某集團公司企業(yè)管理標準及策劃部管理辦法

**集團公司企業(yè)管理標準**總規(guī)字(2006)第X號策劃部管理辦法目的策劃部是針對公司的項目定位、市場推廣、形象宣傳以及企業(yè)文化研究等各項工作的“智囊”機構(gòu)，承擔著推動企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的重大責任。制定本管理辦法的目的是為了能促進策劃部各個環(huán)節(jié)的工作能標準化、規(guī)范化。同時本管理辦法是圍繞著日常工作每個環(huán)節(jié)的可操作性和可行性而書寫的，緊緊圍繞著事務，并注意詞句的表達言簡意駭，一目了然。范圍本管理辦法適用于策劃部每個工作崗位以及相應的工作職責。2.1 策劃部組織結(jié)構(gòu)圖策劃部經(jīng)理策劃部經(jīng)理經(jīng)理助理（文案）（1名)主管經(jīng)理助理（文案）（1名)主管（2名，分管平面設計、媒體）文員（1名）文員（1名）平面設計師（1名）2.2 營運招商部各崗位工作職責職位：策劃部經(jīng)理職責：負責部門工作組織關(guān)系：對總經(jīng)理、副總經(jīng)理、分管總監(jiān)負責崗位職責：負責公司項目的市場可行性分析、項目定位、營銷戰(zhàn)略分析，以及相應的推廣計劃制訂，在項目中突出“指導性”、“前瞻性”、“權(quán)威性”的作用。周期性的調(diào)查上海及周邊城市的房地產(chǎn)市場情況，并對典型樓盤做好相關(guān)資料的采集、分析、整理、存檔的工作，并及時更新，時刻掌握最新的市場動向，對區(qū)域性和全國性的房地產(chǎn)形式有深入、客觀、科學的理解。熟悉房地產(chǎn)法律法規(guī)、各項房地產(chǎn)知識，對于樓盤大勢有較為準確的判斷。嚴格執(zhí)行和貫徹公司上級部門下達的各項指令，按時保質(zhì)的完成各項工作任務，確保銷售部門在各項所需配合性工作上順利進行。以公司利益為前提，處理好與其他公司間的各項合作事宜，合理配置資源，節(jié)約成本，讓有限的資源發(fā)揮盡可能大的效率。發(fā)現(xiàn)潛在和現(xiàn)實的危機及提出預防和消除的意見，培養(yǎng)和發(fā)展企業(yè)創(chuàng)新機制。配合公司做好企業(yè)文化教育的推廣、深化的各項相關(guān)工作。制作部門年度、月度的工作計劃和工作小結(jié)，及時向總辦匯報，使公司和上級部門及時了解策劃部的工作狀況。全面負責部門日常運作與管理，定期召開部門的月會、晨會。對部門內(nèi)的員工實行監(jiān)督管理，加強培訓，每月制定培訓計劃并實施。制定、完善員工的工作標準以及操作程序，每天對下屬的工作情況進行監(jiān)督檢查。對部門員工進行公正、嚴格的工作考核。嚴格控制部門開支，完成部門各項經(jīng)濟指標，做好總辦和上級交辦的其他工作。職位：策劃部助理職責：協(xié)助部門經(jīng)理組織關(guān)系：對部門經(jīng)理負責崗位職責：負責部門內(nèi)文檔、資料的收集與整理，協(xié)助部門經(jīng)理做好各類文案工作。負責部門與總辦、部門與部門之間的文件的收發(fā)、跟蹤。協(xié)助項目作好策劃定位、宣傳推廣、促銷活動及其他相關(guān)事務的計劃成文工作。負責部門會議紀要的記錄；定期制作每月配合部門經(jīng)理制定工作計劃和工作小結(jié)。負責策劃部的各類方案、報價以及函件的起草、制定和打印。配合部門經(jīng)理做好各類客戶的接待及登記工作，及時傳達反饋信息，并有書面記錄向經(jīng)理匯報有關(guān)事宜的進展。密切關(guān)注部門各項工作的進展情況，及時記錄、整理工作的完成的時間節(jié)點，并向部門經(jīng)理反饋最新信息。關(guān)注房地產(chǎn)市場的最新信息：新的樓盤、房地產(chǎn)法律法規(guī)、房地產(chǎn)熱門事件。負責部門行政事務的處理。完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。職位：主管——設計主管職責：負責設計、媒體組織關(guān)系：對部門經(jīng)理負責崗位職責：全面管理，參與公司項目的宣傳資料、平面設計、文本設計工作。長期性的對各大房地產(chǎn)及其他相關(guān)展示會的宣傳資料、照片素材進行收集、整理、存檔。收集各種媒體（報刊、電視、電臺、網(wǎng)站、雜志等）的刊例、折扣、優(yōu)惠內(nèi)容等資料，并做好整理、存檔、更新工作。對于設計所需的圖文光盤、參考書籍、專業(yè)雜志做好整理、維護、保養(yǎng)工作。對于公司項目已經(jīng)做過的各類廣告，如：報刊、戶外、宣傳品等相關(guān)資料作好管理、備份工作（電子文檔、成稿）。定期與各合作公司進行溝通，保持良好關(guān)系，維護公司的合作資源。負責新入職文員、設計師培訓工作，每天對下屬員工的工作進行監(jiān)督檢查；定期對文員及平面設計師進行專業(yè)考核，即時作出客觀評定。完成部門經(jīng)理交辦的其他工作，與公司其他部門保持良好的合作、溝通。職位：平面設計師職責：負責分管工作組織關(guān)系：對主管負責崗位職責：負責公司項目和其他部門的宣傳資料、平面設計、文本設計工作配合主管對大房地產(chǎn)及其他相關(guān)展示會的宣傳資料、照片素材進行收集、整理、存檔。對于設計所需的圖文光盤、參考書籍、專業(yè)雜志做好整理、維護、保養(yǎng)工作。對于公司項目已經(jīng)做過的各類廣告，如：報刊、戶外、宣傳品等相關(guān)資料作好管理、備份工作（電子文檔、成稿）。關(guān)注最新的平面設計、建筑設計、景觀設計的專業(yè)動態(tài)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。職位：文員職責：負責分管工作組織關(guān)系：對主管負責崗位職責：完成部門各類需要上呈總辦或上級部門的簽報、比價表、各種單據(jù)的填寫和文檔處理工作。復印、裝訂、文件打印、傳真收發(fā)、信函撰寫及收發(fā)。完成經(jīng)理、主管、交辦的其他工作。本管理辦法的細則，及各項工作操作流程及標準3.1 前期策劃工作通過對項目環(huán)境的綜合考察和市場調(diào)研分析，以項目為核心，針對當前的經(jīng)濟環(huán)境，當?shù)氐姆康禺a(chǎn)市場的供求狀況，項目所在區(qū)域同類樓盤的現(xiàn)狀及客戶的購買行為進行調(diào)研分析，再結(jié)合項目進行SWOT分析，在以上基礎上，對項目進行準確的市場定位。前期策劃流程項目用地周邊環(huán)境分析項目用地周邊環(huán)境分析ＳＷＯＴ分析前期策劃工作地塊交通條件調(diào)查ＳＷＯＴ分析前期策劃工作地塊交通條件調(diào)查區(qū)域市場現(xiàn)狀及其趨勢判斷區(qū)域市場現(xiàn)狀及其趨勢判斷周邊市政配套設施調(diào)查項目用地周邊環(huán)境調(diào)查周邊市政配套設施調(diào)查項目用地周邊環(huán)境調(diào)查前期策劃工作分為：項目用地周邊環(huán)境分析；項目用地周邊環(huán)境調(diào)查；地塊交通條件調(diào)查；周邊市政配套設施調(diào)查；區(qū)域市場現(xiàn)狀及其趨勢判斷，具體操作流程及標準如下。項目用地周邊環(huán)境分析主要有如下三項：一、地理位置二、地質(zhì)地貌狀況三、土地面積及其紅線圖四、七通一平現(xiàn)狀項目用地周邊環(huán)境調(diào)查主要有如下五項：地塊周邊的建筑物綠化景觀自然景觀歷史人文景觀環(huán)境污染狀況地塊交通條件調(diào)查主要有如下三項：一、地塊周邊的市政路網(wǎng)及其公共交通現(xiàn)狀、遠景規(guī)劃二、項目對外水、陸、空交通狀況周邊市政配套設施調(diào)查主要有如下九項：購物場所文化教育醫(yī)療衛(wèi)生金融服務娛樂、餐飲、運動生活服務游樂休憩設施周邊可能存在的對項目不利的干擾因素歷史人文區(qū)位影響區(qū)域市場現(xiàn)狀及其趨勢判斷主要有如下二項：一、各種檔次商品住宅客戶分析二、商品住宅客戶購買行為分析3.2聆聽和記錄過程認真聆聽對方的自我介紹和對租賃的具體要求和對租金及其他費用的問價等；在聆聽過程中，將對方所代表公司的名稱及聯(lián)系人姓名、電話等盡可能詳盡地記錄下來?？辗康耐扑]介紹和詢問過程根據(jù)來電者對租賃面積的具體要求，推薦**空房，并做簡單介紹。這主要包括如下幾方面的內(nèi)容：**的地理位置，周邊交通及公共設施；推薦空房的房型、樓層、朝向，周邊客戶群及裝修程度等；租金報價，管理費和電話的租用及停車位等具體收費情況；詢問過程；詢問客戶所代表公司的業(yè)務范圍或關(guān)系，幫其在**找到相關(guān)客戶群，以吸引其來看房；若可能，詢問并記錄對方現(xiàn)駐大樓的地址，以便時候營銷人員上門拜訪一次，對該司的情況做更為具體的了解。初步說服過程簡單介紹**大廈的星級管理服務和入駐的世界知名跨國公司或與其司有業(yè)務聯(lián)系的公司；向?qū)Ψ胶唵谓榻B我方將視租戶的知名度、租期年限及其他具體情況，對于更優(yōu)惠的租價及其他彈性租賃條件均可在對方來訪時詳細協(xié)商；試探性地和來電者預約在**會面，力爭其實地看房，為最后與我司簽訂租賃合同開辟成功的第一步?？