寫培訓港口企業(yè)的管理伙伴培訓內容

職位說明書的作用與結構職位說明書撰寫方法職位說明書撰寫的常見問題職位說明書的建立與維護職位說明書——使對職位的理解從偏差到認同可能的偏差管理者角度任職者角度公司的要求個人的理解雙方同意職位說明書溝通承諾分配工作責任任務澄清一致的認同認同管理者角度任職者角度1、職位標識（基本信息）2、職位綜述3、工作職責4、崗位權限5、任職要求6、工作時間和工作條件職位說明書結構培訓內容

職位說明書的作用與結構職位說明書撰寫方法職位說明書撰寫的常見問題職位說明書的建立與維護1、職位標識－職位的基本信息職位：理貨班長 職級：Z6 部門：倉庫直接上級：庫長 直接下屬職位：理貨員將職位置于公司的大背景下進行身份識別，同時也定義了公司等級的架構、部門名稱、職位名稱ACDEB組織結構圖2、職位綜述－－職位設置的目的職位綜述（職位存在的理由，限制和目標“為了…在…做…”）

為了保證裝卸生產(chǎn)的順利進行，依據(jù)公司的生產(chǎn)作業(yè)計劃、貨運市場部門安排以及貨運質量要求，協(xié)助倉庫庫長、副庫長組織理貨工作，協(xié)調本組人員的工作任務安排。該職位為什么存在職責匹配圖部門職責/個人角色業(yè)務主管業(yè)務部經(jīng)理主管副總貨源開發(fā)計劃撰寫上年度貨源開發(fā)計劃完成結果報告，說明主要成功/問題因素分解年度開發(fā)計劃，以保證銷售任務的完成審核上年度貨源開發(fā)計劃完成結果報告提出并組織討論本年度貨源開發(fā)計劃與預算審批年度貨源開發(fā)計劃與預算，并建議調整，保證公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)職位綜述的撰寫思考以下問題有助于準確描述職位綜述該職位對企業(yè)帶來的價值是什么？

-職位包括什么工作？

-這個職位對公司有什么貢獻？結果是如何完成的？

-結果是如何實現(xiàn)的？

-通過完成哪些事情或流程得到這些結果？有什么限制條件？

-這些目的和工作是在什么條件下完成的？

-工作需要遵循什么樣的限制？為了保證裝卸生產(chǎn)的順利進行，依據(jù)公司的生產(chǎn)作業(yè)計劃、貨運市場部門安排以及貨運質量要求，協(xié)助倉庫庫長、副庫長組織理貨工作，協(xié)調本組人員的工作任務安排。職位綜述和工作職責的一般描述方法為了─結果─市場份額─利潤─銷售─數(shù)量─素質─服務為了……，根據(jù)……，做……。目的？在─政策─原則─方針─監(jiān)督限制條件？做什么─組織─指導─推薦─計劃─操作做什么？3、工作職責－－職位的工作內容職責范圍職責名稱、工作內容概括主要工作內容該職責所要達到的結果職責匹配圖部門職責/個人角色業(yè)務主管業(yè)務部經(jīng)理主管副總貨源開發(fā)計劃撰寫上年度貨源開發(fā)計劃完成結果報告，說明主要成功/問題因素分解年度開發(fā)計劃，以保證銷售任務的完成審核上年度貨源開發(fā)計劃完成結果報告提出并組織討論本年度貨源開發(fā)計劃與預算審批年度貨源開發(fā)計劃與預算，并建議調整，保證公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)工作職責的書寫標準每一句話只完整表達一項基本職責：（語言要求規(guī)范、準確，不模棱兩可）職責要根據(jù)職能分解配置到本職位的工作要求來制定，不能根據(jù)現(xiàn)在本職位任職者的工作內容，或該任職者能不能完成來制定列出的職責一般4至10項職責中不應包含模糊、不確定的內容（如領導交辦的其他工作等）條理清晰，層次分明每項職責是相對獨立的，按照職責的重要性進行排列職責是工作的成果而不是過程，是職位的主要產(chǎn)出相對獨立職責描述工作過程職責描述為了保持辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，依據(jù)清潔衛(wèi)生制度要求，清掃辦公樓道，整理會議室。準備打掃工具使用工具操作垃圾處理收存工具填寫工作日記防止將“相對獨立職責”描述為“工作過程職責”示例招聘為什么（目的）？為了在時間、成本和素質上滿足用人部門的要求做什么（活動）？辨別、選擇、面試、推薦、聘請合格的人選為什么（目的）？為了保持足夠的流動資金并獲得理想的回報做什么（活動）？預測和估計短期和長期的資本需求，債務和債權人流動資金管理工作職責描述舉例職位：部門經(jīng)理職責范圍：下屬管理為了：增強團隊凝聚力，全面實現(xiàn)部門工作目標依據(jù)：公司人力資源管理制度規(guī)定做：？工作職責描述舉例職位：部門經(jīng)理職責范圍：下屬管理為了：增強團隊凝聚力，全面實現(xiàn)部門工作目標依據(jù)：公司人力資源管理制度規(guī)定做：進行部門人員選聘、業(yè)務技能培訓、績效考核、獎懲晉升、團隊建設工作，激發(fā)下屬的積極主動性和創(chuàng)造性。工作職責描述舉例職位：培訓主管職責范圍：培訓需求收集為了：編制公司年度培訓大綱提供決策依據(jù)。依據(jù)：公司部門及員工技能狀況，結合職位說明書要求做：？工作職責描述舉例職位：培訓主管職責范圍：培訓需求收集為了：編制公司年度培訓大綱提供決策依據(jù)。依據(jù)：公司部門及員工技能狀況，結合職位說明書要求做：設計調查表，組織實施培訓需求調查和統(tǒng)計分析，審核確認各部門業(yè)務培訓需求和員工技能培訓需求。工作職責描述舉例職位：庫房管理員職責范圍：庫房管理為了：保證庫存?zhèn)淦放浼_到出廠時的質量標準。依據(jù)：公司庫房管理制度做：？工作職責描述舉例職位：庫房管理員職責范圍：庫房管理為了：保證庫存?zhèn)淦放浼_到出廠時的質量標準。依據(jù)：公司庫房管理制度做：對入庫備品配件按其特點和技術要求，分區(qū)分類，注明標識，登記入帳，歸類存放，采取安全防范措施，維護存儲質量，防止損壞丟失。工作職責描述的用詞舉例法律Laws做法Practices價值觀Values習慣Customs原則Principles程序Procedures政策Policies條件Conditions策略Strategies模式Models方針Guidelines規(guī)定Rules模型Patterns常規(guī)Routines方法Methods指示Instructions技術Techniques規(guī)則Regulations體系Systems準則Criteria“為了……（目的）”“在……（限制條件）”市場Market業(yè)績Performance利潤Profitability效率Efficiency生產(chǎn)率Productivity質量Quality服務Service期限Deadlines安全Safety持續(xù)性Continuity行為動詞參考決策或設定目標批準

