淺談如何高效會議

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TOUCHINGTOMORROW–MODEL13

會議管理MultiMarketSemiconductorsMMS–IndustrialStrategy&Operations-PSGJanuary,2004學員在課程結(jié)束時能闡述什么是高效的會議理解進行高效會議的重要環(huán)節(jié)掌握SPACER會議工具課程目標課程大綱高效會議的特征高效會議的重要環(huán)節(jié)SPACER會議工具什么樣的會議是有效的會議能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力一夫當關(guān)的英雄時代已經(jīng)過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事會議正是團隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式什么樣的會議是有效的高效省時集思廣義結(jié)論明確共同學習實施有效會議的四個環(huán)節(jié)1計劃2準備3主持4記錄計劃是否真的需要開這個會以書面形式確定會議的目的和議題盡可能降低參加的人數(shù)準備事先發(fā)給與會者詳細的議程確定議題順序及每個議題所需要的時間附上所有必須事先閱讀的資料必要時可以采用“會前會”一盎司的預防措施等值于一磅的干涉目標參與人士時間地點準備工作主要議題最后成果反饋形式準備–會議準備工作單題目1.前言2.跟進上一次會議的決議/行動3.行動狀況報告4.為下星期/月作出計劃5.里程碑6.后續(xù)步驟希望達到的成果1.清楚知道我們今天嘗試達到的成果和我們?nèi)绾巫龅?2.了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我們可在中途進行修訂.3.了解每項活動根據(jù)計劃進行的狀況，列出問題和得出建議.時間（分）101050準備–會議議程主持需要一個良好的主持人控制會議方向，避免脫離主題控制時間，保證議程和順利進行讓每個人都參與會議討論盡可能使議題得出明確結(jié)論主持-SPACER會議工具SafetypurposeAgendaCodeofconductExpectationRole研究結(jié)果銷售統(tǒng)計溝通信息解說問題費用預算提供建議項目進展提供對方所需信息，加強你的工作績效主持–呈現(xiàn)的目的了解上司需求了解聽眾需求熟悉所講材料把握自己主持–有效的呈現(xiàn)了解上司需求了解聽眾需求你的上司想知道什么你想讓你的上司知道什么不要重復上司已經(jīng)知道的事情從聽眾的角度來考慮準備材料主持–有效的呈現(xiàn)寫下要點將要點分成大類將每一類的重點排序?qū)o謂的信息除去想讓老板知道老板想知道數(shù)據(jù)扶持論點，在論點下附以數(shù)字、例子、各類參考資料準備好筆記本、相關(guān)文件、材料準備總結(jié)重申要點附加總結(jié)性發(fā)言，總結(jié)問題、解決方法、研究、下一步計劃、項目數(shù)據(jù)等主持–組織語言爭取對以下各項的理解和尋求協(xié)議--目標成果--議程--流程--角色--決策方式--基本規(guī)則--參與人士希望進行的活動察看大家是否理解，并爭取大家對使用流程上的協(xié)議聆聽：嘗試理解 鼓勵有建設(shè)性的參與避免評估式的意見爭取協(xié)議，讓大家可向前推進研討會開始時 每一新節(jié)開始時研討會期間 主持–預防措施

退一步驗證基本的假設(shè)列出有共識和意見不一致的觀點根據(jù)可取和不可取的地方進行辯論找出調(diào)解糾紛所需的事實把重點放在什么解決方案是不行的把問題重新交予小組處理主持–處理糾分記錄事先安排專人進行會議記錄詳細記錄議