蛻魜碓L接待過程了解客戶的背景和需求了解客戶的背景和需求介紹和推薦介紹和推薦帶客戶看房帶客戶看房進入談判階段進入談判階段客戶來訪后的跟進工作客戶來訪后的跟進工作需要對來訪客戶的背景和需求加以了解與客戶交換名片了解其公司性質(zhì)、業(yè)務范圍、需要租賃的辦公面積等背景情況；若我司目前恰好能滿足客戶所需辦公面積，則先報價給客戶，并通過其言行或面部表情了解對方的心理承受能力。讓客戶對**有一個整體印象和了解根據(jù)客戶的具體要求，將**宣傳資料，合適辦公單位的報價單及平面圖準備一份給客戶過目，并做具體介紹；。實質(zhì)上這是一個間接的推銷過程。通過介紹我司的優(yōu)質(zhì)服務，能幫助客戶分析**大廈優(yōu)于其他寫字樓的優(yōu)勢，從而接受我司合理的報價。帶客戶看房過程根據(jù)與客戶的交談情況，對于比較有意向的客戶，應邀其去實地看房。在此過程中，要將這間辦公空房的特點向客戶做逐一介紹，如房間的朝向、面積、得房率，周圍的客戶群等；若客戶將**與其他租金較為便宜的大樓做比較時，應采取客觀態(tài)度替客戶分析不同競爭樓盤的地理位置、硬件設施、星級服務，規(guī)范管理等方面的優(yōu)勢；同時，根據(jù)客戶對室內(nèi)的隔斷裝修或其他硬件設施所持的不同態(tài)度，靈活地并有所保留地向其介紹我司的一些彈性租賃條件，如為租戶提供標準裝修或給予租戶一定的免租期，商務中心租戶的特殊服務性質(zhì)（如前臺電話留言服務，每日清掃衛(wèi)生等）。爭取與客戶直接進入實質(zhì)性談判階段憑借個人銷售技巧和對客戶意向的準確判斷力，在看房過程結(jié)束后，應盡量爭取到直接與客戶進行實質(zhì)性談判的階段。這一談判過程比較切入實際，且較為保密，應邀客戶在會議室面談，應避免在公共區(qū)域如電梯內(nèi)或前臺區(qū)域，以免大樓其他租戶聽到后產(chǎn)生不利的影響。若客戶主動提出與我部洽談具體租費等實質(zhì)性租賃問題，可見這類客戶已有一定的意向和誠意，則應熱情邀請其至會議室面談，臨別時可贈送**的小禮品來打動對方。實質(zhì)性談判的具體內(nèi)容根據(jù)報價為客戶計算出每月租金和管理費及其他可能產(chǎn)生的費用（包括電話租費，停車費）；根據(jù)客戶所代表公司的知名度，在自己的權(quán)利范圍內(nèi)，給客戶一定的租金打折或其他彈性優(yōu)惠租賃條件；向客戶穿插介紹我司為新入駐租戶提供的入駐歡迎儀式以吸引其入駐**的興趣。來訪客戶接待完畢后的跟進工作若客戶無明確意向，則不比強推，應有禮貌地對其來訪表示謝意，對其司可能入駐**表示歡迎，并預祝雙方合作成功。此外，在對方未留名片的情況下，應抄下對方的聯(lián)系人姓名，電話及地址，以便進一步跟蹤聯(lián)系；客戶來訪后，不要急于電話聯(lián)系或貿(mào)然上門回訪客戶，使之產(chǎn)生反感情緒。而應稍待兩三天后，做一次電話詢問。詢問內(nèi)容不要局限于了解客戶的租賃意向，而應多詢問客戶的具體要求和想法。在設身處地為客戶著想的前提下令其感受到我方的誠意；與預期客戶的跟蹤過程短約數(shù)周，長可達數(shù)月。這期間可采用電話聯(lián)系，書信傳真往來，上門拜訪等銷售手段逐步深入地推銷，從簡單地推銷發(fā)展向與客戶做朋友，直至與預期客戶正式簽訂租賃合同。即使出于某種原因客戶最終無緣與我司簽約，這份感情投資也會在將來的營銷過程中得到回報，因為這家客戶很可能會將**介紹給他的客戶群；若客戶明確表示已與其他大樓簽約，則整個銷售跟蹤暫告一段落。但需向客戶詢問簽約大樓的名稱及其簽約價格和年限，并作為長期的候租客戶名單記錄存檔；注：若來訪客戶無名片交換甚至不愿留下聯(lián)系電話，則在報價及其他租賃條件上要有所保留的對待，以防其他大樓探聽行情的可能。同時，需更加禮貌地將此類客戶“目送”出**，或通知監(jiān)控室注意其是否在其他樓層走動，以避免公司利益受到不必要的損害。中介公司來訪接待來訪**的中介經(jīng)紀人，有三種類型：與營運招商部常有業(yè)務聯(lián)系甚至合作成功的中介朋友；初次來訪**并有一定合作態(tài)度的中介經(jīng)紀人；意在**大廈及內(nèi)部客戶租賃情況做市場調(diào)查甚至有推銷其他競爭大樓企圖的中介經(jīng)紀人。針對以上三類中介經(jīng)紀人，營運招商部銷售人員應具備敏銳的識別能力，通過在前臺幾句簡單的聞訊即可分清。因此，對以上三類人應持不同的接待方式和談話技巧，具體過程說明如下：對于第一類中介經(jīng)紀人在前臺區(qū)域互換名片；在前臺區(qū)域與來訪者簡單交談，了解其此番來訪的主要目的；若來訪中介人員正正好有客戶需需要辦公房，需需了解清楚其其客戶所需求求的面積、公公司的性質(zhì)（跨跨國公司、獨獨資、合資、私私營或其他）、大大概的業(yè)務范范圍（金融業(yè)業(yè)、運輸業(yè)、通通訊業(yè)、貿(mào)易易或其他），并并根據(jù)中介人人員提供的信信息，對這家家客戶的租金金承受能力做做初步判斷，給給予適當?shù)膱髨髢r，并觀察察中介人員的的反映；根據(jù)中介人員對報報價的態(tài)度，適適當告知我司司的諸多彈性性條件和租金金優(yōu)惠的可能能性；帶中介人員實地看看房，并對房房型、朝向、面面積、得房率率、周圍的客客戶群等做簡簡單介紹；看房后，將中介人人員感興趣的的辦公房的報報價資料和平平面圖及***大廈的彩色色宣傳資料送送交中介人員員，讓其轉(zhuǎn)交交或傳真給其其客戶；若對方無合適的客客戶源，則無無需帶其看房房，只須將空空房資料交其其備用即可。注注意在報價上上相對保守些些；禮貌地與中介人員員告別，并表表示希望進一一步合作聯(lián)系系。對于第二類中介經(jīng)經(jīng)紀人互換名片并了解該該中介公司主主要承接的業(yè)業(yè)務范圍和客客戶群的性質(zhì)質(zhì)；聽中介人員自我介介紹來訪的意意圖和提供的的信息；大料的意要禮貌地與中介人員員告別，必要要時通知監(jiān)控控室觀察其人人是否直接離離開**，以防個個別有不良企企圖的人在其其他樓層干擾擾租戶。對于第三類中介經(jīng)經(jīng)紀人名片并通過簡簡單的交談，察察覺出來者的的醉翁之意；；表示歡迎其介紹客客戶來**看房，但但對于對方提提到的涉及我我司租賃內(nèi)密密的話題，可可以借口不了了解或有禮貌貌地拒絕回答答；僅可以提供一份***彩色宣傳傳資料給來訪訪者；務必親自送來訪者者離開**大廈大堂堂，以防其做做出對**不利的行行為。合同的簽署工作營營運招商部操操作送簽的常常規(guī)合同有：：租賃合同、電電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)協(xié)議、停車協(xié)協(xié)議。具體操操作流程如下下。租賃合同(ZL--004/0005)租賃合同根據(jù)雙方洽談的租賃條件按照標準合同格式擬定合同文本交客戶租賃合同根據(jù)雙方洽談的租賃條件按照標準合同格式擬定合同文本交客戶本相關(guān)部門提供專業(yè)意見審核確定被修改的合同樣本條款相關(guān)部門提供專業(yè)意見審核確定被修改的合同樣本條款客戶簽署蓋章，提供相應文件客戶簽署蓋章，提供相應文件部門經(jīng)理簽署，填寫經(jīng)濟合同審核表送審部門經(jīng)理簽署，填寫經(jīng)濟合同審核表送審審核并簽意見審核并簽意見審計部審計部審核并簽意見審核并簽意見財務部財務部審核并簽意見審核并簽意見法務部法務部審核并簽意見審核并簽意見副總經(jīng)理副總經(jīng)理合同正本上簽署合同正本上簽署副總經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理秘書登記在案，在合同文本上蓋章總經(jīng)理秘書登記在案，在合同文本上蓋章由客戶保存的合同文本交給營運招商部由客戶保存的合同文本交給營運招商部合同文本交客戶合同文本交客戶付款通知(ZW-005/006/023)財務部配合、監(jiān)督協(xié)調(diào)帳務主管根據(jù)合同準備付款通知付款通知(ZW-005/006/023)財務部配合、監(jiān)督協(xié)調(diào)帳務主管根據(jù)合同準備付款通知（應收款操作流程）編制租戶檔案，合同文本復印件及相關(guān)資料存入檔案編制租戶檔案，合同文本復印件及相關(guān)資料存入檔案經(jīng)理助理經(jīng)理助理與物業(yè)管理處的溝通協(xié)調(diào)通知物業(yè)管理處有關(guān)的入駐內(nèi)容租戶入駐通知單(ZL-008)與物業(yè)管理處的溝通協(xié)調(diào)通知物業(yè)管理處有關(guān)的入駐內(nèi)容租戶入駐通知單(ZL-008)營業(yè)執(zhí)照或者注冊登記證復印件稅務登記證復印件營業(yè)執(zhí)照或者注冊登記證復印件稅務登記證復印件擬定合同；原則：：恪守格式合合同。根據(jù)雙雙方洽談的租租賃條件按照照標準合同格格式打印租賃賃合同樣本若若租戶對合同同條款有異議議要求更改的的，須得到相相關(guān)部門的審審核和確認。準備正式合同；打打印正式合同同，一般一式式四份，送租租戶簽署蓋章章，同時要求求租戶提供如如下相關(guān)證明明文件。承租人是公司/公公司代表處的的，須由代表表人簽署蓋公公司章。