指導

授權

建立

制訂 規(guī)劃

決定

準備 預備

發(fā)展執(zhí)行管理達成

增進

評估

建立

贏得 評定

吸引

限制 確保

維護 評估衡量

監(jiān)控

取得 認同

審核

找出 設定

執(zhí)行

指明

改善

標準化專業(yè)與支援分析

辨明

界定

建議 提議

促使 建議

預測

協(xié)調

解釋

支援特定性或基層工作檢查 檢驗

執(zhí)行 履行

對照

提出

分配 處理

收集 匯集

生產(chǎn)制造

分發(fā)

進行 提供

獲得

提交

操作 執(zhí)行

供應一般性管理

聯(lián)系

協(xié)助

控制

監(jiān)督 協(xié)調4、崗位權限可以自主決定的職權范圍：需要上級主管批準的范圍：與其他員工協(xié)作的工作范圍：序號動詞1建議2提案3審核4審批5審議6決議7備案8執(zhí)行9監(jiān)控崗位權限動詞表思考5、任職要求－－知識、技能、體能、素質要求教育背景為了勝任該職位，任職者必須具備的最低的教育水平。包含學歷和專業(yè)兩方面z為正確完成本職位職責所應必須具備的專業(yè)資格（如：財務人員的會計師或注冊會計師資格等）Eg.法律專業(yè)本科及以上學歷，律師執(zhí)業(yè)資格工作經(jīng)驗說明為了勝任該職位，任職者必須具備的最低的工作經(jīng)驗。通常從工作年限、行業(yè)、相關職位、工作經(jīng)驗等方面描述Eg.５年以上房地產(chǎn)行業(yè)法律事務工作經(jīng)驗，其中２年以上部門管理經(jīng)驗專業(yè)知識與技能為了勝任該職位，任職者必須具備的專業(yè)知識和技能，通常知識的掌握程度可分為四個級別：了解、掌握、熟練、精通；通常技能需要從兩個方面進行描述：需要什么樣的技能，及技能的等級或水平。?Eg.例如精通辦公軟件操作，英語聽說讀寫熟練。英語四級以上，聽說讀寫熟練；每分鐘打字150個能力素質對于特殊類型職位，在品德、特殊能力等方面的特殊要求。常用的形容詞：良好、優(yōu)秀、卓越。Eg.如對財務人員的操守要求；對工程人員的吃苦耐勞精神的要求等任職要求：

教育背景、上崗資格要求、工作經(jīng)驗、專業(yè)知識與技能、培訓要求

其它（生理、個性特質等）職位勝任的最低能力要求6、工作時間和工作條件工作時間1、四班三運轉2、偶爾加班工作條件1、工作地點：理貨室、庫場2、工具和設備：計算器及辦公文具3、工作環(huán)境：露天作業(yè)、庫場作業(yè)受天氣、粉塵、噪音或危險品影響培訓內容

職位說明書的作用與結構職位說明書撰寫方法職位說明書撰寫的常見問題職位說明書的建立與維護職位說明書中常見的問題基本信息 職位名稱的填寫較為隨意、不規(guī)范。應與人力資源管理部門最近一次定編時的名稱一致。如果屬于新增職位，則應得到人力資源部的實現(xiàn)確認職位概述 填寫未按照“為了……，在……下，做……”的格式填寫，無法準確了解職位存在的價值 填寫內容空泛，與職位聯(lián)系不大 內容不準確，不能站在應有的高度職位說明書中常見的問題（續(xù)）任職要求描述的常見問題

-過于泛泛，不能準確反映職位的特性

-條件明顯過高或過低

-往往不夠清晰、準確，沒有等級或水平的描述工作職責描述的常見問題

-存在“不同職位，職責相同”的現(xiàn)象。如：將工程師與資深工程師的職位職責填寫成基本一樣。實際，他們在責任范圍和工作性質上有很大差別。

-包含模糊不清的內容

-職