某集團(tuán)公司文件和資料控制程序

×××××集團(tuán)有限公司文件和資料控制程序文件編號(hào)：****版本號(hào)：A/0制定人：綜合企劃部審核人：批準(zhǔn)人：2004年7月1日發(fā)布2004年7月1日實(shí)施標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁(yè)次1/5程序目的：對(duì)文件（包括質(zhì)量體系文件和外來(lái)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、日常往來(lái)文書(shū)等）進(jìn)行有效的控制（嚴(yán)格的分類(lèi)、編目），確保公司文件資料能被正確規(guī)范進(jìn)行。適用范圍：本程序適用于公司所有質(zhì)量體系文件和資料的管理和控制3.定義：質(zhì)量手冊(cè)：說(shuō)明一個(gè)組織的質(zhì)量方針與描述其質(zhì)量管理體系之文件。程序文件：以目的、范圍、權(quán)責(zé)、定義、作業(yè)內(nèi)容、相關(guān)文件、附件/表單來(lái)說(shuō)明程序步驟的說(shuō)明書(shū)。指導(dǎo)書(shū)/標(biāo)準(zhǔn)書(shū)：說(shuō)明作業(yè)之操作方法及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的文件。表單：執(zhí)行各相關(guān)程序所使用的空白表格，記錄提供活動(dòng)或已達(dá)到結(jié)果之客觀證據(jù)的文件。外部文件：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法規(guī)。權(quán)責(zé)：序號(hào)文件件類(lèi)別制定者審核者批準(zhǔn)者1質(zhì)量手冊(cè)綜合企劃部管理者代表總經(jīng)理2程序文件職能部門(mén)管代總經(jīng)理3作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（工作作手冊(cè)）職能部門(mén)職能部門(mén)經(jīng)理管代4表單職能部門(mén)職能部門(mén)主管職能部門(mén)經(jīng)理流程圖（見(jiàn)附件一）作業(yè)內(nèi)容：6.1質(zhì)量體系文件和其他文件資料的制定、審核、批準(zhǔn)公司所有質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)按權(quán)責(zé)規(guī)定執(zhí)行。文件制訂作業(yè)：視業(yè)務(wù)需要及組織任務(wù)，由適當(dāng)部門(mén)指定專人以各類(lèi)文件之標(biāo)準(zhǔn)格式，擬案后填好《文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單》由擬案單位送相關(guān)單位審查無(wú)異議后，按文件編號(hào)系統(tǒng)編號(hào)并注明管制等級(jí)及分發(fā)單位數(shù)量后，呈擬案權(quán)責(zé)部門(mén)核準(zhǔn)后頒布標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁(yè)次2/5發(fā)行。（文件審查、核準(zhǔn)、頒布、發(fā)行等各階段，若有任何異議得由原擬案者修改之，必要時(shí)得召開(kāi)會(huì)議研擬辦法）。6.2文件編號(hào)6．2．1公司所有的已審批的質(zhì)量體系文件和其它文件資料均應(yīng)交綜合企劃部文件管理員6．2．2綜合企劃部文件管理員負(fù)責(zé)將收到的質(zhì)量體系文件和資料按如下方式分類(lèi)、編號(hào)文件編號(hào)系統(tǒng)：公司簡(jiǎn)稱文件類(lèi)別文件序號(hào)公司簡(jiǎn)稱文件類(lèi)別文件序號(hào)類(lèi)別序號(hào)質(zhì)量手冊(cè)BJ—QM程序文件BJ—QP程序文件序號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)B(niǎo)J—QW作業(yè)指導(dǎo)書(shū)序號(hào)外來(lái)文件BJ—QL法規(guī)序號(hào)BJ—QH上級(jí)文件序號(hào)BJ—QS外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁(yè)次3/5項(xiàng)目前期資料BJ—QP對(duì)應(yīng)程序文件序號(hào)–R資料序號(hào)工程檔案BJ—QP對(duì)應(yīng)程序文件序號(hào)–F工程檔案序號(hào)合同、標(biāo)書(shū)B(niǎo)J—QC合同標(biāo)書(shū)序號(hào)其它文件BJ—QO文件序號(hào)質(zhì)量記錄表格編號(hào)（右下角）BJ–QP對(duì)應(yīng)程序文件序號(hào)—表格流水號(hào)--表格版本6．3質(zhì)量體系文件和資料的發(fā)放、收回質(zhì)量體系文件和資料分為受控原版、受控副本、非受控副本。受控副本僅限于在公司內(nèi)部使用，非受控副本可視情提供給公司以外的人員使用。6.3.3經(jīng)頒布發(fā)行之文件，得由綜合企劃部，以原案文件管理，由綜合企劃部將之列至《文件總覽表》中，并依擬案單位所擬之分發(fā)單位及數(shù)量，影印適當(dāng)份數(shù)，加蓋文件受控章后發(fā)行，并請(qǐng)收文單位于《文件和資料發(fā)放/回收登記表》上簽收。修訂及廢止時(shí)，應(yīng)由綜合企劃部，依分發(fā)、回收記錄回收舊版之文件并作銷(xiāo)毀。回收時(shí)并應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性，并記錄于《文件和資料發(fā)放/回收登記表》。修訂及廢止時(shí)，舊版失效文件應(yīng)于頒布后五天內(nèi)回收。6．4質(zhì)量體系文件和資料的保管6．4．1質(zhì)量體系文件和資料的受控原版由綜合企劃部文件管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一存檔保存。6．4.2質(zhì)量體系文件和資料的受控副本由文件持有部門(mén)文件管理員或文件持有人負(fù)責(zé)保管。