附:營管的證司即中須簽附：代表表人身份證或或護照復印件件公司授權(quán)代代表人簽署合合同的授權(quán)書書人責供責文境外公司或代表處之母公司的注冊文件復印件承租人是個人的，須須由承租人本本人簽署附:承租人身份份證或護照復復印件收到租戶簽署的合合同后，營運運招商部經(jīng)理理在合同經(jīng)辦辦人一欄中簽簽署，填寫《經(jīng)經(jīng)濟合同審核核表》，部門門經(jīng)理簽署后后依次呈審計計部、財務部部、法務部、總總辦審核；總辦簽署下達，我我方持有的二二份由總辦分分別交行政部部和財務部，二二份由租戶持持有的由營運運招商部交租租戶。營運招招商部自行復復印一份存入入檔案；營運招商部副主管管根據(jù)租賃合合同以及相關(guān)關(guān)的其他合同同如停車協(xié)議議、電話協(xié)議議制作付款通通知，經(jīng)部門門經(jīng)理審核確確認，財務部部審核蓋章后后送租戶簽收收；助戶儲及合件電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議接到租戶口頭或書面通知租戶對租賃場所內(nèi)設置或增加電話線的需求接到租戶口頭或書面通知租戶對租賃場所內(nèi)設置或增加電話線的需求詢問電話線種類和數(shù)量與物業(yè)管理處核對是否有足夠的線路過戶給租戶詢問電話線種類和數(shù)量與物業(yè)管理處核對是否有足夠的線路過戶給租戶物業(yè)管理處對外來電話線的接入費收費標準租戶申請電話線接入中匯大廈租戶向我司購買電話線租戶申請電話線接入中匯大廈租戶向我司購買電話線從物業(yè)管理處獲取電話號碼告知租戶電話號碼，租戶確認從物業(yè)管理處獲取電話號碼告知租戶電話號碼，租戶確認《電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議》擬定《電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議》《電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議》擬定《電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議》部門經(jīng)理審核部門經(jīng)理審核戶租戶簽字蓋章租戶簽字蓋章填寫《經(jīng)濟合同審批表》，部門經(jīng)理簽字填寫《經(jīng)濟合同審批表》，部門經(jīng)理簽字審核并簽署意見審核并簽署意見審計部審計部財務部審核并簽署意見財務部審核并簽署意見法務部審核并簽署意見法務部審核并簽署意見簽字副總經(jīng)理簽字副總經(jīng)理蓋錦發(fā)公司章蓋錦發(fā)公司章二份合同原件一份交行政部存檔，一份由營運招商部交租戶二份合同原件一份交行政部存檔，一份由營運招商部交租戶帳務主管開具付款通知給租戶，計入本月應收款表(應收款操作流程)帳務主管開具付款通知給租戶，計入本月應收款表(應收款操作流程)復印《電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議》2份，1份交物業(yè)管理處，1份留存檔案物業(yè)管理處打印致電信局的過戶通知交營運招商部物業(yè)管理處打印致電信局的過戶通知交營運招商部《過戶通知》交租戶蓋章《過戶通知》交租戶蓋章《過戶通知》交總經(jīng)理秘書附《電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議》復印件《過戶通知》交總經(jīng)理秘書附《電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)議》復印件蓋錦發(fā)公司章蓋錦發(fā)公司章物業(yè)管理處負責把《過戶通知》送達電信局物業(yè)管理處負責把《過戶通知》送達電信局完成電話線過戶手續(xù)完成電話線過戶手續(xù)在接到租戶有關(guān)向向我司申請轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)讓電話線的的書面或口頭頭要求時，應應問清所要求求的電話線種種類及數(shù)量，回回復對方一小小時內(nèi)給予答答復；根據(jù)所記項目，營營運招商部人人員應先致電電物業(yè)管理處處詢問是否有有足夠的線路路提供給對方方，若管理處處有線路可滿滿足，條件成成熟，問清電電話號碼；致致電租戶，告告知電話號碼碼和轉(zhuǎn)讓條件件，擬定《電電話線轉(zhuǎn)讓協(xié)協(xié)議》交租戶戶簽署，合同同一式二份；；收到租戶簽署的合合同后，營運運招商部具體體經(jīng)辦人在合合同經(jīng)辦人一一欄中簽署，填填寫《經(jīng)濟合合同審核表》，部部門經(jīng)理簽署署后依次呈審審計部、財務務部、法務部部；總辦簽署下達，一一份由營運招招商部交租戶戶簽收，一份份由總辦交行行政部保存，營營運招商復印印一份存檔；；收到簽署生效的合合同之當日，營營運招商部收收款員根據(jù)合合同條款制作作付款通知，送送租戶簽收；；營運招商部書面通通知物業(yè)管理理處安排人員員安裝電話。停車協(xié)議租戶對車位需求接到口頭或書面通知租戶對車位需求接到口頭或書面通知向物業(yè)管理處了解車位空置情況詢問車輛類型和數(shù)量向物業(yè)管理處了解車位空置情況詢問車輛類型和數(shù)量介紹車位租金、保證金和日常管理辦法介紹車位租金、保證金和日常管理辦法租戶確認租賃意向租戶確認租賃意向《停車協(xié)議》(ZL-006)擬定《停車協(xié)議》《停車協(xié)議》(ZL-006)擬定《停車協(xié)議》車輛車型、車牌號座車輛車型、車牌號座租戶審核租戶審核相關(guān)部門提出專業(yè)意見相關(guān)部門提出專業(yè)意見打印《停車協(xié)議》一式二份打印《停車協(xié)議》一式二份租戶簽署蓋章租戶簽署蓋章部門經(jīng)理審核，在經(jīng)辦人簽字部門經(jīng)理審核，在經(jīng)辦人簽字經(jīng)理助理填寫《經(jīng)濟合同審核表》，部門經(jīng)理簽字經(jīng)理助理填寫《經(jīng)濟合同審核表》，部門經(jīng)理簽字《經(jīng)濟合同審核表》《經(jīng)濟合同審核表》審計部審核并簽署意見審計部審核并簽署意見審核并簽署意見審核并簽署意見財務部財務部法務部審核并簽署意見法務部審核并簽署意見審核確認審核確認副總經(jīng)理副總經(jīng)理副總經(jīng)理在《經(jīng)濟合同審核表》上簽字；在《停車協(xié)議》上簽字副總經(jīng)理在《經(jīng)濟合同審核表》上簽字；在《停車協(xié)議》上簽字總經(jīng)理秘書蓋錦發(fā)公司章總經(jīng)理秘書蓋錦發(fā)公司章二份合同原件一份交行政部一份由營運招商部交租戶二份合同原件一份交行政部一份由營運招商部交租戶總經(jīng)理秘書總經(jīng)理秘書帳務主管開具付款通知交租戶，并計入本月應收款表帳務主管開具付款通知交租戶，并計入本月應收款表付款通知(ZW-005)應收款表(ZW-001)付款通知(ZW-005)應收款表(ZW-001)按照應收款操作流程復印《停車協(xié)議》二份，一份交物業(yè)管理處，一份留存租戶檔案復印《停車協(xié)議》二份，一份交物業(yè)管理處，一份留存租戶檔案停車通知(ZL-011)填具《停車通知》附《停車協(xié)議》交物業(yè)管理處簽收停車通知(ZL-011)填具《停車通知》附《停車協(xié)議》交物業(yè)管理處簽收配合物業(yè)管理處協(xié)調(diào)租戶的停車事宜配合物業(yè)管理處協(xié)調(diào)租戶的停車事宜在接到租戶要求租租用停車位的的書面或口頭頭要求時，告告知租賃條件件，同時問訊訊租戶要求停停泊車輛類型型和數(shù)量，回回復對方一小小時內(nèi)給予答答復；（由于于**大廈停車車場的限制，必必務問清租戶戶車輛類型）根據(jù)所記項目，營營運招商部人人員致電物業(yè)業(yè)管理處詢問問是否有空余余的車位滿足足租戶的要求求；在得到管理處的確確認后致電租租戶，告知詳詳情以及重復復租賃條件。介紹**大廈停車管理辦法時，需恰當?shù)叵蜃鈶艚忉?，由?*大廈停車場車位的限制所租車位均非固定車位，停車需受物業(yè)管理處的統(tǒng)一安排。問清停泊車輛的牌牌照號碼，擬擬定《停車協(xié)協(xié)議》(ZL-0006)一式二份，交交租戶簽署，同同時請租戶提提供車輛行駛駛證復印件；；收到租戶簽署的合合同后，營運運招商部具體體經(jīng)辦人在合合同經(jīng)辦人一一欄中簽署，填填寫《經(jīng)濟合合同審核表》，部部門經(jīng)理簽署署后依次呈審審計部、財務務部、法務部部；總辦簽署下達，一一份由營運招招商部交租戶戶簽收，一份份由總辦交行行政部保存，營營運招商復印印一份存檔；；收到簽署生效的合合同當日，營營運招商部收收款員根據(jù)合合同條款制作作付款通知，送送租戶簽收；；收到簽署生效的合合同當日，營營運招商部書書面通知物業(yè)業(yè)管理處租賃賃期限，車輛輛類型、牌照照號碼等信息息，由物業(yè)管管理處與租戶戶辦理相關(guān)手手續(xù)。租戶的入駐/退租租手續(xù)新租戶入駐**大大廈步驟流程程圖《租戶入駐通知單》(ZL-008)經(jīng)理助理填寫《租戶入駐通知單》租賃合同簽署完畢《租戶入駐通知單》(ZL-008)經(jīng)理助理填寫《租戶入駐通知單》租賃合同簽署完畢部門經(jīng)理審核簽署部門經(jīng)理審核簽署簽發(fā)至物業(yè)管理處簽發(fā)至物業(yè)管理處補充說明：《租戶入駐通知單單》(ZL-0008)中應詳細描描述管理處交交房給租戶的的狀態(tài)，必要要時附上租賃賃合同中有關(guān)關(guān)交房標準的的附件復印件件給物業(yè)管理理處作為標準準。租戶退租**大廈廈步驟流程圖圖《租戶退租通知單》（ZL-009）經(jīng)理助理填寫《租戶退租通知單》《租戶退租通知單》（ZL-009）經(jīng)理助理填寫《租戶退租通知單》部門經(jīng)理審核簽署部門經(jīng)理審核簽署簽發(fā)至物業(yè)管理處簽發(fā)至物業(yè)管理處抄送財務部與物業(yè)管理處確認退租手續(xù)完畢與物業(yè)管理處確認退租手續(xù)完畢與財務部確認應付款已付清租戶搬出租賃場所租戶搬出租賃場所經(jīng)理助理辦理退保證金手續(xù)經(jīng)理助理辦理退保證金手續(xù)完成退租完成退租補充說明：《租戶退租通知單單》（ZL-0009）中應明確租租戶到期交還還租賃場所的的交房標準作作為管理處收收回辦公室的的驗收依據(jù)，必必要時附上租租賃合同中有有關(guān)交房標準準的附件復印印件給物業(yè)管管理處作為標標準。商務中心租戶入駐駐操作流程經(jīng)理助理通知帳務主管有關(guān)收款事宜以及客服主管有關(guān)入駐事宜租賃合同簽署完畢經(jīng)理助理通知帳務主管有關(guān)收款事宜以及客服主管有關(guān)入駐事宜租賃合同簽署完畢關(guān)特殊要求家具布置要求《租戶信息表》(KF-001)《租戶信息表》(KF-001)客服主管與經(jīng)理助理核對入駐信息書面通知物業(yè)管理處安裝電話線安裝日期書面通知物業(yè)管理處安裝電話線安裝日期電話線種類、數(shù)量和號碼安裝日期加入寬頻網(wǎng)絡服務的電腦臺數(shù)安裝日期加入寬頻網(wǎng)絡服務的電腦臺數(shù)通知網(wǎng)絡管理人員開通網(wǎng)絡服務通知網(wǎng)絡管理人員開通網(wǎng)絡服務通知管理處移動家具事宜具體日期時間家具數(shù)量通知管理處移動家具事宜具體日期時間家具數(shù)量房門鑰匙家具鑰匙房門鑰匙家具鑰匙鑰匙準備《每日服務記錄表》（KF-011）大堂銘牌，書面通知物業(yè)管理處《每日服務記錄表》（KF-011）大堂銘牌，書面通知物業(yè)管理處商務中心銘牌，聯(lián)系供應商認歡迎入駐函(KF-003)綜合信息(KF-004)歡迎入駐函(KF-003)綜合信息(KF-004)電腦維護計劃(KF-005)寬頻服務接入通知(KF006)家具清單(KF-007)員工登記表(KF-008)入駐資料準備入駐資料準備檢查入駐前的準備工作自查檢查入駐前的準備工作自查經(jīng)理助理或部門經(jīng)理檢查與帳務副主管查詢前期費用是否到帳租戶入駐部門經(jīng)理或經(jīng)理助理把租戶代表人介紹給客服主管租戶入駐部門經(jīng)理或經(jīng)理助理把租戶代表人介紹給客服主管客服主管客服主管帶領客戶進入辦公房，呈入駐資料客服主管帶領客戶進入辦公房，呈入駐資料客服主管客服主管試用鑰匙，告知鑰匙管理的規(guī)定客服主管試用鑰匙，告知鑰匙管理的規(guī)定客服主管核對家具、數(shù)量和狀況客服主管核對家具、數(shù)量和狀況客服主管介紹電話機的使用方法客服主管介紹電話機的使用方法客服主管介紹商務中心規(guī)章制度客服主管介紹商務中心規(guī)章制度客服主管客服主管電腦維護計劃(KF-005)家具清單(KF-007)電腦維護計劃(KF-005)家具清單(KF-007)員工登記表(KF-08)一個工作日內(nèi)向租戶收回填好的資料一個工作日內(nèi)向租戶收回填好的資料輸入資料，存入租戶檔案輸入資料，存入租戶檔案補充說明：銘牌制作需要先得得到租戶對公公司名稱的確確認以及提供供公司標志LOGO。鑰匙準備，常規(guī)大大門鑰匙、家家具鑰匙均各各一把，以后后根據(jù)租戶要要求，商務中中心規(guī)定再給給予提供。辦公房家具的配備備一般按標準準提供，租戶戶增加辦公家家具應相應收收費，除非在在租賃中談到到中已定或經(jīng)經(jīng)理準批。商務中心租戶退租租操作流程《家具清單》（KF-07）客服主管與租戶代表持《家具清單》檢查核實家具配置經(jīng)理指令有關(guān)租戶到期日期《家具清單》（KF-07）客服主管與租戶代表持《家具清單》檢查核實家具配置經(jīng)理指令有關(guān)租戶到期日期查核房內(nèi)裝修查核房內(nèi)裝修《每日服務記錄》（KF-011）對家具、設備、鑰匙進行查核，若有損壞遺失情況按標準向租戶提出賠償費用賠償費用計入《每日服務記錄》，租戶代表簽字確認《每日服務記錄》（KF-011）對家具、設備、鑰匙進行查核，若有損壞遺失情況按標準向租戶提出賠償費用賠償費用計入《每日服務記錄》，租戶代表簽字確認帳務主管與租戶代表核對所有應付款，租戶代表簽字確認帳務主管與租戶代表核對所有應付款，租戶代表簽字確認帳務主管與租戶確定剩余應付款的付款方式和保證金的退還方式帳務主管與租戶確定剩余應付款的付款方式和保證金的退還方式客服主管記錄租戶搬遷后的聯(lián)絡方式并告知前臺客服主管記錄租戶搬遷后的聯(lián)絡方式并告知前臺《出門單》(KF-009)統(tǒng)計搬遷物品，開具《出門單》給租戶租戶退租搬離《出門單》(KF-009)統(tǒng)計搬遷物品，開具《出門單》給租戶租戶退租搬離書面通知書面通知物業(yè)管理處于退租日之次日拆除所有電話線書面通知書面通知物業(yè)管理處于退租日之次日拆除所有電話線客服主管客服主管客服主管客服主管變動門禁密碼，并以書面及電子郵件形式向所有租戶發(fā)送更換密碼的通知變動門禁密碼，并以書面及電子郵件形式向所有租戶發(fā)送更換密碼的通知客服主管客服主管客服主管安排清潔工打掃房間客服主管安排清潔工打掃房間通知管理處修復房內(nèi)壞損部分以及對房內(nèi)設施進行翻修處理通知管理處修復房內(nèi)壞損部分以及對房內(nèi)設施進行翻修處理房內(nèi)布置恢復到標準狀態(tài)房內(nèi)布置恢復到標準狀態(tài)退租前，客服主管管會同租戶代代表根據(jù)“家具清單”將租用給他他們的所有家家具進行檢查查、核實。若若有損壞遺失失視情況賠償償處理；由財務主管與租戶戶代表核對所所有應付清的的費用以及與與客戶討論付付費和返押金金的方式；收齊所有家具和房房門鑰匙，在在核對鑰匙時時須詢問客戶戶是否自己配配過鑰匙，一一并收回；查看房內(nèi)裝修是否否有損，如有有則告知可能能的賠償費用用；賠償費用用依據(jù)《商務務中心服務費費一覽表》（KF-0002）和物業(yè)管理理處的收費標標準。請客戶留下即將搬搬遷的地址及及電話、傳真真、聯(lián)系人以以便有事聯(lián)系系；在確認客戶退租后后，要提前通通知管理處，及及時撤除該公公司所有電話話線，以防再再發(fā)生電話費費用；通知網(wǎng)網(wǎng)管切斷寬頻頻網(wǎng)絡并收回回網(wǎng)絡線。客戶搬遷后，需改改動密碼，并并以書面及電電子郵件的形形式向所有租租戶發(fā)出更換換密碼的通知知；退租后，通知清潔潔工打掃房間間。若裝修設設施有損通知知管理處予以以修復。房間間布置須恢復復到原有的供供參觀狀態(tài)。租戶的續(xù)租/擴租租租戶的續(xù)租租賃合同租賃合同條款之租賃期限書面通知予以提醒并告知續(xù)租條件租賃合同租賃合同條款之租賃期限書面通知予以提醒并告知續(xù)租條件續(xù)租條件洽淡續(xù)租條件洽淡租戶書面通知租期到期后不再續(xù)租簽署租賃合同租戶書面通知租期到期后不再續(xù)租簽署租賃合同簽發(fā)《租戶續(xù)租通知單》(ZL-010)給物業(yè)管理處簽發(fā)《租戶退租通知單》(ZL-009)給物業(yè)管理處簽發(fā)《租戶續(xù)租通知單》(ZL-010)給物業(yè)管理處簽發(fā)《租戶退租通知單》(ZL-009)給物業(yè)管理處退租手續(xù)退租手續(xù)大廈租戶租期到期期前四個月之之前，商務中中心租戶在租租期到期前二二個月之前，營營運招商部書書面通知租戶戶有關(guān)租期到到期事宜，著著手聯(lián)絡續(xù)租租問題；根據(jù)市場狀況、租租賃單位的具具體情況，在在續(xù)租談判中中有關(guān)續(xù)租條條件給租戶一一個客觀的報報價。在談判判過程中要善善于發(fā)覺客人人的意圖、想想法及目的，以以便續(xù)租工作作的順利開展展；續(xù)租順利則及時與與租戶簽訂續(xù)續(xù)租合同。有有關(guān)續(xù)租合同同的簽訂過程程可參照租賃賃合同訂立過過程。租戶的擴租在日常工作中應十十分留意租戶戶的動向，特特別有關(guān)租賃賃事宜。若發(fā)發(fā)現(xiàn)租戶有擴擴租意向應主主動及時聯(lián)系系，根據(jù)租戶戶提供的信息息（主要是面面積），給予予適當?shù)男畔⑾⒑桶才?。尚未到期的租戶，若若急于擴租，并并不十分在意意是否同一樓樓層。但若有有同層次的空空房，應優(yōu)先先提供。報價價方面基本按按照其以前合合同的基價以以及現(xiàn)**大廈辦公公樓的報價和和市場因素綜綜合考慮。