文件如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、破損、字跡模糊應(yīng)填寫(xiě)《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》向綜合企劃部申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，不得以影印方式自行處理。文件分發(fā)份數(shù)不夠時(shí)應(yīng)由使用單位主管直接與文件制訂單位主管協(xié)調(diào)，更改文件分發(fā)數(shù)量，再由制訂單位，依修訂程序修訂分發(fā)單位、數(shù)量，綜合企劃部依修訂之分發(fā)單位、數(shù)量，再行補(bǔ)發(fā)。標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁(yè)次4/5文件之借閱規(guī)定：借（調(diào)）閱者先填寫(xiě)《文件借（調(diào)）閱申請(qǐng)單》呈單位主管核準(zhǔn)后再送綜合企劃部審查，借閱管制類(lèi)文件時(shí)，依管制類(lèi)文件借（調(diào)）閱規(guī)定辦理。6．5質(zhì)量體系文件和資料的有效性控制為確保公司質(zhì)量體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對(duì)其采用版本號(hào)、修改狀態(tài)號(hào)來(lái)控制最新版本，版本號(hào)采用英文字母A、B、C……表示第一版修改、第二版修改……。版本號(hào)修改狀態(tài)號(hào)之間的關(guān)系為：每一版之質(zhì)量體系文件和資料可以允許修改十次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過(guò)10時(shí)，全部文件換版，即由A版升為B版，特殊情況下，換版可不受此限制。6．5．2文件管理員應(yīng)按質(zhì)量體系文件和資料的類(lèi)別編制《文件持有者控制清單》，保證公司各部門(mén)確保使用最新有效版本之文件和資料，當(dāng)文件更新后，相應(yīng)的《文件持有者控制清單》也應(yīng)予以更新。6．5．3計(jì)劃類(lèi)、采購(gòu)文件、合同標(biāo)書(shū)等一次性有效文件由審核、批準(zhǔn)人審批后生效，不受上述規(guī)定控制，并在《一次性有效文件一覽表》中登錄。6．5．4外來(lái)文件由文件管理員負(fù)責(zé)編制《外來(lái)文件清單》，每年跟蹤一次最新有效版本，并填寫(xiě)外來(lái)文件跟蹤記錄。6．6質(zhì)量體系文件和資料的更改6．6．1公司質(zhì)量體系運(yùn)作過(guò)程中的各種因素均可導(dǎo)致質(zhì)量體系文件和資料的更改或增減，其更改或增減的原因由各相關(guān)部門(mén)提出，并填寫(xiě)《文件制訂/修訂/廢止申請(qǐng)單》，按5.1節(jié)規(guī)定審批后，交與文件管理員。6．6．2質(zhì)量體系文件和資料的更改一般由其原審批部門(mén)或人審批，如因某種特殊原因必須指定其他部門(mén)或人審批時(shí)，該部門(mén)或人需獲得審批所需依據(jù)的背景資料，以保證更改之適宜性。6．6．3文件管理員接到更改或增減的質(zhì)量體系文件和資料后，應(yīng)更新受控原版，并復(fù)印更改頁(yè)加蓋紅色“受控”印章后，按《文件持有者控制清單》交給所有的部門(mén)文件管理員或持有人換回原頁(yè)銷(xiāo)毀，并在修改記錄上作摘要。6．6．4質(zhì)量體系文件和資料的非受控副本不受質(zhì)量體系文件或資料個(gè)性的控制。6．7質(zhì)量體系文件和資料的廢棄6．7．1對(duì)于已作廢的文件，如有保存價(jià)值，應(yīng)由文件管理員統(tǒng)一集中保管其上應(yīng)加蓋“作廢”印章。若需銷(xiāo)毀，由文件管理員統(tǒng)一銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《文標(biāo)題文件和資料控制程程序編號(hào)****版本A/0制訂單位綜合企劃部實(shí)施日期2004/7/11頁(yè)次5/5件銷(xiāo)毀作廢登記表》。8作廢文件若需保留，應(yīng)由相關(guān)部門(mén)提出保留申請(qǐng)，經(jīng)綜合企劃部批準(zhǔn)后予以保留。6．9記錄的歸檔保管，參照《記錄控制程序》執(zhí)行。6．10工程技術(shù)資料依《工程管理程序》執(zhí)行。7．相關(guān)文件1《記錄控制程序》7.2《工程管理程序》8．使用表單1《一次性有效文件一覽表》8．2《文件持有者控制清單》8．3《文件發(fā)放/回收登記表》8．4《外來(lái)文件清單》8．5《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》8．6《文件制訂/修訂/廢止申請(qǐng)單》8.7《文件銷(xiāo)毀作廢登記表》8.8《文件借（調(diào)）閱申請(qǐng)單》8.9《文件總覽表》****-06A文件制定/修訂/廢止申請(qǐng)單制定：修訂：廢止：申請(qǐng)單位申請(qǐng)人申請(qǐng)日期年月日文件編號(hào)文件名稱原內(nèi)容：建議內(nèi)容：原制訂單位意見(jiàn)可行：不可行：修訂后可行行：擬修訂內(nèi)容：批準(zhǔn)審核制定****-05A文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單申請(qǐng)單位申請(qǐng)日期文件編號(hào)補(bǔ)發(fā)份數(shù)申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)理由請(qǐng)領(lǐng)人簽收批準(zhǔn)審核申請(qǐng)人注：文件補(bǔ)發(fā)應(yīng)經(jīng)權(quán)責(zé)部門(mén)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)****-04A外來(lái)文件清單序號(hào)登記日期文件編號(hào)文件名稱文件來(lái)源企劃部

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