若若租戶是擴租租與續(xù)租一同同考慮的話，是是否同一樓層層即顯得十分分重要。此時時應根據(jù)客戶戶的具體要求求給予盡量滿滿足，否則就就容易失去一一個好的客戶戶。擴租談判過程中價價格及位置是是一個很重要要的因素，但但利用平時工工作積累的感感情去打動客客戶也是一個個致勝的法寶寶。在談判過過程中，應適適時掌握進攻攻、聯(lián)絡的銷銷售步驟，特特別注意對其其行政主管或或負責人的跟跟蹤。擴租談判成功，應應盡快安排簽簽訂租賃合同同，有關(guān)過程程可參照租賃賃合同訂立過過程。應收款大廈租戶應收款操操作流程(ZW-026)(ZW-026)《電費電信費統(tǒng)計表》(ZW-002)《清潔費統(tǒng)計表》(ZW-025)《維修費勞務費統(tǒng)計表》(ZW-004)次月租賃表次月租賃表物業(yè)管理處的上月各租戶電費、水費、電話費、服務費等明細表。部門經(jīng)理審核簽署部門經(jīng)理審核簽署復印3份，1份送財務部，1份留存檔案，1份以備銷賬用。復印3份，1份送財務部，1份留存檔案，1份以備銷賬用。財務部審核確認財務部審核確認付款通知(ZW-005/006)付款通知(ZW-005/006)知部門經(jīng)理審核確認部門經(jīng)理審核確認財務部審核無誤后在每份通知上蓋錦發(fā)或錦友的財務部印章財務部審核無誤后在每份通知上蓋錦發(fā)或錦友的財務部印章付款通知付款通知簽收本付款通知付款通知簽收本復印1份，原件送租戶，復印件用于檔案留存。簽收本發(fā)票、收據(jù)簽收本發(fā)票、收據(jù)《中匯大廈租戶應收款表》每月20日，帳務主管把付款通知送其每租戶，租戶簽收。每月20日，帳務主管把付款通知送其每租戶，租戶簽收。收到每筆應收款，財務部開具發(fā)票、收據(jù)交帳務主管；帳務主管送達租戶簽收，同時在《應收款表》上記號銷賬。收到每筆應收款，財務部開具發(fā)票、收據(jù)交帳務主管；帳務主管送達租戶簽收，同時在《應收款表》上記號銷賬。財務部財務部《大廈租戶未付款一覽表》（ZW-002）《大廈租戶未付款一覽表》（ZW-002）份核對確認核對確認報部門經(jīng)理報部門經(jīng)理催款通知(ZW-024)制作《催款通知》限定最后付款日期。催款通知(ZW-024)制作《催款通知》限定最后付款日期。審核確認審核確認部門經(jīng)理部門經(jīng)理審核確認財務部審核確認財務部在每份催款通知上蓋錦發(fā)或錦友的財務部印章在每份催款通知上蓋錦發(fā)或錦友的財務部印章發(fā)票收據(jù)催款通知簽收本發(fā)票收據(jù)催款通知簽收本《大廈租戶應收款表》財務部開具相應票據(jù)交帳務主管查核到帳財務部開具相應票據(jù)交帳務主管查核到帳帳務主管把票據(jù)送達租戶，在《大廈租戶應收款表》上銷賬帳務主管把票據(jù)送達租戶，在《大廈租戶應收款表》上銷賬最后付款日之次日，整理尚未到帳的租戶清單明細表報財務部和營運招商部經(jīng)理帳務主管與財務部密切溝通有關(guān)催款后的應收款到帳狀況。最后付款日之次日，整理尚未到帳的租戶清單明細表報財務部和營運招商部經(jīng)理帳務主管與財務部密切溝通有關(guān)催款后的應收款到帳狀況。擬致租戶的《通知函》告知其違約和我司的措施。擬致租戶的《通知函》告知其違約和我司的措施?！锻ㄖ贰锻ㄖ费a充說明：所有給租戶的付款款通知、催款款通知及票據(jù)據(jù)都必須讓租租戶在簽收本本上簽收，若若無法直接送送達租戶可通通過寄掛號信信的方式并保保留掛號信的的編號，以便便查詢。由于各租戶合同條條款不一致，如如延遲履行金金的付款、人人民幣與美金金的匯率指定定、最后付款款日期等，因因此應收款表表、付款通知知、催款通知知的制作必須須嚴格遵循合合同條款。若租戶以支票或現(xiàn)現(xiàn)金方式支付付款項時，尤尤其是現(xiàn)金方方式，讓租戶戶直接付至我我司財務部。若若無法推脫地地收下租戶的的支票應記錄錄支票號碼讓讓財務簽收。有其個別租戶在發(fā)發(fā)放付款通知知時須帶上發(fā)發(fā)票、收據(jù)，并并讓租戶簽收收。商務中心租戶應收收款操作流程程依據(jù)《商務中心次月租賃表》依據(jù)《商務中心次月租賃表》每月23日制作次月的《商務中心月度租金應收款表》(ZW-007)費表》《商務中心服務費表》（ZW-009）《商務中心服務費表》（ZW-009）《商務中心次月租金應收款表》(ZW-008)《上月服務費表》(《商務中心次月租金應收款表》(ZW-008)《上月服務費表》(ZW-009)各復印2份，原稿至財務部，1份復印件留存檔案，另一份以備銷賬用付款通知(各復印2份，原稿至財務部，1份復印件留存檔案，另一份以備銷賬用付款通知(ZW-023)服務費明細(ZW-012)25日制作各租戶的付款通知25日制作各租戶的付款通知前臺文員打印各租戶上月服務費清單審核服務費清單附在付款通知之后，每戶一份整理清晰前臺文員打印各租戶上月服務費清單審核服務費清單附在付款通知之后，每戶一份整理清晰總辦在每付款通知上蓋公司圓形（英文）藍印章總辦在每付款通知上蓋公司圓形（英文）藍印章付款通知簽收本復印一份，原件于27日左右送至租戶簽收，復印件存檔付款通知簽收本復印一份，原件于27日左右送至租戶簽收，復印件存檔應收款到帳，財務部開具發(fā)票/收據(jù)，帳務主管送達租戶簽收發(fā)票/收據(jù)應收款到帳，財務部開具發(fā)票/收據(jù)，帳務主管送達租戶簽收發(fā)票/收據(jù)簽收本財務部財務部與財務部核對到帳情況與財務部核對到帳情況《商務中心租戶未付款一覽表》(ZW-010)《商務中心租戶未付款一覽表》(ZW-010)核對確認核對確認財務部財務部復印二份，原稿交財務部，1份復印件留存檔案，另1份復印件自備用于銷賬復印二份，原稿交財務部，1份復印件留存檔案，另1份復印件自備用于銷賬報部門經(jīng)理報部門經(jīng)理《催款通知》(ZW-024)《催款通知》(ZW-024)制作打印《催款通知》明確最后付款日期審核確認審核確認部門經(jīng)理部門經(jīng)理財務部審核確認財務部審核確認章《催款通知》簽收本《催款通知》簽收本復印一份，原稿于《付款通知》發(fā)出后第8個工作日發(fā)至租戶簽收，復印件存檔案與財務部核對催款后的應收款到帳情況。與財務部核對催款后的應收款到帳情況。收到款，財務部開具相應票據(jù)收到款，財務部開具相應票據(jù)發(fā)票收據(jù)簽收本發(fā)票收據(jù)簽收本未付款一覽表帳務主管送達租戶，請租戶在簽收本上簽收，同時在《未付款一覽表上》記號銷賬截止至催款通知明確的最后付款日之次日把尚未到帳的租戶清單明細報營運部門經(jīng)理和財務部經(jīng)理截止至催款通知明確的最后付款日之次日把尚未到帳的租戶清單明細報營運部門經(jīng)理和財務部經(jīng)理按合同條款計遲延履行金，上報總辦按合同條款計遲延履行金，上報總辦擬出租戶的《未付款函》告知其違約行為以及和我司的措施。擬出租戶的《未付款函》告知其違約行為以及和我司的措施。補充說明：所有給租戶的付款款通知、催款款通知及票據(jù)據(jù)都必須讓租租戶在簽收本本上簽收，若若無法直接送送達租戶可通通過寄掛號信信的方式并保保留掛號信的的編號，以便便查詢。由于各租戶合同條條款不一致，如如延遲履行金金的付款、人人民幣與美金金的匯率指定定、最后付款款日期等，因因此應收款表表、付款通知知、催款通知知的制作如須須嚴格遵循合合同條款。若租戶以支票或現(xiàn)現(xiàn)金方式支付付款項時，尤尤其是現(xiàn)金方方式，讓租戶戶直接付至我我司財務部。若若無法推脫地地收下租戶的的支票應記錄錄支票號碼讓讓財務簽收。大廈客戶服務租戶定期拜訪每月月最后一個工工作日，營運運招商部客服服主管協(xié)同經(jīng)經(jīng)理助理拜訪訪大廈租戶，聽聽取意見提供供大廈物業(yè)管管理的信息。拜拜訪后匯總信信息報部門經(jīng)經(jīng)理同時反饋饋至物業(yè)管理理處，物業(yè)管管理處整改后后，由營運招招商部再次回回訪。**大廈客戶VIIP服務VIP服務是**大廈對內(nèi)內(nèi)部客戶一種種特色服務，針針對大廈內(nèi)部部客戶的貴賓賓（包括總部部董事長、董董事、總經(jīng)理理等高層人士士）到訪***大廈所享受受的熱情禮遇遇。它包括下下列過程：在**大堂或大門入入口布置歡迎迎牌、歡迎橫橫幅及來訪客客戶國旗；鮮花布置?；旧仙鲜撬呐?。（2盆在大堂歡歡迎牌左右，2盆在客戶辦辦公區(qū)域門口口）；專用電梯1-2部部，并在大堂堂至電梯口經(jīng)經(jīng)過處鋪設紅紅地毯；**大廈高級管理理人員在大門門迎接。具體實施過程如下下：營運部人員接到客客戶電話要求求**大廈提供VIP服務時，須須請客戶以書書面形式要求求，特別是對對服務的具體體要求、具體體事件及來訪訪貴賓的姓名名及職位清晰晰了解。特別別注意杜絕歡歡迎牌上的差差錯。根據(jù)客戶的書面具具體要求，安安排有關(guān)綠化化、歡迎牌等等事宜書面通通知管理處。在在迎賓的當天天，應安排客客戶實地檢查查，以便及時時修正不妥之之處，直至客客戶的確認。貴賓到訪之前，應應把**貴賓簽到到簿交之客戶戶有關(guān)負責人人士手中，以以供來訪貴賓賓簽字留念。VIP服務圓滿完完成后，將有有關(guān)的書信來來往及文件整整理成檔。商務中心服務工作作前臺服務接聽電話和留言電話鈴響三聲內(nèi)接起電話電話鈴響三聲內(nèi)接起電話問候語:GoodMorning/GoodAfternoon,May問候語:GoodMorning/GoodAfternoon,MayIhelpyou？您好！聽清轉(zhuǎn)接對象或分機號或公司名稱聽清轉(zhuǎn)接對象或分機號或公司名稱詢問對方姓名、公司名稱予以轉(zhuǎn)接詢問對方姓名、公司名稱予以轉(zhuǎn)接有人接聽分機占線或無人接聽有人接聽分機占線或無人接聽切回電話切回電話告知分機占線或無人接聽，詢問是否需要留言告知分機占線或無人接聽，詢問是否需要留言重復對方姓名、公司名稱重復對方姓名、公司名稱留言條(KF-010)按標準規(guī)范記錄留言內(nèi)容和留言時間留言條(KF-010)按標準規(guī)范記錄留言內(nèi)容和留言時間問候語：Gooddmornning/GGoodaafternnoon,MayIIhelppyou??聽清轉(zhuǎn)接對象或分分機號碼。Transferr,等有人接再再轉(zhuǎn)接，然后后掛機。當所要轉(zhuǎn)接的分機機占線或客戶戶外出，問明明來電人是否否有需要，為為客戶留言。留言時首先要記錄錄下所要找的的客戶的公司司名稱、房號號和姓名、對對方的姓名、公公司名稱、聯(lián)聯(lián)絡的電話、時時間、并簽上上自己的姓名名。當客戶外出回來時時及時交給他他。如該客戶出差在外外多日，可把把留言轉(zhuǎn)交給給其公司的其其他人，以免免有緊急問題題可及時解決決。收發(fā)快件與郵寄發(fā)快件前臺文員收到客戶交發(fā)的快件前臺文員收到客戶交發(fā)的快件登記信息包括日期、租戶名稱、快件種類、送達地點寫明快遞編號登記信息包括日期、租戶名稱、快件種類、送達地點寫明快遞編號每日服務記錄(KF-011)外發(fā)快遞記錄(KF-012)每日服務記錄(KF-011)外發(fā)快遞記錄(KF-012)前臺人員在《每日服務記錄DailyJobSheet》和《外發(fā)快遞記錄OutGoingCourier》上登記快遞信息，經(jīng)辦人簽字打電話通知快遞來取快件打電話通知快遞來取快件快遞件時留下底單，并在底單上登記公司名稱、快遞類別快遞件時留下底單，并在底單上登記公司名稱、快遞類別當日工作結(jié)束前，在電子文檔《月度租戶服務明細表》內(nèi)填入當日快遞服務的內(nèi)容當日工作結(jié)束前，在電子文檔《月度租戶服務明細表》內(nèi)填入當日快遞服務的內(nèi)容補充快遞服務費金額補充快遞服務費金額客戶交發(fā)快件到前前臺時，要在在《每日服務務記錄DailyyJobSheett》和《外發(fā)發(fā)快遞記錄OutGGoingCouriier》上登記下下日期、公司司簡稱、快件件種類、地點點并準確記錄錄下快件編號號，經(jīng)手人簽簽字。打電話通知快遞公公司來取件，留留下底單，并并在上登記公公司名稱、快快遞類別（市市內(nèi)快遞、EMS、DHL或其他）。收快件前臺收到快遞公司送來的快件，看清收件的對象、公司名稱，再簽收快件前臺收到快遞公司送來的快件，看清收件的對象、公司名稱，再簽收快件登記快件信息包括收件日期、時間、租戶簡稱、快件種類、快件編號登記快件信息包括收件日期、時間、租戶簡稱、快件種類、快件編號在《快遞收件記錄》上登記信息，注明是否包裹，并在經(jīng)辦人一欄內(nèi)簽字在《快遞收件記錄》上登記信息，注明是否包裹，并在經(jīng)辦人一欄內(nèi)簽字收件記錄（KF-013）收件記錄（KF-013）盡快把快件送交客戶，讓客戶在《收付清單IncomingCourierList》上簽收盡快把快件送交客戶，讓客戶在《收付清單IncomingCourierList》上簽收快遞公司送來快件件，先簽收，然然后在《快遞遞收件記錄IncommingCCourieerLisst》登記日期期、收件時間間、公司、簡簡稱、快件種種類、快件編編號，并注明明是否是包裹裹，最后經(jīng)手手人簽名。及時把快件送交客客戶，并讓客客戶簽收。郵寄對客戶交寄信函，在在專用本上登登記日期、客客戶名稱、發(fā)發(fā)送地址。于于每天下午4：00左右交于樓樓下郵政服務務臺送寄。于下月初帶登記本本到樓下郵政政服務臺與服服務臺工作人人員核對，以以便月結(jié)帳。收發(fā)傳真發(fā)傳真客戶交發(fā)傳傳真時，根據(jù)據(jù)所給傳真號號碼正確發(fā)送送，同時登記記下日期、簡簡稱、傳真號號碼及其他明明細，并簽上上經(jīng)手人姓名名，然后把傳傳真確認報告告歸檔。收傳真收進傳真應及時送送交客戶，如如一時走不開開，可先打電電話通知客戶戶；收到客戶傳真時，根根據(jù)商務中心心客戶或大樓樓客戶在DailyyJobSheett或租戶服務務單上登記日日期、客戶簡簡稱、及傳真真的大致內(nèi)容容，然后送交交給對應的客客戶，請客戶戶簽收。報紙的訂閱和分發(fā)發(fā)訂報每半年初和六月底詢問租戶的訂報需求并做記錄訂報每半年初和六月底詢問租戶的訂報需求并做記錄為租戶訂報，按標準計服務費用及時更新租戶的訂閱清單99:30到一樓大堂取報根據(jù)客戶訂閱清單，把報紙分開根據(jù)客戶訂閱清單，把報紙分開訂報清單(KF-015)訂報清單(KF-015)11：30前送達租戶11：30前送達租戶訂報每年的年初或六月月底詢問客戶戶是否有訂報報需要并做好好書面記錄；；根據(jù)記錄填好，訂訂報的電腦清清單帶上錢款款到九江路郵郵電局支局（九九江路36號）訂閱；；及時更新客戶的訂訂閱清單。取報每周星期一至星星期五早上九九點半左右，到到底樓大堂前前臺取報。發(fā)報根據(jù)更新后的客客戶訂閱清單單，把報紙分分開。送報在早上10:000左右把報紙紙送到客戶房房間內(nèi)。文字處理表情細要達；；視前臺工作情況，估估計完成所需需要的時間，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)告客人，并并請他回房或或在沙發(fā)上稍稍候；按照客人所提出的的要求，正確確處理文件，并并打出草稿給給客戶審閱；；交付正本后，在《每每日服務記錄錄DailyyJobSheett》上登記公公司名稱、房房號、服務項項目。翻譯當客戶有翻譯業(yè)務務時，應熱情情接下任務；；翻譯成文后，交部部門審閱，打打出草稿給客客戶，并接受受客戶的修改改；完成譯文以后，在在《每日服務務記錄DailyyJobSheett》上登記公公司名稱、房房號、服務項項目。預訂火車票為客戶預定火車票票前，應清楚楚地在預定登登記表上記下下客戶所需火火車票的時間間、目的地、班班次、張數(shù)、火火車票的種類類，并詢問是是否需要往返返車票，最后后請客戶簽名名確認；立即與票務中心取取得聯(lián)系，詢詢問是否有客客戶需要的火火車票，如果果有的話立即即讓他們送來來；如沒有的的話，征求客客戶的意見，是是否可換其他他的時間，盡盡量滿足客戶戶的要求；當票務中心把票送送來以后，交交于客戶讓其其確認，在《每每日服務記錄錄DailyyJobSheett》上登記公公司名稱、房房號、服務項項目。飛機票給客戶預定飛機票票前，應清楚楚地記下客戶戶欲訂機票的的班次、目的的地、起飛時時間、張數(shù)、并并問清哪個航航空公司，有有何特殊要求求；與航空公司取得聯(lián)聯(lián)系，詢問是是否有票，如如有就告知航航空公司預定定部客戶的姓姓名、性別、身身份證號、國國籍或護照號號，并要求送送票上門；票送來后請客戶確確認收下，并并在《每日服服務記錄DailyyJobSheett》上登記公公司名稱及服服務項目。酒店將客戶要求發(fā)傳真真到條件符合合的酒店預定定房間，其中中要注明入住住日期、公司司名稱、客戶戶姓名、房間間類型、并請請酒店發(fā)回確確認信；當收到酒店確認信信以后，及時時通知客戶酒酒店的名稱、地地址及酒店經(jīng)經(jīng)辦部門人員員的姓名；在《每日服務記錄錄DailyyJobSheett》上登記客客戶名稱及服服務項目。大小會議室的預定定及使用預定客戶預定會議室時時，先察看會會議預定表，核核實有無空置置，如空置則則接受預定；；如已有公司司預定，則應應在確認前預預訂仍生效的的情況下才回回絕本預訂。會議室的預訂必須須問清有關(guān)細細節(jié)，填寫會會議預訂表：：公司名稱、聯(lián)系人人。會議日期和時間。會議形式和人數(shù)，告告知收費標準準。詢問是否需要提供供會議設備設設施，并告知知會議期間可可免費提供白白板、電視機機、錄像機、幻幻燈片、鉛筆筆、紙。告知會議期間免費費提供純蒸餾餾水。詢問是是否需要提供供咖啡、茶水水或其他飲料料，告知單價價。詢問其他要求，盡盡量做到不拒拒絕。最后，核核對預訂內(nèi)容容，詳細填寫寫預訂表。會議室確認于預訂訂開會日期的的前一天，致致電相關(guān)公司司聯(lián)系人，再再次核對預訂訂內(nèi)容。修改改后，復印預預訂表兩份，分分別致主管、清清潔工。使用基本做到會議前半半小時，會議議室處于準備備狀態(tài)：客戶戶要求的會議議形式，設備備設施的準備備，紙、筆、杯杯子以統(tǒng)一標標準的方式擺擺放，以及客客戶特殊要求求，特殊準備備。從第一個客人進入入開始，前臺臺文員主動詢詢問、指明方方向，清潔工工及時提供茶茶水服務。適當時候向客戶致致歡迎詞“歡迎您到商商務中心”，并向其展展示所需設備備。詢問客戶戶有何要求，若若有則記錄下下來。最后告告知若需其他他服務請撥打打“0”通知前臺?？蛻糸_始使用會議議室時，在《會會議室使用記記錄表》登記記客戶名稱、房房號、服務項項目及開始使使用時間。會議室使用完畢后后，記錄下時時間和產(chǎn)生費費用，請會議議聯(lián)絡人或組組織者簽字認認可。然后，由由前臺通知清清潔工清掃。有關(guān)注意事項所有電線應由內(nèi)部部職員保管，并并為每條電線線配備一只橡橡皮圈。若客客戶連續(xù)幾天天租借和使用用會議室，應應每天收回電電線。安裝好設備。保證證顧客使用時時只需按下電電源開關(guān)。遙控器應和相應的的設備放在一一起。所有設備應放在規(guī)規(guī)定位置，以以便向顧客介介紹。設備的出租若租戶要將設備借借到自己的房房間使用，則則應為其送去去，同時帶上上拖線板，以以備使用，并并為客戶安裝裝?；貋砗蟮堑怯浭褂脝⑹际紩r間；告訴客戶用畢請打打電話到“0”通知前臺文文員去?。划斍芭_文員收到客客戶的電話以以后，立即去去客戶處，收收回設備；登記用畢時間。借小推車當有客戶到前臺借借小推車時，打打電話通知清清潔工；清潔工把小推車送送到前臺，交交給客戶；當?shù)弥蛻粢延猛晖晖栖嚂r，清清潔工或前臺臺文員前去取取車，并歸位位。煮咖啡的程序在瓶中備好所需冷冷水，倒人咖咖啡機內(nèi)的蓄蓄水處；在過濾壺中防入過過濾紙；在過濾紙中加入適適量的咖啡；；把咖啡壺放置在底底座上；打開電源開關(guān)，加加熱；咖啡液會順著濾壺壺滴入空壺；；在咖啡裝滿整個壺壺之前2分鐘，關(guān)閉閉電源開關(guān)，以以免關(guān)閉開關(guān)關(guān)后繼續(xù)滴下下的咖啡溢出出壺外。茶水和咖啡的遞送送得知客戶所需飲料料、咖啡及茶茶水的數(shù)量，準準備好杯碟、小小勺及壺；查明所需飲料、咖咖啡及茶水的的數(shù)量庫存滿滿否，若不夠夠，會議使用用前備齊；在會議室使用的當當日，提前半半小時準備，以以防匆忙；根據(jù)客戶要求，備備齊飲料、咖咖啡及茶水，并并事先填好帳帳單同托盤按按時送給客戶戶，并請客戶戶簽單（當客客戶忙于接待待客人時，帳帳單可在客人人走后在簽），并并詢問是否有有進一步要求求；當客戶用完茶水以以后，及時通通知清潔工清清掃。前臺每月服務收入入統(tǒng)計每天根據(jù)前臺《每每日服務記錄錄DailyyJobSheett》上的服務務記錄分類進進行統(tǒng)計，其其中分一般秘秘書服務、商商務服務、大大小會議室租租用及其他租租用。月底根據(jù)每日的統(tǒng)統(tǒng)計，出一張張分類匯總的的報表上交副副主管。商務中心網(wǎng)絡服務務網(wǎng)絡接入服務的操操作流程入駐需求租戶申請1.《次日寬頻網(wǎng)絡接入表》2.《電腦維護服務表》每月25日把調(diào)整后的《次日寬頻網(wǎng)絡接入表》、《電腦維護服務表》發(fā)給商務中心主管和前臺，進行核對。網(wǎng)管人員接受客服主管的指令入駐需求租戶申請1.《次日寬頻網(wǎng)絡接入表》2.《電腦維護服務表》每月25日把調(diào)整后的《次日寬頻網(wǎng)絡接入表》、《電腦維護服務表》發(fā)給商務中心主管和前臺，進行核對。網(wǎng)管人員接受客服主管的指令安裝調(diào)試安裝調(diào)試開通日期的提前一天進行當日需求的，1小時內(nèi)調(diào)試完成開通日期的提前一天進行當日需求的，1小時內(nèi)調(diào)試完成《客戶網(wǎng)絡設備登記表》(KF-017)租戶網(wǎng)卡MAC地址資料及相關(guān)網(wǎng)絡設備硬件序列號應填入《客戶網(wǎng)絡設備登記表》《客戶網(wǎng)絡設備登記表》(KF-017)租戶網(wǎng)卡MAC地址資料及相關(guān)網(wǎng)絡設備硬件序列號應填入《客戶網(wǎng)絡設備登記表》網(wǎng)管人員在《寬頻網(wǎng)絡接入記錄表》上做登記網(wǎng)管人員在《寬頻網(wǎng)絡接入記錄表》上做登記網(wǎng)管人員向客服主管匯報安裝工作結(jié)束網(wǎng)管人員向客服主管匯報安裝工作結(jié)束《租戶信息卡》(KF-001)填寫《租戶信息卡》，通知帳務主管開始計費《租戶信息卡》(KF-001)填寫《租戶信息卡》，通知帳務主管開始計費客服主管客服主管《商務中心收款表》(ZW-007)寬帶租金記錄于《商務中心收款表》《商務中心收款表》(ZW-007)寬帶租金記錄于《商務中心收款表》帳務主管帳務主管電腦維護服務計劃劃的操作流程程《劃》(KF-05)《劃》(KF-05)租戶在《商務中心電腦服務計劃》上簽字，申請此項長期服務網(wǎng)管人員接受客服主管的指令向租戶詳細介紹此服務內(nèi)容和注意事項向租戶詳細介紹此服務內(nèi)容和注意事項網(wǎng)管人員網(wǎng)管人員《《劃記錄卡》記錄租戶名稱和電腦型號日常應急服務定期維護（每月1次）日常應急服務定期維護（每月1次）文檔、郵件的備份、檢測病毒、網(wǎng)絡安全檢測由前臺通知網(wǎng)管接客戶故障報修的通知文檔、郵件的備份、檢測病毒、網(wǎng)絡安全檢測由前臺通知網(wǎng)管接客戶故障報修的通知網(wǎng)管人員10分鐘內(nèi)到故障現(xiàn)場，分析故障類型網(wǎng)管人員10分鐘內(nèi)到故障現(xiàn)場，分析故障類型非我方線路/硬件設備問題我方線路/硬件設備問題非我方線路/硬件設備問題我方線路/硬件設備問題檢測檢測檢測檢測網(wǎng)絡服務供應商故障、報修更換修復客觀因素無法修復更換修復網(wǎng)絡服務供應商故障、報修更換修復客觀因素無法修復更換修復給出處理意見并跟進故障處理過程給出處理意見并跟進故障處理過程通知前臺網(wǎng)絡服務中斷事宜，由前臺告知租戶通知前臺網(wǎng)絡服務中斷事宜，由前臺告知租戶啟用備用線路，暫時接通服務啟用備用線路，暫時接通服務臺通知租用寬帶服務的租戶故障排除前臺文員通知租用寬帶服務的租戶故障排除前臺文員商務中心財務工作作固定工作為為每月上旬開開始制定賬單單：復印費、電電腦維護費、飲飲水費、郵票票費、咖啡費費、快遞費；；每月中下旬旬開始制定賬賬單：分機費費、直線費、電電話統(tǒng)計表、服服務費/租金一覽表表及付款通知知等。服務費統(tǒng)計每日根根據(jù)JobDDaily日記賬輸入入電腦Detaiil中，再統(tǒng)計計各客戶的月月服務費，本本月統(tǒng)計的為為上一個月的的服務費。固固定產(chǎn)生的服服務費項目有有：電話費、郵郵票費、和咖咖啡費?！睹咳辗沼涗汥ailyJobSheet》（KF-011）《月服務費清單ServiceDetail》(ZW-012)《每日服務記錄DailyJobSheet》（KF-011）《月服務費清單ServiceDetail》(ZW-012)每日前臺文員把當日服務內(nèi)容和費用分租戶類填入《月服務清單ServiceDetail》《每日服務記錄DailyJobSheet》《每日服務記錄DailyJobSheet》次日輪班文員審核帳務主管提供經(jīng)統(tǒng)計分列的復印費、電腦維護費、飲水費、郵票費、咖啡費、分機話費、直線費清單根據(jù)上月其他各類服務費按租戶分別填入上月《各租戶月服務清單ServiceDetail》帳務主管提供經(jīng)統(tǒng)計分列的復印費、電腦維護費、飲水費、郵票費、咖啡費、分機話費、直線費清單根據(jù)上月其他各類服務費按租戶分別填入上月《各租戶月服務清單ServiceDetail》帳務主管審核帳務主管審核打印各租戶的上月服務費明細單打印各租戶的上月服務費明細單帳務主管審核帳務主管審核《商務中心月度服務費一覽表》(ZW-009)《商務中心月度服務費一覽表》(ZW-009)帳務主管制作《商務中心月度服務費一覽表》帳務主管制作《商務中心月度服務費一覽表》部門經(jīng)理審核簽字部門經(jīng)理審核簽字復印一份，原稿交財務部，復印件留存檔案復印一份，原稿交財務部，復印件留存檔案《付款通知》(ZW-023)制作有關(guān)服務費的《付款通知DebitNote》《付款通知》(ZW-023)制作有關(guān)服務費的《付款通知DebitNote》財務部核對蓋章財務部核對蓋章簽收本復印二份，原件交租戶簽收，一份復印件商務中心留存，另一份交財務部用于付款入帳簽收本復印二份，原件交租戶簽收，一份復印件商務中心留存，另一份交財務部用于付款入帳電話費每月初打印《各分機上月市話費金額表》程控交換機的電腦計費系統(tǒng)每月初打印《各分機上月市話費金額表》程控交換機的電腦計費系統(tǒng)制作《分機分屬表》（市話）《分機分屬表》(ZW-021)制作《分機分屬表》（市話）《分機分屬表》(ZW-021)程控交換機的電腦計費系統(tǒng)每月初打印《各分機上月長途話費明細清單》（二聯(lián)單）程控交換機的電腦計費系統(tǒng)每月初打印《各分機上月長途話費明細清單》（二聯(lián)單）《分機分屬表》(ZW-021)制作《分機分屬表》（長途）《分機分屬表》(ZW-021)制作《分機分屬表》（長途）市話費金額單每月25日左右，對各電話直線的電話費金額單分列租戶財務部提供的各電話線的話費金額市話費金額單每月25日左右，對各電話直線的電話費金額單分列租戶財務部提供的各電話線的話費金額制作《直線分屬表》（市話）制作《直線分屬表》（市話）直線電話長途話費清單銀行托收單直線電話長途話費清單銀行托收單物業(yè)管理處提供的商務中心各電話線的長途話費清單和銀行托收單銀行托付單復印一份，電話明細單復印二份銀行托付單復印一份，電話明細單復印二份直線分屬表(ZW-022)制作《直線長途話費分屬表》直線分屬表(ZW-022)制作《直線長途話費分屬表》各分機的市話、長話分屬表；各直線的市話、長話分屬表《租戶長途話費一覽表》《租戶市話話費一覽表》各分機的市話、長話分屬表；各直線的市話、長話分屬表《租戶長途話費一覽表》《租戶市話話費一覽表》制作《租戶長途話費一覽表》、《租戶市話話費一覽表》制作《租戶長途話費一覽表》、《租戶市話話費一覽表》送交財務部入帳送交財務部入帳國際、國內(nèi)長途每每月的結(jié)算都都為月中開始始，如5月份的電話話費，需結(jié)算算的長途費為為4月21日至5月20日的費用，依依次類推。直線長途每月的月末，根據(jù)據(jù)管理處拿下下來的所有商商務中心客戶戶的銀行托付付單及電話明明細單，作分分列客戶處理理；填寫直線分屬表，計計算每家客戶戶直線市內(nèi)、長長途的實際費費用及加收10%服務費的總總金額；在每家客戶的銀行行托付單上，注注明實際金額額和加收10%服務費后的的金額。銀行行托付單復印印一份，商務務中心留檔。電電話明細單復復印兩份，客客戶和商務中中心各留一份份。分機長途根據(jù)商務中心客戶戶的分機號，從從電腦計費系系統(tǒng)中打印出出每個分機號號的電話費清清單；整理打印的二聯(lián)單單上面一份原原件給客戶，下下面一份商務務中心留檔；；填寫分機分屬表，計計算出每家客客戶實際的長長途電話費金金額；根據(jù)直線、分機分分屬表統(tǒng)計出出整月的長途途費一覽表。市話直線市話月末，根據(jù)財務部部拿下來的市市話分列客戶戶。填寫直線分屬表，并并計算。分機市話從電話計費系統(tǒng)中中查得每家客客戶的市話費費金額。填寫分機分屬表，并并計算出客戶戶實際市話費費用根據(jù)直線、分機分分屬表統(tǒng)計出出市話費一覽覽表。注意事項：一般管管理處拿下來來電話單，第第二天就應把把一覽表送至至財務部出納納員入賬。郵票費客戶交寄信函，前臺在《郵票記錄MailRecord》和《郵票登記StampFee》上登記該租戶的信息日期、租戶簡稱、送達地址客戶交寄信函，前臺在《郵票記錄MailRecord》和《郵票登記StampFee》上登記該租戶的信息日期、租戶簡稱、送達地址《郵票登記本》(KF-019)《郵票登記本》(KF-019)文員文員文員次月初以《郵票登記本》為依據(jù)與郵政服務臺對帳文員次月初以《郵票登記本》為依據(jù)與郵政服務臺對帳分列租戶統(tǒng)計上月的郵寄服務費并計入《服務費清單》文員分列租戶統(tǒng)計上月的郵寄服務費并計入《服務費清單》文員帳務主管計入《服務費一覽表》帳務主管計入《服務費一覽表》復印《郵票記錄MailRecord》二份，原稿留于付款通知附件交租戶，復印件留存檔案復印《郵票記錄MailRecord》二份，原稿留于付款通知附件交租戶，復印件留存檔案帳務主管帳務主管帳務主管定期（三月）統(tǒng)計郵票費成本帳務主管定期（三月）統(tǒng)計郵票費成本與郵政服務臺核對帳務主管與郵政服務臺核對帳務主管申請款項支付給郵政服務臺帳務主管申請款項支付給郵政服務臺帳務主管每到月末，按照《郵郵票記錄Outgooingmmailrrecordd》上登記的記記錄，計算出出每家客戶一一個月的郵票票費加收15%服務費后的的總金額。復印一份給客戶，原原件商務中心心留檔。按照記錄，填寫并并打印郵票費費清單。飲料費（咖啡/可可樂）文員拿到飲料單，先先按照日期一一天天分開，然然后填寫《DrinkkDaillyInccomeSSummarry》作每天的收收入統(tǒng)計。整月的DrinkkDaillyInccomeSSummarry填好之后，原原件交財務部部，復印件由由帳務主管留留底。整理出每家公司一一個月的飲料料單，并打出出總金額，原原件給客戶，復復印件由帳務務主管留底。統(tǒng)統(tǒng)計后，打印印出《整月飲飲料明細單》。出單根據(jù)以上分類金額額，打出服務務費的明細單單，出《付款款通知》，檢檢查人民幣與與美金間轉(zhuǎn)換換的準確率，并并打出服務費費一覽表，送送交財務核對對蓋章，蓋完完章請營運招招商部經(jīng)理簽簽字確認，復復印兩份，一一份商務中心心留檔，一份份給財務部出出納員入帳。整理簽發(fā)分理每個個客戶服務費費明細單和經(jīng)經(jīng)蓋章簽字確確認后的帳單單原件，登記記后簽發(fā)。特特殊：凡香港港付費的公司司，需要把這這些帳單傳真真給我司香港港財務及時跟跟蹤香港的付付款情況。商務中心的鑰匙管管理商務中心心由于其自身身的營運性質(zhì)質(zhì)，其房鎖、家家具鎖都有別別于大廈其他他場所，所以以保管及配置置都需多加謹謹慎。商務中中心的門鎖分分為四大類：：萬能鑰匙、各各出租辦公室室門鎖鑰匙、家家具鑰匙、公公共大門鑰匙匙。萬能鑰匙擁有萬能能鑰匙者：部部門經(jīng)理、客客服主管、清清潔工因商務務中心的服務務之一，即為為客戶遞送留留言條、郵件件、物品等，要要求我們工作作人員在其外外出時，將上上述物品送至至其房間并適適時幫其收取取傳真以電告告之，諸如此此類的秘書工工作若要高效效保密地進行行，務必進入入其房間，再再就是每日清清潔工作的需需要，故萬能能鑰匙由此而而生。既然萬萬能鑰匙能開開啟商務中心心任何一間房房間，它的重重要性可見一一斑。所以它它的持有者必必須具有高度度責任感和道道義感。按常常規(guī)，只有商商務中心的工工作人員才可可持有，并無無條件規(guī)定一一旦持有者丟丟失，其工作作也將丟失。另另外萬能鑰匙匙的數(shù)量要保保持一個定數(shù)數(shù)，任何人不不能擅自多配配，以保證它它的嚴密性。出租辦公室門鎖鑰鑰匙只能打開開租戶租賃房房間的房門。只只有當租戶入入駐后才可擁擁有。通常一一間辦公房只只提供二把鑰鑰匙。若客戶戶需多把，只只能由我們配配給，而不能能自配，否則則因自配鑰匙匙而引起對我我商務中心鑰鑰孔的任何損損壞以及因此此造成的一切切后果將由此此客戶自負。此此類門鑰匙都都按房號保存存在商務中心心服務臺的鑰鑰匙箱中作為為后備，客戶戶執(zhí)有的應是是再配過的鑰鑰匙，每配一一把鑰匙都要要額外收費。但但客戶退租時時，仍要收回回其所持有的的全部的門鑰鑰匙。如客戶戶遺失應按規(guī)規(guī)定賠償。家具鑰匙客戶家具鑰匙按照照一件家具一一把鑰匙的原原則配給租戶戶，如需多配配，按照其房房門鑰匙的做做法收其費用用，待其退租租全部收回?？涂蛻艏揖哞€匙匙分為桌子鑰鑰匙、文件柜柜鑰匙，所有有家具的鑰匙匙也有相應的的備用鑰匙。商務中心工作室鑰鑰匙按照一名名工作人員一一把工作臺鑰鑰匙的做法歸歸人保管，若若本人離職時時務必將其工工作臺鑰匙交交至接任者手手中。公共大門鑰匙大門門為電子密碼碼門鎖。每扇扇門各有一把把鑰匙，由專專人保管——客服主管。投訴處理**大廈廈管理處設有有專門的客戶戶投訴電話和和投訴信箱，但但由于營運部部平時與客戶戶接觸較多，加加上營運招商商部直接面對對商務中心的的租戶，故有有時客戶會直直接打電話或或發(fā)信件到營營運部來投訴訴我司管理服服務上的不足足。因此，營營運部應直接接或主動協(xié)助助管理部認真真處理好客戶戶的投訴，具具體步驟如下下：對投訴電話的處理理過程認真聽聽取投訴電話話的內(nèi)容，并并筆錄下投訴訴人姓名、公公司，聯(lián)系電電話以便及時時取得聯(lián)系。若投訴內(nèi)容在營運運部可以解決決的責任范圍圍內(nèi)在電話中明確答復復投訴人解決決問題的具體體方法；待問題解決后，再再去電話向投投訴人致歉，必必要時以書面面方式致歉。若投訴內(nèi)容不屬營營運部可以解解決的職責范范圍內(nèi)在電話中明確答復復投訴人我部部將立即同有有關(guān)部門聯(lián)系系，并將解決決辦法及時通通知投訴人；；立即將投訴內(nèi)容向向有關(guān)部門反反映，并了解解有關(guān)部門將將采取的處理理方法；再打電話通知投訴訴人，我部已已將具體問題題向有關(guān)部門門反映，并告告知將采取的的處理方法以以及解決人的的姓名、聯(lián)系系電話等；事后，要打電話詢詢問投訴人問問題是否已經(jīng)經(jīng)得到解決。若投訴問題較為棘棘手，則營運運部應去投訴訴公司詢問并并了解具體情情況，與有關(guān)關(guān)部門聯(lián)系，上上報公司總辦辦，協(xié)助處理理和解決客戶戶的投訴。對于投訴信件的處處理過程認真真閱讀客戶的的投訴信件，并并筆錄下投訴訴人的姓名、公公司名稱，聯(lián)聯(lián)系電話等。若投訴內(nèi)容在營運運部可以解決決的職責范圍圍內(nèi)去電話明確答復投投訴人解決問問題的具體方方法，并懇請請對方諒解我我部工作中的的不足為其司司帶來的不必必要麻煩。待問題處理后，再再向投訴客戶戶書面解釋并并致歉。將客戶投訴信件和和我部回函存存檔。若投訴內(nèi)容不屬營營運部可以解解決的職責范范圍內(nèi)先去電話與有關(guān)部部門說明投訴訴內(nèi)容，并將將客戶的投訴訴信件復印件件遞交有關(guān)部部門具體處理理去電話通知投訴客客戶我部已通通知有關(guān)部門門立即為其解解決問題事后，要打電話詢詢問投訴人問問題是否已經(jīng)經(jīng)得到解決；；待問題最終解決后后，要向投訴訴人作書面解解釋并致歉；；最后將客戶投訴信信件和我部回回函存檔。中介返傭操作流程程租賃合同經(jīng)雙方簽署生效，租戶付清前期款項租賃合同經(jīng)雙方簽署生效，租戶付清前期款項《中介獎金確認》(ZL-012)《中介獎金確認》(ZL-012)部門經(jīng)理審核部門經(jīng)理審核打印2份交中介公司簽署蓋章打印